Минпросвещения представило законопроект о сертификатах на жильё для детей-сирот – Парламентская газета

МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 18 марта 2021 г. N 121

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ПРОСВЕЩЕНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В целях установления единого порядка работы с документами в Министерстве просвещения Российской Федерации и в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве просвещения Российской Федерации (далее – Инструкция).

2. Возложить на Департамент управления делами (Кравчук В.В.):

методическое руководство организацией делопроизводства в Министерстве просвещения Российской Федерации (далее – Минпросвещения России);

координацию работы структурных подразделений Минпросвещения России по вопросам ведения делопроизводства;

осуществление периодических проверок выполнения требований Инструкции в структурных подразделениях Минпросвещения России.

3. Руководителям структурных подразделений организовать изучение настоящей Инструкции работниками Минпросвещения России и обеспечить строгое соблюдение ее требований.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря – заместителя Министра Зеньковича П.С.

Министр
О.Ю.ВАСИЛЬЕВА

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве просвещения Российской Федерации (далее соответственно – Инструкция, Минпросвещения России, Министерство) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Минпросвещения России документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Положением о Министерстве просвещения Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2021 г. N 884, и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Минпросвещения России независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.4. Организация делопроизводства в Минпросвещения России осуществляется с использованием единой системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений Минпросвещения России (далее – ЕСЭД).

1.5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Обращение с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.

1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.8. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации”.

1.9. Совершенствование информационных технологий и внедрение современных технических средств при работе с документами осуществляются Департаментом управления имущественным комплексом и конкурсных процедур.

1.10. Организацию и ведение делопроизводства на основе единой политики, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Минпросвещения России осуществляет Департамент управления делами.

Ответственность за организацию работы с документами и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Минпросвещения России возлагается на их руководителей.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Минпросвещения России осуществляется государственными гражданскими служащими и работниками Минпросвещения России (далее – служащие) в соответствии с их должностными регламентами.

1.11. Служащие несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.12. Содержание служебных писем не подлежит разглашению. Использование сведений, содержащихся в документах, в печати и других средствах массовой информации, не допускается.

Передача документов или их копий служащим других организаций или учреждений допускается с письменного разрешения руководства Минпросвещения России.

Взаимодействие со средствами массовой информации и передача им служебной информации осуществляются структурными подразделениями Минпросвещения России, специально на то уполномоченными, а в отдельных случаях по письменному разрешению руководства Минпросвещения России.

1.13. Департамент управления делами осуществляет периодические проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях Минпросвещения России. Результаты проверок докладываются руководству Минпросвещения России.

1.14. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Минпросвещения России после их согласования с Федеральным архивным агентством.

2. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Минпросвещения России;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Минпросвещения России;

дипломатическая почта (входящая) – это корреспонденция, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Минпросвещения России;

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

иностранная корреспонденция (входящая) – корреспонденция, поступающая из иностранных посольств, консульств, министерств и ведомств, компаний, фондов, ассоциаций и других иностранных организаций, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты;

исходящая корреспонденция иностранным адресатам – корреспонденция, направляемая из Минпросвещения России на общем бланке, в адрес иностранных посольств, консульств, министерств и ведомств, компаний, фондов, ассоциаций и других иностранных организаций, а также посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

межведомственный электронный документооборот – взаимодействие информационных систем электронного документооборота между информационными системами федеральных органов исполнительной власти, государственных внебюджетных фондов, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, многофункциональных центров и иных органов и организаций;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Минпросвещения России, с указанием сроков их хранения;

нормативный правовой акт – письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции, рассчитанный на многократное применение и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм;

обращение гражданина – направленные в Минпросвещения России или должностному лицу Министерства письменные предложение, заявление, жалоба или устное обращение гражданина;

объем документооборота – количество документов, поступивших в Минпросвещения России и созданных за определенный период;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

придание юридической силы документу – установление требований к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на бумажных и электронных носителях;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

руководство Минпросвещения России – Министр просвещения Российской Федерации (далее – Министр), заместители Министра просвещения Российской Федерации (далее – заместители Министра), руководители структурных подразделений Министерства просвещения Российской Федерации (далее – руководители структурных подразделений);

сканирование документа – получение электронного образа документа в результате сканирования документов на бумажных носителях с учетом требований настоящей Инструкции;

служба делопроизводства – структурное подразделение Минпросвещения России, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Министерства;

система электронного документооборота – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы;

формирование дела – группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

бланк документа – документ, содержащий набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

шаблон бланка (унифицированной формы документ) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3.1. Общие требования к созданию документов

3.1.1. Минпросвещения России создает документы на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов с соблюдением установленных Инструкцией правил оформления.

3.1.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

3.1.3. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа и печатаются шрифтом N 12 без дополнительных символов. Номер на первой странице не ставится.

3.1.4. В нижнем колонтитуле каждой страницы документа проставляется название файла с указанием индекса структурного подразделения, в котором подготовлен документ. Реквизит печатается шрифтом размером N 8.

Данный реквизит не оформляется в письмах, адресованных зарубежному адресату (приложение N 39 к настоящей Инструкции).

3.1.5. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор с использованием шрифта размером N 14. При составлении таблиц допускается использовать бумагу формата A3 (297 x 420 мм), а также размеры шрифта NN 10 – 12.

Текст документа печатается через 1,5 межстрочный интервал без переносов. Если последняя страница документа состоит менее чем из пяти строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Интервал между словами – один пробел. Интервал между буквами в словах – обычный. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Текст печатается на расстоянии 2 – 3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.

3.1.6. Размер шрифта для реквизитов документа должен быть не менее 4,5 мм, что соответствует 12 пт. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

Длина самой длинной строчки реквизита при угловом расположении реквизитов – не более 7,5 см.

Длина самой длинной строчки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

3.1.7. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги.

3.1.8. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Минпросвещения России. При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

Минпросвещения России разрабатывает и утверждает альбом шаблонов (унифицированных форм) бланков создаваемых документов. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются приказом Министра просвещения Российской Федерации.

Проекты организационно-распорядительных документов Минпросвещения России создаются с использованием системы электронного документооборота.

Регистрация документов в Минпросвещения России выполняется с использованием ЕСЭД.

3.2. Бланки документов

3.2.1. Минпросвещения России использует бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, изготовленные полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых приказом Минпросвещения России.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

3.2.2. Бланки документов оформляются в соответствии с приложением N 1 к настоящей Инструкции. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 08 посередине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 08.

Реквизиты 06, 08, 10, 11, 12, 15, ограничительные отметки для реквизитов 07, 09, 16 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

3.2.3. В Минпросвещения России используются следующие виды бланков документов:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк поручения;

бланки протоколов;

общий бланк Минпросвещения России;

бланки писем должностных лиц Минпросвещения России (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря – заместителя Министра, заместителя Министра);

бланки структурных подразделений Минпросвещения России;

бланк указания по исполнению (резолюция).

3.2.4. Подлежат нумерации бланки:

общий бланк письма Минпросвещения России (синего цвета);

бланки писем должностных лиц Минпросвещения России (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря – заместителя Министра, заместителя Министра) (синего цвета).

Не подлежат нумерации следующие бланки:

бланк структурного подразделения (черно-белого цвета);

бланк приказа (черно-белого цвета);

бланк распоряжения (черно-белого цвета);

бланк поручения (черно-белого цвета);

бланк протокола (черно-белого цвета);

бланк указания по исполнению (резолюции) (черно-белого цвета).

3.2.5. В целях обеспечения порядка использования номерных бланков Минпросвещения России ведет их учет. Порядок изготовления, учета, выдачи, возврата и уничтожения номерных бланков в структурных подразделениях Минпросвещения России указан в разделе VII настоящей Инструкции.

3.2.6. При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Минпросвещения России;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Общий бланк Минпросвещения России используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

3.2.7. Для бланка приказа (распоряжения, поручения, протокола) Минпросвещения России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Минпросвещения России;

наименование вида документа;

место составления (издания) документа,

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа.

3.2.8. Для бланка письма Минпросвещения России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Минпросвещения России;

справочные данные о Минпросвещения России;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

3.2.9. Для бланка письма должностного лица Минпросвещения России (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря – заместителя Министра, заместителя Министра):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Минпросвещения России;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Минпросвещения России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

3.2.10. Для бланка письма структурного подразделения Минпросвещения России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Минпросвещения России;

наименование структурного подразделения Минпросвещения России;

справочные данные о структурном подразделении Минпросвещения России;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

3.2.11. Для бланка указания по исполнению (резолюции) Минпросвещения России:

указание должности должностного лица (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря – заместителя Министра, заместителя Министра) Минпросвещения России, подписавшего указания по исполнению (резолюцию);

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.2.12. Образцы бланков документов приведены в приложениях NN 2 – 20 к настоящей Инструкции.

3.2.13. Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке (приложение N 39 к настоящей Инструкции).

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Минпросвещения России, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

3.3.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.3.3. Кроме перечисленных реквизитов, в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например; отметки “Срочно”, “Оперативно”, “Подлежит возврату” и др.

3.3.4. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита “Государственный герб Российской Федерации”.

3.3.5. Согласование документа в Минпросвещения России оформляется визой уполномоченного должностного лица. Согласование документа, созданного в Минпросвещения России совместно с другими органами государственной власти и организациями, оформляется листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Требования к оформлению реквизитов приведены в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

3.4. Подготовка и оформление проектов федеральных
конституционных законов, федеральных законов и проектов
технических заданий на их разработку

3.4.1. Минпросвещения России в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты федеральных конституционных законов, федеральных законов и проекты технических заданий на их разработку (далее – законопроект) во исполнение актов законодательства Российской Федерации, поручения или указания Президента Российской Федерации, плана законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, соответствующих указаний или поручений руководства Министерства, а также в инициативном порядке.

Организация подготовки законопроектов возлагается на руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Контроль за указанной выше деятельностью осуществляется заместителем Министра, курирующим соответствующее структурное подразделение.

3.4.2. Законопроект разрабатывается в соответствии с Основными требованиями к концепции и разработке проектов федеральных законов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. N 576 и в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 (далее – Регламент).

3.4.3. Для рассмотрения законопроекта в Правительство Российской Федерации представляется пакет документов: сопроводительное письмо, законопроект и материалы к нему.

Сопроводительное письмо содержит основания внесения законопроекта, сведения о его содержании и согласовании, сведения об отсутствии в проекте коррупциогенных факторов. В случае проведения в отношении законопроекта педагогической и (или) обязательной метрологической экспертиз в сопроводительном письме также указываются сведения о результатах проведения указанных экспертиз.

К законопроекту прилагаются следующие материалы:

проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя (официальных представителей) Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования, основной идеи законопроекта и информацию о соответствии законопроекта положениям Договора о Евразийском экономическом союзе, а также положениям иных международных договоров Российской Федерации;

финансово-экономическое обоснование решений, предлагаемых к принятию законопроекта, оформленное в соответствии с подпунктами 53(1) и 53(2) Регламента (представляется в случае внесения проектов федеральных законов, предусмотренных частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации, а также абзацем вторым подпункта 53 Регламента), содержащее в том числе сведения о государственной программе Российской Федерации, для реализации которой разработан законопроект либо к сфере реализации которой он относится, а также прогноз последствий реализации положений законопроекта, направленных на достижение целей указанной государственной программы Российской Федерации, или сведения об отсутствии влияния положений законопроекта на достижение целей государственных программ Российской Федерации;

перечень федеральных законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;

перечень нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;

заключения, предусмотренные подпунктами 60 – 60(5) Регламента;

заключения Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации;

перечень нормативных правовых актов, необходимых для реализации законопроекта, содержащих наименования проектов нормативных правовых актов, обоснование необходимости их подготовки, примерный срок подготовки, краткое описание каждого акта (цель, предмет и содержание правового регулирования), а также сведения о федеральных органах исполнительной власти либо организациях – головном исполнителе и соисполнителях по разработке проектов указанных актов. В случае если подготавливаемый акт влечет за собой необходимость внесения изменений в другие акты, эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или предоставляются одновременно с ним в виде проекта отдельного акта.

3.4.4. Требования к оформлению законопроекта и сопроводительных документов приводятся в приложении N 22 к настоящей Инструкции.

3.4.5. Структурное подразделение, ответственное за подготовку законопроекта, проводит согласование его с соответствующими структурными подразделениями.

Визирование законопроекта структурным подразделением осуществляется в электронном виде в системе ЕСЭД с обязательным дублированием на бумаге.

Согласование законопроекта оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются собственноручно на оборотной стороне последнего листа законопроекта на втором экземпляре документа на листе согласования.

Возражения по законопроекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в законопроект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в законопроект внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Финансово-экономическое обоснование к законопроекту до его представления в Правовой департамент визируется руководством Департамента финансов, экономики и организации бюджетного процесса.

3.4.6. Законопроект, подготовленный структурным подразделением и завизированный руководителями (или их заместителями) всех заинтересованных структурных подразделений, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежит правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом.

Законопроект направляется в Правовой департамент с приложением всех материалов (документов), в соответствии с которыми или во исполнение которых он подготовлен. Правовая экспертиза законопроекта без приложения указанных материалов (документов), предусмотренных Регламентом, а также сведений о согласовании его со структурными подразделениями, не производится, а законопроект возвращается исполнителю со служебной запиской и приложением всех представленных документов.

Работники Правового департамента вправе не проводить правовую экспертизу законопроекта в случае, если стало известно, что редакция законопроекта изменилась, либо законопроект отозван исполнителем.

3.4.7. Правовая экспертиза законопроекта осуществляется Правовым департаментом в 7-дневный срок со дня его поступления. При проведении правовой экспертизы законопроекта исполнитель может привлекаться работником Правового департамента, проводящим правовую экспертизу, для дачи пояснений. При наличии замечаний и предложений, сделанных по тексту, законопроект передается исполнителю на доработку.

Доработанный законопроект вместе с предыдущим законопроектом, содержащим замечания и предложения, сделанные по тексту, передаются исполнителем работнику Правового департамента, проводившему правовую экспертизу, для проверки соответствия и правильности доработанного проекта.

При наличии неурегулированных разногласий законопроект не визируется, а возвращается исполнителю вместе с заключением, подписанным руководством Правового департамента.

При отсутствии замечаний законопроект полистно (внизу каждого листа проекта) визируется руководством Правового департамента.

3.4.8. Законопроект до его внесения в Правительство Российской Федерации подлежит обязательному согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами и иными организациями.

В соответствии с подпунктами 57 – 59 Регламента законопроект после согласования и при условии его размещения в сети Интернет в целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы в установленном порядке до внесения в Правительство Российской Федерации направляется с приложением заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы (при их наличии), протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на правовую экспертизу и антикоррупционную экспертизу для оценки проекта акта на предмет его соответствия актам более высокой юридической силы, в том числе на предмет соответствия законопроекта Договору о Евразийском экономическом союзе, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений и соблюдения правил юридической техники, а также наличия либо отсутствия в нем коррупциогенных факторов.

Законопроект, оказывающий влияние на доходы или расходы соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, направляется на заключение в Министерство финансов Российской Федерации с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии), замечаний, а также финансово-экономического обоснования решений, предлагаемых к принятию законопроекта, составленным в соответствии с подпунктами 53(1) и 53(2) Регламента.

Законопроект, оказывающий влияние на доходы или расходы федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и бюджетов государственных внебюджетных фондов, направляется с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на заключение в Министерство финансов Российской Федерации.

Законопроект, регулирующий отношения субъектов предпринимательской деятельности или их отношения с государством, а также оказывающий влияние на макроэкономические показатели развития страны, направляется с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на заключение в Министерство экономического развития Российской Федерации.

Законопроект, регулирующий отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора), в области установления, применения и исполнения обязательных требований к продукции или связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, в области оценки соответствия и в области безопасности процессов производства, направляется на заключение об оценке регулирующего воздействия в Министерство экономического развития Российской Федерации.

Законопроект, подготовка которого осуществлялась с привлечением Экспертного совета, вносится в Правительство Российской Федерации с заключением Экспертного совета.

Законопроект, подготовка которого осуществлялась с привлечением Экспертного совета, может быть внесена в Правительство Российской Федерации без заключения Экспертного совета в случае, если заключение Экспертного совета не поступило в Минпросвещения России в установленный срок.

3.4.9. В соответствии с Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2021 г. N 96, законопроект размещается структурным подразделением – исполнителем в установленном порядке на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” в течение рабочего дня, соответствующего дню его направления на согласование в государственные органы и организации в соответствии с подпунктом 57 Регламента, с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.

Срок проведения независимой антикоррупционной экспертизы законопроекта не может быть меньше срока, установленного для его рассмотрения государственными органами и организациями.

Согласование законопроекта осуществляется одновременно с проведением процедур общественного обсуждения, оценки регулирующего воздействия, независимой антикоррупционной экспертизы при условии их размещения в сети Интернет, направлением на заключение в Экспертный совет и обсуждением общественно значимых из них с общественными советами при Минпросвещения России.

3.4.10. В случае если решением Конституционного Суда Российской Федерации федеральный конституционный закон, федеральный закон и (или) закон Российской Федерации признаны не соответствующими Конституции Российской Федерации полностью или частично либо из решения Конституционного Суда Российской Федерации вытекает необходимость устранения пробела в правовом регулировании, проект нового федерального конституционного закона, проект нового федерального закона или ряд взаимосвязанных проектов законов либо законопроект о внесении изменений в закон, признанный Конституционным Судом Российской Федерации неконституционным в отдельной его части, вносится в Правительство Российской Федерации в срок не более 3 месяцев со дня официального опубликования решения Конституционного Суда Российской Федерации.

3.4.11. Законопроект вносится в Правительство Российской Федерации в форме пакета документов на бумажном носителе, подписанный собственноручно Министром или лицом, его замещающим, или в виде электронных документов (за исключением случаев, когда документы содержат сведения, составляющие государственную тайну), подписанных этими должностными лицами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписью. В Правительство Российской Федерации также представляются копии подготовленных материалов в электронной форме.

3.5. Подготовка и оформление проектов указа
или распоряжения Президента Российской Федерации

3.5.1. Минпросвещения России в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты указа или распоряжения Президента Российской Федерации во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, соответствующих указаний и поручений руководства Министерства, а также в инициативном порядке.

Организация подготовки проектов указа или распоряжения Президента Российской Федерации возлагается на руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Контроль за указанной деятельностью осуществляется заместителем Министра, курирующим соответствующее подразделение.

3.5.2. Подготовка и оформление проектов указа или распоряжения Президента Российской Федерации производится в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

3.5.3. Для рассмотрения проектов указа или распоряжения Президента Российской Федерации в Правительство Российской Федерации представляется пакет документов: сопроводительное письмо, проекты указа или распоряжения Президента Российской Федерации и материалы к нему.

Содержание сопроводительного письма и перечень необходимых материалов указаны в подпункте 3.4.3 настоящей Инструкции.

Проект указа или распоряжения Президента Российской Федерации в случае необходимости должен содержать подпункт о возложении на должностных лиц контроля за его исполнением.

3.5.4. Структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации, проводит согласование его с соответствующими структурными подразделениями.

Визирование проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации структурным подразделением осуществляется в электронном виде в системе ЕСЭД с обязательным дублированием на бумаге.

Согласование проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются собственноручно на оборотной стороне последнего листа проекта на втором экземпляре документа на листе согласования.

Возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект указа или распоряжения Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Финансово-экономическое обоснование к проектам указа или распоряжения Президента Российской Федерации до его представления в Правовой департамент визируется руководством Департамента экономики, финансов и организации бюджетного процесса.

3.5.5. Проекты указа или распоряжения Президента Российской Федерации, подготовленные структурным подразделением и завизированные руководителями (или их заместителями) всех заинтересованных структурных подразделений, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом, которая проводится в порядке, предусмотренном подпунктами 3.4.6 – 3.4.7 настоящей Инструкции.

3.5.6. Проекты указа или распоряжения Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Федеральным агентством по управлению государственным имуществом, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации – с Управлением делами Президента Российской Федерации.

Проекты указа или распоряжения Президента Российской Федерации, имеющие нормативный характер, направляются на заключение в Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации и подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

3.5.7. Проекты указа или распоряжения Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту соответствующих связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

3.5.8. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекты указа или распоряжения Президента Российской Федерации размещаются подготовившим его структурным подразделением Минпросвещения России на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” в порядке, установленном подпунктом 3.4.9 настоящей Инструкции.

3.5.9. Проекты указа или распоряжения Президента Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации в форме пакета документов на бумажном носителе, подписанные собственноручно Министром или лицом, его замещающим, или в виде электронных документов (за исключением случаев, когда документы содержат сведения, составляющие государственную тайну), подписанных с использованием усиленной квалифицированной электронной подписью. В Правительство Российской Федерации также представляются копии подготовленных материалов в электронной форме.

3.5.10. Требования к оформлению проектов указа или распоряжения Президента Российской Федерации приводятся в приложении N 23 к настоящей Инструкции.

3.6. Подготовка и оформление проектов постановления
или распоряжения Правительства Российской Федерации

3.6.1. Минпросвещения России в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, соответствующих указаний и поручений руководства Министерства, а также в инициативном порядке.

Организация подготовки проектов постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации возлагается на руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Контроль за указанной деятельностью осуществляется заместителем Министра, курирующим соответствующее подразделение.

3.6.2. Проекты постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации разрабатываются в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

3.6.3. Для рассмотрения проектов постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации в Правительство Российской Федерации представляется пакет документов: сопроводительное письмо, проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации и материалы к нему.

Содержание сопроводительного письма, перечень необходимых материалов указаны в подпункте 3.4.3 настоящей Инструкции.

При необходимости к сопроводительному письму также прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проектов постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации.

3.6.4. Требования к оформлению проектов постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации и сопроводительных материалов приводятся в приложении N 24 к настоящей Инструкции.

Проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту соответствующих связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

3.6.5. Структурное подразделение, ответственное за подготовку проектов постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, проводит согласование его с соответствующими структурными подразделениями.

Визирование проектов постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации структурным подразделением осуществляется в электронном виде в системе ЕСЭД с обязательным дублированием на бумаге.

Согласование проектов постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются собственноручно на оборотной стороне последнего листа проекта на втором экземпляре документа на листе согласования.

Возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то они подлежат повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Финансово-экономическое обоснование к проектам постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации до его представления в Правовой департамент визируется руководством Департамента финансов, экономики и организации бюджетного процесса.

3.6.6. Проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, подготовленные структурным подразделением и завизированные руководителями (или их заместителями) всех заинтересованных структурных подразделений, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом, которая проводится в порядке, предусмотренном подпунктами 3.4.6 – 3.4.7 настоящей Инструкции.

3.6.7. Проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Федеральным агентством по управлению государственным имуществом, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации – с Управлением делами Президента Российской Федерации.

Проекты постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации.

Проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, носящие нормативный характер, направляются на заключение в Министерство юстиции Российской Федерации после согласования с заинтересованными федеральными органами и организациями в соответствии с пунктом 60 Регламента Правительства Российской Федерации.

3.6.8. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации размещаются подготовившим его структурным подразделением Минпросвещения России на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” в порядке, установленном подпунктом 3.4.9 настоящей Инструкции.

3.6.9. Проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации в форме пакета документов на бумажном носителе, подписанного собственноручно Министром или лицом, его замещающим, или в виде электронных документов (за исключением случаев, когда документы содержат сведения, составляющие государственную тайну), подписанных с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. В Правительство Российской Федерации также представляются копии подготовленных материалов в электронной форме.

3.7. Подготовка и оформление материалов к заседаниям
Правительства Российской Федерации

3.7.1. Материалы к заседанию Правительства Российской Федерации подготавливаются структурными подразделениями Минпросвещения России на основании утвержденных Правительством Российской Федерации планов заседаний и повестки очередного заседания.

