Как работать с сертификатами ФНС в Экстерне

Что должно быть в согласии на обработку персональных данных

Вот примерный перечень того, что нужно указать в согласии:

• наименование вашей компании, как оператора, который получает согласие субъекта персональных данных, например ООО «АБВ», ИНН, адрес;
• цели обработки персональных данных, например участие в программе лояльности, рекламные рассылки;
• перечень персональных данных, на обработку которых человек дает согласие: ФИО, дата рождения, адрес, телефон, email и другие;
• перечень действий с персональными данными, на совершение которых человек дает согласие, например сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, обновление, изменение, извлечение, использование, передача, распространение, предоставление, доступ, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
• конкретный перечень лиц, которым могут быть переданы данные, если вы собираетесь передавать их другим компаниям. Например, ООО «Ромашка», ИНН, адрес;
• срок действия согласия: сколько времени нужно для достижения цели обработки данных, например «На срок участия покупателя в программе лояльности»;
• способ, которым человек может отозвать согласие, например отправить письменный запрос в свободной форме на адрес вашей компании или заполнить специальную форму на сайте, отписаться через кнопку отписки в e-mail.

Убедитесь, что всё нужное под рукой

1) Действующий сертификат Контура или доверенного УЦ с такими же ИНН, ФИО, СНИЛС, как в новой заявке, чтобы подписать заявление в электронном виде. Это позволит быстрее продлить сертификат.

2) Если подходящего сертификата нет, то нужно будет подписать заявление вручную. Для этого понадобится принтер и телефон с камерой / фотоаппарат / цветной сканер. 

В списке сертификатов выберите нужную заявку

Если у вас нет других сертификатов, заявка сразу откроется. Если вы не можете найти заявку в списке, проверьте, что не скрыли её раньше. Для этого нажмите «Отображать скрытые сертификаты». Если такой возможности в интерфейсе нет, значит у вас нет скрытых заявок или сертификатов.

Проверьте данные сертификата

Эти данные попадут сертификат.

Важно! Проверяйте данные внимательно, потому что если в данных будут ошибки, потребуется перевыпуск сертификата за отдельную плату (если у вас не подключена услуга “Сопровождение сертификата”).— Если название или адрес организации указаны неверно, нажмите ссылку «Обновить по данным ФНС» — мы автоматически актуализируем информацию в соответствии с данными в ЕГРЮЛ.

— Если ИНН, ОГРН или параметры сертификата указаны неверно — позвоните в ваш сервисный центр.— Если данные владельца указаны неверно, нажмите “Редактировать” и исправьте ошибки. Особое внимание обратите на реквизиты паспорта. Если срок действия паспорта закончился или получен новый паспорт, укажите реквизиты нового документа.

Также проверьте номер телефона, к которому будет привязан сертификат — на него придёт СМС с кодом подтверждения при выпуске сертификата, а также по этому телефону можно подтверждать доступ к заявке (другой способ — по сертификату с такими же ФИО, ИНН и СНИЛС).

Если сменился владелец сертификата, измените все данные. ФИО и дату рождения указывайте точно так же, как в паспорте: с буквами Ё, дефисами, пробелами и пр. Если у вас нет паспорта РФ, подойдёт временное удостоверение личности. ​Если вы иностранный гражданин, вместо паспорта РФ можете представить иностранный паспорт с нотариально заверенным переводом или вид на жительство в РФ (если нет иностранного паспорта). ФИО заполняйте русскими буквами, как в заверенном переводе. Поле “Серия” можно не заполнять, если в документе оно отсутствует. Укажите действующую электронную почту — туда будут приходить уведомления о статусе заявки и напоминания о продлении сертификата. 

Когда все данные будут указаны верно, нажмите «Подтвердить данные»

Подпишите заявление на выдачу сертификата

— Если у вас есть действующий сертификат доверенных УЦ с такими же ФИО, СНИЛС и ИНН, как в новой заявке, вы сможете подписать заявление электронно.

Если сертификат выдаётся не на руководителя из выписки, в заявлении появится строка «От имени юридического лица»
Должность, ФИО и подпись руководителя организации, на которую выдается сертификат. Вместо руководителя от имени ЮЛ может расписаться уполномоченное лицо по доверенности. Подпись синим цветом, не факсимиле. 

Проверьте актуальность документов

Мы скопируем документы из старой заявки, если соответствующие данные не поменялись. Проверьте их ещё раз.

