Если необходимо, какие положения указываются в соглашении об электронном обмене документами (планируется использование и квалифицированной электронной подписи )? что может быть обязательно написано на этом разделе договора поставки

Подписывать с контрагентом соглашение на ЭДО не обязательно. Его заменяет сам обмен электронными документами. Не иметь на руках бумажный закрывающий документ — нормально. Но есть исключения.

Государство активно стимулирует переход бизнеса на электронный документооборот. В некоторых сферах ЭДО уже стал обязательным. Расскажем, в каких случаях необходимо соглашение об ЭДО с контрагентами и как его правильно составить.

Соглашение о переходе на электронный документооборот или обмене электронными документами заключается в том случае, если вы и ваши контрагенты приняли решение обмениваться электронными документами. Порядок заключения соглашения между участниками электронного взаимодействия предусмотрен пунктом 1 статьи 3 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В соглашении об ЭДО должны быть прописано, как и какими конкретно документами будут обмениваться стороны. Это могут быть: акты, счета-фактуры, договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные ТОРГ-12 и другие формализованные и неформализованные документы. Обязательно должно быть указано, что стороны будут обмениваться электронными документами через Оператора ЭДО. Если организация использует простую и усиленную неквалифицированную подпись, то она должна указать в соглашении порядок проверки таких электронных подписей. В соглашении об электронном документообороте между юридическими лицами важно прописать обязательства сторон и различные нюансы, например, как быть в случае технического сбоя при отправке электронного документа и т.д. После этого необходимо получить электронную подпись (ЭП)и установить необходимое программное обеспечение, например, «Такском-Файлер». Так вы сможете мгновенно получать от контрагентов подписанные электронной подписью документы через Интернет.

Обратите внимание! Подписывать первичные учетные документы для целей налога на прибыль и НДС нужно только усиленной квалифицированной подписью. Такая подпись применяется и при обмене электронными счетами-фактурами, и при сдаче отчетности в контролирующие органы.

Условие об ЭДО можно оформить по-разному:

• отдельным пунктом в договоре (обычно в разделе, где описывается порядок документооборота при исполнении договора);
• отдельным приложением к договору, если у вас какие-то расширенные требования к электронному документообороту;
• отдельным соглашением об ЭДО, если у вас несколько действующих договоров и расширенные требования.

Но принципиально соглашение (условие об ЭДО) не является обязательным, потому что электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью равнозначны бумажным документам, подписанным собственноручно (ч. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Электронные документы можно применять в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ (кроме случаев, когда законом или принятым в соответствии с ним НПА предусмотрено обязательное составление бумажного документа).

Эксперт Клерк. Консультации приводит самый простой вариант. Можно добавить в договор пункт примерно такого содержания:

«Стороны соглашаются при наличии технической возможности обмениваться первичными и прочими документами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи посредством электронного документооборота, организованного оператором электронного документооборота. Стороны соглашаются применять при осуществлении юридически значимого электронного документооборота квалифицированные электронные подписи, формы, форматы и порядок, установленные действующим законодательством».

Больше не нужно искать ответы на вопросы, а потом перепроверять, верную ли информацию вы найшли. Экономьте время и обращайтесь в Клерк.Консультации. Мы принимаем вопросы без ограничений по количеству, а на ответ берем не больше суток, чаще всего пользователи сервиса получают разъяснение в течение 3-х часов.

Узнайте, как подключить сервис уже сегодня.

Из нашей статьи вы узнаете:

Разбираемся, зачем нужно соглашение об электронном документообороте и как прописать ЭДО в договоре.

Зачем нужен договор об ЭДО

Соглашение (регламент) об электронном документообороте обязательно — без него ЭДО между контрагентами не будет иметь юридической силы. Регламент оформляют как приложение к другому договору.

Как перейти на ЭДО с контрагентами

Перед тем как прописать правила ЭДО в договоре, контрагенты договариваются о них в письме.

Что указывают в письме:

• какую пользу принесёт переход на ЭДО;
• какими документами стороны хотят обмениваться в электронном виде;
• как будет внедряться СЭД.

В регламенте об ЭДО обязательно прописывают, по пунктам, порядок применения цифровой подписи. Основание — ФЗ-№ 63 и ФЗ-№ 402.

