- [лайфхак] пробиваем подарочные карты
- Общие положения
- Функции Работника
- Должностные обязанности Работника
- Права Работника
- Ответственность Работника
- Заключительные положения
- Как создать базу товаров в кассе
- Какие реквизиты должны быть в кассовом чеке
- Кому не надо указывать название товара в чеке
- Кто и как должен заносить наименование товара в чек
- Требования к наименованию товаров, работ, услуг в чеках с 2021 года
- Штрафы за ошибки в чеках
[лайфхак] пробиваем подарочные карты
Если ваш магазин продает подарочные карты (сертификаты), то по онлайн-кассе следует пробивать и продажу самой карты, и продажу товаров по ней. Продажа самой карты при этом не считается продажей для фискальных целей, а пробивается как аванс.
При пробивке таких операций задействуются дополнительные опции:
- Признак способа расчета — в случае с подарочной картой (сертификатом) это будет ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (то есть аванс на всю сумму по карте).
- Признак предмета расчета — для подарочных карт это будет ПЛАТЕЖ (потому что реализации товаров на момент выдачи карты еще не произошло и сумма, по сути, является авансом). В момент выдачи товара по карте операция становится продажей, поэтому ее нужно пробить, как и любую другую продажу, указав в качестве предмета расчета товар, который приобрели за карту.
Пример
В парфюмерном магазине приобретен подарочный сертификат к 8 Марта на сумму 5000 руб.
При пробивке чека кассир указывает:
признак способа расчета: ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ
признак предмета расчета: ПЛАТЕЖ
На следующий день по сертификату приобрели флакон туалетной воды за 5000 руб.
Кассир забирает вместо денег карту и пробивает:
признак способа расчета: ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ
признак предмета расчета: ТОВАР
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Признак способа расчета и признак предмета расчета во многих моделях онлайн-касс в чеке не отражаются. Но указывать их всё равно нужно, чтобы полученные за карту деньги правильно были учтены в кассовых отчетах.
Как пробить возврат по онлайн-кассе, читайте здесь.
Общие положения
1.1. Старший кассир (далее – Работник) относится к категории специалистов.
1.2. На должность старшего кассира ” ” (далее – Организация) принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Работник должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения кассовых операций;
- порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности;
- формы кассовых и банковских документов;
- правила приема, выдачи, учета и хранения денежных сумм и ценных бумаг;
- порядок регистрации приходных и расходных документов;
- основные правила и методы ведения бухгалтерского учета;
- правила эксплуатации контрольно-кассовой техники;
- особенности технического обслуживания контрольно-кассовой техники;
- признаки платежеспособности государственных денежных знаков, порядок получения, хранения и выдачи денежных средств, отличительные признаки платежных средств безналичного расчета;
- правила хранения документов строгой отчетности и порядок составления отчетности по ним;
- Закон Российской Федерации от 07.02.1992 N 2300-1 “О защите прав потребителей”;
- основы управления и конфликтологии;
- основы трудового законодательства Российской Федерации;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
1.4. Работник в своей деятельности руководствуется:
1.5. Старший кассир подчиняется непосредственно .
1.6. В период отсутствия Работника (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
Функции Работника
2.1. Составление кассовой отчетности.
2.2. Обеспечение сохранности денежных средств и ценных бумаг.
Должностные обязанности Работника
3.1. Работник обязан добросовестно исполнять следующие должностные обязанности:
3.1.1. Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.
3.1.2. Осуществляет контроль за составлением кассовой отчетности.
3.1.3. Проверяет платежеспособность государственных денежных знаков.
3.1.4. Соблюдает правила эксплуатации контрольно-кассовой техники и выполняет расчетные операции.
3.1.5. Осуществляет контроль сохранности товарно-материальных ценностей.
3.1.6. Производит расчет по возвратам.
3.1.7. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком, составляет кассовую отчетность.
3.1.8. Обеспечивает сохранность бланков строгой отчетности.
3.1.9. Обеспечивает бесперебойную работу касс.
3.1.10. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
3.1.11. Контролирует соблюдение работниками правил охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты, производственной и трудовой дисциплины, Правил внутреннего трудового распорядка.
Права Работника
4.1. Работник имеет право:
4.1.1. На участие в обсуждении проектов решений руководства Организации.
4.1.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлечение к решению поставленных перед ним задач других работников.
4.1.3. Запрос и получение от работников других структурных подразделений необходимой информации, документов.