3.7.2. Поступившие в Минпросвещения России из Правительства Российской Федерации повестка и материалы к заседанию Правительства Российской Федерации оперативно рассматриваются Департаментом государственной службы и кадров Минпросвещения России и докладываются Министру просвещения Российской Федерации или лицу, исполняющему его обязанности, с проектом указания по исполнению (резолюции) по их исполнению с указанием сроков исполнения в соответствии с планом заседания Правительства Российской Федерации.

3.7.3. Поручения Министра просвещения Российской Федерации или лица, исполняющего его обязанности, с поступившими материалами к заседанию Правительства Российской Федерации направляются Департаментом государственной службы и кадров в структурные подразделения Минпросвещения России для подготовки проектов докладов или справок с приложением необходимых справочных материалов.

3.7.4. Подготовка материалов к заседанию Правительства Российской Федерации осуществляется в следующем порядке.

3.7.4.1. Структурные подразделения Минпросвещения России, ответственные за подготовку вопроса, включенного в повестку очередного заседания Правительства Российской Федерации, исполнителем которого является Минпросвещения России, в соответствии с поручением Министра подготавливают доклад с приложением необходимых справочных материалов.

Доклад должен состоять из краткого содержания рассматриваемого вопроса, включенного в повестку очередного заседания Правительства Российской Федерации, выводов, предложений и рекомендаций.

При необходимости структурное подразделение-исполнитель проводит согласование подготавливаемых материалов с руководителями заинтересованных федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

За 14 дней до рассмотрения вопроса, включенного в повестку заседания Правительства Российской Федерации, доклад с прилагаемыми материалами и сопроводительным письмом представляется Министром просвещения Российской Федерации в Правительство Российской Федерации.

За 7 рабочих дней до заседания Правительства Российской Федерации руководство подразделения-исполнителя направляет подготовленный и завизированный доклад в Департамент государственной службы и кадров для представления его Министру.

При необходимости оформленные по установленным образцам иллюстрационные материалы и слайды к докладу представляются в Департамент стратегии, анализа, прогноза и проектной деятельности в сфере образования не позднее чем за 3 дня до даты заседания Правительства Российской Федерации.

3.7.4.2. Структурные подразделения Минпросвещения России, ответственные за подготовку вопроса, включенного в повестку очередного заседания Правительства Российской Федерации, в котором Минпросвещения России является соисполнителем, в соответствии с поручением Министра принимают участие в разработке, рассмотрении и согласовании необходимых материалов.

Результаты поручения Министра представляются в Департамент государственной службы и кадров в виде справки.

Разногласия по проектам подготавливаемых решений к заседанию Правительства Российской Федерации докладываются руководству Минпросвещения России для принятия решения. Неурегулированные разногласия оформляются в виде перечня разногласий и представляются в Правительство Российской Федерации.

3.7.5. Требования к оформлению доклада или справки Министру по вопросу, включенному в повестку заседания Правительства Российской Федерации, приводятся в соответствии с приложением N 25 к настоящей Инструкции.

3.7.6. Протоколы и выписки из протоколов заседания Правительства Российской Федерации относятся к служебной информации ограниченного доступа (распространения). Хранение и ознакомление исполнителей с протоколом (выписками) в соответствии с резолюцией Министра осуществляются Департаментом государственной службы и кадров. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определяется приказом Минпросвещения России.

3.8. Подготовка и оформление документов
Минпросвещения России

3.8.1. Состав документов Минпросвещения России

В процессе деятельности Минпросвещения России создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, распоряжения, поручения, протоколы заседаний (коллегии Минпросвещения России, совещательных, координационных, экспертных и др. органов Минпросвещения России, акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другие).

Нормативные правовые акты Минпросвещения России издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.

Нормативные правовые акты Минпросвещения России издаются в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений или ином установленном законом Российской Федерации виде.

Подготовка нормативных правовых актов в Минпросвещения России осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009.

Правовые акты, имеющие ненормативный характер, являющиеся индивидуальными правовыми актами, а также оформляющие решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы Минпросвещения России и рассчитанные на разовое выполнение, издаются Минпросвещения России в виде приказов и распоряжений.

Приказы и распоряжения Минпросвещения России издаются Министром или лицом, его замещающим, или заместителями Министра по вопросам их компетенции.

Распоряжениями оформляются решения по организационным и другим вопросам деятельности Минпросвещения России, рассчитанные на разовое исполнение.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Минпросвещения России, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Минпросвещения России с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Минпросвещения России создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях в Минпросвещения России могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

Состав электронных документов, создаваемых в Минпросвещения России, устанавливается на основе Перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством <1>.

——————————–

<1>Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”. (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2021, N 37, ст. 5263; 2021, N 18, ст. 2641), р. IV, п. 39.

Настоящая Инструкция устанавливает следующие требования к подготовке отдельных видов документов Минпросвещения России.

3.8.2. Подготовка и оформление проекта приказа
или распоряжения Минпросвещения России

3.8.2.1. Проект приказа или распоряжения Минпросвещения России готовит и вносит структурное подразделение на основании поручения Министра или лица, исполняющего его обязанности, первого заместителя Министра, статс-секретаря – заместителя Министра, заместителей Министра в рамках своей компетенции либо в инициативном порядке.

3.8.2.2. Приказы нормативного правового характера подписываются Министром или лицом, его замещающим.

Приказы по оперативным, организационным и другим текущим вопросам деятельности Минпросвещения России подписываются Министром, первым заместителем Министра, статс-секретарем – заместителем Министра, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей между руководством Минпросвещения России.

Распоряжения подписываются Министром или первым заместителем Министра, статс-секретарем – заместителем Министра, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей между руководством Минпросвещения России.

Структурные подразделения Минпросвещения России не вправе издавать нормативные правовые акты.

3.8.2.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов или распоряжений Минпросвещения России по основной деятельности и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят соответствующий проект.

3.8.2.4. Обеспечение качественной правовой экспертизы проектов приказов Министерства ненормативного характера, подготовленных в установленном порядке структурными подразделениями, возлагается на Правовой департамент.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов или распоряжений осуществляет Департамент управления делами.

3.8.2.5. Проекты приказов об утверждении структуры и штатных расписаний, по личному составу служащих Минпросвещения России, руководителей подведомственных Минпросвещения России организаций, о награждении и о краткосрочных внутрироссийских командировках служащих Минпросвещения России готовит Департамент государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.

Проекты приказов по вопросам: приема иностранных граждан в Минпросвещения России; краткосрочного командирования за границу по служебным делам служащих Минпросвещения России; организации и функционирования российских частей двусторонних и многосторонних органов сотрудничества (комиссий, подкомиссий, рабочих групп и иных смешанных структур) в установленной сфере деятельности Министерства за рубежом готовит Департамент международного сотрудничества и связей с общественностью.

3.8.2.6. Проект приказа или распоряжения Минпросвещения России и приложения к нему визируются в электронном виде исполнителем и руководством структурного подразделения, подготовившего проект приказа, руководством заинтересованных структурных подразделений Минпросвещения России, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководством структурного подразделения. Возражения по проекту приказа или распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

3.8.2.7. Проект приказа или распоряжения до подписания Министром подлежит правовой экспертизе, которая проводится в порядке, предусмотренном подпунктами 3.4.6 – 3.4.7 настоящей Инструкции.

3.8.2.8. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы в соответствии с Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2021 г. N 96, и общественного обсуждения в соответствии с Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2021 г. N 851, проекты нормативных правовых актов Минпросвещения России размещаются структурными подразделениями – головными исполнителями в установленном порядке на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” в течение рабочего дня, соответствующего дню их направления в Правовой департамент.

Срок проведения независимой антикоррупционной экспертизы указанных проектов нормативных правовых актов Минпросвещения России не может быть менее 7 дней.

3.8.2.9. Нормативные правовые акты Минпросвещения России подлежат государственной регистрации в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 “Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации”, если они:

а) содержат правовые нормы, затрагивающие:

гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;

гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;

механизм реализации прав, свобод и обязанностей;

б) устанавливают правовой статус организаций – типовые, примерные положения (уставы) организаций, подведомственных Минпросвещения России, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;

в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему федерального органа исполнительной власти, издавшего (двух или более федеральных органов исполнительной власти, совместно издавших) нормативный правовой акт.

При этом на государственную регистрацию направляются нормативные правовые акты, обладающие как одним из вышеуказанных признаков, так и несколькими.

Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты независимо от срока их действия (постоянно действующие, временные (принятые на определенный срок), в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

3.8.2.10. Проекты нормативных правовых актов Минпросвещения России подлежат антикоррупционной экспертизе в соответствии с Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2021 г. N 96.

3.8.2.11. Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти и иных органов (организаций).

3.8.2.12. Проект приказа или распоряжения, представляемый Министру на подпись, визируется заместителем Министра, курирующим структурное подразделение Минпросвещения России, являющееся ответственным исполнителем, а также служащими отдела делопроизводства и отдела редактирования документов Департамента управления делами.

Датой приказа или распоряжения Минпросвещения России является дата его подписания.

3.8.2.13. Приказы или распоряжения Минпросвещения России, подписанные Министром или заместителями Министра в рамках своих полномочий, регистрируются в Департаменте управления делами по порядку номеров в пределах календарного года.

Приказы по личному составу регистрируются в Департаменте государственной службы и кадров отдельно.

3.8.2.14. Регистрация, рассылка, формирование в дела, хранение подлинников, передача на архивное хранение или уничтожение в установленном порядке приказов осуществляются:

по основной деятельности – Департаментом управления делами с использованием системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений;

по личному составу и руководителям подведомственных Минпросвещения России организаций – Департаментом государственной службы и кадров;

о командировании служащих Минпросвещения России в зарубежные страны – Департаментом международного сотрудничества и связей с общественностью;

с отметкой “дсп/ОЗГТ” – Отделом защиты государственной тайны.

3.8.2.15. Копия приказа или распоряжения Минпросвещения России с грифом ДСП направляется адресатам в соответствии с рассылкой, которая составляется исполнителем и подписывается руководством структурного подразделения Минпросвещения России.

Отсканированный приказ или распоряжение Минпросвещения России рассылается ответственным за регистрацию структурным подразделением адресатам с использованием ЕСЭД.

3.8.2.16. Требования к оформлению приказов или распоряжений Минпросвещения России приводятся в приложении N 26 к настоящей Инструкции.

3.8.3. Подготовка и оформление протокола заседания
(совещания) Минпросвещения России

3.8.3.1. Минпросвещения России в своей деятельности использует следующие основные виды протоколов:

протокол заседания коллегии Минпросвещения России;

протокол оперативного совещания у Министра;

протокол совещания у Министра;

протокол совещания у заместителя Министра;

протоколы заседаний (совещаний) структурных подразделений Минпросвещения России;

протоколы совместных заседаний;

протоколы технических, экспертных советов и другие.

3.8.3.2. Протоколы совещаний (заседаний) составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

3.8.3.3. Сбор материалов (справки, доклады и др. документы), ведение записи во время заседания (совещания) и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря заседания коллегии Минпросвещения России, секретариат заместителя Министра или сотрудника структурного подразделения Минпросвещения России, ответственного за подготовку и проведение совещания.

Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Минпросвещения России и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее срока, определенного руководством Минпросвещения России, проводящим заседание (совещание).

Справки и иные материалы, подготовленные к заседанию (совещанию), подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей Минпросвещения России.

3.8.3.4. Порядок подготовки заседаний коллегии Минпросвещения России и протоколов определяется приказом Министерства просвещения Российской Федерации.

3.8.3.5. Протокол заседания коллегии Минпросвещения России оформляется служащим структурного подразделения Минпросвещения России, ответственного за подготовку материалов по рассматриваемому вопросу, совместно с Департаментом государственной службы и кадров.

Протокол оперативного совещания у Министра оформляется служащим Департамента государственной службы и кадров.

Протокол совещания у Министра оформляется служащим Департамента управления делами.

Протокол совещания у заместителя Министра оформляется служащим структурного подразделения, ответственным за подготовку и проведение совещания, совместно со служащим секретариата заместителя Министра.

Оформление протокола должно быть завершено в течение 7 дней (10 дней – заседания коллегии) после проведения заседания.

Протокол визируется руководством структурного подразделения Минпросвещения России, ответственного за его подготовку.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

3.8.3.6. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка “Для служебного пользования”.

3.8.3.7. Регистрация протоколов заседаний (совещаний) Минпросвещения России осуществляется:

Департаментом государственной службы и кадров – протоколов заседаний коллегии Минпросвещения России, оперативных совещаний у Министра;

Департаментом управления делами – протоколов совещаний у Министра просвещения Российской Федерации;

секретариатом заместителя Министра – протоколов совещаний у заместителя Министра;

секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России – протоколов заседаний (совещаний) структурных подразделений Минпросвещения России.

3.8.3.8. Протоколу заседания (совещания) присваивается порядковый номер с использованием ЕСЭД в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протокол заседания коллегии Минпросвещения России, протокол оперативного совещания у Министра, протокол совещания у Министра, протокол совещания у заместителя Министра, протокол заседания (совещания) структурного подразделения Минпросвещения России; протокол совместного заседания; протокол технических, экспертных советов и другие.

3.8.3.9. Порядковый номер протокола заседаний коллегии Минпросвещения России, оперативных совещаний у Министра присваивается при его регистрации в ЕСЭД Департаментом государственной службы и кадров после подписания Министром.

Порядковый номер протокола совещания у Министра присваивается при его регистрации в ЕСЭД Департаментом управления делами после его подписания Министром.

Порядковый номер протокола совещания у заместителя Министра, протокола совместных заседаний присваивается при его регистрации в ЕСЭД секретариатом заместителя Министра после его подписания заместителем Министра.

Порядковый номер протоколов заседаний (совещаний) структурных подразделений Минпросвещения России, протоколов совместных заседаний, протоколов технических, экспертных и других советов присваивается при их регистрации в ЕСЭД секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России после подписания руководством структурного подразделения.

3.8.3.10. Номера протоколов заседаний или совещаний состоят из порядкового номера.

К номерам протоколов заседаний или совещаний могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в Минпросвещения России, в секретариате заместителя Министра или структурного подразделения Минпросвещения России.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Датой протокола является дата заседания (совещания).

3.8.3.11. Подлинники протоколов заседания коллегии Минпросвещения России, протоколов оперативного совещания у Министра с соответствующими визами должностных лиц передаются в Департамент государственной службы и кадров для формирования в дело, хранения и передачи в архив в установленном порядке.

Подлинники протоколов совещания у Министра с соответствующими визами должностных лиц передаются в секретариаты структурных подразделений Министерства – ответственных за проведение совещания для формирования в дело, хранения и передачи в архив в установленном порядке.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании (заседании) структурных подразделений Минпросвещения России, протоколы совместных заседаний, протоколы технических, экспертных и других советов направляются для формирования дел структурного подразделения Минпросвещения России.

3.8.3.12. Копии протоколов рассылаются только внутри Министерства, заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляется и подписывается руководством структурного подразделения Минпросвещения России, подготовившего рассмотрение вопроса.

3.8.3.13. Требования к оформлению протоколов заседания (совещания) Минпросвещения России приводятся в приложении N 27 к настоящей Инструкции.

3.8.4. Подготовка и оформление служебных писем
Минпросвещения России

3.8.4.1. Служебные письма Минпросвещения России готовятся:

как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы организаций и физических лиц;

как инициативные письма.

3.8.4.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями руководства Минпросвещения России по исполнению документов.

Срок подготовки инициативных писем определяется руководством структурного подразделения Минпросвещения России.

3.8.4.3. Тексты служебных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства Минпросвещения России по исполнению документа.

Служебные письма должны быть подготовлены в двух экземплярах. Первый экземпляр для отправки адресату, а второй – визовой, который хранится в деле структурного подразделения-исполнителя Минпросвещения России, секретариата заместителя Министра.

3.8.4.4. Служебные письма за подписью руководства Минпросвещения России печатаются только на установленных в Минпросвещения России бланках согласно приложениям NN 2 – 20 к настоящей Инструкции.

Ответ не на бланке, подготовленный Минпросвещения России на запрос депутата Государственной Думы или члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации или Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации подписывается Министром или лицом, его замещающим, и со служебным письмом направляется в Правительство Российской Федерации.

3.8.4.5. Служебные письма подписываются Министром, заместителями Министра или руководителем структурного подразделения Минпросвещения России в соответствии с распоряжением Министра о распределении обязанностей между заместителями Министра, приказами об утверждении положений о структурных подразделениях и настоящей Инструкцией.

3.8.4.6. Служебные письма, направляемые в органы государственной власти, до представления их на подпись руководству Минпросвещения России должны быть завизированы всеми исполнителями в соответствии с поручением руководства Минпросвещения России, а также служащим секретариата заместителя Министра, подписавшего документ.

Проект служебного письма за подписью Министра также должен быть завизирован заместителем Министра, осуществляющим координацию деятельности структурного подразделения Минпросвещения России, подготовившего документ.

Если в документе есть ссылка на секретное основание, то он визируется руководством Отдела защиты государственной тайны.

Все визы должны быть расшифрованы с указанием фамилии и инициалов.

3.8.4.7. Документы, прилагаемые к служебным письмам, при необходимости согласовываются с руководством структурного подразделения Минпросвещения России, другими федеральными органами исполнительной власти, а также в секретариате заместителя Министра, курирующего структурное подразделение, рассматриваются и визируются служащими отдела делопроизводства и отдела редактирования документов Департамента управления делами.

В отдельных случаях допускается согласование в форме письменных заключений или оформления листа согласования.

При возникновении разногласий между структурными подразделениями Минпросвещения России при подготовке документов оформляется докладная записка, направляемая руководителем структурного подразделения Минпросвещения России – ответственным исполнителем в адрес руководства Минпросвещения России.

3.8.4.8. Служебные письма, направляемые в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, регистрируются в секретариатах заместителей Министра.

3.8.4.9. Подписи должностных лиц Минпросвещения России, подписавших служебные письма финансового характера, а также письма, содержащие финансовые обязательства, заверяются печатью Минпросвещения России.

3.8.4.10. Требования к оформлению служебного письма Минпросвещения России приведены в приложении N 28 к настоящей Инструкции.

3.8.5. Подготовка и оформление записок
Минпросвещения России

3.8.5.1. В Минпросвещения России имеются следующие виды записок, создаваемые в Минпросвещения России и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, служащими: аналитические, докладные, служебные, объяснительные и другие.

3.8.5.2. Сроки подготовки записок устанавливаются нормативными правовыми актами, указаниями руководства Минпросвещения России по исполнению документов или руководством структурного подразделения.

Срок подготовки инициативных записок определяется руководством структурного подразделения Минпросвещения России.

3.8.5.3. Тексты записок должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства Минпросвещения России по исполнению документа или поручениям руководства структурного подразделения.

Записки, как правило, готовятся в двух экземплярах. Первый экземпляр для отправки адресату, а второй – визовой, который хранится в деле структурного подразделения-исполнителя Минпросвещения России, секретариата заместителя Министра просвещения Российской Федерации.

3.8.5.4. Записки составляются, как правило, в электронной форме. Записки, содержащие кадровые или личные вопросы служащих, – на бумажном носителе.

Проект записки визируется, как правило, в электронном виде исполнителем, которому поручено исполнение в рамках задания или поручения, а также в порядке инициативы, и руководством Департамента.

Все визы должны быть расшифрованы с указанием фамилии и инициалов.

3.8.5.5. Требования к оформлению записки Минпросвещения России приведены в приложении N 29 к настоящей Инструкции.

4.1. Организация документооборота

4.1.1. Движение документов в Минпросвещения России с момента их создания или получения до исполнения или отправки адресату образует документооборот. Основным показателем движения документов является объем документооборота.

4.1.2. При установлении требований к организации документооборота Минпросвещения России исходит из следующих принципов:

соблюдение единых подходов к работе с документами (электронными и на бумажном носителе);

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

4.1.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Минпросвещения России, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами служащих Минпросвещения России.

4.1.4. В документообороте Минпросвещения России в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация, обращения граждан и организаций.

4.1.5. В составе входящей документации в соответствии с особенностями обработки и маршрута выделяются:

документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;

документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

обращения граждан;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных федеральному органу исполнительной власти;

документы из правительственных и неправительственных организаций иностранных государств и другие группы документов.

4.1.6. В Минпросвещения России доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой и фельдъегерской связи, по каналам электросвязи, системы электронного взаимодействия (далее – СЭВ) и системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО).

4.1.7. С помощью почтовой связи осуществляется доставка и отправка письменной корреспонденции в виде простых, заказных и ценных писем и бандеролей, а также печатных изданий.

4.1.8. С помощью фельдъегерской связи осуществляется доставка и отправка документов из федеральных органов (в органы) государственной власти Российской Федерации, если документы подписаны Министром просвещения Российской Федерации или лицом, исполняющим его обязанности.

4.1.9. По каналам электросвязи осуществляется получение и отправка телеграмм, факсограмм, телефонограмм, сообщений по электронной почте.

4.1.10. Доставка документов средствами фельдъегерской связи в Минпросвещения России и обратно осуществляется разъездными машинами Минпросвещения России по установленному графику.

4.2. Прием, первичная обработка и предварительное
рассмотрение поступающих документов

4.2.1. Прием и первичная обработка поступающей в Минпросвещения России корреспонденции осуществляется экспедицией Департамента управления делами (далее – экспедиция).

4.2.2. Документы, поступившие в Минпросвещения России в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию, как правило, в день поступления. При поступлении документов в нерабочее время – на следующий рабочий день.

4.2.3. Поступившие в Минпросвещения России конверты с документами (за исключением конвертов с пометкой “лично”) вскрываются служащими экспедиции, проверяются правильность адресования поступающих документов, их доставка, повреждения документа или целостность конверта (упаковки) и комплектность документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя и даты поступления конверт сохраняется и прилагается к документу.

При выявлении отсутствия в конверте документов или приложений к ним служащие экспедиции составляют акт в трех экземплярах: один экземпляр акта остается в экспедиции, второй – приобщается к поступившему документу, третий – направляется отправителю документа.

4.2.4. Документы с пометкой “Лично” на конверте непосредственно направляются соответствующему служащему Минпросвещения России без его вскрытия.

4.2.5. Документы, адресованные Министру, заместителям Министра, без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения Минпросвещения России, поступившие из органов государственной власти, организаций, указанных в приложении N 30 к настоящей Инструкции, направляются экспедицией на предварительное рассмотрение в отдел делопроизводства Департамента управления делами (далее – отдел делопроизводства). В отделе делопроизводства данные документы сортируются на документы, подлежащие регистрации со сканированием или без сканирования и не подлежащие регистрации.

4.2.6. Перечень документов, не подлежащих регистрации, приводится в приложении N 31 к настоящей Инструкции.

4.2.7. Документы, адресованные заместителям Министра, структурным подразделениям Минпросвещения России (за исключением документов, указанных в приложении N 31 к настоящей Инструкции), а также в соответствии с установленным в Минпросвещения России распределением обязанностей между заместителями Министра, руководителями структурных подразделений в рамках их сфер деятельности и иными должностными лицами, направляются служащими экспедиции непосредственно в соответствующие секретариаты заместителей Министра, структурные подразделения Минпросвещения России или иным должностным лицам на регистрацию и для подготовки указания по исполнению (резолюции) документа.

4.2.8. Документы с наличием на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также отметок “Весьма срочно”, “Срочно”, “Оперативно”, “Вручить немедленно” незамедлительно передаются служащими экспедиции на регистрацию в отдел делопроизводства, в секретариат соответствующего заместителя Министра или в структурное подразделение Минпросвещения России.

4.2.9. Поступившие в адрес Минпросвещения России телеграммы принимаются экспедицией под расписку с проставлением даты и времени приема и передаются на регистрацию в отдел делопроизводства, если телеграммы адресованы Минпросвещения России или Министру. Если телеграммы адресованы заместителям Министра, то они передаются экспедицией на регистрацию в соответствующие секретариаты заместителей Министра.

