Алгоритм и чек лист по проверке

Аргументы ЗА использование чеклистов в бизнесе

Скорость, точность приемки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учета товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учета товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключите ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции с помощью мобильных инструментов учета.

Получение статуса партнера Клеверенс позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Получение сертифицированного статуса партнера Клеверенс позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Используйте современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысьте скорость и точность бизнес-процесса.

Возможности работы с чек-листами в MD Audit

Система MD Audit имеет одни из самых широких возможностей для работы с электронными чек-листами на российском рынке. Перечислим основные.

Отдельно стоит сказать про аналитику по чек-листам, которая включает графические и табличные отчеты, а также возможность создания персональных дашбордов по запросу. В модуле аналитики MD Audit вы сможете:

Польза аудита в 2024 году

Управляющий партнер АКГ Правовест Аудит — 14 место RAEX 2022, выпускница бизнес-школы Сколково

Где скачать чек-листы для бизнеса?

Инструментарий аудитора целиком зависит от специфики деятельности конкретного предприятия. В одних случаях (например, если проводится базовая проверка), можно обойтись фотофиксацией, опросниками и программами для работы с цифровыми документами. В других — эксперту придется подключить тяжелую артиллерию, включая системы анализа технического состояния оборудования и профессиональный бухгалтерский софт.

Каждый случай уникален — подходить к процессу инспектирования необходимо по-разному, в зависимости от целей и задач определенной организации. Наблюдение, интервьюирование, изучение бумаг — все эти методы могут привести к хорошим результатам.

Используйте чек-листы для оптимизации своего бизнеса

В этой статье мы рассказали о том, что такие чек-листы, какими они бывают, как их можно использовать в бизнесе и почему система MD Audit оптимально подходит для этого. Проверить работу системы на практике вы можете бесплатно в течение 14 дней.

Что говорят наши клиенты

Узнайте, каких показателей достигают наши клиенты

Как METRO использует CheckOffice в магазинах Фасоль

Старик Хинкалыч: как мы сократили количество нарушений в ресторанах на 45%

Сеть гипермаркетов ОБИ: опыт внедрения коробочного решения CheckOffice

Как автоматизировать контроль безопасности объектов в агрохолдинге – кейс ГК “Русагро”

Как снизить себестоимость аудита в 5 раз с помощью тайных покупателей – кейс Умной Мойки

Лаборатория Гемотест: как автоматизировать контроль стандартов в медицинской лаборатории

ГК Император: как разработать внутреннюю систему многоуровневого контроля на базе CheckOffice и повысить качество услуг охранной организации

Как повышать качество сервиса, не нанимая лишний персонал, — опыт One Price Coffee

Как проводить проверки на 40% быстрее: опыт Street Beat

Тойота Центр Бишкек: как мы повысили маржинальность и получили конкурентное преимущество благодаря CheckOffice

Современные решения для повышения надежности работы оборудования: опыт SLK Cement

Бизнес Кар: как оптимизировать численность персонала в два раза и повысить компетентность сотрудников благодаря CheckOffice

CheckOffice глазами клиентов: опыт Decathlon

Как мы повысили прибыль на 30% и превратили CheckOffice в инструмент обучения: опыт D5 Ремонт

Быстрый старт с чек-листами от CheckOffice

Еще больше готовых чек-листов по разным категориям в нашей библиотеке:

• Чек-лист организации расследования и учета несчастных случаев на производстве на основе требований Роструда
• Чек-лист регулирования труда лиц, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда на основе требований Роструда
• Чек-лист организации профессионального образования, повышения квалификации работников, заключения ученических договоров
• Чек-лист порядка оформления материальной ответственности на основе требований Роструда
• Чек-лист порядка привлечения работников к дисциплинарной ответственности на основе требований Роструда
• Чек-лист специальной оценки условий труда на основе требований Роструда
• Чек-лист охраны труда в морских и речных портах на основе требований Роструда
• Чек-лист охраны труда при производстве отдельных видов пищевой продукции на основе требований Роструда

Начните свой путь к автоматизации бизнес аудитов

Улучшите свой бизнес вместе с CheckOffice

Справка о компании

Чистенько — сеть магазинов товаров для дома, семьи и личного пользования. На сегодняшний день сеть состоит из 108 магазинов самообслуживания в 4-х областях Украины (Львовская, Житомирская, Ивано-Франковская, Ровно). В магазинах представлен широкий ассортимент товаров личной гигиены и ухода за ребенком, бытовой химии, товаров для дома и т.д.

