Как и для чего делают план фактный анализ

Астраханский государственный университет им. В. Н. Татищева

План-факт анализ бюджета — один из эффективных способов добыть исчерпывающую информацию о деятельности компании и построить фундамент для принятия управленческих решений. С его помощью можно сделать вывод, в правильном ли направлении ведется деятельность, и заодно выстроить полноценную систему бюджетирования. Как сделать план-факт анализ емким и информативным, рассказываем в этой статье.

План-фактный анализ

План-фактный анализ — это один из способов получить наглядную картину деятельности предприятия и информационную базу для принятия управленческих решений. Его сущность заключается в сравнении плановых и фактических показателей деятельности за период и в выявлении отклонений. Ранее в блоге мы рассказывали о построении системы бюджетирования — именно на основе прогнозируемых бюджетов проводится план-факт анализ. В этой статье узнаем, как это делают и на что следует обращать внимание.

Отчёт о статусе проекта

Отчёты о статусе проектов — это своевременные уведомления о ходе выполнения ваших проектов. Лаконично написанные отчёты о состоянии проекта содержат общую информацию о ходе проекта, по которой участники группы могут сразу получить представление о том, что происходит в его рамках. Своевременный отчёт о состоянии проекта поможет его группе и заинтересованным лицам из других подразделений определить, что идёт по плану, каковы препятствия и что будет дальше.

Частота публикации отчётов о статусе проекта зависит от его хронологии. Одним проектам лучше подходит еженедельная отчётность, о других же можно рассказывать не чаще одного раза в месяц. Публикуйте отчёты настолько часто, насколько это может быть полезно заинтересованным лицам. Отчётность не должна быть реакцией на то, что пошло не так. Её предназначение — держать группу в курсе того, как продвигается выполнение проекта: идёт по графику, находится под угрозой или отстаёт.

План-факт анализ финансовых показателей

План-факт анализ — это сравнение плановых и фактических финансовых показателей компании за выбранный период. План-фактный анализ помогает росту организации за счет улучшения контроля над финансовым положением. С его помощью предприниматель может увидеть, где бизнес проседает и на какие направления следует сделать упор.

Владелец компании по производству деталей берет заказ на 3 млн рублей. Просчитывает себестоимость в 1,8 млн рублей. По исполнению заказа он сравнивает значения с фактическими затратами на производстве и выясняет, что расходы сильно отличаются от запланированных. При выполнении следующего заказа предприниматель учет ошибки — например, купит более качественные расходники, которые не придется 10 раз менять в процессе.

План-фактный анализ в управлении бизнесом

Чтобы проводить план-фактный анализ, в компании должен вестись бюджет — общий и по отдельным направлениям. Бюджет — это план по расходам, которые бизнес планирует понести, и поступлениям, которые ожидаются в этом периоде. Именно на основе установленных бюджетов и проводится анализ плана и факта.

План-факт анализ — это сравнение плана с тем, что произошло на самом деле. Он помогает оценить результаты работы и выявить отклонения между ожидаемыми и реальными результатами. На основе план-факт анализа руководство принимает управленческие решения.

Аналитический разрез данных

За раз рассматривают не все данные о предприятии, а аналитический разрез — слой данных, которые связаны только с одним аспектом деятельности компании. Это могут быть:

-Выручка от продаж различных товаров или услуг;
-Издержки на различные этапы выполнения проекта;
-Количество заключенных договоров за определенный период времени.

Чаще всего отслеживают именно эти показатели, но компания может определить и другие — в зависимости от задач. Для анализа берут планируемые и фактические показатели за один и тот же период времени.

План-фактный анализ эффективности бюджета

Иногда организация внедряет бюджетирование, но план-фактный анализ не проводит. Бюджет забывают на полке, а за реальными показателями никто не следит. И к концу отчетного периода никто не знает:

-Достигла ли компания запланированных целей;
-Какие отклонения были и почему они возникли;
-Какие действия нужно предпринять для улучшения ситуации.

Месяцы работы экономистов потрачены впустую. Внедрение план-фактного анализа поможет контролировать реальные результаты, выявлять слабые места и корректировать работу компании.

