Росархивом утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Документы по вопросам охраны труда содержатся в разделе 7.3 Перечня. Всего в данный раздел вошли 24 позиции.
Так, например, согласно Перечню должны соблюдаться следующие сроки хранения документов:
1) отчеты по проведению спецоценки условий труда (СОУТ) и документы к ним:
- по месту проведения — 45 лет, однако при наличии вредных и опасных условий труда срок хранения составляет 50 лет (если документы закончены после 1 января 2003 года) и 75 лет (если документы закончены до 1 января 2003 года);
- в других организациях — 5 лет;
2) сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) — в течение 5 лет после истечения срока действия сертификата;
3) документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда — 5 лет;
4) списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда:
- 50 лет — если документы закончены после 1 января 2003 года;
- 75 лет — если документы закончены до 1 января 2003 года;
5) наряды-допуски и журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ:
- в течение 1 года после закрытия наряда-допуска;
- при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве — 45 лет;
6) документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профзаболеваний:
7) документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда — 5 лет;
8) протоколы результатов обучения по охране труда — 5 лет;
9) журналы и книги учета:
- инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет;
- профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда — 5 лет;
10) книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет;
11) документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств — 5 лет ЭПК (срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение);
12) переписка по вопросам охраны труда — 5 лет.
Не пропустить утверждение важных документов поможет новостная лента в системе «Техэксперт: Охрана труда».
Напряженность труда с воздействием вредных и опасных факторов Работы, отражающие нагрузку на функциональные системы организма, выполнение которых связано с тяжестью и напряженностью труда Работы, отражающие преимущественную нагрузку на опорно-двигательный аппарат и функциональные системы организма, выполнение которых связано с вовлечением одной трети мышечной массы человека Работы, отражающие преимущественную нагрузку на опорно-двигательный аппарат и функциональные системы организма, выполнение которых связано с вовлечением более чем двух третей мышечной массы человека Протезирование, переобучение, полная реабилитация. Санаторно-курортное лечение, обеспечение специальными транспортными средствами, сторонний уход Дополнительная медицинская помощь, бытовая, трудовая Социальная, медицинская, профессиональная реабилитация Лицо, ответственное за охрану труда Непосредственный руководитель (руководитель структурного подразделения) Замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям Предупреждение, выговор, строгий выговор, увольнение по соответствующим основаниям Постановка на вид, строгий выговор, предупреждение о служебном несоответствии Предупреждение, выговор, строгий выговор Может, если имеющиеся акт оформлен с нарушениями или не соответствует материалам расследования Решает комиссия по расследованию несчастного случая Нет, так как он является заинтересованным лицом Имеет право только по согласованию с комиссией по расследованию профессионального заболевания Имеет право принимать участие только его доверенное лицо Может только по запросу судебных органов Может только по запросу органов государственного контроля и надзора Не запрещается при сокращенной рабочей смене Не запрещается, если соблюдены гарантии и льготы для этой категории работников Не запрещается, если условия труда относятся к классу 1 Является, если он относится к электротехнологическому персоналу Является, если он прошел обучение в аккредитованной организации и имеет удостоверение Является, если он прошел обучение в аккредитованной организации и имеет 3 группу допуска по электробезопасности В зависимости от должности Не более 40 часов в неделю Не более 36 часов в неделю Распространяется, если лицо подчиняется внутреннему трудовому распорядку организации Распространяется, если лицо является работодателем Распространяется, если лицо за свой труд получает заработную плату Акт формы Н1, если есть приказ руководителя об использовании личного транспорта в производственных целях Акт специального расследования Допускается только с согласия работника Допускается при положительном решении органов здравоохранения К тяжести трудового процесса К факторам трудового процесса Проводится только вводный инструктаж Не должен, если он имеет 3 группу допуска по электробезопасности Не должен, так как он знаком уже с условиями работы Приемное отделение лечебного учреждения Бюро медико-социальной экспертизы Врачебно-трудовая экспертная комиссия