Нужно ли работодателю оформлять должностную инструкцию

• Общей, когда в ней фиксируются обязанности и права всех сотрудников компании;
• Специфической, когда в ней описываются обязанности конкретной должности или категории работников;
• Графической, когда в ней присутствуют схемы, рисунки или таблицы для наглядного представления информации.

Примеры должностных инструкций

1. Должностная инструкция программиста:

• Разработка программного обеспечения;
• Тестирование программ;
• Участие в совещаниях по проектам.

2. Должностная инструкция HR-специалиста:

• Подбор персонала;
• Составление кадровых документов;
• Организация корпоративных мероприятий.

Заключение

Должностная инструкция – важный документ, который помогает установить четкие рамки обязанностей сотрудника. Работодатель может использовать ее как инструмент контроля за выполнением задач, а работник – как руководство к действию. Важно грамотно составить данную инструкцию, чтобы избежать недопониманий и конфликтов на рабочем месте. В идеале, каждый работник должен иметь свою индивидуальную должностную инструкцию, которая будет отражать его конкретные обязанности и права.

Примеры видов должностных инструкций

Давайте рассмотрим на примерах, при каких обстоятельствах какой вид инструкции выбрать.

Пример 1

В отделе связей с общественностью управляющей компании работают два ведущих специалиста по работе с обращениями граждан – Оксана и Кристина. Оксана отвечает на звонки, поступающие на горячую линию, а Кристина отрабатывает обращения, которые пришли на электронную почту, регистрируя входящие письма и заводя их в систему документооборота.

Должности у Оксаны и Кристины одинаковые – ведущий специалист, но задачи они выполняют разные, поэтому и должностные инструкции у них должны быть персонифицированные, то есть индивидуальные, содержащие ФИО и конкретный трудовой функционал.

Пример 2

Еще одна ситуация: в мебельной компании работают сборщики мебели. У них идентичные служебные обязанности – это ежедневная сборка мебели, согласно утвержденному графику. Индивидуальных требований к работе у них нет, поэтому бессмысленно разрабатывать для каждого сборщика мебели персонифицированную инструкцию. Выбирайте типовую. В ней укажите название должности и распишите функционал.

Отметим, что выбор вида должностной инструкции в каждой конкретной ситуации – это все-таки решение работодателя.

Таблица: Сравнение видов должностных инструкций

Цели и задачи составления должностных инструкций

Цель должностной инструкции – обозначить четкие обязанности работника на той должности, которую он занимает, обязательные требования к его образованию, компетенциям, а также порядок его взаимодействия с коллегами и руководством.

К задачам, которые решает должностная инструкция, относятся:

Разделы должностной инструкции

Чтобы должностная инструкция была более понятной и хорошо структурированной, ее часто делят на блоки. Давайте рассмотрим основные разделы должностной инструкции, которые, как правило, используют большинство работодателей.

Раздел 1: Общие сведения

Здесь указывают наименование должности, а также данные о том, кто и когда утвердил должностную инструкцию, его должность. В случае индивидуальной инструкции, необходимо указать ФИО сотрудника.

Пример информации из первого раздела:

Раздел 2: Требования к кандидату

Здесь размещается информация о требованиях к образованию, уровню квалификации, стажу работы.

Рабочий функционал сотрудника

Данный раздел полностью посвящен рабочему функционалу сотрудника. Желательно четко и максимально подробно расписать все обязанности, указав сроки выполнения тех или иных поручений. Рекомендуем писать понятным и простым языком, без использования канцеляризмов.

Права работника

Пропишите права работника в отношении с коллегами и руководством.

Ответственность работника

Обозначьте здесь все пункты, по которым работник несет ответственность:

• за недостоверную информацию о состоянии выполнения работы;
• за неправомерное использование своих служебных полномочий, а также использование их в личных целях;
• за несоблюдение трудовой дисциплины и т.д.

Порядок подчинения

Здесь можно указать порядок подчинения работника – поручения и приказы от кого он должен выполнять.

