Какие преимущества дают системы менеджмента организации

Менеджмент — это сложная система координации деятельности организации, направленная на достижение поставленных целей. Перевод слова означает «управление». Хотя английский термин русифицировался, повсеместно используется без перевода.

Управление организацией включает множество направлений. Обучение новым методикам может длиться всю жизнь. Но для начала достаточно ознакомиться с базовыми терминами, инструментами.

Основные понятия, глоссарий

Человеку, который никогда не сталкивался с менеджментом может показаться, что специалисты говорят на своем языке. Действительно, у большинства терминов нет русскоязычных аналогов. С переходом от традиционного управления к цифровому, количество англицизмов значительно увеличилось.

Чтобы разобраться, необходимо выучить базовые понятия.

1. Менеджмент организации — набор управленческих методик, позволяющий координировать все сферы деятельности предприятия.
2. Руководитель (менеджер) — человек, обеспечивающий реализацию проекта в рамках бюджета, установленных сроков. Топ-менеджеры обычно не управляют персоналом напрямую, а координируют работу целых подразделений.
3. Результат — поддающиеся количественной оценке товары или услуги, которые производятся организацией. Результатом деятельности некоммерческих компаний (например, благотворительных фондов) является статистически значимое улучшение исходных показателей.
4. KPI (в русском языке КПЭ) — ключевые показатели эффективности, поддающиеся количественной оценке. Пример КПЭ: достижение годового дохода размером 10 000 000 рублей.
5. Цели SMART — задачи, которые должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными, привязанными к срокам.
6. Карта рабочих процессов — схема, показывающая как выполнить любую повторяющуюся работу самым быстрым, эффективным, наименее ресурсозатратным способом.

Управленческая деятельность не будет эффективной без понимания основ менеджмента. Важно постоянно повышать квалификацию, расширять глоссарий.

Методы, функции менеджмента

Метод управления — это то, каким способом менеджер взаимодействует с персоналом. Использовать только одну методику невозможно, поскольку деятельность организации охватывает большое количество направлений.

Методы управленческой деятельности можно условно разделить на:

• административные (влияние путем издания приказов, распоряжений, регламентов, инструкций);
• экономические (премии, штрафы);
• психологические (мотивация, стимуляция).

Также важно знать функции менеджера. Иначе управленец начнет восприниматься как лицо, ставящее печати, подписывающее приказы.

Управленческая деятельность и ее функции:

Все сотрудники организации должны понимать цели, а руководитель должен обеспечивать контроль движения к успеху. Это сложно, ведь у разных сотрудников компании разные роли, разные уровни ответственности. Топ-менеджер должен уметь отследить прогресс работы каждого отдела, своевременно скорректировать деятельность, не приносящую результатов.

Выстраивание стратегии деятельности предприятия — ключевая задача топ-менеджера. Но оперативное планирование имеет решающее значение при реализации выстроенной стратегии. Функция планирования переходит на этап реализации.

Руководитель разбивает годовые цели месячными или дневными.

Работа с персоналом — самая недооцененная функция менеджмента. Люди — основа любой деятельности. Чтобы достичь поставленных целей, руководитель должен убыть уверен в своих подчиненных. Без поддержания командного духа, непрерывного совершенствования, персонал быстро потеряет мотивацию, интерес. Компании необходимо удерживать опытных сотрудников, развивать новые таланты.

Топ-менеджер должен не только планировать, контролировать. В его обязанности также входит обеспечивать компанию всем необходимым для достижения целей. Это регламентная документация, финансы, персонал, инструменты.

Реализуя четыре основные функции менеджмента, управленец сможет привести компанию к цели.

Характеристики систем менеджмента

Система менеджмента — это набор инструментов, необходимых для реализации принятых организацией политик, стратегий, принципов. Системы менеджмента обязательно учитываются при разработке, исполнении бизнес-планов.

Самые популярные системы менеджмента касаются:

• качества;
• информационных технологий;
• социальной ответственности;
• управления рисками.

В системе ISO собрано более сотни систем. Большинство из них имеет одинаковую структуру. Это полезно для тех организаций, которые предпочитают использовать единую систему управления.

Реализация любой системы менеджмента проходит по циклу Деминга. Проще всего запомнить последовательность управленческих действий по английской аббревиатуре PDCA.

1. P-Plan, планирование.

Этап планирования запускает цикл PDCA. Менеджер определяет проблемы, порядок их решения. Управленец также должен оценить имеющиеся ресурсы, наметить курс действий.

2. D-Do, действие.

Сам управленец или группа его подчиненных приводит план в действие, вносит изменения, оценивает влияние этих изменений на потенциальный результат.

3. C-Check, проверка.

Сбор результатов, соотношение потраченных ресурсов с целевыми показателями. Если выявлены критические отклонения, необходимо вернуться к первому шагу.

4. A-Act, воздействие.

Если желаемые результаты получены, то необходимо внедрять процесс в постоянную деятельность организации.

Каждая новая проблема может быть проработана по циклу PDCA. «Усовершенствованным» аналогом PDCA является PDSA. Вместо этапа проверки, проводится «изучение» от S-study. Подразумевается, что современный управленец постоянно пробует разные методики, изучает новые подходы.

Приоритетность внедрения разных систем менеджмента

Нельзя сказать, что какая-то система менеджмента лучше, а какая-то хуже. В крупной компании должны быть реализованы все. Другой вопрос: какая система приоритетнее. Например, небольшой фирме, которая только начала деятельность, тратить время, финансовые ресурсы на систему менеджмента социальной ответственности нецелесообразно. Сначала необходимо уделить внимание качеству, информационной безопасности.