Компания Чистенко — это молодая и амбициозная команда профессионалов, насчитывающая более 250 сотрудников.

Оценка – важный и необходимый процесс в компании. Это помогает выявить сильные и слабые стороны и, на основе результатов, определить области для улучшения. Одним из самых удобных методов оценки являются чек-листы. Они позволяют объективно определить, насколько сотрудники придерживаются процессов, оценить качество их работы, уровень профессионализма, компетенций и знаний.

Компания Чистенько внедрила онлайн-чек-листы LMS Collaborator в августе 2022 года. До этого процесс оценки с помощью чек-листов происходил вручную с использованием формата Excel.

Дзюпин Оксана – Операционный директор компании Чистенко

«Мы пытались проводить оценивание через Google Drive, но после презентации возможностей создания и администрирования чек-листов через платформу LMS Collaborator, решили выбрать именно ее. Преимуществом стало предоставление пробного тестового месяца для оценки удобства работы в «полях». Понравилась возможность самостоятельно и быстро формировать структуру чек-листа, легкость внесения в нее изменений, удобство проверки чек-листов по телефону и возможность добавления фото.»

На сегодняшний день на портале зарегистрировано около 130 пользователей. Региональные менеджеры и директора используют платформу для аудита качества магазинов компании.

Общее представление

Аудит складского хозяйства включает:

Чтобы сделать процедуру объективной и эффективной, эксперты предпочитают применять специализированное программное обеспечение. Хорошим решением становятся пакеты, разработанные сотрудниками компании Cleverence.

Приложение Склад-15 позволяет цифровизировать все операции по учету, включая приход, подбор заказа и инвентаризацию. С его помощью можно визировать факты перемещения товаров по ячейкам, создавать упаковочные листы, формировать комплектации и собирать штрихкоды, как с телефона, так и на компьютере.

Финансовая составляющая аудита складской логистики

Проверять склады необходимо не только в плане технических процессов, но и по так называемой экономике. Здесь пригодится анализ:

Специалисту понадобятся различные документы, отражающие эффективность деятельности компании на протяжении определенных временных промежутков.

Все значения нужно сравнить с эталонными — только так получится выявить проблемные места, для их дальнейшей локализации и устранения типовых эксцессов.

Для чего проводится аудит работы склада

Аудиторские мероприятия позволяют выявить недочеты на всех уровнях, с параллельным анализом тех управленческих и организационных ресурсов, которые по тем или иным причинам остаются незадействованными. Они устраняют проблемы, связанные с перегруженностью, увеличенными расходами, длинными очередями, ручным трудом и неравномерным распределением времени сотрудников. Непредвзятая проверка дает понять, где именно локализуются провалы и сбои, а также создает понимание о способах их устранения.

Важно, чтобы за выполнение подобной операции отвечал либо сторонний, либо свой, но беспристрастный эксперт. Тогда результаты будут точными и истинными, без влияния человеческого фактора: преувеличения достижений конкретного отдела, недооценки успеха конкурентов, занижения заслуг людей с плохим отношением и пр.

Повышение эффективности

Своевременно проведенный аудит позволяет повысить продуктивность на всех уровнях, причем несколькими разными способами. Во-первых, он даст возможность для определения и локализации тех областей, где сотрудники тратят лишнее время на выполнение задач, которые можно автоматизировать или передать на специальный аутсорсинг. Во-вторых, он поможет оптимизировать операции — изменить планировку помещений, подход к хранению отдельных позиций и способ отдачи типовых или нестандартных заказов.