Например: Пресс-секретарь подчиняется руководителю сектора информационного сопровождения деятельности отдела связей с общественностью и делопроизводства, который определяет круг его должностных обязанностей и контролирует их исполнение.

Дополнительные разделы

По желанию работодателя трудовая инструкция может быть дополнена еще некоторыми разделами под конкретные задачи предприятия. Некоторые выделяют отдельный блок, где прописывают критерии эффективности работы: объем товарооборота за месяц, скорость обработки звонков, своевременность доставки.

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации?

Разработка должностных инструкций для сотрудников – дело организации, которая размещает вакансии с предложениями о работе, то есть – работодателя. В компании этим могут заниматься: специалист кадровой службы, юридического отдела, секретарь либо сам руководитель.

Как грамотно составить должностную инструкцию

Чтобы правильно составить должностную инструкцию, необходимо действовать, согласно алгоритму. Рассмотрим основные этапы.

Этап №1. Изучение необходимых профстандартов и нормативных документов

Работа на некоторых должностях (специалисты, чья работа связана с вредным производством, строители и т.д.) должна быть регламентирована профессиональными стандартами, поэтому важно перед составлением инструкций ознакомиться с нормативными документами.

Этап №2. Разработка должностных инструкций.

Популярные ошибки

При составлении должностной инструкции часто допускаются следующие ошибки:

1. Несоответствие должностной инструкции фактическим обязанностям сотрудника.
2. Отсутствие четкости и конкретики в формулировках.
3. Невыполнение требований законодательства при оформлении.
4. Недостаточная степень детализации и описания обязанностей.
5. Неучет особенностей отдела или компании при составлении инструкции.

Избегайте этих ошибок и следуйте рекомендациям специалистов при разработке должностной инструкции, чтобы обеспечить эффективность работы сотрудников и соблюдение требований законодательства.

Не нужно переписывать слово в слово пункты статей из Трудового Кодекса, которые касаются прав и обязанностей работника. В инструкции должны быть конкретные формулировки п обязанностям на той или иной должности, например: «разрабатывает шаблоны развернутых ответов на обращения граждан по вопросам вывоза строительного мусора, формирует перечень актуальных типовых ответов».

При составлении текста старайтесь не использовать общие формулировки, конкретизируйте функционал сотрудника, его права и ответственность, а также требования к лицу, занимающему должность. Так будет проще и работнику, и руководству.

Не растекайтесь мыслью по древу – в должностной инструкции пишите все максимально понятно, четко и конкретно, без лишней «воды». Пусть это будет понятный структурированный документ на одном листе, а не портянка на 15 страниц с фразами, не имеющими ничего общего с реальной работой ваших сотрудников.

Порядок утверждения и подписания должностной инструкции

Обычно гриф с отметкой «Утверждаю» размещен на первой странице должностной инструкции. Там ставит подпись руководитель компании, также должна быть указана его должность. Отметим, что иногда гриф на титульнике должностной инструкции отсутствует – это не нарушение. В этом случае руководитель компании может поставить свою подпись в другом месте.

Кроме руководителя компании документ должен быть подписан со стороны руководителя структурного подразделения (начальника отдела, сектора, департамента и т.д.), нужна и подпись самого работника – так он обозначает, что ознакомлен с документом и согласен с его содержанием, прописанными правами и рабочим функционалом.

Бывают случаи, когда работник отказывается подписывать должностную инструкцию. Однако выполнять ее требования ему так или иначе необходимо, ведь ответственность никто с него не снимает. Нужно зафиксировать факт отказа ставить подпись в соответствующем Акте. В случае споров этот документ может помочь компании.

Как внести изменения в должностную инструкцию

При смене названия организации, трудового функционала работников, его должностных обязанностей, наименования должностей и т.д., естественно, нужно вносить соответствующие изменения в документ.

При смене названия предприятия необходимо:

При изменении той или иной текстовой части должностной инструкции необходимо:

При изменении трудовых обязанностей работника в одностороннем порядке сотрудник должен быть уведомлен об этом в срок не менее 60 дней.

