Благодарственное письмо – правила написания и оформления, шаблоны образцы

Что такое благодарственное письмо

Получить письмо-благодарность может отдельный человек лично или какой-либо коллектив. Это подчеркивает важность людей, их заслуги. Такое письмо может быть ответом на поздравление или приглашение. Письмо благодарности соответствует всем требованиям делового стиля, в нем есть основные части: шапка документа, обращение, основной текст, бумага сопровождается подписью руководителя, ставится печать. Письмо пишется на бланке компании, имеет четкую форму, является одним из видов делового общения между людьми.

Что представляет собой благодарность?

Под благодарностью в официальной переписке понимается документ:

1. адресуемый одним человеком другому (занимающему должность в той же компании или другой фирме) в целях выражения искренней признательности по отношению к поступку своего коллеги или партнера;
2. адресуемый руководством организации кому-либо из сотрудников, который добился существенных успехов в работе (например, реализовал сложный проект).

Благодарность — документ, который содержит формулировки, представленные в достаточно свободной форме. Нет каких-то общепринятых норм, на которые можно ориентироваться при его составлении. Самое главное — донести до человека тот факт, что его поступок оказался кому-то приятен или полезен, а также что другой человек (коллега, партнер или руководитель) испытывает позитивные эмоции касательно действий, совершенных получателем благодарности.

Почему они важны?

Мы уже отметили, что рассылка благодарственных писем своим коллегам, партнерам, клиентам позволяет построить прочные и долгие деловые отношения. Более того, вы мотивируете адресата отправлять вам благодарность в ответ.

И это очень важно в современном мире. Так вы получите отличную репутацию в интернет-пространстве: посетители, покупатели, клиенты будут оставлять вам высокие оценки и приятные заметки в “отзовиках”, в своих аккаунтах в социальных сетях. А как показывают последние данные статистики, сегодня более 62% потребителей, прежде чем что-то купить или заказать, обязательно проверяют отзывы об этой продукции или услуге в Интернете.

За что выражают благодарность в письме

Оформление благодарственного послания делается за хорошо выполненную работу, оказанную помощь, поддержку. Если люди финансово спонсировали или являлись поставщиками оборудования, мебели, других необходимых вещей, им могут направить благодарность по электронной почте за помощь с выражением глубокой признательности теплыми словами, которые поднимут настроение адресату, подвигнут на новые хорошие дела.

Что представляет собой благодарственное письмо?

Под благодарственным письмом в деловой переписке понимается документ, который практически всегда отправляется из одной организации (например, от имени ее руководства) в другую. Адресуется благодарственное письмо непосредственно партнерской фирме или кому-либо из ее представителей.

По другой трактовке благодарственное письмо — это документ, являющийся наградой (наряду с почетной грамотой или, например, дипломом). Во многих регионах РФ такие регалии носят официальный статус — как благодарственные письма от главы субъекта, законодательного, исполнительного органа власти. Не менее распространены соответствующие награды также в муниципалитетах РФ.

Следует отметить, что и в коммерческих фирмах благодарственным письмам может быть придан официальный статус. Например, посредством издания отдельного локального нормативного акта, регламентирующего порядок вручения данных писем.

Таким образом, составление благодарственных писем нередко стандартизовано. Правила их написания могут отражаться в официальных правовых актах или локальных нормах внутри компании. Работники ведомств или частных фирм в этом случае при составлении благодарственных писем ориентируются на соответствующие правила.

Благодарность за посещение

Мы с вами знаем, как активно развиваются цифровые технологии, позволяющие нам свободно общаться друг с другом, находясь на огромных расстояниях. Но все же ничего не может заменить личной встречи. Современные исследования показывают, что для девяти человек из десяти они продолжают оставаться любимой формой общения.

Если клиент нашел время посетить вас, предлагаем направить ему следующую благодарность:

“Уважаемый (имя и отчество)!

От имени (название фирмы) хочу выразить искреннюю благодарность за то, что вы смогли найти время посетить нас (дата посещения).

Эта встреча позволила нам лучше узнать друг друга, понять общие интересы и общие цели. Мы надеемся, что она оказалась для вас настолько же полезной, что и для нас.

