Оператор ЭДО (электронный документооборот): что это, список провайдеров, сравнение и рейтинги — какого выбрать, какие программы есть в России, названия и перечень

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

С помощью плагинов, установленных в Word, Acrobat Reader

Позволяет подписать документ сразу в редакторе. После подписания документ недоступен для редактирования. Тут же возможно быстрая проверка действительности КЭП. Вшита в сам документ.

Нужно установить дополнение/плагин к программе (редактору). Подходит для:

Минусы: платно и не универсально.

Плюсы: если вы работаете преимущественно в одном редакторе — просто и быстро в использовании. Есть проверка действия КЭП. Кнопка проверки на статус-баре.

С помощью специальных программ

Позволяет выбрать документ и подписать его КЭП на компьютере оффлайн. Подпись формируется отдельным файлом. При изменениях в самом файле, к которому относится КЭП, сама ЭЦП становится недействительна. Нужно установить отдельную программу. Например, КриптоАРМ.

Подходит для всех случаев из предыдущего раздела.

Минусы: платно. Достаточно сложно в использовании. Малопопулярно, часто требуется дополнительно давать инструкцию контрагентам о том, как с этим работать.

Плюсы: Нет привязки к онлайн-сервисам. Не нужна регистрация/авторизация.

С помощью онлайн-сервисов

Позволяет выбрать документ через интерфейс и подписать его КЭП. Подпись формируется отдельным файлом. При изменениях в самом файле, к которому относится КЭП, сама КЭП становится недействительна. Например, Контур.крипто

Подходит для всех случаев из предыдущего раздела.

Минусы: малопопулярно, часто требуется дополнительно давать инструкцию контрагентам о том, как с этим работать.

Плюсы: просто в использовании. Бесплатно.

Проверка действия ЭЦП: Нет. Требуется проверка через КриптоПро.

Безопасность

Противники ЭДО, они же сторонники бумажных документов, часто начинают говорить про безопасность, что деньги воруют с банковских карт, с помощью ЭЦП уже и недвижимость переоформляли. Можно подумать с бумажками такого никогда не было. Технология — это лишь способ взаимодействия.

Бесплатный тест сервиса кэдо

Для любой компании команда АТАЧ.КАДРЫ реализует мини-проект на 10-15 пользователей и 2-3 кадровых процесса. 

В отличие от тестового/демонстрационного периода, что является обычной практикой на рынке, команда АТАЧ.КАДРЫ не оставляет пользователя один на один с системой. Бизнес-аналитики и разработчики выявляют потребности клиента, вникают в особенности автоматизации кадровых процессов в компании и корпоративные правила. Команда предлагает решения по интеграциям систем и процессам, которые лучше всего первыми переводить в электронный вид.

Пилотный проект АТАЧ.КАДРЫ популярен благодаря легкому вхождению в цифровизацию. В среднем, 4 компании из 5 принимают решение перейти на КЭДО после пилотного старта.

В чем может быть подвох

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов. Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов. И так несколько раз, пока не отправятся все акты.

Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд. Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции.

Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.

Веб-версия

Самый простой способ, т.к. при этом не нужно устанавливать ПО, а нужно лишь зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО. Вы заводите личный кабинет, регистрируете в нём сотрудников с правом согласования и подписания документов. Ответственный работник загружает документ на сайт, проводит через цепочку согласования, руководитель подписывает его своей ЭП и документ уходит контрагенту.

Если партнёр в системе не зарегистрирован, ему автоматически отправляется предложение присоединиться к ЭДО. 

Отправка одного документа обойдётся в 5-8 рублей.

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании.

Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р. Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Если вы решили перейти на электронные документы

Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:

1. Уговорить контрагентов получать и отправлять вам электронные документы. Многие ваши партнеры ничего не захотят менять, и вам придется продолжить работать с бумагой.
2. Научиться управлять двумя потоками документов: электронным и бумажным. Придется выработать систему учета движения входящих и исходящих документов для обоих потоков.
3. Научиться хранить электронные документы. По закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет. Если у вас большой документооборот, придется внедрить специализированный электронный архив.