4.2.10. Поступившие в адрес Минпросвещения России факсограммы принимаются экспедицией с проставлением даты приема и передаются на регистрацию в отдел делопроизводства, если факсограммы адресованы Минпросвещения России или Министру. Если факсограммы адресованы заместителям Министра, то они передаются экспедицией на регистрацию в соответствующие секретариаты заместителей Министра.

4.2.11. Факсограмма, изложенная на иностранном языке, принимается экспедицией при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. При отсутствии возможности получения перевода факсограмма принимается служащими экспедиции и направляется в Департамент международного сотрудничества и связей с общественностью для перевода текста и дальнейшего направления ее в отдел делопроизводства, если она адресована Минпросвещения России или Министру, если факсограмма адресована заместителю Министра, то она направляется на регистрацию в соответствующий секретариат заместителя Министра.

4.2.12. Поступившие в адрес Министра, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения Минпросвещения России телефонограммы принимаются устно по каналам телефонной связи, информация записывается (печатается) и регистрируется служащими секретариатов Министра, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения и в установленном порядке размещаются в ЕСЭД.

4.2.13. Поступившие в адрес Минпросвещения России судебные документы на бумажном носителе подлежат регистрации в отделе делопроизводства с обязательным сохранением конверта, сканируются и в установленном порядке размещаются в ЕСЭД.

4.2.14. Поступившие в адрес Минпросвещения России или Министра электронные письма (сообщения) по адресу электронной почты Минпросвещения России (info@edu.gov.ru) принимаются экспедицией.

Регистрация указанных электронных писем (сообщений) осуществляется:

в адрес Министра или Минпросвещения России – служащими отдела делопроизводства;

в адрес заместителей Министра – служащими секретариата соответствующего заместителя Министра;

в адрес руководителей структурных подразделений Минпросвещения России – секретариатом соответствующего структурного подразделения.

4.2.15. Прием входящих электронных документов, поступивших по СЭВ или МЭДО, осуществляется:

в адрес Министра или Минпросвещения России – служащими отдела делопроизводства;

в адрес заместителей Министра – служащими секретариата соответствующего заместителя Министра;

в адрес руководителей структурных подразделений Минпросвещения России – секретариатом соответствующего структурного подразделения.

4.3. Регистрация поступающих документов

4.3.1. Документы, поступившие в Минпросвещения России в рабочее время, регистрируются и сканируются, как правило, в день поступления, а при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Документы регистрируются один раз.

Документы с отметками “Весьма срочно”, “Срочно”, “Оперативно”, “Вручить немедленно” регистрируются незамедлительно.

4.3.2. Регистрации подлежат документы, поступающие из органов государственной власти, правоохранительных органов, организаций, посольств, консульств, учреждений Российской Федерации за рубежом и от физических лиц независимо от способа их доставки, передачи, создания после их предварительного рассмотрения.

Перечень документов, подлежащих регистрации в ЕСЭД без сканирования, приведен в приложении N 32 к настоящей Инструкции.

4.3.3. Отделом делопроизводства регистрируются входящие документы, поступающие:

в адрес Министра или Минпросвещения России;

из органов государственной власти, правоохранительных органов и организаций в соответствии с приложением N 30 к настоящей Инструкции, независимо, на чье имя они поступили;

при поступлении запроса из Министерства внутренних дел Российской Федерации, органов Прокуратуры Российской Федерации, следственных органов, независимо, на чье имя они поступили;

от зарубежных корреспондентов, в том числе дипломатическая почта, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом в адрес Министра.

4.3.4. В секретариатах заместителей Министра регистрируются входящие документы, в том числе иностранная корреспонденция, дипломатическая почта, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, поступающие в адрес заместителей Министра, за исключением документов, поступивших из органов государственной власти, правоохранительных органов и организаций в соответствии с приложением N 30 к настоящей Инструкции.

4.3.5. В секретариатах структурных подразделений Минпросвещения России регистрируются входящие документы, в том числе иностранная корреспонденция, дипломатическая почта, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, поступающие в адрес руководителей структурных подразделений Минпросвещения России, за исключением документов, поступивших из органов государственной власти правоохранительных органов и организаций, в соответствии с приложением N 30 к настоящей Инструкции.

4.3.6. В секретариате Департамента международного сотрудничества и связей с общественностью регистрируется без сканирования дипломатическая почта, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, поступающая в адрес Министерства и Департамента международного сотрудничества и связей с общественностью.

4.3.7. Обращения, жалобы и предложения, поступившие от физических и юридических лиц (письма граждан и организаций), регистрируются в отделе контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента управления делами.

4.3.8. Регистрационный номер документа проставляются в ЕСЭД автоматически в соответствии с выбранной группой документов. Порядковый номер в регистрационном номере входящего документа уникален в году и в группе документов.

4.3.9. Порядок присвоения входящих номеров с использованием ЕСЭД осуществляется в соответствии со следующим документопотоком:

документы, поступившие в адрес Министерства, регистрируются в группе документов “входящие в адрес руководства (МП)”, регистрационный номер содержит префикс “МП-“;

распоряжения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, поступившие в адрес Министерства, регистрируются в группе документов “распоряжения (МП)”, регистрационный номер содержит префикс “МП-р-“;

поручения высших органов государственной власти, поступившие в адрес Министерства, регистрируются в группе документов “Поручения (МП)”, регистрационный номер содержит префикс “МП-пр-“;

документы, поступившие в адрес заместителей Министра, регистрируются в соответствующих группы документов “входящие в адрес ФИО”, регистрационный номер содержат префикс, состоящий из первых букв имени и фамилии заместителя Министра;

документы, поступившие по каналам факсимильной связи в адрес заместителей Министра, регистрируются в соответствующих группах документов “факсы в адрес ФИО”, регистрационный номер содержит префикс, состоящий из первых букв имени и фамилии заместителя Министра и постфикс “факс”;

документы, поступившие в структурные подразделения Министерства, регистрируются в соответствующих группах “ВХОДЯЩИЕ “, где – индекс подразделения, регистрационный номер содержит префикс, соответствующий индексу структурного подразделения;

информационные материалы, поступившие в адрес Министерства, регистрируются в группе документов “информационные материалы”, регистрационный номер содержит префикс “инф-“;

обращения граждан и организаций регистрируются в группе документов “письма граждан МП”, регистрационный номер содержит префикс “ПГ-МП-“;

обращения, принятые на личном приеме руководителей Министерства, регистрируются в группе документов “личный прием МП”, регистрационный номер содержит префикс “ЛП-МП-“;

обращения, целью которых является получение архивных сведений, регистрируются в группе документов “архивные справки МП”, регистрационный номер содержит префикс “АП-” и постфикс “-МП”;

регистрационные номера входящей иностранной корреспонденции и обращений иностранных граждан имеют постфикс “-ин”;

регистрационный номер входящей дипломатической почты имеет постфикс “-дип”.

4.3.10. На документах, поступающих на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием регистрационного номера документа, даты поступления и количества листов в документе. Отметка о поступлении может проставляться соответствующим штампом.

4.3.11. Каждый бумажный документ, требующий преобразования с бумажного носителя в электронный вид, регистрируется в системе ЕСЭД, то есть, на него заводится электронная регистрационно-учетная карточка (далее – ЭРК).

Перевод большого объема бумажных документов в электронный вид выполняется путем поточного сканирования.

Отделом делопроизводства для идентификации каждого бумажного документа формируется уникальный индивидуальный штрих-код, который распечатывается и приклеивается на бумажный документ. Документы, передаваемые на сканирование, загружаются в сканер одной пачкой. Результатом сканирования является список электронных образов документов в формате .pdf. Электронный образ каждого документа автоматически прикрепляется к ЭРК в соответствии с индивидуальным штрих-кодом.

4.3.12. Документы, поступающие в Минпросвещения России по системе межведомственного электронного документооборота, автоматически регистрируются в системе ЕСЭД во вспомогательной группе документов, имеющей префикс “мэдо-“. Служащий отдела делопроизводства рассматривает каждую ЭРК и определяет соответствующий секретариат Минпросвещения России для дальнейшей перерегистрации документа в соответствующей группе входящих документов и последующего формирования указаний по исполнению.

4.3.13. Обращения граждан и организаций, поступающие в Минпросвещения России по системе межведомственного электронного документооборота, автоматически регистрируются в системе ЕСЭД во вспомогательной группе документов, имеющей префикс “МЭДО-ПГ”. Служащий отдела контроля и регистрации обращений граждан и организаций выполняет перерегистрацию обращения в соответствующей группе документов.

4.3.14. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота Минпросвещения России, включаемых в регистрационно-учетную форму, приведен в приложении N 33 к настоящей Инструкции.

4.4. Порядок рассмотрения документов руководством
Минпросвещения России и доведения документов
до исполнителей

4.4.1. Документы передаются на рассмотрение Министру, заместителям Министра, руководителям структурных подразделений Минпросвещения России только после регистрации и с проектом указания по исполнению (резолюцией).

4.4.2. Подготовку проектов указаний по исполнению (резолюций) для доклада руководству в электронном и/или бумажном виде осуществляют:

отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений к документам, указанным в подпункте 4.3.3 настоящей Инструкции;

секретариаты заместителей Министра к документам, указанным в подпункте 4.3.4 настоящей Инструкции;

секретариаты структурных подразделений Минпросвещения России к документам, указанным в подпунктах 4.3.5 и 4.3.6 настоящей Инструкции;

отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций к документам, указанным в подпункте 4.3.7 настоящей Инструкции.

4.4.3. Отделом подготовки документов и контроля исполнения поручений готовятся проекты указаний по исполнению (резолюций) к документам, указанным в подпунктах 4.3.3 – 4.3.5 настоящей Инструкции, в адрес Министра и помощников Министра, заместителей Министра или ответственного структурного подразделения Минпросвещения России в рамках их полномочий.

4.4.4. Ответы организаций на запросы структурных подразделений Минпросвещения России, отчетные материалы во исполнение распоряжений, поручений, протоколов заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, договоров, контрактов и/или соглашений, стороной которых является Минпросвещения России, и другие документы информационного характера, поступившие в адрес Минпросвещения России, Министра, судебная корреспонденция рассматриваются руководством Департамента управления делами и направляются руководителям структурных подразделений – ответственным исполнителям в соответствии с указаниями по исполнению (резолюциями), подготовленными отделом подготовки документов и контроля исполнения поручений.

4.4.5. Требования к оформлению указаний по исполнению (резолюций) Минпросвещения России приводятся в приложении N 34 к настоящей Инструкции.

4.4.6. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, если иное не предусмотрено руководством в указании по исполнению (резолюции).

Основному исполнителю предоставляются право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению соисполнителям.

4.4.7. Документы после рассмотрения руководством возвращаются в секретариаты или структурные подразделения Минпросвещения России в соответствии с подпунктом 4.4.2 настоящей Инструкции для утверждения и/или перенесения резолюции по исполнению документа в регистрационно-учетную форму в ЕСЭД, а также для постановки документов на контроль и установления в необходимых случаях контрольного срока исполнения.

4.4.8. Руководство структурного подразделения Минпросвещения России в срок не более трех дней с даты регистрации документа в Минпросвещения России представляет на имя руководителя, утвердившего указание по исполнению (резолюцию), а с отметкой “Весьма срочно”, “Срочно”, “Оперативно”, “Вручить немедленно” – незамедлительно после ее подписания, предложения по корректировке (уточнению) резолюции (в том числе по составу исполнителей или по содержанию резолюции) через отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений.

Если в указании по исполнению (резолюции) имеются поручения, не входящие в компетенцию структурного подразделения Минпросвещения России, руководство структурного подразделения Минпросвещения России в течение двух дней с момента утверждения руководством резолюции направляет свои предложения, согласованные с руководством структурного подразделения Минпросвещения России, в чьи полномочия входит рассмотрение данного поручения, в адрес руководства Минпросвещения России по изменению указаний по исполнению (резолюций) через Департамент управления делами.

4.4.9. Внесение предложений по корректировке в ранее подготовленное указание по исполнению (резолюцию) осуществляется в соответствии с подпунктом 4.4.2 настоящей Инструкции.

Внесенные в указание по исполнению (резолюцию) изменения фиксируется в регистрационно-учетной форме в ЕСЭД для постановки документа на контроль и исполнение.

4.4.10. Доведение документов и их копий с подписанным указанием по исполнению (резолюцией) до исполнителей, а также контроль их исполнения осуществляют:

отдел делопроизводства по документам, указанным в подпункте 4.3.3 настоящей Инструкции;

секретариаты заместителей Министра по документам, указанным в подпункте 4.3.4 настоящей Инструкции;

секретариаты структурных подразделений Минпросвещения России по документам, указанным в подпунктах 4.3.5 и 4.3.6 настоящей Инструкции;

отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций по документам, указанным в подпункте 4.3.7 настоящей Инструкции

как правило, в 2-дневный срок, а срочных и оперативных поручений – незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания.

Поручения, содержащиеся в актах Правительства Российской Федерации, доводятся до исполнителей путем направления им копии акта.

Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний, доводятся до исполнителей путем направления им выписки из протокола заседания или оформленной в установленном порядке резолюции.

4.4.11. Передача документов внутри структурного подразделения Минпросвещения России осуществляется через секретариат структурного подразделения с соответствующей отметкой в поле “Журнал передачи” в регистрационно-учетной форме в ЕСЭД.

В системе электронного документооборота Минпросвещения России предусмотрен функционал рассылки уведомлений на электронную почту исполнителя поступившего к нему на исполнение документа. При оформлении к документу, в том числе с грифом “срочно” или “оперативно”, указания по исполнению (резолюции), ответственный исполнитель получает письмо – уведомление на свой служебный электронный адрес с содержанием информации о регистрационных данных этого документа, его содержанием, содержанием указания по исполнению (резолюции), списком ответственных лиц по его исполнению.

4.4.12. В соответствии с утвержденными руководством указаниями по исполнению (резолюциями) подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения – ответственному исполнителю.

Если документ исполняется несколькими структурными подразделениями и он не сканировался, то соисполнителям направляются копии документов.

4.4.13. Копии документов изготавливают:

отдел делопроизводства согласно указанию по исполнению (резолюции) Министра;

отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций;

секретариат заместителя Министра согласно указанию по исполнению (резолюции) заместителя Министра;

секретариат структурного подразделения согласно указанию по исполнению (резолюции) руководителя структурного подразделения Минпросвещения России.

4.5. Порядок создания копий документов

4.5.1. Создание копий документов Минпросвещения России производится Федеральным государственным автономным образовательным учреждением дополнительного профессионального образования “Центр реализации государственной политики и информационных технологий”, а также на копировальных аппаратах, установленных в секретариатах Министра, заместителей Министра, в структурных подразделениях Минпросвещения России.

4.5.2. Документы, подлежащие копированию, должны быть напечатаны четко и разборчиво на отдельных листах бумаги формата не более A3.

4.5.3. На документы, направляемые на копирование, оформляется заказ, подписанный помощниками Министра, заместителей Министра и руководством структурных подразделений Минпросвещения России.

4.5.4. Материалы повторно на копирование не направляются. Размножение ранее направленных документов допускается в исключительных случаях с разрешения руководства структурного подразделения Минпросвещения России при наличии приложенного к заказу списка рассылки, подписанного руководством структурного подразделения Минпросвещения России.

4.5.5. Многотиражные материалы копируются, как правило, с уменьшением и/или с оборотом.

4.5.6. Ответственность за содержание и тираж подлежащих копированию документов несут должностные лица Минпросвещения России, которые подписывают данные документы.

4.5.7. Особенности копирования документов с грифом “Для служебного пользования”, имеющих грифы “Секретно” и “Совершенно секретно”, определяются соответствующим приказом Минпросвещения России.

4.5.8. Копирование бланков документов Минпросвещения России любого вида запрещается.

4.5.9. Материалы неслужебного характера на копирование не принимаются.

4.5.10. Документы, направляемые на копирование, подлежат учету в журнале учета копирования служебных документов.

4.5.11. Формы заказа на копировально-множительные работы и журнала учета копировально-множительных работ приводятся в приложении N 35 к настоящей Инструкции.

4.6. Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1. Основными этапами прохождения проекта отправляемого документа являются: подготовка документа, его согласование и подписание (утверждение).

4.6.2. Ответственность за составление и оформление отправляемого документа, а также обеспечение согласования проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Минпросвещения России возлагается на структурное подразделение – исполнитель документа.

4.6.3. Проект отправляемого документа Минпросвещения России создается в ЕСЭД на основе электронных шаблонов бланков документов.

Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.6.4. До представления документа на подпись ответственный исполнитель проверяет правильность его оформления, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, листа рассылки.

4.6.5. Проект документа визируется исполнителем, руководством структурного подразделения, при необходимости служащими других структурных подразделений. Визы проставляются собственноручно на оборотной стороне последнего листа второго экземпляра документа на листе согласования или с применением ЕСЭД.

4.6.6. Отправляемые электронные документы подписываются усиленной квалифицированной подписью Министра или заместителя Министра, руководителя структурного подразделения Минпросвещения России.

4.6.7. Перечень органов государственной власти, организаций и должностных лиц Минпросвещения России, имеющих право подписи документов, направляемых в адрес указанных органов государственной власти, организаций, приведен в приложении N 36 к настоящей Инструкции.

4.7. Регистрация отправляемых документов

4.7.1. Документы, подписанные Министром или заместителем Министра, руководителем структурного подразделения Минпросвещения России, в том числе с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, в зависимости от документопотока и ответственного исполнителя передаются в отдел делопроизводства, секретариаты заместителей Министра, структурные подразделения Минпросвещения России для регистрации в ЕСЭД.

Исходящие документы регистрируются:

отделом делопроизводства за подписью Министра или лица, исполняющего его обязанности, заместителей Министра в адрес органов государственной власти и организаций в соответствии с приложением N 30 к настоящей Инструкции;

в соответствующих секретариатах заместителей Министра за подписью заместителей Министра в адрес федеральных органов исполнительной власти, правоохранительных органов и организаций;

в соответствующих секретариатах структурных подразделений за подписью руководства структурных подразделений Минпросвещения России;

отделом контроля и регистрации обращений граждан и организаций;

документы с отметкой “Для служебного пользования” за подписью заместителей Министра в адрес федеральных органов исполнительной власти, правоохранительных органах и организаций в соответствии с приложением N 30 к настоящей Инструкции регистрируются отделом делопроизводства.

Исходящие документы, подготовленные на запросы из правоохранительных органов (МВД России, ФСБ России, Прокуратуры Российской Федерации и следственных органов Российской Федерации), подлежат регистрации в структурном подразделении Минпросвещения России, ответственном за исполнение, или в соответствующем секретариате заместителя Министра при наличии следующих виз: исполнителя, руководства структурного подразделения, помощника Министра, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение вопросов о противодействии коррупционным и иным правонарушениям, руководства Департамента управления делами, руководства Правового департамента (при наличии их в указаниях по исполнению (резолюциях).

Регистрация исходящей иностранной корреспонденции осуществляется в соответствующих секретариатах структурных подразделений Министерства в зависимости от исполнителя документа после предварительного визирования в Департаменте международного сотрудничества и связей с общественностью.

4.7.2. Служащие отдела делопроизводства, секретариата заместителей Министра, структурных подразделений Минпросвещения России осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа (при отправке документа на бумажном носителе) списку рассылки.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю без регистрации.

4.7.3. Регистрационные номера исходящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи системы электронного документооборота в соответствующей группе документов.

Регистрация отправляемых документов (исходящий номер) ведется в соответствии с имеющимися в Минпросвещения России документопотоками.

Исходящий номер документа Минпросвещения России в органы государственной власти Российской Федерации содержит:

МП-П – –;

МП-П – префикс;

порядковый номер – номер, присваиваемый автоматически системой документооборота, уникальный в году и в данной группе документов;

тема – код темы документа, если тема имеет код;

гриф – если документ для служебного пользования, присваивается гриф “дсп”.

Пример: МП-П-138-дсп

Исходящий номер документа, подписанного Министром, содержит:

ОВ-/–;

ОВ – префикс;

порядковый номер – номер, автоматически присваиваемый системой документооборота, уникальный в году и в данной группе документов;

индекс – индекс департамента ответственного исполнителя;

тема – код темы документа, если тема имеет код;

гриф – если документ для служебного пользования, присваивается гриф “дсп”.

Пример: ОВ-3/10-дсп.

Исходящий номер документа, подписанного заместителем Министра, содержит:

– /–;

ИФ – первые буквы имени и фамилии заместителя Министра;

порядковый номер – номер, автоматически присваиваемый системой документооборота, уникальный в году и в данной группе документов;

индекс – индекс департамента ответственного исполнителя;

тема – код темы документа, если тема имеет код;

гриф – если документ для служебного пользования, присваивается гриф “дсп”.

Примеры:

ПЗ-31/10-дсп – исходящий номер статс-секретаря – заместителя Министра Зеньковича П.С.;

ТС-22/06 – исходящий номер заместителя Министра Синюгиной Т.Ю.

Исходящие номера департаментов содержат:

—;

индекс – индекс департамента ответственного исполнителя;

порядковый номер – номер, автоматически присваиваемый системой документооборота, уникальный в году и в данной группе документов;

тема – код темы документа, если тема имеет код;

гриф – если документ для служебного пользования, присваивается гриф “дсп”.

Примеры:

02-231 – исходящий номер Департамента стратегии, анализа, прогноза и проектной деятельности в сфере образования;

03-41-дсп – исходящий номер Департамента государственной политики в сфере общего образования;

12-67 – исходящий номер Департамента государственной службы и кадров.

Ответ на обращения граждан и организаций содержит:

-ПГ-МП-;

индекс – индекс департамента ответственного исполнителя;

ПГ-МП – префикс регистрационного номера обращения;

порядковый номер – номер обращения, автоматически присваиваемый системой документооборота, уникальный в году и в данной группе документов.

Пример: 03-ПГ-МП-19.

Регистрационному номеру исходящей корреспонденции, отправляемой иностранным корреспондентам, дополнительно присваивается постфикс “-ин”.

Регистрационному номеру исходящей дипломатической корреспонденции дополнительно присваивается постфикс “-дип”.

Примеры: 05-320-ин, 13-513-дип.

Классификаторы, используемые при формировании исходящих номеров:

перечень индексов структурных подразделений Минпросвещения России:

тематика вопросов:

судебный документ;

правоохранительные органы;

другие вопросы:

вопросы мобилизационной подготовки;

вопросы центрального аппарата;

вопросы правового обеспечения;

вопросы развития и системы физкультурно-спортивного воспитания;

вопросы воспитания детей;

деятельность государственных образовательных организаций;

вопросы информатизации;

документы об образовании и (или) квалификации);

издательская деятельность;

информация о фактах коррупции;

конкурсы и олимпиады;

материально-техническое обеспечение, материально-техническая база образовательных организаций;

международное образование и сотрудничество;

научно-исследовательская работа;

охрана прав детей;

программы в сфере образования;

прием в образовательные организации;

повышение квалификации, профессиональная переподготовка;

региональная политика в области образования;

совершенствование системы образования;

финансирование, экономика и контроль за финансовой деятельностью;

вопросы по ЕГЭ;

деятельность негосударственных образовательных организаций;

личный прием;

социальное обеспечение и социальная занятость;

усыновление, опека и попечительство;

награждение и премирование;

профсоюз;

приоритетный нацпроект “Образование”;

вопросы труда и заработной платы;

экология и природопользование;

экономическая реформа, создание рыночной инфраструктуры;

вопросы строительства и реконструкции;

новые технологии;

кредиты;

архивные справки;

государственная молодежная политика и патриотическое воспитание;

дополнительное образование детей и поддержка талантливой молодежи;

развитие системы образования детей с инвалидностью и ограниченными возможностями здоровья;

продвижение русского языка и образования на русском языке;

международный салон образования;

развитие социального партнерства в сфере образования, молодежной политики и защиты детства;

формирование системы сдачи комплексного экзамена для мигрантов;

продвижение самбо в образовательных организациях как национального вида единоборств;

о согласовании проекта постановления;

о согласовании проекта распоряжения;

доклад Президенту Российской Федерации;

иностранная корреспонденция;

дипломатическая почта.