Квалифицированной подписью подписывают счёта-фактуры, акты приёма-сдачи, универсальные передаточные документы (Приказ Министерства финансов № 174). Документы внутри организации можно подписывать неквалифицированной подписью.

Какие ещё разделы прописывают в соглашении:

• предмет и цель соглашения;
• порядок работы с электронной подписью;
• ссылки на законы об ЭДО;
• нюансы работы с оператором;
• кто отвечает за составление, передачу и подписание документов;
• условия обмена документами;
• порядок разрешения споров;
• сроки действия договорённости;
• порядок внесения изменений в регламент;
• реквизиты и подписи сторон.

После подписания регламента ЭДО компании заключают договоры с операторами электронного документооборота. Причём двум контрагентам необязательно пользоваться одним оператором — сервисы ЭДО работают друг с другом через роуминг.

Чтобы наладить ЭДО с партнёрами в «Астрал.ЭДО / 1С-ЭДО» достаточно отправить контрагенту приглашение через 1С. Система интегрирована в «1С:Предприятие» — сотрудникам не придётся учиться работать с новой программой. Чтобы подключиться к системе «Астрал», оставьте заявку, и региональный представитель компании свяжется с вами.

Согласно п. 1 ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. При этом непосредственным моментом заключения договора признается получение лицом, направившим оферту, ее акцепта (п. 1 ст. 433 ГК РФ). Как следует из п. 1 ст. 434 ГК РФ, договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения (подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ). В свою очередь, простая письменная форма договора по общему правилу считается соблюденной, когда документ, выражающий содержание такого договора, подписан от имени его сторон уполномоченными на то лицами (п. 1 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ). Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства. Лишь в случаях, прямо указанных в законе или в соглашении сторон, несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность (ст. 162 ГК РФ). Использование при заключении договора факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (смотрите п. 2 ст. 160 ГК РФ). По смыслу приведенной нормы условие об использовании факсимиле (иного аналога собственноручной подписи) при подписании договора не может содержаться в самом этом договоре, а должно быть согласовано в отдельном документе, подписанном сторонами собственноручно (смотрите, например, постановления АС Центрального округа от 19.01.2022 N Ф10-6305/21, Тринадцатого ААС от 27.08.2021 N 13АП-38898/20). В ряде случаев суды исходят из того, что допустимость применения факсимиле может подтверждаться сложившейся между сторонами деловой практикой (смотрите, например, постановление АС Поволжского округа от 08.11.2021 N Ф06-10419/21). Договор в письменной форме, заключаемый путем составления единого электронного документа, также должен быть подписан сторонами (п. 2 ст. 434 ГК РФ). В таком случае средством подписания договора служит электронная подпись (смотрите ст. 1 и п. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи”, далее – Закон N 63-ФЗ). Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях, за исключением случаев, когда законодательством предусмотрено составление документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). Таким образом, для использования квалифицированной электронной подписи в целях подписания договоров не требуется обязательного заключения отдельного соглашения сторон, предусматривающего соответствующую возможность. Электронный документ, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных законодательством или соглашением сторон (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). В случае заключения договора путем обмена документами (в том числе электронными) или иными данными требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами или соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ идентификации лица, заключающего договор (абзац второй п. 1 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ ГК РФ). Таким образом, обмен электронными копиями договора, подписанного на бумажном носителе, после чего у каждой из сторон имеется экземпляр договора, подписанный этой стороной, и электронная копия договора, подписанного второй стороной, с точки зрения ГК РФ, не являются достаточным условием для того, чтобы договор считался заключенным, поскольку в этом случае у обеих сторон договора отсутствуют доказательства того, что договор подписан второй стороной (упомянутая выше электронная копия таким подтверждением считаться не может). Однако описанный способ оформления договорных отношений не является безусловным свидетельством незаключенности договора. В соответствии с положениями п. 1 ст. 161, п. 2 и п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ договоры могут заключаться не только путем подписания сторонами единого документа (в том числе электронного), выражающего содержание сделки, но и путем обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными, а также путем совершения одной стороной действий по исполнению условий договора, содержащихся в письменном предложении другой стороны о его заключении. Как следует из разъяснений, содержащихся в п. 65 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25 “О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации”, если иное не установлено законом или договором и не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон, юридически значимое сообщение может быть направлено в том числе посредством электронной почты, факсимильной и другой связи, осуществляться в иной форме, соответствующей характеру сообщения и отношений, информация о которых содержится в таком сообщении, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (например, в форме размещения на сайте хозяйственного общества в сети Интернет информации для участников этого общества, в форме размещения на специальном стенде информации об общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме и т.п.). При этом разъяснения, данные в п. 9 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 25.12.2018 N 49 “О некоторых вопросах применения общих положений Гражданского кодекса Российской Федерации о заключении и толковании договора” (далее – Постановление N 49), указывают на то, что при заключении договора путем обмена документами для целей признания предложения офертой не требуется наличия подписи оферента, если обстоятельства, в которых сделана оферта, позволяют достоверно установить направившее ее лицо (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Это означает, что если, исходя их конкретных обстоятельств (в частности, например, с учетом установившейся практики взаимоотношений между сторонами), можно достоверно установить, что направленный по электронной почте документ исходит от лица, уполномоченного действовать от имени контрагента, такой документ может считаться равнозначным подписанному контрагентом. Иными словами, принципиально договор может быть заключен в том числе посредством обмена копиями и скан-копиями документов по электронной почте, если возможно достоверно установить, что соответствующее электронное сообщение исходит от стороны, заключающей договор. Кроме того, нельзя не учитывать, что независимо от наличия подобной переписки сторон о заключении между ними договора в письменной форме может свидетельствовать последующее совершение одной из сторон конклюдентных действий в ответ на письменное предложение, содержащее все существенные условия договора. Таким действием может быть, например, документально подтвержденное путем подписания товаросопроводительного документа принятие одной стороной товара, переданного ей другой стороной (смотрите п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ, п. 13 Постановления N 49). Следовательно, в случае возникновения спора договор может быть признан заключенным даже и при обмене копиями договора в отсутствие оригинала подписанного сторонами договора. Однако перспектива такой квалификации определяется конкретными обстоятельствами (ст. 431 ГК РФ, пп. 43-46 Постановления N 49).

