Что такое GLN и зачем он нужен поставщику торговой сети

Когда компания обращается к провайдеру электронного документооборота для подключения к сервисам EDI и ЭДО, ей необходимо получить специальный идентификационный номер – GLN.

Не стоит относиться к этому как лишней формальности. Кроме своего прямого назначения, GLN открывает несколько любопытных возможностей.

Что такое GLN

В двух словах: GLN (Global Location Number) переводится как Глобальный номер места нахождения или Глобальный идентификационный номер. Это специальный международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции. С его с помощью можно точно и кратко определить расположение юридических лиц, их функциональных подразделений и физических объектов – складов, магазинов, производственных помещений, транспортных единиц.

Номер состоит из 13 цифр. Начинается с двух- или трёхзначного национального префикса (в России – с 460 до 469), а заканчивается контрольным числом. Основное требование к GLN – его уникальность. Код, присвоенный какому-либо предприятию, не должен повторяться нигде.

Поскольку EDI работает по достаточно жёстким стандартам, без GLN электронный обмен данными невозможен. Это ключевая концепция EDI. И в России, и в Бразилии, и в Финляндии компании идентифицируются по GLN. Отчасти аналогом GLN в России можно назвать ОКПО, ОКВЭД, БИК, ИНН и прочие. Все они призваны идентифицировать предприятия среди сотен тысяч других. Но поскольку в каждой стране приняты свои системы кодирования, при подготовке международных коммерческих документов нужно использовать единый формат. GLN решает проблему как универсальный способ идентификации.

Сегодня GLN поддерживается международной ассоциацией GS1, ведающей вопросами стандартизации учёта и штрихового кодирования логистических единиц. У ассоциации есть представительство в России.

Зачем нужен GLN

При бумажном документообороте, сопровождающем цепочки поставок, для каждой сделки в договорах и счетах требуется указывать имена, адреса, реквизиты сторон коммерческих сделок – покупателя, перевозчика, продавца. Это занимает определенное пространство на бумаге, чревато ошибками и требует постоянного поддержания всей рабочей документации в актуальном состоянии.

В электронном документообороте, особенно при прямом взаимодействии между ERP, рабочими станциями и информационными системами разных деловых партнёров, достаточно указать только номер GLN. Используя его, можно автоматически извлечь всю необходимую информацию. Данные, доступ которым открывается по номеру GLN, хранятся партнёрами во внутренних системах и в глобальном реестре. Обновление происходит централизовано.

С помощью GLN происходит идентификация объектов как внутри, так и за пределами компании. По этому номеру можно получить данные о типе объекта (производственный центр, склад, торговый офис, офис компании), регионе, почтовом адресе, контактных данных и лицах, банковских реквизитах, требованиях и ограничениях доставки и т. д.

Если взять правила присвоения номеров GLN, то можно увидеть четыре основных случая их использования для идентификации:

• для определения юридического лица
• для фактического нахождения объекта
• для определения функции объекта
• для цифрового места нахождения.

Когда компании нужно идентифицировать отдельные объекты в цепочках поставок, то для каждого их них (например, распределительных центров в разных регионах) заводится отдельный GLN. Таким образом, партнёры смогут отличить один РЦ от другого при электронном документообороте.

Более того, GLN позволяет определять не только расположение объектов, но и отдельные части этих мест – этажи, помещения, определённые места на полках, дворы рядом со зданиями, причалы в порту и т. п.

Используя специальные компоненты расширения номера, можно даже не заводить отдельный GLN и для разных стеллажей на складе использовать один GLN (в виде GLN+x, GLN+y, GLN+z). Это особенно востребованно для решений по управлению и слежению за товарными запасами. Такие уточнения к номерам дают возможность организовать наглядное представление о ситуации. Например, указание взять партию товара с номером GLN+x и отправить на номер GLN+z – значит забрать товар с определённого места на складе и выставить на конкретную полку в нужном магазине.

Но когда организации разрастаются или их структура становится более сложной, использование одного номера GLN может создавать нежелательные зависимости и трудности. При необходимости, следует заводить отдельные номера GLN.

Если одна компания выполняет сразу несколько отличающихся функций (например, занимается 3PL-логистикой и ритейлом), то номера можно закрепить за соответствующими подразделениями или отделами в составе организации. Ведь торговым партнерам необходимо отличать одну функцию от других (сбыт, логистику, бухгалтерию).

