Протокол несоответствий на примере внутреннего аудита и внутренних аудитов. Пример

Протокол отклонения № 1

ISO 9001:2015 (п.п. 9.1)

Отдел систем менеджмента/ Руководитель отдела – Соколов Н.А.

В ряде проектов, исполняемых отделом, частично не выполняются требования по проведению мониторинга и измерения процессов. В частности, не
выполняется мониторинг исполнения проектов по двум показателям, установленным в № 02 – КП и № 08 – ДП. Руководитель отдела, в соответствии с
данными документами должен осуществлять мониторинг показателей «Срок задержки работ» и «Объем внеплановых работ». Данные показатели должны
регистрироваться еженедельно в недельном отчете.

Отклонения обнаружены в проектах:

Отклонение является повторяющимся. В ходе предыдущего аудита от 24.11.2019 были выявлены аналогичные отклонения. Кроме того, аналогичные
отклонения обнаружены в отделе корпоративного обучения (протокол отклонения № 2).

Установленная периодичность мониторинга показателей является нецелесообразной. Показатель «Срок задержки работ» необходим ежеквартально, при
проведении мониторинга исполнения бюджета подразделения. Показатель «Объем внеплановых работ» является невостребованным, т.к. внеплановые работы
определяются только по цене, указываемой в дополнительных соглашениях и на основании счетов, выставляемых бухгалтерией.

______________ /Соколов Н.А./

Уполномоченный по качеству:

______________ /Сидоров А.А./

______________ /Петров А.И./

Комплект аудитора СМК

Протокол отклонений входит в комплект аудитора СМК. Если Вам необходим полный комплект документации по аудиту, то Вы можете приобрести его в интернет-магазине
“Менеджмент качества”. Комплект аудитора СМК
предназначен для организации и проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества.

Все документы комплекта допускают редактирование.

Они могут быть “настроены” под конкретное предприятие.

Отчет по внутреннему аудиту №1

Дата проведения аудита: 15.03.2020

Основными целями внутреннего аудита являлись:

проверка результативности системы менеджмента качества компании «KPMS»

выявление и оценка несоответствий в документах системы менеджмента качества;

выявление и оценка несоответствий в работе персонала компании «KPMS»

Основание проведения аудита и объем проверки:

Аудит проводился в соответствии с программой аудита и на основании приказа генерального директора. В ходе аудита программа аудита была выполнена.
Проверены все подразделения и сотрудники, предусмотренные программой и все процессы. Аудит проводился на территории офиса компании.

Проверка корректирующих мероприятий по результатам предыдущего аудита:

На момент проведения аудита не выполнены корректировочные мероприятия по протоколу отклонения № 2 от 12.09.2019 г. и протоколу отклонения № 6 от _ 12.09.2019 г.

Корректирующие мероприятия, предусмотренные протоколами отклонений №1, №3, №4, №5 от 12.09.2019 выполнены и являются результативными. В ходе текущего
аудита повторения несоответствий, аналогичных несоответствиям аудита от 12.09.2019 г. не выявлено.

Описание несоответствий и их причин:

Основные несоответствия связаны с нарушением требований управления документацией (1 несоответствие), мониторингом и измерением процессов
(1 несоответствие) и управлением закупками (1 несоответствие).

Замечания связаны с ведением записей и сроков оформления и подписания документов по проектам.

Несоответствие, связанное с управлением документацией:

при введении в действие документированных процедур и ряда положений организационные документы (в частности, должностные инструкции и положения о
подразделениях) своевременно не пересматриваются. Вероятных причин данного несоответствия несколько. Во-первых, должностные инструкции и положения о
подразделениях «не востребованы» сотрудниками. Основная ежедневная работа выполняется на основании документированных процедур, карт процессов и положений
об организации деятельности. Во-вторых, ответственным за актуализацию должностных инструкций и положений о подразделениях является руководитель службы
персонала, а разработку документированных процедур выполняют сотрудники подразделений под руководством менеджера по качеству. Нарушен обмен информацией
между службой персонала и службой качества.

Несоответствие, связанное с мониторингом и измерением процессов:

отсутствуют данные по отдельным контролируемым показателям процессов. Причина данного несоответствия связана с неверно установленной периодичностью
сбора данных. Отдельные показатели являются «невостребованными» для управления. В связи с этим, подготовка данных по этим показателям менеджерами
проектов не осуществляется.