Клинико-экспертная комиссия (КЭК) Состоит, потому что за выполненную работу он получит вознаграждение Состоит, потому что за качество выполненной работы несет ответственность Состоит, если он подчиняется внутреннему трудовому распорядку Не состоит, потому что договор носит гражданско-правовой характер Бюро медико-социальной экспертизы Клинико-экспертная комиссия (КЭК) Врачебно-трудовая экспертная комиссия (ВТЭК) Решает комиссия, в состав которой он входит Решает суд на основании представленных материалов государственным инспектором труда При проведении тренировок по эвакуации в случае возникновения пожара Перед началом нового учебного года Не реже 2 раз в год (весной и осенью) Не должна, если перед ней имеется диэлектрический коврик Не должна, если перед ней имеется деревянный настил и диэлектрический коврик Провести аттестацию рабочих мест по условиям труда Создать совместную комиссию с органами Роспотребнадзора по определению контингента Провести экспертизу рабочих мест Составить списки работников и издать приказ Последствия полученных повреждений Амбулаторное или стационарное лечение Предотвращение смертельного исхода в результате оказания медицинской помощи Повреждения здоровья, не угрожающие жизни пострадавшему Кодексом РФ об административных правонарушениях Направление пострадавшего на учебу с целью получения новой профессии Предпринять попытку вправить вывих. Наложить жгут. Дать внутрь обезболивающее средство. Обеспечить покой поврежденной конечности Дать внутрь 2 таблетки анальгина. Положить гипотермический пакет или лед на область сустава. Зафиксировать конечность в том положении, которое она приняла после после травмы. Обеспечить покой поврежденной конечности Предпринять попытку вправить вывих. Наложить тугую повязку. Зафиксировать поврежденную конечность Наложить тугую повязку. Обеспечить покой для поврежденной конечности. Дать внутрь обезболивающее средство Организационно-технический вид защиты Организационный вид защиты Техническое средство защиты Три, если случай является страховым Застрахован или нет работник Какой договор заключен с работником Является ли работник совместителем У лица, по приказу ответственного за проведение вводного инструктажа У директора или специалиста, ответственного по приказу за проведение вводного инструктажа Лицо, по приказу ответственное за противопожарное состояние учреждения (сооружений и помещений) Три, если случай является страховым Разрешается только после проведения инструктажа и под контролем учителя и если высота составляет менее 1,5 м Разрешается только после проведения инструктажа и под контролем учителя Разрешается только под контролем учителя Допускается, если выполнены все нормы СанПиНа и пожарной безопасности Допускается, если выполнены все нормы СанПиНа и определена в приказе ответственность за безопасность Допускается при наличии приточно-вытяжной вентиляции и выполнения правил СанПиНа Напряженность труда с воздействием вредных и опасных факторов Работы, отражающие нагрузку на функциональные системы организма, выполнение которых связано с тяжестью и напряженностью труда Работы, отражающие преимущественную нагрузку на опорно-двигательный аппарат и функциональные системы организма, выполнение которых связано с вовлечением одной трети мышечной массы человека Работы, отражающие преимущественную нагрузку на опорно-двигательный аппарат и функциональные системы организма, выполнение которых связано с вовлечением более чем двух третей мышечной массы человека Протезирование, переобучение, полная реабилитация. Санаторно-курортное лечение, обеспечение специальными транспортными средствами, сторонний уход Дополнительная медицинская помощь, бытовая, трудовая Социальная, медицинская, профессиональная реабилитация Лицо, ответственное за охрану труда Непосредственный руководитель (руководитель структурного подразделения) Замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям Предупреждение, выговор, строгий выговор, увольнение по соответствующим основаниям Постановка на вид, строгий выговор, предупреждение о служебном несоответствии Предупреждение, выговор, строгий выговор Может, если имеющиеся акт оформлен с нарушениями или не соответствует материалам расследования Решает комиссия по расследованию несчастного случая Нет, так как он является заинтересованным лицом Имеет право только по согласованию с комиссией по расследованию профессионального заболевания Имеет право принимать участие только его доверенное лицо Может только по запросу судебных органов Может только по запросу органов государственного контроля и надзора Не запрещается при сокращенной рабочей смене Не запрещается, если соблюдены гарантии и льготы для этой категории работников Не запрещается, если условия труда относятся к классу 1 Является, если он относится к электротехнологическому персоналу Является, если он прошел обучение в аккредитованной организации