Тип документа:

требует исполнения;

не требует исполнения.

Гриф:

общий;

ДСП;

особый.

Вид отправки:

МЭДО;

факс;

почта;

электронная почта;

лично;

фельдсвязь;

взаимодействие/email;

МЭДО/Взаимодействие/email;

горячая линия.

Вид документа:

письмо;

телеграмма.

Вид нормативного документа:

доклад Президенту Российской Федерации;

проект доклада Президенту Российской Федерации;

проект официального отзыва;

проект постановления Правительства Российской Федерации;

проект распоряжения Правительства Российской Федерации;

проект распоряжения Президента Российской Федерации;

проект указа Президента Российской Федерации;

проект федерального закона.

Справочник сотрудников Министерства.

Справочник внешних организаций (адресатов).

4.7.4. Сведения о регистрируемых документах (приложение N 33 к настоящей Инструкции) вносятся в регистрационно-учетную форму ЕСЭД Минпросвещения России, используемую для учета, поиска и использования документов.

4.7.5. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день, и они отправляются не позднее следующего рабочего дня после регистрации.

Документы в адрес структурных подразделений органов государственной власти, подписанные руководителями структурных подразделений Минпросвещения России, регистрируются в соответствующем структурном подразделении и направляются в отдел делопроизводства для отправки фельдъегерской связью или в электронном виде по МЭДО.

4.7.6. Для документов на бумажном носителе регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии (при наличии), остающейся в структурном подразделении Минпросвещения России, ответственном за его исполнение, для последующего его списания в дело и хранения.

Копия отправляемого документа, созданная на бумажном носителе, с визами и приложениями, в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой “Верно” (проставляется с помощью штампа) и собственноручной подписью и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия) служащего, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

Не подлежат заверению копии документов, имеющие неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

4.8. Отправка документов

4.8.1. Служащие, ответственные за отправку документов, проверяют правильность оформления и комплектность исходящих документов, производят сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и иная/другая).

4.8.2. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение, ответственное за подготовку документа.

4.8.3. Зарегистрированные исходящие документы направляются адресату в тот же день, а при наличии большого объема – не позднее следующего рабочего дня после регистрации.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.8.4. Отправка исходящих документов производится:

почтовой связью – экспедицией;

фельдъегерской связью – отделом делопроизводства;

в электронном виде по СЭВ:

за подписью заместителя Министра – секретариатом заместителя Министра;

за подписью руководителя структурного подразделения – секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России;

в электронном виде по МЭДО:

за подписью Министра или лица, его замещающего, заместителя Министра, в органы государственной власти и организации, указанные в приложении N 36 к настоящей Инструкции, – отделом делопроизводства;

за подписью заместителя Министра в органы исполнительной власти и организации, указанные в приложениях NN 36 и 37 к настоящей Инструкции, – секретариатом заместителя Министра, подписавшего документ;

за подписью руководителя структурного подразделения Минпросвещения России в органы государственной власти и организации, указанные в приложениях NN 36 и 37 к настоящей Инструкции, – секретариатом структурного подразделения;

документы, предназначенные для отправки на обращения граждан и организаций, – отделом контроля и регистрации обращений граждан и организаций;

документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, – Департаментом международного сотрудничества и связей с общественностью.

4.8.5. Перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, имеющих соответствующий идентификатор МЭДО и с которыми осуществляется обмен электронными сообщениями по системе МЭДО, приводится в приложении N 37 к настоящей Инструкции.

4.8.6. Не допускается отправка по МЭДО следующих документов:

документы ограниченного распространения с пометкой “Для служебного пользования”;

документы, содержащие персональные данные гражданина;

документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4, прошитые и заверенные печатью;

документы, содержащие приложения объемом более 200 листов.

4.8.7. Исходящий документ, отправляемый по СЭВ и МЭДО, сканируется служащими Минпросвещения России, указанными в подпункте 4.8.4 настоящей Инструкции, прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа и с помощью ЕСЭД отправляется адресату, имеющему соответствующий идентификатор СЭВ или МЭДО.

Неправильно оформленный и отсканированный документ к отправке не принимается и возвращается ответственному исполнителю.

4.8.8. При отправке документов по СЭВ и МЭДО их дублирование на бумажном носителе не допускается, за исключением проектов нормативных правовых актов для согласования с федеральными органами исполнительной власти или получения заключения в Минюсте России.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица Минпросвещения России, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом “О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации” от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

4.8.9. Массовая электронная рассылка документов в Минпросвещения России осуществляется с использованием:

МЭДО – только в органы государственной власти и организации, указанные в приложениях NN 36, 37 к настоящей Инструкции и имеющие соответствующий идентификатор МЭДО;

СЭВ – только в органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие управление в сфере образования, и организации, подведомственные Минпросвещения России.

4.8.10. Массовая электронная рассылка в Минпросвещения России осуществляется:

МАССОВАЯ РАССЫЛКА ПО ГУБЕРНАТОРАМ И ГЛАВАМ РЕСПУБЛИК (МЭДО/Взаимодействие/email) за подписью Министра, лица его замещающего, – отделом делопроизводства;

МАССОВАЯ РАССЫЛКА ПО ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМ ОРГАНИЗАЦИЯМ (МЭДО/Взаимодействие/email) за подписью заместителя Министра – секретариатом заместителя Министра;

МАССОВАЯ РАССЫЛКА ПО ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМ ОРГАНИЗАЦИЯМ (МЭДО/Взаимодействие/email) за подписью руководителя структурного подразделения – секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России.

4.8.11. При направлении исходящего документа по СЭВ и МЭДО подлинник документа остается в структурном подразделении Минпросвещения России, ответственном за его исполнение, для последующего хранения его в установленном порядке.

4.8.12. По фельдъегерской связи исходящие документы направляются:

в органы государственной власти и организации – за подписью Министра или лица, его замещающего;

в органы государственной власти и организации, указанные в приложении N 36 к настоящей Инструкции, за подписью заместителя Министра или руководителя структурного подразделения Минпросвещения России.

4.8.13. Документы, отправляемые из Минпросвещения России иностранным адресатам, после регистрации их в Департаменте международного сотрудничества и связей с общественностью передаются на отправку в экспедицию с указанием полного адреса. К документам прикладывается конверт, подписанный на иностранном языке, и перевод адреса на русский язык для внесения в реестр международных почтовых отправлений.

4.8.14. Телеграмма оформляется в 2-х экземплярах. Поздравительные телеграммы, телеграммы соболезнования оформляются в единственном экземпляре.

На оригинале телеграммы ставится гербовая печать.

Требования к оформлению телеграмм Минпросвещения России приводятся в приложении N 38 к настоящей Инструкции.

Телеграммы регистрируются и отправляются в соответствии с подпунктами 4.3.4 – 4.3.7 и 4.8.4 настоящей Инструкции.

Телеграммы согласовываются и подписываются в порядке, предусмотренном подпунктом 3.8.4 настоящей Инструкции.

Визовый экземпляр с визами исполнителя, руководителя структурного подразделения-исполнителя и указанием даты отправки помещается в дело структурного подразделения-исполнителя.

В случае направления телеграммы одного и того же содержания нескольким адресатам каждая телеграмма оформляется и подписывается отдельно в каждый адрес.

Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов.

Служащие секретариата заместителя Министра, секретариата структурного подразделения телеграмму сканируют, прикрепляют к электронной регистрационной карточке документа и с помощью ЕСЭД отправляют адресату, имеющему соответствующий идентификатор СЭВ или МЭДО.

4.8.15. Отправка поздравительных телеграмм, телеграмм соболезнования осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

4.8.16. Факсограммы передаются адресатам секретариатами заместителей Министра и структурными подразделениями Минпросвещения России.

При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться настоящей Инструкцией и следующими требованиями:

ответственность за содержание и объем передаваемой информации возлагается на ответственного исполнителя, подготовившего документ, и руководство структурного подразделения Минпросвещения России;

документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются к отправке с указанием номера телефона-факса адресата;

запрещается передавать тексты документов с отметкой “Для служебного пользования” и содержащих персональные данные гражданина;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

4.8.17. Контроль использования факсимильной техники в структурных подразделениях Минпросвещения России осуществляется их руководством.

4.8.18. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется служащими секретариата структурного подразделения Минпросвещения России или ответственным исполнителем устно по каналам телефонной связи с дальнейшей записью текста (содержания телефонограммы), времени, даты передачи, фамилии и инициалов принявшего телефонограмму.

4.8.19. Отправляемая по почте корреспонденция упаковывается. На конверты наносятся адреса (при направлении документа более чем в 4 адреса – в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), затем проставляется стоимость почтовых услуг и корреспонденция передается в местное отделение связи.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по каналам электросвязи принимает подразделение – исполнитель.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой “Для служебного пользования” составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работника почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

4.9.2. Внутренние документы оформляются в виде записок (докладной, справки, служебной записки или иное), как правило, в электронном виде с использованием ЭРК “Проект документа” и подписываются электронной подписью.

4.9.3. Служебные записки на имя Министра оформляются без указания должности адресата и подписываются без указания должности заместителями Министра или руководством структурного подразделения с визированием у курирующего заместителя Министра.

4.9.4. Регистрационный номер на внутренний документ присваивается секретариатом заместителя Министра или секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России.

Регистрационные номера присваиваются в пределах календарного года при помощи системы электронного документооборота в соответствующей группе документов с буквами “вн”.

Незарегистрированные документы на доклад руководству Минпросвещения России не направляются.

4.9.5. Передача электронных документов между структурными подразделениями Минпросвещения России осуществляется с использованием ЕСЭД.

4.9.6. Процедура прохождения проектов распорядительных документов Минпросвещения России по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования, порядок регистрации и место хранения подлинников распорядительных документов, порядок рассылки копий документов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, другим организациям осуществляется в соответствии с подпунктом 3.8.2 настоящей Инструкции.

4.9.7. Организация протокольной работы в Минпросвещения России (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей) осуществляется в соответствии с подпунктом 3.8.3 настоящей Инструкции.

4.9.8. Место и способ регистрации внутренних документов (докладных, служебных или аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями Минпросвещения России осуществляется в соответствии с подпунктом 3.8.5 настоящей Инструкции.

4.9.9. Системой электронного документооборота Минпросвещения России предусмотрен способ подтверждения действий сотрудника с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

Для идентификации сотрудника, совершающего действия с электронными документами без использования электронной цифровой подписи, используются фамилия, имя и отчество сотрудника, название структурного подразделения и контактная информация сотрудника, взятые из справочника. Фамилия и инициалы сотрудника отображаются в регистрационной карточке при визировании и подписи документа. При наведении курсора на ФИО сотрудника появляется окно с информацией о структурном подразделении сотрудника, при нажатии на кнопку F4 появляется окно, содержащее информацию о сотруднике, включающую фамилию, имя, отчество, данные о структурном подразделении и контактную информацию. Вышеперечисленные данные позволяют однозначно идентифицировать лицо, завизировавшее или подписавшее документ.

4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

4.10.1. Корреспонденция, поступающая в Минпросвещения России на иностранном языке, от организаций и граждан, дипломатическая почта, поступающая в Минпросвещения России из российских загранучреждений и иностранных дипломатических представительств в России, регистрируется в ЕСЭД в соответствии с разделом 4.3 настоящей Инструкции.

Корреспонденция, поступающая в Минпросвещения России на иностранном языке, экспедицией передается при отсутствии перевода на русский язык в Департамент международного сотрудничества и связей с общественностью для перевода текста, а в дальнейшем в отдел делопроизводства, если корреспонденция на имя Министра, для регистрации.

4.10.2. Порядок передачи иностранной корреспонденции, поступившей на имя Министра, заместителей Министра, в адрес структурных подразделений Минпросвещения России, осуществляется в соответствии с разделом 4.4 настоящей Инструкции.

По согласованию сторон допускаются устные ответы по телефону или во время деловых встреч. При этом на письме иностранного корреспондента ответственным исполнителем делается соответствующая отметка о сроке и содержании устного ответа.

4.10.3. Служебные письма Минпросвещения России, адресованные иностранному корреспонденту, оформляются на общем бланке письма Министерства просвещения Российской Федерации установленной формы (приложение N 15 к настоящей Инструкции).

Требования к оформлению служебного письма Минпросвещения России зарубежному корреспонденту приводятся в приложении N 39 к настоящей Инструкции.

4.10.4. Порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, осуществляется в соответствии с разделом 4.6 настоящей Инструкции.

4.10.5. Исходящая корреспонденция в ответ на поступившую в Минпросвещения России корреспонденцию на иностранном языке от организаций и граждан, на дипломатическую почту, поступившую в Минпросвещения России из российских загранучреждений и иностранных дипломатических представительств в России, регистрируется в ЕСЭД в соответствии с разделом 4.7 настоящей Инструкции.

4.10.6. Дипломатическая почта подшивается в дела и хранится в Департаменте международного сотрудничества и связей с общественностью.

4.11. Контроль сроков исполнения документов

4.11.1. Контролю подлежат документы Минпросвещения России, требующие исполнения.

Контроль документов Минпросвещения России осуществляют:

отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений;

отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций;

отдел организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы и кадров;

руководитель структурного подразделения Минпросвещения России с использованием ЕСЭД.

4.11.2. Контроль сроков исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля сроков исполнения документов, информирование руководства Минпросвещения России о состоянии исполнения контрольных документов.

4.11.3. Постановка документов на контроль осуществляется должностными лицами, указанными в подпункте 4.11.1 настоящей Инструкции, путем внесения в учетно-регистрационную карточку ЕСЭД поручения должностных лиц Минпросвещения России, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных.

Контроль выполнения структурными подразделениями Минпросвещения России поручений (указаний) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти Российской Федерации, Министра, приказов Минпросвещения России, распоряжений, поручений руководства Минпросвещения России осуществляет отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений.

Контроль выполнения структурными подразделениями Минпросвещения России обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан и организаций, поступивших в адрес Минпросвещения России, осуществляет отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций.

Контроль исполнения решений коллегии Минпросвещения России, поручений, данных на заседаниях Президиума Правительства Российской Федерации, осуществляет отдел организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы и кадров.

Контроль выполнения структурными подразделениями Минпросвещения России поступивших служебных документов в адрес руководства структурного подразделения осуществляет руководитель структурного подразделения.

4.11.4. Сроки исполнения документов, как правило, исчисляются в календарных днях.

Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

Сроки исполнения документов в соответствии с нормативными правовыми актами приведены в приложении N 40 к настоящей Инструкции.

Сроки исполнения документов в Минпросвещения России приведены в приложении N 41 к настоящей Инструкции.

Индивидуальные сроки или конечная дата исполнения устанавливаются руководством Минпросвещения России и/или руководством структурного подразделения Минпросвещения России и указываются в тексте документа или в проекте указания (резолюции).

4.11.5. Срок исполнения вносится в регистрационно-учетную форму документа в ЕСЭД должностными лицами Минпросвещения России, указанными в подпункте 4.11.1 настоящей Инструкции, после утверждения руководством проекта указания (резолюции).

4.11.6. Проверка хода исполнения документов длительного срока исполнения осуществляется должностными лицами Минпросвещения России, указанными в подпункте 4.11.1 настоящей Инструкции, на всех этапах до истечения срока и/или исполнения поручения в следующем порядке: заданий последующих лет – не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней, за пять дней до истечения срока.

Отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений в качестве контроля за исполнением поручений, как правило, еженедельно представляет Министру, заместителям Министра и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководством Минпросвещения России.

Отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений в электронном виде направляет в структурные подразделения Минпросвещения России перечни контрольных поручений для напоминания и получения информации о ходе исполнения документов.

Перечни контрольных поручений формируются запросами к ЕСЭД. Информация о ходе выполнения контрольных поручений может быть получена от ответственных за исполнение служебных документов структурных подразделений в ручном или автоматическом режиме из ЕСЭД.

4.11.7. Увеличение срока исполнения документов Минпросвещения России производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового нормативного акта, индивидуальные – руководителями Минпросвещения России, которые их установили.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация и/или гражданин – автор документа.

4.11.8. Срок исполнения срочных поручений не продлевается и не корректируется.

Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) и Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации – Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений Правительству Российской Федерации, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, не продлевается.

4.11.9. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению в установленный срок поручений, указанных в подпункте 4.11.8 настоящей Инструкции, руководители структурных подразделений по согласованию с заместителем Министра, курирующим данный департамент, представляют Министру не позднее 5 дней до истечения половины срока обоснованные предложения по корректировке срока исполнения для последующего направления их в Правительство Российской Федерации.

Если срок исполнения поручения Правительства Российской Федерации превышает 2 месяца, предложения по корректировке срока его исполнения представляются Министру с проектом письма в Правительство Российской Федерации не позднее 30 дней со дня подписания поручения.

Решение Правительства Российской Федерации об изменении срока исполнения поручения доводится в установленном порядке до Минпросвещения России в течение 3 дней со дня принятия решения.

Скорректированный срок исполнения поручения Правительства Российской Федерации доводится в течение 1 дня с момента поступления в Минпросвещения России соответствующего решения Правительства Российской Федерации до департамента-исполнителя в установленном порядке.

О необходимости изменения срока исполнения поручений Президента Российской Федерации Министром направляется доклад, который подписывается Председателем Правительства Российской Федерации либо по его указанию одним из заместителей Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) с информированием Председателя Правительства Российской Федерации.

Предложения об изменении срока исполнения оперативных поручений могут направляться в Правительство Российской Федерации в течение 1 рабочего дня со дня подписания поручения.

По поручениям Министра или заместителя Министра служебные записки о продлении срока исполнения поручения направляются на имя должностного лица, давшего поручение. Срок исполнения указанных поручений может быть продлен по согласованию с Министром или лицом, его замещающим.

По поручению, содержащемуся в приказе Минпросвещения России, департамент-исполнитель направляет служебную записку о продлении срока исполнения поручения на имя должностного лица Минпросвещения России, на которое возложен контроль исполнения соответствующего приказа. Срок исполнения указанных поручений может быть продлен по согласованию с должностным лицом, на которое возложен контроль исполнения соответствующего приказа.

В исключительных случаях или в случае, предусмотренном частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ “О порядке обращения граждан Российской Федерации”, исполнитель вправе оформить продление срока рассмотрения обращения гражданина не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

4.11.10. При невыполнении ответственным исполнителем поручения в установленный срок оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за департаментом – исполнителем поручения.

Руководитель структурного подразделения Минпросвещения России, ответственный за поручение, в течение 2 дней после истечения его срока представляет Министру завизированный курирующим его заместителем Министра проект доклада в Правительство Российской Федерации с объяснением состояния исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, о мерах ответственности, принятых в отношении служащих, виновных в неисполнении поручения. Подписанный Министром доклад в суточный срок представляется в Правительство Российской Федерации.

4.11.11. Заместитель Министра, ответственный за обеспечение контроля исполнения поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, периодически информирует Министра о состоянии исполнительской дисциплины в Минпросвещения России, в том числе о несвоевременном исполнении поручений департаментом-исполнителем и соисполнителями.

4.11.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля должностными лицами, указанными в подпункте 4.11.1 настоящей Инструкции, после выполнения заданий, запросов, принятия необходимых мер, сообщении результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Поручения снимаются с контроля Аппаратом Правительства Российской Федерации на основании решений, принимаемых Председателем Правительства Российской Федерации или заместителями Председателя Правительства Российской Федерации. Информация о снятии с контроля поручения доводится в 5-дневный срок после принятия решения до Минпросвещения России подразделением Аппарата Правительства Российской Федерации, ответственным за контроль исполнения поручения.

Результаты исполнения отмечаются на документе, в его регистрационно-учетной форме ЕСЭД и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

4.11.13. Исполненные электронные документы Минпросвещения России систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Минпросвещения России.

4.12. Работа исполнителя с документами

4.12.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Минпросвещения России осуществляется на основании указаний по исполнению (резолюций) Министра или лица, его замещающего, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения или иных должностных лиц.

4.12.2. Поручения руководства Минпросвещения России доводятся до руководителей структурных подразделений посредством ЕСЭД, как правило, в день их утверждения, а срочные и оперативные – незамедлительно.

4.12.3. Документы, поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению (резолюциями) Министра или лица, его замещающего, заместителей Министра, передаются исполнителю только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

4.12.4. Персональную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов для внесения в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации и другие федеральные органы государственной власти несет руководитель структурного подразделения Минпросвещения России, являющийся ответственным за выполнение конкретного поручения, в соответствии с указанием по исполнению (резолюцией).

4.12.5. При рассмотрении документов руководители структурных подразделений Минпросвещения России выделяют документы, требующие срочного исполнения, обеспечивают оперативное рассмотрение, доведение исполнителей в день поступления, а также контроль за своевременным и качественным их исполнением.

4.12.6. Специалисты структурных подразделений Минпросвещения России в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в федеральном органе исполнительной власти;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов в ЕСЭД (с комментарием “Принято”, “Отклонено” с указанием причин, “Принято частично” с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях – подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

4.12.7. В случае если в поручении Правительства Российской Федерации ответственным за созыв указано Минпросвещения России, то ответственное за выполнение поручение структурное подразделение Минпросвещения России связано получить согласование у федеральных органов исполнительной власти – соисполнителей поручения (на уровне не ниже заместителей Министра) в виде письма в бумажном виде в адрес Минпросвещения России, или визы на визовом экземпляре документа (визы на оригинале нормативного правового акта), или письма в электронном виде, переданного по каналам МЭДО и заверенного электронной подписью.

4.12.8. Подготовленный в электронном виде к подписанию руководством Минпросвещения России документ визируется исполнителем поручения (указания), руководством структурного подразделения Минпросвещения России, руководством структурных подразделений-соисполнителей поручения (указания), Правовым департаментом (если в Правительство Российской Федерации вносится проект нормативного правового акта), курирующим заместителем Министра, служащим отдела редактирования документов Департамента управления делами (далее – редактор).

4.12.9. Все документы редактируются непосредственно перед подписью Министра или лица, его замещающего, только при наличии всех необходимых виз. В случае если документы представляются на редактирование после подписи, то при наличии ошибок документ редактируется и заново оформляется на бланке. Редактор визирует чистовой вариант с пометкой “после подписи”.

До представления документа на редактирование в отдел редактирования документов служащий отдела делопроизводства проверяет наличие виз, наличие поручения и сам документ, количество листов в приложениях, а также подпись должностного лица.

4.12.10. Документы, представляемые на редактирование, должны быть оформлены с помощью текстового редактора шрифтом размером N 14. В табличных материалах допускается использование шрифта размером N 10-12.

Документы на редактирование представляются исполнителем только вместе с электронным носителем (флеш-картой). Ответственность за идентичность визового экземпляра и электронной версии возлагается на исполнителя документа.

На электронном носителе (флеш-карте) должны находиться только те документы, которые представляются на редактирование, либо должна быть создана отдельная папка “Для редакторов”. Достоверность представленной информации в электронном виде (файлов) заверяется исполнителем при передаче документов на редактирование.

4.12.11. Перечень документов, редактирование которых осуществляет Департамент управления делами, приведен в приложении N 42 к настоящей Инструкции.

4.12.12. Не представляются на редактирование:

служебные письма, приветствия на бланках установленного образца и распоряжения Минпросвещения России за подписью заместителей Министра;

приказы Минпросвещения России об отпусках, назначении и освобождении от должности руководителей подведомственных организаций, по личному составу и награждению;

приказы с отметкой “дсп/ОЗГТ”;

уставы подведомственных Минпросвещения России организаций;

программы (паспорта программ), стратегии, планы, концепции и технические задания, государственные задания подведомственным организациям, а также внутренние документы, разрабатываемые департаментами;

приложения к доверенностям, приказам, распоряжениям, протоколам в виде табличных материалов, содержащих цифры, расчеты, названия организаций, фамилии и т.п.;

табличные и другие материалы, слайды;

материалы неслужебного характера.