Выбранная система менеджмента имеет ценность только если она проста в использовании, полезна рядовым сотрудникам. Папка с регламентными документами, разработанная сугубо для закрытия целей КПЭ, будет использоваться как теоретическое пособие. Очень важно задокументировать методы управленческой деятельности, проводить постоянную переоценку, выявлять недостатки, внедрять новые правила.

Как выбрать метод управления, отталкиваясь от стиля

Можно полностью зарегламентировать работу управленца, но нельзя сбрасывать со счетов черты характера. Также как не существует 100% холериков, флегматиков, нет стопроцентных «авторитарных» или «демократичных» руководителей.

Менеджер должен сочетать разные методы управления, исходя из ситуации. В реальном мире управленцам приходится постоянно разделять свое внимание между финансовыми, социальными, производственными проблемами.

Но теоретики выделяют несколько разных методов управления организацией.

Включает постановку целей и задач для различных подразделений организации. Задача менеджера: обеспечить достижение этих целей без превышения выделенного количества ресурсов.

Реализация метода управления напрямую зависит от стиля. Автократичный управленец ставит цели другим, занимается контролем выполнения работы. Проблема авторитарного стиля: сотрудники часто демотивированы, не чувствуют желания развиваться, предлагать что-то новое.

Консультативный стиль управления — это когда управленец консультируется с командой, узнает мнение персонала, а затем принимает решения. Демократические менеджеры предлагают подчиненным принимать решения самостоятельно.

Метод управления по целям подразумевает использование КПЭ, индикаторов, позволяющих оценить успешность деятельности организации, отдельного человека.

2. По ключевым результатам.

Не всегда достижение цели значит, что будут достигнуты желаемые результаты. Управленец может неправильно поставить цели, а при демократическом или консультативном стиле управления персонал может неправильно настроить свою работу.

Чтобы избежать такой ситуации, «мягким» менеджерам рекомендуется выбрать управление по результатам.

Вместо КПЭ используется OKR (на русском аббревиатура расшифровывается как цели и ключевые результаты). Менеджеру предлагается поставить амбициозную «недостижимую» цель, разбить ее на несколько реальных действий, SMART-целей.

Выбор между KPI и OKR зависит от зрелости компании. KPI подходит для налаженных процессов, понятных проектов, которые реализовывались ранее. OKR выбирают менеджеры стартапов, инновационных направлений деятельности.

Критерии оценки эффективности управления организацией

Какая бы методика ни была выбрана, необходимо регулярно контролировать эффективность деятельности управленца, его команды. Можно отталкиваться от финансовых показателей, отзывов клиентов компании.

Важно! Простое достижение целей не указывает на эффективность. Важно соотнести результат с затраченными ресурсами. Можно ориентироваться на следующие критерии.

1. Финансовые результаты.

Не всегда эффективность измеряется количеством прибыли. Кризисный менеджер считается эффективным, если снизит складские остатки, устранит неликвид, дебиторскую, кредиторскую задолженность.

ТОП-менеджер, уделяющий внимание только производственным вопросам, может закрыть финансовые результаты, но завершить год с немотивированной, уставшей командой. Эффективный менеджер увеличивает производительность без ущерба для качества продукта, морального состояния персонала.

3. Непрерывное совершенствование.

Методы, которые позволили достичь желаемых результатов 5 лет назад, сегодня неэффективны. Поэтому один из показателей эффективности топ-менеджера — постоянное развитие, тестирование новых инструментов.

4. Обратная связь.

Оценить эффективность можно по обезличенным показателям. Не стоит сбрасывать со счетов обратную связь от реальных людей. Рекомендуется периодически проводить анонимные опросы персонала, клиентов. Сотрудники должны знать, что их мнение важно, действительно влияет на ключевые процессы компании.

5. Рабочая среда, взаимоотношения с клиентами, государственными организациями.

Атмосфера в офисе также является показателем эффективного управления. Чем психологически комфортнее, физически удобнее будет рабочая обстановка, тем эффективнее будут работать сотрудники.

Также необходимо оценивать PR (public relations), GR (government relations). Даже если внутри компании все процессы будут идеально налажены, мнение клиентов может все испортить. Например, китайские заводы шьют действительно качественную, недорогую одежду. Но обвинения в использовании детского труда обесценивают усилия по управлению производством. Готовый товар отказываются покупать клиенты.

Аналогичным образом на конечную эффективность влияют отношения с акционерами, кредиторами, банковскими, финансовыми структурами, государством, налоговыми органами. Менеджмент не может считаться эффективным, если деятельность привела к получению штрафов, выставлению непомерных налоговых обязательств.

В статье приведены основы менеджмента и оценки эффективности деятельности управленца. Хороший топ-менеджер должен разбираться во всех сферах, включая финансы, HR, безопасность, экологию. Умение делегировать, правильно контролировать деятельность подчиненных облегчает работу. Проактивный менеджер не ждет проблем, а устраняет их еще до возникновения.

Внедрение СМК для организации и систематизации внутренних процессов в Вашей компании

В период рыночной экономики основными инструментами удержания покупателей являются цена и качество. Последнее зачастую становится решающим фактором, поскольку дешевизна товара может запросто отпугнуть потребителя, а качество, наоборот, привлечь.

Достичь высокого качества своей продукции можно разными способами, внедряя и используя различные технологии.

Внедрение СМК в компании

Одним из эффективных способов в условиях международной глобализации и интеграции является внедрение системы менеджмента качества (СМК) по стандарту ISO 9001, наиболее востребованного среди компаний во всем мире.