Например, три отдела одной компании могут использовать три разных номера GLN, чтобы они могли взаимодействовать с внешними контрагентами, а остальные – один общий, если для них не стоит задачи отдельной идентификации. Это также актуально для холдингов со сложной разветвлённой структурой, когда за логистику, документооборот и продажи отвечают разные юрлица, аффилированные между собой.

В случае с цифровым местонахождением, GLN фиксирует электронный адрес, использующийся для связи между компьютерными системами. Это необходимо, если цифровые контакты (шлюз EDI, банк данных, система ERP, система управления складом и т. д.) непосредственно участвуют в транзакциях и их нужно отдельно идентифицировать.

Чтобы считать информацию из GLN, номера кодируются либо штрих-кодом, либо метками EPC / RFID для автоматической идентификации мест хранения, назначения паллет, происхождения продукта и т. д. Это позволяет проводить более эффективную работу по отгрузке и приёмке товара.

Как получить GLN

Если компания-поставщик собирается перейти на электронный обмен данными с торговой сетью, то ритейлер её обяжет получить GLN. Как правило, этот этап идёт следующим после заключения договора и даже до этапа сверки товарного ассортимента (например, такие правила есть у «Магнита» и X5 Retail Group)

Часто на этапе тестирования EDI-обмена можно использовать, так называемый, «фейковый» GLN, создаваемый бесплатно. Но для продуктивной работы потребуется получить официальный номер.

Услуги по внесению информации о предприятии в международную систему GS1 в России через EDI-провайдеров будут стоить около 3 тысяч рублей за один год. Компания может сэкономить, если, к примеру, зарезервирует номер сразу на три года. Это обойдётся, в среднем, в 6 – 6,5 тысяч рублей.

Альтернативный вариант – вступить в саму ассоциацию GS1, члены который могут получить необходимые номера бесплатно. Но здесь главным ограничением является размер вступительных и ежегодных взносов (в сумме – 40 тысяч рублей).

Коротко

А теперь подведём короткий итог о том, что нужно знать и понимать про номер GLN:

• GLN используется во всем мире, в том числе и в России. Это общепринятый стандарт. Он избавляет от необходимости каждый раз вносить в документы реквизиты и контактные данные.
• Номер нужно получить обязательно, это один из основных принципов электронного документооборота. Чтобы сэкономить, регистрируйте номера сразу на несколько лет вперёд.
• С помощью GLN можно идентифицировать любую часть предприятия, отдельные функции компании, филиалы, даже рампу на складе или полку в магазине, если они участвуют в качестве самостоятельного объекта в цепочке поставок. Ваш контрагент будет знать куда привозить товар, а вы – откуда его отгружать.
• Для схожих объектов мелкого порядка – рядов стеллажей в распределительном центре – можно завести один номер со специальными расширениями. Если структура цепочки поставок сложная и разветвлённая – лучше использовать отдельные GLN.

Что такое GLN?

GLN или Глобальный идентификационный номер – это международный 13-разрядный цифровой код, предназначенный для точного и краткого обозначения юридических лиц.

Для чего?

GS1 GLN представляет собой ссылку на данные, которые позволяют произвести идентификацию компании: её местоположение, функциональные подразделения и прочее.

По номеру GS1 GLN можно быстро отыскать подробную информацию о компании: банковские реквизиты, юридический и почтовый адреса, фамилии ответственных лиц, характеристики складских помещений и т.д.

Номер GLN используется для обозначения отправителя и получателя электронных сообщений, а также других сторон, участвующих в коммерческой транзакции: покупателя, продавца, перевозчика.

Преимущества GLN-номера

Участие в электронном обмене данными

Работа с сервисами госзакупок

Привлечение новых клиентов и партнёров

Работа с информационными системами государственных органов

Расширение рынков сбыта

Стоимость

Начните электронный обмен данными с вашими контрагентами. Отправьте заявку на получение официального GLN‑номера.

Услуги по внесению информации о предприятии в международную систему GS1 оказывает компания «ГС СЕРВИС» — партнёр Ediweb.

GLN-номер на 1 год

Ediweb является аккредитованным провайдером электронного документооборота (ЭДО), имеет все необходимые лицензии ФСБ России и Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций на деятельность по технической защите конфиденциальной информации. Наша надёжность доказана многолетним опытом работы в сфере ЭДО.

Идентификатор GLN представляет собой номер из тринадцати цифр, используемый в электронной коммерции для определения участников обращения товаров. Для проверки реквизитов организации при помощи специального сервиса можно найти ГЛН. Для этого используется открытая платформа международной службы GEPIR.