Рекомендуем также ознакомиться с материалом: – Вопрос: Имеет ли юридическую силу скан-копия договора, направленная по электронной почте? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2021 г.)

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Александров Алексей

Ответ прошел контроль качества

25 апреля 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:- Шестакова Е.В. Договоры в электронной форме: правовые риски и судебная практика. – “Право Доступа”, 2020;- Вопрос: Возможно ли подписание сторонами договоров с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи путём обмена документами через электронную почту, а не через оператора электронного документооборота? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2020 г.);- Подписание соглашения об ЭДО (Е.Е. Каравайкина, журнал “Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 9, сентябрь 2020 г.);- Вопрос: При переходе на электронный документооборот с контрагентами какие документы должны быть оформлены внутри организации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2021 г.);- Вопрос: Необходимость наличия соглашения между контрагентами при использовании электронной цифровой подписи (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2021 г.);- Вопрос: Нужно ли подписывать какое-либо соглашение для обмена юридически значимыми документами через ЭДО или достаточно принять приглашение в системе ЭДО (типа Диадок)? Нужно ли в договоры включать формулировку про ЭДО или достаточно закона про ЭЦП? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2019 г.).

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТАндреева Людмила

30 сентября 2021 г.

Электронный документооборот в России в последние годы стремительно развивается в очень разных областях. Стимулирует процесс государство, которое заинтересовано в унификации документооборота, его оцифровке, направлении по определенным каналам электронного взаимодействия. С планами развития ЭДО в хозяйственной деятельности можно ознакомиться: решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 25.12.2020 № 34) утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Одна из главных целей – заинтересовать организации и ИП в переходе на ЭДО.

По отдельным направлениям электронный документооборот стал обязателен. Так, в поле зрения бухгалтера обязательный ЭДО в сфере оборота товаров, подлежащих маркировке средствами идентификации, товаров, подлежащих прослеживаемости; давно в обиход вошла электронная отчетность. При этом даже императивные нормы очень многие компании и ИП продолжают игнорировать, а попытки перейти на электронное взаимодействие с контрагентами ярко иллюстрируют всю степень неосведомленности о заложенных в законодательстве правилах.

Отдадим должное одному очень существенному вопросу, который необходимо проработать на стадии внедрения электронного документооборота с бизнес-партнерами: чтобы в дальнейшем можно было в электронной форме заключать сделки, обмениваться юридически значимыми сообщениями, закрывающими документами, начинать надо с заключения с контрагентом соглашения об ЭДО.