Заявление на подключение эдо

После выбора оператора ЭДО необходимо направить ему заявление о подключении. В Диадоке оно формируется автоматически, то есть искать образец заявления о подключении не понадобится. 

Заявление будет создано в момент первой попытки отправить формализованный документ. Дальше представителю организации нужно подтвердить отправку заявления. 

После на основе заявления о подключении оператор подготовит информацию для Федеральной налоговой службы, так как налоговые органы необходимо предупредить о переходе организации на ЭДО.   

Изменения в учётной политике при переходе на эдо

Чтобы приравнять электронные документы к бумажным, нужно внести изменения в учётную политику и прописать:

• участки бухгалтерского и налогового учёта, документы по которым будут оформляться электронно;
• список документов, оформляемых в электронном виде;
• тип электронной подписи (простая или квалифицированная);
• право подписи электронных документов с указанием должностей;
• способ отправки и получения данных — в электронном виде, с указанием оператора ЭДО;
• порядок хранения электронных документов;
• порядок взаимодействия с контролирующими органами — передача документов по телекоммуникационным каналам связи, порядок предоставления пояснений, документов при проведении встречных или камеральных проверок.

Интеграция с 1с зуп

АТАЧ имеет возможность обмена данными с 1С ЗУП и любыми другими системами.

При оформлении отпуска заявление может передаваться из 1С:ЗУП в АТАЧ.КАДРЫ только для подписания. Либо весь процесс может быть реализован в системе: от создания заявления с использованием автоматической подстановки фамилии, исполнителя и других данных из 1С – до подписания руководителями, создания уведомления о начале отпуске и хранении в цифровом архиве.

Как внедрить эдо в компании

Процесс включает в себя несколько последовательных этапов:

1. Определение потребностей организации. Нужно отследить, какая документация используется чаще всего, как происходит подписание, что подлежит обязательной автоматизации. Важно установить перечень актов, которые можно хранить только в бумажном виде.
2. Обсуждение возможности перехода на систему вместе с контрагентами. Нужно подготовить локальное положение, в котором стоит прописать общие пункты, раскрыть термины и определения, предоставить ссылки на законодательство, определить порядок доступа, принципы работы с документацией и другие моменты.
3. Получение ЭЦП. Лучше, если она будет квалифицированной.
4. Выбор компании и заключение с ним соглашения. При этом учитывается функционал, наличие роуминга, качество и оперативность техподдержки, цена и другие факторы.
5. Установка программного обеспечения на компьютеры и иные устройства, создание учетных записей, формирование уровней доступа.
6. Обучение работников.
7. Запуск процесса обмена данными.

Как выбрать систему эдо

Выбор зависит от функций, выполняемых компанией. Какие задачи должны разрешаться:

• Оптимизация бизнеса. Образцы документации и порядок процесса согласования можно предусмотреть в программе. В таком случае риск утери внутренних актов сводится к нулю.
• Минимизация денежных затрат. Не нужно тратиться на распечатку бумаг, услуги курьеров, канцелярию. В среднем издержки сокращаются на 80%.
• Документы не теряют свою юридическую силу. Она обеспечена актуальным сертификатом ЭЦП, который своевременно обновляется оператором.
• Упрощение взаимодействия с государственными органами контроля. Отчеты оперативнее формируются в электронном виде, многие контролирующие инстанции требуют именно такую форму.
• Высокая скорость. Согласование и подписание бумаг руководителями занимает очень много времени, даже если это происходит в одном и том же здании. Что уж говорить про нахождение подписантов в разных населенных пунктах.СЭД позволяет отправлять документацию за секунды и следить за статусом.
• Улучшение сервиса, повышение лояльности. Контрагенты и клиенты быстро получают акты и счета, рассчитываются в сжатые сроки. Ошибки можно практически сразу исправить.

В целом большинство систем имеет похожий функционал, однако каждая из них специализируется на выполнении какой-то отдельной ключевой задачи. Некоторые сочетают в себе функции разных программ.

Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика

Отображение списка заявлений на отпуск, отправленных на согласование. Информация о сотрудниках подразделения, находящихся в отпуске.