Эффективные отчеты о состоянии проекта

Эффективные отчеты о состоянии проекта — это лучший способ держать заинтересованных лиц в курсе его выполнения. Такая актуальная информация общего характера даёт вашему коллективу понять, как продвигается проект: по плану, в зоне риска или отстаёт. Отталкиваясь от неё, можно вносить необходимые коррективы и всегда укладываться в сроки.

Если вы готовитесь к составлению первого в своей жизни отчёта о статусе проекта или ищете более продуманную систему, эта статья расскажет о том, что такое отчёт о статусе проекта, как его составить, а также как использовать отчётность по проекту таким образом, чтобы каждый раз укладываться в сроки. Приступим.

Стандартизация процесса отчётности

Отчётность о ходе работы необходима для синхронизации действий коллектива и раннего выявления рисков, а также для соблюдения графиков и бюджета. Однако ручная обработка этой информации, получаемой из разных источников, является одной из главных составляющих работы по организации работы — бесполезной деятельности, которая мешает выполнению важных задач, направленных на достижение цели.

Вместо того чтобы сводить всё вручную, воспользуйтесь шаблоном отчёта о статусе проекта и стандартизируйте этот процесс. Это позволит тратить меньше времени на непродуктивный сбор данных и уделять больше энергии полезной работе.

Самое большое преимущество отчетов о статусе проекта

Самое большое преимущество отчетов о статусе проекта заключается в том, что они позволяют сократить объем ручной работы, свести информацию воедино и держать всех в курсе событий без затруднений. Если нужная информация разбросана по нескольким инструментам, не получится эффективно использовать шаблоны отчетности по проектам — вам всё равно придётся вручную открывать сводную таблицу Excel и электронную почту группы для сбора информации.

Программное обеспечение управления проектами

Вместо этого переходите на программное обеспечение управления проектами в качестве единого источника достоверной информации. Такое программное обеспечение даст вам следующие возможности:

1. Просматривать отчеты о состоянии дел за прошлые периоды.
2. Получать общую картину хода управления всей программой или портфелем проектов.
3. Отслеживать индивидуальную работу на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Использование Asana

Разумеется, мы считаем, что Asana является отличным вариантом. Asana — это инструмент управления работами, которым может пользоваться вся ваша группа.

Попробуйте Asana бесплатно.

Что нужно учесть

Важно понимать, что план-факт анализ — это не просто сравнение двух цифр, а поиск причин, почему показатели именно такие.

С помощью план-фактного анализа предприниматель:

• Работает над всеми показателями, влияющими на финансовый результат бизнеса.

Помогайте всем заинтересованным двигаться по плану

Если вы хотите добиться высоких результатов в проекте, попробуйте рассылку обновлений статуса проекта. Она поможет вам сохранить продуктивность, эффективность и подотчетность, а всем остальным — быстро узнать, что происходит.

Используйте предоставленные нами ресурсы для создания отчетов, которые дают достаточно информации без лишней детализации. Найдите решение для управления проектами, например Asana, в котором есть функции, специально разработанные для создания отчетов о статусе. Вы будете экономить время и поддерживать организацию на максимальном уровне.

План индивидуальной работы преподавателя и отчет о работе

Последнее редактирование: 10-05-2023, Еремицкая Ирина Алексеевна

Как делают план-фактный анализ?

Чтобы получить наиболее полную картину, необходимо использовать все возможные разрезы и все доступные фактические значения. Для сравнения показателей используют разные инструменты: самый простой вариант — таблицы Excel, более продвинутый — учетные системы предприятия на базе 1С.

В таблицах отражают абсолютные и относительные отклонения: первые выражаются в единицах, вторые — в процентах. При этом аналитики больше внимания уделяют относительным отклонениям, определяя для себя критический процент.

Принципы проведения план-факт анализа

В план-фактном анализе важна регулярность, а также поиск причин плохого результата. А если результаты хорошие, все планы выполняются, то, возможно, нужно поднимать планку и делать более оптимистичные прогнозы на будущие периоды.

Шаблон для отчёта о статусе проекта

Чтобы сразу же воспользоваться всем, что вы узнали в предыдущем разделе, просто воспользуйтесь этим шаблон отчёта:

• Название отчёта: Название проекта и дата составления отчёта.
• Статус проекта: Всё по плану, под угрозой или отстаёт?
• Выводы: Основные выводы из отчёта о статусе проекта.

