Разъяснения Федерального казначейства от 17 августа 2017 г. О размещении информации об исполнении контракта в единой информационной системе в сфере закупок в части прикрепления сканированных платежных документов

Уважаемые руководители и сотрудники контрактных служб!

В соответствии с подпунктом «в» пункта 11 Правил ведения реестра контрактов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 27.01.2022 №60 «О мерах по информационному обеспечению контрактной системы в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, по организации в ней документооборота, о внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ и признании утратившими силу актов и отдельных положений актов Правительства РФ», в реестре контрактов необходимо размещать информацию и платежные документы об оплате поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги в форме электронного образа бумажного документа и его реквизиты.

Комитетом финансов при проведении контроля информации об оплате контрактов выявлены наиболее часто допускаемые заказчиками ошибки. В личном кабинете в АИС ГЗ государственные заказчики размещают в соответствующих вкладках и электронный образ платежного поручения, и электронные образы документов, не имеющих отношения к документам, подтверждающим факт оплаты (поручения на оплату расходов, акты, счета, сканы пустых незаполненных листов и иное). Общий процент ошибок (размещения заказчиками некорректной информации) ежедневно составляет от 10 до 15% от размещаемой информации.

Для уменьшения количества ошибок, допускаемых заказчиками при заполнении «карточки об исполнении контракта», сокращения объема финансового контроля по повторно поступающим на проверку документам, Комитет финансов направляем следующие рекомендации для заказчиков Санкт-Петербурга по размещению информации об оплате контрактов.

Согласно Регламенту информационного взаимодействия двух региональных информационных систем АИС БП-ЭК и АИС ГЗ Комитет финансов ежедневно выгружает в АИС ГЗ массив платежных поручений за операционный день, что позволяет исключить заполнение в ручном режиме необходимой для реестра контрактов информации о проведенных платежах. В личном кабинете в АИС ГЗ заказчикам необходимо использовать вкладку «Заполнить из платежей» и осуществлять выбор платежного документа только из подгружаемого списка платежных поручений. На вкладке «Добавить платежный документ» автоматически заполняется информация о реквизитах платежного поручения (номер, дата, фактически оплаченная сумма и т.д.). В строке «Тип платежного документа» из подгружаемого списка необходимо выбрать либо «Платежный документ для выплаты аванса», либо «Платежный документ для оплаты по документу(ам) о приемке».

Для вложения файла, содержащего электронный образ документа об оплате, необходимо воспользоваться функционалом АИС БП-ЭК 2022. В режиме Финансирование/Платежные поручения/Отчеты реализована выгрузка в форме pdf-файла электронного образа платежного поручения:

– Платежные поручения для учреждений (счет 03221);

– Платежные поручения для учреждений (счет 03224, 03225, 03222).

При необходимости размещении в ЕИС дополнительной информации об исполнении контракта, то есть документов, не являющихся документами об оплате и приемке товаров, работ, услуг (например, счет, счет на оплату аванса и прочие), заказчикам следует использовать вкладку «Добавить документ об исполнении».

Обращаем Ваше внимание, что по контрактам, заключенным после 01.01.2021, в АИС ГЗ реализовано заполнение атрибута «Соответствие платежного документа документу(ам) о приемке» из списка документов о приемке, ранее размещенных в ЕИС, при этом прикрепление электронного образа документа о приемке повторно не требуется.

Соблюдение данных рекомендаций позволит избежать получение отрицательного результата контроля финансового органа и значительно сократить сроки размещения информации и документов об исполнении контракта в ЕИС.

• Порядок отправки документов в ЕИС
• Порядок формирования электронного документа о приёмке
• Как изменить в ЕИС первичный учётный документ
• Предоставление электронных документов в ФНС

В Единой информационной системе работает электронное актирование закупок. Обе стороны, участвующие в процессе, имеют инструменты для создания в электронном виде документов, подтверждающих факт приёмки. Рассмотрим инструкцию по подготовке документов, их подписанию и отправке.

Порядок отправки документов в ЕИС

Приёмка товаров, работ и услуг с использованием функционала ЕИС осуществляется по уже сложившейся схеме. Порядок работы изложен в методических материалах, размещённых в системе.