4.12.13. Редактирование документов осуществляется в порядке их поступления согласно контрольным срокам исполнения не позднее чем за 2 дня до истечения контрольного срока, в рабочие дни – понедельник – четверг с 9.00 до 18.00., пятница с 9.00 до 16.45.

При необходимости привлечения к работе сотрудников отдела редактирования документов по окончании их рабочего времени структурное подразделение Министерства информирует об этом Департамент управления делами, но не позднее 17.00 (в пятницу – не позднее 15.45).

4.12.14. Отредактированные документы выдаются исполнителю под роспись в журнале учета отдела редактирования документов Департамента управления делами.

4.12.15. Подписание документа у Министра или лица, его замещающего, осуществляется через отдел делопроизводства Департамента управления делами.

4.12.16. Документы в Аппарат Правительства Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, Счетную палату Российской Федерации, руководителям субъектов Российской Федерации вносятся заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

4.12.17. Документы, поступившие из структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации непосредственно руководителям структурных подразделений Минпросвещения России, рассматриваются ими и вносятся в указанные структурные подразделения органов государственной власти.

4.12.18. Работать с документами, поступившими в Минпросвещения России, вне служебных помещений и вносить в них исправления не разрешается.

4.12.19. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Использование сведений, содержащихся в документах, в печати и других средствах массовой информации не допускается, передача документов или их копий служащим других организаций или учреждений допускается с разрешения руководства Минпросвещения России или руководителя соответствующего структурного подразделения Минпросвещения России.

4.12.20. Служащие структурных подразделений Минпросвещения России несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

4.12.21. О случаях утраты документа служащий структурного подразделения Минпросвещения России обязан незамедлительно доложить руководителю о данном факте. По данному факту руководитель структурного подразделения Минпросвещения России назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в Департамент управления делами.

4.12.22. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе служащие структурных подразделений Минпросвещения России обязаны передать все находящиеся у них документы служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Минпросвещения России, или другому служащему по указанию руководителя структурного подразделения.

4.12.23. При переходе на другую работу служащий, отвечающий в структурном подразделения Минпросвещения России за ведение делопроизводства, осуществляет передачу всех документов вновь назначаемому служащему по актам. Акты утверждаются руководителями структурных подразделений.

4.12.24. Вновь принятый служащий, на которого возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в структурном подразделении Минпросвещения России, обязан в течение трех дней после поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства.

4.13. Учет и анализ объемов документооборота

4.13.1. Учет объемов документооборота в Минпросвещения России ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности служащих, занятых в делопроизводстве.

4.13.2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Минпросвещения России и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

4.13.3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Департаментом управления делами и представляются руководству Минпросвещения России в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

4.13.4. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в ЕСЭД.

4.13.5. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

4.13.6. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

5.1. Общие правила работы с электронными документами

5.1.1. В Минпросвещения России создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

5.1.2. Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

5.1.3. Перечень электронных документов Минпросвещения России, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется приказом Минпросвещения России.

5.1.4. Регистрация входящей документации, подготовка проектов указаний по исполнению (резолюций) руководству, постановка документа на контроль, ход исполнения документов, внутренний документооборот, согласование (визирование) и подписание исходящих документов, регистрация исходящей документации производятся в Минпросвещения России в электронном виде в ЕСЭД.

5.1.5. Прием входящих электронных документов из органов государственной власти и организаций, отправка электронных документов осуществляются служащими Минпросвещения России, указанными в разделах 4.3, 4.4 и 4.7 настоящей Инструкции.

5.1.6. При отправке электронных документов Минпросвещения России в органы государственной власти и организации электронные документы заверяются квалифицированной электронной подписью (далее – ЭП) должностного лица Минпросвещения России – автора электронного документа в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2021 г. N 63-ФЗ “Об электронной подписи”.

При отправке адресату электронного документа Минпросвещения России, подписанного ЭП, направления бумажного экземпляра не требуется. Исключение составляют ответы на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации” заявителю дается письменный ответ по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.1.7. При утверждении руководством указаний по исполнению (резолюций), при подписании служебных писем и иных документов внутреннего документооборота, согласовании (визировании) и подписании исходящих электронных документов в системе ЕСЭД Минпросвещения России может использоваться ЭП.

5.1.8. При получении электронных документов, поступивших по СЭВ, МЭДО или внутреннему документообороту, подписанных ЭП, служащими Минпросвещения России, указанными в подпункте 4.2.15 настоящей Инструкции, проверяется ее подлинность.

5.1.9. Электронные документы, направляемые на рассмотрение руководству Минпросвещения России, на исполнение в структурные подразделения Минпросвещения России и ответственным исполнителям, на отправку адресату и на хранение, передаются вместе с регистрационными данными в форме ЭРК с текущим набором реквизитов, приложениями и прикрепленными файлами электронного документа.

5.1.10. Документы, создаваемые и (или) поступившие в Минпросвещения России на бумажном носителе, включаются в ЕСЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в ЕСЭД возможно только после его сравнения с подлинником документа.

5.1.11. Ведение делопроизводства в Минпросвещения России с использованием ЕСЭД осуществляется отделом делопроизводства, отделом контроля и регистрации обращений граждан и организаций, секретариатами заместителей Министра, секретариатами структурных подразделений Минпросвещения России.

5.1.12. В ЕСЭД не регистрируются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации.

Документы с отметкой “Для служебного пользования” не сканируются и не подлежат рассылке в ЕСЭД.

Не подлежат сканированию документы, указанные в приложении N 32 к настоящей Инструкции. На указанные документы в ЕСЭД заводится ЭРК со всеми реквизитами.

5.1.13. Документы, поступившие по СЭВ и МЭДО, автоматически переносятся в ЕСЭД с созданием ЭРК для каждого документа.

5.2. Порядок обработки электронных документов

5.2.1. В целях учета и поиска документов в ЕСЭД используются обязательные сведения о документе, включаемые в ЭРК в соответствии с приложением N 33 к настоящей Инструкции.

Требования к реквизитам, включенным в ЭРК, приведены в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

5.2.2. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ЕСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

5.2.3. Регистрация электронных документов производится в соответствии с имеющимися в Минпросвещения России документопотоками: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация, обращения граждан и организаций.

5.2.4. Перед регистрацией электронного документа проверяется правильность их адресования и комплектность. Ошибочно адресованный электронный документ пересылается по принадлежности или направляется отправителю. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт, который регистрируется в ЕСЭД и направляется отправителю электронного документа.

5.2.5. Электронный документ, поступивший в Минпросвещения России, регистрируется в ЕСЭД в соответствии с документопотоком.

Если электронный документ, поступивший в Минпросвещения России, относится к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, то в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в Минпросвещения России в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, он распечатывается в полном объеме, а в правой нижней части лицевой стороны его первой страницы проставляется регистрационный входящий номер в соответствии с подпунктом 4.3.3 настоящей Инструкции.

5.2.6. Служащий структурного подразделения Минпросвещения России, ответственный за подготовку проекта указания по исполнению (резолюции), вносит в ЭРК на закладке “исполнением в поле “резолюции” проект резолюции, которая автоматически поступает на утверждение (подписание) руководству Минпросвещения России и/или структурного подразделения.

5.2.7. Руководство Минпросвещения России и/или структурного подразделения рассматривает электронные документы в ЕСЭД и/или бумажные документы, утверждает (подписывает) указания по исполнению (резолюции) или направляет проект на доработку.

Документы с утвержденным (подписанным) указанием по исполнению (резолюцией) поступают в отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений или секретариат структурного подразделения для формирования в ЭРК на закладке “исполнение” контрольного задания.

Утверждение указания по исполнению (резолюции) в ЕСЭД может также осуществляться должностным лицом, подготовившим данное указание по исполнению (резолюцию), но только после его подписания руководством Минпросвещения России и/или руководством структурного подразделения.

5.2.8. Документы после утверждения (подписания) указаний по исполнению (резолюций), формирования в ЕСЭД контрольного задания передаются на исполнение в соответствующие структурные подразделения Минпросвещения России и/или ответственному исполнителю по принадлежности для рассмотрения и исполнения, о чем в ЭРК на закладке “исполнение” в поле “журнал передачи” делается соответствующая отметка.

5.2.9. Исполненный электронный документ списывается в дело для хранения, а в ЭРК в поле “списан в дело” делается соответствующая отметка.

5.3. Подготовка проекта электронного документа в ЕСЭД

5.3.1. ЭРК “проект документа” в ЕСЭД предназначен для автоматизации процесса разработки проекта электронного документа, включающего формирование заданий на разработку содержательной части электронного документа, маршрутов его согласования (визирования), подписания, регистрации и направления адресату (адресатам).

5.3.2. Зарегистрированные и размещенные в ЕСЭД документы поступают в структурные подразделения Минпросвещения России с указаниями по исполнению (резолюциями) руководства Минпросвещения России и/или структурных подразделений Минпросвещения России на исполнение.

5.3.3. Служащие структурных подразделений Минпросвещения России в процессе исполнения документа в ЕСЭД готовят проект служебного документа с использованием ЭРК “проект документа”.

ЭРК “проект документа” также используется служащими секретариатов структурных подразделений, секретариатов заместителей Министра при подготовке внутренних документов (приказов, распоряжений, поручений, заявок, служебных записок, протоколов и т.д.) и при регистрации документов.

5.3.4. Для формирования ЭРК “проект документа” в системе ЕСЭД создается текст документа и сохраняется на рабочем столе или в одной из рабочих папок служащего.

Далее формируется ЭРК “проект документа” в ЕСЭД либо непосредственно через ЭРК документа, либо через панель инструментов главного окна ЕСЭД.

5.3.5. Регистрационный номер ЭРК “проект документа” присваивается автоматически при ее открытии.

Пример:

пр-10/3200 – для структурных подразделений Минпросвещения России, где:

пр – проект;

10 – индекс структурного подразделения Минпросвещения России (присваивается автоматически в зависимости от структурного подразделения, ответственного за исполнение документа);

3200 – порядковый номер проекта документа.

проект-303 – для секретариатов заместителей Министра просвещения Российской Федерации, где

303 – порядковый номер проекта документа.

Если проект документа формируется на основании ЭРК документа, номер документа – основания включается в структуру номера проекта документа.

Пример:

03-117вн/проект-06/4473.

5.3.6. Персональную ответственность за качественное формирование ЭРК “Проект документа” несет служащий, являющийся ответственным за выполнение поручения.

Контроль правильности оформления служащим ЭРК “Проект документа” возлагается на секретариат структурного подразделения Минпросвещения России или секретариаты заместителей Министра при присвоении регистрационного исходящего номера документу.

Реквизиты ЭРК “проект документа”: инициатор поручения, исполнитель, краткое содержание, срок исполнения переносятся из текста указания по исполнению (резолюции) и/или контрольного задания ЭРК документа, если проект документа формируется на основании карточки резолюции по исполнению.

Остальные реквизиты ЭРК “проект документа” при необходимости заполняются исполнителем. Если формирование ЭРК “проект документа” осуществляется непосредственно через ЭРК документа, то в поле “документ” ЭРК “проект документа” автоматически прописывается ссылка на ЭРК документа, на основании которого создан проект документа.

Если создается инициативный документ, то исполнитель самостоятельно заполняет соответствующие реквизиты в ЭРК “проект документа”. При этом поле “документ” ЭРК “проект документа” не заполняется, а в реквизите “связка с документом” производятся связки с необходимыми документами.

5.3.7. После заполнения реквизитов ЭРК “проект документа” документ проходит несколько этапов подготовки: подготовку материалов, согласование (визирование) сформированного документа, подпись согласованного (завизированного) документа и регистрацию подписанного документа.

При отсутствии необходимости разрешается исключать и не формировать отдельные этапы подготовки документа в ЭРК “проект документа”, за исключением этапов подписи и регистрации документа.

5.3.8. После подготовки электронного проекта служебного документа ответственный исполнитель прикрепляет его к реквизиту “визируемый документ” ЭРК “проект документа”.

5.3.9. Ответственный исполнитель поручения формирует в ЭРК “проект документа” список визирующих должностных лиц и очередность их визирования. В список визируемых лиц могут вноситься должностные лица других структурных подразделений.

При работе между структурными подразделениями Минпросвещения России ответственный исполнитель совместно с соисполнителем другого структурного подразделения определяет список исполнителей.

При работе между структурными подразделениями Минпросвещения России и секретариатами заместителей Министра заместители Министра или по поручению их помощники формируют список исполнителей (при необходимости).

5.3.10. Если в указании по исполнению (резолюции) документа указаны структурные подразделения Минпросвещения России – соисполнители документа, то замечания и предложения соисполнителей к проекту служебного документа вносятся в ЭРК “проект документа” в виде примечаний и прикрепленных файлов.

5.3.11. В системе ЕСЭД происходит автоматическое информирование должностных лиц о поступлении к ним на визирование проекта документа.

Должностному лицу в день поступления на визирование проекта служебного документа необходимо открыть ЭРК “проект документа” через соответствующую папку и ознакомиться с проектом служебного документа и заполнить соответствующие реквизиты “документ на подписи” ЭРК “проект документа” и сохранить ее.

В случае отказа должностного лица в визировании (согласовании) или подписания проекта служебного документа он автоматически поступает на доработку ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель обязан устранить указанные замечания и повторно направить проект служебного документа на визирование (согласование), сохранив предыдущую версию проекта служебного документа в ЭРК “проект документа”.

Если в процессе визирования (согласования) или подписания в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию (согласованию).

5.3.12. Не разрешается визирование (согласование) проекта служебного документа заинтересованными должностными лицами с помощью ЭП.

5.3.13. Подписанный руководителем структурного подразделения Минпросвещения России или заместителем Министра проект служебного документа автоматически переносится в папку “документы, готовые к регистрации” ЕСЭД служащему соответствующего секретариата.

5.3.14. Служащий секретариата открывает ЭРК “проект документа” и регистрирует служебный документ в соответствующей группе документов с помощью ЭРК “проект документа” в соответствующей группе документов (внутренние, исходящие, обращения граждан и т.д.). При этом заполняются только пустые поля ЭРК документа (количество листов, срочность), а из поля “прикрепленный файл” удаляется файл, автоматически прикрепляемый при регистрации через ЭРК “проект документа”.

5.3.15. Внутренний документ, подписанный с использованием ЭП, не подлежит сканированию и направляется соответствующему адресату в Минпросвещения России только в электронном виде.

Если документ отправляется адресату на бумажном носителе, то соответствующим секретариатом он распечатывается на бланке Минпросвещения России и подписывается соответствующим руководителем Минпросвещения России. Документ сканируется, прикрепляется к карточке и направляется указанному адресату через экспедицию, по СЭВ или МЭДО.

5.3.16. После подписания проекта документа заместителем Министра или руководством структурного подразделения ответственный исполнитель обязан убедиться в его регистрации и направлении адресату.

Подтверждением регистрации проекта документа является появление в реквизите “связка с документом” ЭРК “проект документа” ярлыка регистрационного номера соответствующей группы документов и записи “Зарегистрирован документ” в реквизите “статус”.

В случае если после рассмотрения проекта документа руководством Минпросвещения России и (или) руководством структурного подразделения принято решение о прекращении работы с документом, то в ЭРК “проект документа” соответствующим секретариатом структурного подразделения или заместителя Министра выставляется статус “работа с проектом завершена без регистрации”.

5.3.17. В случае направления документов на бумажном носителе в органы государственной власти или организации за подписью Министра или лица, его замещающего, завизированный проект документа в электронном виде направляется служащему структурного подразделения Минпросвещения России, на которое возложены функции внесения редакционных правок в проект документа, для дальнейшего его распечатывания, визирования и подписи.

В случае направления документов на бумажном носителе в органы государственной власти или организации за подписью заместителя Министра исполнителем направляется проект документа в секретариат заместителя Министра для внесения редакционных правок в проект документа, дальнейшего его распечатывания и подписи.

5.4. Особенности подготовки проекта приказа
или распоряжения в ЕСЭД

5.4.1. Согласование подготовленного в электронном виде проекта приказа или распоряжения Минпросвещения России осуществляется с помощью ЭРК “Проект документа” в соответствии с пунктом 5.3 настоящей Инструкции.

5.4.2. Исполнителем формируется список должностных лиц визирования (согласования) проекта приказа или распоряжения и порядок их визирования.

Предложения и замечания, поступившие от структурных подразделений, при прохождении визирования (согласования), к проекту приказа или распоряжения вносятся в ЭРК “Проект документа” в виде примечаний и прикрепленных файлов.

Проект приказа или распоряжения визируется (согласовывается) должностными лицами после учета ответственным исполнителем замечаний.

5.4.3. Ответственный исполнитель проекта приказа или распоряжения после визирования должностными лицами Минпросвещения России в ЭРК “проект документа” распечатывает его на бумажный носитель.

Для доклада проекта приказа или распоряжения на подпись Министру в установленном порядке ответственный исполнитель предварительно согласовывает в отделе делопроизводства пакет документов и представляет его на редактирование в отдел редактирования документов.

Если проект приказа или распоряжения подписывается заместителем Министра, то ответственный исполнитель после редактирования распечатывает его на бумажном носителе и представляет его в секретариат соответствующего заместителя Министра для подписи в установленном порядке.

5.4.4. Подписанный Министром или соответствующим заместителем Министра проект приказа или распоряжения автоматически переносится в ЕСЭД в папку “документы, готовые к регистрации” ЭРК “проект документа” служащему отдела делопроизводства.

Исполнитель проекта приказа или распоряжения представляет подписанный приказ или распоряжение Минпросвещения России служащему отдела делопроизводства, отвечающему за регистрацию приказов или распоряжений. Служащий отдела делопроизводства открывает в ЕСЭД ЭРК “проект документа” и на ее основе регистрирует приказ или распоряжение Минпросвещения России в соответствующей группе. При этом заполняются только пустые реквизиты ЭРК регистрируемого документа (количество листов, срочность), из поля “прикрепленный файл” удаляется файл, если он не подписан ЭП, подписанный бумажный вариант проекта документа сканируется, прикрепляется к ЭРК регистрируемого документа и направляется адресату с использованием системы ЕСЭД или через экспедицию в установленном порядке.

5.5. Особенности подготовки проекта
внутреннего документа в ЕСЭД

5.5.1. Проект внутреннего документа (служебный документ, записка и т.п.) формируется с помощью ЭРК “проект документа” системы ЕСЭД в соответствии с пунктом 5.3 настоящей Инструкции.

Проект внутреннего документа подписывается ЭП руководителей структурных подразделений Минпросвещения России.

5.5.2. Рассылка внутренних документов производится в электронном виде в соответствии с разделом 4.6 настоящей Инструкции.

5.6. Особенности формирования дел в ЕСЭД
для их дальнейшего хранения

5.6.1. ЕСЭД позволяет формировать дела с электронными документами для их дальнейшего хранения.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Структурное подразделение Минпросвещения России может в ЕСЭД формировать только дела, включенные в номенклатуру дел данного структурного подразделения. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

В случае существования бумажного аналога документа дело формируется на традиционных носителях и с помощью системы ЕСЭД.

5.6.2. Формирование дел с электронными документами в ЕСЭД осуществляется:

служащим отдела делопроизводства;

служащим отдела контроля и регистрации обращений граждан и организаций;

служащим секретариата заместителя Министра;

служащим секретариата структурного подразделения Минпросвещения России.

5.6.3. В ЕСЭД формирование дел производится путем нажатия кнопки “В дело” в соответствующей ЭРК документа, при этом поле “Списан в дело” заполняется автоматически.

5.6.4. Формирование дел в ЕСЭД за истекший период производится после исполнения всех поручений по документу. При необходимости нумерация листов в деле уточняется и корректируется, служащим, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, в секретариате заместителя Министра перед передачей дел в архив.

5.6.5. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2021 г. N 558.

5.6.6. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта в установленном порядке.

5.6.7. Поступившие из структурных подразделений в отдел архива Правового департамента электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение в установленном порядке.

6.1. Разработка и ведение номенклатуры
дел в Минпросвещения России

6.1.1. Формирование документального фонда Минпросвещения России осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти <2>.

——————————–

<2> Подпункт 27 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”.

Документальный фонд Минпросвещения России составляют документы, созданные и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Минпросвещения России.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. Номенклатура дел составляется на основе Положения о Министерстве просвещения Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2021 г. N 884, Регламента внутренней организации в Министерстве просвещения Российской Федерации, положений о структурных подразделениях, утвержденных приказами Минпросвещения России, и других документов, регламентирующих деятельность Минпросвещения России и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Минпросвещения России.

6.1.3. В Минпросвещения России составляются номенклатуры дел структурного подразделения (приложение N 43 к настоящей Инструкции) и номенклатура дел Минпросвещения России (приложение N 44 к настоящей Инструкции).

Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении N 45 к настоящей Инструкции.

6.1.4. Структурные подразделения Минпросвещения России ежегодно, не позднее 15 ноября текущего года, разрабатывают проект номенклатуры дел своего подразделения на следующий год.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Составленная номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с отделом делопроизводства, отделом архива Правового департамента и подписывается у руководителя структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения готовится в трех экземплярах, из которых первый экземпляр остается в службе делопроизводства структурного подразделения, второй экземпляр передается в отдел делопроизводства, а третий в отдел архива Правового департамента.

Ответственность за своевременное составление номенклатуры дел и представление ее в отдел делопроизводства и в отдел архива Правового департамента возлагается на руководителя структурного подразделения.

6.1.5. Если в течение года в Минпросвещения России создается новое структурное подразделение, служащий, ответственный за делопроизводство этого подразделения, должен в течение месяца подготовить номенклатуру дел данного подразделения в установленном порядке и передать ее в Департамент управления делами для последующего представления на утверждение и включения в состав номенклатуры дел Минпросвещения России.

6.1.6. Номенклатура дел Минпросвещения России составляется Департаментом управления делами на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Минпросвещения России оказывают отдел архива Правового департамента и центральная экспертная комиссия Минпросвещения России.

Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах:

1-й хранится в деле Департамента управления делами как документ постоянного хранения;

2-й – в Департаменте управления делами как рабочий экземпляр;

3-й – в отделе архива Правового департамента;

4-й – в федеральном архиве.

Один раз в 5 лет номенклатура дел Министерства согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Минпросвещения России документы Архивного фонда Российской Федерации.

В случае изменения функций и структуры Минпросвещения России номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального архива.

На согласование в экспертно-проверочную комиссию федерального архива проект номенклатуры дел представляется в двух экземплярах на бумажном носителе (дополнительно один экземпляр проекта номенклатуры дел может представляться в электронном виде). Один экземпляр проекта номенклатуры дел, согласованный с экспертно-проверочной комиссией федерального архива, согласно предоставленным ему полномочиям возвращается в Минпросвещения России.

Согласованная с экспертно-проверочной комиссией федерального архива, согласно предоставленным ему полномочиям, номенклатура дел Минпросвещения России в конце каждого года уточняется.

6.1.7. Номенклатура дел Минпросвещения России, подписанная директором Департамента управления делами, согласованная с начальником отдела архива Правового департамента, с центральной экспертной комиссией Минпросвещения России (далее – центральная экспертная комиссия), утверждается Министром не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел Департамента управления делами.

6.1.8. После утверждения номенклатуры дел Минпросвещения России изготавливается необходимое количество копий (в том числе электронные образы) для использования в работе. Департамент управления делами направляет в структурные подразделения выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе, в том числе и в структурное подразделение, осуществляющее техническое сопровождение ЕСЭД Минпросвещения России.

Департамент управления делами в течение года использует рабочий экземпляр номенклатуры дел Минпросвещения России.