Ключевая область 1: общий обзор

Ключевая область 2: общий обзор

Ключевая область 3: общий обзор

Дополнительная информация и ссылки

• Ссылки на этапы проекта или общую информацию.

Проблемы и решения

• Возникли проблемы? Планы по их решению.
• Дальнейшие шаги.

Для чего нужен план-факт анализ

План-факт анализ — это компас, который указывает, движется ли компания в нужном направлении или отклонилась от маршрута. Еще это инструмент для поиска слабых и сильных сторон и проверки принятых решений.

Регулярное сравнение фактических показателей с плановыми помогает:

• Выявлять отклонения от планов.
• Оценивать реалистичность планов.
• Корректировать стратегии и тактику.

План-факт анализ показывает, был ли план реалистичным, позволяет корректировать стратегии и обходить препятствия.

Преимущества план-факт анализа

• Выявление систематических ошибок.
• Улучшение результатов компании.
• Анализ изменений рынка и рисков.

План-фактный анализ продаж выявит, есть ли проблемы в маркетинге, снижение спроса на продукцию или неэффективные стратегии продвижения.

План-фактный анализ себестоимости показывает, эффективно ли управляют ресурсами и верны ли предположения о расходах.

В компаниях с системами KPI по план-факт анализу также рассчитывают премии и бонусы сотрудникам.

Отклонения помогают искать корни проблем и подбирать решения. В компаниях, где план-факт анализ проводят регулярно, руководство быстро реагирует на изменения, улучшает работу и учится на ошибках. Бизнес растет и крепнет.

Выполнение план-фактного анализа в Excel

Для лучшего понимания приведем пример план-факт анализа в Excel-таблицах.

В упрощенном виде таблица включает:

Полученные данные, а также информацию по плану и факту в динамике можно изобразить в виде графика или диаграммы, но для этого в таблицы придется погрузиться намного глубже.

Подготовка к проведению

На первом этапе стоит понять, какие показатели лягут в основу анализа: финансовые (деньги), относительные (проценты) или натуральные (товар/услуга). Дальше следует определиться, какие данные будут включены в анализ. Чаще всего в план-факте учитываю:

Что даёт план-фактный анализ?

Бизнес-процессы и рентабельность невозможно контролировать и улучшать без аналитики. Именно план-фактный анализ при имеющейся системе бюджетирования помогает:

В первую очередь анализируют основные показатели, влияющие на финансовый результат: доходы и расходы, количество заказов или заключённых договоров, объём продаж, статьи управленческих бюджетов. На основании полученных результатов можно провести уже факторный анализ — определить внешние и внутренние факторы, которые способствовали выполнению планов или отставанию от прогнозируемых цифр. Факторный анализ поможет найти оптимальное решение по увеличению прибыли или снижению расходов.

Можно привести простой пример:

Предположим, план по реализации одного из продуктов компании за первый квартал не выполнен с отклонением в 20%. Чтобы понять, что послужило причиной, следует копнуть глубже и определить, какие изменения произошли. Например, на этот товар повысилась цена. Далее следует провести анализ и выяснить причину повышения цены (возможно, выросли переменные затраты). В результате, чтобы в следующем квартале улучшить показатель по объёму продаж нужно принимать меры по сокращению затрат, связанных с производством или иными процессами, либо по снижению цены или повышению мотивации покупателей.

Одним из решений для улучшения показателей может стать поиск направлений, в которых можно сэкономить, или точек роста бизнеса. Усилить многие бизнес-процессы и сократить затраты помогают современные цифровые сервисы.

Когда делают план-факт анализ?

Детальный анализ показателей делают, как правило, раз в квартал. Это позволяет выявить системные отклонения, мешающие достижению запланированных показателей. Если делать план-фактный анализ реже, скорее, получится найти случайные отклонения, не переходящие в тенденцию. Хотя периодичность анализа всё же может зависеть от сферы деятельности и особенностей бизнеса.

Если не делать план-фактный анализ, а сравнивать только годовые фактические показатели с запланированными, то практически невозможно понять, из-за чего возникли отклонения и что с этим делать.

Что делать с данными и как правильно читать анализ?

Анализ отклонений план-факта можно проводить горизонтально и вертикально.

