Автоматизированные системы управления бизнес процессами

Автоматизация бизнеса с помощью CRM

Хозяйственная деятельность в любой сфере будет успешной, если ее своевременно подстраивать под запросы потребителей, снижать риски и грамотно управлять активами и работой персонала. Разобраться в сложной структуре и взаимодействии бизнес процессов поможет CRM — автоматизация бизнеса благодаря внедрению программного обеспечения проводится быстро и эффективно, а инструменты системы позволяют сконцентрироваться на вопросах планирования и управления.

Автоматизированная информационная система менеджмента качества (АИСМК)

Автоматизированная информационная система менеджмента качества (АИСМК) – ключевой инструмент для цифровой трансформации процессов управления качеством на Вашем предприятии.

Модульная концепция реализации функций в АИСМК позволяет гибко настроить систему под Ваши требования без дополнительного программирования и доработок, а также соблюсти все требования Российских и международных стандартов.

Преимущества АИСМК

• Соблюдение требований стандартов качества (ISO)
• Гибкое настраивание под Ваши потребности
• Лучшие мировые практики
• Возможность самостоятельной настройки системы

Зачем нужна система управления качеством

Система управления качеством позволяет организации строить свои процессы в соответствии с требованиями стандартов (ISO 9001). Это позволяет демонстрировать надежность продукции или услуг, что в свою очередь повышает доверие клиентов и способствует росту бизнеса.

Разработка QMS предусматривает постоянный анализ и внедрение улучшений. Это помогает организации быть более эффективной, экономить ресурсы и повышать удовлетворенность клиентов.

Процесс разработки

Разработка системы управления качеством состоит из следующих основных этапов:

1. Анализ и планирование: проводится анализ текущего состояния организации, ее процессов и ресурсов. Определяются цели и задачи QMS, а также планируются действия по их достижению.

2. Запись: нужна ручная запись политик, процедур, инструкций и других документов, описывающих требования производства. Документация должна быть доступной, понятной и актуальной, предоставляться сотрудникам.

3. Внедрение и обучение: проводится внедрение разработки. Сотрудники должны быть обучены и осведомлены о новых требованиях и документах, чтобы успешно их выполнять.

Мониторинг и измерение

Разработка требует постоянного мониторинга и измерения этапов и результатов. Метрики и показатели качества помогают оценить эффективность QMS и выявить области для улучшения.

Улучшение и корректировка

Используя данные мониторинга и измерений, организация должна вносить улучшения в свои производства. Регулярные аудиты и обзоры помогают выявить проблемы и предотвратить их возникновение в будущем.

Примеры использования

Улучшение продукции и услуг

Внедрение системы позволит установить стандарты для каждого этапа производства, от закупки сырья до сборки и тестирования автомобиля. Контроль на каждом этапе и постоянное улучшение помогут предотвратить дефекты, повысить надежность автомобилей и продать клиентам хорошие машины.

Соответствие стандартам и требованиям

Благодаря QMS фирма может разработать и внедрить политику и процедуры, которые обеспечат соответствие установленным инструкциям и требованиям. Это демонстрирует высокую степень ответственности перед клиентами, партнерами и регуляторными органами.

Улучшение эффективности и течения процессов

Путем внедрения этапов и процедур, компания сможет повысить эффективность своих операций, ускорить время реакции на запросы клиентов и улучшить общий уровень обслуживания, отладить положение предпринимателя.

Управление рисками и снижение затрат

Компания может установить стандарты и процедуры для проверки поставляемых компонентов. Это выявит несоответствия заранее и предотвратить их использование в производстве, что в свою очередь снизит риски и избежит потенциальных финансовых потерь.

Заключение

Разработка системы управления качеством важна для производства. Благодаря ей устанавливаются требования стандартов, непрерывно улучшать производство, управлять рисками и повышать доверие клиентов.

Мы предоставляем полный стек сервисов по управлению качеством: тест-менеджмент, функциональное, автоматизированное и нагрузочное тестирование.