Конечно, такая работа требует огромного внимания и внушительных знаний, но ее итоги приведут к невероятно важным и полезным вещам. В результате все системы начнут функционировать с большей эффективностью, что станет причиной минимизации издержек и увеличения доходов.

Оптимизация управления запасами

Чек-листы по внутреннему аудиту склада всегда включают в себя пункты, посвященные правилам обращения с товарными активами. Отладка структуры хранения позволит создать многоуровневую цепочку поставок, которая:

В общем, оптимизация операций, касающихся управления запасами — это важная вещь, позаботиться о наличии которой должен каждый предприниматель. К хорошим эффектам соответствующая методика приводит не только в складской деятельности, но и в классической оптовой и розничной торговле.

Повышение безопасности на складе

Отлаженный логистический процесс работает как хорошо смазанный механизм, с одновременным движением всех элементов без ошибок и несчастных случаев. В любых производственных травмах виноваты в первую очередь руководители, не позаботившиеся о защите своего персонала. Избежать проблем подобного характера также можно с помощью инспекции. Она позволит определить места, которые с легкостью станут источниками травматизма.

На базе проведенных мероприятий следует составить нормативную документацию, а также провести собрание, рассказав сотрудникам о новых правилах ТБ. Подобная политика покажет людям, что руководство о них заботится по-настоящему, а не на бумажках, в фиктивном порядке. В итоге операции приведут к увеличению качества труда и снижению числа разнокалиберных производственных рисков.

Выявление возможностей для экономии затрат

Хорошо организованная цепь поставок с легкостью возьмет на себя роль существенного конкурентного преимущества, сказавшись на стоимости товаров и услуг и повысив ценность продуктов в глазах потребителей. Даже небольшое повышение эффективности отдельных мероприятий в обязательном порядке отразится на ценах. Соответственно, предприниматель сможет предлагать своим клиентам куда более выгодные прайс-листы, что станет причиной улучшения показателей доходности.

Правда, для организации финансовой инспекции подобного формата к делу придется привлечь профессионала — человека, обладающего навыками бухгалтера и опытного экономиста. Он без труда определит точки возможного роста и предложит серию позитивных решений. Внедрять их можно как разом, так и постепенно, с параллельным отслеживанием тенденций и выдвижением новых гипотез.

Оптимизация обработки заказов

Логистический аудит склада дает еще один, чрезвычайно важный и полезный для бизнеса эффект — он приводит к улучшению процессов, непосредственно связанных с обслуживанием клиентов. Специалист, выявивший области деятельности с ярко выраженными временными потерями, сумеет предпринять шаги для их устранения. В итоге его действия сократят ожидание клиентов, исключат наличие пересортицы, понизят операционные расходы. Доставка станет дешевле, лучше и быстрее — а это обязательно отразится на качестве взаимодействия с прямым потребителем.

Образовавшиеся дополнительные средства можно будет потратить на вспомогательные услуги — обработку заказов, закупку складского оборудования и маркетинг. Компания приобретет хорошую коммерческую маневренность, которая позволит ей реагировать на вызовы и изменения рынка.

Сохранение конкурентоспособности

Повышение эффективности, оптимизация управления ресурсами, увеличение безопасности, работа с областями потенциального роста — все эти процессы настраивают организацию на заведомо выигрышную борьбу с возможными конкурентами. Они сказываются на потребителях, например, в сфере ценовой политики. Сокращение затрат приводит к снижению цен и активации новых рекламных кампаний — в результате возрастает количество людей, заинтересованных в покупке товаров и услуг. Предприятие становится конкурентоспособным — оно предлагает клиентам такие условия, от которых им будет сложно отказаться. У предпринимателя появляется целый спектр возможностей, связанных с расширением присутствия на рынке.

Распространенные проблемы

В числе типовых неисправностей, присутствующих в каждом третьем складском хозяйстве, зарегистрированном на территории разных городов и регионов страны:

Справиться с перечисленными эксцессами можно исключительно путем их пошагового выявления.