Предприниматель запустил услугу химчистки. Фактически выручка составила 583,3 тысячи рублей, по сравнению с планом в 650 тысяч рублей. Отклонение небольшое, а вот с прибылью все вышло хуже. В плане обозначена сумма в 320 тысяч рублей, а по факту прибыль составила только 112,6 тысяч. Предприятие нерентабельно, поэтому нужно вносить корректировку в бюджет, чтобы вывести компанию в рост.

Чтобы исправить ситуацию, бизнесмен смотрит на показатели, анализирует причину несоответствия расходов и принимает решение — снизить затраты на маркетинг, сократить в персонал или перейти на другого поставщика бытовой химии.

Что будет, если не делать план-фактный анализ? Предприниматель теряет возможность контролировать развитие компании, он не поймет, что идет отклонение от плана. Такое развитие бизнеса называется хаотичными и часто оно приводит к банкротству.

Как провести план-факт анализ

Обычно анализ проводят раз в квартал, но иногда чаще. Прежде, чем анализировать, стоит скорректировать ожидания: идеальных совпадений между планом и фактом почти не бывает. Переживать из-за каждой разницы не стоит, но значительные отклонения — это повод для более глубоких проверок.

Подготовка к план-фактному анализу

Подготовка к анализу план-факта начинается с установки надежной системы учета и бюджетирования. Если надежной системы сбора и учета данных пока нет — начните с внедрения сквозной аналитики. Система соберет полные данные из всех подключенных источников и оформит в понятные отчеты.

Оценивайте эффективность всех рекламных кампаний в одном окне от клика до ROI

Вкладывайте в ту рекламу, которая приводит клиентов

Если в компании уже работает система учета и разработаны бюджетные планы на следующий год, то эти планы станут опорой для сводных данных о фактических показателях. Фактические данные оформляются в тот же формат, что и планы — так удобнее сравнивать.

По завершении каждого отчетного периода у компании есть две колонки данных: запланированные и фактические показатели. Анализировать все данные энергозатратно и неэффективно — лучше выбрать наиболее значимые аспекты. Например, отдельные статьи доходов и расходов, продукты, проекты или договоры. В рамках аналитического разреза легче разобраться и увидеть значимые отклонения.

Еще стоит разделить статьи на две группы. В первую войдут показатели, которые влияют на будущее. Например:

Во второй группе будут данные из тех аспектов, которые не влияют на дальнейшую работу, но их нужно изучить, чтобы проанализировать внутреннюю работу, исключить ошибки и скорректировать будущий план:

Анализ этих данных полезен, чтобы понять эволюцию бизнеса и планировать будущее, но не требует немедленно менять текущие действия.

Чтобы сконцентрироваться на важном, определите, какие процентные отклонения существенны. В каждом случае величина индивидуальна, но вот пример цифр для ориентировки:

Этапы план-фактного анализа

Выручка от продаж40 млн. руб.36 млн. руб.

Затраты на материалы11 млн. руб.9 млн. руб.

Зарплата персонала9.5 млн. руб.9 млн. руб.

Прочие операционные расходы3 млн. руб.3.5 млн. руб.

Маржинальная прибыль16.5 млн. руб.13.5 млн. руб.

Формула аболютного отклонения: Δабс. = Факт – План

Формула относительного отклонения: Δотн. = Δабс. / План * 100

Если расхождения считаются для статей затрат, то относительное отклонение приобретает минус — чтобы не путать позитивную разницу с негативной. Если потрачено больше, чем было задумано, это считается негативным отклонением, поэтому пишется с минусом.

Выручка от продаж–4 млн. руб–10%.

Затраты на материалы–2 млн. руб.18.18%.

Зарплата персонала–500 тыс. руб.5.26%.

Прочие операционные расходы500 тыс. руб.–16.67%.

Маржинальная прибыль–3 млн. руб.–18.18%

В программах для учета вроде Excel настраивается условное форматирование, так что от человека требуется только установить правила. Программа сама покрасит значимые расхождения, и не придется делать это вручную.

Выручка от продаж–4 млн. руб.–10%

Сильнее всего упала маржинальная прибыль. Отклонение превышает допустимую критическую величину. Но маржинальная прибыль — не самостоятельная статья, она зависит от выручки и себестоимости продукта. Посмотрим, что на нее повлияло.