Управление качеством при разработке программных продуктов

Управление качеством при разработке программных продуктов – это процесс контроля производства программного обеспечения на протяжении всего жизненного цикла. Главная цель управления качеством при разработке ПО – это создание надежного программного продукта, отвечающего потребностям и требованиям пользователей. Обеспечение качества (QA) даёт Вам уверенность, что продукт работает корректно, надежно, в соответствии предъявляемыми требованиями, с задачами бизнеса и ожиданиями пользователей.

Когда необходима услуга управления качеством (QA)?

Если у вас нет собственной команды QA.

Услуги по обеспечению качества ПО

Мы предоставим специалистов и организуем комплексный подход к обеспечению качества. Основываясь на требованиях Заказчика и целях проекта, мы проанализируем потребности в тестировании, выстроим процесс тестирования в соответствии с применяемой методологией разработки и спецификой проекта.

Набор команды

Вам необходимо усилить свою команду? Наши специалисты быстро погружаются в проект, выполняют поставленные задачи в соответствии с дорожной картой, подстраиваются под существующую стратегию разработки и тестирования.

Обучение и развитие

Вашей команде нужно больше компетенций? Мы произведем оценку текущей стратегии и подходов к тестированию, предоставим рекомендации по оптимизации процессов, подсветим риски, выработаем стратегию и окажем поддержку вашей команде на этапе внедрения новых подходов и процессов.

Гарантия качества

Мы гарантируем качество, потому что наша цель – обеспечить создание продукта, который максимально удовлетворяет потребности пользователей и бизнеса, и так же сделает эксплуатацию программного решения прибыльной.

Этапы управления качеством разработки ПО

1. Определение целей и требований к продукту
2. Выбор методов и инструментов контроля качества
3. Разработка стратегии тестирования
4. Обеспечение непрерывной интеграции и тестирования на ранних этапах
5. Анализ требований и разработка тестовой документации
6. Проведение необходимых видов тестирования
7. Анализ и контроль качества
8. Постановка в эксплуатацию
9. Обеспечение технической поддержки и обслуживания

Производственные Площадки

Москва (Головной офис)

• Дизайн проектирование информационных систем
• Разработка высоконагруженных систем
• Техподдержка 1, 2, 3 линии
• Управление качеством

Выписка из реестра аккредитованных орг

Я руковожу компанией АЛЕЕ Софтвер, российским разработчиком ECM/BPM систем. Мы узко специализируемся на решениях по автоматизации систем менеджмента и стандартизации.

От учения к практике: внедрение систем управления качеством и комплаенс

Слово комплаенс я узнал давно. В середине 2000-х, будучи преподавателем питерского электротехнического университета, мне надо было подготовить учебную программу по электронному документообороту.

В интернете информации, конечно же, никакой не было. Я навязался на дорогущие курсы по основам ECM компании Documentum и одна из лекций так и называлась – комплаенс.

Первое знакомство с комплаенс

Тренер рассказал, что комплаенс – это соответствие определенным требованиям, е-Discovery – раскрытие электронной информации. Привел пример, как один из крупных американских банков был оштрафован на 640 миллионов долларов за то, что они вовремя не предоставили надзорному органу информацию для судебного дела.

Меня тогда цифры сильно впечатлили. Для своевременного решения подобных проблем предлагалось внедрить ECM систему.

Развитие понимания комплаенс

Следующая итерация была уже относительно недавно, где-то 3-4 года назад, когда к нам стали поступать запросы на интересную функциональность, связанную с различными проверками предприятий.

Оказалось, что за рубежом эта группа программных решений называется Quality management software (QMS) & compliance, то есть программное обеспечение, которое автоматизирует систему менеджмента качества и комплаенс.

Реализация практических решений

Ко многим вещам в нашей софтверной деятельности приводят заказчики и их потребности. Сперва по заказу мы создали программу автоматизации системы качества СМК.

Другой заказчик захотел покрыть кроме СМК еще и экологический менеджмент, и менеджмент охраны труда, и промбезопасность. В итоге мы получили интегрированную систему менеджмента.

Развитие комплаенс направления

Третий заказчик предложил внедрить в систему проверки, фиксировать риски, несоответствия не только интегрированной системы менеджмента, но и налоговой, прокуратуры, МЧС, Счетной палаты, Росприроднадзора, Роспотребнадзора, различных надзоров. Так мы и пришли к направлению комплаенс.