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

• Формирование УПД, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет в адрес заказчика.
• Поставка ТРУ.

• Направление поставщику бумажного подтверждения (расписка) получения ТРУ.
• Направление в адрес поставщика извещения, подтверждающего факт получения акта о приёмке.
• Осуществление приёмки и принятие решения о соответствии/несоответствии поставленных товаров (оказанных услуг) условиям заключённого контракта. От этого зависят дальнейшие действия, так как может быть:

• осуществлена приёмка ТРУ в полном объёме
• осуществлена частичная приёмка
• отказ от приёмки ТРУ

Алгоритм действий заказчика в случае полной приёмки ТРУ:

• Подготовка документа о приёмке товара на бумажном носителе.
• Заполнение в УПД раздела «Приёмка товаров, работ и услуг» с приложением отсканированного документа о приёмке.
• Направление поставщику передаточный документ, подписанного ЭП.
• Размещение в реестре документов, подтверждающих факт исполнения контракта.

При частичной приёмке ТРУ:

• Заказчик составляет на печатных носителях два документа: акт частичной приёмки; отказ от приёмки с указанием причин.
• Вносит необходимую информацию в УПД в раздел «Приёмка товаров, работ и услуг», загружает отсканированные копии документов и посылает в адрес поставщика.
• Поставщик подготавливает УКД, отмечая в нём лишь принятые позиции. Далее заверяет собственной ЭП и направляет заказчику.
• Заказчик направляет в адрес поставщика уведомление о получении корректировочного документа. Затем изучает его и при отсутствии недочётов и замечаний — подписывает его ЭП.

В ситуации отказа от приёмки ТРУ:

• Заказчик составляет акт отказа от приёмки ТРУ с указанием причин в печатном виде.
• Вносит необходимые данные в УПД в раздел «Приёмка товаров работ и услуг», вместе с отсканированной копией отказа от приёмки отправляет поставщику.

Порядок формирования электронного документа о приёмке

Наличие зарегистрированного доступа в ЕИС помогает подготовить:

• счёт-фактуру
• универсальный передаточный документ
• корректировочные документы

Для создания каждого из них нужно открыть контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учётный документ».

В результате данного действия появляется форма, с помощью которой создаётся необходимый документ. Отдельная информация уже скопирована в него из ЕРУЗ или из контракта. Оставшиеся позиции поставщик дополняет сам. Рассмотрим работу по заполнению обязательных разделов подробнее.

Раздел «Общая информация»

Здесь содержится самая основная информация:

• вид документа
• дата его формирования
• наименование организации, являющейся поставщиком

Предусмотрено внесение данных заказчика и поставщика:

• наименование организации
• ИНН и КПП
• реквизиты свидетельства о регистрации

Когда товар принимает или направляет не поставщик или заказчик, а иная фирма, заполняется информация о ней. Есть возможность внести данные о перевозчике.

Раздел «Товары, работы и услуги»

В этот раздел вносится информация о товарах, работах, услугах, принимаемых заказчиком.

Некоторая информация, аналогично предшествующим разделам, внесена системой:

• наименование и код ТРУ
• единица измерения
• цена за единицу измерения с учётом НДС/без учёта НДС

Другие сведения вносятся поставщиком в системе самостоятельно:

• сорт и артикул товара
• количество
• данные таможенной декларации

Раздел «Факт отгрузки»

Заполняется этот раздел, если формируется УПД. Тогда поставщиком вносятся полные сведения, касающиеся отгрузки товаров или передачи работ/услуг:

• дата
• ФИО, а также должность лица, передающего товар
• информация о ТН
• сведения о документе отгрузки

Вносится полный перечень лиц, которые должны заверить окончательный документ. ЕИС содержит список сотрудников, обладающих этим правом. Поставщику остаётся только выбрать из этого перечня.

Здесь представлена возможность ознакомиться с тем, как будет выглядеть документ в печатном виде. Поставщику требуется проверить корректность внесённых в документ данных и удостоверить его готовность.

Подписанием документа является проставление электронной подписи всеми ответственными лицами. Дальше система осуществляет его проверку. В случае нахождения несоответствий их требуется устранить и вновь подписать документ. Если недочётов не найдено, система направляет заказчику подписанный документ.

