С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов по охране труда. В этой статье приводим их все в таблице.
Какие изменения учесть
Новые обязательные сроки хранения различных документов, связанных с охраной труда, с 18.02.2020 определяет п. 7.3 раздела II упомянутого приказа Росархива. И вот основные нововведения:
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда теперь нужно хранить 5 лет, а не постоянно;
- для отдельных видов документов установили специальный срок хранения: так, журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) надо хранить 45 лет.
Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2020 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.
Росархивом утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Документы по вопросам охраны труда содержатся в разделе 7.3 Перечня. Всего в данный раздел вошли 24 позиции.
Так, например, согласно Перечню должны соблюдаться следующие сроки хранения документов:
1) отчеты по проведению спецоценки условий труда (СОУТ) и документы к ним:
- по месту проведения — 45 лет, однако при наличии вредных и опасных условий труда срок хранения составляет 50 лет (если документы закончены после 1 января 2003 года) и 75 лет (если документы закончены до 1 января 2003 года);
- в других организациях — 5 лет;
2) сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) — в течение 5 лет после истечения срока действия сертификата;
3) документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда — 5 лет;
4) списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда:
- 50 лет — если документы закончены после 1 января 2003 года;
- 75 лет — если документы закончены до 1 января 2003 года;
5) наряды-допуски и журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ:
- в течение 1 года после закрытия наряда-допуска;
- при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве — 45 лет;
6) документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профзаболеваний:
7) документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда — 5 лет;
8) протоколы результатов обучения по охране труда — 5 лет;
9) журналы и книги учета:
- инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет;
- профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда — 5 лет;
10) книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет;
11) документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств — 5 лет ЭПК (срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение);
12) переписка по вопросам охраны труда — 5 лет.
Не пропустить утверждение важных документов поможет новостная лента в системе «Техэксперт: Охрана труда».