Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция-2021

Как смотреть бесплатные вебинары для бухгалтеров и кадровиков

Вебинары по бухучету и налогам проходят в Контур.Школе каждый вторник с 10:00 до 11:00 по мск. Вебинары по кадрам — 1-2 раза в месяц по четвергам. Один вебинар в месяц бесплатный. Чтобы его посмотреть, вам нужно:

1. Зайти в раздел «Бесплатно» — это расписание ближайших тем.
2. Выбрать интересную для себя тему: бухгалтерский и налоговый учет, кадровое делопроизводство, изменения в учете, развитие в профессии и пр. 
3. Перейти на страницу понравившегося вебинара и нажать кнопку «Записаться на вебинар». За час до прямого эфира вы получите напоминание о вебинаре на свою электронную почту. Можно заранее зарегистрироваться на все бесплатные вебинары в Контур.Школе, чтобы каждый месяц бесплатно изучать новую тему.
4. Присоединиться к прямому эфиру по расписанию, чтобы послушать спикера и задать вопрос в чате. Во время каждого эфира в чате дежурят минимум два эксперта: один эксперт помогает решить организационные и технические вопросы, второй отвечает на вопросы по теме вебинара. В чатах Контур.Школы всегда дружественная и позитивная атмосфера. Наши слушатели делятся опытом друг с другом.

Как бесплатно смотреть записи вебинаров

В месяц в Контур.Школе проходит минимум четыре новых вебинара по бухучету, налогам, кадрам. Теперь вы знаете, что один из них можно послушать бесплатно в прямом эфире.

Несколько записей вебинаров на сайте мы открываем бесплатно: для начинающих и практиков. Смотрите видео и получайте новые знания в любое удобное время без привзяки к конкретной дате и времени.

Как бесплатно пройти онлайн-курс для бухгалтеров

Приглашаем вас на пробные дистанционные курсы:

Мы еще называем их демокурсы. Здесь все, как в больших программах повышения квалификации и профпереподготовки в Контур.Школе:

• можно смотреть уроки, проходить онлайн-тесты и получить электронный сертификат, если сдадите итоговый тест. Только видео в уроках короче — по 10-20 минут, а не по 40. И всего в курсе 4 урока, а не 10–20, как в больших курсах;
• можно попробовать формат обучения в Контур.Школе, заодно послушать актуальную информацию и получить электронный сертификат.

Бесплатный тест сервиса кэдо

Для любой компании команда АТАЧ.КАДРЫ реализует мини-проект на 10-15 пользователей и 2-3 кадровых процесса. 

В отличие от тестового/демонстрационного периода, что является обычной практикой на рынке, команда АТАЧ.КАДРЫ не оставляет пользователя один на один с системой. Бизнес-аналитики и разработчики выявляют потребности клиента, вникают в особенности автоматизации кадровых процессов в компании и корпоративные правила. Команда предлагает решения по интеграциям систем и процессам, которые лучше всего первыми переводить в электронный вид.

Пилотный проект АТАЧ.КАДРЫ популярен благодаря легкому вхождению в цифровизацию. В среднем, 4 компании из 5 принимают решение перейти на КЭДО после пилотного старта.

Интеграция с 1с зуп

АТАЧ имеет возможность обмена данными с 1С ЗУП и любыми другими системами.

При оформлении отпуска заявление может передаваться из 1С:ЗУП в АТАЧ.КАДРЫ только для подписания. Либо весь процесс может быть реализован в системе: от создания заявления с использованием автоматической подстановки фамилии, исполнителя и других данных из 1С – до подписания руководителями, создания уведомления о начале отпуске и хранении в цифровом архиве.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция-2021

Как вести эдо кадровой документации в 1с:кабинет сотрудника

Так как документооборот через сервис «Работа в России» — односторонний, т.е. работодатель может подписать документ и ознакомить с ним работника, то сотруднику негде написать и подписать заявление или запросить справку.

С помощью сервиса 1С:Кабинет сотрудника можно сделать так, что работники станут полноценными участниками ЭДО кадровых документов:

• Администратор абонента сервиса включает в настройках использование ЭЦП. В этом случае работники могут самостоятельно создавать сертификаты усиленной неквалифицированной ЭЦП и использовать их для подписи документов. Данные сертификаты хранятся в облачном хранилище. 

В планах предоставить администратору абонента сервиса возможность настраивать срок действия сертификатов работников. При окончании срока сервис выдаст предупреждение об этом. Работник сможет переоформить сертификат в любое время.