Затем поставщик подготавливает данный документ в печатном виде и передаёт его заказчику в ходе поставки ТРУ.

Как изменить в ЕИС первичный учётный документ

В ходе исполнения контракта периодически случаются обстоятельства, возникает необходимость скорректировать внесённые данные. Возможность редактировать сохраняется до момента подписания передаточного документа всеми ответственными сотрудниками. После отправки его в адрес заказчика изменять сведения будет уже невозможно. В подобной ситуации поставщику необходимо сформировать документ-исправление.

Исправление передаточного документа

Корректировка основного документа доступна, когда он находится в статусе «Проект», «На подписании» или «Ошибка доставки». С учётом этого параметра поставщик, зайдя в меню необходимого документа, находит одно из подходящих действий:

• «Открыть на редактирование»
• «Внести изменения»

Затем поставщик осуществляет требующиеся изменения документа, подписывает его и направляет заказчику.

Когда недочёты в УПД обнаружены заказчиком, поставщику необходимо сформировать новый. Чтобы сэкономить ресурсы и не вносить вновь информацию во все графы, надо воспользоваться функцией «Создать исправление».

В такой ситуации функционал ЕИС точно скопирует передаточный документ и создаст документ-исправление. В нём поставщик имеет возможность устранить несоответствия.

Однако следует знать, что не вся информация в данном документе доступна для редактирования. Например, у поставщика не получится скорректировать:

• вид документа
• наименование и количество товара
• стоимость товара с учётом налога
• размер акцизного сбора

Создание корректировочного документа

Данные, не поддающиеся редактированию в документе-исправлении, изменяются с помощью подготовки корректировочного документа. Поставщик создаёт его, если:

• не полностью приняты ТРУ
• подверглась изменению стоимость товаров (работ)

Для создания КД поставщик открывает необходимый контракт и в меню этапа нажимает «Создать универсальный корректировочный документ».

Системой будет создана копия основного передаточного документа, в которой поставщик может:

• увеличивать или уменьшать число товаров
• добавлять или удалять товары (работы)
• менять цену за единицу товара

К корректировочному документу прилагается отсканированная копия документа, являющегося причиной для корректировки. Так, когда заказчик предлагает снизить цену товара, необходимо направить просьбу об этом.

Предоставление электронных документов в ФНС

Осуществляя деятельность по контролю, органы Налоговой инспекции имеют право запросить подтверждение приёмки товара, поставленного по контракту. Документы, которые созданы в ЕИС в электронном виде, организация, осуществившая поставку, имеет возможность направить посредством кабинета налогоплательщика в форме xml-файлов.

Право подписания имеют лица, уполномоченные подписывать счета-фактуры и УПД. Они могут быть:

• односторонние
• двусторонние

При получении запроса от контролирующего органа о предоставлении дополнительных электронных документов, формат которых не поддерживается при передаче посредством электронной связи, их можно направить почтовым сообщением. Поставщик распечатывает необходимый акт, при этом обязательно наличие данных о подписании электронной подписью.

• Открытый и закрытый реестры
• Какие контракты не отражаются в реестре
• Направление информации в реестр заказчиками
• Что и когда заказчик должен передать в реестр
• Зачем нужен реестр

Один из принципов закупочного законодательства — прозрачность. И обеспечивается его реализация в том числе путем публичного размещения информации о заключенных соглашениях. Это относится и контрактам, заключенным государственными и муниципальными органами, учреждениями и прочими заказчиками по 44-ФЗ, и к договорам, которые заключают государственные компании, корпорации и прочие юридические лица по 223-ФЗ. Для этой цели ведется реестр контрактов.

Открытый и закрытый реестры

В действительности таких реестров два — открытый и закрытый. В последний передается информация о контрактах, содержащих данные, составляющие государственную тайну.

Правила ведения закрытого реестра в целом совпадают с правилами открытого в части состава информации и порядка ее предоставления заказчиком. Разница лишь в том, что открытый реестр должен быть публичным и вестись в электронной форме в ЕИС. Ну, а природа закрытого реестра такова, что он недоступен для обычных пользователей, поэтому не размещается публично. Вестись такой реестр может на бумаге или на электронных носителях, в том числе съемных.