Где найти?

При необходимости найти код GLN белорусской компании, следует выполнить следующие действия:

• Откройте официальный сайт GEPIR.
• Найдите поле «страна» и введите название «Беларусь».
• В графе «название» можно ввести часть слова, относящегося к наименованию компании, или ввести его полностью. Также можно указать дополнительные параметры: почтовый индекс, город и адрес.

В выпавшем меню выбрать искомую компанию.

Также найти номер GLN можно по GTIN (идентификационный номер GS1 в виде штрихового кода) или по другим кодам GS1.

В том случае, если контрагент является зарубежной компанией, то найти GLN может быть достаточно сложно. Лучше всего номер запросить непосредственно у партнера. Однако можно также воспользоваться площадкой Международной ассоциацией автоматической идентификации GS1 и провести поиск. При наличии других уникальных идентификаторов, например, налогового или статистического кода, можно использовать именно их.

Если ГЛН код известен, то можно сразу ввести его на площадке GEPIR. Поиск по GLN номеру выдаст полную информацию о компании:

• полное название;
• официальный адрес;
• код страны;
• почтовый индекс;
• используемую валюту;
• электронный адрес;
• номер телефона.

При переходе на электронный документооборот и взаимодействие с контрагентами при помощи электронных накладных, необходимо получить GLN. Это единый международный идентификационный номер, который переводит предприятие, его филиалы и отделы в кратное цифровое обозначение. Как осуществляется проверка GLN номера своей компании и контрагента? Читайте нашу инструкцию.

Проверить номер пошагово

После получения идентификационного номера, каждая компания может проверить GLN с помощью международной службы GEPIR. Именно она содержит GLN всех объектов, которым был присвоен код.

Проверить ГЛН можно таким образом:

• Перейти на портал http://gepir.gs1by.by.
• В услугах найти «Узнай чей код» и выбрать страну Беларусь.
• Далее следует выбрать способ поиска. Если цифровой номер GLN не известен, тогда стоит выбрать поиск по названию компании.
• Название компании нужно ввести в поисковую строку и нажать кнопку «Поиск».
• В полученной выборке найти искомую компанию и зафиксировать ее GLN.
• Поиск можно осуществлять по адресу, почтовому индексу, городу или части названия.

Что дает проверка GLN?

При помощи только одного цифрового кода о компании возможно узнать следующую информацию:

• адреса (юридический и почтовый);
• номера телефонов и факсов;
• платежные реквизиты;
• регион нахождения;
• к какому виду относится объект;
• главные характеристики объекта;
• инициалы управляющих и директора.

Если вам необходима проверка ГЛН будущего контрагента и переход на электронную документацию, воспользуйтесь нашими услугами. Специалисты ЭДиН помогут подобрать подходящий пакет услуг и обучить сотрудников. Звоните нам прямо сейчас!

Что такое GLN номер?

GLN (Global Location Number) — это глобальный номер места нахождения, который идентифицирует участника. GLN представляет собой 13-разрядный цифровой код (номер), который предназначен для точной и краткой идентификации юридических лиц, функциональных подразделений и физических объектов. Присвоение номеров GLN регулируется стандартами GS1 для того, чтобы гарантировать уникальность каждого номера в рамках всего мира.

Где используется GLN номер и для чего он нужен?

GLN номер используется в:

• Электронном обмене данными (EDI) для обозначения отправителя и получателя электронных сообщений, а также других сторон, участвующих в коммерческой транзакции: покупателя, продавца, перевозчика, плательщика и т.д.
• В логистических и транспортных операциях для обозначения физических объектов и адресатов. Например, используя GLN, можно заполнить поле этикетки “Отгрузить (доставить) туда-то”.
• В области штрихового кодирования GLN незаменим при использовании символики EAN-128 совместно со стандартным идентификатором применения – Application Identifiers (AI).
• В электронной коммерции.

Кроме того, использование GLN номера предоставляет следующие преимущества:

1. Обеспечение организациям универсального метода идентификации объектов как внутри, так и за пределами.
2. Получение следующей информации об объекте из глобального регистра участников системы GS1 (GEPIR), при полном соблюдении стандартов GS1 относительно GLN номера:

• тип объекта (производственный центр, складское помещение, торговый офис и т. д.);
• регион;
• почтовый адрес;
• номер телефона, факса;
• контактное лицо;
• информация о банковских реквизитах;
• требования и ограничения доставки и пр.

Сколько провайдер обязан хранить накладные?