Чем отличается чек-лист от инструкции и списка дел

Чаще всего чек-листы путают со списками дел, которые каждый из нас составлял хотя бы раз в жизни. Например, такими:

Однако у списка дел и чек-листа есть важное отличие.

Также чек-лист можно спутать с пошаговой инструкцией по выполнению какого-то действия, которая также будет использоваться многократно, но и тут есть большое отличие.

Чек-лист подробного аудита вашей посадочной страницы по пунктам

Проведите аудит самостоятельно, без агентств и маркетологов, и увеличьте отдачу от landing page в 2-6,5 раз!

Что дает использование чек-листов сотрудникам разного уровня

Часто чек-листы воспринимаются исключительно как элемент контроля, который нужен руководителям, чтобы контролировать сотрудников. Несомненно, они решают такую задачу, но это лишь часть общей картины. На самом деле этот инструмент помогает сотрудникам на всех уровнях иерархии.

Отдельно стоит сказать, что от использования чек-листов выигрывают и конечные клиенты компании. Ведь с ростом качества работы сотрудников, растет качество услуг, а следовательно, клиенты тоже оказываются в выигрыше.

Как правильно составить чек-лист

Приведем выдержку из нашей книги «Путь к эффективности бизнес-процессов». Это алгоритм из шести шагов по правильному составлению чек-листов.

ШАГ 1. ОПРЕДЕЛИТЕ ЦЕЛЬ

Важно определить, чего именно вы хотите добиться с помощью проверки по чек-листу. У каждого департамента компании могут быть свои цели, значит, и свои чек-листы. Например, отдел HR может поставить целью формирование кадрового резерва, а розничный департамент — сокращение потерь. После того, как цель выбрана, ее нужно декомпозировать до уровня операционного исполнения.

В качестве примера покажем как будет выглядеть декомпозиция цели повышения NPS в рамках системы MD Audit:

ШАГ 2. ОПРЕДЕЛИТЕ ОБЪЕКТЫ КОНТРОЛЯ

Когда цель определена, нужно решить на какие объекты она распространяется и на каких из них нужно проводить проверки. Например, в рамках одной цели нужно организовать проверки торгового зала и подсобных помещений магазина, а в рамках другой — складские помещения.

ШАГ 3. СФОРМУЛИРУЙТЕ ВОПРОСЫ

Это очень важный шаг, потому что от правильности формулировки вопросов во многом зависит результат аудита. Приведем несколько правил составления вопросов.

Правило: Вопрос должен быть ясным, понятным, с четкими критериями оценки без двойных толкований

НЕПРАВИЛЬНО: Очередь в кассу отсутствует.

Пояснение: Вопрос неоднозначный. Один проверяющий посчитает очередью 10 человек, а другой — 3.

ПРАВИЛЬНО: Очередь в кассу 4 человека и менее.

Правило: Желательно, чтобы вопрос был дихотомического типа, то есть предполагал ответы «Да» или «Нет»

НЕПРАВИЛЬНО: Как работает кондиционер в торговом?

ПРАВИЛЬНО: Кондиционер в торговом зале исправен.

Правило: При формулировке вопроса желательно избегать использования частицы «не»

НЕПРАВИЛЬНО: На столе кассира не находится ничего лишнего.

ПРАВИЛЬНО: На столе кассира отсутствуют посторонние предметы.

Правило: В вопросе должен быть отражен один и только самый важный критерий оценки

НЕПРАВИЛЬНО: Правила презентации товара по количеству, цвету, размерам, моделям, принципу гардеробности, принципам представления продукта соблюдены.

Пояснение: 6 критериев оценки.

ПРАВИЛЬНО: Правила презентации товара по принципу гардеробности соблюдены.

Пояснение: 1 критерий оценки.4

Правило: Чтобы аудитор правильно понял вопрос, сделайте подсказки

Текстовые — чтобы избежать неоднозначности, давайте подробное пояснение к сложному моменту.

Пояснение: Следы скотча, отпечатки пальцев, разводы отсутствуют.

Эталонные фото — показывайте пример, который проще увидеть, чем читать текстовое описание. Вместо описания того, как должна выглядеть правильно оформленная витрина, просто приложите фотографию.