Все соглашения, никоим образом не связанные с государственной тайной, попадают в открытый реестр. Ведется он Федеральным казначейством и публикуется в ЕИС (раздел «Реестр контрактов, заключенных заказчиками»). Воспользоваться им может любой желающий совершенно бесплатно.

Какие контракты не отражаются в реестре

По умолчанию в реестр вносятся все контракты, но есть ряд исключений. К ним относятся:

• Малые контракты стоимостью до 100 000 рублей, заключенные с единственным поставщиком.
• Контракты до 400 000 рублей, также заключенные с единственным поставщиком, заказчиком которых выступают заведения культуры (перечень приведен в пункте 5 части 1 статьи 93 закона 44-ФЗ).
• Контракты, заключенные с физлицами, объектом которых являются услуги по сбору статистических данных для органов статистики.
• Закупки библиотеками и образовательными учреждениями доступов к иностранным базам данных.
• Контракты на оказание услуг по содержанию и ремонту помещений, безвозмездно переданных заказчику в пользование или управление, а также услуг, связанных со снабжением водой, электроэнергией и газом, с охраной либо вывозом мусора в том случае, когда такие услуги предоставляют другие арендаторы того же помещения.
• Сведения о закупках на средства, выделенные на оперативно-розыскную деятельность.
• Сведения о закупках, которые проводятся в целях государственной охраны.
• Контракты, предмет закупки или информация в которых составляют гостайну.

Направление информации в реестр заказчиками

Ведением реестра занимается Казначейство, однако формируются реестровые записи на основе данных, предоставляемых заказчиками. Они обязаны передавать в реестр сведения обо всех заключенных и исполненных контрактах, в том числе при их изменении и расторжении. Информация направляется путем размещения в ЕИС. Документы заказчик должен подписать усиленной квалифицированной подписью.

Получив данные от заказчика, Федеральное казначейство рассматривает их в течение 3 дней. Затем информация о контракте публикуется в реестре, а заказчик уведомляется об этом. Бывает, что предоставленные сведения не проходят проверку Казначейства. В этом случае информация в реестре не публикуется, а заказчик получает протокол, в котором указываются ошибки в предоставленных сведениях и документах. На следующий рабочий день заказчик обязан устранить все недочеты и вновь направить документы в Казначейство.

На основе полученных данных ФК формирует реестровую запись. Она содержит общую информацию о контракте — код, статус, метод проведения закупки, реквизиты итогового протокола и так далее. Также в реестре отражается информация о заказчике, о поставщике и параметры самого контракта — дата начала и окончания исполнения, цена и прочая информация.

Реестр контрактов на сайте ЕИС

Перемещаясь между вкладками, можно получить полные сведения о контракте

Что и когда заказчик должен передать в реестр

После заключения контракта заказчик обязан передать данные в реестр в течение 3 рабочих дней. Предоставляется информация о заказчике и поставщике (наименование либо ФИО, если поставщик — физлицо или ИП), а также подробная информация о контракте:

• источник финансирования;
• способ проведения закупки;
• дата подведения итогов;
• параметры итогового документа;
• дата заключения и номер контракта;
• объект закупки, при наличии национального режима — сведения о происхождении товара;
• цена, в том числе размер аванса, стоимость единицы товара;
• срок исполнения контракта;
• данные о гарантии, если таковые имеются;
• ИКЗ.

Также есть некоторые особенности для отдельных объектов закупки. Например, если приобретаются лекарства, то дополнительно нужно указать номер регистрационного удостоверения и наименование его владельца, название производителя, форму, дозировку и некоторые другие параметры.

При внесении изменений в условия контракта передать информацию в реестр также нужно в течение 3 рабочих дней. В этом случае необходимо направить такие данные:

• код и причину изменения;
• код, наименование и параметры документа, который послужил основанием для внесения этих изменений;
• информацию о том, что конкретно в контракте поменялось;
• сведения о возврате банковской гарантии;
• сведения о том, что в связи с изменением контракта возмещены расходы.

