Предупреждающие действия пример

Внутренний аудит. Пошаговая инструкция

Внутренние аудиты – проверки, которые проводятся самой организацией. Это ключевой управленческий инструмент для оценки соответствия системы менеджмента качества компании стандарту.

Для реализации проверки нужно выполнить определенные шаги

1. Разработать программу внутреннего аудита, чек-листы, утвердить процедуру.
2. Запланировать внутренний аудит.
3. Сформировать команды внутренних аудиторов под задачу.
4. Провести аудит.
5. Выпустить отчет.
6. Получить список корректирующих и предупреждающих действий для дальнейшего контроля и отследить их выполнение.

Рассмотрим аудит поэтапно и отметим самые важные моменты. Основной акцент будет на внутреннем аудите пищевого производства, однако методику можно назвать универсальной: добавив отраслевую специфику, ее можно использовать почти в любой сфере деятельности.

Область применения:

• Организация должна определить и задокументировать область применения своей системы менеджмента качества.
• Область применения должна указывать на виды продукции и услуг, которые организация охватывает, а также обосновывать исключение определенных требований стандарта, если они не применимы к данной области.

Термины и определения.

Нормативные ссылки.

Информация об ответственных лицах.

Программа внутреннего аудита:

• Программа обычно составляется на год и включает план проведения аудитов.
• В программу аудитов входят цели, объекты аудита, процедуры, методы, критерии и ресурсы, включая командировочные расходы.
• Она также содержит информацию о том, кто будет проводить аудит, где и когда он будет проведен.
• Частота проведения плановых аудитов определяется руководством компании, исходя из сферы деятельности и потенциальных рисков.

Основания для проведения внеплановых аудитов:

• Процедура должна включать основания для проведения внеплановых аудитов, таких как проблемы с качеством продукции, претензии потребителей, изменения в технологии производства и изменения в плане ХАССП и т.п.

План внутреннего аудита:

• План составляется перед каждым аудитом на основе программы аудита и предоставленной информации от проверяемого подразделения.
• Он содержит информацию о составе аудиторской группы, разделении обязанностей, времени, отведенном для аудита каждого подразделения или процесса, а также используемых методах проверки.

Методы оценки внутренних аудиторов.

Чек-лист:

• Чек-листы для аудиторов могут быть разработаны на основе стандартов, внутренних процедур и ключевых показателей эффективности (КПЭ).
• Для каждого процесса следует создать отдельный чек-лист с полями для указания даты, команды аудита и подписи проверяемого.

Требования к отчету и плану корректирующих мероприятий.

Порядок согласования результатов аудита.

Мониторинг выполнения плана корректирующих мероприятий.

Перед началом внутреннего аудита необходимо предварительно обдумать, как будет проводиться оценка внутренних аудиторов и какие критерии будут использоваться при принятии решений. Оценка должна проводиться перед каждым аудитом и документироваться в соответствии с процедурой Внутренний аудит, например, с помощью системы баллов.

При оценке необходимо учитывать личные и профессиональные качества внутренних аудиторов.

Личные качества:

• Наблюдательность.
• Этичность.
• Доброжелательность.
• Организационные навыки.
• Умение слушать.

Профессиональные качества:

• Пройденное обучение.
• Сертификаты.
• Опыт участия в предыдущих внутренних аудитах.
• Опыт работы в соответствующей области.
• Репутацию сотрудника.
• Отсутствие дисциплинарных взысканий.

Также можно оценить soft skills аудиторов, ответив на такие вопросы, как:

• Может ли аудитор создать атмосферу, в которой проверяемые захотят помочь ему?
• Признает ли аудитор свои ошибки сразу же, как только они становятся известными?

Организация аудита

Необходимо оценить объективность, беспристрастность и независимость аудиторов от проверяемого процесса или деятельности. Например, сотрудник не должен проводить аудит в подразделении, где он работает или ранее работал.

Если аудит проводится несколькими аудиторами одновременно, следует назначить руководителя аудита на основе полученных баллов при оценке аудиторов.

Объявленный и необъявленный аудит

Относительно организационных вопросов, аудит может быть объявленным или необъявленным. В случае объявленного аудита подразделение предупреждается заранее о дате проверки, чаще всего с помощью формального письменного уведомления.

Необъявленный аудит имеет смысл, если оценка системы внутреннего контроля или системы управления рисками является основной функцией аудиторов, либо если существует высокий риск злоупотреблений, халатного отношения или мошенничества.