Что может побудить руководство к внедрению системы менеджмента качества по стандарту ISO 9001? Решение о внедрении и сертификации системы менеджмента качества ISO 9001 возникает у топ-менеджмента в результате принятого компанией курса на развитие, увеличение продаж, снижение затрат, обеспечение стабильности качества выпускаемой продукции, оказываемых услуг или выполняемых работ, повышение конкурентоспособности и перспективности работы. Немаловажно в результате принятия решения о внедрении и то, чтобы инициативу поддержали и рядовые сотрудники компании, так весь процесс однозначно пройдет проще, качественнее и результативнее.

При этом стандарт ISO 9001 является настолько универсальным, чтобы в полном объеме применяться как на малых предприятиях, так и в крупных корпорациях.

Преимущества внедрения системы менеджмента

Какую пользу принесет внедрение системы менеджмента качества для организации? В первую очередь внедрение СМК поможет организовать и систематизировать внутренние процессы в компании, выражаясь более доступным языком, навести порядок внутри компании, а сертификат СМК документально подтвердит надежность и ответственность компании перед потребителями, которые в данном случае выступают основными действующими лицами.

Безупречное качество продукции, работ или услуг, эффективное взаимодействие на всех этапах работы как между сотрудниками и отделами, так и с клиентами и партнерами — все это обеспечивает предприятию мощнейший потенциал для движения вперед, повышает имидж, снимает барьеры для освоения новых рынков, раскрывает потенциал для успешного участия в тендерах, дает возможность диверсификации деятельности, приносит ощутимую финансовую отдачу в виде повышения прибыли, роста рентабельности, снижения производственных и организационных издержек, увеличения рыночной стоимости бизнеса.

Внедрённая, сертифицированная и поддерживаемая система менеджмента качества ISO 9001 – необходимое условие для грамотного ведения бизнеса, обеспечения прозрачности управления, высокой результативности и предсказуемости течения процессов внутри компании, укрепления позиций на внутреннем и международном рынках.

Специалист по сертификации

Контакты для связи:

Что такое структура менеджмента? Что означает этот термин? Если вы не знаете, что ответить на вопросы, то вам обязательно нужно прочитать нашу статью. Мы начнем со структуры менеджмента и закончим всеми нюансами этой сферы. Поверьте, скучно не будет.

Что это такое

Мы разберем структуру системы менеджмента, но сначала определимся с тем, что такое менеджмент.

Термин означает всевозможные формы, методы и приемы управления производством и персоналом. Как только менеджмент появился, его объект был неделим, но со временем из общего объекта отпочковалось несколько объектов, из которых позже уже появились свои направления. Если вести речь о настоящем времени, то существуют типы менеджмента характерные для определенной страны. Например, во всем мире известна русская модель менеджмента.

С чего все началось

Прежде чем разбирать структуру менеджмента, было бы неплохо дать определение структуре управления.

На сегодняшний день теория менеджмента выделяет два типа управления предприятиями и организациями: органический и бюрократический. Каждый из них имеет различные основания и характерные черты, которые позволяют выделить сферы использования и перспективы развития.

Если верить историкам, то первым сформировался бюрократический тип. Автором концепции стал немецкий социолог Макс Вебер, он разработал теорию в начале ХХ века. В чем же заключается ее суть? Вебер разработал нормативную модель рациональной бюрократии, которая кардинально поменяла системы отчетности, коммуникации, структуру работы, оплату труда и отношения на предприятии. Социолог назвал основой модели организованную организацию, которая предъявляет серьезные требования как к людям, так и к структурам. Можно выделить ключевые положения этой модели структуры менеджмента:

1. Разделение труда, на каждой должности должен быть только квалифицированный специалист.
2. Иерархичность управления. В этом случае нижний уровень подчиняется верхнему.
3. Нормы и формальные правила, которые обеспечивают одинаковое выполнение менеджерами своих обязанностей и задач.
4. Дух формальной озабоченности. Присущ официальным лицам во время выполнения своих обязанностей.
5. Наем на работу только если кандидат соответствует квалификационным требованиям, а не личным предпочтениям руководителя.

В бюрократической структуре менеджмента можно выделить несколько основных понятий – ответственность, рациональность, иерархичность. Социолог считал, что нельзя смещать человека и должность, потому как содержание и состав управленческой деятельности должен определяться по потребностям организации, а не ее работников. Конкретно сформулированные предписания не позволяют сотрудникам креативно подходить к выполнению задания или проявить субъективизм. Это, пожалуй, и есть отличие современной структуры организации менеджмента от исторически сложившейся общинной. Разница еще и в том, что общинная структура делала упор на мастерство и партнерство.

Бюрократическая структура управления за годы существования уже не раз доказала свою эффективность особенно в очень крупных организациях. Ведь именно там нуждаются в слаженной работе, чтобы двигаться к одной цели.

Что же такого необычного в организационной структуре организации менеджмента? Ее суть заключается в том, чтобы разделить труд по управлению производством. В этом случае каждая должность и подразделение создается для того, чтобы выполнять определенные работы или набор функций. Для того чтобы качественно выполнять функции, должностным лицам вменяются некоторые права на распоряжение ресурсами. Эти же люди отвечают за выполнение тех функций, которые за ними закрепили.

Направления менеджмента

Мы уже сказали, что структура системы менеджмента имеет множество ответвлений. Кроме того, у структуры имеются и определенные требования. Среди них:

1. Оперативность. Стратегические решения должны быть приняты своевременно.
2. Оптимальность. Речь идет о рациональности при небольшом количестве уровней управления.
3. Надежность. Достоверное и бесперебойное отражение информации.
4. Гибкость. В этом случае речь идет о способности к постоянным изменениям.
5. Экономичность. Достигается за счет максимального эффекта при маленьких затратах.
6. Устойчивость структурной системы. Мы говорим о целостности и неизменности системы как при внутренних воздействиях, так и при внешних.