Если изменения вносятся из-за того, что стороны договорились о поставке продукции с лучшими характеристиками, то в реестр следует направить такие данные:

• реквизиты документов, которые подтвердят, что поставщик и заказчик согласовали поставку такого товара;
• новые сведения об объекте закупки;
• новые сведения о стране происхождения и / или производителе товара.

В таком случае информация в реестр направляется не позднее 1 рабочего дня после изменения контракта.

Когда контракт исполнен

На размещение информации об исполненном контракте заказчику дается не более 3 рабочих дней с даты его исполнения. При этом в реестр направляется информация следующего характера:

• Сведения о документах о приемке — наименование, реквизиты. Может быть один документ о приемке всего контракта либо несколько — о приемке каждого его этапа, если контракт предполагал поэтапное исполнение. Подразумеваются документы о приемке, свидетельствующие как о том, что заказчик исполнил контракт, так и о том, что он этого не сделал либо сделал с нарушениями (указать, с какими именно).
• Сведения о наименовании, единицах измерения и количестве поставленной продукции либо объеме исполненных работ, услуг.
• Параметры платежного документа — наименование, дата и номер, а также сведения о том, что платежный документ соответствует документам о приемке.
• Данные об оплате по контракту: сумма из платежного документа, наименование валюты.
• Сведения о стране происхождения товара по информации из документов о приемке.
• Информация о том, что обязательства по банковской гарантии прекращены с указанием даты прекращения.

Зачем нужен реестр

Реестр контрактов, по сути, представляет собой единую базу данных с подробной информацией о заключенных соглашениях в соответствии с законами 44-ФЗ и 223-ФЗ. Любое лицо вправе воспользоваться содержащейся в нем информацией.

Сведения из реестра широко применяется заказчиками и поставщиками для анализа цен, для ознакомления с потенциальными контрагентами, для общей оценки закупок в той или иной сфере.

Искать контракты в реестре можно по разным параметрам — по номеру, по заказчику или поставщику, по названию объекта закупки, по ОКПД и так далее. Вся информация изложена доступно, поэтому использование реестра не вызывает особых сложностей.

https://youtube.com/watch?v=8f5BwsYiXRY%3Fstart%3D290

Централизованная бухгалтерия не сможет подписать “платежки” для оплаты по контракту в ЕИС

27 февраля 2023

На практике учреждения, передавшие полномочия по ведению бухгалтерского / бюджетного учета, зачастую передают централизованной бухгалтерии и полномочия на подписание платежных документов. В связи с переходом на формированием распоряжений о совершении казначейского платежа с использованием ЕИС у должных лиц учреждений, передавших полномочия, возникает вопрос: сможет ли ЦБ, как и прежде, подписывать платежные документы?

В настоящее время требование о формировании “платежки” для оплаты по контракту, включенному в реестр контрактов по Федеральному закону от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”, установлено для прямых участников системы казначейских платежей федерального уровня, то есть для федеральных ПБС, а также федеральных бюджетных и автономных учреждений. Вместе с тем, подобное требование в скором будущем будет распространено на региональные и муниципальные учреждения (об этом мы рассказывали не так давно).

В соответствии с абзацем вторым п. 4.11 Правил организации и функционирования системы казначейских платежей Распоряжение о перечислении в электронной форме, составленное в ЕИС, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью:

• руководителя и/или уполномоченного лица;
• главного бухгалтера и/или лица, уполномоченного осуществлять соответствующие функции в соответствии с Порядком регистрации в ЕИС.

Перечень лиц, являющихся уполномоченными в целях применения Порядка регистрации в ЕИС, определен его положениями. При этом непосредственно Порядок не указывает на то, что уполномоченное лицо обязательно должно состоять в трудовых отношениях с заказчиком.

Вместе с тем, квалифицированные сертификаты удостоверяющим центром Федерального казначейства выдаются именно работникам учреждений. Идентификация личности работника организации, обратившегося за сертификатом, является обязательным условием его создания. В заявлении на выдачу сертификата указывается наименование организации, в которой работник замещает соответствующую должность. Одновременно с заявлением на сертификат представляется документ или сведения, которыми подтверждается замещение должностным лицом соответствующей должности в учреждении.

