Пр об утверждении требований к составу и порядку ведения исполнительной документации при строительстве реконструкции капитальном ремонте объектов капитального строительства

Исполнительная документация

Исполнительная документация — это пакет документов, оформляемых в ходе строительства, где фиксируется как сам процесс (кто выполнял работу, из каких материалов, в какой последовательности, сроки и пр.), условия производства работ (к примеру, технологические, климатические), так и техническое состояние объекта (смонтированные инженерами системы, уровень качества применяемых материалов и др.).

Первичные документы организации

Все первичные документы организации можно условно разделить на две группы: налоговые документы (документы, необходимые для исчисления налогов и страховых взносов) и бухгалтерские документы (в том числе кадровые), они составляют весь документооборот организации. Хранение, а также своевременное уничтожение документов – актуальная задача для многих руководителей и бухгалтеров.

Законодательство и сроки хранения документов

Законодательство по бухгалтерскому и налоговому учету, по архивному делу устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

В соответствии с частью 1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации приказываю:

Утвердить прилагаемый Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

Приложениек приказу Министерства здравоохраненияРоссийской Федерацииот 3 августа 2023 г. N 408

Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения

1. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (далее соответственно – Перечень, документы, Министерство) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации, приказами Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, от 28.12.2021 N 142 Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием срок
   ов хранения, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2. Список предназначен для использования при подготовке номенклатурных дел, определении сроков хранения документов, разработке схем классификации документов и формирования дел, выборе документов для хранения и уничтожения, а также в практической работе Центральной экспертной комиссии Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее – ЦЭК) и экспертных комиссий организаций, подчиненных Минздраву.

Список документов и сроки их хранения

Граф 2:

• Документы (заключения, справки, докладные и служебные записки, переписка и др.) по правовой и антикоррупционной экспертизе проектов нормативных правовых актов и иных документов Минздрава России

Граф 3:

• В Минздраве России

Граф 4:

• В подведомственных организациях

Сроки хранения указанных документов также распространяются на документы с ограниченным доступом и распространением и являются обязательными для всех организаций, находящихся в ведении Минздрава России.

2.5. Для удобства пользования Перечнем создан алфавитно-предметный указатель видов документов с ссылками на соответствующие статьи Перечня.

Порядок применения Перечня

3.1. Определение сроков хранения документов производится путем сверки содержания документов с соответствующими статьями Перечня. Необходимую статью можно найти в оглавлении разделов Перечня или в алфавитном указателе видов документов.

3.2. Сроки хранения документов начинаются с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства. Временные сроки хранения книг, реестров, журналов начинаются с 1 января года, следующего за годом окончания их ведения.

Сроки хранения медицинских карт:

• пациентов стационарных условиях – с 1 января года, следующего за годом выписки пациента
• пациентов амбулаторных условиях – с 1 января года, после передачи в архив
• доноров – с 1 января года, после передачи в архив
• детей из дома ребенка – с 1 января года, после прекращения пребывания в доме ребенка.

Каждый указанный срок хранения составляет пять лет.

Срок хранения медицинской документации

Срок хранения медицинской карты пациента, проходившего санаторно-курортное лечение в санаторно-курортной организации, исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения прохождения санаторно-курортного лечения.

роки хранения

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Исключение составляет медицинская документация пациентов (медицинские карты, карты, индивидуальные карты, истории развития и приобщающиеся к ним документы), срок хранения которой на бумажном носителе составляет 25 лет, а в случае ведения ее в медицинской информационной системе медицинской организации – 50 лет.

Некоторые виды документов, приведенные в Перечне, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе, в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.

ничтожение документов

После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

тметка ЭПК

Предусмотренная Перечнем отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия), сопровождающая в отдельных случаях сроки временного хранения документов, означает, что некоторые документы по своему содержанию могут иметь научно-историческую ценность. В этом случае данные документы отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности документов.

роки хранения Постоянно

Срок хранения Постоянно означает, что:

• документы источников комплектования государственных архивов передаются на постоянное хранение после истечения временного срока хранения в организациях;
• документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, хранятся в организациях не менее 10 лет.

роки хранения До ликвидации организации

Срок хранения До ликвидации организации означает, что документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является ли организация источником комплектования государственного архива.

роки хранения До минования надобности

Срок хранения До минования надобности относится к документам, которые имеют ограниченное практическое значение и по мере использования или отмены могут быть уничтожены.

3.9. Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

3.10. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;

по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных архивов, подлежат экспертизе ценности;

документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

3.11. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается.

3.12. Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.

3.13. При подготовке номенклатур дел используются приведенный в Перечне видовой состав документов и установленные Перечнем сроки их хранения. Наименования видов документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на статью Перечня.