Структуры управления в менеджменте бывают нескольких видов. Их и рассмотрим:

1. Стратегический менеджмент. Речь идет об ориентировании производства на желания и потребности потребителей, приспособлении предприятия к внешней среде, в результате чего и достигаются намеченные цели. Стратегический менеджмент находится под контролем у высшего руководящего звена организации.
2. Оперативный менеджмент. Подразумевает организацию и управление процессами воплощения оперативных планов, а также производственный контроль. Сюда относится распределение ресурсов, работ, внесение важных корректировок в финансовые и производственные процессы, а также ход выполнения настоящих заданий.
3. Тактический менеджмент. Тактическая структура управления в менеджменте направлена на разработку стратегии предприятия. Обычно этим занимается руководство среднего звена, причем составляет перспективу примерно на год. Менеджмент этого типа можно отнести к повседневной работе.
4. Производственный менеджмент. Речь идет об управлении вспомогательными, основными, а также обеспечивающими процессами, из-за которых и производятся товары, поставляемые на рынок.
5. Маркетинг-менеджмент. Суть управления заключается в том, чтобы изучать рынки, перспективную и сложившуюся конъюнктуру, формировать ценовую политику, создавать каналы сбыта, заниматься рекламной работой.
6. Менеджмент в области материально-технического снабжения. Здесь мы говорим об оформлении хозяйственных договоров, которые заключаются на поставку полуфабрикатов, материалов, комплектующих изделий. А также сюда относится доставка, упаковка, процессы входного контроля, поставка готовой продукции населению, ее хранение.
7. Финансовый менеджмент. Включает в себя управление финансовыми отношениями и движением финансовых ресурсов.
8. Менеджмент персонала. Здесь речь идет о планировании трудовых ресурсов, оценки кадров и отборе лучших из них, отборе персонала, определении зарплаты и льгот, обучении и повышении квалификации, профессиональной адаптации и ориентации, оценке трудовой деятельности.
9. Эккаутинг-менеджмент. Менеджмент организационной структуры управления этого типа направлен на сбор информации, ее анализ и обработку. Делается это для того, чтобы потом можно было сравнить собственные показатели с другими предприятиями, занимающимися похожей работой.
10. Инновационный менеджмент. Задача этого направления овеществлять творческую деятельность людей по созданию продуктов, которые по каким-либо параметрам лучше, чем уже выпущенные продукты.
11. Адаптивный менеджмент. Персонал занят тем, что адаптирует предприятие к условиям внешней среды.

Как видите, организационные структуры управления менеджмента очень отличаются между собой. Пока еще тема не раскрыта и вам довольно трудно понять о чем речь, но если вы продолжите читать, то вопросов не останется.

Виды менеджмента

Прежде чем раскрывать тему, давайте узнаем, какой смысл вкладывается в определение. Итак, под видами менеджмента понимают специальные сферы управленческой деятельности, которые неразрывно связаны с решением конкретных задач менеджмента.

Менеджмент делят по признаку объекта на общий и функциональный. Смысл первого заключается в том, чтобы управлять работой предприятия полностью или отдельными звеньями. Специальный или функциональный менеджмент понимается как управление некоторыми областями деятельности предприятия или его звеньев. Сюда как раз и относятся направления менеджмента, которые мы перечислили выше.

Менеджмент различается также и по признаку содержания. Выделяют стратегический, нормативный и оперативный менеджмент. Первый предполагает, что менеджер будет вырабатывать стратегии, распределять их по времени, обеспечивать контроль за их реализацией, формировать потенциал успеха предприятия.

В нормативный менеджмент входит реализация и разработка философии предприятия, предпринимательской политики, формирование общих стратегических намерений, определение позиции предприятия в рыночной нише.

Об оперативном менеджменте можно сказать, что это разработка оперативных и тактических мер, которые направлены на фактическое претворение в жизнь стратегий развития предприятия.

Принципы менеджмента

Структура финансового менеджмента или любого другого базируется на определенных принципах. О них сейчас и поговорим. Что такое принципы? Это устойчивые требования и общие закономерности, лишь при соблюдении которых обеспечивается эффективное развитие предприятия.

Итак, к принципам относится:

1. Иерархичность.
2. Целостность.
3. Оптимальность и целевая направленность.
4. Демократизация.
5. Децентрализация и централизация.

Также существует несколько подходов управления, которые вписываются не только в структуру финансового менеджмента, но и любого другого. Есть процессный и системный подход и если в первом случае речь идет об управлении, как процессе, например, организация, планирование, мотивация, курирование и прочее, то во втором мы говорим об обозначении задач и целей в показательной форме. Как правило, строится дерево цели, с помощью которого систему делят на подсистемы. Ярким примером считается деление организации на подразделения.

Пока плохо понятно о чем речь, да? Ничего страшного, мы расскажем о каждом подходе отдельно.

Системный подход

Если со структурой принципов менеджмента все понятно, то давайте поглубже изучим системный подход. Основой такого подхода считается исследование объектов в качестве систем. Благодаря системному подходу на предприятии адекватно ставятся выявляются проблемы в определенных областях и решаются.

Чтобы стало понятнее, давайте дадим определение системе. Итак, системой называют совокупность элементов, которые связаны между собой, образующие единство, целостность.