• Работники подписывают документы с любого устройства — не только с ПК, но и со смартфона. При этом они вводят пароль закрытого ключа ЭЦП один раз за сеанс.

Для перехода на ЭДО кадровых документов можно использовать следующие программы и сервисы, отвечающие требованиям законодательства:

• Конфигурация 1С с встроенным зарплатным модулем (1С:ЗУП ред. 3, 1С:ЗИК госучреждения ред. 3, 1С:ERP ред. 2, 1С:Комплексная автоматизация 8 ред.2). В этой конфигурации можно подготовить кадровые документы, подписать их усиленной квалифицированной ЭЦП, опубликовать на сайте «Работа в России», настроить взаимодействие с 1С:Кабинет сотрудника.
• Ресурс «Работа в России», через которую можно хранить кадровые документы в электронном виде;
• Сервис 1С:Кабинет сотрудника, в котором есть возможность сделать работников полноценными участниками ЭДО кадровых документов. В кабинете работник может подписывать документы усиленной неквалифицированной ЭЦП, получать сведения о своей зарплате, подавать заявления, заказывать и получать справки и т.д.

В дальнейшем планируется организовать интеграцию 1С:Кабинет сотрудника с 1С:Бухгалтерия предприятия.

Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика

Отображение списка заявлений на отпуск, отправленных на согласование. Информация о сотрудниках подразделения, находящихся в отпуске.

Определение согласующих заявление на отпуск. Есть обязательные, которые автоматически заполняются системой, а есть те, которые пользователь заполняет  вручную (например, указывает заместителя).

Процесс согласования заявления на отпуск.

Как проводится эксперимент по переходу на эдо кадровой документации

Согласно Закону от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ в России проводится эксперимент по применению кадрового электронного документооборота отдельными работодателями и сотрудниками. В этом случае документы не дублируются на бумажном носителе.

Задача такого эксперимента — перейти на ЭДО по кадровой документации с одновременным решением возникающих вопросов и проблем, касаемых электронных документов по трудовым отношениям. Кроме того, на основании проводимого эксперимента вырабатывается план изменения законодательства в сфере труда.

Эксперимент по внедрению кадрового ЭДО проводится с помощью государственного ресурса «Работа в России».

Как произвести интеграцию программы 1с:зуп ред. 3 и ресурса «работа в россии»

 В обновленной конфигурации 1С:ЗУП ред. 3 пользователям будет предоставлена возможность настроить выгрузку печатных форм документов из программы на ресурс «Работа в России».

Далее планируется, что в 1С:ЗУП 8 ред. 3 можно будет подписывать документы несколькими ответственными лицами и передавать их для подписи ответственному лицу.

Какие видеозаписи можно посмотреть прямо сейчас

1. Разбор ошибок начинающего бухгалтера. Практикум.
2. Развитие и карьера в бухгалтерии. Ставим цели на 2021 год.
3. Как стать главным бухгалтером и к чему готовиться в новой должности.
4. Профессиональные бухгалтерские лайфхаки. Как всё успевать, эффективно работать и радоваться жизни.
5. Специалист кадровой службы: требования к образованию, опыту, профессиональному развитию.

Какие документы поддерживаются

Все типы кадровых документов:

• заявления;
• трудовой договор;
• должностные инструкции;
• графики отпусков;
• приказы;
• соглашения о неразглашении;
• платежные ведомости;
• переводы сотрудников;
• справки о дохода;
• расчетные листы;
• документы об увольнении и др.

Какие существуют виды эцп?

Для организации электронного документооборота используются 2 вида ЭЦП — простая и усиленная. Усиленная ЭЦП подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную (ст. 5 Закона от 06.04.2021 г. № 63-ФЗ). Виды ЭЦП различаются по степеням защиты и областям применения.

Обмен с работниками электронными кадровыми документами

В новых версиях 1С:ЗУП 8 ред. 3 будет возможность получать файл визуализации для печати. В нем будет штамп с указанием номера сертификата ЭЦП. К примеру, если работодателю нужно ознакомить сотрудника с приказом в письменном виде под подпись, тогда файл, подписанный работодателем, будет состоять из 3-х файлов — печатная форма без штампа, файл отсоединенной ЭЦП, печатная форма со штампом. И все эти файлы работодатель сможет отправлять работнику на электронную почту.

Когда работник получит документ, он может подписать его своей ЭЦП или на документ PDF наложить изображение своей факсимильной подписи. Кроме того, он может распечатать или направить обратно работодателю электронный образ со своей подписью. Вариант зависит от того, какие в компании правила работы с электронными документами и ЭЦП, а также правила использования факсимильных подписей и электронных образов документов.