Путь к автоматизации управления качеством и комплаенс

Мы разрабатываем программное обеспечение уже больше 25 лет и начинали просто с дизайна сайтов и CMS систем.

Давно знакомый с ЛМЗ сказал: Есть более полезные вещи нежели сайты, нам нужно интранет хранилище полезных документов, таких как приказы, распоряжения, для технической и проектной документации. Получается, что исторически мы сперва автоматизировали электронный документооборот, дальше понимаем, что просто документы в электронном виде – не панацея от всех бед.

Международная стандартизация

Параллельно у нас развивалось направление по международной стандартизации. Вторая наша компания Нормдокс предлагает на российский рынок зарубежные стандарты.

Соответственно у нас хорошо получается поставлять внешние нормативные документы, вести и поддерживать их в корпоративных базах и помогать людям использовать эти документы.

Пользователям интересны не сами документы, а требования, которые заключены в них. Те же стандарты используются ежедневно и соответственно, актуальный документ должен лежат в базе. Специалисты пользуется не только внешними, но и внутренними документами, созданными на основе внешних.

Аудиторы и надзорные органы проверяют как работает компания, и даже конкретный сотрудник. Если он пользуется бумажной версией, а в системе уже давным-давно документ обновился. Работник пользуется неактуальным документом, это чревато тем, что аудитор выставит несоответствие, отзовет сертификат. Все это происходит очень быстро, а на исправление ситуации требуется время. Сертификат соответствия отозван, может сорваться какая-то поставка, а это многомилионные издержки в том числе и репутационные.

Что потребитель ожидает программное обеспечение системы менеджмента качества QMS и комплаенс? Может существуют мифы?

В соответствие с теорией Карла Вигерса требования к ПО делятся на бизнес-требования, пользовательские и функциональные. Отдельно идут нефункциональные требования. Об этом у нас была отдельная статья на Хабре. Пару слов о мифах.

Первый миф, о котором, наверное, все знают: «мы останемся без работы, нас всех заменять программы, роботы, искусственный интеллект». Ну, мы с вами понимаем, что это далеко от реальности. Более того при внедрении информационной системы работы может стать больше. Это нормально, потому что систему нужно наполнить историческими данными, справочными материалами, придумать как все систематизировать. Поэтому работы меньше не станет, она станет более структурированной. В дальнейшем работа упростится, рутина уйдет. Но люди как были нужны, так и будут нужны в дальнейшем.

Второй миф, что система всё будет делать сама. Люди будут только смотреть, как там двигаются документики. До искусственный интеллекта мы пока еще до этого не дошли. Есть система поддержки принятия решений. Конечно, система помогает правильно действовать, минимизировать ошибки, но тем не менее действие человека все равно необходимы. Работник всё также участвует в процессах, просто система ему в этом помогает, она является инструментом.

Как исполнители заказчика реагируют на внедрение ПО? Как вы преодолеваете сопротивление? Как объясняете необходимость внедрения системы и допработ?

Когда мы внедряем систему, на первых этапах осуществляется планирование, проектирование, разработка, затем подходим к обучению. Зовем линейный персонал, который будет непосредственно работать в системе, в том числе вносить данные. Люди обычно простые и прямо спрашивают, работы прибавится или наоборот они смогут расслабиться? Приходится говорить правду, что прибавится. И если кто-то против, пойдем к руководству, оно уже в курсе, что все внедряется, деньги заплачены, придется работать в нашей системе.

Я помню свое время одной немецкой компании, которая продает оборудование для мясопереработки мы внедряли систему управления взаимодействие с клиентами CRM. У них из 20 продавцов половина, когда они услышали, что придется свои переговоры и документы вбивать систему, сразу уволилась. Оставшейся половине наняли девочек-машинисток, которые сидя рядом записывали переговоры и потом вносили в систему. Заказчик предотвратил утечку конфиденциальной информации о клиентах и проектах, сделал процессы продаж прозрачными и управляемыми. На старте всегда много активности и трудозатрат, зато потом идет выравнивание и стабилизация. С выходом на плато продуктивности ежедневно потребуется прикладывать лишь небольшие усилия для того, чтобы поддерживать данные в актуальном состоянии.