Системный подход имеет свои принципы, о которых тоже необходимо рассказать. Среди них:

1. Структурность. Описание системы происходит через установление ее структуры, то есть отношений и связи системы.
2. Целостность. Речь идет о зависимости каждого элемента от функций, места и прочего.
3. Иерархичность. Каждый компонент системы, в свою очередь, является тоже системой и так во всем.
4. Взаимосвязь среды и структуры. Проявляются и формируются свойства в системе только при взаимодействии со средой. Множественность описания каждой системы. Так как каждая система сложна, то для правильного изучения необходимо построить много разных моделей, которые будут описывать конкретные особенности модели.

Структура системы менеджмента качества подразумевает собой еще некоторые правила. Вот они:

1. Принятие решений может начинаться лишь с четкого формулирования и выявления определенных целей.
2. Любая проблема рассматривается как единое целое и по этой причине последствия каждого решения нужно выявлять заранее.
3. Нужно находить альтернативные пути достижения целей, а также анализировать их.
4. Не должно быть такого, что общая цель конфликтует с отдельными целями.
5. Необходимо соблюдать принцип восхождения от абсолютного к конкретному.
6. Должно быть единство синтеза, анализа, причем речь идет и об историческом и о логическом.
7. В объекте должны быть выявлены разнокачественные связи.

Чтобы структура системы менеджмента качества стала более понятной, рассмотрим, как это происходит на примере.

Во время системного подхода сначала формируются параметры выхода услуги или товара. Менеджеры при этом обязаны опираться на маркетинговые исследования. На основе этих же данных решаются вопросы касательно предмета производства, затрат на работу, качества производимого товара и прочее. Важно, что на все вопросы ответы должны быть даны в одно время. Только при соблюдении этого правила выход получится конкурентоспособным согласно нормативам.

Следующим шагом в функциональной структуре менеджмента будет определение параметров входа. Речь идет о необходимых ресурсах и информации для процесса. Менеджеры сначала изучат организационно-технический уровень производства системы: уровень организации производства, техники, управления и труда. Затем полученные данные нужно будет сопоставить с параметрами внешней среды, как экономической, политической, социальной, технологической и прочей.

Кстати, системы могут быть как открытые, так и закрытые. Поговорим о каждой из них подробнее.

Закрытые и открытые системы

Мы уже в общих чертах объяснили, что такое структура стратегического менеджмента и не только. Давайте теперь разберемся, что такое открытая и закрытая система менеджмента.

Открытой называют ту систему, которая питается ресурсами и энергией извне. Подобной системой считается радиоприемник или калькулятор со встроенной солнечной батареей.

О закрытой можно сказать, что она имеет источник ресурсов или энергии внутри себя. Примером закрытой системы можно считать часы, которые имеют внутренний источник энергии. Сюда же относится производство с собственным источником энергии или работающая машина.

Получается, что хозяйствующие предприятия не могут работать на одной внутренней энергии, ведь для работы потребуется снабжение, работа с потенциальными покупателями и прочее.

Функции менеджмента

Организационные структуры системы менеджмента существуют не в качестве красивых названий, а имеют ряд функций. Благодаря им, определяется устойчивый состав видов управленческой работы, имеющих свои особенности. Как правило, они характеризуются однородностью действий, целей, объектов. Также функции имеют общие задачи и направления управленческой деятельности, они меньше всего зависят от специфики предприятия.

Разграничение функций позволяет выделить основные задачи и виды управленческой деятельности, а также регламентировать и процедуры и правила их претворения в жизнь.

Виды структуры менеджмента мы рассмотрели и рассказали о системном подходе, но все-таки тема до конца не раскрыта. Не хватает пояснений на тему функций системного подхода. Итак, функции делятся:

1. Общие. Сюда относится планирование, формирование целей, контроль и организация поставленных задач.
2. Социально-психологические. Речь идет о мотивации и делегировании. Функция прямо связана с психологической обстановкой и характером производственных отношений.
3. Технологические. Коммуникации и решения являются составляющими этой функции.

Все эти функции неразрывно связаны между собой и дополняют друг друга. Другими словами, нельзя выполнить одну функцию и не задействовать другую.

Но это не значит, что рабочее поле, которое считается менеджментом организации, нельзя разделить на отдельные функции, сосредоточенные на основных группах. Мы говорим о следующих группах:

1. Общее управление. Сюда относится установление политики управления и нормативных требований, мотивация, организация работы, контроль, координация и, конечно же, ответственность.
2. Определенные сферы управления. Ярким примером является производство, маркетинг, кадры, основные фонды и финансы.
3. Управление структурой предприятия. Речь идет о предмете деятельности, создании, правовых формах, организации, ликвидации и реконструкции предприятия.

Процессный подход

Организация структуры управления (менеджмент) может быть спланирована с отсылкой на процессный подход. О чем идет речь? Это подход в менеджменте, за основу которого взят системный подход. На основе процессного подхода работа предприятия организуется таким образом, что деятельность организации делится на бизнес-процессы, ровно как и аппарат управления на блоки. Как правило, процессный подход представлен как схема с отдельными звеньями цепочки (операциями). Производная цепочка всегда заканчивается на продукте. Кстати, звенья, которые отвечают за определенный бизнес-процесс, формируются из подразделений структуры.

Принципами процессного подхода можно назвать следующее:

1. Ответственность всех участников цепочки за хозяйственные результаты.
2. Ориентированность на потребительские предпочтения и повышение качества продукции.
3. Мотивирование работников на высшем уровне.
4. Ослабление бюрократии.

Но процессный подход, как структура процесса менеджмента, имеет и свои отличительные черты. Речь идет о следующих моментах:

1. Управленческие ступени сокращаются, за счет этого и принимаются решения в ускоренном порядке.
2. Руководство делегирует свои полномочия и ответственность сотрудникам предприятия.
3. На предприятии внимательно следят за качеством услуг и продуктов.
4. Все технологии, что связаны с бизнес-процессами, автоматизированы и формализованы.