В соответствии с пунктом 177 приложения №1 к постановлению Министерства юстиции РБ от 24 мая 2012г. №140 «О некоторых мерах по реализации Закона РБ от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в РБ», с изменениями и дополнениями, первичные учетные документы и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) должны храниться не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.
С учетом изложенного составленные на бумажном носителе реестры наравне с накладными должны храниться не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.

Какие действия совершают грузоотправитель и грузополучатель при передаче/получении электронной накладной?

Согласно постановлению Министерства Финансов Республики Беларусь и Национальной Академии Наук Беларуси 17 апреля 2014 г. №22/4 грузоотправитель при передаче грузополучателю электронной накладной:

• создает в электронном виде накладную в порядке, установленном законодательством;
• подписывает электронную накладную ЭЦП;
• передает электронную накладную в адрес грузополучателя через EDI-провайдера;
• сохраняет подписанную накладную в электронном виде.

Грузополучатель при получении от грузоотправителя электронной накладной, переданной через EDI-провайдера:

• фиксирует дату и время получения электронной накладной от EDI-провайдера;
• сохраняет подписанную грузоотправителем электронную накладную в электронном виде;
• проверяет целостность и подлинность подписанной грузоотправителем электронной накладной;
• формирует извещение о получении электронной накладной;
• подписывает извещение о получении накладной ЭЦП;
• передает извещение в виде электронного сообщения в адрес грузоотправителя через EDI-провайдера;
• сохраняет подписанное грузополучателем извещение о получении накладной в электронном виде.

Что такое реестр накладных? Что он из себя представляет?

При создании электронной товарно-транспортной накладной в электронном виде дополнительно создается реестр товарно-транспортных накладных в бумажном виде (приложение к Постановлению Совета Министров Республики Беларусь № 599 от 09.07.2013 г.), которым должно сопровождаться перемещение груза. Реестр электронных накладных не является первичным документом утвержденной формы и может быть расширен необходимыми для заполнения полями на усмотрение руководителя организации.

По требованию контролирующих органов перевозчик обязан представить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе (в качестве материальных носителей могут быть использованы флеш-диск, диск, ноутбук, планшет, иное устройство, бумажный носитель и т. д.). Проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.

Какие документы должен иметь при себе водитель?

При создании электронной товарно-транспортной накладной в электронном виде дополнительно создается реестр товарно-транспортных накладных в бумажном виде (приложение к Постановлению Совета Министров Республики Беларусь № 599 от 09.07.2013 г.), которым должно сопровождаться перемещение груза. Реестр электронных накладных не является первичным документом утвержденной формы и может быть расширен необходимыми для заполнения полями на усмотрение руководителя организации.
По требованию контролирующих органов перевозчик обязан представить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе (в качестве материальных носителей могут быть использованы флеш-диск, диск, ноутбук, планшет, иное устройство, бумажный носитель и т.д.). Проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.

Какие документы должен предъявлять водитель инспектору?

По требованию контролирующих органов перевозчик обязан представить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе (в качестве материальных носителей могут быть использованы флеш-диск, диск, ноутбук, планшет, иное устройство, бумажный носитель и т.д.). Проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.
При проведении проверок контролирующие органы руководствуются нормами и требованиями законодательства, регулирующими вопросы организации и проверки контрольных мероприятий. Основным документом, регулирующим вопросы осуществления контрольной (надзорной) деятельности в РБ, является Указ Президента РБ от 16 октября 2009 г. № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в РБ» (с изменениями и дополнениями). В соответствии с пунктом 4 Положения о порядке организации и проведения проверок, утвержденного Указом №510, контролирующие (надзорные) органы и проверяющие в пределах своей компетенции вправе в рамках вопросов, подлежащих проверке, требовать и получать от проверяемого субъекта необходимые для проверки документы (их копии), в том числе в электронном виде, иную информацию, касающуюся его деятельности и имущества, в том числе товарно-транспортные и товарные накладные. С учетом требований пункта 22 Правил автомобильных перевозок перевозчик при перевозке грузов должен иметь реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе.

У кого из участников электронного документооборота должен храниться реестр?