По процентам следующее отклонение — операционные расходы, но эта статья меньше и не так сильно влияет на маржинальную прибыль, как выручка. Поэтому в первую очередь анализируем выручку.

Хорошо, если в программе для бюджетирования и учета можно проваливаться вглубь статей. Погрузимся внутрь выручки и посмотрим, из чего она состоит. Для этого аналитического разреза допустимые значения отклонений уже будут другими.

Средняя стоимость продажи40 тыс. руб.38 тыс. руб.–2 тыс. руб.–5%

Компания просела и по количеству продаж, и по средней стоимости. Это определит направления следующих проверок: для продаж — эффективность маркетинговых кампаний, уровень спроса. Для средней стоимости — валютные колебания, цены конкурентов и т.д.

В первую очередь, проверить производство и выяснить, почему сделали меньше продукции. Произошла авария, сломалось оборудование, или занято слишком мало сотрудников — компания должна найти слабое место и придумать, как его устранить. Благодаря план-фактному анализу мы знаем, где искать.

Все это необязательно делать вручную. Сквозная аналитика Calltouch сама соберет все данные, оформит в отчеты, составит визуализацию и подсветит слабые места бизнеса.

Восемь шагов к созданию отличного отчёта о статусе проекта

Итак, как готовить отчёты о статусе проекта? Создайте чёткую структуру, чтобы следовать ей при подготовке всех будущих отчётов. Она также должна соответствовать проектному заданию, чтобы отчёты не отклонялись от темы.

С помощью этого руководства вы поймёте, что включать в отчёт о статусе проекта, на примере пошагового создания отчёта о проекте по удовлетворённости сотрудников.

Готовьте отчётность там, где ведётся работа

Прежде чем создавать отчёт, начните отслеживать информацию о своей работе в инструменте управления проектами. В этом случае вам не придётся вручную собирать сведения из множества источников — вместо этого вы сможете сократить объём ручной работы и создать отчёт несколькими кликами.

Работая в инструменте управления проектами, можно легко отслеживать зависимые элементы и предстоящие задачи, поэтому текущее состояние проекта никогда не станет для вас неожиданностью.

Дайте название отчёту

Для ясности в его качестве можно просто использовать название проекта. Если отчёты по этому проекту составляются регулярно, то стоит добавить дату или отметку времени.

Пример названия отчёта по проекту: Февраль 2020 — инициатива по удовлетворённости сотрудников

Обозначьте состояние проекта

Состояние проекта — это его текущий статус. Состояние проекта может меняться от отчёта к отчёту, особенно если вы сталкиваетесь с препятствиями или обнаруживаете новые риски проекта. Найдите средство управления проектами, позволяющее информировать коллег о статусе проекта и о том, всё ли идёт по плану. Одним из способов является использование системы цветовых обозначений (зелёный = по плану, жёлтый = под угрозой, красный = отстаёт).

Пример уведомления о состоянии проекта Статус проекта — по плану.

Краткое содержание отчёта должно состоять из 2–3 предложений. Его цель — предоставить информацию в сжатом виде тем, у кого нет времени читать весь отчёт.

Это первый раздел вашего отчёта, поэтому здесь лучше всего:

Пример резюме отчёта о статусе проекта: Результаты нашего опроса собраны и находятся на рассмотрении. На первый взгляд видно, что удовлетворённость сотрудников составляет 80%, что на 3 пункта выше, чем в предыдущем опросе. Комитет по вовлечённости работает с исполнительным руководством над тем, какие новые инициативы по вовлечённости следует реализовать в наших ключевых целевых областях, к которым относятся карьерный рост и прозрачность.

Добавьте общий обзор каждой ключевой области

В зависимости от проекта ключевые области могут меняться от отчёта к отчёту или оставаться неизменными. Например, в Agile-проекте, который постоянно совершенствуется, вы, скорее всего, будете использовать динамические ключевые области, которые охватывают то, над чем ваша группа работала в рамках последнего спринта. Если же говорить о проекте по планированию мероприятия, есть определённое количество ключевых областей, которые необходимо обозначать всегда, например продвижение, регистрация и спикеры.

Для каждой ключевой области отчёта о статусе добавьте несколько пунктов списка, рассказывающих о ходе работ, достижениях и планирующейся работе.