Дождитесь ответа ПФР и ФНС — мы автоматически проверяем СНИЛС и ИНН. Если ПФР подтвердит данные, скан СНИЛС не нужен.
Если ответ долго не приходит или в госсистемах нет ваших данных, нажмите “Восстановить документ”, чтоб скопировать документ из старой заявки, или загрузите фотографию или скан карточки СНИЛС и свидетельства ИНН заново.
Если данные владельца или организации изменились, вам нужно подтвердить изменения документами. Напротив документов, которые нужно представить, есть зеленые кнопки “Загрузить”.

Сделайте фотографии или цветные сканы этих документов. Технические требования к файлам:

• Качество картинки должно быть таким, чтобы текст легко можно было разобрать (примерно 200-400 dpi).
• Страницы не обрезаны, входят целиком.
• Размер до 10 МБ.
• Форматы jpg, png, gif, pdf, tif, bmp, heic.

Если вы используете не оригинал документа, а копию, она должна быть заверена по образцу:

Заверить копию может:

• руководитель или уполномоченное лицо организации/ИП, с которой заключен договор на выдачу сертификата, при наличии печати,
• нотариус,
• сервисный центр.

ИсключениеЕсли сертификат на руководителя юридического лица, ИП или физлицо, то на копии паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, заверительная надпись не обязательна. 

Важно! Нельзя фотографировать/сканировать копию заявления. Только оригинал. Не выбрасывайте заявление! Оно понадобится при получении сертификата.

Загрузите подготовленные сканы в нужные вкладки. Также вы можете загрузить дополнительные документы, кликнув на ссылку “Загрузить дополнительные документы” внизу страницы. У каждого опционального документа написано, в каких случаях он требуется.

После проверки/загрузки всех обязательных документов, станет активной кнопка “Продолжить” внизу страницы. Нажмите её.

Выберите сервисный центр

Чаще всего при продлении сертификата не нужен визит в сервисный центр, так как заявление на выдачу подписано действующим сертификатом.  В этом случае шага выбора СЦ не будет — вы сразу можете приступить к выпуску сертификата (следующая инструкция, начинайте с п.7).

В остальных случаях (например, заявление не подписано сертификатом) нужно выбрать адрес сервисного центра, куда вам будет удобно подойти с оригиналами документов после одобрения заявки.
Чаще всего какой-то сервисный центр уже выбран — он отображается на зелёной плашке. Если он вам подходит — сразу нажмите кнопку “Отправить на проверку”. Если СЦ не подходит или не выбран, найдите удобный вам адрес в списке или на карте и кликните на него — он подсветится зелёным.
В списке и на карте показываются только точки в выбранном регионе/городе. Если вы хотите посмотреть точки в других регионах — поменяйте локацию.
После того, как вы выбрали удобный вам сервисный центр, нажмите кнопку «Отправить на проверку».

Заявка отправлена

Мы проверим заявку в течение 1–2 дней и сообщим вам результат. На странице написана пошаговая инструкция конкретно для вашего случая.

— Если вам нужно подойти в сервисный центр, то инструкция будет, например, такая:

На встречу для удостоверения личности и проверки документов должен прийти будущий владелец. Если сертификат выдаётся на сотрудника организации, то понадобится доверенность от руководителя. 

— Если вы подписали заявление сертификатом и все данные прошли проверку в гос.системах (паспорт, СНИЛС  ИНН для сертификатов для ИП и физлиц), то вам не нужно идти в сервисный центр, вы увидите вот такое сообщение. Дождитесь одобрения заявки и после этого приступайте к выпуску сертификата.

В какие сроки надо подготовить ответ

Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:

1. Если запрос поступил от государственной структуры, в нем обычно указывается требование предоставить ответ в течение определенного количества дней. Не стоит пренебрегать этим требованием.
2. Если требование поступило от контрагента и в договоре между сторонами сказано, что при такой ситуации ответ необходимо предоставить в течение конкретного срока, на этот период и стоит ориентироваться.
3. Во всех остальных ситуациях рекомендуется давать ответ в течение 7 дней или любого разумного срока.

«Разумность» срока определяется исключительно получателем, но ее необходимо связывать с поиском необходимой информации. Например, если письмо касается данных, которые есть в быстром доступе, рекомендуется ответить немедленно. В том же случае, когда приходится поднимать архивные данные за последние три года, понятно, что срок значительно увеличивается.

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:

Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты. Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.

Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.

