- Основные этапы процедуры
- Что такое электронный документ
- Что означает удостоверение равнозначности
- Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.<br> Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу
- В каких случаях может понадобиться удостоверение
- Для физического лица
- Исключения
- Как заверить равнозначность документов
- Как происходит нотариальное заверение электронных копий с помощью эцп
- Какая цифровая подпись необходима нотариусу и где её оформить
- Какие документы можно заверять у нотариуса?
- Какие документы необходимо обязательно удостоверять у нотариуса?
- Какие документы нужны для удостоверения
- Какой формат?
- Кто подписывает электронную версию документа?
- Можно ли предоставлять копии сертификатов/деклараций на продукцию
- Ограничения для нотариального заверения документов
- Особенности нотариального заверения документов
- Процедура удостоверения: порядок, сроки, документы
- Сколько стоит?
- Список документов для иностранной организации
- Цели удостоверения
- Юридическое лицо, зарегистрированное в россии
Основные этапы процедуры
- Клиент обращается к нотариусу. С собой приносит документы (список будет ниже).
- Специалист создает цифровой экземпляр и подписывает его своей КЭП.
- Заверенную версию записывают на проверенный съемный носитель или передают онлайн (через электронную почту, облачные сервисы).
Если дополнительно необходимо перевести документ из электронного вида в бумажный, далее происходит следующее:
- Удостоверенный экземпляр передается другому нотариусу.
- Специалист переводит документ из электронного в бумажный и удостоверяет их равнозначность.
- Удостоверенный документ передается второй стороне.
Что такое электронный документ
Официальное определение термина в нормативно-правовой базе появилось поздно. Итогом жарких дискуссий стал закон № 227-ФЗ от 29.07.2021 года. Парламентарии признали электронными документами зафиксированную цифровую информацию, пригодную для восприятия человеком.
Нотариусам разрешается свидетельствовать идентичность традиционного документа цифровому файлу и наоборот. Порядок регулируется статьями 103.8 – 103.9 Основ. Если результатом оказания услуги становится юридическая информация в электронном виде, выполнению подлежит приказ Минюста России № 155 от 29.06.15.
Примечание! В некоторых случаях закон прямо запрещает создание электронного образа документа. Нельзя заверить цифровую версию письменной сделки, паспорта или его аналога.
Что означает удостоверение равнозначности
Нотариальное удостоверение равнозначности документа бывает двух видов:
- удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе;
- удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу.
Суть данной процедуры — это подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.
Процедура удостоверения равнозначности бумажного документа электронному означает, что нотариус подтверждает тождественность созданного цифрового экземпляра его физической версии. То есть цифровая копия становится юридически равнозначна бумажной.
Удостоверение равнозначности в России появилось в 2021 году. Законное обоснование — статьи 103.8–103.9-1 «Основ законодательства РФ о нотариате». Практика позволяет любому гражданину или организации быстро передавать заверенные электронные документы в любую точку России.
Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.<br> Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу
Нотариусы совершают нотариальные действия по удостоверению равнозначности:
— электронного документа документу на бумажном носителе;
— документа на бумажном носителе электронному документу;
— электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, электронному документу, представленному нотариусу.
Совершение названных нотариальных действий регламентировано статьями 103.8, 103.9 и 103.9.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.
Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.
Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, равнозначность которому удостоверена нотариусом.
Не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.
Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.
Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, предусмотренного статьей 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется документ на бумажном носителе.
Нотариус на бумажном носителе изготавливает электронный образ документа, представленного лицом, обратившимся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.
Электронный образ документа на бумажном носителе формируется в виде одного файла изображения в формате PDF.
В формируемый файл электронного документа, являющийся электронным образом документа, включается удостоверительная надпись, совершенная нотариусом в электронном виде.
Электронный образ документа, содержащий удостоверительную надпись, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и передается лицу, обратившемуся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, способом, согласованным с данным лицом (например, по электронной почте, на отчуждаемых машинных носителях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для хранения информации).