Какие проблемы могут возникнуть?

Структура и понятие менеджмента, точнее, процессного подхода, звучит довольно-таки просто, но на деле управляющие сталкиваются с рядом проблем. Почему так происходит? В первую очередь все упирается в деньги и временные затраты. Но, с другой стороны, это касается любой ситуации, когда на предприятие внедряется непроверенная теория. Но тем не менее это не единственная проблема, связанная с переходом на процессный подход. Их довольно-таки много, мы перечислим лишь основные:

1. Внедрение процессного подхода лишь на формальном уровне.
2. Внедрение подхода на неформальном уровне.
3. Несоответствие созданной системы и реального положения дел.
4. Процессы не были регламентированы или руководство не умеет ими управлять.
5. Менеджеры не хотят воспринимать процессный подход как новую идеологию предприятия.
6. Менеджеры оказываются не готовы к резким переменам, особенно к пересмотру структуры компании.
7. Недостаточно целеустремленности, мотивации или компетенции в вопросах оптимизации процессов.

Как же перейти на процессное управление с наименьшими потерями?

Структура менеджмента качества такова, что для ее успешного введения должны применяться правильные методы. А как этого добиться, если ошибкой считается как внедрение формальное, так и неформальное? Есть несколько методов, рассмотрим их подробнее.

Методы перехода

Существует два метода безболезненного перехода на новый тип структуры менеджмента предприятия: полный и сквозной метод.

Первый метод подходит для системного и процессного подхода, так как он основывается на выделении бизнес-процессов в уже действующей организационной структуре. Только после этого можно переходить к процессной структуре. Фундаментом метода считаются несколько положений. А именно:

1. Классификация и выделение бизнес-процессов.
2. Разработка методов и стандартов, которые обеспечивают результативность процессов управления.
3. Формирование цепочки процессов в пределах уже работающей структуры.
4. Подбор ресурсов и создание информационной базы для выполнения работ в рамках процессов.
5. Анализ и мониторинг процессов.
6. Улучшение бизнес-процессов.
7. Внедрение мер, которые помогут достигнуть запланированные цели.

Что касается сквозного метода, то он подходит для ситуационного или процессного подхода. В чем заключается суть? Руководство отмечает сквозные бизнес-процессы, для которых подготавливается описание последовательности работ и документооборота. После этого они включаются в процессную структуру, которая чаще всего бывает матричной. В этом методе сначала ведется подготовка модели согласно ситуации, затем анализируются существующие процессы. После чего начинается разработка лучшей модели и реорганизация тех процессов, которые работают на ее основе. Последним шагом считается подготовка новой процессной структуры предприятия.

Получается, что все проблемы возникают из-за недостаточного умения руководства управлять персоналом. Какой бы ни был тип структуры менеджмента, основатель предприятия и управляющий персонал должен уметь вовлекать сотрудников и заинтересовывать их. В этом случае решающую роль играют лидерские качества руководства. Последний должен донести до сознания работников, что смена подхода равна смене идеологии. Лишь после того, как сознанием людей завладеет идея, можно говорить о том, что инструмент принесет пользу. Персонал согласится применять новые методы, а руководство вознаградит их за покладистость.

Ситуационный подход

Мы уже рассмотрели структуру функций менеджмента и основные подходы, нелишним будет рассказать и об оставшихся. Среди них ситуационный подход. Он появился в шестидесятых годах прошлого века. Его сторонники предлагают выбирать методы управления, учитывая факторы среды и ситуацию. Метод эффективен в том случае, если соответствует сложившимся обстоятельствам.

На сегодняшний день ситуационный подход используют редко, так как предпочтение отдано системному и процессному подходу.

Количественный подход

Как только развились точные науки, тогда же возник и этот метод. Известна даже точная дата – 1950 год. Почему именно такая зависимость? Дело в том, что достижения физики, математики и компьютерные технологии стали активно задействовать в управлении. Связано это с тем, что гораздо проще конструировать виртуальные модели по управлению запасами, распределению ресурсов, стратегическому планированию, обслуживанию и прочему, чем каждый раз вводить новую структуру, набивая шишки. В наше время в чистом виде количественный подход практически не встречается. Как правило, он входит в состав процессного или системного подхода.

Типы структур

Основные типы структур управления выделяются в зависимости от характера связи. Это:

1. Функциональная.
2. Линейная.
3. Матричная.
4. Линейно-функциональная.
5. Множественная.
6. Дивизиональная.

Схема организационной структуры отражает то положение должностей и подразделений, что существует в действительности. Связи, в свою очередь, тоже делятся по категориям:

1. Линейные. Речь идет об административном подчинении.
2. Кооперационные. Связь прослеживается между подразделениями одного и того же уровня.
3. Функциональные. Нет прямого административного подчинения, но при этом связи делятся по сфере деятельности.

Линейная структура управления построена таким образом, что каждый руководитель начальствует над нижестоящими подразделениями в любом виде деятельности. Из плюсов можно назвать довольно-таки простую схему, единоначалие и экономичность. При этом минусом является требование к квалификации руководителей, она должна быть высокой. Сейчас такая структура практически вышла из использования.

Функциональная структура примечательна тем, что имеет тесную связь между функциональным и административным управлением. Принципа единоначалия здесь нет, ровно как и кооперации между отделами. По этой причине структура также практически вышла из использования.

Линейно-функциональной структурой называют ступенчатую иерархическую. В этом случае линейные руководители представляют собой единоначальников, а функциональные органы помогают им. Важно, что линейный руководитель низшей ступени не подчиняется функциональным руководителям, даже если последние на ступень выше. Структура сразу же обрела популярность и применялась практически повсюду.