Пример общего обзора ключевой области: результаты опроса

Добавьте ссылки на другие документы или ресурсы

Пусть от вас не требуется указывать все мельчайшие детали хода выполнения проекта, некоторым людям будут нужны подробности. Заинтересованным лицам, которым нужна более детальная информация, можно предоставить ссылки на документы или ресурсы. Это может быть более конкретная информация о проекте, например, ссылки на его определённые вехи, или более широкое влияние проекта, например, ссылка на бизнес-цели, достижению которых способствует проект.

Пример. Добавьте ссылку на опрос об удовлетворённости сотрудников, а также на более глобальные OKR компании в отношении повышения вовлечённости сотрудников на протяжении финансового года.

Обозначьте все препятствия, с которыми столкнулся проект

Любые проекты сталкиваются с трудностями. Они могут проявляться в виде рисков проекта, неожиданного изменения бюджета или задержек, влияющих на хронологию проекта. Информирование заинтересованных лиц по мере возникновения проблем поможет всем быстро приспособиться и следовать графику.

Пример препятствия. Высшее руководство должно изучить результаты исследования до следующего собрания комитета по вовлечённости, но это невозможно в ближайшие три недели. Это повлияет на ход работ в нашем проекте.

Обрисуйте дальнейшие шаги

Сюда можно включить список дальнейших действий, благодарности коллегам, или что-то ещё.

Пример. Спасибо Саре А. за постоянные напоминания принять участие в исследования, которые она рассылала!

Преимущества эффективной отчётности по проектам

Отчётность ради отчётности — это неверный подход. Эффективная отчётность обладает рядом преимуществ. При правильном отображении состояния проекта вы можете:

Следить за состоянием проекта

Самое худшее для проекта — это когда вы подходите к концу хронологии и понимаете, что всё это время шли по неверному пути. Подобные «сюрпризы» никто не любит, и вы как руководитель проекта должны сделать так, чтобы весь ваш коллектив мог в любой момент определить состояние проекта.

Отчёты о статусе проекта являются отличным способом добиться этого при минимальных объёмах ручного труда. Так как в подобных отчётах общие сведения приводятся вместе с важными показателями, у всех пользователей появляется представление о состоянии проекта. А что если он выбился из графика? Это можно быстро исправить, чтобы уложиться в отведённые сроки и бюджет проекта.

Читать о том, что приводит к срыву проекта — семь виновников и методы борьбы с ними

Кратко описывать ход выполнения проекта

Отчёты о статусе проекта не относятся к мониторингу в реальном времени. Эти отчёты представляют собой обобщение сведений, полученных за прошлую неделю, последние две недели или прошедший месяц работ по проекту. Для заинтересованных лиц это возможность узнать, насколько хорошо вы соблюдаете план проекта.

Если вы ищете советы по поводу того, как составлять отчёты по проектам в режиме реального времени, ознакомьтесь с нашей статьёй об универсальных инструментах составления отчётов для любой команды.

Снизить объём ручного труда

У вас как у руководителя проекта и без того очень много работы. Вам совсем не хочется тратить дополнительные часы каждую неделю или месяц на сбор данных из разных мест. Инструменты для составления отчётности по проектам позволяют легко сгруппировать всю эту информацию в одном месте и создать отчёт о статусе проекта нажатием одной кнопки.

Публиковать следующие шаги и поручения

Отчёты о статусе проекта предназначены вашей проектной группе, спонсору проекта, важным заинтересованным лицам и участвующем в проекте специалистам из других подразделений. Поскольку эти отчёты носят общий характер, они подходит всем, кто хочет быть в курсе хода выполнения проекта.

Это оптимальный способ сообщить всем о том, что происходит, не вдаваясь в лишние подробности. При наличии важных следующих шагов или поручений по проекту поделитесь ими здесь, чтобы все знали, чего ожидать.

Заранее распознавать препятствия

Если в проекте что-то пошло не так, отчёт даст коллегам понять, в чём причина задержки и что вы делаете, чтобы её устранить. По аналогии с процессом управления рисками проекта опережающая отчётность о состоянии проекта помогает распознавать и преодолевать проблемы, прежде чем они окажут влияние на его хронологию.