И так было практически в каждом проекте. Потом уже вновь приходящие сотрудники воспринимают работу в системе как должное и никакого сопротивления нет. Это входит в должностные обязанности, становится частью корпоративной культуры, и мало кто вспоминает, что поначалу был негатив.

В последнее время сопротивления информатизации стало значительно меньше. Сотрудники компаний стали более продвинутые сами по себе, более прогрессивными, да и Ковид с удаленкой помог. Теперь многие пользуются госуслугами, мобильными банками, расшаренными документами и мессенджерами и результаты бонусы информатизации от ускорения и упрощения процессов видят сразу.

Мечта каждого руководителя – он сидит у себя на рабочем месте в кабинете, напротив огромный экран с цифровым двойником его предприятия, и там прям грузовички ползают. Руководитель видит все, может нажать на грузовичок и посмотреть состояние водителя, груза, маршрут. То есть вот каждый руководитель, конечно, желает управляемости и прозрачности деятельности своей организации. Плюс он очень хочет понимать, что все процессы у него соответствуют требованиям, которые к его деятельности предъявляются. Если вдруг что-то происходит, руководитель к этому готов: и к аудиту, и проверкам, и письмам счастья, пришедшим из прокураторы/налоговой.

Комплаенс – это механизм, который создает доказательства добросовестности деятельности организации. Собственнику и руководителю очень хочется понимать и быть уверенным, что по любому запросу контрольного органа стоит нажать на кнопку и у тебя сразу же сформируется стопка доказательств и свидетельств добросовестности.

Мы долгое время занимались промышленным сканированием/оцифровкой документов. Одна из нефтяных технологических компаний заказала оцифровку всей первички, контрактов и прочей финансовой документации. У них был специальный отдел фискальной бухгалтерии. Там работало человек 20-25, включая руководители, бешенная текучка, нервы. Отдел работал только на то, чтобы предоставлять налоговой необходимые документы по встречным и камеральным проверкам. Эти люди сидели и круглые сутки перебирали, расшивали/сшивали и сканировали документы. Мы всё отсканировали, залили в систему и дали ограниченный доступ внешним налоговикам. Так вот, налоговики раз в месяц приходили к ним в офис как на работу, их сажали за компьютер, давали ограниченный доступ в нашу систему к нужным документам. Бухгалтеры перестали заниматься несвойственным им делом – сканировать документы.

А вот что вы думаете про современные тренды про автоматизацию комплаенса и систем менеджмента качества? Вообще аудитория готова к тому, чтобы использовать такое программное обеспечение, облачные решения?

До ковида мы из Питера приезжали по 2-3 раза в неделю в Москву потому, что клиент хотел нас видеть живьем. Сейчас мы с некоторыми нашими клиентами в день проводим по 3-4 рабочих совещания. У нас уже есть целые проекты, выполненные без личных встреч с заказчиком. Такое раньше представить было сложно, сейчас это реальность. Соответственно, это тоже один из современных трендов. Люди готовы работать удаленно, они начинают предъявлять такие же требования к информационным системам. Она должна удобно и быстро работать как в Москве так и по всей стране, во всех филиалах и подразделениях. Система была доступна с разных устройств, должна быть легкая и удобная не в ущерб функциональности.

Два года назад у нас запросили разработку мобильного приложения аудитора, который мог бы идти по цеху (судну), где нет интернета, в режиме оффлайн фиксировать несоответствия, наблюдения, записывать видео-рекомендации. Потом все эти данные сохранялись бы в системе. Мы такое приложение создали. С утра аудитор приходит получает планшет с планом проведения аудита, работает целый день, а вечером возвращают планшет, синхронизируя новые данные с общей системой. Таких запросов сейчас много.