Определение согласующих заявление на отпуск. Есть обязательные, которые автоматически заполняются системой, а есть те, которые пользователь заполняет  вручную (например, указывает заместителя).

Процесс согласования заявления на отпуск.

Как должно быть

В 2005 году Велихов проводил конференцию в Курчатнике по случаю 15 летия Рунета. Самой зажигательной лекцией, до сих пор не потерявшей актуальность, была лекция Анатолия Левенчука про госуслуги и выдачу паспорта, за который нужно ещё и заплатить. Сейчас паспорт можно выдавать бесплатно и виртуально как банковскую карту.

Паспорт и любой документ — это просто запись в открытом реестре. В реестре часть данных закрыта, но по всем данным возможна сверка. Сверка может проходить даже не по самим данным, а по их временному хешу. Банкам и прочим организациям не нужны сами паспортные данные. Их интересуют сверки:

Ещё очень важно иметь не много документов, а один. Совершенно же непонятно почему есть обычный паспорт и загран, да ещё у загранпаспорта раньше срок был 5 лет, а сейчас 10, при том, что у обычного от 20 до 45 лет и от 45 и до старости. 

Важно не иметь возможности их потерять. 

Владелец документа может в приложении либо авторизовывать запросы, либо нет. А сами запросы могут идти только в объёме установленном законом и зашитом в протокол обмена данными, чтобы никакой клерк или пограничник не мог ознакомиться с группой крови, семейным положением, количеством детей и прочим, что к нему никак не относится.

И, конечно, всё это должно быть доступно на любом языке.

Налоговая должна по API принимать закрывающие документы, онлайн-чеки, а не морочить бизнесу голову аппаратными кассами, фискальными накопителями, ОФД, операторами ЭДО.  

Как обеспечить безопасность использования эдо

В любой компании есть секретная документация, содержащая сведения, которые не должны разглашаться посторонним лицам. Например, сюда входит коммерческая тайна. Важно позаботиться о том, чтобы все это не стало достоянием общественности.

Все угрозы делятся на внешние и внутренние. К первым можно отнести хакерское ПО, вредоносные приложения, стихийные бедствия, которые не зависят от персонала организации и поступают извне. Вторая группа — это случайные или умышленные ошибки работников.

Общие рекомендации по обеспечению защиты информации:

• Настройка резервного копирования. Если устройство сломается, то документы можно будет восстановить.
• Установка паролей учетных записей, ноутбуков. Нельзя записывать их и оставлять на виду.
• Приобретение лицензионных антивирусных программ. Сотрудники должны быть осведомлены о цифровой гигиене.
• Создание изолированной внутренней сети и хранение там актов компании. При отсутствии возможности установки собственного сервера стоит обратиться в фирму, которая оказывает такие услуги.
• Различные уровни доступа для персонала. Они должны видеть исключительно свои задачи, которые не касаются остальных.
• Качественное шифрование. Даже если мошенники получат такую информацию, она будет им недоступна.
• Электронная цифровая подпись. Без острой необходимости не стоит передавать ее коллегам.

Как подключить эдо

Для подключения к сервису ЭДО понадобится оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП), выбрать оператора ЭДО, настроить процессы внутри компании.  

Сервис ЭДО Контур.Диадок поможет быстро перейти на электронный документооборот, получить квалифицированную электронную подпись и начать обмениваться документами с контрагентами. 

Рассмотрим пошагово, что должна сделать организация, чтобы перейти на ЭДО. 

1. Определиться с последовательностью операций документооборота

Устоявшийся порядок работы менять не обязательно, понадобится только  перенести его из бумажного формата в электронный. Если установленного порядка не было, необходимо составить регламент: список ответственных сотрудников и порядок их работы с документами.

2. Оформить КЭП

В целях безопасности рекомендуется использовать квалифицированную электронную подпись. Она позволяет начать работу через ЭДО сразу, без заключения дополнительных соглашений. Подойдет для самых разноплановых задач — сдать отчетность в налоговую, получить финансовые услуги или передать документы в госорганы.

Сертификат КЭП выдают аккредитованные удостоверяющие центры. Подпись нужно оформить на всех сотрудников, которые подписывают документы.