6.2. Формирование дел и их текущее хранение

6.2.1. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел при соблюдении принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.2.2. Дела в Минпросвещения России формируются в структурных подразделениях.

6.2.3. Методическая работа в вопросах формирования дел и контроль правильного их формирования осуществляется отделом архива Правового департамента Минпросвещения России.

6.2.4. Исполнитель должен в 10-дневный срок сдавать исполненные документы служащему, ответственному за ведение делопроизводство в структурном подразделении для формирования их в дела.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Министерства или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.5. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в ЕСЭД Минпросвещения России в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.2.6 Дела со дня их формирования до передачи в отдел архива Правового департамента или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях Минпросвещения России по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и служащий, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечить сохранность документов в местах их текущего хранения.

6.2.7. Правила формирования, учета и организации хранения дел в структурных подразделениях Минпросвещения России приведены в приложении N 46 к настоящей Инструкции.

6.3. Подготовка документов и дел к передаче
на архивное хранение

6.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел структурных подразделений;

составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

6.3.2. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

6.3.3. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в отдел архива Правового департамента.

6.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Минпросвещения России создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия и при необходимости экспертные комиссии в структурных подразделениях, действующие на основании положений, содержащих функции, права и организацию работы и утверждаемых, соответственно, Министром или руководителем структурного подразделения.

6.3.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Минпросвещения России служащими, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией под методическим руководством отдела архива Правового департамента.

6.3.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел архива Правового департамента (архив Минпросвещения России) и отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой “До минования надобности”, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

6.3.7. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

6.3.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения в Минпросвещения России путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает центральная экспертная комиссия Минпросвещения России.

6.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел структурных подразделений постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 47 к настоящей Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 48 к настоящей Инструкции), порядок составления описей дел приведен в приложении N 49 к настоящей Инструкции.

6.3.10. Отдельные описи составляются на электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение N 50 к настоящей Инструкции).

6.3.11. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.3.12. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел, документов, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению, утверждаемого Министром.

6.3.13. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Минпросвещения России подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение N 51 к настоящей Инструкции).

6.3.14. Оформление дел проводится служащими отдела архива Правового департамента и служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Минпросвещения России, при методической помощи и под контролем отдела архива Правового департамент.

6.3.15. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению.

6.3.16. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 52 к настоящей Инструкции); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 53 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 54 к настоящей Инструкции); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.3.17. При подготовке электронных документов к передаче в отдел архива Правового департамента выполняются следующие основные процедуры работы с документами: формирование в ЕСЭД электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.

6.4. Уничтожение документов и дел с истекшими
сроками хранения

6.4.1. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Сводные описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов (далее – акт) рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссией Минпросвещения России, экспертной комиссией структурного подразделения одновременно.

6.4.2. Результаты отбора к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

6.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего Минпросвещения России. При этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

6.4.4. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2021 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2021 года.

6.4.5. После утверждения экспертно-проверочной комиссией федерального архива в установленном порядке описей дел постоянного хранения акты о выделении к уничтожению документов, согласованные с центральной экспертной комиссией Минпросвещения России, экспертной комиссией структурного подразделения, утверждаются Министром.

6.4.6. После утверждения Министром актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в номенклатуре дел Минпросвещения России проставляется отметка “Уничтожено. См. акт от … N …” с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

6.4.7. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Министром.

6.5. Передача дел на архивное хранение в отдел
архива Правового департамента

6.5.1. В отдел архива Правового департамента передаются дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся в Департаменте государственной службы и кадров в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в отдел архива Правового департамента.

6.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение;

6.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в отдел архива Правового департамента не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.5.4. Передача документов в отдел архива Правового департамента производится по описям дел структурных подразделений.

6.5.5. Передача дел в отдел архива Правового департамента осуществляется в соответствии с графиком, составленным отделом архива Правового департамента и согласованным с руководителями структурных подразделений и Департаментом управления делами.

6.5.6. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в отдел архива Правового департамента сотрудником отдела архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Минпросвещения России.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел служащие структурных подразделений обязаны устранить.

6.5.7. Прием дел производится служащим отдела архива Правового департамента в присутствии служащего структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел структурного подразделения отметок о наличии каждого дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи служащего отдела архива Правового департамента и лица, передавшего дела.

6.5.8. Вместе с делами в отдел архива Правового департамента передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

Передача электронных документов в архив осуществляется по ЕСЭД или на физически обособленных носителях, оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов.

Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника отдела архива Правового департамента и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью Министра или уполномоченного им должностного лица.

6.5.9. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

6.5.10. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Минпросвещения России лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в отдел архива Правового департамента, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел структурного подразделения и номенклатуре дел.

7.1. Изготовление и учет номерных бланков документов

7.1.1. Минпросвещения России в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” применяет бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации. Изготовление и учет бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации”.

7.1.2. Организация работы по оформлению заявок в Департамент управления имущественным комплексом и конкурсных процедур на изготовление бланков документов (в том числе бланков приветствий и поздравлений Министра), предоставлению их образцов (макетов), заказов на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии возложена на отдел редактирования документов Департамента управления делами. Отдел редактирования документов осуществляет учет нумерации бланков строгой отчетности Минпросвещения России.

Получение, учет номерных бланков и выдачу в секретариаты заместителей Министра, в структурные подразделения изготовленных номерных бланков, за исключением номерных бланков Министра просвещения Российской Федерации, осуществляет Департамент финансов, экономики и организации бюджетного процесса.

7.1.3. Номерные бланки документов изготавливаются и нумеруются типографским способом или нумератором. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.

7.1.4. Учет номерных бланков документов ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков согласно приложению N 55 к настоящей Инструкции.

Номерные бланки документов выдаются служащим, ответственным за делопроизводство в секретариатах заместителей Министра и в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков, в количестве не более 100 штук каждого вида бланков по требованию накладной.

7.1.5. В структурных подразделениях Минпросвещения России номерные бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запирающихся шкафах или сейфах.

7.1.6. Передача номерных бланков документов другим организациям и лицам не допускается.

7.1.7. Ответственность за обеспечение сохранности номерных бланков документов и правильность их использования несут служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений Минпросвещения России.

7.1.8. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях служащие представляют отчет о расходовании номерных бланков документов Минпросвещения России согласно приложению N 55 к настоящей Инструкции в структурное подразделение, отвечающее за работу склада, ежемесячно к 3 числу месяца, следующего за отчетным.

7.1.9. Испорченные и невостребованные номерные бланки документов возвращаются в отдел, отвечающий за работу склада, вместе с отчетом о расходовании номерных бланков документов (приложение N 55 к настоящей Инструкции) с последующим их уничтожением в установленном порядке.

7.1.10. Контроль правильности расходования бланков документов осуществляют служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений Минпросвещения России.

7.2. Учет печатей и штампов

7.2.1. Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

7.2.2. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в Минпросвещения России используются печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов (“Для пакетов”, “Для договоров”, “Для копий”), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

7.2.3. Изготовление и учет печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации”.

7.2.4. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает Министр по согласованию с директором Департамента управления делами.

7.2.5. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляется в соответствующих структурных подразделениях и передается в Департамент управления имущественным комплексом и конкурсных процедур, который размещает заказ на предприятии – изготовителе печатей.

7.2.6. В случае служебной необходимости по решению Министра допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

7.2.7. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом Минпросвещения России, или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

7.2.8. Учет имеющихся в Минпросвещения России печатей и штампов ведет структурное подразделение Департамента финансов, экономики и организации бюджетного процесса, отвечающее за работу склада, в журнале учета печатей и штампов (приложение N 56 к настоящей Инструкции) с проставлением их оттисков.

Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются.

7.2.9. Выдача печатей и штампов служащим, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

7.2.10. Печати и штампы хранятся в надежно запирающихся металлических несгораемых шкафах.

7.2.11. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Минпросвещения России, не допускаются.

7.2.12. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на Министра, ответственность за надежность хранения, законность использования печатей структурных подразделений Министерства – на руководи гелей соответствующих структурных подразделений.

7.2.13. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

Согласовано
Руководитель
Федерального архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
13 марта 2021 год

Приложением N 1
к п. 3.2.2 Инструкции

РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ НА ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ ДОКУМЕНТА

Рисунок А.1 – Расположение реквизитов на титульном
листе документа

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок Б.1 – Расположение реквизитов и границы зон
на формате A4 углового бланка

Рисунок Б.2 – Расположение реквизитов и границы зон
на формате A4 продольного бланка

Образец бланка приказа Министерства просвещения
Российской Федерации

Образец бланка совместного приказа Министерства просвещения
Российской Федерации

Образец бланка распоряжения Министерства просвещения
Российской Федерации

Образец бланка протокола Министерства просвещения
Российской Федерации

Образец бланка протокола совещания у Министра

Образец бланка протокола оперативного совещания у Министра

Образец бланка протокола оперативного совещания
у первого заместителя Министра (статс-секретаря –
заместителя Министра, заместителя Министра)

Образец бланка поручения Министра

Образец бланка поручения первого заместителя Министра

Образец бланка поручения статс-секретаря –
заместителя Министра

Образец бланка поручения заместителя Министра

Образец бланка письма Министра просвещения
Российской Федерации

Образец бланка письма первого заместителя Министра
просвещения Российской Федерации

Образец бланка письма статс-секретаря – заместителя
Министра просвещения Российской Федерации

Образец бланка письма заместителя Министра
просвещения Российской Федерации

Образец общего бланка письма Министерства просвещения
Российской Федерации (продольного)

Образец бланка письма Департамента Министерства
просвещения Российской Федерации (общий шаблон)

Приложением N 19
к п. 3.2.5 Инструкции

Образец бланка указания по исполнению (резолюции)
Министра просвещения Российской Федерации

Образец бланка указания по исполнению (резолюции)
заместителя Министра просвещения Российской Федерации

1. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках документов Минпросвещения России в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации”.

Изображение Государственного герба Российской Федерации (геральдического знака) помещается посередине верхнего поля или левого верхнего поля бланка документа над реквизитами Минпросвещения России, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2. Наименование Минпросвещения России – автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (указах Президента Российской Федерации, постановлениях Правительства Российской Федерации). Под наименованием федерального органа исполнительной власти в скобках указывается сокращенное наименование, если оно предусмотрено положением, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации.

3. Наименование структурного подразделения Минпросвещения России – автора документа используется в бланках писем в соответствии с настоящей Инструкцией и указывается под наименованием Министерства просвещения Российской Федерации.

4. Наименование должности лица – автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием федерального органа исполнительной власти, если документ издает руководитель или его заместитель. Наименование должности лица – автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример:

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование Министерства и/или структурного подразделения Министерства. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример:

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица составе комиссии.

Пример:

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом об исполнении обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка).

Пример:

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись “за” перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

6. Наименование вида документа указывается на всех документах Минпросвещения России, за исключением служебных писем, располагается под реквизитами наименования организации, наименования структурного подразделения, наименования должности согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции.

7. Место составления (издания) документа указывается во всех документах Минпросвещения России, кроме служебных писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

8. Справочные данные о Минпросвещения России указываются в бланках документов, на стандартном листе бумаги A4 (210 x 297) и включают: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты.

9. Адресат используется при оформлении служебных писем Минпросвещения России, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть федеральный орган исполнительной власти, организация, структурное подразделение Минпросвещения России, должностное или физическое лицо.

Реквизит “адресат” проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки, входящие в состав реквизита “Адресат”, выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9 – 10 см и ограничиваться правой границей текстового поля.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) федерального органа исполнительной власти, организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Пример:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример:

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите “Адресат” указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения.

Пример:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование федерального органа исполнительной власти, организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример:

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение “г-ну” (господину), если адресат мужчина, или “г-же” (госпоже), если адресат женщина.

Пример:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример:

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом “Адресат” в скобках указывается: “(по списку)”.

Пример:

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово “Копия” перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Допускается центрировать строки реквизита “Адресат” относительно самой длинной строки.

В состав реквизита “Адресат” может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2021 г. N 234. Почтовый адрес печатается шрифтом размером N 12.

Пример:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес. Почтовый адрес печатается шрифтом размером N 12.

Пример:

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса).

Пример:

10. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

При подготовке проекта документа печатается только месяц и год.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2021;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2021 г.

Способы датирования документов.

Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм.

Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:

3 января 2021 г., в январе 2021 г., в первом полугодии 2021 г., в 1 квартале 2021 г.;

но за 11 месяцев 2021 года, в 2021 году, на 2021 год, с 2021 по 2021 год, в 1998 – 2021 годах.

Если дата указывается в конце предложения, то слово “года” пишется полностью.

Пример:

“Прошу Вашего согласия на командировку в Арабскую Республику Египет для проведения встречи с Министром промышленности и технологического развития.

Срок командировки – с 18 по 20 января 2021 года.”

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов. При этом дата проставляется арабскими цифрами.

11. Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

13. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

В тексте документа указываются следующие реквизиты:

наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа (“приказываю”).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (“коллегия… постановляет”, “собрание… решило”).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа (“слушали”, “выступили”, “постановили”, “решили”).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (“отдел осуществляет функции…”, “в состав управления входят…”, “комиссия провела проверку…”).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа (“приказываем”, “решили”).

В служебных письмах используются формы изложения:

от третьего лица единственного числа (“Министерство не возражает…”, “Департамент считает возможным…”);

от первого лица единственного числа (“считаю необходимым…”, “предлагаю рассмотреть…”), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В служебных письмах Минпросвещения России может быть использовано вступительное обращение, которое печатается центрованным способом:

Текст документа от уважительного обращения к адресату отделяется единичным интервалом шрифтом N 14.

При обращении по должности – наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии – инициалы лица не указываются.

Заключительная этикетная фраза:

С уважением,

14. Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (приказом, распоряжением, поручением, решением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Примеры:

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример:

15. Гриф ограничения доступа к документу при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу, на обложке и титульном листе издания) на границе верхнего поля за пределами границ текстового поля (в верхнем колонтитуле) шрифтом N 12. Виды используемых в Минпросвещения России грифов закреплены приказом Министерства просвещения Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись “Для служебного пользования”, которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Номер экземпляра проставляется ниже грифа и пометки через 1 интервал и центрируется по отношению к ним.

Пример:

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа шрифтом размером N 12 в левом нижнем углу и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.

Пример:

Если документ с отметкой об ограничении доступа имеет приложение, то отметка об исполнителе проставляется только на документе.

16. Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом “О” (“Об”) и отвечает на вопрос “о чем?”):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка документа и пишется от левой границы левого поля с прописной буквы, через 1 интервал, тем же размером шрифта, что и весь текст – шрифтом N 14. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок к тексту может занимать 4 – 5 строк, длина максимальной строки не должна превышать 8 см.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос “о чем?” – “о выделении…”, “об изменении…” и т.д. В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Пример:

В приказах, издаваемых Минпросвещения России, заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Пример:

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 – 5 строк.

17. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах – приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В служебных (сопроводительных) письмах, в других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля через 1 интервал следующим образом:

если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.

если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: письмо Росархива от 5 июня 2021 г. N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD-диск в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы и количество листов в них не указывается, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: брошюра в 1 экз.

Если приложениями к документу являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: справка о предприятиях, для служебного пользования, рег. N А11-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются. Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер.

Пример:

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, через пробел – гриф утверждения документа, которые центрируются относительно друг друга, например (для инструкции):

18. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных с органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример:

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию – автора документа, дату и номер письма.

Пример:

Согласование документов Минпросвещения России (приказов, распоряжений, инструкций, положений и других) осуществляется должностными лицами в зависимости от вида документа и особенностей его оформления на листе согласования. Лист согласования располагается на оборотной стороне последнего листа второго экземпляра (визового) документа в виде таблицы.

Пример:

19. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководством структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения другим руководителям структурных подразделений Минпросвещения России, ими должны быть завизированы.

Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом.

Пример:

При рассмотрении документа в системе электронного документооборота согласование проводится в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном “Листе согласования”, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка “Лист согласования прилагается”.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Минпросвещения России;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями:

с вышестоящими органами – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер.

Пример:

20. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу “Документ подписан электронной подписью”, номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример:

21. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном “МП” (“Место печати”).

22. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал.

Пример:

Забелин И.А.

(495) 924-45-67

23. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом “подпись” и включает: слово “Верно”; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример:

Если копия выдается для представления в другой федеральный орган власти или в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (“Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N… за… год”) и заверяется печатью Минпросвещения России.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

24. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в Минпросвещения России и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

25. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции и вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример:

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2021.

Подпись

Дата

26. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом “Контроль” на верхнем поле документа.

27. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова “В дело”, индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

1. Требования по оформлению законопроекта.

Законопроекты, подготавливаемые Минпросвещения России для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297).

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: “Вносится Правительством Российской Федерации”. Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии 1 межстрочного интервала от пометки у правой границы текстового поля печатается слово “Проект”.

2. Законопроект имеет следующие реквизиты: наименование вида акта, заголовок, текст, подпись, визы.

Наименование вида акта – ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН – отделяется от слова “Проект” 3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами размером шрифта N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: “О чем?” издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы – дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Текст отделяется от заголовка 3 – 4 межстрочными интервалами и печатается через 2 межстрочных интервала 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово “статья” и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов “Президент Российской Федерации”. Слова “Президент” и “Российской Федерации” печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова “Российской Федерации” печатаются от левой границы текстового поля, а слово “Президент” выравнивается по центру относительно этих слов. Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

3. Требования по оформлению пояснительной записки и финансово-экономического обоснования к законопроекту.

Пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование к законопроекту печатаются шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297) и имеют следующие реквизиты: наименование вида документа, заголовок, текст, визы, подпись.

Наименование вида документа – печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы 2 межстрочными интервалами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Текст отделяется от заголовка 2 – 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервал на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа пояснительной записки к законопроекту на “листе согласования”.

Пояснительная записка к законопроекту подписывается заместителем Министра, курирующим структурное подразделение Минпросвещения России, ответственное за его подготовку.

Финансово-экономическое обоснование к законопроекту визируется Министром или лицом, исполняющим его обязанности, на лицевой стороне последнего листа. Другие визы на оригинале документа не допускаются.

4. Колонтитул ставится с указанием наименования документа и индекса структурного подразделения Минпросвещения России.

5. Образцы прилагаются.

                                              Вносится Правительством
                                              Российской Федерации
                                                      /
                                                2 инт.│
                                                      │          Проект
                                                      /

                                                      /
                                                4 инт.│
                           РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ       │
                                  2 инт.              │
                            ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН         /
                                  3 инт.
                          Об электронной подписи
                  /
        3 - 4 инт.│
                  │
                  /           ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

                                  2 инт.
                        РАЗДЕЛ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
                                  2 инт.
                   ГЛАВА I. ____________________________
                                  2 инт.

     Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона

    Настоящий    Федеральный   закон   регулирует   отношения   в   области
использования   электронных  подписей  при  совершении  гражданско-правовых
сделок,   оказании   государственных   и  муниципальных  услуг,  исполнении
государственных  и  муниципальных  функций,  при совершении иных юридически
значимых   действий,   в   том   числе  в  случаях,  установленных  другими
федеральными законами... (Далее текст не приводится)

    3   инт.
       Президент
  Российской Федерации

Образец оформления законопроекта

Образец оформления пояснительной записки к законопроекту

Образец оформления финансово-экономического обоснования
к законопроекту

1. Проект указа или распоряжения Президента Российской Федерации и приложение к нему печатаются на стандартных листах бумаги A4 (210 x 297) шрифтом размером N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле – 2 см, правое – 1 см и нижнее – не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

2. Проект указа или распоряжения Президента Российской Федерации имеет следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации); заголовок; текст; подпись; место издания; дата, номер, приложения; визы.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов “Президент Российской Федерации”. В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами “Заголовок”, “Текст”, “Подпись” и “Место издания” при необходимости размещения текста проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении – распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом “постановляю”, которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ или распоряжение Президента Российской Федерации, должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу или распоряжению Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов или распоряжений Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов “Президент Российской Федерации”, инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова “Президент” и “Российской Федерации” печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова “Российской Федерации”, а слово “Президент” центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным двух межстрочным интервалом и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль. На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита “Место издания” межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита “Дата” межстрочным интервалом 18 пт. К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы “рп”.

Приложения к проекту указа или распоряжения Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указа или распоряжения Президента Российской Федерации.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка “согласно приложению”, то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово “ПРИЛОЖЕНИЕ”, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Пример:

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 – 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки “Утвердить” (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Пример:

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа – приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения – дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица печатается более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты – так же, как и в тексте проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Виза Министра или лица, его замещающего, проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации и приложения к нему в нижней его части.

3. Требования по оформлению пояснительной записки и финансово-экономическому обоснованию к проекту указа или распоряжения Президента Российской Федерации. Пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование к проекту указа или распоряжения Президента Российской Федерации печатаются шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297) и имеют следующие реквизиты: наименование вида документа, заголовок, текст, визы, подпись.

Наименование вида документа – печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы 2 межстрочными интервалами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

Текст отделяется от заголовка 2 – 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервал на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Пояснительная записка к проекту указа или распоряжения Президента Российской Федерации подписывается заместителем Министра, курирующим структурное подразделение Минпросвещения России, ответственное за его подготовку в нижней его части.

Финансово-экономическое обоснование к проекту указа или распоряжения Президента Российской Федерации визируется Министром или лицом, его замещающим, на лицевой стороне последнего листа. Другие визы на оригинале документа не допускаются.

4. Колонтитул ставится с указанием наименования документа и индекса структурного подразделения Минпросвещения России.

5. Образцы прилагаются.

│                                                                    Проект
│
│  не менее                       Указ
│  9 см
│                     ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
│
│
│                        Об утверждении Положения
/               об Управлении Президента Российской Федерации
                        по государственным наградам
                                  3 инт.

    1.  Утвердить прилагаемое Положение об Управлении Президента Российской
Федерации по государственным наградам.
    2. Настоящий указ вступает в силу со дня его подписания.


3 инт.
     Президент
Российской Федерации                                             И. Фамилия


Москва, Кремль
                  │
Дата              │ через 18 пт
Номер             /

Образец оформления проекта указа Президента
Российской Федерации

(Далее текст не приводится)

Утверждено
Указом Президента
Российской Федерации)
“__” ___________ 20__ г. N ____

ПОЛОЖЕНИЕ
о Совете при Президенте Российской Федерации
по культуре и искусству

1. Совет при Президенте Российской Федерации по культуре и искусству (далее именуется – Совет) является постоянно действующим консультативным органом, информирующим Президента Российской Федерации о процессах, происходящих в области культуры и искусства, и обеспечивающим взаимодействие Президента Российской Федерации с организациями и деятелями культуры и искусства. <3>

(Далее текст не приводится)

——————————–

<3> Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы шрифтом размером N 12. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

│                                                                    Проект
│
│  не менее                    РАСПОРЯЖЕНИЕ
│  9 см
│                     ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
│
│
│
/

    Определить  в  соответствии  с пунктом 2 части 1 статьи 93 Федерального
закона  от  5 апреля 2021 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок
товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд"
акционерное   общество   Внешнеторговая   компания   "КАМАЗ"   единственным
исполнителем осуществляемых МЧС России в 2021 - 2021 годах закупок грузовых
автомобилей  КамАЗ,  прицепов,  передвижных  учебных  классов  и комплектов
запасных частей, ... (Далее текст не приводится).

3 инт.
     Президент
Российской Федерации                                             И. Фамилия

Образец оформления проекта распоряжения Президента
Российской Федерации

1. Проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297) шрифтом размером N 14.

2. Проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации), дата, номер, место издания, заголовок, текст, подпись, приложения, визы

Наименование вида акта – постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центровым способом, проставляется при подписании акта.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака “N” и порядкового номера документа.