Системы комплаенса предъявляют новые требования к функциональности электронного документооборота. Сейчас требуется не просто скан какого-то документа или распознанный вариант. На сегодняшний день системы комплаенс и менеджмента требуют прямой и обратной ссылочности. Требование сформулировано в конкретном абзаце документа, соответственно необходимо сослаться именно на конкретный абзац. То есть документ должен быть составным, декомпозирован, помечен, размечен тегами, у каждого пункта у каждого требования должен быть уникальный идентификатор ID. Когда документ меняется, вот эта вся история должна прослеживаться. Это новые требования к традиционным системам электронного документооборота. Я уже не говорю про системы управления взаимодействия с клиентами CRM, система управления бизнес-процессами. Новые тренды требуют от традиционных программных продуктов глубокой модернизации, новых подходов и идеологии.

Технические и технологические тренды, импортозамещение

Подходы low-код и no-код нынче популярные и набирающий оборот. Подразумевается что заказчик или его администраторы смогут самостоятельно без привлечения разработчика, без кодирования, без программирования настраивать систему, настраивать бизнес-процессы, бизнес-правила объекты. Понятно, что для существенной модернизации системы все равно потребуется программирование, но по крайней мере, для большинства типовых операций достаточны интерфейсы системы.

Еще один тренд, который характерен для текущего времени, это кроссплатформенность. Информационные системы должны работать не только на Windows, но и, например, на Astra Linux или Linux это операционная система, которые сертифицированы в России. Они должны работать, например, не только с базой данных Microsoft SQL, но и с Postgre SQL которая является открытой или сертифицированной в России версии Posgers Pro. Нельзя класть яйца в одну корзину.

Мы сейчас живем очень непростое время, прошел год после начала спецоперации. Как это отразилось на отрасль программного обеспечения? На автоматизации именно СМК и комплаенс?

К нам приходит много запросов на замену зарубежных QMS систем. Клиенты из машиностроения, авиации, фармы пользовались облачными отраслевыми решениями, но постепенно всех отключили. При этом требования по сдаче отчетности никто не отменял. Компании вносили огромные объемы документов в системы, но поставщик решения официально ушел с рынка, закрыл доступы, поставленные лицензии потребовал удалить. Все просто, синее окно, даже зайти невозможно. Соответственно к нам приходят и говорят, сделайте нам как было. Садимся с клиентом, заново собираем требования к ПО, проектируем и реализуем требуемое решение.

Какие направления комплаенс сейчас проще всего автоматизировать и перенести в цифру?

Мы прекрасно понимаем, что видов в комплаенса более 20, и соответственно сделать что-то универсальное достаточно непросто. Есть антимонопольный, антикоррупционный комплаенс, защита персональных данных. Это достаточно разные объекты автоматизации, но наша задача как разработчиков ПО, найти какие-то общие схемы, найти объединяющие всё элементы и алгоритмы, построить платформу, на базе которого можно выстраивать любые специфические бизнес-процессы, заточенные под тот или иной комплаенс.

Преимущества внедрения

Решение о внедрении зависит от многих факторов, включая размер и сложность бизнес-процессов предприятия, наличие устаревших систем управления. В целом, внедрение ИАСУ принесет множество преимуществ, таких как:

Однако необходимо учитывать, что интегрированная АСУ требует значительных затрат на проектирование, внедрение и поддержку. Это длительный и трудоемкий процесс. Поэтому перед принятием решения о внедрении необходимо тщательно оценить все возможные риски и пользы.

Понятие интегрированная автоматизированная система управления

ИАСУ – это комплексная система, объединяющая различные автоматизированные модули и программы, которые обеспечивают управление производством, учет материалов и товаров, финансовый учет и анализ, планирование и контроль производственных процессов и т.д. ИАСУ позволяет автоматизировать и интегрировать различные функции управления, облегчая работу сотрудникам и повышая эффективность предприятия.

Принципы внедрения интегрированной АСУ

Внедрение интегрированной АСУ представляет собой длительный и трудоемкий процесс, который требует грамотной организации и планирования. Для успешного внедрения системы необходимо учитывать ряд принципов:

Основной принцип – непрерывное развитие. ИАСУ должна рассматриваться не как проект со временными рамками, а как непрерывный процесс развития. Постоянное улучшение системы и ее адаптация к изменяющимся потребностям предприятия позволят сохранять ее актуальность и эффективность.