Всегда ли обязательно соглашение

Любые условия стоит закреплять соглашением лишь тогда, когда они не вменены законом или нормативно-правовым актом. Например, ст. 169 НК РФ (п. п. 1, 1.1, 1.2, 6) однозначно установлено, что при обороте товаров, подлежащих прослеживаемости, счета-фактуры должны выставляться исключительно в электронной форме. Продавец обязан обеспечить направление такого документа покупателю по ТКС через оператора ЭДО, а покупатель, в свою очередь, обязан обеспечить получение счета-фактуры по этому каналу связи. Сам счет-фактура должен соответствовать утвержденному формату и подписан должен быть усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации либо иного уполномоченного на это лица. Если электронное взаимодействие будет ограничено только этой сферой, то и соглашение не требуется: нет альтернатив, которые могли бы предпочесть стороны, глобально нечего согласовывать. Нет, конечно, и здесь можно найти, о чем договориться: о выборе конкретного оператора ЭДО, чтобы избежать тисков роуминга, о способе передачи доверенностей на уполномоченных лиц, о действиях в случае сбоев связи и т.п. Но это уже факультативно и может фиксироваться допсоглашением.

Правда, практика показывает, что уровень «культуры ЭДО» сейчас таков, что стоит оговаривать даже самые банальные условия, потому что никогда неизвестно какие идеи могут посетить контрагента и удастся ли потом убедить его, что он неправ, а ведь на карту поставлена действительность оправдательных и первичных документов, счетов-фактур, очень высоки налоговые риски и риски хозяйственных споров между контрагентами. И тем не менее закрепим такой вывод: если закон четко регламентирует все существенные вопросы электронного взаимодействия определенного вида, отдельное письменное соглашение между компаниями не обязательно, в противном случае оно потребуется.

Какие положения стоит включить в соглашение

Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к действующему договору или в виде раздела основного договора.

Содержательную часть стороны преимущественно определят самостоятельно – в зависимости от того, что для них существенно, но есть и обязательные положения.

При составлении текста соглашения стоит руководствоваться нормами Федерального закона № 63-ФЗ, ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», п. 17 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот у бухучете», а также весьма содержательными Методическими рекомендациями по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами (утв. ФНС России, далее – Методрекомендации ФНС) или на сайте ФНС России с главной страницы перейдите в раздел «Деятельность», выберите опцию «Иные функции ФНС России», далее – «Электронный документооборот» и перейдите на страницу «База знаний»).

Итак, в соглашении с контрагентом об ЭДО оговорите:

1. Могут ли стороны сочетать электронный документооборот с бумажным и в каких рамках. То есть, не возбраняется ли во взаимоотношениях с одним и тем же покупателем выставлять часть счетов-фактур, накладных, актов и т.п. на бумаге, а часть – в электронном виде, но вот дублирования (задваивания) электронных документов на бумаге (и наоборот) следует избегать, поскольку возникнут вопросы какой из документов подлинник, какой датой он выдан/получен и т.п. Например, в отношении счетов-фактур эта дилемма решена так (п. 24 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н): при невозможности направить счет-фактуру в электронной форме в адрес покупателя, продавец направляет покупателю тот же счет-фактуру с теми же показателями на бумажном носителе, лишь дополняет его подписью главного бухгалтера организации; дальнейшее перевыставление этого счета-фактуры в электронной форме не допускается.

2. Могут ли стороны обмениваться электронными документами только через оператора ЭДО или (в не запрещенных законом случаях) и без его участия (с помощью электронной почты, посредством личного кабинета одного контрагента на сайте другого и т.д.). Допустимые каналы ЭДО следует обозначить (например, указать адреса электронной почты для направления юридически значимых сообщений (если применимо)).

3. Перечень форматов электронных документов, подлежащих обмену. Помните, что есть вмененные законом и утвержденные органами власти форматы, которые нельзя игнорировать (например, формат счетов-фактур, УПД). В остальном стороны вольны выбирать. Степень детализации информации в этом разделе может быть различной: от общих слов до исчерпывающего перечня допустимых форматов файлов и даже оговорки о характере прикрепления ЭП к документу (открепленная или прикрепленная).