ОПРЕДЕЛИТЕ ПЕРИОДИЧНОСТЬ

Аудит приносит результат, только если проводится регулярно. Определить регулярность проведения аудита можно на основе его цели.

Цель краткосрочная: Проверки проходят часто (1, 2, 3 раза в неделю или каждый рабочий день)

Цель долгосрочная: Проверки проходят редко (1, 2 раза в месяц, раз в квартал)

ШАГ 5. ОПРЕДЕЛИТЕ УЧАСТНИКОВ АУДИТА

Важно определить, кто будет задействован в процессе проведения проверок: вся иерархическая вертикаль или только отдельные сотрудники.

Чего лучше избегать?

Наталья Наталюк — Советник налоговой службы РФ II ранга, ведущий юрист по налоговым и гражданско-правовым спорам АКГ «Правовест Аудит»:

Сейчас очень важно учитывать налоговые риски. «Экономия» на налогах может оказаться сомнительной и повлечет огромные доначисления и штрафы. Реальность растущих рисков подтверждается налоговой статистикой.

ТОП-3 претензий налоговых органов по необоснованной налоговой выгоде (ст. 54.1 НК РФ):

Какие еще факторы представляют опасность для налогоплательщика в 2024 году?

Чимидов Вадим — Советник государственной гражданской службы РФ II класса, руководитель направления налоговой практики и арбитражных споров АКГ «Правовест Аудит»:

Камеральные проверки тоже оказывают свое влияние на уровень налоговых угроз. Инспекторы при представлении в налоговый орган декларации/расчета:

Кейс из практики: досадно видеть, когда приходится платить более 5 млн руб. за ошибку, которую вовремя не заметили и не исправили самостоятельно.

Не стоит сбрасывать со счетов и пополнение бюджета вне рамок проверок (побуждение компании к доплате налогов). Например, такое возможно после информационного письма или приглашения руководителя компании «на разговор» про контрагента, который не платит налоги. «Вызванную» компанию побуждают «уточниться» и доплатить в бюджет недостающие суммы, в противном случае, грозят провести тематическую проверку.

Рекомендуем «не расслабляться» и заблаговременно иметь доказательства своей непричастности к «налоговым схемам», чтобы уверенно «противостоять уговорам» инспекции про доплату налогов.

Риски для руководителей и собственников

Дружинина Маргарита – Управляющий партнер АКГ «Правовест Аудит, выпускница бизнес-школы СКОЛКОВО, участница бизнес-клубов АТЛАНТЫ и Клуб Первых:

Конечно, коллегам важно не забывать о своей защите. Нередко, доначисления по результатам налоговых проверок приводят к тому, что если компания не сможет погасить налоговый долг, за нее в принудительном порядке это сделает КДЛ (контролирующее должника лицо) в рамках субсидиарной ответственности.

Судебная практика показывает рост привлечения к субсидиарной ответственности за налоговые долги компании:

Руководитель компании — особо «уязвимое звено» в части налоговых рисков. Даже старания «сэкономить» и увеличить доходы собственника могут обернуться иском о взыскании с руководителя убытков. Например, вот кейс, когда «экономия на налогах» привела руководителя к личным финансовыми потерями в размере 43,8 млн руб.

Аудит с «подсказками» в моменте, защита от ИФНС и страховка на 3 года

Узнать цену за 1 мин

Руководитель отдела консалтинга Советник налоговой службы II ранга

Что важно обеспечить?

Корректный бухгалтерский и налоговый учет, сохранность активов

Наталья Игуш — ген. директор «Правовест Аудит», аттестованный аудитор и профбухгалтер:

Бухгалтерия, которая ведет налоговый учет, «сама себя» точно на 100% не проверит. Поэтому прекрасно, когда внутри компании есть отдел внутреннего аудита, который глубоко погружен в специфику деятельности организации и может уделить внимание проверке бухучета, налогов и других важных вопросов.

