- Вчера: с чего все началось
- Что будет, если не оформить отказное письмо
- Что делать, если сертификата нет или данные неверны
- Что такое отказное письмо
- В какие страны можно въехать с сертификатом о прививке от коронавируса
- Где еще можно получить сертификат о вакцинации на английском языке
- Главное
- Завтра: бесплатная кэп. послезавтра: обязательный эдо
- Запреты и ограничения: сертификат соответствия или декларация?
- Зачем заверять копии
- Как заверить документ штампом «копия верна»
- Как заверить электронный документ
- Как получить бумажный сертификат о вакцинации в мфц
- Как выглядит отказное письмо на продукцию
- Как оформить отказное письмо
- Какими нпа руководствоваться
- Кто вправе заверять документы
- Кто выдает отказные письма
- Можно ли заверить документ надписью от руки
- Можно ли подтвердить расходы копиями и сканами документов, если нет оригиналов?
- Образец
- Сегодня: мнение минфина
Вчера: с чего все началось
В марте 2021 года в Госдуму был внесен законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон „О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма“ и иные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)». В нем предлагалось ввести «переходник» между бумажным и электронным документами — электронный дубликат.
Это обычная скан-копия бумажного документа, которую предлагали приравнять к оригиналу. В таком случае обмен сканами юридически будет равнозначен передаче бумажной «первички». А значит, для любой проверки аутсорсер сможет предоставлять эти сканы без необходимости дергать клиента и сортировать кучи макулатуры. Это сэкономит уйму времени обоим. Да и штатным бухгалтериям будет проще обмениваться документами.
Я регулярно проверяю состояние работы над этим законопроектом. К сожалению, в июле 2021 года его рассмотрение в Думе было перенесено на неопределенный срок. Перед этим на законопроект был получен официальный отзыв Правительства, в котором проект в целом поддерживался, но после доработки.
Помимо юридических нюансов, в отзыве разработчикам рекомендовалось предусмотреть положения, направленные на обеспечение возможности выявлять и пресекать случаи создания электронных дубликатов документов, не соответствующих исходным бумажным документам.
Реакция Правительства была предсказуемой — комментируя законопроект в марте 2021 года, я высказывал опасения по поводу возможности подделки электронных дубликатов. Дорисовать в скане можно что угодно. Технически это можно сделать даже в Paint. С тех пор Правительство сменилось, а запал разработчиков, видимо, поугас.
Что будет, если не оформить отказное письмо
Несмотря на то что маркетплейсы не запрашивают при регистрации сертификаты, декларации и отказные письма на продукцию, продавцы должны быть готовы предоставить эти документы в любой момент. Чаще всего это требуется по запросу покупателя, который сомневается в качестве товара.
Получить отказное письмо нужно до начала продажи товаров, а не после требования покупателя, маркетплейса или Роспотребнадзора. Если сделать наоборот — оформить письмо уже после размещения товара, — это считается нарушением. Получается, что на протяжении какого-то времени продавец работал без необходимых документов о безопасности товара.
За это нарушение продавцу придется возместить маркетплейсу все понесенные убытки, штрафы, компенсации и издержки. В некоторых случаях аккаунт поставщика могут заблокировать.
Что делать, если сертификата нет или данные неверны
Если сертификата нет или в нем указаны неправильные данные, поищите ответ в разделе «Помощь и поддержка». В ответах содержатся способы решения проблемы. Например, если вы ошиблись при вводе данных обычного или заграничного паспорта, это можно исправить в личном кабинете. Данные в сертификате тоже обновятся.
Если вы сделали прививку, но сертификат не появился на госуслугах или неожиданно пропал из личного кабинета, обратитесь в медицинскую организацию, где вас вакцинировали. С собой возьмите паспорт, СНИЛС и бумажный сертификат или справку о прививке. Возможно, ваши данные не добавили или неправильно внесли в регистр вакцинированных.
Если в документе указана неправильная дата прививки, ее название или место вакцинации, нажмите кнопку «Ошибка в данных» на странице с сертификатом.
Если предложенные способы не помогли, заполните форму обратной связи. В ней опишите свою проблему и, если есть, прикрепите фотографию бумажного сертификата.
Что такое отказное письмо
Отказное письмо — документ, который подтверждает, что конкретная продукция не подлежит обязательной сертификации и декларированию. Производители и продавцы товаров должны предоставлять отказное письмо по запросу маркетплейса, Роспотребнадзора или клиентов. Требование относится к отечественной и импортной продукции.