С 2022 года порядок работы с электронной подписью изменится. На организацию будет выдана одна КЭП, сотрудники же получат электронные подписи на физические лица и машиночитаемые доверенности, позволяющие подписывать документы от имени организации. 

3. Выбрать оператора ЭДО

Оператор ЭДО — одобренная Федеральной налоговой службой организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Работа через оператора электронного документооборота гарантирует сохранность и безопасность документов.  

4. Организовать работу

Понадобится выбрать способ подключения ЭДО, подходящий конкретной организации:

• Веб-версия. Не требует установки специального ПО, так как  работает в любом браузере. 
• Модуль для 1С. Это модуль, позволяющий после установки работать в привычном интерфейсе 1С. 
• Интеграция с другими учетными системами. Можно интегрировать ЭДО в одну или несколько выбранных систем, например SAP, Oracle, Directum. То есть систему электронного документооборота можно интегрировать в учетную систему организации и автоматизировать процессы. 

5. Подключить контрагентов

Сообщите контрагентам, что используете ЭДО. Если они уже подключены к системе, то сразу смогут начать обмен документами. Если нет, предложите им перейти на ЭДО. 

Подключить ЭДО могут разные виды организаций: малый, средний и крупный бизнес, ИП, муниципальные учреждения, государственные организации, самозанятые и т. д.

Как получить электронную подпись

С 1 июля бесплатные ЭП начала выдавать ФНС России. С 2022 года функции по выдаче КЭП юридическим лицам, ИП и нотариусам останутся только у ФНС и у доверенных удостоверяющих центров. 

Чтобы получить бесплатную ЭП в ФНС, нужно:

Срок действия ЭП — 15 месяцев. Каждой организации или ИП ФНС выдаёт только одну КЭП — на руководителя, имеющего право подписи без доверенности, или непосредственно ИП. Копировать её нельзя. 

До 1 января 2022 года КЭП можно получить за плату в прошедших аккредитацию удостоверяющих центрах, их список есть на сайте Министерства цифрового развития РФ. Там же оформляют подписи для работников, действующих по доверенности. Подробно о том, как изменился порядок работы с электронными подписями с 1 июля 2021 года, мы рассказали в этой статье.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Какие документы поддерживаются

Все типы кадровых документов:

• заявления;
• трудовой договор;
• должностные инструкции;
• графики отпусков;
• приказы;
• соглашения о неразглашении;
• платежные ведомости;
• переводы сотрудников;
• справки о дохода;
• расчетные листы;
• документы об увольнении и др.

Квалифицированная подпись

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Кто такие операторы эдо

В российском законодательстве закреплено, что это организации, которые обладают достаточными возможностями (как техническими, юридическими, так и кадровыми) для того, чтобы обеспечить цифровой документооборот с применением ЭЦП. Есть и другое понятие, в котором термин раскрывается как перечень фирм, оказывающих поддержку при обмене открытыми и защищенными данными в рамках оборота документов, счетов-фактур посредством телекоммуникации между заказчиками и исполнителями.

Какие требования предъявляются к лицам, оказывающим подобные услуги:

• наличие всех необходимых ресурсов для постоянного совершенствования и настройки в условиях изменений законодательных актов;
• умение взаимодействовать с налоговыми и другими контролирующими органами как в техническом, так и организационном аспектах;
• получение всех необходимых лицензий и иных разрешений для работы с сертификатами ЭЦП и остальными средствами защиты данных.

Госструктуры в Российской Федерации не выступают в качестве операторов. Это связано со значительными финансовыми затратами на обеспечение технических возможностей документооборота с использованием СЭД. Придется тратить на это средства из бюджета. К тому же понадобится существенно расширить штат и отправить сотрудников на обучение.

Конкуренция на этом рынке достаточно высока, поэтому организации стремятся постоянно совершенствовать качество предоставляемых услуг. В спорных ситуациях при взаимодействии с государством именно частные компании выступают третьей стороной в процессе.

Локальное программное обеспечение

У операторов ЭДО есть коробочные решения — программный продукт, который обеспечивает обмен документами не только с внешними, но и с внутренними пользователями посредством СЭД — системы электронного документооборота. Сервис ЭДО можно интегрировать с программами для бухгалтерского, складского и кадрового учёта.