Например – N 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква “р”.

Например – N 153-р.

Место издания – отделяется от реквизитов “Дата” и “Номер” двумя межстрочными интервалами и оформляется центрованным способом.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 – 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях – распорядительную).

Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, подготовленный во исполнение федерального закона или акта Президента Российской Федерации, должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами “Правительство Российской Федерации постановляет:” последнее слово печатается вразрядку, жирным шрифтом.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Если в тексте проекта постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации упоминаются ранее изданные акты Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования.

Если подготавливаемый проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, то эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений – их сокращенные официальные наименования.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

При наличии приложений к постановлению или распоряжению Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3-х межстрочным интервалом и состоит из слов “Председатель Правительства Российской Федерации”, инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова “Председатель Правительства” и “Российской Федерации” печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова “Председатель Правительства” печатаются от левой границы текстового поля, а слова “Российской Федерации” центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проекту постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов проекта постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации.

Порядок оформления приложений к проекту постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, пояснительной записки и финансово-экономического обоснования к проекту постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению к проектам указов или распоряжений Президента Российской Федерации, указанных в приложении N 18 к настоящей Инструкции.

Виза Министра или лица, его замещающего, проставляется на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации и приложения к нему в нижней его части.

Пояснительная записка к проекту постановления или распоряжения подписывается заместителем Министра.

3. Колонтитул ставится с указанием наименования документа и индекса структурного подразделения Минпросвещения России.

4. Образцы прилагаются.

│                                                                    Проект
│                                                                    2 инт.
│                   ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
│                                 2 инт.
│
│                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ
│ ┌────────┐                      2 инт.
│ │не менее│
│ │9 см    │          от " "          20__ г. N ____
│ └────────┘                      2 инт.
│
│                                 МОСКВА
│
/     О внесении изменений в типовой договор найма жилого помещения
       для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей,
   лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей

    Правительство Российской Федерации постановляет:
    1.  Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в типовой договор
найма  жилого  помещения  для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения
родителей,  лиц  из  числа  детей-сирот  и  детей, оставшихся без попечения
родителей,  утвержденный  постановлением Правительства Российской Федерации
от  28  июня  2021  г. N 548 "Об утверждении типового договора найма жилого
помещения  для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц
из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей" (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2021, N 28, ст. 3826).
    2. Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2021 года.

Председатель Правительства
   Российской Федерации                                          И. Фамилия

Образец оформления проекта постановления Правительства
Российской Федерации

│                                                                    Проект
│                                                                    2 инт.
│                   ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
│                                 2 инт.
│
│                              РАСПОРЯЖЕНИЕ
│ ┌────────┐                      2 инт.
│ │не менее│
│ │9 см    │               от " "          20__ г. N  -р
│ └────────┘                      2 инт.
│
│                                 МОСКВА
/

    Утвердить  прилагаемый  перечень  видов  документов,  передаваемых  при
взаимодействии   федеральных   органов   исполнительной   власти,   органов
исполнительной   власти  субъектов  Российской  Федерации,  государственных
внебюджетных  фондов  в  электронном виде, предусмотренный Правилами обмена
документами    в   электронном   виде   при   организации   информационного
взаимодействия,   утвержденными   постановлением  Правительства  Российской
Федерации  от  25  декабря  2021  г.  N  1494 "Об утверждении Правил обмена
документами    в   электронном   виде   при   организации   информационного
взаимодействия". (Далее текст не приводится).

Председатель Правительства
   Российской Федерации                                          И. Фамилия

Образец оформления проекта распоряжения Правительства
Российской Федерации

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту постановления или распоряжения Правительства
Российской Федерации “Об оказании поддержки российским
организациям, участвующим в модернизации атомной
электростанции в Республике Болгарии”
3 инт.

Минпросвещения России вносит проект постановления Правительства Российской Федерации “Об оказании поддержки российским организациям, участвующим в модернизации атомной электростанции в Республике Болгарии”.

Проектом постановления Правительства Российской Федерации предусматривается… (текст полностью не приводится)

Представленный проект постановления Правительства Российской Федерации согласован с Минобороны России (Петров П.П.) и Минэкономразвития России (Сидоров С.С.).

Образец оформления пояснительной записки к проекту
постановления или распоряжения Правительства
Российской Федерации

Образец оформления листа согласования

Образец оформления перечня разногласий

1. Доклад или справка Министру по вопросу, включенному в повестку заседания Правительства Российской Федерации (далее – доклад, справка), печатается на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297) шрифтом размером N 14.

2. Доклад или справка имеют следующие реквизиты: отметка о дате заседания Правительства Российской Федерации, вопрос повестки заседания, наименование документа, заголовок, текст, приложение, визы.

Отметка о дате заседания Правительства Российской Федерации включает информацию о дате очередного заседания Правительства Российской Федерации, на котором рассматривается данный вопрос. Дата записывается словесно-цифровым способом в последовательности: день, месяц, год. Отметка печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал с правой стороны шрифтом N 14.

Пример:

Допускается строки отметки о дате заседания центрировать относительно самой длинной строки.

Пример:

Вопрос повестки заседания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается с левого края листа с прописной буквы, через 1,5 межстрочный интервал, шрифтом N 14. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. В конце реквизита точка не ставится. В одном документе не должно быть более одного вопроса повестки заседания.

Пример:

Вопрос N 13

Содержание вопроса

О внесении изменений в распоряжение Правительства Российской Федерации от 23 февраля 2021 г. N 306-р (докладчик – Минпросвещения России)

Наименование документа – “Доклад”, “Справка” – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается заглавными буквами, шрифтом 14, выделяется полужирным шрифтом. Слово “Доклад” выравнивается по центру. Слово “Справка” начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. Точка в конце не ставится.

Заголовок печатается только в “Справке” и отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом и печатается через 1 интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. Заголовок отвечает на вопрос: “О чем?”. Точка в конце заголовка не ставится.

Пример:

После слова “Доклад” пишется вступительное обращение, которое печатается центрованным способом.

Пример:

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14 через 1,5 межстрочный интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

При наличии приложений к докладу в тексте на них обязательно делается ссылка.

Приложения к докладу или справки печатаются на отдельных листах бумаги и визируются. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текста справки или доклада. Если приложение содержит законопроект, проект указа или распоряжения Президента Российской Федерации, проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, то текст проекта документа печатается в соответствии с требованиями приложений NN 21 – 24 к настоящей Инструкции.

Виза проставляется руководителем структурного подразделения Минпросвещения России, ответственным за подготовку доклада или справки, на лицевой стороне последнего листа в нижней части справки и приложения к нему или доклада.

3. Колонтитул ставится с указанием наименования документа и индекса структурного подразделения Минпросвещения России.

4. Образцы прилагаются.

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 23 февраля 2021 г. N 306-р субъектам Российской Федерации предоставлены иные межбюджетные трансферты из федерального бюджета на софинансирование расходов, возникающих в 2021 – 2021 годах при реализации мероприятий по созданию дополнительных мест для детей в возрасте от 2 месяцев до 3 лет в организациях дошкольного образования.

Средства иного межбюджетного трансферта предоставлены 83 субъектам Российской Федерации. В ходе заключения соглашений в адрес Министерства обратились главы 17 субъектов Российской Федерации о возможности освоения средств в меньшем размере, чем утверждено распоряжением Правительства Российской Федерации от 23 февраля 2021 г. N 306-р.

Минпросвещения России проработало вопрос о перераспределении высвободившихся средств с субъектами Российской Федерации, и руководители 20 субъектов Российской Федерации подтвердили готовность освоения дополнительных федеральных средств и введение дополнительных объектов в 2021 году, в результате в ряде субъектов Российской Федерации будет создано 5618 мест для детей в возрасте от 2 месяцев до 3 лет.

С учетом проведенной работы подготовлен проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении изменений в распоряжение Правительства Российской Федерации от 23 февраля 2021 г. N 306-р в части перераспределения средств, запланированных в федеральном бюджете, на реализацию мероприятий по созданию дополнительных мест для детей в возрасте от 2 месяцев до 3 лет.

Проект распоряжения согласован с Минэкономразвития России, Минфином России и Трехсторонней комиссией по межбюджетным отношениям.

Прошу поддержать.

Образец оформления проекта доклада

Образец оформления проекта справки

1. Приказ или распоряжение Минпросвещения России печатается на бланке установленной формы (приложения NN 2 – 16 к настоящей Инструкции) шрифтом размером N 14.

2. Проект приказа или распоряжения Минпросвещения России имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование Минпросвещения России; наименование вида документа (приказ Министерства просвещения Российской Федерации или распоряжение Министерства просвещения Российской Федерации); дата; регистрационный номер; место составления (издания) документа; заголовок к тексту; текст; подпись; приложения; визы.

Дата приказа или распоряжения Минпросвещения России отделяется от наименования вида акта, как правило, двумя межстрочными интервалами, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центровым способом, проставляется при подписании акта.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака “N” и порядкового номера документа.

Например – N 143.

Место составления (издания) отделяется от реквизитов “Дата” и “Номер” двумя межстрочными интервалами и оформляется центрованным способом.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения) Минпросвещения России.

Пример:

О командировании работников Министерства просвещения
Российской Федерации в…

Распоряжения Минпросвещения России заголовка могут не содержать.

Текст отделяется от заголовка двумя или тремя межстрочным интервалом и печатается с интервалом 1,5.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст отделяется от заголовка 2 – 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Верхнее поле документа должно составлять 2 см, нижнее – 2 см, левое – 2 см, правое – 1 см.

Текст приказа, как правило, должен состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами “в целях”, “во исполнение” и др. Если приказ Минпросвещения России издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов Минпросвещения России завершается словом “приказываю:”, которое печатается вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст распоряжения Минпросвещения России состоит, как правило, только из распорядительной части. После слов “приказываю:” текст приказа начинается с заглавной буквы.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Минпросвещения России и конкретные должностные лица.

Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о структурном подразделении Минпросвещения России или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если проект приказа Минпросвещения России изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ Минпросвещения России или какие-то его положения признает утратившим силу, то один из пунктов распорядительной части текста приказа должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) Минпросвещения России с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами “Признать утратившим силу…”, “Отменить…” или “Признать не подлежащим применению”.

В приказ (распоряжение) Минпросвещения России не следует включать пункт “Приказ (распоряжение) довести до сведения…”.

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение) Минпросвещения России, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).

Подпись отделяется от текста 2 – 3-строчным интервалом и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

Фамилия и инициалы отделяются друг от друга пробелом.

Приказы (распоряжения) Минпросвещения России подписывает руководитель федерального органа исполнительной власти, а в его отсутствие (болезнь, отпуск, командировка) лицо, его замещающее, или заместитель Министра в рамках своей компетенции. В подписи указывается должность “исполняющий(ая) обязанности Министра”.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов проекта приказа или распоряжения Минпросвещения России. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Приложения к приложениям имеют сквозную нумерацию.

Порядок оформления приложений к проекту приказа или распоряжения Минпросвещения России аналогичен оформлению к проектам указов или распоряжений Президента Российской Федерации, указанных в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа второго экземпляра (визового) проекта приказа или распоряжения в виде таблицы.

Проекты приказов или распоряжений Минпросвещения России докладываются для подписи, при необходимости – с пояснительной запиской, которая должна содержать краткое изложение сути приказа или распоряжения, обоснование необходимости его принятия, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем он согласован.

Датой приказа или распоряжения Минпросвещения России является дата его подписания.

3. Проект приказа Минпросвещения России, подготовленный совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или организациями, печатается на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), без бланка, шрифтом размером N 14 с указанием наименований Минпросвещения России и других федеральных органов исполнительной власти или организаций.

Проект приказа Минпросвещения России, подготовленный совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или организациями, имеет следующие реквизиты: наименование Минпросвещения России и наименование федерального органа исполнительной власти или организации; наименование вида документа (приказ Министерства просвещения Российской Федерации и федерального органа исполнительной власти или организации); дата; регистрационный номер; место составления (издания) документа; заголовок к тексту; текст; подписи; приложения; визы.

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа – ПРИКАЗ – располагается центрованным образом;

дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти или организациями, состоит из_ регистрационных номеров, присвоенных документу каждым федеральным органом исполнительной власти или организацией, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти или организации располагаются ниже текста на одном уровне.

4. Колонтитул ставится с указанием наименования документа и индекса структурного подразделения Минпросвещения России.

5. Образцы прилагаются.

Образец оформления приказа Минпросвещения России

Образец оформления совместного приказа

Образец оформления распоряжения Минпросвещения России

1. Протокол заседания (совещания) Минпросвещения России печатается на бланке протокола (приложения NN 2 – 16 к настоящей Инструкции) или стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297) шрифтом размером N 14.

2. Протокол заседания (совещания) Минпросвещения России имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование документа, вид протокола, место проведения, дата, номер, текст, подпись, гриф (пометка ограничения доступа к документу).

Наименование организации – Минпросвещения России, наименование структурного подразделения Минпросвещения России, наименование федерального органа исполнительной власти или организации.

Наименование документа – протокол. При оформлении протокола на стандартном листе бумаги слово “ПРОТОКОЛ” печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид протокола – отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. В заголовке указывается вид протокола (заседания коллегии Минпросвещения России, оперативного совещания у Министра, протокола совещания у Министра, совещания у заместителя Министра, заседаний (совещаний) структурных подразделений Минпросвещения России, совместных заседаний, заседаний (совещаний) технических, научных и экспертных советов и другие).

Место проведения заседания или совещания указывается при необходимости, у кого проводится заседание (совещание), или указывается при оформлении протокола заседания (совещания) в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита “вид протокола”, отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола обозначается арабскими цифрами, а также может включать буквенные индексы и печатается с реквизитом “дата протокола” на одном уровне.

Текст отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

В Минпросвещения России протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Пример:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается)

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается словами “повестка дня”, отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру. Данный реквизит содержит перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом “О” (“Об”), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов. В последнем случае в тексте протокола делается отметка “Текст выступления прилагается”. Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании, и при необходимости приводятся итоги голосования: “За – против -…, воздержалось -…”.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово “Присутствовали” печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса, фамилии выступающих и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога “О” (“Об”), печатается центровано размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между фамилией и инициалами. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) – печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки ограничения доступа к документу) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

Виза проставляется руководителем структурного подразделения Минпросвещения России, ответственным за подготовку вопроса заседания или совещания, на оборотной стороне последнего листа в виде таблицы второго (визового экземпляра).

3. Колонтитул ставится с указанием наименования документа и индекса структурного подразделения Минпросвещения России.

4. Образцы прилагаются.

Образец оформления протокола заседания коллегии
Министерства просвещения Российской Федерации

Образец оформления протокола совещания у Министра
(заместителя Министра)

Образец оформления протокола совещания
у директора департамента

Образец оформления протокола заседания комиссии

1. Служебное письмо Минпросвещения России печатается на стандартных бланках Минпросвещения России (приложения NN 2 – 15 к Инструкции) или на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297) шрифтом размером N 14.

2. Служебное письмо Минпросвещения России имеет следующие реквизиты: гриф и пометка ограничения доступа к документу (если это необходимо); адресат; заголовок к тексту (наличие этого реквизита обязательно); дата; регистрационный номер; ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа; текст документа; отметка о приложении (если оно имеется); подпись; отметка об исполнителе; виза.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) – печатается в правом верхнем углу первого листа служебного письма Минпросвещения России. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки ограничения доступа к документу) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

Реквизит “Адресат” проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов, на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита “Адресат” выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9 – 10 см и ограничиваться правой границей текстового поля. Особенности оформления реквизита “Адресат” указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

К служебным письмам Минпросвещения России составляется заголовок, отвечающий на вопрос “О чем?” и формулирующий в краткой форме тему письма.

На служебных письмах Минпросвещения России, адресованных в вышестоящие органы, после текста заголовка проставляется черта и указывается документ (основание), его дата и номер.

Дата служебного письма соответствует дате его подписания. Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2021;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2021 г.

Способы датирования документов указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Регистрационный номер служебного письма – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами “Заголовок”, “Текст”, “Подпись” при необходимости размещения текста служебного письма на одной странице.

Текст служебного письма составляется на государственном языке Российской Федерации.

Текст служебного письма может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В служебных письмах используются формы изложения:

от третьего лица единственного числа (“Министерство не возражает…”, “Департамент считает возможным…”);

от первого лица единственного числа (“считаю необходимым…”, “предлагаю рассмотреть…”), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий должностных или физических лиц инициалы указываются после фамилии.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки служебного письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В записках используются фразы этикетного характера “Уважаемый…!” – в начале записки, над текстом.

Приложения к запискам оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста служебного письма (за исключением текста законопроекта, указа или распоряжения Президента Российской Федерации, постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации).

Приложениями к служебным письмам могут быть информационные материалы, положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др., которые должны быть подписаны курирующим заместителем Министра либо руководством департамента-исполнителя.

Если в тексте дается ссылка “согласно приложению”, то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово “Приложение”. При наличии нескольких приложений они нумеруются без проставления знака номера: “Приложение 1”, “Приложение 2″… Если приложение одно, то оно не нумеруется, в этом случае слово “Приложение” допустимо не указывать.

В записках отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля через 1 интервал следующим образом:

если приложение названо в тексте:

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

если приложение (приложения) сброшюрованы:

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример:

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297) шрифтом размера N 14, при этом наименования органов власти – авторов документа указываются в реквизите “Подпись”. Особенности оформления подписи на служебных письмах Минпросвещения России указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, – на оборотной стороне внизу слева, шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал.

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта служебного письма. Визой оформляется внутреннее согласование служебного документа.

Представляемое на подпись служебное письмо визируется исполнителем и руководством структурного подразделения Минпросвещения России, где готовился проект, а также другими руководителями структурных подразделений Минпросвещения России, ответственными за его подготовку в рамках поручения.

Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Особенности согласования и визирования указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

3. Колонтитул ставится с указанием наименования документа и индекса структурного подразделения Минпросвещения России.

4. Образцы служебных писем Минпросвещения России прилагаются.

Образец оформления служебного письма

Образец оформления служебного письма

Образец оформления служебного письма

Образец оформления служебного письма с проектом доклада
Президенту Российской Федерации

Образец оформления проекта доклада Президенту
Российской Федерации

Образец оформления служебного письма

Образец оформления служебного письма с проектом ответа
члену Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации (или депутату)

Минпросвещения России рассмотрело вопрос об обращении Законодательного Собрания Приморского края о внесении изменений в законодательство Российской Федерации, регулирующее порядок обеспечения жилыми помещениями детей-сирот, детей, оставшихся без попечения родителей, и лиц из их числа (далее – дети-сироты и лица из их числа).

В настоящее время государственные гарантии жилищных прав детей-сирот и лиц из их числа установлены статьей 8 Федерального закона от 21 декабря 1996 г. N 159-ФЗ “О дополнительных гарантиях по социальной поддержке детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей” (далее – Федеральный закон N 159-ФЗ).

Статья 8 Федерального закона N 159-ФЗ определяет единые для всех субъектов Российской Федерации требования по категориям лиц, подлежащих однократному обеспечению жилыми помещениями в виде благоустроенных квартир из специализированного жилищного фонда на основании договора найма специализированного жилищного фонда сроком на 5 лет с последующей передачей жилого помещения гражданину по договору социального найма с правом приватизации предоставленного жилья.

(Далее текст не приводится)

Образец оформления ответа члену Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации (или депутату)

Образец оформления служебного письма

Образец оформления служебного письма

Образец оформления служебного письма

1. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) Минпросвещения России печатается на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297) шрифтом размером N 14.

2. Записка Минпросвещения России (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) имеет следующие реквизиты: гриф (пометка ограничения доступа к документу (если это необходимо); адресат; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту (если это необходимо); текст документа; отметка о приложении (если оно имеется); подпись; отметка об исполнителе; виза.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) – печатается в правом верхнем углу первого листа служебного письма Минпросвещения России. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки ограничения доступа к документу) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

Реквизит “Адресат” проставляется в верхней правой части документа на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297). Реквизит “Адресат” содержит только фамилию и инициалы (исключение кадровые и личные вопросы работников) и пишется шрифтом N 14 большими буквами. Строки реквизита “Адресат” выравниваются по левому краю. В отдельных случаях центрируются относительно самой длинной строки и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9 – 10 см и ограничиваться правой границей текстового поля. Особенности оформления реквизита “Адресат” указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Дата записки соответствует дате его подписания. Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2021;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2021 г.

Способы датирования документов указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Регистрационный номер записки – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе по кадровым или личным вопросам, составленном работником, регистрационный номер не ставится.

К записке Минпросвещения России может быть составлен заголовок, отвечающий на вопрос “О чем?” и формулирующий в краткой форме тему письма. Если текст записки составляет не более 4 – 5 строк, заголовок к записке не указывается.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами “Заголовок”, “Текст”, “Подпись” при необходимости размещения текста записки на одной странице.

Текст записки может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В записках используются формы изложения:

от первого лица единственного числа (“прошу направить…”, “представляю на рассмотрение…”);

от третьего лица единственного числа (“департамент не возражает…”, “Департамент считает возможным…”);

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий должностных или физических лиц инициалы указываются после фамилии.

Текст записки, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст записки, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления записки, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В записках используются фразы этикетного характера “Уважаемый…!” – в начале, над текстом и “С уважением,” в заключительной части, этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта служебного письма.

Допускается фразу этикетного характера “С уважением,” писать от руки должностным лицом, подписавшим записку.

Приложения к запискам оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста служебного письма (за исключением текста законопроекта, указа или распоряжения Президента Российской Федерации, постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации).

Приложениями могут быть положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка “согласно приложению”, то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово “Приложение”. При наличии нескольких приложений они нумеруются без проставления знака номера: “Приложение 1”, “Приложение 2″… Если приложение одно, то оно не нумеруется, в этом случае слово “Приложение” допустимо не указывать.

В записках Минпросвещения России отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля через 1 интервал следующим образом:

если приложение названо в тексте:

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

если приложение (приложения) сброшюрованы:

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Подпись включает: инициалы, фамилию и его собственноручную подпись.

Пример:

Особенности оформления подписи на записках Минпросвещения России указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал.

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта записки. Визой оформляется внутреннее согласование записки.

Представляемая на подпись записка визируется исполнителем и руководством структурного подразделения Минпросвещения России, ответственными за ее подготовку в рамках поручения.

Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Особенности согласования и визирования указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

3. Колонтитул ставится с указанием наименования документа и индекса структурного подразделения Минпросвещения России.

4. Образец служебной записки Минпросвещения России прилагается.

Образец оформления служебной записки Минпросвещения России

1. Президент Российской Федерации.

2. Администрация Президента Российской Федерации.

3. Правительство Российской Федерации.

4. Аппарат Правительства Российской Федерации.

5. Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.

6. Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации.

7. Совет Безопасности Российской Федерации.

8. Счетная палата Российской Федерации.

9. Полномочные представители Президента Российской Федерации в федеральных округах (8 округов):

Дальневосточный федеральный округ;

Сибирский федеральный округ;

Уральский федеральный округ;

Приволжский федеральный округ;

Южный федеральный округ;

Северо-Западный федеральный округ;

Северо-Кавказский федеральный округ;

Центральный федеральный округ.

10. Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений.

11. Военно-промышленная комиссия Российской Федерации.

12. Российский организационный комитет “Победа”.

13. Правительственные комиссии.

14. Уполномоченный при Президенте Российской Федерации по правам ребенка, при условии, что входящий документ оформлен на бланке Администрации Президента Российской Федерации.

1. Сводки и информация, присланные для сведения.

2. Печатные издания без сопроводительного письма (газеты, книги, журналы, брошюры, рекламные издания, проспекты, авторефераты).

3. Материалы информационно-справочного характера, статистические сборники, книги, проспекты с научно-технической информацией.