и имеет удостоверение Является, если он прошел обучение в аккредитованной организации и имеет 3 группу допуска по электробезопасности В зависимости от должности Не более 40 часов в неделю Не более 36 часов в неделю Распространяется, если лицо подчиняется внутреннему трудовому распорядку организации Распространяется, если лицо является работодателем Распространяется, если лицо за свой труд получает заработную плату Акт формы Н1, если есть приказ руководителя об использовании личного транспорта в производственных целях Акт специального расследования Допускается только с согласия работника Допускается при положительном решении органов здравоохранения К тяжести трудового процесса К факторам трудового процесса Проводится только вводный инструктаж Не должен, если он имеет 3 группу допуска по электробезопасности Не должен, так как он знаком уже с условиями работы Приемное отделение лечебного учреждения Бюро медико-социальной экспертизы Врачебно-трудовая экспертная комиссия Клинико-экспертная комиссия (КЭК) Состоит, потому что за выполненную работу он получит вознаграждение Состоит, потому что за качество выполненной работы несет ответственность Состоит, если он подчиняется внутреннему трудовому распорядку Не состоит, потому что договор носит гражданско-правовой характер Бюро медико-социальной экспертизы Клинико-экспертная комиссия (КЭК) Врачебно-трудовая экспертная комиссия (ВТЭК) Решает комиссия, в состав которой он входит Решает суд на основании представленных материалов государственным инспектором труда При проведении тренировок по эвакуации в случае возникновения пожара Перед началом нового учебного года Не реже 2 раз в год (весной и осенью) Не должна, если перед ней имеется диэлектрический коврик Не должна, если перед ней имеется деревянный настил и диэлектрический коврик Провести аттестацию рабочих мест по условиям труда Создать совместную комиссию с органами Роспотребнадзора по определению контингента Провести экспертизу рабочих мест Составить списки работников и издать приказ Последствия полученных повреждений Амбулаторное или стационарное лечение Предотвращение смертельного исхода в результате оказания медицинской помощи Повреждения здоровья, не угрожающие жизни пострадавшему Кодексом РФ об административных правонарушениях Направление пострадавшего на учебу с целью получения новой профессии Предпринять попытку вправить вывих. Наложить жгут. Дать внутрь обезболивающее средство. Обеспечить покой поврежденной конечности Дать внутрь 2 таблетки анальгина. Положить гипотермический пакет или лед на область сустава. Зафиксировать конечность в том положении, которое она приняла после после травмы. Обеспечить покой поврежденной конечности Предпринять попытку вправить вывих. Наложить тугую повязку. Зафиксировать поврежденную конечность Наложить тугую повязку. Обеспечить покой для поврежденной конечности. Дать внутрь обезболивающее средство Организационно-технический вид защиты Организационный вид защиты Техническое средство защиты Три, если случай является страховым Застрахован или нет работник Какой договор заключен с работником Является ли работник совместителем У лица, по приказу ответственного за проведение вводного инструктажа У директора или специалиста, ответственного по приказу за проведение вводного инструктажа Лицо, по приказу ответственное за противопожарное состояние учреждения (сооружений и помещений) Три, если случай является страховым Разрешается только после проведения инструктажа и под контролем учителя и если высота составляет менее 1,5 м Разрешается только после проведения инструктажа и под контролем учителя Разрешается только под контролем учителя Допускается, если выполнены все нормы СанПиНа и пожарной безопасности Допускается, если выполнены все нормы СанПиНа и определена в приказе ответственность за безопасность Допускается при наличии приточно-вытяжной вентиляции и выполнения правил СанПиНа Не менее 0,2 процента суммы затрат на производство продукции (работ и услуг) Естественная и механическая. Может, если учитель не прошел в установленном порядке обучение по охране труда, инструктаж, стажировку и проверку знаний требований охраны труда Может только по согласованию с вышестоящим органом управления образованием Не может, вопрос об отстранении от работы решает директор школы Не может, такого права у него нет Имеет право только по требованию государственного инспектора труда Имеет право только через своего представителя Не имеет права, так как является заинтересованным лицом Является, если совершен повторный проступок Является, если причиной для дисциплинарного взыскания послужило алкогольное опьянение Является, так как объяснение в письменной форме является доказательством Срок устанавливает руководитель Устанавливается на срок до 6 месяцев Устанавливается на срок до 3 месяцев Принцип социального партнерства Система социального партнерства Форма