Реестры должны храниться у грузоотправителя как у субъекта хозяйствования, оформившего реестр, и у перевозчика как лица, которому передан такой реестр.
Таким образом, исходя из необходимости наличия указанного документа как у грузоотправителя, так и у грузополучателя реестр должен составляться грузоотправителем в 2 экземплярах. Поскольку реестр оформляется и передается на бумажном носителе, хранение реестров осуществляется на бумажном носителе. При этом следует обратить внимание, что постановлением № 970 для оформления грузоотправителем реестра установлена его примерная форма и при необходимости субъекты хозяйствования могут дополнительно вносить в реестр иную необходимую информацию.
В соответствии с пунктом 177 приложения №1 к постановлению Министерства юстиции РБ от 24 мая 2012г. №140 «О некоторых мерах по реализации Закона РБ от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в РБ», с изменениями и дополнениями, первичные учетные документы и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) должны храниться не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.
С учетом изложенного составленные на бумажном носителе реестры наравне с накладными должны храниться не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.

Как оформляется тара в электронной накладной?

Аналогично, как и в бумажной накладной, тара описывается отдельной позицией в электронной накладной.

Получение номера GLN

GLN (Global Location Number) — номер, который используется во всем мире для идентификации компаний, их подразделений и различных объектов: производств, складов, магазинов, транспортных средств.

В электронном обмене данными (EDI) номер необходим, чтобы подключиться к ЭДО. GLN используется для обозначения отправителя и получателя документов. Он позволяет не вносить каждый раз в документы реквизиты и контактные данные организации.

Из чего состоит номер

Уникальный идентификационный номер cостоит из 13 цифр. Начинается с двух- или трехзначного национального префикса (в России – с 460 до 469), а заканчивается контрольным числом.

Кто и как должен получить GLN

Производители, импортеры или оптовые продавцы, которые агрегируют лекарства в транспортные упаковки с новыми SSCC-кодами, должны получить GLN. Для этого обратитесь к менеджеру.

Как добавить номер в СБИС

В разделе «Документы/Маркировка» откройте блок «Настройки», найдите организацию и укажите идентификационный номер в поле «GLN».

Что делать, если изменился номер GLN

Получив информацию о новом номере GLN, оператор проинформирует о нем ваших контрагентов, а также изменит реквизит в вашем аккаунте.

Самостоятельно менять номер GLN в СБИС нельзя. Это приведет к нарушению транспортировки документов и может повлечь за собой штрафные санкции со стороны сети.

Как узнать идентификатор участнику ЭДО?

Как посмотреть идентификатор ЭДО в сервисе 1С-ЭДО

Пользователю 1С-ЭДО необходимо перейти в справочник «Организации». В представленном списке нужно выбрать свою организацию и нажать «ЭДО – Учетные записи».

В открывшемся окне будут показаны все учетные записи ЭДО выбранной организации.

Затем необходимо открыть интересующую учетную запись. На вкладке «Основное» представлены регистрационные данные организации. Идентификатор можно скопировать по соответствующей кнопке справа.

Примечание. При настройке обмена с контрагентом в 1С-ЭДО можно выбрать идентификатор контрагента из представленных в сервисе или указать его вручную, если необходимый идентификатор отсутствует в списке доступных. Настройка происходит согласно инструкции.

Следующая информация поможет пользователю и его контрагенту, если контрагент использует другое решение ЭДО и затрудняется с поиском идентификатора ЭДО.

Как найти идентификатор в системе Такском-Файлер

Идентификатор указан в разделе «Настройки – Идентификатор»

Как найти идентификатор в системе Астрал Онлайн

Идентификатор указывается в верхней части раздела «Личный кабинет – Моя организация»

Как найти идентификатор в системе СБИС ЭДО

В СБИС идентификатор ЭДО есть в Карточке организации: при наведении курсора на значок в виде галочки отобразится информация о регистрации организации в СБИС ЭДО. Идентификатор организации можно посмотреть в разделе «Конфигурация / Наша компания».

Как найти идентификатор ЭДО в системе Диадок

Как посмотреть и найти ранее отправленные отчеты в СБИС

Полноценная система по подготовке, проверке и сдаче отчетности в электронном виде стала неотъемлемой частью жизнедеятельности большинства компаний. Это комплекс по электронному управлению компанией, через который ежемесячно передается отчетность в государственные органы. Расскажем, как посмотреть и найти отправленные отчеты в СБИС, какие способы для этого предусмотрены, можно ли уточнить статус отчетности, и как поступить, если Программа не нашла нужных документов.

Все способы посмотреть и найти отправленные отчеты в СБИС

Вся отчетность, которую вы формируете, а также отправляете в государственные органы, хранится в базе данных Программы. Здесь сохраняются отчеты, созданные в Программе, и загруженные в нее из сторонних систем. Найти их можно несколькими способами:

Обратите внимание! Найти все отправленные отчеты в системе можно несколькими способами, самый точный и быстрый – через фильтры.

