Работа с ЭЦП в 2022 году

Что можно сделать прямо сейчас

Уже после новогодних праздников организациям и ИП предстоит сдача отчетности.

Например: форму СЗВ-М в Пенсионный фонд нужно успеть сдать не позднее 17 января 2022 года.

Если пропустить срок сдачи отчетности, то компанию (ИП) могут оштрафовать и даже приостановить операции по расчетному счету. Поэтому важно, чтобы уже в январе у предприятия был действующий сертификат электронной подписи.

Выпуск сертификатов

Подарочные карты обычно изготавливают компании, на этом
специализирующиеся. И делая у них заказ, вы приобретаете услугу. Для
регистрации этой операции в программе 1С можно использовать документ
Поступление товаров и услуг. Расходы на изготовление карт списываются на
издержки обращения. Этот же документ учитывает на счете 19 предъявленный поставщиком
НДС (см. рис. 1).

В результате проведения операции в программе сформируются
следующие проводки:

Дебет 44.01 Кредит 60.01

Дебет 19.04 Кредит 60.01

Оплата за оказанные услуги регистрируется в программе
документом Списание с расчетного счета, в результате проведения документа
сформируется следующая проводка:

Дебет 60 Кредит 51

Таким образом, мы отразили в программе расходы на
приобретенные сертификатов. Но сами подарочные карты с их
индивидуально-определенными признаками пока никак не отражены. Поскольку,
подарочный сертификат – это разновидность бланка строгой отчетности*, то в
программе его нужно отразить на соответствующем счете 006 «Бланки строгой
отчетности».

Примечание:* «БУХ.1С» № 9
за 2021, стр. 29.

Аналитикой к этим субсчетам будет справочник Бланки строгой
отчетности, в который пользователю нужно занести каждый изготовленный
сертификат, с указанием серии, номера и номинала. Пример представлен на рисунке
2.

Оприходовать новые сертификаты на счет 006.01 можно с
помощью ручной операции. Оценить каждый бланк строгой отчетности можно по
условной стоимости – 1 руб.

Где получать подписи с 1 января 2022 года

Юрлицам и ИП сертификаты подписей станут выдавать удостоверяющий центр ФНС (далее — УЦ ФНС) и его доверенные лица.

Банки должны обращаться в удостоверяющий центр Центробанка, бюджетные организации — в удостоверяющий центр Федерального казначейства.

Сотрудники организаций и уполномоченные лица смогут получать сертификаты подписей физлиц в удостоверяющих центрах, аккредитованных по новым правилам. Чтобы подписать документ юридического лица таким сертификатом, понадобится электронная доверенность.

Она, в свою очередь, должна быть подписана сертификатом руководителя организации, полученным в УЦ ФНС. Подробнее см. «Поправки в закон об электронной подписи: облачная ЭП, цифровой нотариус и выдача сертификатов по новым правилам».

Получить сертификат электронной подписи физлица

Получить через час

Таким образом, изменения затронут всех налогоплательщиков, которые сдают отчетность через интернет или используют ее в других целях. Переходный период продлится 6 месяцев — с 1 июля 2021 года до 1 января 2022 года. В это время должны быть приняты необходимые нормативные акты и отработаны все процессы.

Заполнение данных о доверенности

Если отчетность и другие документы для налоговой будет подписывать сотрудник, имеющий сертификат физлица, необходимо направить на него в ФНС электронную доверенность.

Чтобы ввести данные о доверенности в Экстерне, нужно в «Реквизитах плательщика» в блоке «Подписание документов» выбрать сертификат физлица. Затем нажать на кнопку «Добавить доверенность». 

Далее следует выбрать:

• «Заполнить». Появится окно, куда надо внести данные.
• или «Есть принятая электронная доверенность». Эта кнопка актуальна, если раньше человек работал в другой системе отчетности с сертификатом физлица. В этом случае достаточно ввести данные действующей электронной доверенности.

Зачем нужна электронная доверенность

Как было сказано выше, с 1 января 2022 года работники организаций смогут получать и использовать только сертификаты физлиц. Их будут выдавать аккредитованные удостоверяющие центры. В таком сертификате укажут ФИО сотрудника. Данных об организации не будет.

Чтобы сотрудник мог завизировать своей электронной подписью документы от имени организации, и нужна электронную доверенность. Нормативные правовые акты, которые утвердят такую доверенность, должны появиться к июлю.