При кардинальной смене должностной инструкции необходимо разработать и утвердить новую.

В каких случаях помогла должностная инструкция

Исходя из судебной практики, можно сделать вывод, что наличие должностной инструкции (ДИ) является своеобразным «спасательным кругом» для компании, то есть повышает шансы стать стороной, выигравшей судебный спор.

Если в ДИ точно прописаны обязанности работника и требования, предъявляемые к кандидату на должность, то такой документ уже не будет считаться формальным, а станет для работодателя действенным инструментом для обоснования тех или иных кадровых решений. Рассмотрим несколько спорных ситуаций.

Первая ситуация. ДИ как обоснование отказа в приеме на работу

Кандидат на должность шефа-кондитера, которому отказали в приеме на работу, обратился с иском судебный орган, добивался признать процесс подбора персонала в компании противоречащим закону и обязать работодателя заключить с ним ТД.

В этом споре должностная инструкция сыграла на руку работодателю, т.к. в ней были подробно прописаны все требования к кандидату на должность. Так как кандидат не соответствовал большей части из них, ему было отказано в приеме на работу. Суд выиграл работодатель.

Вторая ситуация. ДИ как обоснование дисциплинарного взыскания

Специалист IT-отдела подал исковое заявление, желая оспорить дисциплинарное взыскание, которое предъявил ему работодатель. Однако ДИ, с которой ознакомился и которую подписал специалист IT-отдела, содержала пункт о том, что, в случае невыполнения сотрудником определенных обязанностей, работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание. Суд принял во внимание данный факт и встал на сторону компании.

Как подобрать благонадежных сотрудников и сохранить репутацию компании?

Составление должностных инструкций – это один из шагов на пути к формированию надежного кадрового состава организации. Документ помогает закрепить, каким требованиям должен соответствовать будущий работник, какими профессиональными знаниями владеть и какими будут его задачи на рабочем месте. Должностная инструкция обеспечивает защиту от рисков при судебных разбирательствах, да и просто вносит ясность во взаимоотношения работодателя и сотрудника.

Также защитить от рисков репутацию компании помогает оценка уровня благонадежности будущих сотрудников еще на этапе подбора персонала.

Используя сервис проверки соискателей и сотрудников от SpectrumData, вы сможете убедиться в надежности кандидата или, наоборот, – отказаться от сотрудничества с ним. Проверка займет всего три минуты – именно через такое время после запроса вы получите развернутый отчет о соискателе.

Информация об интересующем вас кандидате или сотруднике выгружается из более чем 70 государственных и коммерческих баз данных, при этом с соблюдением всех требований закона о персональных данных. Вы сможете без труда проверить правовую благонадежность гражданина, начиная от различного рода правонарушений до участия в арбитражных делах и нахождения в розыске, действительность его документов, финансовое положение, а также выполнить проверку соцсетей и мессенджеров.

Набор проверок в пакете зависит от потребностей компании – мы предлагаем тариф-конструктор, где вы платите только за необходимые именно вам данные. Оставьте заявку на демо-доступ, чтобы познакомиться с наполнением отчетов.

Чтобы оценить достоверность и объективность данных, предоставляемых сервисом, оформите бесплатный тестовый доступ, с помощью которого можно провести несколько бесплатных проверок реальных кандидатов.

Предыдущая статьяСледующая статья

Разработка должностных и рабочих инструкций

Трудовой распорядок для работников определяется в т.ч. должностными (рабочими) инструкциями, которые должны быть разработаны во всех УДО. В статье рассмотрим особенности разработки должностных (рабочих) инструкций, их утверждения, хранения и порядка ознакомления с ними работников.

1087 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Под должностной инструкцией понимается документ, который определяет правовое положение служащего в организации, его конкретную трудовую функцию (должностные обязанности), а также права и ответственность (ч. 2 п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее — Общие положения ЕКСД)).

Должностные инструкции необходимы для организации труда работников, рационального использования трудовых ресурсов, поддержания трудовой дисциплины.