Подготовка к необъявленному аудиту

Если было принято решение провести необъявленный внутренний аудит, необходимо обеспечить конфиденциальность информации о его проведении до соответствующего времени. Например:

• Только руководитель подразделения внутреннего аудита должен знать план необъявленных аудитов, а аудитору следует сообщить о проверяемом подразделении непосредственно перед проверкой.
• Если требуется командировка, билеты следует покупать самостоятельно, а не через компанию. Командировочное удостоверение следует оформить уже после факта поездки.

Проведение аудита

При проверке и составлении отчета необходимо следовать определенным шагам. Начните аудит с проведения вводного собрания, на котором:

• Объясните, что будет проверено, какие стандарты и требования будут применяться.
• Напомните о категоризации рисков в соответствии с процедурой, например, критические несоответствия, несоответствия, соответствие или возможности для улучшения.
• Укажите, кто будет задействован в процессе и когда.
• Определите инструменты, которые будут использоваться аудиторами, например, анализ документации, осмотр производства, опрос персонала.
• Уточните сроки для разработки и реализации плана корректирующих и предупреждающих мероприятий.
• Обсудите запросы на документацию и данные, которые могут потребоваться во время аудита.
• Уточните, что ваша цель не состоит в поиске виновных или несоответствий, а скорее в сборе доказательств того, что система функционирует.

Руководство по проведению внутреннего аудита

При проведении проверки внимательно записывайте все наблюдаемое и услышанное. При анализе документации запишите подробности, такие как название документа, ссылку, дату выпуска и т.д. При опросе персонала документируйте их имена, должности и отделы. При осмотре производства и других процессов или помещений делайте детальные фотографии или записывайте, что было наблюдено, например, состояние используемого оборудования, даты последнего обслуживания и т.д. Эта информация пригодится при составлении отчета.

Помните, что во время аудита вы собираете информацию, а не предоставляете ее.

Интервью

Во время интервью важно дать проверяемому большую возможность высказаться, идеальное соотношение составляет 80/20 в пользу аудируемого.

Советы для всех участников аудита

• Все участники проверки должны сотрудничать для достижения целей аудита.
• Аудиторы должны соблюдать те же правила безопасности и производственные практики, что и другие сотрудники.
• Сопровождающие аудитора не должны отвечать на те вопросы, которые не относятся непосредственно к ним. Например, если аудитор задает вопрос сотруднику, ответственному за мойку инвентаря, то на него должен ответить именно этот сотрудник.
• Проверьте действия, предпринятые в результате предыдущего внутреннего аудита: были ли приняты корректирующие меры и какова их эффективность.

Завершение аудита

По завершении аудита важно получить подтверждение следующих факторов:

1. Процессы документированы.
2. Результаты деятельности компании измеряются.
3. Компания может доказать, что работает в соответствии с регламентами и инструкциями.
4. Персонал понимает свою роль.

На заключительном собрании поблагодарите проверяемых за помощь во время аудита. Объясните, что внутренний аудит является выборочным и представляет срез текущей ситуации. Подчеркните, что любые вопросы приветствуются. Уточните объем и цели аудита, чтобы убедиться, что все понимают, что было проверено.

Сделайте общее резюме выводов, сделанных во время аудита. Это даст возможность обобщить мысли и предоставить обратную связь по тем областям, в которых система функционирует хорошо. Это поможет разбить стереотип о том, что аудит связан только с поиском несоответствий. Обсудите также выявленные проблемы и выслушайте высказанные замечания и вопросы. Несоответствия, которые не могут быть приняты, должны быть дополнительно изучены, и необходимо стремиться к достижению согласия и обоснованности выводов. Если соглашение не достигнуто, информацию о несоответствиях и разногласиях следует передать менеджеру по качеству.

Наконец, аудитор должен поблагодарить проверяемых за их сотрудничество во время аудита и сообщить им о дате готовности аудиторского отчета, а также о сроках предоставления плана корректирующих мероприятий.

После завершения проверки составьте отчет по внутреннему аудиту, который должен быть простым и понятным. Представьте его так, будто его читает человек, не знакомый с тематикой аудита, чтобы избежать возникновения вопросов. Согласуйте, утвердите и передайте отчет аудируемым.

В установленные сроки получите от аудируемого подразделения план корректирующих мероприятий с указанием ответственных лиц и запланированной даты выполнения. Согласуйте и отслеживайте выполнение плана.

Результаты внутреннего аудита и программы корректирующих мероприятий являются основными элементами для анализа руководством и важным инструментом для снижения рисков.