Требования к формату изготовленного нотариусом электронного документа утверждены приказом Минюста России от 29.06.2021 № 155. Электронный документ изготавливается нотариусом в виде XML-файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в формате PKCS#7 (отделенная электронная подпись в кодировке DER).
Однако, если электронный документ требуется для представления в орган государственной власти, орган местного самоуправления или во внебюджетные фонды и нормативным правовым актом установлены требования к формату такого документа, нотариус изготавливает электронный документ с учетом таких требований в соответствующем формате.
Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе.
Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу, предусмотренного 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется электронный документ.
Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.
Квалифицированная электронная подпись лица, от которого исходит документ, проверяется, подтверждается ее принадлежность в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2021 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Нотариусом изготавливает документ на бумажном носителе, на котором проставляется удостоверительная надпись, после чего документ передается лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия.
Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом.
Нотариус может конвертировать электронный документ, предоставленный заявителем, из одного формата в другой, например, из jpg в PDF, и удостоверить их равнозначность. Изготовленный электронный документ в новом формате должен быть подписан квалифицированной электронной подписью нотариуса, и имеет ту же юридическую силу, что и документ, представленный заявителем.
Для конвертации документа из одного формата в другой нотариус использует необходимые программно-технические средства единой информационной системы нотариата.
Данное нотариальное действие совершается только удаленно, без личного визита к нотариусу. Для этого необходимо подписать заявление усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), и направить его через личный кабинет на портале Федеральной нотариальной палаты.
Нотариальный тариф за удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу или электронного документа документу на бумажном носителе составляет 50 рублей за каждую страницу документа на бумажном носителе (статья 22.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).
Нотариальный тариф за удостоверение равнозначности электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, электронному документу, представленному нотариусу, составляет 60 рублей за 1 мегабайт.
Помимо нотариального тарифа при совершении рассматриваемых нотариальных действий нотариусом может взиматься плата за оказание услуг правового и технического характера.
уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).юридически значимое действие, совершаемое нотариусом или уполномоченным должностным лицом в соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате.
В каких случаях может понадобиться удостоверение
- Представить доказательства в суд.
- Передать нотариусу заявление о принятии наследства.
- Оформить сделку удаленно с помощью доверенного лица.
- Отправить цифровую версию в государственный орган.
- Удаленно оформить согласие, доверенность и т. д.
Для физического лица
- Паспорт.
- Гражданам из другой страны: нотариально заверенный перевод паспорта и подтверждение права пребывания в РФ (виза, вид на жительство, разрешение на временное проживание).
Исключения
Нельзя удостоверить равнозначность:
- паспорта, свидетельства о рождении или другого документа такого же типа;
- сделок, совершаемых в простой письменной форме, то есть не удостоверенных нотариально.
Документы из списка подаются только в оригинале.
Как заверить равнозначность документов
Далее нотариус продавца в Новосибирске подготовит нотариально удостоверенную доверенность и ее электронный образ. После документ подписывается квалифицированной электронной подписью нотариуса продавца. Теперь цифровая версия равна бумажной.
Доверенность в электронном виде отправляется нотариусу родственника в Екатеринбурге. Специалист переводит ее обратно из электронной формы на бумажный носитель, удостоверяет и выдает доверенному лицу.
То же касается и других документов физических лиц: согласие на совершение супругом сделки с недвижимостью, разрешение на выезд детей за границу и т. д.
Применительно к юридическим лицам таким способом допускается удостоверить лист записи ЕГРЮЛ, полученный от ФНС в цифровом формате. Нотариус распечатает документы и удостоверит их равнозначность электронному листу записи.
Как происходит нотариальное заверение электронных копий с помощью эцп
К документам, оформленным в электронном формате нотариусом, предъявляются жесткие требования, соблюдение которых гарантирует их юридическую силу. В общем случае процедура заверения электронных документов идет следующим образом:
Проверить подпись и целостность электронной копии, куда предоставляется нотариально заверенный документ, получатель и организация могут через портал «Госуслуги», с помощью программного обеспечения типа «КриптоАРМ Старт». Достоверность ЭЦП будет подтверждена только при её соответствии документу, отсутствии изменений в последнем после генерации подписи. Дополнительно будут указаны дата оформления документа, владелец и наименование ЭЦП.