Это важноПри наличии должностной инструкции наниматель будет вправе обоснованно отказать кандидату на должность служащего, если он не соответствует установленным квалификационным характеристикам.

Купите доступ к порталу erudo.by

и через 30 секундчитайте статьи журнала и скачивайте образцы и формы документов

Получите доступ к статье всего за 6,50 руб.

Доступ к статье откроется сразу после оплаты

1087 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Формы документов — 2024

Приобретайте отдельно формы документов, публикуемые в журнале в 2024 году!

18 января 2024

Shape 1 copy 6Created with Avocode. 559

Проще работать, когда знаешь, чего от тебя ждут. Ну, и когда босс понимает границы твоих задач. Мы уже писали, как разобраться в оргструктуре, — а сегодня поговорим об организации рабочего процесса для сотрудников.

Что такое должностная инструкция и зачем она нужна

Должностная инструкция — это договор между сотрудником и организацией. В инструкции прописано, какие задачи сотрудник выполняет на работе.

Это локальный документ компании, там прописан список прав и обязанностей на работе. Хотя это звучит нудно, он может создаваться в максимально гибкой форме. Поэтому и называется по-разному — у кого-то должностной регламент, у кого-то список обязанностей. Суть одна.

Как и обычный регламент, должностная инструкция — полезная вещь. Она облегчает понимание рабочих обязанностей и защищает от дополнительных, а ещё помогает в юридических спорах, если до этого дойдёт.

Часто инструкции считаются очередной бюрократией, а по Трудовому кодексу должностная инструкция вообще входит в обязательный состав локально-правовых актов только у госучреждений. Частные компании не обязаны вводить инструкции.

А зря: любая подписанная с двух сторон бумага считается юридически активной и может быть использована в суде — или помочь разрешить споры в досудебном порядке. Так что следует прописать хоть какой-то документ с описанием обязанностей для своих сотрудников.

Кто должен составлять должностные инструкции

Отдел кадров. Должностная инструкция обычно входит в пакет документов, которые выдаёт HR-менеджер при оформлении на работу. Это удобно, так как готовится весь пакет документов для приёма нового сотрудника и знают ТК.

Юристы. Здесь, конечно, есть момент, что в должностную инструкцию могут попасть переписанные нормы ТК и минимум конкретики про обязанности сотрудника. Но если должностная инструкция — правовой документ, то участие юристов обязательно.

Руководитель. Вот человек, который лучше всех знает, что нужно от сотрудника. В отличие от HR-менеджера, руководитель понимает специфику должности.

✨ И идеальный мир — это когда должностная инструкция прописывается руководителем с участием сотрудника, потом дополняется кадровиками на предмет соответствия трудовому кодексу, затем юристами — на предмет соответствия общему законодательству.

С момента подписания документа сторонами он становится юридически активным и наделяется силой для решения в суде разногласий.

Используются, когда в коллективе два и больше человек на одной должности. Допустим, три бухгалтера. Или 10 швей. Это экономит время, которое ушло бы на объяснение каждой швее требования к продукции фабрики. Удобнее создать одну инструкцию для всех. Задачи в типовых инструкциях одинаковые, так что можно ожидать одинаковый подход к результату.

Индивидуальные

Когда под каждого сотрудника создаётся отдельный документ. Это актуально для небольших команд или узких специальностей. Индивидуальные инструкции более гибкие и могут учитывать мелкие подробности рабочих задач, специфические детали, возможные отклонения.

Структура должностной инструкции

Я уже сказала, что у госучреждений должностная инструкция — обязательная вещь. У них и оформлено всё по ГОСТу. Но не обязательно следовать строгому формату. Достаточно придерживаться общих правил — деление на разделы, содержание этих разделов. Главное, чтобы документ был читабельным и легко воспринимался.

Вот примерная структура должностной инструкции:

Дизайнер отдела продаж в крупной компании с законченным высшим образованием, имеет 2 года опыта, цель должности — разработка дизайна, подчиняется главному дизайнеру.