Дивизиональная структура построена так, что филиалы выделяются либо географически, либо по роду деятельности.

О матричной структуре можно сказать, что над одним исполнителем может быть несколько руководителей. Подобная схема часто применяется на предприятиях, которые работают сразу по нескольким направлениям. Так как удобство структуры налицо, неудивительно, что именно матричная структура вытесняет линейно-функциональную.

Множественная структура особенна тем, что объединяет разные структуры на различных ступенях управления. Примером может стать ситуация, когда на предприятии принята филиальная структура управления, а в самих дивизионах может быть выстроена матричная или линейно-функциональная структура. Эта структура используется по сей день и не теряет своей популярности.

Как вы уже поняли, для того чтобы стать хорошим менеджером, нужно углубленно изучать науку, в том числе и структуру целей менеджмента. Каким бы человек ни был хорошим практиком, без знания теории вряд ли что-то получится. Мы можем посоветовать лишь одно — учите матчасть.

Зачем нужна система менеджмента качества

Покупатели товаров и заказчики услуг рассчитывают на приобретение качественной продукции, соответствующей их ожиданиям и финансовым возможностям. Потребитель готов заплатить за качество, но для того, чтобы выпустить действительно востребованный продукт, нужно грамотно организовать бизнес и контролировать производство товара в соответствии с требованиями к его вкусовым, техническим, практическим свойствам.  

Спрос и предложения не уравновешены, конкуренция на рынке предоставляет покупателю возможность выбора. И он будет сделан в пользу компании, готовой подтвердить качество и безопасность своей продукции сертификатами международных стандартов. Для этого необходимо организовать процесс управления коммерческими линиями, производственными мощностями по направлению «продавец-покупатель», «заказчик услуги – исполнитель».

Важно разработать и внедрить систему менеджмента качества (СМК) – процедуру контроля, усовершенствования потребительских свойств товаров, работ и услуг. Упор также делается на управление компанией, подбор компетентного и квалифицированного персонала, наличие развитой технической и технологической базы.

Цели и задачи системы менеджмента качества

Цель СМК заключается в том, чтобы внедрить систему управления выпуском товаров и услуг, соответствующих конкурентному рынку и ожиданиям потребителя в плане качества. Свидетельство эффективности мер по качеству на предприятии – растущий спрос на конечный продукт или услугу, повышение узнаваемости бренда.

Руководство предприятия внедряет СМК, чтобы получить следующие преимущества:

• Улучшить товарный вид, функциональные характеристики, ассортимент продукции и услуг.
• Оптимизировать производственные или сервисные ресурсы, внедряя методы рационализации выпуска продукции или сырьевой экономии за счет развития технологического процесса.
• Повысить производительность труда, найти способы расширения бизнеса, наладить выпуск новой линейки товаров или услуг.
• Сделать предприятие конкурентоспособным при подаче заявки на участие в тендере или конкурсе при государственных и муниципальных закупках. Преимущество получают предприниматели, у которых есть сертификат ISO 9001. С такими партнерами договоры заключаются в предпочтительном порядке.
• Завоевать доверие со стороны инвесторов и контрагентов. Регистрация в системе международных стандартов и сертификаты будут преимуществом при взаимодействии с импортерами. К таким поставщикам больше доверия.

Система менеджмента качества основана на контроле управленческих процессов в области коммерции, включая производство, сбыт товаров, оказание квалифицированных услуг.

Международный стандарт системы управления качеством ISO 9001 предполагает переход на модель рационального предпринимательства, с разделением полномочий и ответственности компании, ее подразделений, выполнением обязанностей персонала по выпуску продукции, соответствующей потребностям потребителей. Если произведена сертификация и стандарты качества успешно внедрены, то это позволит увеличить сбыт продукции, выработать удобную логистику ее поставок.

Основная задача системы менеджмента качества – контроль и слаженность процессов предпринимательской деятельности, управление бизнесом в условиях конкурентоспособного, динамичного рынка товаров и услуг.

Задача СМК также заключается в поиске системы управления, которая соответствует ассортименту, специфике продукции и услуг предприятия. Для этого важна высокая квалификация персонала.

Как разработать систему качества и внедрить ее на предприятии

Потребуется сторонний аудит качества товаров, услуг, управленческих процессов, а также обучение персонала. Доверить такую работу необходимо специальной компании, у которой есть возможность провести сертификационный аудит и помочь внедрить на предприятии локальные

• консультирование и внутренний аудит;
• оценка предпринимательской модели, изучение рисков и целей внедрения международных стандартов качества с учетом отрасли производства и (или) сервиса;
• сертификационный аудит и предоставление сертификата ИСО 9001;
• обучение персонала компании.

Внедрение стандартов управления качеством должно на практике обеспечивать высокие потребительские свойства товаров и услуг, оправдывать ожидания покупателей, инвесторов и заказчиков, готовых доверять имиджу компании-обладателя сертификата. Конкретные мероприятия зависят от особенностей бизнеса и корпоративной солидарности, умения наладить управленческие процессы. Может понадобиться обучение персонала, переустройство модели выпуска продукции, изменение ее технических свойств в зависимости от спроса и ожиданий потребителей.

Орган по сертификации

Подтверждать соответствие продукции установленным стандартам РФ и технических регламентов Евразийского союза вправе только организация с допуском уполномоченного ведомства — Росаккредитации. Процедура включает оценку характеристик товаров, работ или услуг на безопасность и качество. По итогам заявителям выдается официальный документ. ГК «АЛЬФА РЕГИСТР» — это аккредитованный орган по сертификации, с которым предпочитают сотрудничать многие представители бизнеса.