Какая цифровая подпись необходима нотариусу и где её оформить
Для заверения документов нотариусу необходимо предварительно оформить квалифицированную электронную цифровую подпись. Получить её можно в аккредитованном УЦ «Астрал-М», который предлагает услуги по генерации и выдаче любых видов ЭЦП на территории России. Для работы нотариата достаточно оформить подпись по тарифным планам «Базис» либо «Универсальный».
В рамках этих тарифов пользователь может вести электронный документооборот, работать на государственных порталах, участвовать в торгах и совершать ряд других действий. В рамках плана универсальный пользователь получает также доступ для работы на портале «Федресурс». Дополнительно возможно подключение иных функций.
Оформляя электронную цифровую подпись в УЦ «Астрал-М», вы получаете:
Получить дополнительную информацию, оставить заявку на оформление электронной подписи в аккредитованном УЦ «Астрал-М» можно по телефону либо через .
Какие документы можно заверять у нотариуса?
Закон запрещает переводить в электронный вид только те документы, которые удостоверяют личность, например:
- паспорт,
- водительское удостоверение и т.д.
Все остальные документы можно заверять, например:
- свидетельство о рождении,
- лицензии,
- страховые документы,
- доверенность на право действовать от лица доверителя и т.д.
Такой электронный документ разрешено использовать во всех инстанциях так же, как и бумажный вариант. Проверить действительность сертификата электронной подписи, с помощью которого подписали документ, можно в специальных программах, в том числе в бесплатных.
Какие документы необходимо обязательно удостоверять у нотариуса?
Все документы, предъявляемые для нотариального заверения, можно разделить на две категории:
К документам, которые необходимо заверять в нотариальной конторе, относятся:
Какие документы нужны для удостоверения
Список зависит от того, кто обращается за нотариальными услугами.
Какой формат?
Специалист создает документ в виде, установленном в законодательстве: файл XML, КЭП в формате PKCS#7, кодировка DER, приказ Минюста России от 30.09.2020 № 227.
Когда клиент планирует перевести электронную версию в бумажную, лучше заранее уточнить требования к документу: формат, способ отправки, вес и т. д. Чаще это файлы с расширением PDF или TIFF.
Кто подписывает электронную версию документа?
Как сказано выше, нотариус подписывает своей КЭП электронный образ документа. Однако если его содержание и форма предполагают подпись заявителя, последний также использует электронную подпись.
Можно ли предоставлять копии сертификатов/деклараций на продукцию
Сертификаты и декларации призваны подтверждать качество продукции, устанавливать соответствие определенных услуг и товаров нормам безопасности, которые, в свою очередь, прописываются в нормативных документах государственного уровня. Наличие разрешительного документа подобного типа может быть необходимо как для реализации и изготовления товара, так и для перевозки его через госграницы. Предъявление этого документа может потребоваться при проведении различного рода проверок надзорными органами, а также для удостоверения качества, разрешительный документ может быть запрошен потребителем.
Для удостоверения соответствия товара утвержденным нормам необходимо предъявить сертификаты и декларации. Но у многих предпринимателей возникает вопрос, законно ли будет предъявить не оригинал, а копию разрешительного документа? Можно ли удостоверить соответствие продукта таким образом?
ПП РФ №55 от 19.01.98 (Правила продажи отдельных видов продукции) гласит, что для подтверждения данных о соответствии продукции нормативам могут быть предъявлены копии сертификатов и деклараций. Однако, к этим копиям предъявляются определенные требования, без соблюдения которых разрешительные документы не будут считаться действительными.
Итак, основные требования к копиям разрешительной документации устанавливаются такими нормативными документами как указанное выше Постановление, а также Решение ЕЭК №293 от 25.12.12 (данный норматив касается сертификатов и деклараций, оформленных на соответствие ТРТС).