Дизайнер отвечает за полный цикл создания внешнего вида продукта — подбирает референсы, готовит вайфрейм, готовит высокодетализированный макет, кликабельный прототип.

Работа с 9 до 18 с получасовым перерывом на обед, 28 дней отпуска, месячный оклад, предоставляется рабочее место с компьютером.

Ответственность за рост трафика, или за выпуск продукции в срок, или за креативные разработки.

Хранение должностных инструкций

Обычно рабочие документы делают в двух экземплярах: один — сотруднику, второй — в личное дело в отделе кадров. После ковида прижилось онлайн-хранение документов: в локальной компьютерной сети компании, в облаке, в базе знаний. Это удобно и экологично 🍃

Облачные хранилища и базы знаний

Подойдут и специализированные HR-платформы, которые используются не только для документов, но и для управления персоналом:

Часто задаваемые вопросы

На должностной инструкции ставятся две подписи: нового сотрудника и сотрудника, ответственного за подпись локально-правовых актов. Чаще всего это руководитель. Ответственного нужно проверить в уставе организации.

Какой срок хранения у должностных инструкций?

В Трудовом кодексе не прописан срок хранения локально-правовых актов, поэтому и у инструкции нет срока хранения.

Как вносить изменения в должностную инструкцию?

Чтобы изменить инструкцию, две стороны — сотрудник и руководитель — должны договориться о новых обязанностях. Если изменения в должностной инструкции повлекут изменения в Трудовом договоре, двустороннее согласие должно быть оформлено в письменной форме. После получения согласия можно подготовить новую должностную инструкцию.

В каких случаях меняется должностная инструкция?

Изменения в должностной инструкции — это нормально, особенно для молодых организаций. Если сотрудник получает повышение, появляются новые задачи или новые вводные в рабочем процессе, лучше изменить инструкцию, чем договориться на словах.

Сколько экземпляров документа должно быть?

Обычно организации оформляют два экземпляра: один остаётся с сотрудником, другой — в отделе кадров. Так обе стороны смогут быстро свериться с договорённостями.

Выводы, если лень читать статью

В должностной инструкции описывают обязанности работника

ключевой кадровый документ, закрепляющий обязанности, зону ответственности и квалификацию сотрудника. В нем содержится все, что тот должен делать на рабочем месте.

А любые обязанности, не указанные в инструкции, остаются за рамками трудовой деятельности. То есть работодатель не имеет право заставить исполнять обязанности, которые не были перечислены в этом документе.

При такой важной роли должностная инструкция — это не самое очевидное понятие. Дело в том, что в Трудовом кодексе сам термин не упоминается. На него есть только косвенное указание во второй части 57 статьи ТК РФ

Согласно ее положению, в трудовом договоре должно быть описание трудовой функции. Речь идет об работника, которые обычно оформляют в виде приложения. Затем стороны подписывают его вместе с договором.

Из-за этого регулярно возникают вопросы: кто разрабатывает должностные инструкции в организации, что они должны содержать и обязательно ли это делать.

На последний вопрос можно ответить однозначно: в Трудовом кодексе такого обязательства у работодателя нет. Но составление этого документа в его же интересах.

Должностные инструкции страхуют от рисков трудовых споров. Хотите подложить соломки на всякий случай?

Предпринимательство деятельность, полная рисков, и многие из них нельзя избежать. Самое разумное — подобрать проверенную компанию с большим количеством услуг по страхованию бизнеса (сотрудников, транспорта, товаров, грузов, ответственности). Широкий выбор предлагает своим клиентам Совкомбанк Страхование. Разделим с вами риски!

Начнем с того, что все права и обязанности лучше закреплять в письменном виде, это убережет от возможных споров. А закончим тем, что устные договоренности могут дорого обойтись в суде.

Пять причин составить должностную инструкцию:

Для кого она обязательна

Должностные инструкции составляют в свободной форме и по желанию. Но для некоторых категорий работодателей этот документ обязателен.

Должностные регламенты по установленной форме пишут на госслужбе. Эта норма касается военнослужащих, сотрудников муниципалитетов и федеральных ведомств.