Несоответствие, связанное с управлением закупками:

по отдельным проектам документально не оформляется повторная оценка подрядчиков в сроки установленные документированной процедурой №11 – ДП. Причина
несоответствия связана с тем, что подрядчик привлекается к выполнению работ компании только в том случае, когда в компании недостаточно собственных
ресурсов. В течение года привлечение подрядчиков осуществляется по 2-3 проектам. Проводить оценку подрядчиков в сроки установленные в документированной
процедуре нецелесообразно.

Выводы и рекомендации:

Система менеджмента качества хорошо документирована, работает результативно и эффективно. Сотрудники компании хорошо знают и выполняют требования системы качества и ее документации. Большая часть деятельности сотрудников интегрирована в работу системы качества, в связи с чем сотрудники не делают различий между своей деятельностью и работой системы качества, что является положительным моментом.

Для повышения эффективности системы качества по выявленным несоответствиям рекомендуется:

1. Определить юридическую необходимость и практическую целесообразность дальнейшего ведения должностных инструкций и положений о подразделениях. Для выполнения этой работы привлечь уполномоченного по качеству, юридическую службу и службу персонала. В случае необходимости ведения данных документов включать в раздел “Нормативные ссылки” каждой из документированных процедур, карт процессов и положений о деятельности состав должностных инструкций и положений о подразделениях, которые должны актуализироваться при изменении данных документов.

2. По контролируемым показателям процессов осуществить пересмотр соответствующих карт процессов и документированных процедур. Изменить сроки сбора данных по показателям. Невостребованные показатели рекомендуется удалить, либо определить состав данных, необходимых для руководства.

3. Повторную оценку подрядчиков рекомендуется совместить с проведением анализа со стороны руководства, т.к. для этого анализа осуществляется подготовка необходимых данных.

Программа аудита – Приложение №1

Протоколы отклонений (3 листа) – Приложение №2

Замечания (2 листа) – Приложение №3

Ведущий аудитор /______________/ Петров А.И.

Аудитор /______________/ Ермолаева В.В.

Аудитор /______________/ Симонов П.К.

Отчет по аудиту входит в комплект аудитора СМК. Если Вам необходим полный комплект документации по аудиту, то Вы можете приобрести его в интернет-магазине
“Менеджмент качества”. Комплект аудитора СМК
предназначен для организации и проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества.

Внутренние аудиты. Пример

Ответственный за актуализацию: Менеджер по качеству.

Назначение

Настоящая документированная процедура предназначена для проведения внутренних аудитов СМК в подразделениях компании «KPMS».

Область применения

Требования данной процедуры распространяются на все подразделения, а также на всех должностных лиц компании «KPMS», принимающих участие во
внутренних аудита СМК.

Нормативные ссылки

ИСО 9000:2005 – «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».

ИСО 9001:2008 – «Система менеджмента качества. Требования».

ИСО 19011:2002 – «Руководящие указания по проверке систем менеджмента качества и (или) охраны окружающей среды».

Термины, сокращения и условные обозначения

Термины и определения:

Аудит (проверка) – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью
установления степени выполнения согласованных критериев (ИСО 9000:2005).

Аудитор – лицо, продемонстрировавшее личные качества и компетентность, необходимые для проведения аудита (ИСО 9000:2005).

Группа аудиторов – один или более аудиторов, проводящих аудит с привлечением (при необходимости) технических специалистов.

ДП – документированная процедура;

СМК – система менеджмента качества.

Описание процесса

Аудит СМК в компании «KPMS» проводится с целью:

• определить уровень соответствия СМК требованиям стандарта ИСО 9001:2008;
• определить уровень соответствия СМК требованиям внутренних нормативных документов.

Аудит может проводиться планово (на основании годового плана аудитов) и внепланово (на основании распоряжения генерального директора).

Периодичность проведения планового аудита должна составлять не реже 1 раза в шесть месяцев.

Ответственным за организацию аудитов является уполномоченный по качеству.

Ответственным за проведение аудитов является ведущий аудитор.

Годовой план внутренних аудитов разрабатывается и утверждается не позднее 20 декабря. Годовой план внутренних аудитов разрабатывает уполномоченный
по качеству. При планировании внутренних аудитов СМК предусматривается обязательная проверка каждого из подразделений, каждого из процессов и каждого
из требований ИСО 9001:2008.