Важен такой момент — для применения локальной усиленной ЭЦП  на ПК работника должны быть установлены средства криптографической защиты информации. Кроме того, информация по поводу факсимильной подписи указывается только в ГК РФ, а трудовые отношения регламентируются нормами ТК РФ. Также искать в электронной почте юридически значимые документы бывает не всегда удобно.

Преимущества

1. Открытое API с лентой событий для двухстороннего обмена.
2. Полноценная интеграция с 1С ЗУП.
3. Настройка шаблонов и типов для унификации документов компании.
4. Хранение и архивация документов в соответствии с законодательством.
5. Бесплатный выпуск УНЭП (усиленная неквалифицированной электронной подписи) для всех сотрудников компании осуществляется прямо в сервисе.

Преимущества сервиса

АТАЧ.КАДРЫ помогает:

• Подписывать любые кадровые документы удаленно электронной цифровой подписью: ПЭП, УНЭП, УКЭП – через USB-токен или облачного вида.  
• Хранить документы в электронном виде в соответствии с регламентами компании и законом 125-ФЗ.
• Передавать документы в информационные системы ИТ-ландшафта предприятия в 1 клик: в SAP HR, Oracle HR, 1С ЗУП, “Босс Кадровик” и любые другие.
• Искать кадровые документы, как в google: по системе фильтров и документам; а также как в windows-проводнике – через структуру папок.
• Согласовывать документы внутри отдела и с руководством;
• Делегировать обязанности и замещать других исполнителей во время отпусков и больничных;
•  Массово знакомить работников с приказами в интуитивно понятном личном кабинете.

Интуитивно понятный интерфейс является одной из ключевых особенностей решения. Принципы просты и напоминают работу в самых распространенных интерфейсах и программах. Например, поиск документов в АТАЧ.КАДРЫ реализован, как в Google, а просмотр и сама «лента документов» – как в MS Outlook.

АТАЧ.КАДРЫ поставляется как коробочное решение с 10-ю стандартными типами документов и процессов. Для компаний с нетиповыми бизнес-процессами предусмотрены индивидуальные проекты внедрения с привлечением бизнес-консультантов в сфере кадровой цифровизации

Преподаватели курса:

Записаться на бесплатный онлайн-курс

Преподаватели:

Демокурс поможет понять, как проходит обучение в Контур.Школе, вы разберете несколько вопросов коммерческого учета, пройдете онлайн-тест и сможете получить электронный сертификат, который подтвердит знания по теме.

Записаться на бесплатный онлайн-курс

Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.

Расчеты с физлицами можно вести в 1С:ЗУП, а вот для самозанятых будет удобнее использовать обычную бухгалтерию, т.к. расчеты с ними равнозначны расчетам с различными поставщиками (ИП или организациями). Но при желании можно завести карточку на самозанятого, как физлицо и в 1С:ЗУП.

Скидки и акции

АТАЧ.КАДРЫ переведет в цифру 2 самых популярных бизнес-процесса: оформление отпуска и массовое ознакомление с локально-нормативными актами. Десять сотрудников смогут подписывать документы ПЭП/УНЭП в соответствии с действующим законодательством. Работодателю потребуется УКЭП.

Доступ к решению предоставляется на 2 месяца. Предложение действует до 31 декабря по промокоду KLERK.

Согласие работника на участие в эдо кадровых документов

Работодатель должен получить от сотрудника согласие на участие в кадровом ЭДО. Для этого нужно:

• внести корректировки во внутреннюю документацию компании, например, колдоговор, а затем ознакомить работников под подпись с внесенными изменениями;
• внести корректировки в трудовые договоры текущих работников, а при приеме новых указывать пункт о согласии с кадровым ЭДО в заключаемом трудовом договоре;
• разработать и утвердить отдельный документ — согласие на присоединение к кадровому электронному документообороту. 

Предположительно, данное согласие должно подписываться такой ЭЦП, чтобы она имела статус юридически значимой не только в компании, но и за ее пределами. Поэтому рекомендуется подписать хотя бы один документ собственноручной подписью или квалифицированной ЭЦП, оформленной в аккредитованном удостоверяющем центре.

В данный момент обсуждается вопрос, можно ли согласие дистанционных сотрудников подписывать неквалифицированной ЭЦП.