4. Способы создания, направления и получения электронных документов, способы подтверждения отправления и получения электронного документа. Это актуально для случаев, которые не регламентированы НПА. Например, согласно п. п. 8 и 9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, счет-фактура считается выставленным продавцом покупателю, если продавцу поступило соответствующее подтверждение от его оператора ЭДО, а полученным покупателем он будет считаться, если тому поступило соответствующее подтверждение от его оператора ЭДО. Нужно ли переписывать эти правила в соглашение, нужно ли просить покупателя пересылать продавцу подтверждение оператора ЭДО – решать вам. Когда же ЭДО организован без участия специализированного оператора, ФНС рекомендует предусматривать в соглашении стандартные стадии работы с электронными документами. В любом случае ознакомьтесь с разделами 3 «Обмен электронными документами без участия операторов электронного документооборота» и 4 «Обмен электронными документами через операторов электронного документооборота» Методрекомендаций ФНС и определите, какой объем описанных там правил включить в соглашение с контрагентом.

Если стороны применяют многосторонние электронные документы, стоит согласовать очередность их направления и подписания сторонами (в случаях, не регламентированных законом или НПА).

Укажите, что при обмене многосторонними документами допускается использование только одного канала электронного взаимодействия, а финальная версия электронного документа, подписанная всеми участниками, должна быть получена каждой стороной (п. 1.9 Методрекомендаций ФНС, Письмо ФНС России от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760).

Целесообразно оговорить в соглашении и вопрос направления и подписания связанных между собой электронных документов (пакетов электронных документов). При этом необходимо руководствоваться нормой п. 4 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ.

5. Виды электронных подписей, используемых при создании электронных документов. Ст. 4 (п. 1) Федерального закона № 63-ФЗ гарантирует участниками электронного взаимодействия право использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами или НПА либо соглашением между участниками электронного взаимодействия. Казалось бы, не надо поднимать этот вопрос в соглашении: зачем ограничивать свои возможности? Однако тут есть два «но»: во-первых, п. 17 ФСБУ 27/2021 требует, чтобы виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определялись соглашением экономического субъекта с данными лицами. Во-вторых, чем менее зарегулирован будет этот вопрос, тем более широкое поле останется для потенциально конфликтных ситуаций. Куда лучше даже просто зафиксировать, что может использоваться любой вид ЭП, не запрещенный законом, чем обойти этот вопрос молчанием. Можно установить и более жесткие правила: когда подойдет простая ЭП, когда – усиленная неквалифицированная, а когда не обойтись без УКЭП.

Еще одну оговорку по этому разделу соглашения находим в п. 3 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ: соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью. Дело в том, что по общему правилу, если применена усиленная электронная подпись, то документ и так равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью, но ведь не на всякую собственноручную подпись поставишь печать. В организации по этому поводу может быть свой регламент и придется ограничить круг подписантов таких документов или установить какие-то еще «контрольные точки».

6. Порядок определения полномочий подписантов, отличных от лиц, имеющих право действовать от имени организации без доверенности. Этот вопрос должно осветить особенно четко, учитывая, что при применении УКЭП правила тут изменены с 2022 г. Аккуратно составить этот раздел помогут пп. 1 и 2 п. 1 ст. 17.2, ст. 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ, п. п. 2.4, 2.6, 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ (в ред. от 30.12.2021) и п. 3 ст. 4 Федерального закона от 30.12.2021 № 443-ФЗ. Сообразно обстоятельствам и в зависимости от вида используемой ЭП (простая, усиленная неквалифицированная или квалифицированная), момента получения сертификата ключа проверки УКЭП уполномоченного лица, нужно оговорить когда такие подписанты могут действовать на основе приказа о праве подписи без доверенности, когда понадобится бумажная доверенность, когда – машиночитаемая (электронная) и каким образом доверенность (или, возможно, в отдельных случаях, выписка из приказа о праве подписи) будет предоставляться контрагенту. Например, в силу пп. 2 п. 2 ст. 17.2 Федерального закона № 63-ФЗ представление машиночитаемой доверенности осуществляется посредством ее включения в пакет электронных документов, если иной порядок не предусмотрен соглашениями при взаимодействии юридических лиц и индивидуальных предпринимателей между собой. Т.е. допустим альтернативный вариант: машиночитаемая доверенность может быть предварительно направлена контрагенту в порядке, предусмотренном соглашением, и тогда ее не потребуется прилагать к каждому подписанному документу.