Соответственно, правом подписания распоряжения на совершение кассового платежа (РСКП) в ЕИС могут быть наделены только должностные лица, состоящие с учреждением-заказчиком в трудовых отношениях. Должностные лица централизованной бухгалтерии не могут быть зарегистрированы в ЕИС в качестве уполномоченных на подписание РСКП, сформированного от имени обслуживаемых учреждений.

Передача полномочий по ведению бюджетного учета не влечет за собой обязанностей передачи права второй подписи: Так, в соответствии с положениями Порядка № 21н открытия и ведения лицевых счетов ТОФК при отсутствии в штате клиента должности главного бухгалтера или другого должностного лица, выполняющего его функции, карточка образцов подписей представляется за подписью только руководителя либо уполномоченного им лица. В графе “Фамилия, имя, отчество” вместо указания лица, наделенного правом второй подписи, делается запись “бухгалтерский работник в штате не предусмотрен”, и в этом случае распоряжения о совершении казначейских платежей, расчетные и иные документы, представленные в орган Федерального казначейства, считаются действительными при наличии на них одной первой подписи.

Соответственно, наделение правом второй подписи должностных лиц централизованной бухгалтерии не является обязательным условием для оплаты денежных обязательств, принятых обслуживаемыми учреждениями. В то же время, пользуясь правом определения порядка ведения и открытия лицевых счетов, финорганы отдельных публично правовых образований предусматривают возможность наделения должностных лиц ЦБ не только правом второй, но и правом первой подписи (см., например, подп.”г” п. 3.6 Порядка, утв. приказом Минфина Оренбургской области от 31 марта 2022 г. № 62, п. 15.1 Порядка, утв. приказом Минфина Удмуртской Республики от 18 августа 2014 г. № 131).

Казначейство в рамках полномочий по казначейскому обслуживанию проверяет наличие в Карточке образцов подписей (КФД 0531753) лиц, подписавших распоряжение о совершении казначейского платежа УКЭП, только при предоставлении платежного документа прямым участником системы казначейских платежей. А потому предоставление права первой подписи должностным лицам ЦБ не препятствует исполнению денежных обязательств клиентов, лицевые счета которым открыты в финорганах.

Вместе с тем подобный подход далеко не всегда соответствует положениям бюджетного законодательства. Дело в том, что общие начала правового регулирования деятельности властных структур и должностных лиц должны исходить из правила “дозволено только то, что прямо разрешено законом” и закрепленного законом закрытого перечня полномочий и компетенций (см. письмо Минфина России от 20 марта 2020 г. № 02-06-10/23847). Полномочия по исполнению бюджетной сметы / исполнению денежных обязательств являются самостоятельным бюджетным полномочием ПБС. Возможность передачи полномочий по исполнению бюджета, в отличие от полномочий по ведению бюджетного учета и составлению бюджетной отчетности, Бюджетным кодексом не предусмотрена.

При этом, в соответствии с положениями БК РФ, на уровне публично-правового образования может быть принято решение о централизации полномочий по начислению физическим лицам выплат по оплате труда и иных выплат, а также связанных с ними обязательных платежей в бюджет и их перечислению. Таким образом, право подписи, предоставленное должностным лицам ЦБ, вполне обоснованно может быть реализовано при оформлении платежных документов на перечисление физическим лицам заработной платы и иных выплат, а также связанных с ними обязательных платежей в бюджет.

Федеральное Казначейство рассмотрело общение Управления Федерального казначейства по Тюменской области, направленное Центром компетенции в сфере закупок Управления Федерального казначейства по Новосибирской области (далее – Центр компетенции) письмом от 17 июля 2017 г. № 51-14-06/09-7226, о размещении информации об исполнении контракта в единой информационной системе в сфере закупок (далее – ЕИС) в части прикрепления сканированных платежных документов и сообщает, что поддерживает позицию, изложенную Центром компетенции в вышеуказанном письме.