Стандарты системы менеджмента качества. Часть 2

В первой части настоящей статьи мы некоторые моменты реального и фиктивного внедрения системы менеджмента качества и негативные последствия нечестного использования сертификата ИСО 9001. В продолжении считаем нужным остановиться на влиянии сертификации на жизненный цикл продукции и бизнес процессы на предприятии.

Стандарты системы менеджмента качества. Часть 1

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ

Основой эффективной управленческой деятельности любого предприятия является грамотно выстроенная организационная структура управления.

Организационная структура представляет собой комплекс взаимосвязей между различными уровнями организации, нацеленный на максимально эффективное распределение обязанностей между всеми уровнями управления и конкретными сотрудниками.

Практически любая структура управления предполагает наличие вертикальных и горизонтальных связей.

Горизонтальные связи являются одноуровневыми и носят характер согласования, строятся между подразделениями предприятия, которые находятся на одном управленческом уровне (не подчиняются друг другу). Вертикальные связи предполагают подчинение одного звена или звеньев другому.

В организационной структуре можно выделить два основных звена:

• управляемое звено (подчиняющийся объект);
• управляющее звено (руководящий объект).

Сегодня существует много классификаций организационных структур управления предприятием. Все их многообразие можно разделить на две группы:

• вертикальный (иерархический) тип управления;
• горизонтальный (органический) тип управления.

Залог успешного функционирования предприятия при иерархическом типе структуры управления:

• иерархичность управления;
• четкое и полное распределение труда;
• преобладание вертикальных связей;
• наем на работу исключительно квалифицированных работников.

Гибкость и адаптивность к изменяющимся условиям во внешней среде при одновременном почти полном отказе от иерархии и преобладании горизонтальных связей — основная характеристика органического (горизонтального) типа управления.

Вертикальная структура управления

Эта структура управления имеет наибольшее распространение за счет четко выраженной иерархии: чем выше должность, тем больше полномочий и подчиненных. Основание пирамиды состоит из должностей, у которых нет подчиненных.

Например, во главе компании стоит единоличный руководитель, реже — совет директоров. В середине находятся руководители высшего звена (заместители генерального директора по направлениям). Далее идут руководители среднего звена (начальники отделов по направлениям), затем — руководители низшего звена (начальники бюро, групп и т. д.), потом — исполнители.

Нередко вертикальная структура насчитывает не два-три звена руководителей, а больше. Это актуально для крупных компаний, которые давно находятся на рынке. В таком случае создаются различные департаменты, дирекции, отделы, группы, бюро и другие службы. В каждой из них есть свой руководитель.

В итоге получается, что путь от исполнителя до высшего руководства настолько длинный, что сведения с низа до верха доходят с опозданием, искажением или вообще не доходят.

Горизонтальная структура управления

Горизонтальная структура направлена на то, чтобы минимизировать бюрократию в структуре управления для ускорения процесса согласования документов, принятия решений, повышения адаптивности и гибкости компании. В таком случае сокращается путь от высшего руководства до исполнителей. Эта система управления предполагает и повышенную инициативность, креативность исполнителей.

Учитывая, что основные связи горизонтальные, взаимодействие между исполнителями (группами исполнителей) должно быть на высоком уровне. Добиться этого не так просто, особенно в ситуации, когда у исполнителей (групп исполнителей) диаметрально противоположные видения на одну и ту же задачу.

По этой причине в некоторых случаях может показаться, что системе управления не хватает звена среднего руководства. Однако заниматься формированием такого звена не нужно. Ведь задача системы сводится к максимальной эффективности без бюрократизации при повышенной вовлеченности в процесс непосредственных исполнителей.

В большинстве случаев по мере развития компании расширяется доля занимаемого ею рынка, увеличивается численность сотрудников. Как следствие, усложняются структура и бизнес-процессы компании, взаимодействие между элементами структуры.

Если изначально компания функционировала при наличии единоличного руководителя и нескольких исполнителей, то по мере развития у нее появляются новые подразделения со своими начальниками среднего звена, которые отвечают за финансовые, технические и другие вопросы.

Выстраивается четкая схема: от руководителя высшего звена спускается задача руководителю (руководителям) более низкого звена. Дальше задачу спускают до руководителей, стоящих одной ступенью ниже, или до исполнителей. Когда поставленная задача выполнена, снизу вверх движется отчет о результатах выполнения.

Графически вертикальную и горизонтальную структуру управления можно представить следующим образом (рис. 1, 2).

ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ СТРУКТУР УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ

На основании представленных схем вертикальной и горизонтальной структур управления компанией определим основные преимущества и недостатки каждой из них (см. таблицу).

ОСНОВНЫЕ ПОДТИПЫ ВЕРТИКАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР УПРАВЛЕНИЯ

Линейная структура управления

Линейная структура управления предполагает наличие единоличного руководителя, которому подчиняются исполнители или руководители подразделений (линейные руководители).

В такой схеме преобладают вертикальные связи «снизу-вверх» и «сверху-вниз». Горизонтальные связи могут отсутствовать или существовать только на уровне руководителей по направлениям (рис. 3).

Преимущества линейных структур управления:

• четкость управленческой функции;
• высокая степень ответственности на всех уровнях структуры;
• оперативность принятия решений и исполнения поставленных вертикальных задач;
• простота построения.

Недостатки линейных структур:

• низкий уровень гибкости и адаптации к изменяющимся внешним факторам;
• высокая загрузка руководителей всех уровней структуры;
• высокая концентрация власти;
• высокие требования к квалификации руководителей.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 4, 2020.