Главное

1. Чтобы понять, нужно ли брать согласие у клиента на получение и обработку персональных данных, достаточно ответить на один вопрос: оставил ли вам покупатель информацию, по которой вы можете его идентифицировать, даже косвенно? Если ответ «да», вам надо запрашивать согласие на обработку этих данных.
2. Самые частые случаи, когда требуется согласие на обработку персональных данных: компания собирает на сайте cookie-файлы, на сайте компании клиент может оставить контактную информацию, компания собирает данные офлайн.
3. Собирать согласия у клиентов можно любым способом и в любой форме: в законе нет установленных шаблонов и правил. На усмотрение бизнеса возможен письменный или электронный формат.
4. Хранить согласие нужно в течение всего срока его действия — обычно это период, в течение которого планируется обработка данных, — и 3 года после.
5. В согласии на обработку данных должны быть следующие пункты: наименование вашей компании как оператора; цели обработки персональных данных; перечень персональных данных; перечень действий с персональными данными; конкретный перечень лиц, которым могут быть переданы данные; срок действия согласия; способ, которым человек может отозвать согласие.
6. Если вы видите, что на каком-то сайте собирают данные определенным образом, не стоит копировать такой способ, он может быть некорректным.
7. Не соблюдать требования к сбору персональных данных — риск для компаний и ИП. Ваш бизнес могут проверить по жалобе клиента или конкурента. Нарушение на сайте могут заметить сотрудники Роскомнадзора в процессе мониторинга — для этого не требуется даже проведения проверки. Размер штрафа зависит от вида нарушения и составляет от 30 до 500 тысяч рублей за каждый случай.

Если кнопка есть

Нажмите на эту кнопку и далее следуйте указаниям системы, они помогут вам отправить заявку.

Если сменился владелец сертификата или данные организации:

3) Документы. Оригинал или заверенная копия паспорта будущего владельца сертификата. Возможно, потребуются СНИЛС и ИНН (если не получится проверить ваши данные в госсистемах автоматически) и документы организации — список документов и случаи, в которых они нужны, написаны на шаге загрузки документов.

4) Телефон с камерой, фотоаппарат или цветной сканер. Нужно будет загрузить изображения документов.

Нажмите кнопку «Приступить», когда будете готовы заполнять заявку.

Как отправить

Если в рамках полученного письма необходимо предоставить какие-либо важные документы (например, оригиналы отчетов и так далее), отправка осуществляется курьерской службой. Во всех остальных ситуациях достаточно направить письмо в бумажном виде обычной почтой или просто выслать в электронном виде.

Как составить ответ

При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Строгой формы, утвержденной законодательно, не существует, но в документе указываются следующие данные:

• данные получателя письма (название и адрес компании, которая отвечает на бумагу);
• текст ответа. Обычно он начинается с упоминания запроса;
• дата и подпись должностного лица. Обычно ставится печать компании. Рекомендуется добавить контактные данные составителя ответа, чтобы его получатель смог уточнить данные, если это потребуется.

При отказе форма примерно такая же, но текст меняется на противоположный. Там указывается, по какой причине данные невозможно предоставить.

Стандартный бланк такого документа выглядит так:

Как накажут бизнес, который не соблюдает правила обработки персональных данных

Не соблюдать требования к сбору персональных данных — риск для компаний и ИП. Ваш бизнес могут проверить по жалобе клиента или конкурента. Нарушение на сайте могут заметить сотрудники Роскомнадзора в процессе мониторинга — для этого не требуется даже проведение проверки.

Раньше при выявлении нарушений Роскомнадзор часто ограничивался предупреждением. Компания могла исправить нарушения и спокойно работать дальше. Но с учетом изменений в законе и тенденций в правоприменительной практике мы ожидаем, что Роскомнадзор будет штрафовать бизнес сразу, без предупреждения.

Размер штрафа зависит от вида нарушения.

Штрафы могут быть наложены за каждый факт нарушения. Размер штрафов зависит в том числе и от «злостности» нарушения. Например, если крупная компания неоднократно попадалась на незаконных практиках и умышленно идет на очередное нарушение в корыстных целях, скорее всего, штраф для нее будет больше, чем для ИП, который допустил нарушение по незнанию и сразу исправил свою ошибку. Точный размер штрафа определяет контролирующий орган в каждом случае индивидуально.

Чтобы избежать штрафов и недовольства клиентов, собирайте согласия и обрабатывайте персональные данные законно.

Рекомендуем проконсультироваться с юристом, стандартная форма согласия может не учитывать особенности внутренних процессов в конкретной компании.

Когда необходимо собирать согласия на обработку персональных данных

Мы выделили три частых ситуации, когда бизнес собирает клиентские данные и нужно получить согласие на их обработку:

1. Компания собирает на сайте cookie-файлы.
2. На сайте компании клиент может оставить контактную информацию.
3. Компания собирает данные офлайн.

Компания собирает на сайте cookie-файлы. Практически все сайты используют cookie-файлы, они собирают информацию об активности пользователя. С помощью cookie компания может узнать IP-адрес клиента или другие технические параметры устройства, с помощью которых пользователя в дальнейшем можно идентифицировать.