При указании заказчиком в информации об исполнении (расторжении) контракта, подлежащей включению в реестр контрактов, реквизитов платежного поручения, суммы оплаты, в случае отсутствия заполненной заказчиком информации о прикрепленном документе о приемке, применяются положения пункта 36 Порядка формирования информации, а также обмена информацией и документами между заказчиком и Федеральным казначейством в целях ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками, утвержденного приказом Минфина России от 24.11.2014 № 136н.

Согласно данному пункту при формировании информации об исполнении контракта, в том числе информации об оплате контракта, указываются установленные сведения. Первоначально необходимо указать сведения о приемке поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а именно:

– код и наименование документа(ов) о приемке поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, в том числе в ходе отдельных этапов исполнения контракта;

– реквизиты документа(ов) о приемке товаров, работ, услуг, предусмотренных контрактом, а также определяющего(их) ненадлежащее исполнение контракта или неисполнении контракта (с указанием допущенных нарушений);

– количество поставленного товара, объем выполненной работы или оказанной услуги, предусмотренные контрактом, в соответствии с документом(ами) о приемке товаров, работ, услуг, предусмотренных контрактом, а также определяющим(ими) ненадлежащее исполнение контракта или неисполнении контракта (с указанием допущенных нарушений).

Далее, после оплаты контракта (отдельных этапов исполнения контракта), размещается информация об оплате, включающая наименование, номер и дату платежного документа.

Таким образом, в реестре контрактов размещается, в том числе, информация, включающая наименование, номер и дату платежного документа. Размещение копий платежных поручений в реестре контрактов при размещении информации об исполнении (расторжении) контрактов соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации не предусмотрено.

Кроме этого, необходимо учитывать положение пункта 2 постановления Правительства Российской Федерации от 13.04.2017 № 443 «О внесении изменений в постановление Правительства от 28 ноября 2013 г. № 1084», приостанавливающее до 1 января 2018 года действие подпункта «в» пункта 14 Правил ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками, утвержденных постановлением Правительства от 28 ноября 2013 года № 1084 «О порядке ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками, и реестра контрактов, содержащего сведения, составляющие государственную тайну», в части проверки непротиворечивости содержащихся в представленных информации и документах данных о сроке исполнения контракта, количестве товара, объеме работ и услуг (при наличии) и единицах измерения, а также непротиворечивости содержащихся в представленных информации и документах данных об исполнении и расторжении контракта друг другу, а также условиям принимаемого (принятого) к учету бюджетного обязательства получателя средств соответствующего бюджета.

Федеральное казначейство осуществляет функции по созданию, развитию, ведению и обслуживанию ЕИС и не наделено полномочиями по осуществлению разъяснений норм законодательства Российской Федерации в сфере закупок для государственных и муниципальных нужд.

Функции по выработке государственной политики и нормативно – правовому регулированию в сфере осуществление закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд закреплены за Минфином России в соответствии с Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. № 329.

Разъяснено, что в реестре контрактов указываются в том числе наименование, номер и дата платежного документа.

При этом размещение копий платежных поручений в реестре при отражении информации об исполнении (расторжении) контрактов не предусмотрено.

• Понятие электронного актирования
• Сфера применения электронной приёмки
• Этапы электронного актирования
• Особенности ЭА

С 2022 года участникам электронных закупок необходимо закрывать контракты через единую информационную систему (ЕИС). У поставщиков возникает много вопросов. Рассмотрим порядок электронного актирования и разберём нюансы цифровизации закупок.

Понятие электронного актирования

Электронное актирование (ЭА) – обмен на этапе исполнения контракта электронными документами между поставщиками и госзаказчиками.

Если раньше в день поставки товаров, работ, услуг (ТРУ) передавали бумажные документы, то с января 2022 года процесс приёмки стал электронным.

Теперь при поставке ТРУ поставщик формирует в ЕИС первичный документ о приёмке, а заказчик проверяет товар, подтверждает приёмку и оплачивает контракт.

На практике, чтобы подтвердить приёму, нужно оформить закрывающие документы: электронный акт и счёт-фактуру.

Сфера применения электронной приёмки

С 2022 года все участники, заключившие контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых, обязаны применять ЭА.

Согласно п. 1 ч. 13 ст. 34 Закона № 44-ФЗ, заказчик обязан указать в проекте контракта, что применяется электронный порядок приёмки. Поставщик при этом не может отказаться от данного способа обмена документами.