4.1.4. Участие в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.1.5. Требование от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
Ответственность Работника
5.1. Работника привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение материального ущерба – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
Заключительные положения
6.1. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления Работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
Как создать базу товаров в кассе
Способ создания базы товаров зависит от кассовой программы, количества товаров и услуг у продавца. Всего их три:
- Вбивать название товаров вручную.
- Загружать файлы с наименованиями.
- Загружать наименования из электронных накладных.
Вбивать номенклатуру товаров вручную. Подходит, если вы торгуете небольшим ассортиментом товаров или оказываете ограниченный набор услуг — до 500 наименований. Товары или услуги заносятся вручную — либо в кассу, либо в учетный сервис. Брать данные можно из справочника товаров или с этикетки.
Загружать файлы с названиями в кассу или в учетную систему. Подойдет тем, у кого большой перечень товаров — более 500 наименований.
Номенклатуру можно взять:
- у бухгалтера — он выгрузит файл с названиями товаров из бухгалтерской программы;
- у поставщиков — они пришлют прайсы товаров, которые заказываете. Нужно загрузить в учетную систему прайс в формате Excel. На его основе сервис создает карточки товаров — так заполняется номенклатура.
Загружать названия товаров из электронных накладных. Этот способ подойдет тем, у кого в продаже маркированные товары или алкоголь. Современные кассовые сервисы интегрированы с ЭДО и ЕГАИС. Когда поступит электронная накладная, сервис распознает новую позицию, автоматически заведет на нее карточку и поставит на баланс.
Когда база товаров в кассе создана, можно вносить наименование в чек при продаже.
Какие реквизиты должны быть в кассовом чеке
Вся информация в чеке размещается блоками: например, сведения о продавце, сведения о кассе и другие. Всего 8 блоков.
Разберемся, какие реквизиты должны быть в каждом блоке, и что они означают.
Блок 1. Сведения о владельце кассы
Блок 2. Сведения о кассе
Блок 3. Служебные сведения о чеке
| Реквизиты | Что значат |
|---|---|
| Наименование документа, дата и время формирования чека, номер смены, номер чека за смену | Кассовый чек 3466 0325/010/032 20.09.2021 19:38 В бумажном чеке может не быть реквизитов «Номер смены» и «Номер чека за смену» |
| Порядковый номер фискального документа — ФД | Отсчет ведется с момента активации фискального накопителя, то есть считаются все документы, которые есть в ФН: например, отчеты, а не только чеки |
| Система налогообложения, которая применялась при расчете | Одну кассу можно применять для нескольких систем налогообложения, но в чеке нужно указать один налоговый режим |
| Адрес сайта налоговой | https://www.nalog.gov.ru/ Может не быть в бумажном чеке |
| Фискальный признак документа — ФПД | Обычно это 10 цифр в таком формате: ФПД 5632134565 |
| Адрес электронной почты отправителя чеков | Электронный адрес оператора фискальных данных или владельца кассы, если он сам отправляет электронные чеки покупателю В бумажных чеках на очную оплату не указывают |
Блок 4. Информация о кассире
Блок 5. Информация о проданных товарах, работах, услугах
| Реквизиты | Что значат |
|---|---|
| Наименование товаров, работ или услуг | Указывают наименование каждого товара, работы или услуги |
| Количество товаров, работ или услуг | По каждому наименованию |
| Цена за единицу товара, работы, услуги с учетом скидок и наценок | В чеке должна быть цена с учетом скидок и наценок. Скидка рассчитывается в кассовой программе, передается на кассу и печатается в чеке |
| Признак предмета расчета | Указывают одно из значений: товар, подакцизный товар, работа, услуга, ставка игры, выигрыш, лотерейный билет, выигрыш лотереи, платеж или выплата, агентское вознаграждение В бумажном чеке признака предмета расчета может не быть |
| Признак способа расчета | Указывают одно из значений: — полный расчет; |
Блок 6. Информация о суммах продаж, НДС и способах расчета
| Реквизиты | Что значат |
|---|---|
| Признак расчета | Бывают такие признаки расчета: — приход — при получении средств от покупателя; |
| Форма расчета и сумма оплаты | Нужно указать, как были оплачены товары, работы или услуги — наличными, безналичными деньгами или другим способом: — сумма по чеку предоплатой — зачетом аванса и предыдущих платежей, если они были; Если товар оплачен кредитными деньгами, которые поступают на расчетный счет продавца из банка, продавец также должен выдать чек, а форма расчета будет безналичными |
| Стоимость товара, работы или услуги с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость | Если продавец не плательщик НДС либо если товар не облагается НДС, ставку налога можно не указывать Если в чеке указано несколько товаров с разными ставками НДС, нужно перечислить все ставки и суммы по ним |
| Сумма расчета, итог | Итоговая сумма может состоять из нескольких значений. Например, часть суммы можно оплатить наличными, другую часть — безналичными, а оставшуюся часть — зачетом ранее внесенного аванса |
| Код товара | Если товар значится в перечне маркированных товаров, то учетная программа должна поставить его код |
Блок 7. Информация о покупателе
Блок 8. QR-код
Реквизиты в блоках «Сведения о кассе» и «Сведения о владельце кассы» вбивают один раз — при регистрации онлайн-кассы. Эти данные берут в карточке регистрации ККТ, которая хранится в личном кабинете налогоплательщика на сайте налоговой.