Поэтому, если ваш сайт собирает cookie-файлы, на нем должна всплывать плашка с запросом согласия на сбор cookie.

Клиент оставил свои данные на сайте. Обычно сайт компании — это не только визитная карточка бизнеса, но и способ сбора контактной информации клиентов.

Сбор клиентской информации компании организуют в разных формах: оформление заказа, регистрация в личном кабинете, поле для ввода номера телефона, на который перезванивает менеджер, подписка на рассылку компании, попапы со специальными предложениями или просьбой оставить отзыв об услуге или товаре.

При заполнении такой формы клиент передает вам свои персональные данные, поэтому вы должны получить его согласие.

Компания собирает информацию о клиенте офлайн. Бизнес может использовать разные маркетинговые инструменты для офлайн-сбора информации о клиенте: анкетирование, опрос, регистрация в программе лояльности на кассе в момент покупки.

Сбором информации считают любой случай, когда вы просите клиента оставить свои данные на бумаге или даже просто назвать их продавцу, который их потом где-то запишет.

Образец ответа с отказом дать информацию

Подходящий для использования образец, как правильно отвечать на запросы, составленные неверно:

Онлайн сервис подачи документов для получения сертификатов (портал заявителя)

Подписка на новое в бизнес-секретах

Подборки материалов о том,
как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров,
опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах,
приглашения на вебинары с экспертами.

Способы сбора согласий на обработку персональных данных

Собирать согласия можно в письменном или электронном виде — на усмотрение бизнеса. Мы рекомендуем хранить согласия в течение всего срока их действия — обычно это период, в течение которого планируется обработка данных, и 3 года после.

В таблице — популярные способы сбора согласий.

Рассмотрим каждый из способов.

Печатная анкета. В ней должен быть пункт о согласии на обработку персональных данных. Клиент заполняет ее от руки. Анкета должна храниться в бумажном виде.

Подтверждение согласия через СМС-код или звонок. Продавец со слов клиента вносит его данные в электронную систему у кассе для участия в программе лояльности и просит клиента подтвердить свое согласие на передачу данных через СМС-код или звонок. Система автоматически отправляет клиенту код подтверждения.

Перед тем как подтвердить свое согласие на обработку данных, клиент должен ознакомиться с правилами программы лояльности и полным текстом согласия. Для этого можно отправить клиенту ссылку на эти документы в СМС.

Чекбокс с галочкой согласия в общей форме заявки. Клиент ставит галочку «согласен» в чекбоксе формы для сбора данных напротив ссылки на согласие и правила обработки персональных данных на сайте. Отправленная заявка с проставленной галочкой сохраняется на сайте. При необходимости ее можно выгрузить и использовать в качестве доказательства того, что клиент дал согласие.

Топ-5 ошибок компаний при сборе персональных данных

Часто компании в России пытаются собирать данные, но делают это неправильно — такие случаи можно встретить в сети. Если вы видите, что на каком-то сайте собирают данные определенным образом, не стоит копировать такой пример, он может быть некорректным.

Мы собрали ряд примеров, как делать не надо, — они нарушают требования закона о сборе согласий на обработку данных.

В форме сбора данных нет запроса согласия на обработку. Даже если компания разместила на сайте политику обработки персональных данных в футере, она обязана запрашивать согласие при сборе данных в понятной клиенту форме.

Чтобы не нарушить закон, в форму надо добавить явный запрос согласия, например поставить чекбокс или добавить подпись «Нажимая кнопку „Проконсультируйте меня“, вы даете согласие на обработку персональных данных» и прикрепить ссылку на это согласие.

Галочка в чекбоксе на согласие поставлена заранее. Если у вас в форме есть чекбокс, заполнение которого подтверждает согласие на обработку данных, нельзя автоматически делать его отмеченным. Клиент должен вручную поставить галочку, иначе это нарушение закона: согласия в явной форме не было.

Это же правило действует при согласии на получение рассылки и участие в программе лояльности: галочка не должна быть проставлена заранее. Если один из клиентов возмутится и напишет жалобу в ФАС, бизнес может получить штраф.

В согласии написано, что данные передаются третьим лицам, но данные этих лиц не указаны. Если в согласии вы не перечислили партнеров, которым раскрываете персональные данные клиентов, значит, у вас отсутствует согласие на передачу клиентских данных — вы не сможете это делать.

В согласии не указано, на что именно соглашается клиент. Если нет ссылки на полный текст согласия, это нарушение закона.

В тексте согласия написано, что клиент соглашается на обработку неограниченного перечня персональных данных. По закону список персональных данных, на обработку которых клиент дает согласие, должен быть четко определен — надо прописать, какие именно данные вы собираете и зачем.