Но, как правило, ТОЛЬКО внутренней проверки недостаточно. Даже при добросовестном подходе проверяющих могут быть упущены важные моменты из-за отсутствия специалистов узкой квалификации и разносторонней практики. Значимое преимущество внешнего аудита — обширный опыт аудиторов и экспертов в различных сферах.

По нашему опыту (более 700 аудиторских проверок в год) многие готовы заплатить в бюджет больше налогов, чем положено. В чем причины такого «нерационального» поведения?

Кто контролирует Ваш бухучет и налоги?

Если только налоговая инспекция — есть риски переплаты в угоду «бюджету».

Если есть поддержка и независимый контроль, то налоги будут уплачены верно и «экономно».

В нашей практике были случаи, когда аудиторы поддерживали бухгалтерию в применении налоговых преференций и экономили деньги. Приведем несколько кейсов:

Вовремя выявленные налоговые резервы — это не только выгода, это защита руководителей от материальной ответственности за «убытки», нанесенные собственнику переплатой налогов или их не возмещением.

Чтобы не получилось вот так: невозмещенный НДС в сумме 1,9 млн руб. собственник взыскал с руководителя компании.

Чем еще помогает аудит?

Аудит — это не только проверка бухгалтерского и налогового учета. Он помогает руководителям и собственникам контролировать сохранность активов, выявлять злоупотребления, подтверждать оценку стоимости компании перед покупкой/продажей и эффективно решать другие задачи. Поэтому при выборе аудиторов полезно держать в голове вопрос: с какой целью проводится аудит? Решает ли предложенный вариант именно Ваши задачи?

Защита от рисков и претензий по «субсидиарке»

Виктория Варламова — Советник налоговой службы II ранга, руководитель отдела консалтинга, аттестованный аудитор АКГ «Правовест Аудит»:

Чтобы снизить риск «попадания на радары» инспекции рекомендуем руководителю контролировать:

Помните, забота о порядке в учете и налоговой безопасности компании = защита стабильности компании и спокойствие руководителя: ему не нужно беспокоиться по поводу имущественных потерь и уголовного преследования за неверную уплату налогов.

Каким образом внешний аудит может обезопасить компанию от рисков и претензий со стороны налоговых органов?

Дружинина Маргарита — Управляющий партнер АКГ «Правовест Аудит, выпускница Бизнес-школы СКОЛКОВО, участница бизнес-клубов АТЛАНТЫ и Клуб Первых:

Если это комплексный аудит, то происходит проверка не только бухучета и финотчетности, но и налогового учета, кроме того, выявляются резервы. Все это помогает вовремя внести исправления и предотвратить появление рисков и доначисление налогов, когда компания следует рекомендациям аудиторов.

Поэтому хороший аудит — это не просто «постановка диагноза». Вы можете получить намного больше.

«Правовест Аудит» — единственная аудиторская компания, которая уже 6-ой год подряд предоставляет расширенные гарантии и защиту от налоговых рисков вместе с эксклюзивной страховкой «Ингосстрах» (возмещение на десятки млн руб.).

И страховка реально работает! Клиент «Правовест Аудит» получил по страховке от налоговых претензий — 2,8 млн руб.

Наша компания по итогам аудита выдаёт не только аудиторское заключение, рекомендации и расширенные юридические и финансовые гарантии бизнесу, но и персональный сертификат о прохождении аудита руководителю, главному бухгалтеру, финансовому директору. Это подтверждает квалификацию и соблюдение законодательства в части ведения достоверного учета и отчетности. Сильный аргумент против предъявления претензий по субсидиарной ответственности.

3 шага к аудиту с максимальной пользой

Гарантии и ответственность в договоре должны быть зафиксированы «на берегу»!

БОЛЬШЕ, ЧЕМ ПРОСТО АУДИТ!

Особое внимание налогам и «первичке», помощь с новыми ФСБУ, исправление ошибок, минимизация рисков, применение льгот, страховка от штрафов ФНС и поддержка налоговых юристов.

