Что такое процессный подход и зачем его нужно внедрять

Процессное управление

Процессное управление — подход к менеджменту, при котором компания рассматривается в виде сети взаимосвязанных бизнес-процессов, а не в качестве разрозненных функций, в отличие от функционального подхода.

Преимущества процессного управления

Преимуществом процессного управления является ориентирование на конечный результат, как каждого отдельного бизнес-процесса, представляющего из себя последовательность операций, так и их совокупности.

В идеале процессный подход позволяет оценить вклад каждого-бизнес процесса в конечный результат деятельности компании, что положительно сказывается на мотивации сотрудников.

Этапы внедрения процессного управления

Правильное внедрение процессного управления является залогом его дальнейшей эффективности. Обычно выделяют следующие этапы внедрения:

1. Анализ текущих процессов компании.
2. Определение ключевых процессов.
3. Разработка карты процессов.
4. Оценка и улучшение процессов.

Проблемы внедрения процессного управления

Несколько проблем, которые обязательно надо принять во внимание при внедрении процессного управления:

1. Сопротивление изменениям со стороны сотрудников.
2. Недостаточная разработка и документация процессов.
3. Нехватка специалистов по процессному управлению в команде.

Заключение

В современном бизнесе, где скорость и эффективность играют ключевую роль, процессный подход становится все более популярным в управлении организацией. Процессный подход позволяет оценить влияние каждого процесса на конечный результат и повысить мотивацию сотрудников.

Что такое процессный подход?

Процессный подход в менеджменте – это методология, основанная на фокусировке на бизнес-процессах организации и их непрерывном улучшении с целью достижения стратегических и операционных целей. Вместо традиционного функционального подхода, где каждый отдел работает отдельно, процессный подход выстраивает работу отделов (подразделений) вокруг бизнес-процессов, устраняя избыточные операции и оптимизируя потоки информации и ресурсов.

Процессный подход – это взгляд на организацию как на связанную цепочку процессов. Процесс – совокупность взаимосвязанных и (или) взаимодействующих видов деятельности, использующих входы для получения намеченного результата (выхода).

Для каких организаций подходит процессный подход?

Процессный подход очень гибок в применении, что подходит разным компаниям: от небольших бирюзовых компаний до вертикально интегрированных конгломератов.

Ключевые элементы процессного подхода

• Фокус на бизнес-процессах
• Непрерывное улучшение процессов
• Устранение избыточных операций
• Оптимизация информационных потоков
• Оптимизация ресурсов

Преимущества процессного подхода очевидны. Внедрение процессного подхода позволяет оценить вклад каждого бизнес-процесса в конечный результат деятельности компании, что положительно сказывается на мотивации сотрудников.

Одним из решений, которое позволит автоматизировать построение процессной модели, является облачное программное решение

Этот продукт создан организацией Грэйт, являющейся дочерней компанией ИнтерКонсалт, с учётом лучших мировых практик и передового опыта в области разработки и внедрения систем менеджмента.

Программное обеспечение GRAIT Process – это универсальная программа, предназначенная для компаний любых размеров из разных отраслей. Данное решение необходимо для руководителей всех уровней, которые хотят повысить прозрачность и эффективность в управлении бизнес-процессами.

Проблемы при внедрении процессного подхода

При внедрении процессного подхода компании могут сталкиваться со следующими проблемами:

• Недостаточное понимание концепции процессного управления
• Сложности с интеграцией процессов в рабочие структуры компании
• Отсутствие поддержки высшего руководства для реализации процессного подхода

Таким образом, процессный подход в менеджменте имеет множество преимуществ, включая улучшение эффективности и качества, уменьшение издержек и рисков, а также повышение гибкости и адаптивности компании.

CRM и процессный подход

Немногие пользователи CRM задумываются о том, что в основе этого программного обеспечения лежит такая базовая методология управления компанией, как процессный подход. Поэтому с помощью современного ПО можно отслеживать все бизнес-процессы, запущенные в организации, а также управлять ими или распределять ресурсы.

ISO 9001 и процессный подход

Процессный подход к управлению — это восприятие работы компании, как совокупности взаимосвязанных процессов, направленных на создание конечного продукта. В идеале деятельность всех отделов организации укладывается в единую систему, где каждый процесс к чему-либо ведет, а вся работа ориентирована на обеспечение потребностей потребителя. Основы процессного подхода отражены и в бизнес-стандарте ISO 9001.

ISO 9001 — международный стандарт, подтверждающий, что в компании реализован менеджмент качества, поэтому товару или услугам компании можно доверять.

Принципы процессного подхода

Исходя из сказанного выше, такой подход к работе требует высокого уровня взаимодействия между сотрудниками организации. И это одно из важнейших условий. В целом принципы процессного подхода можно сформулировать так:

• Сосредоточенность на процессах
• Ориентация на клиента
• Улучшение процессов
• Вовлечение сотрудников
• Постоянное совершенствование

Такой подход способствует повышению эффективности и качества работы организации, что может быть ключевым фактором успеха в современных условиях рыночной конкуренции.