Им наша статья будет не слишком интересна, так как требования к инструкциям в данном случае регулируют ведомственные приказы. У каждой организации они свои.

Обычно работники получают готовый документ на подпись при трудоустройстве. А составлять его в организации может буквально кто угодно: от руководителя до такого же работника.

В идеальном мире разработкой инструкции должны заниматься несколько сотрудников:

Что точно не стоит делать — скачивать типовые образцы и использовать их в организации. сотрудника могут серьезно различаться в зависимости от должности и конкретных условий труда на предприятии.

У этого документа нет ГОСТа по оформлению. Его пишут в свободной форме, используя стандарты организации. Важнейшая часть должностной инструкции — подписи сторон. Работник, расписываясь в документе, принимает на себя указанные обязательства.

За работодателя может расписываться любое лицо, которому дали соответствующие полномочия. Это делают при помощи письменного приказа. Обычно это тот, кто принимает на работу, например, начальник отдела кадров.

Это краткое описание инструкции.

Есть два распространенных типа должностных инструкций: индивидуальная и типовая. Для каждого сотрудника нужно выбрать один из этих двух вариантов:

Типовые должностные инструкции используют в организациях, где много сотрудников с идентичным функционалом. Например, в клининговой компании работают сотни уборщиков, которые занимаются одним и тем же: убирают в офисах клиентов. Им можно написать одну типовую должностную инструкцию.

У этих сотрудников клининга — общая типовая должностная инструкция

А вот у бухгалтеров в организации функционал обычно различается: кто-то начисляет зарплату, кто-то работает с первичной документацией или с проверяющими органами.

У всех таких сотрудников написана одна должность — «бухгалтер» в трудовой. Но обязанности разные. Так что для каждого сотрудника придется написать индивидуальную инструкцию.

В бизнесе важно как внимание к деталям, так и динамичность. Упростите систему платежей вместе с Совкомбанком!

Доступны ли моментальные платежи предпринимателям? Да! С системой быстрых платежей для бизнеса вы можете принимать и переводить деньги с одного своего счета на другой, на счета физлица, ИП или организации круглые сутки, семь дней в неделю. Для этого не нужен терминал — после заключения договора с Совкомбанком вы сможете самостоятельно генерировать QR-коды для оплаты и отправлять их клиентам.

Боязнь чистого листа подстерегает и тех, кому приходится составлять кадровые документы. Если нужно написать должностную инструкцию — начните с этого заголовка, а затем добавьте название позиции и к какому отделу она относится.

Составлять должностную инструкцию в одиночку сложно, лучше проконсультироваться с теми, кто разбирается в нюансах работы

Что стоит вписать в документ:

Что должны добавить в инструкцию специалисты по профилю:

Их обычно инициирует работодатель по своему желанию. Есть два способа изменения, от которых зависит порядок уведомления:

Для изменения можно пойти двумя путями:

Работник может отказаться подписывать инструкцию. Заставить его нельзя. Но нужно составить акт об отказе. Отсутствие подписи работника — не повод не соблюдать положения инструкции.

В 2008 году цирковая обезьянка собрала инвестиционный портфель, доход которого спустя 10 лет оказался выше дохода любого крупного российского ПИФа.

Чего избегать при написании

Главная ошибка — расплывчатые формулировки. Не стоит использовать общие фразы, так как их можно толковать двояко, а это лишает документ смысла.

В идеальной ситуации под каждым требованием должны быть количественные или качественные показатели, а также конкретные действия.

В должностной инструкции не нужно использовать ссылки на положения Трудового кодекса. Законодательство имеет безусловный приоритет над любой кадровой документацией. И сотрудник, и руководитель обязаны соблюдать нормы закона, упоминать об этом лишний раз нет смысла.

Работодатель должен хранить свой экземпляр типовой подписанной должностной инструкции не менее трех лет. Срок отсчитывают с момента увольнения или выпуска новых инструкций. А индивидуальные хранят 75 лет.