Рассчитать стоимость аудита

Занимаем 14 место среди аудиторско-консалтинговых компаний России

Система менеджмента качества соответствует стандарту ISO 9001:2008

Членство в Институте профессиональных бухгалтеров

На основе оценок и отзывов пользователей Яндекса

Мнение редакции

Еще один признак полезного аудита — привлечение к аудиту налоговых юристов по спорным вопросам налогообложения. В таких случаях очень важна глубокая погруженность в судебную практику — для прогнозирования развития ситуации и выработки наиболее безопасного решения.

И если потом у налоговой инспекции возникнут какие-либо вопросы по проверенному периоду — налоговые юристы смогут эффективно сопровождать проверку, т.к. уже будут в курсе всех нюансов.

Примеры использования чек-листов в бизнесе с помощью MD Audit

Чек-листы — универсальный инструмент, его можно использовать для контроля абсолютно любых бизнес-процессов. Приведем лишь несколько примеров, как используют систему MD Audit наши клиенты.

Проверка знаний сотрудников, аттестации

При внедрении нового бизнес-процесса обязателен этап обучения персонала. Обычно это делается с помощью личного контроля руководителя, но можно проверить насколько сотрудники освоили новые знания с помощью чек-листов. Достаточно составить чек-лист с вопросами, отражающими ключевые моменты бизнес-процесса и проверить, как сотрудники этот процесс прошли. В системе MD Audit вы сможете составить:

Контроль сдачи объектов в эксплуатацию

В строительном бизнесе с помощью чек-листов можно организовать контроль сдачи объектов в эксплуатацию. Для этого достаточно один раз составить чек-лист, отражающий все требования к готовому объекту и проводить контроль с его помощью в мобильном приложении MD Audit. В этом случае вы получите:

Взаимодействие с подрядными организациями

Порой качество работы подрядных организаций, работающих на объектах компании (охрана, клининг и проч.), далеко от идеала. При этом процесс контроля качества и может осложняться нежеланием подрядчика идти на контакт и регулярными попытками оспорить претензии. Использование MD Audit решает эти проблемы. С помощью нашей системы возможно:

Что включает в себя аудит

Аудиторская деятельность носит комплексный характер и состоит из нескольких основополагающих мероприятий. Во-первых, профессионалам придется проанализировать текущее состояние локации и всех присутствующих в ней внутренних систем. Во-вторых, им нужно выполнить расчет основных показателей и сравнить их со сведениями за прошлые и позапрошлые коммерческие периоды. В-третьих, им стоит сделать серию фотографий рабочего дня. В-четвертых, мастерам необходимо уточнить потребность в оборудовании и ресурсах. В общем, работы по-настоящему много, и относиться к ней следует с максимальной ответственностью.

Использование чек-листов для аудита магазинов «Чистенько»

Согласно утвержденным правилам сети «Чистенко», каждый магазин должен проходить оценку у регионального менеджера не менее 3 раз в месяц. Для этого компания использует платформу LMS Collaborator и её инструмент «чек-листы».

«Дополнительно проверку чек-листом каждую неделю проводит Операционный директор. При желании контрольно её может пройти Исполнительный директор. Аудит проходит непосредственно в помещении магазина с фотофиксацией обязательных пунктов, которые прописаны в критериях оценки».

Важным этапом создания чек-листа является разработка его структуры. Она помогает обеспечить четкость оценки и определить, какие конкретные критерии и параметры следует оценивать, чтобы выявить слабые места и зоны для улучшения.

Структура чек-листов для аудита магазинов «Чистенько» делится на последовательные блоки, каждый из которых состоит из критериев индикаторов. Первая часть блоков (Внешняя, Внутренняя входная группа, Торговый зал, Подсобка) предполагают контроль за соблюдением стандартов и чистоты в магазинах. Следующие блоки (БП работы, Маркетинг, Ведение документации) контролируют качество выполнения правил и распоряжений работниками магазинов.