Мы с нетерпением ждем новой возможности с вами увидеться. Если у вас остались какие-то вопросы или появились новые предложения, не стесняйтесь связаться с нашими сотрудниками: (нужные контактные данные).

Спасибо! С наилучшими пожеланиями, (имя, фамилия, должность составителя письма)”.

Благодарность за работу

Составить благодарственное послание сотруднику должен непосредственный начальник, а затем его подписать. В тексте пишут обращение как к одному человеку, так и к целому коллективу компании. Выражается в случае, если проект был сделан в срок или даже раньше.

Благодарность отделу обслуживания

Если вы хотите выразить благодарность сотрудникам за отличное обслуживание клиентов, это можно сделать так:

“Уважаемый (имя, отчество)!

Я хочу выразить вам искреннюю благодарность, как ценному и трудолюбивому сотруднику! Спасибо вам за усердную работу, за формирование имиджа нашей компании!

В последние месяцы мы получали только положительные отзывы, видели довольные лица клиентов. И это обеспечили ваша позитивность, профессионализм, клиентоориентированность.

Вы – ценный член нашей команды! Я хочу поблагодарить вас за отличную работу и надеюсь на долгое сотрудничество в будущем.

Еще раз спасибо! С наилучшими пожеланиями, (имя, фамилия, должность составителя)”.

Вот таким образом можно выразить благодарность клиентам, сотрудникам, партнерам. Которая обязательно к вам вернется!

За добросовестный труд

Некоторые люди посвящают своей работе многие годы, они вкладывают все силы, трудятся добросовестно. Благодарят работника организации таким письмом, в нем обязательно указывается имя и отчество человека, сколько проработал в организации, какие были заслуги за это время.

Составьте текст, в котором будут упомянуты личные и профессиональные качества человека, проекты, над которыми человек работал. Цель благодарственного послания — сделать человеку приятное, поднять его силы на новый уровень, поэтому его важно правильно написать.

Образец письма, в котором благодарят сотрудника:

1. Уважаемый (имя, отчество)!
2. Выражаем Вам свою благодарность, искреннюю признательность за то, что Вы 15 лет работаете с нами, вносите огромный вклад в развитие компании!
3. В день Вашего юбилея желаем неиссякаемой творческой энергии, успехов, крепкого здоровья, счастья, творческих свершений, материальных благ!
4. Название должности, подпись, ФИО.

За оказанную помощь

Выражение благодарности в деловых письмах часто следует за тем, как была оказана какая-либо помощь компании или конкретному человеку со стороны другой организации или физического лица. Помощь выражается в поддержке морально, организации какого-либо мероприятия. Часто помощь приходит в виде спонсорского финансирования какой-либо компании или человека в его новом проекте.

Образец благодарственного письма:

За спонсорскую помощь

Крайне часто компании своим спонсорам выражают благодарность за помощь, поддержку, составление письма при этом похоже на все предыдущие варианты:

Как избежать шаблонных фраз

Понятно, что благодарственное письмо — это официальная бумага, которая состоит из общепринятых фраз, оборотов речи, однако можно попробовать избежать шаблонных выражений или их количество немного сократить. Не стоит говорить общими словами, лучше конкретизировать данный случай: упоминать реальных людей, их заслуги, поступки, профессиональные качества и т. д.

Нашли в тексте ошибку? Выделите её, нажмите Ctrl Enter и мы всё исправим!

Как составить благодарственное письмо спонсору

Письмо составляют в свободной форме, однако существуют нормы для написания деловых писем. Их используют и для благодарственного. Соблюдаются определенная структура письма, стиль. Не нужно употреблять разговорные слова и выражения. Текст не должен содержать различного рода ошибок, после написания его нужно хорошо вычитать.

В письме должны быть указаны следующие сведения:

• Полное и краткое название компании-отправителя.
• Информация об адресате. Здесь пишут название организации, ФИО ее руководителя.
• Наименование — «Благодарственное письмо».
• Обращение к адресату. Используют стандартное: «Уважаемый …», «Уважаемые …».
• Сам текст благодарственного письма.
• Подпись отправителя (руководителя организации или уполномоченного лица) и ее расшифровка. Также можно поставить и дату.

При желании организации-составителя письмо можно заверить печатью для придания ему солидности.