Применение процессного подхода

Применение процессного подхода также обязывает ориентироваться на требования клиента. То есть по умолчанию итоговый продукт соответствует определенному уровню качества. Это экономит время, потому что из цепочки автоматически исключаются такой этап, как проверка. Во многом именно этот принцип — суть процессного подхода, потому что метод базируется на гарантии качества товара или услуги.

Также в список принципов этой методологии можно включить еще один постулат — процессный подход в менеджменте сконцентрирован на непрерывном улучшении бизнес-процессов. И это касается любого этапа работы, будь то прием заявок от клиентов или технологические моменты на производстве. По этой причине процессный подход деятельности не исключает таких целей, как повышение эффективности работы сотрудников какого-либо отдела на условные 12%. Цифра может быть любой, но она обязательно нужна, потому что процессный подход рассматривает только конкретные критерии оценки. И еще один важный аспект — суть процессного подхода в постоянной оценке работы компании. Это касается всех сторон деятельности организации.

Разновидности подхода к управлению компанией

В подходах к организации бизнес-процессов можно выделить три разновидности. Это процессный, системный, который еще называют функциональным, и ситуационный подходы. Процессный и системный подходы противопоставлены друг другу. Если в первом подходе во главе стоит эффективность и борьба за клиента, то во втором случае — система. Вся компания разделена на отделы, и перед каждым подразделением стоит план, поставленный руководством. В итоге получается достаточно жесткая конструкция, которая знакома по временам СССР.

Процессный и ситуационный подходы имеют намного больше общего. Хотя бы в том, что они оба гибкие. Так, сотрудники предприятия, где практикуется ситуационный подход, нацелены на быстрое реагирование. То есть работа организации зависит от общей ситуации: от того, что происходит и на рынке и в самой компании. В результате у вас появляется достаточно гибкая стратегия. Однако у нее есть большой минус: легко потерять контроль за персоналом.

По сравнению с двумя другими методологиями модель процессного подхода выглядит сбалансированной. Здесь в должной мере есть гибкость, нацеленность на результат и оценка работы сотрудников.

Функции и цели процессного подхода

Процессный подход рассматривает управление как работу, направленную на достижение различных целей:

• Улучшение эффективности бизнес-процессов
• Снижение затрат
• Повышение удовлетворенности клиентов
• Повышение качества продукции или услуг

Из целей вытекают и функции процессного подхода. Так, он помогает выстроить стратегию работы, когда руководитель определяет набор ресурсов и финальный продукт, назначает ответственных, устанавливает критерии для оценки результата. В итоге вся работа персонала оказывается строго регламентирована: каждый сотрудник знает, что ему предстоит сделать.

Важные функции процессного подхода к управлению организацией

Еще одна важная функция — контроль. С его помощью руководитель всегда может узнать, как идет работа над задачей, соблюдаются ли ориентировочные сроки. Далее следует мотивация. Здесь и оценка KPI, и сбор данных о вовлеченности сотрудников в рабочий процесс. В результате интересы сотрудников увязываются с задачами компании.

Любой пример процессного подхода демонстрирует его преимущества, основное из которых — экономия времени. Ориентация на интересы клиента также дает о себе знать в итоговом продукте, качество которого повышается. Можно выделить и другие выгоды от внедрения процессного подхода к бизнес-процессам:

• Структура компании становится более гибкой, но при этом защищена от какой-либо анархии.
• Снижается нагрузка на руководителя, который перестает ежедневно погружаться в операционную работу, делегируя ее начальникам отделов.

Как происходит внедрение процессного подхода

Чтобы правильно внедрить процессный подход к управлению организацией, важно проанализировать работу компании, чтобы определить процессы, у которых нет потребителя. Кроме того, в бизнесе процессный подход подразумевает и отход от стандартной вертикали — структура управления должна быть ориентирована, скорее, на горизонтальную модель.

Также стандарты процессного подхода подразумевают регламентацию всех задач и цепочек. Если их много, начать стоит с наиболее часто используемых. Сравнение того, как должно быть, и того, как есть на самом деле, помогает увидеть все недочеты и лишние звенья, усложняющие работу. И устранить их поможет CRM — это современный подход к процессному управлению компанией.

Если в организации сотрудники до сих пор ставят друг другу задачи с помощью телефона или лично посещая соседние отделы — это анахронизм. CRM поможет исключить такие потери времени. Так, по сведениям Nucleus Research, применение CRM, в которой содержатся данные о клиентах, сокращает цикл продажи до 14%.

Регламентируя бизнес-процессы, важно обратить внимание на критерии оценки. KPI часто оказывается привязан к деятельности других отделов. Например, оценивая работу менеджеров, многие руководители ориентируются на количество принятых заказов. Но если плохо работает SEO-специалист или у вас неудобный сайт, с некорректным поиском или запутанным рубрикатором, количество входящих заявок никак не будет отражать работу менеджера. Каждый сотрудник должен отвечать за свою работу, а не за результаты деятельности других отделов.

В результате мониторинга всегда становятся понятны слабые места, которые нужно исправлять. Регламентация помогает создать костяк каждого бизнес-процесса. Когда приходит понимание того, что можно модернизировать, можно переходить к внедрению CRM, в которой будут отображены все процессы, выполняемые сотрудниками организации.