7. Возможность шифрования электронных документов при обмене ими. Шифрование недопустимо, если:

НПА установлен запрет на шифрование информации;

• выставлен электронный счет-фактура (УПД), содержащий реквизиты прослеживаемости (п. 7 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н);
• в договоре стороны, составившей электронный документ, с ее оператором ЭДО имеется поручение оператору проводить проверку документа по тем или иным параметрам.

Остальное – на усмотрение сторон.

8. Порядок определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи (если таковые применяются) (п. 2 ст. 6, пп. 1 п. 2 ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ).

9. Порядок проверки неквалифицированных электронных подписей, используемых при создании электронных документов (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ) и порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и электронного документа.

10. Требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов и конфиденциальности используемых подписантами ключей ЭП, а также порядок действий в случаях нарушения оной (пп. 2 п. 2 ст. 9, пп. 2 п. 1 Федерального закона № 63-ФЗ).

11. Порядок действий в форс-мажорной ситуации. Например, как и в какие сроки при отказе каналов электронного взаимодействия следует уведомить контрагента о технической проблеме, каким путем формировать, подписывать и передавать документы до ее разрешения.

12. Перечень лиц, ответственных за организацию ЭДО и разрешение форс-мажорных ситуаций.

13. Другие положения, которые считаете важными при организации ЭДО с партнерами.

Какие условия нужно включить в соглашение

Эти положения можно дополнить другими условиями, которые являются важными для вас и помогут наилучшим образом организовать обмен электронными документами между вашей компанией и ее партнерами.

Компания «Такском» предлагает вам быстрый, надежный и выгодный переход на ЭДО с контрагентами. Выберите оптимальное решение для любых целей и учетных программ.

Комплекс решений для любого бизнеса

Электронная отчётность, ЭЦП, ЭДО, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С

Оставьте заявку на подключение или консультацию

Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:

Когда соглашение не потребуется

Законодательством установлен ряд ситуаций, когда бизнес обязан использовать ЭДО.

Так, Налоговый кодекс предписывает обязательный обмен электронными счетами-фактурами между участниками оборота прослеживаемых товаров. Продавец обязан направить по ТКС электронный счет-фактуру, подписанный усиленной квалифицированной подписью (УКЭП), а покупатель – принять его по этому же каналу связи. Альтернативы для участников нет. А все необходимые правила и положения закреплены НК и приказами Минфина.

Аналогичный порядок установлен для участников оборота маркированных товаров. Участники оборота обязаны обмениваться электронными универсальными передаточными документами (УПД) и направлять данные о переходе права собственности на маркированный товар в систему Честный ЗНАК.

Если контрагенты не будут использовать ЭДО для иных целей, то и согласовывать им нечего. По факту стороны могут заключить соглашение и закрепить в нем отдельные моменты. Например: услугами какого оператора пользоваться, чтобы избежать роуминга. Но это не обязательно.

В некоторых случаях достаточно согласия действием. Так, если контрагенты решили обмениваться электронно счетами-фактурами, то отдельное соглашение для этой цели не потребуется, достаточно просто приступить к обмену документами через ЭДО.

Дело в том, что порядок выставления, подписания и отправки электронных счетов-фактур, требования к формату и прочие ключевые вопросы давно проработаны и законодательно утверждены. Эту позицию ФНС подтверждает в письме от 24.10.2018 № ЕД-4-15/20755.

Таким образом, если нормативные акты четко регламентирует все вопросы применения ЭДО в определенной области, а контрагенты не планируют использовать электронный документооборот вне этой области – соглашение им не потребуется. Но они могут заключить его по собственной инициативе.

компании «Такском» вы можете заказать квалифицированные сертификаты ключей электронной подписи для подписания электронных документов при работе с контрагентами и иных видов ЭДО.

Форма соглашения

Соглашение можно оформить как:

• раздел обычного договора (поставки, выполнения работ, оказания услуг и т. д.);
• дополнительное соглашение к действующему договору с контрагентом.