Как понять, отправлен ли ранее отчет в СБИС?

Программа оснащена упрощенной системой восприятия информации. Для различных статусов отчетности применяются разные символы и значки. Каждый из них обозначает конкретные сведения о документации. Контроль проводится через календарь, обозначения символизируют следующую информацию:

Благодаря такой подробной сортировке, вы сможете получить информацию о статусе документа. Не всегда отправленные отчеты являются принятыми.

Что делать, если отчеты не найдены в системе СБИС

Порой могут возникнуть непредвиденные ситуации. Если вы точно знаете, что отправляли документы, ног не можете найти отправленные ни одним из возможных способов, следует обратиться в техподдержку СБИС. Получить консультацию и помощь можно через несколько каналов связи:

Как в СБИС настроить ЭДО с контрагентом

Электронный документооборот является максимально удобным, и может использоваться не только для отправки отчетности в госструктуры. Он применяется для обмена документацией в вашими поставщиками и партнерами. О том, как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС, в каких случаях необходимо подключить роуминг, и всегда ли требуется направлять приглашение на подключение контрагенту.

Как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС

Для начала стоит проверить статус электронного документооборота. Дело в том, что отправки и получения документов в электронном формате, он должен быть активен у обеих сторон. Проверку можно провести таким образом:

Если вы и ваш контрагент работает в другой системе учета, то придется настроить роуминг. Обмен документами для обеих сторон не будет отличаться, независимо от того работаете ли внутри одной системы, или под разными операторами. Настроить его в СБИС можно одним из тех способов:

Вся эта система работает таким образом, что как только документ поступает получателю, он видит извещение о его доставке. Получатель может, как утвердить, так и отклонить данный файл. Ему доступно не только открыть, но и проверить документ. В любом случае отправитель получит уведомление либо о приеме, либо об отклонении.

Обратите внимание! Если у вас с контрагентов подключен ЭДО, и вы работаете под единым оператором, никаких настроек не потребуется.

Как отправить приглашение в СБИС

Приглашения потребуется, если ваш контрагент еще не участвует в электронном документообороте, был приглашен, но не подключился. Либо подключен через стороннего оператора, тогда потребуется настроить роуминг. Для отправки приглашения, сделайте следующее:

Получение GLN-кода

GLN (Global Location Number) — это специальный код, по которому можно идентифицировать производителя, узнать о его местонахождении. Номер GLN используется для электронного документооборота, присваивается индивидуально для каждого предприятия, его подразделений и отдельных объектов.

С 2021 года GLN код необходимо указывать при регистрации деклараций и оформлении сертификатов на продукцию. Данное требование распространяется на иностранных производителей, выпускающих продукцию в обращение на территории стран-участниц ЕАЭС.

Что такое GLN простыми словами

Обмен информацией в коммерческой деятельности может осуществляться письменными документами, в электронной форме. Цифровой документооборот осуществляется в различных информационных системах, приложениях и онлайн-сервисах. Чтобы избежать хаоса при идентификации компаний, была введена международная кодировка GLN. Суть ее заключается в следующем:

Использование GLN отменяет необходимость заполнять множество документов и форм с реквизитами и адресными данными юридического лица. Вся информация будет подставлять автоматически при считывании сканером, обработке программами и приложениями.

Сведения о владельце номера хранятся в глобальном международном реестре. Это позволяет использовать систему идентификации в документообороте с партнерами со всего мира. Российские компании могут получить Global Location Number через национальных операторов GS1.

Где применяется

Global Location Number изначально вводился для упрощения документооборота и идентификации торговых партнеров. По указанному коду можно получить следующую информацию:

Для компаний с большой и сложной структурой можно оформить GLN на каждый отдел, филиал, структурное подразделение. Например, крупная торговая сеть может оформить номера на каждый свой магазин и склад. Для считывания номера на документы и товар наносятся штрих-коды, либо электронные метки EPC/RFID. Их использование ускоряет и оптимизирует поставки, отгрузку и приемку продукции.

Большинство крупных торговых сетей и маркетплейсов работают с поставщиками через электронный документооборот. Поэтому предпринимателям, которые планируют продавать товары таким способам, необходимо иметь ЭЦП, получить Global Location Number. Для многих видов продукции использование кода в маркировке является обязательным требованием. Например, изготовители, импортеры и оптовые продавцы лекарств обязаны указывать этот номер на транспортной упаковке.