{$te}

Важно помнить: для того чтобы система менеджмента заработала в полную силу, нужна заинтересованность высшего руководства в развитии этой системы, хорошо подобранная команда внутренних аудиторов и подготовленный персонал.

Если же аудиторы во время проверки уделяют внимание только формальностям: правильной простановке дат и подписей на документах, а по результатам проведенных аудитов «провинившихся» наказывают и при этом система менеджмента качества существует отдельно от производства, то вреда для бизнеса от таких аудитов будет больше, чем пользы.

ПОДЕЛИТЬСЯ ДАННОЙ СТАТЬЕЙ

Назначение

Настоящая документированная процедура регламентирует порядок проведения предупреждающих действий с целью снижения вероятности возникновения рисковых событий, которые могут привести к появлению несоответствий в системе управления, процессах, продукции, работах или услугах организации.

Область применения

Данная процедура является частью системы управления рисками организации. Действие данной процедуры относится к этапу реагирования на возможные рисковые события. Требования процедуры «Предупреждающие действия» являются обязательными к применению во всех подразделениях и всеми сотрудниками организации.

Нормативные ссылки, сокращения, обозначения, термины и определения

Состав применяемых сокращений, обозначений, терминов и определений приводится в последующих подразделах.

ГОСТ Р ИСО 9001 – 2015 – «Система менеджмента качества. Требования».

ГОСТ Р ИСО 9000 – 2015 – «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь».

ДП – 01 – «Управление документацией СМК».

ДП – 06 – «Внутренние аудиты».

ГД – генеральный директор;

ДП – документированная процедура;

СМК – система менеджмента качества.

– Действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации (ГОСТ Р ИСО 9000 – 2015).

– Влияние неопределенности (ГОСТ Р ИСО 9000 – 2015).

Описание процесса

Предупреждающие действия выполняются с целью выявления и устранения потенциальных несоответствий в деятельности организации, системе качества, процессах, продукции, работах и услугах организации.

Предупреждающие действия являются частью процесса управления рисками организации. До разработки предупреждающих действий осуществляется выявление рисков, анализ рисков и оценка рисков. Данные мероприятия по управлению рисками осуществляются в соответствии с действующей документацией системы качества организации.

Ровни ответственности за предупреждающие действия

Предупреждающие действия выполняются на различных уровнях управления:

Ответственность за выполнение предупреждающих действий на стратегическом уровне возлагается на высшее руководство организации.

Ответственность за выполнение предупреждающих действий на тактическом уровне возлагается на руководителей среднего звена.

Ответственность за выполнение предупреждающих действий на оперативном уровне возлагается на линейный персонал организации.

Арактеристики процесса

Владелец процесса: менеджер по качеству.

Критерий результативности процесса: предупреждающие действия выполнены и признаны результативными.

Метод обеспечения результативности процесса: устранение причин потенциальных несоответствий.

Контролируемые показатели процесса

количество реализовавшихся потенциальных несоответствий

Предупреждающие действия на стратегическом уровне

Предупреждающие действия на стратегическом уровне осуществляются в ответ на изменения во внешней или внутренней среде организации.

Порядок действий по проведению предупреждающих действий представлен на схеме 1.

№ п.п.

Получены данные об изменениях

Данные об изменениях могут быть получены из:

Провести совещание высшего руководства

Состав участников совещания определяет генеральный директор исходя из предполагаемых изменений во внешней или внутренней среде организации.

Определить потенциальные несоответствия

Потенциальные несоответствия документируются в протоколе совещания.

Определить необходимость/ возможность действий

Необходимость/ возможность действий определяется на основании:

Решение о необходимости/ возможности действий принимается путем голосования. Решение считается принятым при наличии большинства голосов.

В действиях нет необходимости

Может приниматься решение:

Полную версию процедуры "Предупреждающие действия" можно приобрести в интернет-магазине "Менеджмент качества".

Процедура "Предупреждающие действия"

Процедура "Предупреждающие действия" позволяет реализовать требования стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) по управлению рисками, в частности, реагирование на риски.

Область применения процедуры "Предупреждающие действия" охватывает все уровни управления организацией:

Порядок действий представлен в виде схем процессов с пояснениями каждого действия.

Процедура "Предупреждающие действия" является универсальной и может применяться организациями любых сфер деятельности и с любой численностью персонала.

Документ включает в себя 12 страниц.

Материалы

Экономьте время на разработке, используя свободные формы от LINCO