Прежде всего, на копии разрешительного документа должна быть проставлена рукописная подпись, ФИО заверяющего лица (для ИП ФИО не требуется) и надпись «копия верна». Заверяющим лицом могут быть только: держатель разрешительного документа, нотариус, сертификационный орган, выдавший документ). При этом применение правильно заверенной копии не возбраняется другими лицами – продавцами, дилерами, дистрибьюторами и так далее.
Что касается электронных копий, то в их отношении законодательно вышеуказанными «Правил продажи…» устанавливается, что они не могут применяться в качестве подтверждения соответствия продукции.
За более подробными данными обращайтесь к специалистам «АльфаГОСТ».
Ограничения для нотариального заверения документов
В некоторых случаях нотариус вправе отказать в процедуре заверения. Согласно 48 статье Закона «О нотариате», причинами для отказа являются:
Если вам требуется заверить документ у нотариуса, наша нотариальная контора всегда готова предложить свои услуги. Предварительно записаться на прием вы можете по телефону 7 495 767-12-77 или через форму онлайн-записи на сайте.
Обратите внимание: наша нотариальная контора работает не только в будни с 11:00 до 21:00, но и в выходные дни с 10:00 до 20:00. Выбирайте наиболее удобное время для посещения нотариуса и приезжайте заверять документы.
Особенности нотариального заверения документов
Среди основных действий, которые совершает нотариус:
Порядок всех действий нотариуса, которые устанавливаются для данных процедур, прописаны в Законе «О нотариате». Именно в этом акте содержится перечень документов, обязательных к удостоверению и свидетельствованию нотариусом, а также всех условий и требований.
Процедура удостоверения: порядок, сроки, документы
Процедура подтверждения тождественности электронных документов бумажным оригиналам выглядит следующим образом:
Сколько стоит?
Расценки на услугу зависят от региона и конкретного специалиста, но в среднем колеблются от 50 до 70 рублей за страницу.
Список документов для иностранной организации
- Устав.
- Документы, подтверждающие полномочия руководителя.
- Выписка из реестра государства, где производилась регистрация организации.
- Документ, подтверждающий личность лица, обратившегося за услугой.
Кроме того, документы для иностранной компании подают вместе с нотариально заверенным переводом на русский язык.
Исчерпывающий перечень уточняйте у нотариуса.
Цели удостоверения
Потребность в подтверждении тождественности электронной юридической информации бумажному документу возникает у заявителей все чаще. Распространенными основаниям обращения за нотариальной услугой являются:
- Спор. Удостоверение равнозначности электронного файла традиционному документу необходимо для формирования доказательственной базы. Техническое оснащение судов в России оставляет желать лучшего. Работать с виртуальными данными служители Фемиды могут далеко не всегда. До окончательного перехода системы к прогрессивному формату участники разбирательств могут пользоваться услугами нотариуса.
- Интернет-бизнес. Коммерческие отношения в сети редко предполагают личные встречи. Пересылка писем по почте занимает слишком много времени. Предприниматели и компании нашли решение в оцифровке. Так, нотариальные конторы регулярно свидетельствуют тождественность электронных лицензий, уставов, решений учредителей и других бумаг. Потребность возникает и при создании фирмами виртуальных архивов.
Обратиться за помощью могут и рядовые граждане. Нотариус вправе создать цифровой аналог свидетельства о наследстве, диплома об образовании и др. В отличие от простых сканированных копий такие электронные документы имеют полную юридическую силу. Их обязаны принимать суды, публичные структуры, муниципалитеты.
Юридическое лицо, зарегистрированное в россии
- Копия устава.
- Документы, подтверждающие полномочия руководителя (протокол собрания, приказ и т. д.).
- Лист записи ЕГРЮЛ, свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН).
- Свидетельство о присвоении идентификационного номера налогоплательщика.
- Документ, подтверждающий личность руководителя.
Если от организации выступает сотрудник по доверенности, потребуется его паспорт и оригинал доверенности. Доверенность может быть выдана юридическим лицом или заверена нотариусом.