Должностные инструкции оформляют по желанию, но этот документ — незаменимый помощник в трудовых спорах. Если составить его правильно, с точным описанием рабочего процесса, прав и обязанностей сторон, можно избежать неприятных разбирательств.

ООО «ЮрСпектр» провело аудиториум на тему «Должностные (рабочие) инструкции: от составления до применения». Лектор Владимир Самосейко рассказал о порядке разработки должностных (рабочих) инструкций, их содержании, внесении в них изменений и т.д. На мероприятии лектор ответил на вопросы слушателей. Наиболее интересные из них — в материале.

1. Разработка и хранение должностных (рабочих) инструкций

Вопрос 1: Сколько экземпляров должностных (рабочих) инструкций должен составлять наниматель и где они должны храниться?

Ответ: Следует различать оригиналы и копии должностных (рабочих) инструкций. Экземпляры — это оригиналы. По общему правилу, требований по количеству оригиналов и копий нет. В соответствии с действующим законодательством (ТК, Общие положения ЕКСД) наниматель не обязан выдавать копию или экземпляр (оригинал) должностной (рабочей) инструкции работнику. В отличие, например, от трудового договора, который должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых наниматель должен передать работнику (ч. 1 ст. 18 ТК).

Судебная практика также подтверждает, что ситуация, когда наниматель не выдал работнику экземпляр должностной инструкции, не является нарушением (определение судебной коллегии по гражданским делам Минского городского суда от 05.10.2020, дело N 2-5013/20). Главное при приеме на работу — ознакомить работника под подпись с должностной (рабочей) инструкцией (п. 2 ч. 1 ст. 54 ТК).

Как правило, должностные (рабочие) инструкции составляются в одном экземпляре. Вместе с тем в ЛПА можно предусмотреть составление нескольких оригиналов должностных (рабочих) инструкций. Это не нарушение.

Оригинал обычно хранится в отделе кадров. Для того чтобы облегчить доступ к должностной (рабочей) инструкции, целесообразно ее копию хранить в структурном подразделении, где трудится работник.

Вопрос 2: Вышестоящая организация приняла регламент по разработке должностных (рабочих) инструкций, и в нем указано, что нужно составлять по три экземпляра инструкций. Должна ли подчиненная организация соблюдать такие требования?

Ответ: Для того чтобы определить, обязана ли подчиненная организация соблюдать требования регламента по разработке должностных (рабочих) инструкций, принятого вышестоящей организацией, нужно смотреть сферу применения данного регламента. Если регламент разработан исключительно для головной (вышестоящей) организации, то подчиненная организация вправе его не применять. Если же регламент распространяется на подчиненную организацию, то она обязана соблюдать установленные в нем требования.

Вопрос 3: Обязательно ли на каждую штатную единицу с одинаковым наименованием должности служащего (профессии рабочего) разрабатывать отдельные должностные (рабочие) инструкции?

Ответ: По общему правилу, достаточно одной должностной (рабочей) инструкции на одноименные штатные единицы. Однако могут быть особенности по должностям в конкретной организации, а также в зависимости от отрасли. Например, комитет по здравоохранению Мингорисполкома указал, что руководители структурных подразделений должны разработать должностные инструкции для каждого сотрудника этого комитета в соответствии со штатным расписанием (п. 4 Приказа N 437).

Обратите внимание! Указание квалификации не образует наименование новой должности служащего (ч. 4 п. 7 Общих положений ЕКСД). Например, нет должности бухгалтер первой квалификационной категории. Наименование будет «бухгалтер«. Это же касается наименований профессий рабочих. Разряд или класс — это квалификация, соответственно, не образует новое наименование.

Для служащих разных квалификационных категорий и рабочих с разными разрядами и классами, у которых одно наименование должности (профессии), можно разрабатывать одну должностную (рабочую) инструкцию. Вместе с тем в случаях, когда обязанности конкретных работников различаются, целесообразно разрабатывать отдельные инструкции.

В оформлении одной должностной (рабочей) инструкции на несколько одноименных штатных единиц есть как плюсы (проще актуализировать), так и минусы (сложнее индивидуализировать ответственность конкретного работника).