Список сокращений

ЕГИСЗ – единая государственная информационная система в сфере здравоохранения

ЕГИСУ НИОКТР – единая государственная информационная система учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения

НИОКР – научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы

НИР – научно-исследовательская работа

НМИЦ – национальный медицинский исследовательский центр

ОМС – обязательное медицинское страхование

РАН – Российская академия наук

СНГ – Содружество Независимых Государств

ТФОМС – территориальный фонд обязательного медицинского страхования

ФАС России – Федеральная антимонопольная служба

ФФОМС – Федеральный фонд обязательного медицинского страхования

ЭЛМК – электронная медицинская книжка

См. перечень в редакторе Adobe Reader

Перечень документов с указанием сроков их хранения составлен для нужд Минздрава и подведомственных ему организаций, однако может быть использован в деятельности иных органов и организаций в сфере здравоохранения.

Срок хранения карты пациента, получившего помощь в стационарных условиях, исчисляется с 1 января года, следующего за годом его выписки из стационара.

Срок хранения карты пациента, получавшего помощь в амбулаторных условиях, исчисляется с 1 января года, следующего за годом ее передачи в архив медорганизации. До передачи в архив она хранится в течение 5 лет, следующих за годом последнего посещения пациентом медорганизации.

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним. Исключение – документация пациентов, срок хранения которой на бумаге составляет 25 лет, а в случае ее ведения в медицинской информсистеме – 50 лет.

Приложение 2 к приказу 344/пр

Приложение N 2 приказа касается ведения и хранения исполнительной документации в процессе строительства, реконструкции и капитального ремонта объектов капитального строительства:

Таким образом, приложение устанавливает принципы ведения, форматы и требования к хранению исполнительной документации на различных этапах строительного процесса.

Срок хранения документов

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный 5 (пяти) летний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности.

Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Хранения документов

Общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества (ст. 50 14-ФЗ). До декабря 2017 года эта статья содержала указание – по месту нахождения исполнительного органа, но ее убрали.

Место хранения документов

Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 31.07.2020) "Об акционерных обществах"

Общество обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации. Общество хранит документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение "сроков", которые установлены Банком России (ст. 89 208-ФЗ). В законе об АО указание на место еще осталось, по факту оно слабо работает. Поэтому готов законопроект о внесении изменений со следующим текстом "В уставе или внутренних документах общества должно быть определено место хранения документов".

Сроки хранения документов для

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6.10.2000 г. В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 указанный Перечень утратил силу.

Сейчас действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. В целом, документы по сроку хранения делятся на следующие группы:

Так, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников – до минования надобности.

Приложение 1 к приказу 344/пр

Приложение № 1 к приказу Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации от 16 мая 2023 г. № 344/пр устанавливает состав исполнительной документации для объектов капитального строительства во время строительства, реконструкции и капитального ремонта. В состав включены:

Для многих пунктов предусмотрены рекомендуемые образцы, указанные в соответствующих приложениях к этому составу.

НК установлен предельный срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета (ст.23 НК РФ);

К документам, полученным либо составленным, начиная с 18 февраля 2020 г., применяются обновленные сроки хранения. Переходных положений приказ Росархива РФ не содержит. Поэтому по «старым» документам действуют сроки хранения, установленные приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

Данный срок относится и к документам, подтверждающим:

Соответствующее требование установлено для налоговых агентов, которые обязаны в течение 5 (пяти) лет обеспечивать сохранность документов, нужных для исчисления, удержания и перечисления налогов. Помимо уплаты НДС и налога на прибыль за иностранные юридические лица, налоговыми агентами, в частности, выступают работодатели, исчисляющие и уплачивающие НДФЛ.

При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем полученного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков – не более 10 (десяти) лет.

Перечень исполнительной документации в строительстве и требования к оформлению

Отраслевое законодательство РФ регламентирует четкий состав исполнительной документации в строительстве. Так, в СНиПах прописана обязанность генподрядчика передать контролирующим комиссиям следующие документы:

Исполнительные геодезические схемы возведенных конструкций, элементов и частей зданий, сооружений

Исполнительные схемы и профили инженерных сетей и подземных сооружений

Специальные журналы работ, журналы входного и операционного контроля качества

Акты испытаний и опробования оборудования, систем и устройств

Акты приемки инженерных систем

Исполнительные схемы расположения зданий, сооружений на местности (посадки), являющиеся исполнительной архитектурной документацией

Рабочие чертежи на строительство объекта с надписями о соответствии выполненных в натуре работ этим чертежам (с учетом внесенных в них изменений), сделанных лицами, ответственными за производство строительно-монтажных работ

Другие документы, отражающие фактическое исполнение проектных решений, по усмотрению участников строительства с учетом их специфики

Важной частью исполнительной документации выступают журналы выполняемых работ, где в общем журнале (главном) фиксируются все участвующие в строительстве лица, перечисляются и детально описываются выполняемые работы, заносятся сведения о проведенных контрольных процедурах, имеющихся замечаниях и факты их устранения. По различным видам работ формируются отдельные журналы.

Не менее значимыми являются и акты, подтверждающие освидетельствование ключевых конструкций и скрытых работ. Перечисленные выше документы составляются по итогам испытаний и замеров, которые осуществляются по определенным методикам. Акты отражают эксплуатационную пригодность конструкций и являются гарантом того, что скрытые работы не повлияли на безопасность объекта. Так называются процедуры, качество которых довольно сложно проконтролировать на дальнейших этапах строительства (например, арматурные конструкции, залитые бетоном).