ФНС станет первым госорганом, который будет принимать документы, подписанные физлицом, имеющим электронную доверенность. Такая доверенность подтвердит, что сотрудник организации вправе сдавать за нее документы в налоговые органы. Электронная доверенность должна быть подписана сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС.  Она заменит бумажную доверенность, завизированную собственноручной подписью руководителя компании.

В настоящее время готов проект приказа, который содержит формат электронной доверенности представителя налогоплательщика для отправки документов в ФНС. Предполагается, что этот формат начнет действовать с 1 июля 2021 года. Однако вся новая схема подписания электронной отчетности сотрудниками — с переходом на сертификаты физлиц и электронные доверенности — станет обязательной только с 1 января 2022 года. Таким образом, в течение полугода будут действовать как старый, так и новый порядок.

Как выбрать сертификат для подписи

Ниже расскажем, как подписывать отчетность в контролирующие органы сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС, или сертификатом физлица. 

Как настроить сертификат уц фнс

Если вы планируете работать в Экстерне с сертификатом УЦ ФНС, вам потребуется дополнительно приобрести:

1. Носитель, чтобы записать на него сертификат и ключи электронной подписи. 

• Если у вас есть Рутокен Лайт, выданный ранее при подключении к Экстерну, то сертификат УЦ ФНС можно записать на него. Общий размер Рутокен Лайт — 64 Кб, на него можно записать до 15 контейнеров с сертификатами. 
• Подойдут носители: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ и другие, которые соответствуют требованиям ФСБ или ФСТЭК. Сертификат соответствия ФСТЭК России для ключевого носителя, который необходим для получения сертификата в УЦ ФНС, можно запросить в вашем сервисном центре. 
• Обратите внимание, в некоторых регионах в инспекциях просят пустой токен. В таком случае скопируйте все контейнеры с сертификатами и ключами на любой другой носитель или компьютер, чтобы в дальнейшем вы смогли расшифровать свою отчетность или включить в Экстерне режим хранения расшифрованных документов. 
• Если токена нет, его нужно приобрести, обратившись в ваш сервисный центр. 

2. Лицензия СКЗИ КриптоПро CSP. 
   Лицензия нужна на каждое рабочее место, с которого в вашей организации будут работать с сертификатом УЦ ФНС. В Контуре можно купить лицензию КриптоПро на 12 месяцев или бессрочную. 

Как подписать и отправить электронную доверенность

Здесь может быть две ситуации. 

В «Реквизитах плательщика» будет отражаться, какого числа был отправлен запрос на подпись руководителю, а в списке организаций появится статус «Доверенность ожидает подписи».   

Когда руководитель подпишет доверенность по ссылке из полученного письма, вы увидите в «Реквизитах плательщика» изменившийся статус у доверенности и сможете отправить доверенность в ФНС. После этого нужно будет подождать ответ от ФНС.

Если от ФНС пришел отказ, вы сможете посмотреть причину отказа и переоформить доверенность.

Если ФНС приняла доверенность, вы сможете отчитываться за организацию, данные из доверенности будут подтягиваться в сообщение о представительстве, которое высылается вместе с отчетами и другими документами в ФНС. 

Как работать с сертификатами фнс, физлиц и электронными доверенностями в контур.экстерне

Как реализован многопользовательский режим

Ранее, чтобы добавить нового пользователя в Экстерн, нужно было купить рабочее место и сертификат. С июля 2021 года можно будет добавлять пользователей, имеющих сертификат физлица, не выпуская на них новых сертификатов. Это стало возможным, поскольку по новым правилам при смене работодателя у сотрудника может оставаться один и тот же сертификат физлица.

Как добавить в Экстерн нового пользователя (с сертификатом или без него):

1. Сотрудник с правами администратора в Экстерне заполняет приглашение, где указывает e-mail нового пользователя.

2. Новый пользователь может принять приглашение, сразу же войти в Экстерн и при желании «привязать» свой сертификат для входа.

Какая подпись нужна для сдачи отчетности

Электронную отчетность, направляемую в госорганы, можно будет подписать сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС, или сертификатом физлица.

Отчетность в ФНС и Росстат

Чтобы отчитаться в ФНС или Росстат, в реквизитах плательщика нужно выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица (см. инструкцию).