С января 2021 года вступил в силу Приказ МЭР № 478. Им введен новый порядок регистрации деклараций соответствия на продукцию. Одним из новых требований является указание в декларации GLN-номера для производителей. Поэтому до прохождения декларирования необходимо получить код GLN.

Как выглядит GLN

Идентификатор GLN всегда включает 13 цифр. В нем «шифруются» данные об организации. предпринимателе или их объектах. Первые 2 или 3 цифры в коде всегда отданы под национальный префикс. Например, для российских компаний присваивается префикс в диапазоне 460-469. По префиксу можно сразу понять, из какой страны ваш партнер по сделке.

Последний символ является контрольным числом. Остальные цифры используют для кодирования информации о компании или объекте. Произвольно сделать себе набор из 13 цифр и использовать его в документах нельзя, так как его не распознает система электронного документооборота.

Как получить номер GLN

Реестр кодов Global Location Number ведется в международной системе GS1. В каждой стране есть официальные операторы указанной системы, которые занимаются проверкой заявок и документов, присвоением GLN. Также эти услуги могут оказывать официальные провайдеры международной системы электронного документооборота EDIN.

Процесс получения Global Location Number заключается в следующем:

Есть еще один вариант получения кодов. Для этого можно вступить в ассоциацию GS1, после чего коды будет присваиваться бесплатно. Но членство в ассоциации GS1 обязывает платить вступительные и ежегодные взносы. Поэтому такой вариант подойдет только крупным компаниям.

До истечения срока действия Global Location Number его можно продлить. Для этого также необходимо обращаться к провайдерам GS1. При продлении числовая комбинация не изменится, поэтому вносить изменения в договоры, документы и маркировку не придется.

Что такое GS1, GLN и GTIN, где их взять?

В сфере сертификации есть понятие GS1, GLN и GTIN. Необходимо разобраться, что они собой представляют, а также где всё это взять.

Таким образом, если вы хотите получить все возможности международного товарооборота, вам необходимо разобраться с данными понятиями. А если это по каким-то причинам сделать сложно, лучше всего делегировать данный вопрос профессионалам.

GS1, GTIN и GLN

GS1, как и уже и говорилось, является международной некоммерческой организацией, чья деятельность направлена на стандартизацию учёта. Причём в первую очередь речь идёт о регионе ЕС, поскольку сама компания располагается именно там. GS1 ведёт разные классификаторы. Так, GLN — тоже её классификатор. Поэтому если от вас требуют код GS1, необходимо уточнить, о чём идёт речь. А дальше уже — действовать в зависимости от специфики классификатора.

Этапы получения глобально-уникального номера

В этой статье мы разберем, что это – GLN номер поставщика, как он переводится и для чего нужен. Он серьезно облегчает взаимодействие между ERP и информационными системами, гарантирует уникальность каждой компании, которой присвоена эта комбинация. Если в современном цифровом формате фирма пропускает через себя документы только в бумажном виде, то это плохо. С таким подходом сильно ограничивается потенциал развития предприятия, теряются важные бумаги, совершаются ошибки в реквизитах, адресах и других строчках. Чтобы этого не допустить, стоит развиваться и менять технологии, а не оставаться на месте. Давайте разбираться, как это сделать.

Что такое GLN — личный неповторимый номер и что с ним делают

Это уникальное сочетание цифр, которое помогает определить компанию среди других и создает возможность подключения к электронному документообороту и сервису EDI. Именно поэтому требуется получить идентификационный код. Это не просто очередная формальность, которой обязывают пользоваться всех предприятия в стране. Это инструмент, который открывает интересные возможности, но о них мы поговорим ниже.

Применяется в различных системах для того, чтобы кратко и полно описать юридическое лицо в документах. Он не повторяется, уникален для каждой фирмы. Он создан таким образом, что с его помощью можно легко определить не только конкретное юридическое лицо, но также его физические объекты – о каком подразделении, филиале или складе идет речь.

Обычно состоит из 13 цифр. В начале ставится префикс страны – для России это комбинации 460-469. В конце – контрольное число. Главное требование, которое всегда должно выполняться – неповторимость. Если одному предприятию он был присвоен, то ни для какого другого уже не может быть использован.