Также есть важный момент, который касается указания в должностной (рабочей) инструкции сведений (дополнительных требований к знаниям, обязанностей), связанных с защитой персональных данных. Национальный центр по защите персональных данных (далее — НЦЗПД) прямо указывает, что в должностных инструкциях следует дифференцированно описывать обязанности в сфере защиты персональных данных (ч. 2 п. 6 Алгоритма деятельности операторов). Другими словами, обязанности по соблюдению порядка обработки персональных данных следует включать в должностные инструкции только тем работникам, которые их обрабатывают. При этом не нужно включать весь перечень обязанностей, которые перечислены в ч. 1 п. 6 Алгоритма деятельности операторов. Следует указать в должностной инструкции лишь те, что оправданы в конкретном случае, исходя из специфики деятельности работника. НЦЗПД при проверках уделяет пристальное внимание этому моменту.

Пример 1 В штате пять бухгалтеров, у всех одинаковый функционал, для них разработана одна должностная инструкция. Одного из бухгалтеров определили лицом, ответственным за осуществление административной процедуры — выдача справки о доходах (подп. 18.13 перечня N 200). В некоторых случаях выдача справки о доходах требует согласия субъекта персональных данных. Соответственно, для бухгалтера, которому поручена выдача справок о доходах, актуальны обязанности разъяснять субъекту персональных данных его права, получать согласие и т.д. Другие бухгалтеры этим не занимаются, в их должностные инструкции такие обязанности включать не нужно. Следовательно, в данном случае целесообразно разработать отдельные должностные инструкции.

Пример 2 Кладовщик работает с персональными данными в ТН, ТТН, имеет доступ к информационным системам (электронная почта, «1С: Бухгалтерия»). При этом кладовщик не работает непосредственно с субъектами персональных данных, не запрашивает согласие на их обработку и т.п. Если ему в должностную инструкцию включить весь перечень обязанностей в сфере защиты персональных данных, у НЦЗПД возникнет вопрос, почему в таком объеме обязали работника выполнять работу, которая не обусловлена его трудовой функцией.

В связи с этим, разрешая вопрос, стоит ли разрабатывать одну должностную (рабочую) инструкцию на несколько одноименных штатных единиц, следует учитывать в том числе и требование НЦЗПД о том, чтобы обязанности в сфере защиты персональных данных были дифференцированы в зависимости от функционала конкретного работника. При этом невключение таких обязанностей в должностную инструкцию НЦЗПД также расценивает как нарушение.

Лектор рекомендует всегда проводить оценку, целесообразно ли наличие одной должностной (рабочей) инструкции. Как правило, лучше разработать несколько отдельных должностных (рабочих) инструкций на каждую должность (профессию).

Вопрос 4: Как правильно прописать в квалификационных требованиях в должностной инструкции, что на должность принимают студента (2-го, 3-го, 4-го курса)?

Ответ: Прием на работу студента никак не влияет на квалификационные требования. Квалификационные требования — это требования, которые наниматель предъявляет для занятия должности (ч. 4 п. 9 Общих положений ЕКСД). При этом наниматель может в порядке исключения назначать лиц, образование и (или) стаж работы которых не соответствует требованиям, которые предусмотрены квалификационными характеристиками соответствующей должности служащего, если иное не установлено актами законодательства (п. 12 Общих положений ЕКСД). Также принять на работу студента можно в случае, когда это прямо предусмотрено законодательством. Например, студенты могут быть приняты на работу в период преддипломной практики (ч. 4 п. 9 Положения о практике).

Важно помнить, что наниматель не может понизить квалификационные требования, которые указаны в квалификационной характеристике. Наниматель может их только повысить (ч. 5 п. 9 Общих положений ЕКСД). Он может выбрать, какой специалист ему нужен, с какой квалификационной категорией. Но это не понижение, а выбор квалификационных требований, указанных в квалификационном справочнике. Понизить можно только квалификационные требования, которые установил сам наниматель.