Если в компании внедрена CRM, важно все задачи выполнять с ее помощью. Это нужно и для отчетов, которыми будет пользоваться руководство компании. Первое правило при внедрении — максимально задействовать CRM в работе компании. Иначе она превратится в подобие беговой дорожки, на которую складывают одежду, вместо того, чтобы использовать по назначению.

Вопросы и ответы

Процессный подход в управлении не имеет ограничений. Он подходит и для небольших фирм, предоставляющих услуги частным лицам, и для крупных производственных предприятий.

Какие CRM подходят для внедрения процессного подхода?

В той или иной мере каждая CRM помогает внедрить процессный подход внутри компании. Поэтому ориентироваться нужно на широту функций программы и на то, насколько она соответствует задачам компании.

На какую помощь разработчика можно рассчитывать при внедрении CRM?

Это зависит от выбранной CRM — не каждый разработчик помогает с внедрением. В Мегаплане действует собственный учебный центр, который помогает настраивать программу и синхронизировать ее с другими сервисами, а еще обучать сотрудников и проверять их знания по CRM.

Понимание процессного подхода в медицинских организациях

Процессный подход является мощным средством организации того, как производственные виды деятельности создают ценность для потребителя и других заинтересованных сторон, и управления этим.

Организации часто структурированы в виде иерархии функциональных единиц. Менеджмент в организации обычно осуществляется вертикально с ответственностью за предполагаемые выходы, поделенной между функциональными единицами. Конечный потребитель или другая заинтересованная сторона не всегда видны всем вовлеченным функциональным единицам. Поэтому проблемам, которые возникают на границах между функциональными единицами, часто придают меньшее значение, чем краткосрочным целям функциональных единиц. Это приводит лишь к незначительному улучшению или отсутствию улучшения вообще для заинтересованной стороны, так как действия функциональных единиц обычно сфокусированы на функциях, а не на общей выгоде для организации.

Процессный подход вводит горизонтальный менеджмент, пересекающий барьеры между разными функциональными единицами и нацеливающий их усилия на основные цели организации. Он также улучшает менеджмент взаимосвязей процессов между собой.

В соответствии с практикой процессного подхода к СМК выделяют три типа процессов:

Процессы менеджмента организации Результатом является деятельность всей организации.Результат получают основные и вспомогательные процессы.

Основные процессы (бизнес- процессы)Через них проходит основной продукт, добавляя продукту ценность.Результат получает потребитель.

Не касаются основного продукта.Результат получает основной процесс.

Процессы управления – это процессы, протекающие на уровне организации, обеспечивающие работу цикла PDCA уровня организации и формирование вертикальных связей в организации. К процессам управления можно отнести:

Основные процессы – это процессы, являющиеся основой функционирования СМК, ради осуществления которых система и создается. Основные процессы лежат на пути следования продукции и добавления ценности для потребителей, т.е. это центры прибыли, где организация зарабатывает деньги. В качестве основы для выделения основных процессов в организации используется схема жизненного цикла продукции.

Вспомогательные (поддерживающие) процессы – это процессы, создающие условия для эффективного функционирования основных процессов. Вспомогательные процессы напрямую не контактируют с продукцией.

В медицинских организациях процессами управления могут быть:

К бизнес-процессам могут относиться:

К вспомогательным процессам можно отнести:

Не существует «каталога» или перечня процессов, которые должны быть документированы. Каждой медицинской организации следует определить, какие процессы следует документировать на основании требований ее пациентов и соответствующих регулирующих и законодательных требований, характера ее деятельности и ее общей корпоративной стратегии.

Пример процессного ландшафта медицинской организации

Если вас заинтересовала информация и вы хотите продвинуть свою медицинскую организацию, обратите внимание на предложение по этой ссылке: https://q-manager.kz/.

Людмила Циновкина, консультант, руководитель семинаров и тренингов по системам менеджмента ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 Европейского фонда менеджмента качества (EFQM)

Управление проектами с использованием классического процессного подхода

*Цена для физ.лиц – для юр.лиц

* 30 500 – 33 500 руб.

Классический процессный подход – это готовый и испытанный конструктор для успешного реализации проекта.

В ходе обучения на курсе слушатели:

В курс включена ролевая бизнеса-игра, в ходе которой слушатели пройдут весь путь управления проектом от инициации до завершения. Отработка навыков в проектной команде позволит оценить итоги проекта.

После прохождения курса слушатель сможет:

ЧЕМ ВАМ ПОНРАВИТСЯ КУРС?

Сертификат от авторизованного PMI партнера (Authorized Training Partner), PDU

Курс ведет тренер-практик, обладающий международными сертификатами

Программа тренинга основана на международных и российских стандартах, и учитывает российский и международный опыт управления крупными проектами

Выберите дату и формат курса и нажмите кнопку "купить"

27-29 марта 2024 г.

24-26 июня 2024 г.

Тренеры курса

PME®, IPMA-D, бизнес-тренер PM Expert

PMP® Бизнес-консультант, методолог, тренер PM Expert

Запись на курс

Заполните форму, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.

30500 – 33500 руб.