«Перед внедрение чек-листов важно протестировать данный инструмент в «полях» и попробовать разные варианты формирования чек-листов (структура блоков, описание критериев, разные шкалы оценок) для сравнения вариантов получения данных и формирования отчетов/оценок. Очень удобно, что при прохождении чек-листов по телефону можно добавлять фото-подтверждение фактов проверки. Хочу обратить внимание, что у проверяющего должен быть качественный телефон с хорошим аккумулятором».

Поделитесь чек-листом с друзьями через кнопки социальных сетей

Пусть они тоже проверят свой Landing Page 😉

Использование результатов аудита

После проведения оценки важно провести анализ результатов. Результаты аудита магазинов помогают выявить отклонения от установленных стандартов, а также определить области, которые могут быть улучшены.

Общий процент пройденного чек-листа является индикатором соблюдения стандартов сети в конкретном магазине «Чистенько». Анализ процентов по разным блокам помогает выявить системные слабые места по сети в целом. Кроме того, количество чек-листов (соблюдение установленного плана) и их качество (результат в %) являются КРИ региональных менеджеров – оценкой эффективности их работы в «полях».

«Чек-листы LMS Collaborator – удобный инструмент, позволяющий эффективно делать срез ситуации в магазине, выявлять слабые места и контролировать их исправление через фотоотчеты, определять зоны улучшения. Контролировать эффективность работы менеджеров магазинов и качество продавцов магазина.

С помощью оценки чек-листами мы получили эффективную систему контроля за: — качеством соблюдения стандартов в магазинах сети, — эффективностью работы менеджеров магазинов, — выявлениям проблемных участков и организацию системной работы над ними.

Сейчас в наших планах капитализация сети «Чистенько», открытие новых магазинов во Львове и Житомире, существенное увеличение количества магазинов в Ровно и Ивано-Франковске и, конечно, развитие персонала, их профессиональных компетенций и качества обслуживания в магазинах сети.»

Заключение

В статье мы привели примеры того, что нужно делать, чтобы составить отчет по аудиту склада. Также мы подчеркнули важность этого мероприятия для позитивного развития бизнеса независимо от его направленности. Отметили, что деятельность аудиторов станет значительно легче, если использовать приложения от компании Cleverence, предназначенные для автоматизации рутинных бизнес-процессов.

Вопросы и ответы

Заботиться об организации аудиторской работы необходимо заранее — задолго до появления ярко выраженных неприятностей. Желательно приглашать экспертов как минимум раз в год, хотя бы для базовых проверок. Во всех остальных случаях инспектированиям стоит подвергать предприятия, которые отклоняются от статистических показателей в плане эффективности, прибыльности, скорости и пр.

Что будет, если не инициировать инспекции?

В этом случае компания потеряет конкурентоспособность и скорее всего не сможет предложить клиентам или потенциальным партнерам услуги, выглядящие привлекательно.

Каковы преимущества аудита склада?

Достоинств у мероприятий такого характера несколько, и заключаются они в оценке продуктивности системы и ее составляющих, поиске области, где требуется провести оптимизацию, а также проанализировать показатели товарооборота и документооборота.

Результаты аудита складского хозяйства

Итогом деятельности аудитора станет документация, в которой зафиксировано, что, где и в каких объемах нужно улучшать для достижения максимально качественных коммерческих показателей. В своих выкладках специалист должен предоставить четкие рекомендации по модернизации различных бизнес-процессов.

Причем руководства и советы могут касаться разных тем — как финансов, так и технического состояния оборудования. Все предложенные решения следует принять к сведению и постараться внедрить их в системном и ускоренном темпе. Вполне возможно, что по мере их интеграции обнаружится целый набор дополнительных проблем, также нуждающихся в аккуратном устранении.

Выводы

Кейс компании «Чистенько» – отличный пример того, как можно эффективно использовать учебный портал не только для обучения и подготовки сотрудников. С помощью чек-листов LMS Collaborator компании удалось автоматизировать оценку своих магазинов и организовать качественный контроль соблюдения стандартов и процессов. Обеспечить высокую эффективность менеджеров и качественную работу продавцов.

Есть похожие запросы? Оставляйте заявку. Мы поможем подобрать инструменты и организовать качественный и эффективный аудит.