Оформить отказное письмо могут только самозанятые, ИП и организации, зарегистрированные в России. Физические лица и иностранные компании не имеют права оформлять отказные письма.
Документ для таможни ничем не отличается по содержанию, и мы не будем писать здесь про него отдельно.
Сначала немного теории: зачем вообще нужны отказные письма и какие еще есть способы подтвердить безопасность товара.
Чтобы подтвердить безопасность товара, нужен один из документов:
- сертификат соответствия;
- декларация соответствия;
- отказное письмо.
Сертификат соответствия оформляют на бланке установленного образца. Чтобы его получить, потребуется экспертиза процесса производства и испытания образцов продукции. Для декларации и отказного письма достаточно заочных документальных проверок.
Чтобы понять, какой из этих документов нужен именно для вашего товара, есть два пути:
- Изучить регламенты самостоятельно.
- Позвонить в сертификационный центр и узнать, что нужно для вашего товара.
Изучить регламенты самостоятельно. Придется прошерстить много документов и внимательно во всем разобраться.
3. Если ваш товар есть в регламентах или перечнях, там будет написано, что нужно оформить: сертификат или декларацию соответствия.
Если продукции в техрегламентах и едином перечне нет, для товара достаточно будет оформления отказного письма.
Примеры товаров с разными требованиями к подтверждению соответствия:
Узнать в сертификационном центре. Второй путь намного короче: можно позвонить или написать письма в несколько сертификационных центров и узнать, какой вид документа нужен на ваш товар. Возможно, вам ответят не везде, но несколько компаний проинформируют вас, нужна ли декларация или сертификат на вашу продукцию или достаточно отказного письма.
Обязательно обратитесь сразу в 3—4 центра — так вы проверите информацию в нескольких источниках. Дальше в одной из этих организаций можно заказать сертификат, декларацию или отказное письмо для торговли.
В какие страны можно въехать с сертификатом о прививке от коронавируса
Во время пандемии многие страны начали требовать у туристов результаты анализа на коронавирус. Его нужно сдать перед поездкой.
В последние месяцы вместо ПЦР-теста стали разрешать предъявлять на въезде сертификат о вакцинации от COVID-19. Вот некоторые страны, в которые могут въехать привитые россияне. Данные актуальны на 20 августа и могут измениться.
На Кипр привитые туристы могут въехать сразу после введения второй дозы вакцины «Спутник V».
В Турцию тоже можно въехать с сертификатом о полном курсе вакцинации, вторую дозу нужно ввести за 14 дней до поездки или раньше. Путешественников принимают с любой российской вакциной.
Больше актуальной информации о странах, которые принимают привитых туристов, — в интерактивном путеводителе.
Где еще можно получить сертификат о вакцинации на английском языке
В Домодедове путешественники могут оформить сертификат о вакцинации или сделать паспорт вакцинации. В лаборатории редактору этой статьи сказали, что для получения документов нужно подтверждение вакцинации от коронавируса. Желательно иметь распечатанный сертификат с сайта госуслуг.
Если его нет, примут сертификат о вакцинации от коронавируса с печатями, который выдали в медучреждении. Еще необходимо взять российский и заграничный паспорта. Требования к документам могут меняться — рекомендуем уточнять эту информацию перед посещением лаборатории. Она работает круглосуточно на первом этаже аэропорта.
Сертификат о вакцинации оформляют сразу на четырех языках — русском, немецком, английском и французском. Услуга стоит 1000 Р.
Отличие от сертификата в том, что в этом документе можно указать не только данные о вакцинации от коронавируса, но и информацию о других прививках, которые сделал пациент. Для этого нужно предъявить подтверждение, например выписку из поликлиники или российский паспорт вакцинации. В дальнейшем медучреждения могут добавлять в этот паспорт информацию о других прививках, которые сделал турист.
Такой сертификат может пригодиться, если страна назначения требует, чтобы турист подтвердил наличие прививки не только от коронавируса, но и от других заболеваний. Проверить, от чего лучше вакцинироваться для поездок в разные страны, можно в нашем интерактивном навигаторе.
Услуга по оформлению паспорта вакцинации обойдется в 3500 Р.
Главное
- Отказное письмо — документ, который подтверждает, что товар не подлежит обязательной сертификации и декларированию.