Кому не надо указывать название товара в чеке
В частности, к ним относятся:
- самозанятые;
- те, кто продает товары на розничных ярмарках с открытых прилавков, при продаже бумажной периодики, разносной торговле непродовольственными товарами, продаже в киосках мороженого, разливных безалкогольных напитков, молока;
- те, кто работает в удаленных областях.
Остальные ИП и компании должны указывать в кассовом чеке наименование товара, его количество и цену. Без этих реквизитов документ будет считаться неправильным.
Кто и как должен заносить наименование товара в чек
Номенклатуру в чеке указывает кассир: все необходимые реквизиты кассового чека занесены в кассу при регистрации, нужно вводить только наименование товара, его количество, цену.
Внести товар в чек можно такими способами:
- Сканирование штрихкода — нужен сканер, а товар в базе должен быть со штрихкодом.
- Поиск по наименованию товара — если в кассе есть умный поиск. Достаточно ввести несколько первых букв, и касса найдет нужное наименование.
- Поиск в избранных товарах на экране онлайн-кассы — если вынести на панель самые популярные товары, при выборе соответствующей позиции касса внесет ее в чек.
- Голосовой поиск товара — работает на мобильных устройствах при использовании кассового приложения.
Когда кассир внес в чек наименование товара, останется указать количество товара и цену. Касса подсчитывает итоговую сумму чека.
Требования к наименованию товаров, работ, услуг в чеках с 2021 года
Компании и ИП при расчетах с покупателями должны вбивать в чек номенклатуру — наименование товаров, работ или услуг и их количество. Описывать покупки нужно детально, чтобы клиент мог однозначно понять, за что именно он заплатил: «Молоко Коровкино, 1 л», «Филе курицы охл. 0,5 кг». Наименования «Молоко» или «Филе» недостаточно, так покупателю сложно идентифицировать покупку в чеке.
До 1 февраля 2021 года ИП на спецрежимах могли обойтись без подробностей и указывать в чеке только сумму покупки. Но сейчас этих послаблений нет.
Примеры, как стоит и не стоит указывать наименование товаров и услуг в чеке:
Нет жестких правил, как указывать название товара в чеке, но есть несколько общих требований.
По наименованию один товар должен отличаться от другого. Название товара должно быть максимально понятным, чтобы покупатель мог проверить свою покупку по чеку.
Например, магазин продает сливочное масло. Если других подобных товаров в магазине нет, можно указать в наименовании «Сливочное масло». Но если есть масло других производителей, разного веса, оно продается по разным ценам, то различия нужно указать в чеке. Это может выглядеть так: «Сливочное масло «Вологодское» 82% жирности 180 г».
Наименование товара должно быть не длиннее 128 символов без пробелов. Иначе оно будет обрезаться при передаче в налоговую. Если наименование превышает 128 символов, его можно сократить. Но покупателю все равно должно быть понятно, где какой продукт в чеке.
Если в момент оплаты наименование товара пока неизвестно, в чеке нужно указать признак способа расчета «Аванс». Например, клиент оплачивает обучение заранее и еще непонятно, какие конкретно услуги ему будут оказаны. Когда товар и количество товара станут известны, пробивается второй чек со способом расчета «Полный расчет».
Штрафы за ошибки в чеках
- для ИП или руководителя ООО — от 1500 до 3000 ₽;
- для организаций — от 5000 до 10 000 ₽.
Налоговая обращает внимание на реквизиты чека, например, при контрольной закупке или по жалобам покупателей, поэтому требования закона необходимо соблюдать.