Отчетность в ПФР

Перед тем, как отправить отчетность в ПФР, необходимо, как и сейчас, передать в фонд регистрационные данные с информацией о сертификате (см. инструкцию). При этом можно отметить в списке сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица.

Также сертификат нужно выбрать перед отправкой отчета СЗВ-ТД, заявления на подключение к системе электронного документооборота (ЗПЭД) и уведомления о предоставлении полномочий представителю (УПУП). Допустимо указать сертификат физлица или сертификат, полученный в УЦ ФНС.

Если нужно сдавать только отчеты СЗВ-ТД, регистрационную информацию можно не отправлять. Также см. «Что необходимо сделать перед сдачей СЗВ‑ТД».

Отчетность в ФСС

Перед отправкой отчета можно выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица.

Если документы будут подписаны сертификатом физлица — сотрудника компании, то сначала ему следует зарегистрироваться на портале ФСС и передать бумажную доверенность старого образца (см. инструкцию).

Сдайте электронную отчетность во все контролирующие органы через интернет

Сдать бесплатно

Какие подписи юрлиц и ип будут действовать после 1 января 2022 года

Сейчас многие ИП и компании пользуются электронными подписями, которые были получены по старым правилам.

Причем, если электронную подпись выдал удостоверяющий центр, который не смог пройти аккредитацию (новые требования к УЦ стали значительно жестче), то сертификат такой ЭП будет действовать только до 31 декабря 2021 года включительно (если, конечно, он не заканчивается раньше).

Если же УЦ аккредитацию успешно прошел, то выданную им подпись можно спокойно использовать до конца срока действия, указанного в сертификате.

Например: срок действия сертификата ЭП, которую выдал УЦ Калуга Астрал, заканчивается 15 сентября 2022 года. Так как УЦ Калуга Астрал успешно прошел аккредитацию, ЭП можно использовать до 15.09.2022.

Вы можете самостоятельно проверить, прошел ли ваш УЦ аккредитацию по новым правилам. Актуальная информация есть на сайте Министерства цифрового развития. Просто перейдите по ссылке и введите в поле название УЦ, его ИНН или адрес.

Кто ещё будет выдавать эп

Функцию выдачи подписи сохраняют УЦ Банка России и УЦ Федерального казначейства.

УЦ Банка России возьмёт на себя кредитные организации, операторов платёжных систем, некредитные финансовые организации, а также ИП, которые осуществляют указанные в части первой ст.76.1 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» виды деятельности.

УЦ Федерального казначейства будет выдавать ЭП лицам, замещающим государственные должности РФ, государственные должности субъектов РФ, должностным лицам госорганов, органов местного самоуправления, должностным лицам их подведомственных учреждений и организаций.

Обмен сертификата на товары

Предположим, сведения о розничных продажах передаются в
бухгалтерскую программу с помощью документа Отчет о розничных продажах.*

Примечание:*  Приведенный в
статье способ отражения в программе операций по продаже подарочного сертификата
не единственный. Набор документов, которыми эту операцию можно отразить в 1С,
зависит от способа передачи данных из программы, в которой ведется учет
розничной торговли(к примеру, «Управление торговлей» или «Розница») в
бухгалтерскую программу 1С.

Для корректного отражения операции в бухучете, проследите за
тем, чтобы закладка Товары была заполнена стандартно  (товар должен быть выбран из Справочника), а
на закладке Платежи и банковские карты был указан вид оплаты Сертификат.

Этот
вид оплаты следует создать в программе перед началом работы с подарочными
сертификатами, а его реквизиты нужно заполнить как на рисунке 3.  Как вы видите, здесь впервые используется еще
один договор контрагента Розничный покупатель – Обмен сертификата на товары.

Дальнейшие операции рассмотрим на конкретном примере.
Покупатель приобрел 3 подарочных сертификата номиналом 1 000 руб. каждый, одним
расплатился при покупке на 1 700 руб., другим – в следующий раз при покупке на 900
руб., а третий сертификат он использовать не успел – закончился период
действия. Срок действия всех сертификатов – 31 августа 2021 года включительно.

Правила обращения сертификатов в организации следующие:
покупатель может оплатить сертификатом часть стоимости товара, а остаток
доплатить наличными или платежной картой; может оплатить товар только
сертификатами. Если сумма номиналов сертификатов превысит стоимость покупки,
разница покупателю не возвращается.