Читать о семи проектных рисках и их предотвращении

Попрощаться с совещаниями по статусу

Дни совещаний по статусу сочтены. Теперь мы знаем, что это неэффективная трата времени. В отличие от личных встреч отчёты о статусе проекта размещаются в централизованном инструменте, с которым участники группы могут сверяться асинхронно, когда захотят. При необходимости они могут сослаться на эту информацию или углубиться в подробности. Сэкономленное время можно выделить на более полезные мероприятия, такие как коллективное обсуждение или общее собрание коллектива.

Примеры план-факт анализа

Обычно план-факт анализ проводят в Excel — тогда он выглядит как таблица. В Excel можно настроить формулы, которые автоматически считают отклонения, и построить графики. Пример план-факт анализа в Excel может выглядеть так:

Таблицы Excel можно импортировать в программу для визуализации аналитики Power Bi. Если взять две таблицы: одну с планом, другую с фактическими показателями — загрузить их в Power Bi и провести настройку, то программа сделает наглядную визуализацию:

В сквозную аналитику Calltouch тоже входит план-факт анализ. Система сама собирает данные из подключенных источников и анализирует систему продаж целиком, а вывод можно настроить по задачам. Так будет выглядеть план-фактный анализ с инструментами Calltouch:

Об использовании сервисов Calltouch для план-факт анализа читайте в статье «Как дилеру авто правильно выстроить схему работы с агентством».

Агентство Sabit рассказывает, как интегрировало сквозную аналитику Calltouch в работу с автодилером «АсАвто» и повысило процент целевых лидов с 54% до 84%.

Как провести план-факт анализ самостоятельно

Проведение план-факт анализа основано на отчетах и данных, которые позволяют выставлять гипотезы о движении средств компании. Проанализировать исторические данные можно на основе того учета, который вы вели до этого, например в Excel или 1С. Это поможет поставить объективные планы, основанные на прошлом опыте работы компании.

Если учет в компании еще не налажен, рекомендуем внедрить специальный сервис, например, Adesk. Без лишних ручных действий вы сможете вести учет всех денежных операций, строить отчеты и, конечно, составлять бюджеты для последующего план-фактного анализа.

После анализа исторических данных в бюджет вносятся плановые показатели на период, а по ходу работы компании добавляются фактические. Отклонение можно смотреть в двух выражениях: относительном — в процентах, и в абсолютном —в единицах или деньгах. Аналитики больше склоняются к использованию относительных значений, они более наглядны и понятны.

При проведении анализа план-факта бюджета не учитываются отклонения менее 5% — это допустимая погрешность.

А вот на что следует обратить внимание:

Повторимся: при проведении факторного анализа план-факта важно найти причину отклонений, а не просто сравнивать показатели. Так вы сможете влиять на ситуацию, а не просто расстраиваться, что планы не достигнуты.

Пример отчёта о статусе проекта

Прочитать пошаговое руководство по написанию отчёта о статусе проекта полезно, но иногда, чтобы понять, как должен выглядеть такой отчёт, проще всего посмотреть на конкретный пример, не правда ли? Если вы согласны, наш пример вам поможет.

Название отчёта: Запуск электронной книги

Статус проекта: По плану

На этой неделе многое удалось сделать! Мы всё ещё на стадии разработки концепции, но на этой неделе Авери Ломакс выберет тему. Команды контента и дизайна готовы приступать к работе, как только мы дадим сигнал.

Как все знают, у нас не так много времени на подготовку электронной книги. Мы должны работать вместе, используя средство управления проектом, чтобы все были в курсе происходящего и действовали организованно. Спасибо!

Оптимизируйте отчётность с помощью инструмента управления работами

Приведённый выше отчёт понятен и прост для восприятия. При построении этого отчёта в таком инструменте управления работой, как Asana, вы можете автоматически заполнять все разделы, кроме сводки. В Asana это будет выглядеть так:

Рекомендации по подготовке отчётов по статусу проектов

Теперь вы знаете, что должно быть в отчёте о статусе проекта, но, возможно, у вас остались дополнительные вопросы. Эти рекомендации помогут вам создавать полезные и эффективные отчёты о статусе вашего проекта.

Как часто нужно создавать отчёты?

Частота публикации отчётности зависит от типа проекта, который вы ведёте. Если у вашего проекта короткие сроки или дела идут быстро, старайтесь публиковать отчёты о статусе проекта еженедельно. Если же инициатива, по которой вы отчитываетесь, является долгосрочным проектом, то, скорее всего, вам достаточно будет отправлять отчёты раз в две недели или даже раз в месяц. Самое главное — держать заинтересованных лиц проекта в курсе событий.