К сведению! Письмо можно составить на фирменном бланке организации или специальном бланке для благодарности, на качественной бумаге. Документ можно вложить в красивый конверт.

Кто адресат?

Кто может стать его адресатом? Трудолюбивый сотрудник, который своим многолетним трудом не один раз доказал преданность вашей компании. Постоянный клиент, который делает у вас объемные закупки на протяжении долгих лет.

Кого бы вы ни хотели поблагодарить в письменной форме, смысл того один: помочь получателю послания почувствовать себя оцененным по достоинству. А что касается вас, адресанта, то таким простым способом вы воспитываете уважение к своей компании, крупному или малому бизнесу.

Назначение благодарственного письма

Благодарственное письмо спонсору выполняет следующие функции, за исключением того что выражает благодарность:

• считается проявлением личного уважения;
• показывает, что получатель помощи оценил ее;
• мотивирует спонсора участвовать в жизни компании и в дальнейшем, проводить более результативную работу.

Спонсора можно поблагодарить за помощь в организации мероприятия, покупке оборудования, спортинвентаря и т.д. (например, в школы и детские сады), строительстве какого-либо объекта и т.п. Как правило, в спонсорской помощи нуждаются различные государственные учреждения: детские сады, школы, спортшколы, ДДТ, библиотеки, НКО. Ее оказывают предприниматели, организации, в обмен получая рекламу и доброе имя.

О чем написать?

Что же написать в деловом благодарственном письме? Помните о следующем:

• Конечно, первым делом напишите благодарность – искренне, но лаконично, без лишних пустых восторженных слов.
• Обязательно отметьте, что вы цените адресата и заинтересованы в долгом сотрудничестве с ним. Подчеркните, что для вас очень важно иметь с ним прочные деловые отношения.
• Ваша благодарность должна быть не только словесной. Поместите в письмо купон на индивидуальную скидку, сообщите об уникальном предложении на какой-то из своих продуктов или иной выгодный стимул, который заставит появиться интерес в сотрудничестве с вами.

А теперь давайте перейдем к примерам конкретных писем.

Образец

Благодарственное письмо считается деловым документом, но здесь допустимы некоторые отступления от правил. Шапка указывается при необходимости, она – необязательный элемент. В ней даются сведения того человека (или людей), которому выражается благодарность.

Ниже следует обращение. Затем размещаются слова благодарности, которые состоят из шаблонных фраз. А внизу слева должна ставиться подпись с основными данными выражающего благодарность: указывается ФИО, название должности. Все это часто оформляется на фирменных бланках от имени руководителя.

Образцы благодарственных писем спонсорам за оказанную помощь

Обращение

Это обязательный элемент, который присутствует в любой официальной бумаге. Так как письмо с благодарностью – это документ, обращение есть всегда, часто сопровождается словом «уважаемый». Человек называется по имени и отчеству, редко может быть добавлена фамилия. Если благодарность направляется всему коллективу, то пишут «уважаемые коллеги (название организации)».

Особенности текста благодарственного письма

Разберем подробнее тонкости составления самого текста благотворительного письма:

1. Текст составляют от лица организации.
2. Обычно прибегают к клишированным фразам: «Сердечно благодарим за оказанную помощь», «Выражаем Вам благодарность за …», «Компания … искренне благодарит Вас за помощь в организации …» и т.д.
3. Желательно написать, за что именно выражается благодарность: за помощь в приобретении материалов, спортивного инвентаря, мебели для детского дома, стройматериалов для здания ДДТ, покупки игрушек в детский дом, за материальную помощь нуждающимся людям, за организацию какого-либо мероприятия и т.д.
4. Пожелание организации-спонсору процветания, развития. Также можно выразить надежду на дальнейшее сотрудничество и участие в жизни учреждения.

Важно! Писать нужно коротко, ясно, без излишней эмоциональности, лучше использовать клише.

Письмо клиенту

Хотите выразить благодарность ценному постоянному клиенту? Можно составить следующее послание:

“Уважаемый (имя и отчество)!

От имени (название вашей компании) я хочу выразить искреннюю благодарность за то, что вы являетесь нашим постоянным клиентом! Нам было приятно обслуживать вас/снабжать вас (перечислите названия, наименования продукции или услуг, предоставленных клиенту). Мы надеемся, что наше сотрудничество растянется на долгое время.