Допустим, покупатель за кофеварку стоимостью 1 700 руб.
отдал сертификат номиналом 1 000 руб., оставшиеся 700 рублей доплатил
наличными.

В этом случае на закладке Платежные карты и банковские
кредиты указывается номинал предъявленного сертификата – 1 000 руб. Тогда
в  бухгалтерском учете на основании
Отчета о розничных продажах сформируются проводки – см. рис. 5.

Таким образом, реализация товаров в программе отражена. Теперь
нужно оформить зачет внесенной покупателем предоплаты – номинала сертификата.
Это можно сделать с помощью документа Корректировка долга с видом операции
Взаимозачет  – см. рис. 6.

При автоматическом заполнении документа программа сама
сможет подобрать закрываемые документы расчетов и договоры, но, тем не
менее,  следует внимательно проверить
значения  субконто в обеих частях
проводки. В качестве договора по дебету должен быть указан  договор Продажа сертификата  (он был указан ранее в приходном ордере,
сформированном при продаже сертификата).

Договор по кредиту – Обмен сертификата
на товары – договор, указанный в Отчете о розничных продажах. Документ расчетов
с контрагентами по дебету – приходный ордер, сформированный при продаже
сертификата, по кредиту – Отчет о розничных продажах. В результате проведения
документа будет сформирована следующая проводка:

Дебет 62.02 Кредит 62.01

Зачет аванса можно также зарегистрировать с помощью
операции, введенной вручную. Пример заполнения такой ручной операции на рисунке
7.

Дальше нужно указать, какие именно сертификаты были
предъявлены. Чтобы оприходовать на счет 006.02 использованные сертификаты,
придется опять создать ручную операцию:

Дебет 006.02

на сумму 1 руб.

Помимо этого, необходимо отразить вычет НДС с полученных
авансов. Для этого в конце месяца или квартала нужно создать документ
Формирование записей книги покупок, и заполнить автоматически закладку Вычет
НДС с полученных авансов.

Результатом этих операций будет следующая проводка:

Дебет 68.02 Кредит 76АВ

на сумму вычета НДС по предоплате.

Вернемся к условиям нашего примера.

У покупателя, купившего чайник,  осталось два непогашенных сертификата, один
из которых он тратит в следующем месяце на покупку миксера стоимостью 900 руб.
Напомним, что в этом случае 100 рублей покупатель теряет, они «сгорают». Здесь
нужно будет оформить документ Отчет о розничных продажах, но, в отличие от
предыдущего случая, на закладке «Платежные карты и банковские кредиты» в поле
Сумма нужно указать не номинал сертификата, а стоимость приобретаемого товара.

Следующий шаг – зачет 
аванса на сумму фактической продажи (не на стоимость сертификата). При
этом остаток, «сгоревшую» сумму нужно списать со счета аванса в доходы (см.
рис. 9).

Предположим, что в августе покупатель больше ничего не
приобрел, а 31 августа сертификат истек. В этом случае сумму внесенной
предоплаты  нужно учесть в доходах.

Это, как и в операции зачета аванса, можно сделать двумя
способами: документом Корректировка долга или ручной операцие.

Другой способ – создать документ Корректировка долга с видом
операции Списание задолженности. В  при
этом закладка Кредиторская задолженность может быть заполнена автоматически.

В результате проведения документа формируется бухгалтерская
проводка:

Дебет 62.01 Кредит 91.01

на сумму 1 000 руб.

Аналогичная проводка может быть создана и вручную: списать
со счета 76.АВ НДС, который невозможно возместить из бюджета – это налог со
«сгоревших» сумм. Сделать это можно ручной проводкой

Дебет 91.02 Кредит 76АВ.

Отчетность в фнс, росстат

Чтобы отчитываться в ФНС и Росстат, вам нужно будет выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в реквизитах плательщика как сертификат для подписи (инструкция).

Получение эп в 2022 году

До конца 2021 года электронную подпись можно получить в любом аккредитованном УЦ. Но с 2022 года правила оформления ЭЦП изменятся. Куда именно обращаться за новой ЭП, будет зависеть от того, кто получает подпись — руководитель компании или работник.

Доверенные лица налоговой — это «помощники ФНС», которые от имени ФНС России смогут принимать заявления, идентифицировать личность и передавать ЭП заявителю. Полный перечень доверенных лиц станет известен в конце 2021 года.