Комплект исполнительной документации не будет полным без так называемых геодезических документов, которые представляют собой схемы, составляемые при мониторинге геометрических параметров объекта и его отдельных элементов. В ходе оформления таких документов проверяется разбивочная основа (включающая оси постройки), горизонтальность и вертикальность обособленных частей строения и иные показатели. При выявлении их точного соответствия проектным документам или факта отклонения, ответственное лицо вносит заметку.

Порядок хранения исполнительной документации

В прописанных требованиях к исполнительной документации зафиксированы общие правила ее хранения, с учетом которых документы должны находиться на хранении у застройщика или заказчика до завершения финальной проверки представителями надзорных структур.

На период проверки пакет документов должен направляться в надзорный орган, где он остается до полного завершения регламентированных контрольных мероприятий. После получения заключения о том, что объект соответствует нормативам отраслевого законодательства, документы возвращаются заказчику или застройщику для дальнейшего хранения в архиве эксплуатационной службы на постоянной основе.

Порядок ведения исполнительной документации. Правила и требования

Ростехнадзор утвердил конкретные требования к исполнительной документации в строительстве. Учитывая все указания Ростехнадзора, можно выделить следующие основные правила и требования:

Кто принимает и подписывает исполнительную документацию в строительстве

Также Ростехнадзором предусмотрен порядок утверждения документации. После досконального оформления она должна быть подписана лицами-представителями различных подразделений:

Документация в обязательном порядке должна оформляться включительно на всех этапах строительного процесса — от геодезической разбивочной основы, заканчивая приемкой объекта в эксплуатацию.

Оганизация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского и налогового учета и их защиту от изменений (ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (ст. 13 Закона № 125-ФЗ).

Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи, с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

В архиве составляются описи дел:

Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.

Обработанные первичные документы текущего месяца комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются описью для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, бухгалтерской и налоговой отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Выдача документов из бухгалтерии и из архива организации работникам или иным лицам, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, бухгалтер может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации. Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов. Работодатель должен контролировать вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивать их защиту от неправомерного использования или утраты.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

За нарушение правил хранения документов

Если налоговые органы в ходе проверки обнаружат, что отсутствуют первичные документы, счета-фактуры или регистры бухгалтерского (налогового) учета, она вправе оштрафовать организацию.

Размер штрафа за такое нарушение (ст. 120 НК РФ) составляет:

При выездной проверке налоговики могут истребовать документы только за 3 (три) последних года. При проведении встречной проверки контрагента право запроса документов увеличивается до 5 (пяти) лет.

Таким образом, если инспекторы при встречке в 2023 году запросили документы за 2019 год, их обязаны предоставить. В противном случае компании может грозить штраф (письма Минфина РФ от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519, от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272). Поддерживают эту точку зрения и суды, при этом некоторые из них полагают, что даже истечение сроков хранения документации не освобождает налогоплательщика от ответственности по ее предоставлению.

Ответственность

Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ):

Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету:

Предусмотренная настоящей статьей административная ответственность за искажение показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности не применяется к лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в случае, если такое искажение допущено в результате несоответствия составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни и (или) непередачи либо несвоевременной передачи первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета.

Если нарушены правила хранения учетных документов, может быть составлен протокол об этом нарушении и направлен мировому судье, который и решит, налагать на руководителя организации штраф или нет. Мировой судья может наказать за нарушение сроков хранения документов и по инициативе сотрудников архивной службы.

Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа (ст. 13.20 КоАП РФ):

Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенных из корыстной или иной личной заинтересованности (ст. 325 УК РФ):

Фирммейкер, 2014 (следим за актуальностью)Ирина Семченкова (Журавлева)При использовании материала ссылка на статью обязательна

Что включает в себя исполнительная документация в строительстве?

Состав строительной исполнительной документации нормируется в соответствие с РД-11-02-2006 “Требования к составу и порядку ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства и требования, предъявляемые к актам освидетельствования работ, конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения”.

Исполнительная документация представлена в виде текстовых и графических материалов, где отражены фактическое исполнение решений по проекту и фактическое положение объектов и их элементов в ходе строительства, капремонта по мере выполнения работ, ранее определенных в проектной документации по объекту.

Вся исполнительная документация, оформленная должным образом, представляет собой документ построенного объекта, который облегчает эксплуатационный процесс, а также отражает техническое состояние, благодаря чему можно получить четкое представление о производителях работ по каждому из видов осуществленных рабочих моментов.

Грамотное оформление исполнительной документации в строительстве способствует повышению уровня качества работ, а также упрощает дальнейшую эксплуатацию постройки.

Сроки хранения документов

Срок хранения договоров гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты приемки-сдачи выполненных работ, услуг также составляет 50/75 лет.

Формы (бланки) приложений

Приложение №1 Акт освидетельствования геодезической разбивочной основы объекта капитального строительства;

Приложение №2 Акт разбивки осей объекта капитального строительства на местности;

Приложение №3 Акт освидетельствования скрытых работ;

Приложение №4 Акт освидетельствования ответственных конструкций;

Приложение №5 Акт освидетельствования участков сетей инженерно-технического обеспечения.