Кроме того, EDI работает исключительно в соответствии со своими жесткими стандартами, поэтому без этого номера недоступен обмен данными. Это важная опция, ведь в Финляндии, России и Бразилии все организации идентифицируются только по GLN. Частичным аналогом в РФ допустимо назвать БИК, ИНН и подобные. Каждый из этих видов призван, чтобы выделять организацию среди тысяч таких же. Но в любой стране свои стандарты кодирования, поэтому в случае, когда взаимодействуют две компании из разных государств, нужно использовать международные комбинации цифр, это поможет решить проблему подготовки коммерческих документов.

Сейчас список ГЛН контролируется специально созданной ассоциацией под названием GS1. Она занимается вопросами, связанными со стандартизацией учета и использования ШК на разных логистических единицах. У фирмы есть представительство во всех странах, в том числе и в РФ.

В каких целях пригодится

Когда предприятие использует только бумажный документооборот, то в каждой сделке и договоре придется прописывать все имена, адреса, реквизиты. Нужно вписать информацию для перевозчика, продавца и покупателя. Все эти строчки занимают много места. Часто встречаются ошибки, которые делают документ юридически недействительным. Из-за этих помарок и описок приходится много раз переделывать бумаги, это занимает массу времени. Кроме того, постоянно следует поддерживать рабочую документацию в актуальном состоянии и под рукой.

Если пользоваться электронным документооборотом, то для взаимодействия между разными станциями, ERP или информационными системами потребуется только использовать ГЛН. Если его задействовать, то все нужное легко достать автоматически, не заглядывая в архивы.

Есть глобальный реестр, доступ в который открывается по коду, эта информация хранится партнерами также во внутренних сетях. Регулярно и централизованно проходит обновление.

С помощью идентификатора получается определить компанию или ее подразделение как внутри фирмы, так и за ее пределами. Можно узнать, какой это тип объекта – офис, склад, производственный или распределительный центр, место торговли, уточнить его регион, контактные данные. Становятся видимыми банковские реквизиты, требования к доставке товаров и ограничениям.

Для чего используется:

При помощи ГЛН можно:

Давайте все же уточним, Global location number, что же это такое – код, который используется, чтобы определить:

Для каждого подразделения внутри одной организации создается свой отдельный ГЛН, чтобы можно было их различать, например, отличить один распределительный центр от другого. При желании можно даже отделить какой-то этаж или кабинет, причал в порту или двор.

Можно не формировать каждый раз новый номер, например, для стеллажей. Реально просто задействовать тот же идентификатор, только в виде формулы. Особенно это актуально, если фирме требуется решение для отслеживания товарных запасов. Подобная система помогает организовывать понятное и наглядное управление.

Если же у компании много филиалов или сложная структура, то предпочтительнее все же формировать для каждого случая отдельные комбинации.

23.08.2021 Прочтёте за 7 минут. 180

Загадочные буквы GLN являют собой аббревиатуру названия международного кода. Она, в свою очередь, расшифровывается как Global Location Number. На территории нашей страны ГЛН имеет три названия:

Чаще всего используется последний вариант, под аббревиатурой УНП.

GLN имеет вид 13-разрядного цифрового кода. Начинается с двух, а иногда и с трёх цифр: они полностью зависят от страны. В России, например, используются комбинации чисел с 460 по 469 (включительно).

Какие изменения ожидаются в регистрации декларации ТР ТС с 1 сентября 2021 года?

19 июня 2021 г. было принято Постановление Правительства Российской Федерации от N 936 «О порядке регистрации, приостановления, возобновления и прекращения действия деклараций о соответствии, признания их недействительными и порядке приостановления, возобновления и прекращения действия сертификатов соответствия, признания их недействительными».

Постановление вступает в силу с 1 сентября 2021 года.

Возможность использовать других индивидуальных идентификаторов.

В Постановлении было установлено, что в случае декларирования соответствия продукции, произведенной за пределами территории Российской Федерации и государств, являющихся участниками Евразийского экономического союза (ЕЭС), наименование и местонахождение изготовителя продукции, адреса места осуществления деятельности по изготовлению продукции указывается в заявлении о регистрации деклараций, в том числе с указанием GLN.

В заявлении также в обязательном порядке требуется указать следующую информацию:

Если сведения о GLN или другом индивидуальном идентификаторе отсутствуют, то в таком случае в заявлении обозначаются определяемые по сигналам Глобальной навигационной спутниковой системы (ГЛОНАСС) географические координаты места осуществления деятельности по изготовлению продукции. Координатами выступают широта и долгота.

Изменения в постановлении не коснулись GTIN: он указывается в заявлении о регистрации декларации только при наличии и по выбору заявителя в информации об объекте декларирования, позволяющей ее идентифицировать.