- Оформить отказное письмо могут самозанятые, ИП и организации, зарегистрированные в России.
- Чтобы понять, достаточно ли для вашего товара отказного письма, проще сразу обратиться в аккредитованный сертификационный центр.
- Для отказного письма нет утвержденного формата, но есть обязательные требования к его содержанию.
- Срок действия отказного письма зависит от актуальности нормативных актов и регламентов, на основании которых оно составлено. Продавец обязан следить за обновлениями требований к сертификации своей продукции.
- Заниматься оформлением отказных писем нужно до размещения товаров на маркетплейсе.
- За отсутствие сопроводительных документов можно получить штрафы от маркетплейса и Роспотребнадзора.
Завтра: бесплатная кэп. послезавтра: обязательный эдо
Надеюсь, что мнение Минфина даст новый толчок работе над законопроектом. Ведь пока у большей части юридических и физических лиц нет юридически значимого ЭДО, даже безбумажный обмен бумажными документами лучше, чем никакого. Но думаю, что это будет лишь временной мерой.
Предлагаю почитать письмо ФНС России от 21 апреля 2020 года № АБ-3-19/3205@. В нем говорится, что с 1 января 2021 года налоговики смогут выдавать юрлицам, ИП и нотариусам квалифицированные электронные подписи на безвозмездной основе. В моменте такое решение убьет рынок удостоверяющих центров, но это просто побочный эффект. Главный же вектор очевиден.
Бесплатные КЭП — это не пряник от ФНС, а первый шаг к обязательному ЭДО. Возможно, даже бесплатному. Государство очень хочет контролировать все транзакции — выгоды для бюджета от этого будет больше, чем себестоимость такого «подарка».
Запреты и ограничения: сертификат соответствия или декларация?
В ТК ЕАЭС одним из условий помещения товаров под таможенную процедуру является соблюдение запретов и ограничений. В частности, статьей 7 приведенного правового акта определено, что товары перемещаются через таможенную границу Союза и (или) помещаются под таможенные процедуры с соблюдением запретов и ограничений.
При этом соблюдение мер нетарифного регулирования и мер технического регулирования подтверждается в порядке, определенном Евразийской экономической комиссией или законодательством государств – членов ЕАЭС (т. е. ТК ЕАЭС введены отсылочные нормы к решениям Евразийской экономической комиссии и нормативными правовыми актам государств-членов ЕАЭС), а мер экспортного контроля, в том числе мер в отношении продукции военного назначения, – в порядке, установленном в соответствии с законодательством государств-членов ЕАЭС.
Государствами-членами ЕАЭС при введении мер нетарифного регулирования могут быть определены таможенные процедуры, под которые не допускается помещение соответствующих товаров.
В свою очередь освобождение от обязанности по соблюдению запретов и ограничений заложено в ТК ЕАЭС исключительно для случаев помещения под таможенную процедуру таможенного транзита международных почтовых отправлений, если они перевозятся:
- от места прибытия до места совершения таможенных операций с товарами, пересылаемыми в международных почтовых отправлениях;
- от места прибытия до места убытия.
Согласно положениям статьи 128 ТК ЕАЭС товары, подлежащие санитарно-карантинному, ветеринарному, карантинному фитосанитарному и другим видам государственного контроля (надзора), помещаются под таможенную процедуру только после осуществления соответствующего вида государственного контроля (надзора). Экспортный контроль проводится в соответствии с национальным законодательством стран-участниц ЕАЭС.
Расширение практики межведомственного взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и снятие с участников ВЭД обязанности по предоставлению одних и тех же документов в разные органы также нашло отражение в ТК ЕАЭС.
Так, в статье 80 ТК ЕАЭС содержится право участников ВЭД не представлять таможенным органам при совершении таможенных операций документов и сведений, если сведения о таких документах могут быть получены таможенными органами из информационных систем таможенных органов, а также из информационных систем государственных органов (организаций) государств-членов ЕАЭС в рамках информационного взаимодействия. При декларировании достаточно указать сведения об этих документах в таможенной декларации.
Как и прежде, наличие документов, подтверждающих соблюдение установленных запретов и ограничений, является одним из условий выпуска товаров (статья 118 ТК ЕАЭС). Исключения, когда соблюдение запретов и ограничений может быть подтверждено после выпуска товаров устанавливаются Договором о Союзе и (или) законодательством государств-членов. В таком случае товары считаются условно выпущенными. Порядок подтверждения соблюдения запретов и ограничений после выпуска товаров, помещенных под таможенную процедуру выпуска для внутреннего потребления, устанавливается законодательством государств-членов (статья 126 ТК ЕАЭС).