Продажа сертификата

Ранее* было сказано, что продажа сертификата сравнима с
уплатой аванса, следовательно, ее нужно отражать по счету 62.02 «Расчеты по
авансам полученным», В программах 1С этот счет имеет установленную аналитику:
контрагент, договор, документ расчетов с контрагентами, обязательную для
заполнения.

Примечание:* «БУХ.1С» № 9, 2021, стр. 29.

Как быть в случае продажи сертификатов? Ведь детальная
информация о каждом розничном покупателе (паспортные данные), во-первых, не
нужна, а во-вторых, отсутствует.

Чтобы избавить себя от лишней работы, все операции с
сертификатами, где применяется счет 62.01 или 62.02, можно регистрировать от
имени виртуального контрагента Розничный покупатель с привязкой к нему двух
обобщенных договоров.

Также не стоит привязывать конкретный сертификат (серия,
номер) к определенному товару или платежному документу регистрируя продажу или
обмен сертификата. Для учета вполне достаточно той информации, которая будет
отражена на 006 счете. Сведения о сертификатах достаточно указать в документах
справочно, без возможности построения какого-либо типового отчета для анализа
именно этих данных.

С 1 июля 2021 года

ФНС начала бесплатно выпускать сертификаты юрлиц и ИП. Это некопируемый сертификат на руководителя организации. При этом территориальные налоговые органы в пилотном режиме выдают сертификаты в большинстве регионов страны уже с конца апреля.

Узнайте, как получить сертификат для руководителя в УЦ ФНС, в пошаговой инструкции.

Смотрите вебинар о последних изменениях

Подробно обо всех изменениях и нюансах работы с новыми сертификатами мы рассказали на вебинаре 24 июня. Смотрите запись по ссылке. 

Сотрудники и уполномоченные лица

Также с 1 января 2022 года сотрудники, бухгалтерия и другие уполномоченные лица – все, кто подписывает документы компании — должны пользоваться своей ЭП. За её получением можно будет обратиться в УЦ, прошедшие переаккредитацию (АУЦ). Также потребуется личный визит, предъявление паспорта и СНИЛС.

В файле подписи будут указаны только ФИО физлица. Чтобы доказать правомочность своих действий от имени компании, нужна электронная доверенность (она же — машиночитаемая доверенность, МЧД).

Сроки изменений в 63-фз

Реформа правил получения и применения ЭП происходит в несколько этапов.

Учет подарочных сертификатов в 1с

Примечание:* О правовой
природе подарочного сертификата мы писали в № 9 «БУХ.1С в статье «Подарочный
сертификат в рознице: учет и налогообложение» . Там же вы сможете
прочесть обо всех тонкостях налогообложения подарочных карт на общем режиме и
«упрощенке».

Рассмотрим учет подарочных сертификатов в программе
1С:Бухгалтерия.8 (ред. 2.0). В качестве примера возьмем организацию,
применяющую общую систему налогообложения.

Компании на «упрощенке» также смогут воспользоваться
рекомендациями, данными в этой статье, за исключением операций по учету НДС.

Движение сертификатов в организации можно разбить на
следующие этапы: изготовление (выпуск) карты, реализация, обмен на товары.
Бухгалтерский учет подарочных сертификатов в программах 1С можно разделить на
аналогичные стадии.

Электронная подпись и машиночитаемая доверенность

Это доверенность от имени руководителя организации на имя уполномоченного лица, созданная в электронном виде и имеющая машиночитаемый формат, который обеспечивает возможность декодирования информации компьютером.

Составить доверенность может как руководитель, так и доверенное лицо. Доверенность необходима для налоговых агентов, плательщиков страховых взносов и сборов.

Уполномоченным представителем может быть директор, ответственный сотрудник или бухгалтер компании, а также наёмный работник сторонней организации. С последним заключают договор на оказание услуг по сдаче отчётности.

Формат представления сведений и единые требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях опубликованы на Федеральном портале НПА. Согласно документам, МЧД должна отвечать следующим требованиям:

• формат XML;
• формат pdf, если автоматизированная обработка и визуализация данных документа отсутствует в информационной системе;
• подтверждение доверенности УКЭП доверителя;
• подписание документа УКЭП, с поддержкой формата XMLDSIG или иного формата, который утверждает приказ Минцифры № 472.