При использовании инструмента составления отчётности по проекту можно установить для себя задачу всегда публиковать отчёты о статусе в определённый день каждую неделю. Эти повторяющиеся напоминания позволяют легко информировать заинтересованных лиц независимо от того, отправляете ли вы еженедельные обновления статуса или ежемесячные отчёты о проделанной работе. В любом случае заинтересованные лица начнут ожидать ваших обновлений, что означает менее частые проверки с их стороны (к тому же они будут благодарны за то, что вы постоянно держите их в курсе).

Если отправлять отчёты регулярно, то можно обойтись без множества встреч по проекту (мы все знаем, что никто не любит ненужные совещания). Экономьте время для более важной работы.

Кто должен получать отчёты?

Это зависит от проекта и от того, кто в нём занят, но, как правило, планируйте отправку обновлённой информации всем заинтересованным лицам, работающим над проектом. На этапе планирования проекта вы должны были создать анализ заинтересованных лиц, куда также входят спонсоры и участники группы. Если вы в этом не уверены, обратитесь к своему плану проекта.

Даже если отчёт о статусе на этой неделе не касается конкретного участника группы, вы всё равно должны поделиться информацией со всеми. Важно, чтобы общий обзор был доступен всем. Участники, которым не нужно углублённо изучать отчёт, могут быстро просмотреть краткую сводку, в то время как другие, более заинтересованные, могут погрузиться в детали, которые вы предоставили.

Читать о том, что такое анализ заинтересованных лиц проекта и почему он важен

Насколько подробным должен быть отчёт?

В отчёте о статусе не следует приводить все мелкие детали. Проделанная работа говорит сама за себя, вы просто сводите эту информацию и добавляете немного цвета. Рассматривайте отчёт как заголовок в газете: в него нужно включать только самую важную информацию о проекте, затрагивающую наибольшее число участников.

Вам нужно всегда указывать, всё ли идёт по плану или проект под угрозой либо отстаёт, предоставить краткий обзор того, что выполнено и что предстоит, а также добавить ссылку на другие ресурсы для тех, кому нужно больше подробностей.

Где писать отчёт о статусе проекта?

Лучше всего писать и делиться обновлениями статуса в инструменте управления работой. Ищите платформу, которая предлагает обзоры проектов, чтобы у команды был единый источник достоверной информации обо всей работе, связанной с проектом. Тогда, вместо управления проектами с помощью электронных таблиц, вы сможете хранить всю информацию — обновления статуса, проектные задания, ключевые цели и важные вехи проекта — в одном месте. Такая платформа также позволяет с лёгкостью делиться обновлениями, и все заинтересованные смогут легко найти предыдущие отчёты, не перегружая вашу почту.

Заключение

План-факт анализ помогает эффективно управлять компанией, вовремя выявлять проблемы и реагировать на них.

Когда план-факт анализ проводят регулярно и не забывают на полке, а берут как руководство к действию, компания улучшает показатели, укрепляется и растет.

Как кратко описать проделанную работу

Отчёты о статусах, о которых мы рассказываем, используются регулярно в процессе реализации проекта, чтобы держать всех в курсе. Но после окончания проекта полезно отправить всем итоговый отчёт. Это своего рода основные факты и выводы по вашему проекту. Такой отчёт позволяет подвести итоги проекта для заинтересованных коллег. Используйте его для официального закрытия проекта.

Это тоже общий обзор, но вместо актуальной информации вы подводите в нём итоги и рассказываете о результатах проекта. Вот несколько вопросов, на которые стоит ответить в итоговом резюме проекта:

Читать о шести этапах проведения успешного совещания по итогам проекта

В заключение

План-факт анализ — удобный инструмент, для составления прогноза финансового состояния компании, контроля выполнения плана и фиксации отклонений.

Регулярный грамотный контроль за финансовым состоянием предприятия помогает эффективно управлять бизнесом, вовремя выявляя проблемы. Для анализа достаточно фиксировать текущие показатели, диагностировать причины отклонений от плана и принимать решения, чтобы приблизиться к желаемым показателям.