В Проекте Федерального закона «О таможенном регулировании в Российской Федерации», принятом 26 июля 2021 года Государственной Думой Российской Федерации в третьем чтении, заложена аналогичная действующему законодательству норма о представлении документов после выпуска товаров (статья 107 Закона). Так, если при выпуске товара таможенному органу не могут быть представлены лицензии, сертификаты, разрешения или иные документы, подтверждающие соблюдение запретов и ограничений, по мотивированному обращению декларанта в письменной или электронной форме таможенные органы в письменной или электронной форме разрешают представление таких документов в срок не позднее 45 календарных дней после выпуска товаров. Выпуск товаров осуществляется при представлении декларантом в письменной или электронной форме обязательства о представлении документов в установленный срок.
Чаще всего в нашей практической деятельности мы сталкиваемся с вопросами, связанными с выдачей сертификатов соответствия и оформлением деклараций соответствия. Когда оформляется сертификат, а когда декларация? В чём разница между этими двумя документами? И, конечно, можно ли использовать сертификат соответствия, выданный другому лицу. Давайте разбираться.
Итак, и сертификат соответствия, и декларация о соответствии – документы, подтверждающие соответствие продукции установленным (обычно ГОСТом или техническим регламентом) требованиям по безопасности (а по ряду продукции – и по функциональным свойствам и качеству). Первоначально выдавались в рамках системы сертификации ГОСТ Р и других систем. В настоящее время, в соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании», на различные виды продукции вводятся Технические регламенты (ТР). С их введением обязательная сертификация и декларирование соответствия этих видов продукции исключается из существующих систем и проводится по требованиям, правилам и схемам, установленным принятыми техническими регламентами.
Сертификат соответствия – это основная форма подтверждения соответствия продукции, декларация о соответствии в настоящее время оформляется на более узкий перечень продукции. Перечни продукции, на которую оформляются сертификаты соответствия и декларации о соответствии утверждены Постановлением Правительства России от 1 декабря 2009 г. №982 «Об утверждении единого перечня продукции, подлежащей обязательной сертификации, и единого перечня продукции, подтверждение соответствия которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии». Если в данном перечне продукция отсутствует, она может попадать под действие одного или нескольких технических регламентов Таможенного союза.
В системе технических регламентов ЕАЭС форма оценки определяется регламентом, которому продукт должен соответствовать. При этом существует несколько принципов используемых регламентом для регулирования этого вопроса:
- Прописано, на какую категорию продукции нужен сертификат, а на какую декларация.
- Приведен перечень видов продукции, которая подлежит сертификации, а на остальное, все, что в него не входит, оформляется декларация.
- Регламент вообще не предлагает выбор между сертификатом или декларацией соответствия, предписывая использовать декларирование, а в качестве формы усиленного надзора может применяться государственная регистрация.
- Регламент не прописывает процедуру оценки формы соответствия, а ссылается в этой части на другой регламент.
В этой связи в вопросе определения формы оценки соответствия далеко не последнее значение играет описание продукции, и её грамотная идентификация. Например, обычное кресло можно идентифицировать как предмет для бытового применения и в этом случае на него оформляется декларация, а можно заявить, что это мебель для школьных и дошкольных учреждений, тогда нужен сертификат.
Как известно, подтверждение соответствия является достаточно затратной в финансовом плане процедурой. Поэтому, зачастую импортеров волнует вопрос, связанный с возможностью предъявления при декларировании товара, подлежащего обязательной сертификации, документа, подтверждающего соблюдение запретов и ограничений, полученных иным лицом, не являющимся производителем импортируемого товара. Ответ на данный вопрос содержится в статье 29 Федерального закона от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», согласно которой для помещения продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия, под таможенные процедуры, предусматривающие возможность отчуждения или использования этой продукции в соответствии с ее назначением на территории Российской Федерации, в таможенные органы одновременно с таможенной декларацией заявителем либо уполномоченным заявителем лицом представляются декларация о соответствии или сертификат соответствия. То есть согласно приведенной норме предъявить таможенному органу сертификат соответствия на продукцию имеет право лишь лицо, получившее данный документ. В свою очередь, существующая в некоторых таможенных органах практика предъявления сертификата на основании доверенности, полученной от заявителя, по нашему мнению, является не правомерной, так как в силу Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого (в нашем случае лица, получившего сертификат соответствия), что не приемлемо при таможенном декларировании.