СЭД позволяет автоматизировать движение документов внутри организации:

• организовывать совместный доступ к документам;
• формировать задания и планы;
• определять процедуры и маршруты согласования;
• сканировать и распознавать бумажные документы;
• обеспечивать безопасное хранение и структурирование баз документов;
• выстраивать иерархии процессов и делегировать задачи;
• контролировать сроки выполнения задач.

Стоимость лицензии на право пользования ПО зависит от запросов заказчика, и варьируется от 3 до 20 тысяч рублей за 1 пользователя. Кроме покупки лицензии нужно будет оплачивать техническое обслуживание и сопровождение работы системы. 

Минусы эдо

1. Маразм со счетами-фактурами в электронной форме (Приказ Минфина от 10.11.2021 г. № 174н и ст. 169 НК РФ).

2. Боязнь повысить свою квалификацию и освоить новое.

3. Искусственная сложность, глючность всяких КриптоПРО, Диадоков и им подобных.

4. Отсутствие открытого и бесплатного API в том же Диадоке, но он и не особо нужен.

5. Опасение за безопасность.

Далее разберём всё подробнее и покажем, что ЭДО может быть простым.

Преимущества сервиса

АТАЧ.КАДРЫ помогает:

• Подписывать любые кадровые документы удаленно электронной цифровой подписью: ПЭП, УНЭП, УКЭП – через USB-токен или облачного вида.  
• Хранить документы в электронном виде в соответствии с регламентами компании и законом 125-ФЗ.
• Передавать документы в информационные системы ИТ-ландшафта предприятия в 1 клик: в SAP HR, Oracle HR, 1С ЗУП, “Босс Кадровик” и любые другие.
• Искать кадровые документы, как в google: по системе фильтров и документам; а также как в windows-проводнике – через структуру папок.
• Согласовывать документы внутри отдела и с руководством;
• Делегировать обязанности и замещать других исполнителей во время отпусков и больничных;
•  Массово знакомить работников с приказами в интуитивно понятном личном кабинете.

Интуитивно понятный интерфейс является одной из ключевых особенностей решения. Принципы просты и напоминают работу в самых распространенных интерфейсах и программах. Например, поиск документов в АТАЧ.КАДРЫ реализован, как в Google, а просмотр и сама «лента документов» – как в MS Outlook.

АТАЧ.КАДРЫ поставляется как коробочное решение с 10-ю стандартными типами документов и процессов. Для компаний с нетиповыми бизнес-процессами предусмотрены индивидуальные проекты внедрения с привлечением бизнес-консультантов в сфере кадровой цифровизации

Признаки хорошей сэд

При выборе системы электронного документооборота в первую очередь важно обращать внимание на следующие характеристики:

• Информационная безопасность. Каналы связи должны быть защищены, при работе требуется цифровая подпись пользователя. Есть возможность установить разные типы доступа для сотрудников тех или иных категорий и должностей. Благодаря таким мерам удастся предупредить утечку данных и стороннее вмешательство.
• Поддержка смартфонов и других мобильных приспособлений. Практически все программы устанавливаются на компьютер либо функционируют через браузер. Большим плюсом является возможность заниматься рабочими вопросами удаленно с мобильного телефона, ноутбука или планшета с помощью приложения.
• Интеграция. Желательно, чтобы СЭД интегрировалась системами учета, например, с 1С. Это поможет автоматизировать регулярную подготовку отчетности, и работникам не придется тратить на ручную обработку много времени.
• Удобный интерфейс. Всем сотрудникам должно быть комфортно, независимо от уровня их владения компьютерной грамотностью. В противном случае не избежать больших финансовых потерь на обучение.
• Круглосуточная техподдержка. Операторы готовы в любой момент оперативно среагировать на запрос пользователя.

Прямой обмен документами

Данный вид передачи документов между организациями осуществляется с помощью электронной почты без использования систем ЭДО. Контрагентам достаточно заключить между собой договор.