Электронный документ приравнен к бумажному

Документы в сервисе электронного документооборота подписывают квалифицированной электронной подписью — КЭП. С такой подписью акт, счёт или накладная имеет силу бумажного документа. Как будто его подписали шариковой ручкой. Электронный документ не надо дублировать на бумаге. Это следует из ст. 160 и 434 ГК РФ, а также из ч. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

КЭП считается действительной, пока её не оспорили в суде. Например, признали, что она украдена или её выдал удостоверяющий центр без аккредитации — ст. 11 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Заключать с контрагентом соглашение на ЭДО не обязательно. Обмен электронными документами = соглашение с контрагентом о переходе на ЭДО. Так считают суды в спорах о юридической силе электронных документов. Примеры — дело № А54-77/2019, № А40-29216/16, № А81-3583/2021.

Оптовик ИП Иванов привез в магазин ООО «Рассвет» партию шоколада на 200 000 ₽. Предприниматель составил накладную ТОРГ-12, подписал электронной подписью и отправил магазину через Контур.Диадок. В накладной указаны продавец и покупатель, наименование, количество и цена товара. Покупатель накладную получил и подписал электронной подписью директора ООО «Рассвет». Такая накладная равноценна бумажной. Она подтверждает, что ИП Иванов передал товар, и ООО «Рассвет» обязано заплатить 200 000 ₽. Электронную накладную Иванов покажет суду, если покупатель не заплатит в срок. А ещё накладную, как первичку, Иванов отдаст бухгалтеру для учёта и, в случае проверки, покажет налоговой.

Сам договор поставки с контрагентом ИП Иванов может тоже подписать через ЭДО. Если контрагент уже работает с его оператором, достаточно найти его в системе и пригласить к электронному обмену или принять входящее приглашение.

У контрагента может быть другой оператор ЭДО — тогда обмен с ним будет через роуминг. Но разные операторы и роуминг не отменяют силу электронных документов.

Есть исключение: соглашение на ЭДО нужно, если документ подписывают простой или неквалифицированной электронной подписью. Например, когда работают через программу, где накладную можно подписать прямо на смартфоне через смс.

Совсем другой случай — кадровый ЭДО, он же КЭДО. Там работодатель получает согласие работников, подробности — в статье про КЭДО.

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Ваша обязанность — следить за сохранностью подписи

У пользователя ЭДО есть обязанность из ст. 10 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Суть следующая.

Свою электронную подпись нельзя передавать другому человеку. Если подпись попала в чужие руки, нужно сообщить об этом в удостоверяющий центр и контрагенту в течение одного рабочего дня. Подписывать документы такой подписью не нужно.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Можно обговорить детали ЭДО

В договоре с контрагентом можно расписать порядок работы через ЭДО — для ясности. Например, чтобы точно понимать, каким оператором хотите пользоваться. Или как быть, если нет доступа к электронному обмену.

Давайте снова посмотрим на поставщика ИП Иванова из нашего примера. В его договор поставки с покупателями можно включить вот такой пункт:

Покупатель и поставщик договорились об обмене товарными накладными, спецификациями, заявками, счетами и любыми другими документами в рамках исполнения настоящего договора через систему ЭДО Контур.Диадок. Каждая сторона самостоятельно и за свой счёт подключается к оператору ЭДО. Бумажные документы дополнительно стороны не составляют.

Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде в случае технического сбоя внутренних систем. В этом случае в период сбоя стороны обмениваются документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью уполномоченного лица и заверенные печатью организации.

Это примеры условий. В своём договоре можно написать нужные условия именно для вашей ситуации.

Какие нормативные акты помогут составить соглашение

При составлении соглашения нужно опираться на следующие акты:

• закон о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011;
• закон об электронных подписях № 63-ФЗ от 06.04.2011;
• ФСБУ 27/2021 о документообороте в бухучете;
• Методические рекомендации ФНС по порядку обмена электронными документами между компаниями (ИП) или физлицами.

Когда соглашение обязательно

Если порядок электронного документооборота в определенной области законодательно не установлен, а стороны используют подписи, отличные от УКЭП – соглашение необходимо.

Технически, подтверждать юридическую значимость документов, подписанных УКЭП, необязательно. Такие документы – юридически равнозначны бумажным, собственноручно подписанным руководителем (ИП) или иным уполномоченным лицом. Однако, если порядок документооборота определенным видом документов законом не урегулирован, то контрагентам стоит установить и закрепить его самостоятельно, чтобы избежать споров и разногласий.