социального партнерства Не подлежит как не связанный с производством Подлежит расследованию и учету с составлением акта формы Н1 Подлежит с составлением акта формы Н2 Подлежит с составлением акта произвольной формы Подъем и перемещение груза вручную На работах с высоким классом профессионального риска На работах с ВОПФ и на работах с особо температурными условиями или связанными с загрязнением На работах с повышенной опасностью На работах с ограничением труда женщин и подростков Не обязательно, так как есть Соглашение по охране труда Не обязательно, так как руководитель обязан выполнять Законодательство РФ об охране труда Не обязательно, так как компенсации и льготы работников определены в приложении к коллективному договору 3 суток и сутки на составление акта формы Н1 или Н2 Решает комиссия по расследованию несчастного случая Токсические, раздражающие, канцерогенные, сенсибилизирующие. Оптимальные, допустимые, вредные, опасные Чрезвычайно опасные, высокоопасные, умеренноопасные, малоопасные Физические, химические, биологические, психофизиологические Группу допуска устанавливает ответственный за электрохозяйство Группу допуска иметь не обязательно После расследования несчастного случая Руководитель, специалист, медицинский работник Не менее 5 человек, обученных в аккредитованной организации и имеющих удостоверения Только администрация учреждения Не менее 3-х человек, обученных по ОТ в аккредитованной организации и имеющих удостоверения Профилактика производственно-обусловленной заболеваемости Обоснование получения путевки на санаторно-курортное оздоровление Выявление признаков общего заболевания Выявление первичных признаков профессионального заболевания Функция системы управления охранной труда Принцип управления охраной труда Метод управления охраной труда Сообщить в ближайшую пожарную часть по телефону 01. Эвакуировать детей и сотрудников из помещений. Эвакуацию нужно начинать из того помещения, где возник пожар, а также из помещений, которым угрожает опасность распространения пожара. В своих действиях руководствоваться схемой эвакуации Сообщить в ближайшую пожарную часть по телефону 01. Сообщить руководителю или лицу, его замещающему. Эвакуировать детей и сотрудников из помещений. Эвакуацию нужно начинать из того помещения, где возник пожар Эвакуировать детей и сотрудников из помещений. Эвакуацию нужно начинать из того помещения, где возник пожар, а также из помещений, которым угрожает опасность распространения пожара. В своих действиях руководствоваться схемой эвакуации. Сообщить в пожарную часть по телефону 01 Сообщить руководителю учреждения. Эвакуировать детей и сотрудников из помещений. Эвакуацию нужно начинать из того помещения, где возник пожар, а также из помещений, которым угрожает опасность распространения пожара. В своих действиях руководствоваться схемой эвакуации. Сообщить в пожарную часть по телефону 01 Распоряжением заместителя по АХЧ Договором на выполнение работы Приказом руководителя с оформлением наряд-допуска Спортивном зале, технической мастерской Главврач лечебного учреждения Запрещающие, предупреждающие, указательные, предписывающие Предписывающие и предупреждающие Запрещающие и предупреждающие Назначается председателем профкома Избирается открытым голосованием на профсоюзном собрании Избирается на общем собрании трудового коллектива Избирается на заседании профкома В протокол инструментальных замеров В карту аттестации рабочего места В ведомость аттестации рабочих мест Со дня окончания расследования страхового случая Со дня наступления страхового случая Со дня заключения медико-социальной экспертизы Определяется сторонами договора Прекратить действие тока на пострадавшего, оценить тяжесть поражения. Приступить к сердечно-легочной реанимации. Затем доставить пострадавшего в ближайшее медицинское учреждение Уложить пострадавшего, расстегнув одежду, создать покой. Оценить тяжесть поражения. Доставить пострадавшего в ближайшее медицинское учреждение Прекратить действие тока на пострадавшего. Оценить состояние дыхательной и сердечной деятельности, при необходимости приступить к сердечно-легочной реанимации. Уложить пострадавшего, расстегнув одежду, создать покой. При наличии сознания дать сердечные лекарственные средства. При наличии сознания дать сердечные лекарственные средства. Прекратить действие тока на пострадавшего. Уложить пострадавшего, расстегнув одежду, создать покой. Доставить пострадавшего в медицинское учреждение Комиссия, назначенная приказом руководителя Акт специального расследования Перед началом нового учебного года Учащейся, если он был проинструктирован и расписался в журнале инструктажей Определяет руководитель учреждения в приказе Экспертиза страхового случая Комиссия по расследованию несчастного (страхового) случая Учреждение медико-социальной экспертизы Быстро уложить пострадавшего на спину на жесткую поверхность и