Немного другим образом обстоит дело с сертификатом соответствия, полученным производителем товара. Позиция, связанная с возможностью использования данного документа иными лицами содержится в письме ГТК России от 4 мая 2001 г. № 07-21/17494, согласно которому действие сертификата соответствия на серийно выпускаемую продукцию (серийный выпуск) распространяется на весь объем продукции, произведенный определенным изготовителем в течение срока, указанного в сертификате, независимо от тех контрактов, при исполнении которых осуществляется поставка сертифицированного товара, или участников торговых договоров.
К сожалению, формат данной статьи не позволяет вместить большее количество информации, касающейся поднятой темы. Но, в качестве практического совета хотелось бы порекомендовать всегда проверять документы, подтверждающие обязательную сертификацию товаров, на сайте Федеральной службы по аккредитации. Это позволит сэкономить вам не только время и финансы, но и избежать длительных разбирательств с таможенными органами.
Зачем заверять копии
Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2021 «Система стандартов»).
Организации заверяют копии в следующих ситуациях:
- для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
- для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
- для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.
Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:
Как заверить документ штампом «копия верна»
Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна».
Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:
- штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
- ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
- запрещено перекрывать им текст;
- применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).
Вот пример, как это выглядит:
Как заверить электронный документ
Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях.
- слова о подписании документа цифровой подписью;
- номер сертификата ключа подписи;
- фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
- период годности сертификата.
Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.
Как получить бумажный сертификат о вакцинации в мфц
Сертификат о вакцинации, который автоматически формируется на портале «Госуслуги», можно будет получить в МФЦ, сообщил премьер-министр России Михаил Мишустин. Сертификат доступен всем, кто сделал прививку от COVID-19, переболел коронавирусом или имеет медицинские противопоказания к вакцинации. Электронный и бумажный документы равноценны.
Бумажный сертификат о вакцинации можно получить в многофункциональных центрах. Более подробная информация о том, как это сделать, должна появиться после 12 ноября, когда Минцифры разработает решения для реализации этой услуги.
Также до 13 ноября Минздрав России утвердит порядок получения сертификата. По словам главы кабмина Михаила Мишустина, люди должны получать услугу «без сбоев, быстро и удобно».
По данным на 9 ноября, система QR-кодов действует в 77 регионах России, сообщила глава Роспотребнадзора Анна Попова. Код может понадобиться для посещения кафе, театра, концерта, бассейна, заселения в гостиницу. Также активно обсуждается введение QR-кодов на транспорте и в учебных заведениях. Во всех случаях достаточно показать код из приложения «Госуслуги». Если доступа к нему нет, можно предъявить бумажный документ.
Как выглядит отказное письмо на продукцию
Для отказного письма нет утвержденного формата. Обычно его распечатывают на фирменном бланке сертификационного центра, заверяют печатью и подписью эксперта.
Текст составляют в произвольной форме, но в нем должны быть указаны обязательные сведения:
- название и реквизиты организации, выдавшей документ;
- название компании-заказчика;
- исходящий номер письма и дата его составления;
- наименование продукции, код ОКП или ТН ВЭД;
- информация о том, что для указанной продукции не требуется сертификация и декларирование, со ссылками на законодательство и регламенты;
- срок действия документа.
В один документ можно включить любой список продукции, но его держателем может быть только одна организация или индивидуальный предприниматель.
Отказное письмо действует бессрочно, пока не изменятся нормативные акты и регламенты, на основании которых оно составлено. Перечни товаров, подлежащих декларированию и сертификации, обновляются ежегодно, поэтому раз в год продавцу нужно перепроверять, не изменились ли требования к сертификации его продукции.
Как оформить отказное письмо
Оформить такое письмо самостоятельно нельзя — его может выдать только аккредитованный сертификационный центр.
Для получения отказного письма нужно собрать документы и отправить их экспертам курьером или по электронной почте.
Вот какие документы понадобятся:
- заявка по образцу сертификационного центра;
- карточка организации-заказчика, где указаны название, реквизиты, юридический адрес и ФИО руководителя;
- наименование товарной группы и конкретного товара, на который нужно получить отказное письмо;
- техническое описание продукции, код ОКП или ТН ВЭД;
- для импортной продукции — контракт или инвойс.