С развитием технологий все больше компаний сталкиваются с необходимостью внедрения автоматизированных систем управления для повышения эффективности работы и улучшения качества продукции. Одним из наиболее эффективных решений является интегрированная автоматизированная система управления. Рассмотрим подробнее понятие ИАСУ, ее составляющие, принципы внедрения и преимущества использования.

Для чего нужна система

Интегрированная АСУ помогает решать множество задач, связанных с управлением бизнесом. Она предоставляет компании многочисленные возможности для улучшения эффективности бизнес-процессов и снижения затрат на управление.

Одна из главных задач, которую решает ИАСУ, – это управление производственными процессами. С ее помощью компания может автоматизировать производственные процессы, управлять запасами сырья и материалов, оптимизировать использование оборудования и контролировать качество продукции.

ИАСУ помогает управлять складскими запасами, контролировать состояние товаров, управлять процессом доставки и контролировать выполнение заказов. Это позволяет компании оперативно реагировать на изменения внешней среды и улучшать уровень обслуживания клиентов.

ИАСУ также помогает управлять финансами, планировать и управлять ресурсами, контролировать производственные затраты и оптимизировать расходы. Может быть использована для автоматизации маркетинговых и продажных процессов, управления персоналом, контроля за безопасностью и защитой данных.

Автоматизация бизнес процессов

Основные задачи автоматизации:

Возьмите в аренду или купите решение для автоматизации бизнеса, чтобы получить такие преимущества, как:

Функции автоматизации бизнесс процессов

Благодаря возможностям ЦРМ руководитель компании получает подробную информацию о деятельности компании, расходах и доходах, эффективности рекламы, процессе и результатах работы сотрудников. Детальная аналитика позволит выбрать правильную стратегию для дальнейшего развития, оптимизировать расходы и добиться повышения прибыли.

Самые эффективные инструменты и предметы автоматизации

Основная задача автоматизированных систем управления предприятием — частично или полностью перевести бизнес-задачи под контроль ПО. В результате высвобождаются финансовые и человеческие ресурсы, повышается производительность и растет эффективность стратегического управления.

Автоматизацию ведут по 2 направлениям:

Бизнес процессы. Повышается уровень клиентского сервиса, управления продажами, что ведет к росту прибыли.

Поддерживающие процессы. Отчетность, бухгалтерский учет, делопроизводство при автоматизации не ведут к прямой прибыли, но сокращают издержки на выполнение рутинной работы.

Автоматизировать можно не только трудоемкие процессы и операции, влияющие на размер выручки, такие как бухгалтерский и финансовый учет, документооборот и складской учет, но и улучшить маркетинг, управление предприятием, внешние коммуникации.

Для комплексной автоматизации бизнеса CRM-систему настраивают с акцентом на:

Как ЦРМ-система повлияет на отношения с клиентами в перспективе

Мы предлагаем эффективный подход к автоматизации бизнес процессов: ЦРМ-систему «Клиентская база» можно настроить и дополнить модулями для успешного решения всех задач компании. Платформа интегрируется в любые информационные инфраструктуры, адаптируется под специфические задачи, совмещается с разными системами. Для внедрения достаточно 1 дня, и настройка не требует привлечения специалистов.

Для активно взаимодействующих с клиентами компаний автоматизация бизнес процессов необходима. Грамотный маркетинг строится на знаниях о потребностях текущих клиентов и тех, кто в перспективе может стать ими. Инструменты системы помогут выстроить тесные отношения с ними и превратить разовых потребителей в постоянных.

Для улучшения коммуникации с целевой аудиторией требуется внедрение самых эффективных средств автоматизации бизнеса, поэтому программу используют в следующих процессах:

Благодаря системе автоматизации маркетолог видит целостную картину поведения потребителей, и отношения с клиентом удается вывести на новый уровень:

Заказывая разработку системы автоматизации бизнеса, наши клиенты получают все необходимые инструменты для увеличения продаж, прозрачности бизнес процессов и успешного развития.

От чего зависит стоимость внедрения

Из чего состоит интегрированная система

ИАСУ состоит из множества модульных и программных компонентов, которые выполняют различные функции. Как правило, она включает в себя модули управления:

Также предусмотрены модули финансового учета и планирования. Последний позволяет создавать графики и планы производственных процессов, планировать использование ресурсов и управлять проектами.