Компания самостоятельно создаёт необходимые условия для обмена:

Использование такого вида обмена не допускает возможность отправки счёт-фактур.
Запрет устанавливает п. 1.1 ст. 169 НК РФ. Пункт налогового кодекса обязывает компании передавать документ только через российских операторов ЭДО, соответствующих требованиям.

Результаты

У нас просят документы на бумаге менее нескольких процентов клиентов.

Все документы кроме счетов-фактур можно отправлять с откреплённой ЭЦП по email, или выкладывать в ЛК в автоматическом режиме. 

Для счетов-фактур придётся использовать оператора ЭДО.

Если у вас где-то просят доверенность или документ на бумаге, то подписывайте его УКЭП и отправляйте через сайт или по email. Кстати, проверено с госорганами, например, ФАС, принимают.

С чего начать переход на эдо с контрагентами

Для перехода на электронный документооборот необходимо внести изменения в учётную политику компании. В ней прописывают условия и вид использования электронного взаимодействия, в частности:

После внесения регламента в учётную политику компании необходимо выполнить нижеуказанные действия.

Сервис электронного документооборота для маркировки такском-файлер | такском

Скидки и акции

АТАЧ.КАДРЫ переведет в цифру 2 самых популярных бизнес-процесса: оформление отпуска и массовое ознакомление с локально-нормативными актами. Десять сотрудников смогут подписывать документы ПЭП/УНЭП в соответствии с действующим законодательством. Работодателю потребуется УКЭП.

Доступ к решению предоставляется на 2 месяца. Предложение действует до 31 декабря по промокоду KLERK.

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р, а все входящие бесплатны.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Тарифы на контур.диадок – стоимость покупки системы

Эдо — это просто, как внедрили мы автоматическое подписание документов

Основная нагрузка у нас на закрывающие документы. В дополнение к ним: акты сверки, доверенности, счета на оплату. Договор у нас является офертой, поэтому с ним проще.

Распечатать документы, подписать, упаковать в конверты, отправить — в реальности дурацкая и никому ненужная работа. Переводится масса бумаги, гробятся миллионы человекочасов в масштабах страны. Нулевая добавочная стоимость. Потом вся эта макулатура выкидывается на помойку, даже во вторсырьё не попадает. Поэтому начали мы именно с закрывашек.

Для работы с ЭДО необходимо иметь действующий сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Его можно получить с 1 июля 2021 года в налоговой бесплатно, а ранее за деньги в удостоверяющем центре. Вопрос получения КЭП сводится к звонку или заполнению онлайн заявки, оплате счета (обычно не более 5тыс за одну подпись) и разовому посещению филиала УЦ.

Электронная подпись для сотрудника

Согласно 122-ФЗ, 63-ФЗ подписывать кадровые документы сотрудник может УНЭП, а кадровый специалист и руководитель – УНЭП/УКЭП в зависимости от вида документа.

АТАЧ.КАДРЫ позволяет подписывать документы УНЭП/УКЭП и обычной подписью ПЭП благодаря сервису подписания, входящему в решение.

Система позволяет подключить подпись, выпущенную любым удостоверяющим центром. Пользователь получит подпись в настройках личного кабинета сотрудника за минуту. Выпуск подписей вида УНЭП можно организовать внутри компании за счет собственных средств, а АТАЧ КАДРЫ легко обеспечит интеграцию.

Заключение

Список операторов электронного документооборота (провайдеров ЭДО) довольно обширен. При выборе посредника следует обратить внимание на множество критериев. «Клеверенс» предлагает готовые решения для всех направлений деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей («Инвентаризация имущества», «Склад 15» и др.). Наши преимущества:

• упрощенная регистрация за считаные минуты;
• возможность интеграции с 1С: Предприятие;
• качественное шифрование данных;
• простой интерфейс;
• взаимодействие с большинством провайдеров ЭДО;
• круглосуточная удаленная техподдержка для пользователей по всей России.

Электронный оборот документов значительно упрощает множество рабочих вопросов, позволяет сэкономить время и деньги, предупредить утрату важных бумаг. Постепенно все заблуждения, касающиеся практики использования СЭД, исчезнут, и пользователи поймут, что таким образом можно качественно и быстро разрешить массу задач по корпоративному взаимодействию.

Количество показов: 1446