Обычно эта услуга стоит от 3000 ₽ и занимает 1—2 дня. Для отказного письма не нужно проводить исследования образцов изделий. Эксперт принимает решение на основании документов, которые вы предоставите, общих регламентов и норм законодательства.
Готовое письмо можно получить лично в сертификационном центре, через курьера или заказным письмом по почте.
Какими нпа руководствоваться
Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2021, вступивший в силу с 1 июля 2021 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.
При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:
Кто вправе заверять документы
В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д.
Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:
- руководитель (или индивидуальный предприниматель);
- главный бухгалтер;
- начальник или специалист кадровой службы;
- иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.
Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.
Ксерокопию заверяет только тот человек, который ее подготовил или сравнил с подлинником. Нельзя брать на себя ответственность проставлять отметку о заверении, если вы не видели оригинала.
Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.
Кто выдает отказные письма
Если вы перепродаете товар, который покупаете у поставщика, нужно запросить отказное письмо у изготовителя — он обязан предоставлять его по запросу.
Если производите продукцию сами, письмо можно оформить в аккредитованном сертификационном центре.
Чтобы выбрать сертификационный центр, рекомендуем зайти на сайты нескольких компаний из поисковой выдачи и сравнить цены, сроки, отзывы и опыт работы. Выберите 3—4 организации, которые подойдут вам по этим критериям, и проверьте их.
Можно ли заверить документ надписью от руки
Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.
Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.
Можно ли подтвердить расходы копиями и сканами документов, если нет оригиналов?
Использовать для подтверждения расходов копии документов вместо оригиналов можно. Но это должны быть копии, заверенные в установленном порядке. Такой порядок прописан в национальных стандартах — ГОСТах.
Так, согласно ГОСТ Р 7.0.8-2021 (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2021 № 1185-ст) копия документа — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенной копией является такая, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
В заверенной по всем правилам копии под реквизитом «Подпись» указаны (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2021, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2021 № 2004-ст):
- слово «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- его собственноручная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения копии.
Заверительная отметка может быть рукописной или в виде штампа.
Кроме того, в ней должна быть надпись о месте хранения оригинала:
«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»).
И всё это должно быть заверено печатью.
Если копия оформлена именно так, ее можно принять к учету. Это подтверждает Минфин в письмах от 15.04.2020 № 03-11-11/29958, от 22.04.2021 № 03-11-11/28986. Разъяснения даны для УСН, но полагаем, что применимы они и к налогу на прибыль. Ведь требования к расходам для этих двух режимов одинаковые.
Использовать простые ксерокопии, отсканированные, факсимильные копии для налогообложения рискованно. Налоговики могут их не принять. По крайней мере, именно такой вывод следует из письма Минфина от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882. Хотя в других письмах чиновники указывают, что в исключительных случаях использовать скан-образы первички для регистрации и накопления данных в регистрах бухучета можно (письма ФНС от 26.02.2021 № СД-4-3/2476, Минфина от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451, от 22.10.2020 № 03-03-06/1/92073, от 13.05.2020 № 03-03-07/38785). Но какие именно случаи являются исключительными они не поясняют.
Заметим, что отстоять расходы, принятые по факсовым копиям, в суде компаниям удавалось (см., например, постановления АС Московского округа от 03.11.2021 № Ф05-14748/2021, ФАС Северо-Западного округа от 02.12.2021 № Ф07-11552/2021).
Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс»:
Вопрос о том, как заверить копии документов, представляемых в налоговые органы, в Налоговом кодексе РФ подробно не регламентируется. Положениями п. 2 ст. 93 НК РФ установлено правило, согласно которому недопустимо требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.
При оформлении копий нужно…
Порядок заверения смотрите в К . Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Образец
Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.
Сегодня: мнение минфина
Режим самоизоляции вернул в повестку дня тему с юридически значимым обменом сканами. Два месяца назад у Минфина спросили как обмениваться первичкой, если все сидят дома. Чиновники подумали и выдали письмо Минфина РФ от 22.04.2020 № 03-01-10/32570. П. 13 этого письма посвящен использованию скан-копий.
Если убрать преамбулу и оставить только суть, то Минфин считает принятие к бухучету скан-копий не противоречащим законодательству. Правда, только в исключительных случаях. Что такое исключительные случаи в письме не раскрывается. Да и письма Минфина — это беллетристика, юридической силы они не имеют.