Перед началом каждого аудита разрабатывается график аудита. График разрабатывается за неделю до даты проведения аудита.

Для проведения внутренних аудитов из числа сотрудников компании назначаются ведущий аудитор, аудиторы и технические специалисты. Кандидатуры ведущего
аудитора и аудиторов определяются уполномоченным по качеству. Назначение ведущего аудитора и аудиторов осуществляется приказом генерального директора
по личному составу. В приказе может указываться срок назначения. Если срок не указан, то ведущий аудитор (аудиторы) считается назначенным бессрочно и
теряет свой статус аудитора только на основании приказа генерального директора о назначении нового ведущего аудитора (аудитора) или при увольнении из
компании.

Технические специалисты назначаются (при необходимости) на каждый аудит по представлению ведущего аудитора. Назначение технических специалистов
осуществляется в приказе по организации о проведении внутреннего аудита.

При составлении графика аудита распределение аудиторов и технических специалистов по объектам проверки должно исключать возможность проверки ими
подразделений, в которых работают аудиторы и технические специалисты.

2 Схема проведения внутренних аудитов

Каждый из видов внутреннего аудита (плановый и внеплановый) в компании “KPMS” должен проводиться по следующей схеме.

По ходу проведения аудитных бесед аудиторы обязаны вести записи обнаружений аудита. Записи должны вестись в вопроснике по аудиту в графе «Обнаружения
аудита».

По завершении аудитных бесед и исполнения графика аудита ведущий аудитор разрабатывает отчет по аудиту. Отчет по аудиту предоставляется генеральному
директору. Если при проведении аудита обнаружены несоответствия, то при составлении отчета по аудиту оформляются листы несоответствий. Решение об
устранении выявленных несоответствий принимает уполномоченный по качеству.

Классификация несоответствий

Каждому несоответствию, обнаруженному в ходе аудита присваивается категория. Категория несоответствия определяется аудиторами на основании консенсуса,
однако окончательное решение о категории несоответствия остается за ведущим аудитором.

Для классификации несоответствии в компании «KPMS» принята следующая классификация несоответствий:

требование стандарта ИСО 9001:2008 не внедрено – критическое несоответствие;

требование стандарта не реализовано в документации СМК и не выполняется в работе – критическое несоответствие;

разовое нарушение требования стандарта ИСО 9001:2008 или документации СМК в работе – несоответствие;

отсутствие документации, не влекущее прямого нарушения требования стандарта ИСО 9001:2008 – несоответствие;

отступление от требований документации СМК не влекущее за собой нарушение требований стандарта ИСО 9001:2008 – замечание.

4 Требования к аудиторам

Для проведения внутреннего аудита создается группа аудиторов. В группу аудиторов входят ведущий аудитор, аудиторы и технические специалисты
(при необходимости).

Для назначения на роль ведущего аудитора кандидатура должна удовлетворять следующим квалификационным требованиям:

• высшее образование;
• общий стаж работы не менее 5 лет;
• стаж работы в компании не менее одного года;
• знание требований стандарта ИСО 9001:2008;
• Знание методов проведения аудитов СМК;
• обучение в области аудитов систем менеджмента по стандарту ИСО 19011:2002 подтвержденное свидетельствами (сертификатами).

Для назначения на роль аудитора кандидатура должна удовлетворять следующим квалификационным требованиям:

• высшее образование;
• общий стаж работы не менее 3 лет;
• стаж работы в компании не менее одного года;
• знание требований стандарта ИСО 9001:2008;
• знание методов проведения аудитов СМК.

Для назначения на роль технического специалиста кандидатура должна удовлетворять следующим квалификационным требованиям:

• высшее образование;
• общий стаж работы по специальности не менее 6 лет;
• стаж работы в организации не менее одного года.

Хранение, внесение изменений, рассылка

Хранение оригинала бумажной версии данной процедуры осуществляется в службе качества.

Хранение электронной версии осуществляется на сервере компании.

Архивирование устаревшей версии данной процедуры производится менеджером по качеству. Срок хранения архивной версии установлен в номенклатуре дел.
По истечении срока хранения архивной версии она уничтожается.

Рассылка бумажных версий данной процедуры осуществляется в соответствии со списком рассылки. Список рассылки разрабатывает руководитель службы качества.

Внесение изменений в процедуру осуществляет менеджер по качеству.