4. Бюллетени и другие периодические издания научно-исследовательских институтов, научных центров.

5. Учебные планы, программы.

6. Поздравительные письма, открытки и телеграммы, пригласительные билеты.

1. Повестки дня заседаний коллегии Минпросвещения России и документы к заседаниям коллегии Минпросвещения России.

2. Протоколы заседаний Правительства Российской Федерации, Президиума Правительства Российской Федерации и выписки из протоколов этих заседаний.

3. Документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.).

4. Бухгалтерские документы, бухгалтерские отчеты (сводные годовые, годовые, квартальные месячные).

5. Документы, содержащие в тексте персональные данные.

——————————–

<4> Перечень разработан на основании приложения к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”.

Для поступающих документов:

1. Автор (адресант)

2. Адресат

3. Наименование вида документа

4. Дата документа

5. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

6. Регистрационный номер документа

7. Дата поступления документа

8. Регистрационный номер поступившего документа

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

11. Сведения о переадресации документа

12. Количество листов основного документа

13. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

14. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

15. Отметка о контроле

16. Гриф ограничения доступа

17. Сведения об электронной подписи

18. Проверка электронной подписи

19. Подразделение – ответственный исполнитель документа

20. Файлы электронного документа, электронной копии документа (количество файлов, имена файлов, объем в Мб)

21. Сведения об исполнении документа

22. Индекс дела по номенклатуре дел

Для отправляемых документов:

1. Наименование вида документа

2. Дата документа

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Регистрационный номер документа

5. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

6. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

7. Количество листов основного документа

8. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

9. Гриф ограничения доступа

10. Сведения об электронной подписи

11. Адресат

12. Подразделение – ответственный исполнитель документа

13. Файлы электронного документа, электронной копии документа (количество файлов, имена файлов, объем в Мб)

14. Индекс дела по номенклатуре дел

Для внутренних документов:

1. Наименование вида документа

2. Дата документа

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Регистрационный номер документа

5. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

6. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

7. Количество листов основного документа

8. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

9. Гриф ограничения доступа

10. Сведения об электронной подписи

11. Подразделение – ответственный исполнитель документа

12. Файлы электронного документа, электронной копии документа (количество файлов, имена файлов, объем в Мб)

13. Отметка о контроле

14. Сведения об исполнении документа

15. Индекс дела по номенклатуре дел

1. Указания по исполнению (резолюции) Минпросвещения России печатаются на стандартных бланках Минпросвещения России (приложение N 15 к настоящей Инструкции) или на стандартных белых листах бумаги формата A6 (105 x 148) или A4 (210 x 297) шрифтом размерами NN 10, 11, 12.

Верхнее поле устанавливается границами бланка. При оформлении проекта указания по исполнению (резолюции) Минпросвещения России на стандартных листах бумаги формата A6 (105 x 148) или A4 (210 x 297) верхнее поле устанавливается 2,5 см, левое – 2,75 см, правое – 2,25 см и нижнее не менее 2 см.

2. Указания по исполнению (резолюции) Минпросвещения России имеют следующие реквизиты: указание должности должностного лица (руководителя, заместителя руководителя) Минпросвещения России, подписавшего указание по исполнению (резолюцию), фамилия и инициалы должностного лица Минпросвещения России, ответственного за исполнение, указание по исполнению (если это необходимо); срок исполнения (если это необходимо); отметки для проставления регистрационного номера и даты входящего документа; отметка об исполнителе проекта резолюции; подпись.

Если документы не требуют указаний по исполнению или имеют типовые сроки исполнения, то в стандартном бланке указании по исполнению (резолюции) указываются только фамилия и инициалы должностного лица Минпросвещения России, ответственного за исполнение и подпись.

Указание должности руководства (Министра, заместителя Министра, директора департамента) Минпросвещения России, подписавшего указание по исполнению (резолюцию), печатается на стандартном белом листе бумаги в верхней части на расстоянии не менее 5 см от верхнего края листа, пишется прописными буквами, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Строки данного реквизита печатаются шрифтом N 12 центровым способом. В конце реквизита точка не ставится, а после текста реквизита проставляется черта.

Фамилия и инициалы должностного лица Минпросвещения России, ответственного за исполнение, отделяются от предыдущего реквизита, как правило, одним межстрочным интервалом, печатаются шрифтом N 11 у правой границы текстового поля с прописной буквы, через один межстрочный интервал. Фамилия и инициалы должностного лица Минпросвещения России, ответственного за исполнение, выделяются полужирным шрифтом.

Указание по исполнению (резолюция) отделяется от предыдущего реквизита, как правило, одним межстрочным интервалом. Текст указания по исполнению печатается шрифтом N 11 от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Отметка для проставления регистрационного номера и даты входящего документа включает регистрационный номер и дату входящего документа, на который подготовлен проект указания по исполнению (резолюции).

Отметка для проставления регистрационного номера и даты входящего документа располагается внизу бланка или листа от границы левого поля шрифтом размером N 10.

Отметка об исполнителе включает инициалы фамилии и имя должностного лица, подготовившего проект указания по исполнению (резолюции) Минпросвещения России.

Отметка об исполнителе располагается ниже предыдущего реквизита через 1 межстрочный интервал, от границы левого поля, шрифтом размером N 10.

Подпись включает: собственноручную подпись лица, подписывающего указание по исполнению (резолюцию), расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и печатается у левой границы текстового поля.

3. Образцы указаний по исполнению (резолюции) Минпросвещения России прилагаются.

Образец оформления указания по исполнению (резолюции)

Образец оформления указания по исполнению (резолюции)

Образец оформления указания по исполнению (резолюции)

Образец оформления указания по исполнению (резолюции)

ЖУРНАЛ
учета копировально-множительных работ

——————————–

<5> Перечень разработан на основании приложения к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”.

1. Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования. Телеграммой пользуются для передачи срочной информации.

Не допускается передача телеграммой информации, содержащей сведения ограниченного распространения.

2. Оформление телеграмм производится в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

3. Телеграмма печатается на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297) без реквизитов бланка прописными буквами шрифтом размера N 12 через 1,5 межстрочных интервала.

Телеграмма Минпросвещения России имеет следующие реквизиты: отметка о категории телеграммы (правительственная); наименование документа; адрес получателя; адресат (получатель); текст; наименование и адрес Минпросвещения России; подпись; регистрационный номер и дата.

Отметка о категории телеграммы (“ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ”) указывается в верхней части текстового поля прописными буквами и выравнивается по центру.

Адрес получателя печатается через двойной межстрочный интервал после реквизита “Наименование документа” от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. В отдельных случаях центрируется относительно самой длинной строки. Длина максимальной строки не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Особенности оформления реквизита “Адресат” указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции. При этом указываются подробный адрес и точное наименование адресата, улица, номера дома и квартиры, название города, республики, государства, почтовый индекс.

В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город Москва, поселок Архангельское, деревня Быковка и т.д.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, – в родительном падеже, например: город Красногорск Московской области.

Перед номерами строений, корпусов и квартир слова “строение”, “корпус” и “квартира” пишутся полностью или сокращенно: “стр”, “корп” и “кв”.

Слова “проспект”, “проезд”, “подъезд”, “квартал”, “бульвар” и т.п. пишутся полностью. Слова “край”, “область”, “район”, “село”, “деревня”, “улица”, “переулок”, “дом” следует писать полностью или сокращенно: “кр”, “обл”, “рн”, “с”, “дер”, “ул”, “пер”, “д”.

Если адресатом (получателем) является гражданин, то указываются фамилия, имя и отчество или инициалы адресата; если должностное лицо – наименование организации, должность, фамилия и инициалы должностного лица; если организация – наименование организации.

Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита двойным межстрочным интервалом и печатается через полуторный межстрочный интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля и печатается на одной стороне листа прописными буквами без переноса слов. Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста исключаются знаки препинания, кроме тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.

Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна, указываются полными словами. Сочетание цифр и букв используется в нумерации домов, индексах документов. Знаки “вопросительный знак”, “тире” (“минус”), “плюс”, “косая черта” могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знак “номер” может указываться сокращенно: “нр”.

Через два-три межстрочных интервала от текста телеграммы располагается подпись с указанием должности и фамилии лица, подписавшего телеграмму.

Текст правительственной телеграммы, как правило, печатается на 1 листе.

Наименование и адрес Минпросвещения России указываются под сплошной линией (чертой), печатаются строчными буквами и включают в себя сведения, не подлежащие передаче: наименование и адрес Минпросвещения России, должность, подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму, которые заверяются печатью.

Телеграммы подписывают руководители Минпросвещения России. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.

Телеграммы категории “ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ” подписываются руководством Минпросвещения России и заверяются гербовой печатью. В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.

Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии в тексте телеграммы. Подписи следует писать с указанием должности.

Регистрационный номер и дата регистрации отделяются от предыдущего реквизита двойным межстрочным интервалом и проставляются в конце текста телеграммы. Регистрационный номер телеграммы – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.). Дата телеграммы оформляется словесно-цифровым способом.

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием телеграммы. Визой оформляется внутреннее согласование телеграммы.

Представляемая на подпись телеграмма визируется исполнителем и руководством структурного подразделения Минпросвещения России, ответственными за его подготовку в рамках поручения, на обороте последнего листа на “листе согласования” второго экземпляра.

Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Особенности согласования и визирования указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

4. Образец телеграммы Минпросвещения России прилагается.

Образец оформления телеграммы Минпросвещения России

1. Служебное письмо Минпросвещения России зарубежному корреспонденту печатается на общем бланке письма Министерства просвещения Российской Федерации (приложение N 15 к настоящей Инструкции) шрифтом размером N 14.

2. Служебное письмо Минпросвещения России зарубежному корреспонденту имеет следующие реквизиты: дата; регистрационный номер; адресат; вступительное обращение; текст документа; отметка о приложении (если оно имеется); подпись; отметка об исполнителе (ставится на втором (визовом экземпляре); виза (ставится на втором (визовом экземпляре).

Дата служебного письма Минпросвещения России зарубежному корреспонденту соответствует дате его подписания. Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2021;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2021 г.

Способы датирования документов указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Регистрационный номер служебного письма Минпросвещения России зарубежному корреспонденту – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

Строки реквизита “Адресат” выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правой границей текстового поля. В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами реквизит “Адресат” располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Реквизит включает инициал имени, фамилию адресата, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, наименование организации, фирмы, название города, название страны. Все составные части реквизита “Адресат” пишутся прописными буквами.

Пример:

Господину ЗИГМАРУ ГАБРИЭЛЮ

ПРЕМЬЕР-МИНИСТРУ

ЗЕМЛИ НИЖНЯЯ САКСОНИЯ

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.

Пример:

ЕГО ПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВУ

Господину Б. ИТОПУ

ЧРЕЗВЫЧАЙНОМУ И ПОЛНОМОЧНОМУ ПОСЛУ

(официальное название страны)

Текст служебного письма Минпросвещения России зарубежному корреспонденту начинается с вступительного обращения. В зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать – Господин Министр, Ваше Превосходительство и т.д. В обращении принято добавление слова “Уважаемый” (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово “господин” на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

Текст отделяется от вступительного обращения 2 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами “Вступительное обращение”, “Текст”, “Подпись” при необходимости размещения текста служебного письма на одной странице.

Текст служебного письма составляется на государственном языке Российской Федерации. В тексте подлинника исправления и подчистки не допускаются. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных адресатов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Управление протокола Президента Российской Федерации и Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Иные требования к оформлению текста письма указаны в приложениях NN 17, 21 к настоящей Инструкции.

Текст служебного письма Минпросвещения России зарубежному корреспонденту заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты.

Примеры:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел:

“..Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении”;

Генеральному директору Германского фонда международного развития –

“..Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)”.

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности.

Пример:

если в полученном письме обращаются с уверениями “…в весьма высоком уважении”, то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Служебные письма Минпросвещения России зарубежному корреспонденту могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: “С искренним уважением”, “С глубоким уважением”, “Искренне Ваш”, “С уважением”. В ответном письме, в порядке взаимности, целесообразно употребить такой же комплимент.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение в соответствии с требованиями, указанными в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Фамилия пишется прописными буквами. Должность центрируется относительно фамилии. Длина максимальной строки не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Реквизит пишется через 1 межстрочный интервал.

Пример:

Отметка об исполнителе на служебном письме Минпросвещения России зарубежному корреспонденту не ставится.

Отметка об исполнителе и визы ставятся только на втором (визовом экземпляре) и оформляются в соответствии с требованиями приложения N 21 к настоящей Инструкции.

3. Колонтитул в служебном письме Минпросвещения России зарубежному корреспонденту не ставится.

4. Образцы служебного письма Минпросвещения России зарубежному корреспонденту прилагаются.

Образец оформления письма зарубежному адресату

——————————–

<*> Если срок исполнения выпадает на выходные или праздничные дни, то контрольный срок исполнения устанавливается на день, предшествующий сроку исполнения.

а) служебные письма (только за подписью Министра, на время отсутствия Министра – лица, его замещающего), направляемые:

Президенту Российской Федерации;

в Администрацию Президента Российской Федерации;

в Правительство Российской Федерации (с проектами нормативных правовых актов, финансово-экономическими обоснованиями, пояснительными записками, проектами докладов Президенту Российской Федерации, информацией, справками, методическими рекомендациями и табличными материалами);

в Аппарат Правительства Российской Федерации;

в Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации;

руководителям высших органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также другие организации;

зарубежным адресатам;

в Совет Безопасности Российской Федерации;

в Счетную палату Российской Федерации;

в Генеральную прокуратуру Российской Федерации;

б) приветствия и поздравления на бланках установленного образца;

в) протоколы совещаний у Министра (в том числе протоколы заседаний межведомственных комиссий, председателем которых является Министр);

г) приказы Минпросвещения России по основным направлениям деятельности с приложениями (кроме табличных материалов, содержащих цифры, расчеты, перечни и названия организаций, фамилии и т.д.), в том числе:

приказы о командировании за границу и по России;

совместные приказы (межведомственные);

приказы за подписью заместителей Министра по основным направлениям деятельности и приказы об утверждении уставов подведомственных Минпросвещения России организаций (уставы на редактирование не представляются);

д) правительственные телеграммы (в том числе за подписью заместителей Министра).

Формат A4 (210 x 297 мм)

Продолжение приложения N 43

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в ______ году в структурном подразделении

Формат A4 (210 x 297 мм)

Продолжение приложения N 44

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в ____ году в структурном подразделении

1. Номенклатура дел Минпросвещения России составляется по установленным формам согласно приложениям NN 43, 44 к настоящей Инструкции.

2. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Минпросвещения России цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Пример:

12-05, где

12 – код структурного подразделения,

05 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки (“разные материалы”, “общая переписка” и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (журнал и др.) или видов документов дела (протоколы, приказы и др.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой адресованы или от которой получены документы; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В номенклатуру дел Минпросвещения России включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов.

Пример:

“Приказы Министерства по основной деятельности”.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Пример:

“Переписка с федеральными органами исполнительной власти по проектам программ развития в регионах промышленно-отраслевых комплексов”.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Пример:

“Переписка о поддержке и защите отечественных товаропроизводителей на товарных рынка”.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Пример:

“Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы”.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Пример:

“Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения”.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Пример:

“Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов”.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Пример:

“Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта.

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 – “количество дел” заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.

В графе 5 “Примечание” указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2021 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти в случае изменений полномочий Минпросвещения России для их продолжения и др.

3. Названиями разделов Сводной номенклатуры дел Минпросвещения России являются названия структурных подразделений и располагаются в соответствии с утвержденной структурой Минпросвещения России.

4. Если в течение года в федеральном органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

5. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

——————————–

<6> Пункты 4.20 – 4.29 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2021 г. N 526 “Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях”.

1. При формировании дел в структурных подразделениях Минпросвещения России необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: “Т. 1”, “Т. 2” и т.д.

2. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Протоколы заседаний коллегии Минпросвещения России группируются в два дела:

а) протоколы и решения коллегии;

б) документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 “О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения на государственные должности федеральной государственной службы”.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы федерального органа исполнительной власти, его подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

3. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. Носители электронных документов должны храниться отдельно от документов на бумажных носителях.

4. Дела со дня их заведения до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

5. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяются работники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство).

6. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним структурным подразделением Минпросвещения России проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

7. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

8. Выдача дел другим подразделениям Минпросвещения России производится с разрешения директора Правового департамента. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении Минпросвещения России, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

  Министерство просвещения
    Российской Федерации

  Наименование структурного
        подразделения
         ОПИСЬ N ____

дел ________________________

В данную опись внесено ____________________ дел с N _______________________
                       (цифрами и прописью)
по N _____________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
руководителя структурного
подразделения                      Подпись              Расшифровка подписи
                                   Дата

                                                Продолжение приложения N 47

СОГЛАСОВАНО                                           СОГЛАСОВАНО <8>

Начальник отдела архива                        Протокол экспертной комиссии
Правового департамента                         структурного подразделения
Подпись      Расшифровка подписи                  от __________N ______

Дата

Передал _______________________________________________________________ дел
                             (цифрами и прописью)
и ________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам
    (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника      Подпись          Расшифровка подписи
структурного подразделения
                                   Дата

Принял ______________________________ дел и _______________________________
            (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.

Начальник отдела архива
Правового департамента                 Подпись           Расшифровка подписи

                                   Дата
                                                   Формат A4 (210 x 297 мм)

——————————–

<7> Графа 5 опускается в описях дел постоянного хранения.

<8> При наличии экспертной комиссии структурного подразделения.

       Министерство просвещения
         Российской Федерации                        УТВЕРЖДАЮ

                 АКТ                                 Руководитель
                                                     федерального    органа
                                                     исполнительной власти
     ____________ N ________________                 Подпись    Расшифровка
                                                                подписи
                                                     Дата
       О выделении к уничтожению
       документов, не подлежащих
              хранению

На основании ______________________________________________________________
               (название и выходные данные перечня документов с указанием
                                  сроков их хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны  к  уничтожению  как не  имеющие  научно-исторической  ценности  и
утратившие практическое значение документы фонда N ________________________
                                                       (название фонда)

Итого ________________________ ед. хр. за ____________________________ годы
        (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены ЭПК, а по
личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________
                                     (наименование архивного учреждения)
(протокол от _____________ N _______________________)

Наименование должности руководителя
архива (лица, ответственного за архив),  Подпись        Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ___________ N _______________

                                                Продолжение приложения N 48

Документы в количестве ___________________________________________ ед. хр.,
                                  (цифрами и прописью)
- на бумажном носителе весом ______________________ кг сданы на уничтожение
- на электронном носителе сданы на уничтожение ____________________________
                                                   (способ уничтожения)

Наименование должности работника
Минпросвещения России,
сдавшего документы
                                         Подпись   Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника отдела
архива Правового департамента, внесшего
изменения в учетные документы

                                         Подпись   Расшифровка подписи
Дата

                                                   Формат A4 (210 x 297 мм)

——————————–

<*> При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются.

1. В Минпросвещения России в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством отдела архива Правового департамента. По этим описям документы сдаются в отдела архива Правового департамента.

2. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

4. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки годового раздела Сводной описи дел Минпросвещения России, которую готовит отдел архива Правового департамента и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

5. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 47 к настоящей Инструкции) и представляются в архив федерального органа при передаче дел.

6. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

7. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

срок хранения;

крайние даты;

количество листов в деле (томе, части) – объем в Мб – для электронных дел;

примечания.

8. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись дел нескольких дел с одинаковыми заголовками обозначение дел словами “то же” не допускается; одинаковые заголовки дел вносятся в опись полностью;

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово “Последний”.

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи “Примечания” используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

10. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

11. Опись дел структурного подразделения согласовывается и подписывается начальником отдела архива Правового департамента. При наличии в структурном подразделении Минпросвещения России экспертной комиссии опись дел до ее подписания руководителем структурного подразделения должна быть согласована с экспертной комиссией.

12. Опись дел структурного подразделения Минпросвещения России составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел архива Правового департамента, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.

Министерство просвещения
  Российской Федерации

ОПИСЬ N _____
Электронных дел, документов
______________________________

В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел,
                                        (цифрами и прописью)
с N ______________________ по N  _______________.
Объемом _________________________________________ Мб.
      Наименование               Подпись                Расшифровка подписи
должности руководителя
структурного подразделения
                                   Дата

      СОГЛАСОВАНО                                    СОГЛАСОВАНО <10>
Начальник отдела архива                        Протокол экспертной комиссии
Правового департамента                         структурного подразделения
Подпись      Расшифровка                       от ___________ N ___________
             подписи
Дата

                                                Продолжение приложения N 50

Передал _______________________________________________________________ дел
                             (цифрами и прописью)
и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам,
(цифрами и прописью)
объемом ___________________ МБ.

       Наименование              Подпись               Расшифровка подписи
должности        работника
структурного подразделения

Принял ________________________________________________________________ дел
                               (цифрами и прописью)
и ________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам
   (цифрами и прописью)
объемом ___________________ МБ.

Начальник отдела архива           Подпись               Расшифровка подписи
Правового департамента

                                                Продолжение приложения N 50

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N ____________
Электронных дел, документов
_____________________________________

Реестр  документов  (контейнеров электронных документов) электронного дела:
<11>

N ед. хр. по описи ________________ Индекс дела ___________________________
Заголовок дела ____________________________________________________________

Наименование должности                   Подпись        Расшифровка подписи
составителя описи

——————————–

<9> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

<10> При наличии экспертной комиссии структурного подразделения.

<11> Составляется на каждое электронное дело.

——————————–

<12> Пункты 4.19 – 4.30 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2021 г. N 526.

1. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

2. На обложке дела указываются реквизиты: наименование федерального органа исполнительной власти (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

3. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование федерального органа исполнительной власти – указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, федеральный орган исполнительной власти был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения – записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово “последний”;

заголовок (наименование) дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с экспертно-проверочной комиссией федерального архива (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов (“Разная переписка”, “Переписка по общим вопросам” и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела – указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: “В деле имеются документы за… год(ы)”. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа – заверителя дела.

Реквизит “Срок хранения дела и номер статьи перечня” переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно”.

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве федерального органа исполнительной власти чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

4. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

5. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

6. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

7. Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: “На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа”.

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: “Лист 7 – карта-склейка из 10 листов”.

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

9. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

10. После завершения нумерации листов составляется лист – заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Лист-заверитель подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

11. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе “Примечание” со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

12. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

13. Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

14. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

15. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

16. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

17. Документы Минпросвещения России являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, подлежат передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

___________________________________________________________________________
                    (наименование государственного архива)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
           (наименование федерального органа исполнительной власти)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                   (наименование структурного подразделения)

                            ДЕЛО N ____ ТОМ N _____
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                               (заголовок дела)
___________________________________________________________________________
                                (крайние даты)

                                                     На ____________ листах
                                                     Хранить ______________

┌─────────────────┐
│Ф. N ____________│
│Оп. N ___________│
│Д. N ____________│
└─────────────────┘

                       ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______

В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов),
                                      (цифрами и прописью)
с N __________________________ по N _________________________, в том числе:
литерные номера листов ____________________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________________
  листов внутренней описи _________________________________________________

Наименование должности лица,
составившего лист-заверитель
дела                                  Подпись           Расшифровка подписи

                                       Дата

                                                   Формат A4 (210 x 297 мм)

                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

             документов дела N _______________________________

    Итого ________________________________ документов, (цифрами и прописью)
         Количество листов внутренней описи ____________________.
                                            (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела                   Подпись         Расшифровка подписи

                                   Дата

                                                   Формат A4 (210 x 297 мм)

                Журнал учета поступления бланков документов

    Журнал учета выдачи бланков документов в структурные подразделения

                                                                      Формы

ОТЧЕТ о расходовании бланков документов в ___________________________
                                          (структурное подразделение)
                         за ______________ 20__ г.
                               (месяц)

Руководитель ___________________________
             (структурное подразделение)        подпись (инициалы, фамилия)