(Название вашего бизнеса) стремится предоставить своим постоянным клиентам продукцию/ услуги только высочайшего качества. На протяжении всей своей истории мы стремимся к безупречному обслуживанию наших клиентов.

чтобы подтвердить свое отношение к вам, поддержку постоянных клиентов, хотим предоставить индивидуальное предложение: 20%-ную скидку на любую следующую покупку.

Еще раз спасибо за выбор нашей компании! Мы ждем следующей возможности сотрудничества с вами!

С наилучшими пожеланиями, (имя и отчество сотрудника-автора, его должность в компании)”.

Письмо сотруднику

А теперь разберем, как составить благодарственное письмо сотруднику, трудящемуся на благо компании много лет, открывшему самые удачные проекты:

“Уважаемый (имя и отчество сотрудника)!

Я хочу сказать спасибо за ваш труд, ваш вклад в общее развитие в этом году!

Я не преувеличу, если скажу, что многие наши успехи не были бы возможными без вашей преданности компании, вашего таланта, трудолюбия, чувства ответственности и профессионализма.

С момента приобщения к общему делу с (год трудоустройства сотрудника) вы прошли большой путь. Вы стали настоящей ценностью как для нас, ваших коллег, так и для наших клиентов.

Я надеюсь, что наше сотрудничество продлится еще много лет!

Еще раз спасибо!

С наилучшими пожеланиями, (имя, фамилия, должность составителя письма)”.

Правила написания благодарственного письма

Благодарственное письмо — это документ официального стиля, поэтому ему присущи четкие стандарты, правила заполнения:

1. Шапка располагается справа вверху, но допускаются варианты и без нее.
2. Обязательно должно быть обращение или к одному человеку, или к группе лиц.
3. Основная часть состоит из шаблонных, стандартных фраз, которые строятся на комплиментах и теплых словах.
4. В конце письма обязательно должна быть подпись лица, который составлял эту бумагу. При этом указываются имя и фамилия, может быть упоминание должности, ставится личная подпись.

Праздничное письмо

Не забывать поздравлять клиентов, партнеров, сотрудников с важными знаменательными датами – еще один вклад в общую успешность компании. Вот пример подобного поздравительного письма:

“Уважаемый (имя и отчество получателя)!

В преддверии (наименование праздника) от имени (название компании) я хочу сердечно поблагодарить вас за сотрудничество/ ваш выбор/ вашу поддержку за последние 12 месяцев!

Вы исключительно ценный партнер/ сотрудник/ клиент, и я хочу выразить вам личную благодарность за вашу работу/ ваш выбор.

Я могу искренне сказать, что считаю вас другом (название вашей компании). И выражаю самые теплые пожелания крепкого здоровья/ семейного благополучия/ праздничного настроения/ успехов во всех начинаниях.

Именно такие люди, как вы, помогли нам достичь самых смелых высот, добиться того, чем мы являемся сегодня.

Счастливого вам праздника!

С наилучшими пожеланиями, (имя, фамилия должность составителя письма)”.

Реквизиты письма

Реквизиты могут быть представлены в письме по минимуму: только наименование организации, должности лица, который составляет документ. Но есть вариант, когда реквизиты указываются очень подробно:

• наименование организации;
• должность выражающего благодарность;
• адрес организации;
• номер телефона, факса организации;
• ИНН/КПП, другие важные реквизиты;
• дата;
• номер благодарности.

Сведения о составителе

Этот пункт письма не занимает много места. В конце просто указывается должность лица, выражающего благодарность, и его ФИО. Может быть еще подпись. В некоторых случаях пишут развернуто: наименование организации, должность, которую занимает благодарящий, его ФИО полностью и сокращенная подпись. Если предназначено письмо родителям, то указание должности не нужно, хватает просто имени.

Таблица

Текст благодарственного письма

Как написать благодарность правильно? Из-за того, что письменная благодарность — это официальный документ, его содержание всегда шаблонное. Оно обязательно включает стандартные фразы о выражении благодарности. Подчеркиваются личные качества людей, которым направляется это письмо. Стандартные фразы воспринимаются как обязательные, однако людям все равно приятно получить такую бумагу.