встать справа. Положить ладонь одной руки на нижнюю часть грудины пострадавшего (на 2 пальца от края мечевидного отростка), сверху на нее положить ладонь другой руки. Энергичным толчковообразным движением рук надавливать на грудину на глубину 4-5 см Быстро уложить пострадавшего на спину на жесткую поверхность и встать слева. Положить ладонь одной руки на нижнюю часть грудины пострадавшего (на 1 палец от края мечевидного отростка), сверху на нее положить ладонь. Быстро уложить пострадавшего на спину на жесткую поверхность и встать слева. Положить ладонь одной руки на нижнюю часть грудины пострадавшего (на 2 пальца от края мечевидного отростка), сверху на нее положить ладонь другой руки. Энергичным толчковообразным движением рук осуществлять надавление Быстро уложить пострадавшего на спину на жесткую поверхность и встать слева. Положить ладонь одной руки на нижнюю часть грудины пострадавшего (на 2 пальца от края мечевидного отростка), сверху на нее положить ладонь другой руки. Энергичным толчковообразным движением рук, разогнутых в локтевых суставах, надавливать на грудину на глубину 4-5 см у взрослых и на 1,5-3 см у детей. После каждого надавливания дать возможность расправиться грудной клетке самостоятельно, при этом руки от груди не отнимать Решает комиссия по охране труда Решает комиссия по проведению аттестации Напряженность труда с воздействием вредных и опасных факторов Работы, отражающие нагрузку на функциональные системы организма, выполнение которых связано с тяжестью и напряженностью труда Работы, отражающие преимущественную нагрузку на опорно-двигательный аппарат и функциональные системы организма, выполнение которых связано с вовлечением одной трети мышечной массы человека Работы, отражающие преимущественную нагрузку на опорно-двигательный аппарат и функциональные системы организма, выполнение которых связано с вовлечением более чем двух третей мышечной массы человека Протезирование, переобучение, полная реабилитация. Санаторно-курортное лечение, обеспечение специальными транспортными средствами, сторонний уход Дополнительная медицинская помощь, бытовая, трудовая Социальная, медицинская, профессиональная реабилитация Лицо, ответственное за охрану труда Непосредственный руководитель (руководитель структурного подразделения) Замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям Предупреждение, выговор, строгий выговор, увольнение по соответствующим основаниям Постановка на вид, строгий выговор, предупреждение о служебном несоответствии Предупреждение, выговор, строгий выговор Может, если имеющиеся акт оформлен с нарушениями или не соответствует материалам расследования Решает комиссия по расследованию несчастного случая Нет, так как он является заинтересованным лицом Имеет право только по согласованию с комиссией по расследованию профессионального заболевания Имеет право принимать участие только его доверенное лицо Может только по запросу судебных органов Может только по запросу органов государственного контроля и надзора Не запрещается при сокращенной рабочей смене Не запрещается, если соблюдены гарантии и льготы для этой категории работников Не запрещается, если условия труда относятся к классу 1 Является, если он относится к электротехнологическому персоналу Является, если он прошел обучение в аккредитованной организации и имеет удостоверение Является, если он прошел обучение в аккредитованной организации и имеет 3 группу допуска по электробезопасности В зависимости от должности Не более 40 часов в неделю Не более 36 часов в неделю Распространяется, если лицо подчиняется внутреннему трудовому распорядку организации Распространяется, если лицо является работодателем Распространяется, если лицо за свой труд получает заработную плату Акт формы Н1, если есть приказ руководителя об использовании личного транспорта в производственных целях Акт специального расследования Допускается только с согласия работника Допускается при положительном решении органов здравоохранения К тяжести трудового процесса К факторам трудового процесса Проводится только вводный инструктаж Не должен, если он имеет 3 группу допуска по электробезопасности Не должен, так как он знаком уже с условиями работы
С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов по охране труда. В этой статье приводим их все в таблице.
Какие изменения учесть
Новые обязательные сроки хранения различных документов, связанных с охраной труда, с 18.02.2020 определяет п. 7.3 раздела II упомянутого приказа Росархива. И вот основные нововведения:
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда теперь нужно хранить 5 лет, а не постоянно;
- для отдельных видов документов установили специальный срок хранения: так, журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) надо хранить 45 лет.
Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2020 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.