Уроки демокурса:

1. Вводный урок: регламент обучения, получение сертификата об обучении.
2. Резерв сомнительных долгов: момент создания резерва в учете, практические ситуации и бухгалтерские проводки, сроки и правила списания резерва.
3. Порядок исправления ошибок в бухгалтерской отчетности: критерии существенности ошибок, особенности учета с неутвержденной и утвержденной отчетностью.
4. Понятие страховых взносов: виды страховых взносов, объекты обложения, плательщики.

Уроки демокурса — это актуальные полезные фрагменты из уроков программ повышения квалификации и профпереподготовки Контур.Школы, которые соответствуют требованиям профстандартов.

Учитесь через мобильное приложение контур.школа

Смотреть вебинары в прямом эфире и в записи, а также учиться на курсах можно через мобильное приложение Контур.Школа. Это удобно.

Учитесь со смартфона, отдыхая от компьютера.

Хранение электронных кадровых документов

В программе 1С:ЗУП ред. 3 имеется стандартная подсистема «Электронная подпись». С ее помощью пользователь может подписывать печатные формы, присоединенные к кадровым приказам. Такая возможность позволяет работодателю частично организовать электронное хранение приказов.

Первоначально нужно настроить программу 1С:ЗУП ред. 3 для работы с ЭЦП. Для этого пользователь заходит в меню «Администрирование», выбирает «Общие настройки» и переходит в раздел «Электронная подпись и шифрование».

Чтобы иметь возможность подписывать файлы, необходимо поставить флажок «Электронная подпись», а затем сделать настройки справочников «Программы»  и «Сертификаты», пройдя по гиперссылке «Настройки электронной подписи и шифрования».  

Для подписания приказа электронной подписью в программе проводятся действия:

• в форме сохранения печатной формы пользователь ставит переключатель в положение «Присоединить к документу», а затем выбирает нужный формат документа;

• в форме списка присоединенных к документу файлов пользователь встает курсором на требуемую печатную форму, а затем в меню кнопки «Электронная подпись» выбирает «Подписать».

Для выгрузки на диск документа, подписанного ЭЦП, в меню кнопки «Электронная подпись» выбирается «Сохранить вместе с электронной подписью».

Таким образом, электронный документ состоит из 2-х файлов:

• файл печатной формы в формате, который выбрал пользователь;
• файл отсоединенной ЭЦП по формату PKCS#7, который имеет расширение .p7s.

Комбинация этих двух файлов является юридически значимым электронным документом, если ЭЦП успешно пройдет проверку подлинности. Проверить подлинность ЭЦП можно на сайте Госуслуг, для чего выбирается тип проверки «Электронный документ. ЭП — отсоединенная, в формате PKCS#7».

Конечно, данный вариант хранения электронной документации не может обеспечить доступ работников к своим ЭЦП и архиву компании.

Электронная подпись для сотрудника

Согласно 122-ФЗ, 63-ФЗ подписывать кадровые документы сотрудник может УНЭП, а кадровый специалист и руководитель – УНЭП/УКЭП в зависимости от вида документа.

АТАЧ.КАДРЫ позволяет подписывать документы УНЭП/УКЭП и обычной подписью ПЭП благодаря сервису подписания, входящему в решение.

Система позволяет подключить подпись, выпущенную любым удостоверяющим центром. Пользователь получит подпись в настройках личного кабинета сотрудника за минуту. Выпуск подписей вида УНЭП можно организовать внутри компании за счет собственных средств, а АТАЧ КАДРЫ легко обеспечит интеграцию.

Эцп в законопроекте об эдо по кадровым документам

При ведении кадрового ЭДО работодатель обязан подписывать документы усиленной квалифицированной ЭЦП. Сотрудник может подписывать документы простой ЭЦП, но только при обмене через ресурс «Работа в России». Для авторизации на этом портале работник использует учетную запись в системе ЕСИА.

В случае, когда обмен документами осуществляется через систему работодателя, сотрудник должен использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную ЭЦП. Для этого компания покупает программу у криптопровайдера, а создаваемые работникам подписи являются условно бесплатными.

Кроме того, разрешается использовать бесплатные средства криптографической защиты информации, к примеру, VipNet CSP. Потребуется выпустить сертификаты ЭЦП, а также поставить их на рабочие компьютеры, произвести настройку системы на работу с криптопровайдером и сертификатами. Также работодатель должен отслеживать валидность сертификатов — при необходимости перевыпускать или отзывать их.

Нужно отметить, что устанавливается закрытый список кадровых документов, по которым планируется применение работниками усиленной квалифицированной или неквалифицированной ЭЦП. В частности, к ним будут относится трудовые договоры и допсоглашения к ним, договоры о материальной ответственности, ученические договоры.