Заказчики вправе применять ЭА в закупках, которые были опубликованы в ЕИС до 1 января 2022 года. Данное право распространяется и на контракты с единственным поставщиком, сведения о которых включаются в реестр контрактов, и на закрытые закупки в сфере гособороны по п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ (распоряжение Правительства РФ от 30 октября 2021 г. № 3095).

Этапы электронного актирования

Доступ к ЭА в ЕИС можно открыть только на этапе исполнения контракта — это задача заказчика. После того как доступ открыт, поставщик может формировать документы о приёмке. Как правило, на практике это происходит параллельно с доставкой.

Перед оформлением документов необходимо проверить настройки доступа. В разделе «Администрирование» должны быть активированы права на просмотр договоров, создание документов о приёмке и доверенности на подписание актов (при необходимости).

Заполнение документа о приёмке

В роликах ЕИС можно найти подробные инструкции по ЭА.

Рассмотрим основные этапы.

В личном кабинете ЕИС в разделе «Исполнение контрактов» найдите нужный контракт. В карточке контракта выберите документ о приёмке (электронный акт). Можно загрузить документы из внешних систем (формат xml).

Документ будет уже частично заполнен. Нужно добавить недостающие данные о компании, ТРУ и факте их передачи.

Документ о приёмке ТРУ содержит:

• идентификационный код закупки (ИКЗ)
• наименование и местонахождение заказчика
• наименование объекта закупки
• реквизиты поставщика
• наименование ТРУ, адрес их поставки
• страну происхождения товара
• количество поставленного товара, объём выполненных работ, оказанных услуг
• общую стоимость выполненных обязательств, цену за единицу товара
• другую информацию, не противоречащую единой форме

К электронному акту допускается приложить документы, являющиеся его неотъемлемой частью. Однако, если в таких документах информация отличается от сведений, указанных в акте, приоритет имеет электронный акт.

Акт подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП). В течение часа система автоматически отправит его заказчику. Документ считается поступившим заказчику на дату размещения его в ЕИС с учётом часовой зоны заказчика.

Получение ответа от заказчика

Заказчик обязан проверить поставленные ТРУ и направить ответ в сроки, указанные в контракте, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днём поступления документа о приёмке.

Варианты действий заказчика:

Особенности ЭА

Процедура актирования появилась не так давно. Пока не всё её нюансы урегулированы. С разъяснениями неоднозначных моментов выступили различные ведомства.

Выделим основные из них.

Письмо Минфина РФ от 11 января 2022 г. № 24-03-05/396: необходимо оформлять первичные учетные документы и счета-фактуры по единым правилам. Стоимостные показатели округляются до 2-го десятичного знака после запятой.

Письмо Федерального казначейства от 08 февраля 2022 г. № 14-00-05/2543: в отдельных случаях допускается формировать и подписывать несколько актов о приёмке на одном этапе исполнения контракта.

Например, при закупках по заявкам заказчика или в закупках, в которых невозможно определить количество или объём поставляемых ТРУ (ч. 24 ст. 22 Закона № 44-ФЗ). Техническая возможность для этого есть.

Зачастую в строительстве принимается большое количество разнообразных работ и конструктивных элементов — количество позиций может доходить до тысячи. Вручную заполнить такую электронную форму будет очень долго и неудобно.

Согласно письму Федерального казначейства от 13 сентября 2021 г. № 07-04-05/14-21918, в ЕИС разместили сервис по взаимодействию с внешними бухгалтерскими и сметными системами для облегчения процесса ЭА в строительной сфере. Сервис обрабатывает сметы из других программ, после чего переводит их в ЕИС для дальнейшего подписания, а после отправляет их заказчику. В ЕИС можно найти форматы, схемы, порядок функционирования сервиса и его технические особенности.

Минтранс и Минстрой рекомендовали формы актов для работ:

• по строительству автодорог (письмо Минтранса РФ № от 27 декабря 2021 г. № Д2/32814-ИС)
• объектов капитального строительства (письмо Минстроя РФ от 30 декабря 2021 г. № 58202-СМ/09).

Преимущества и недостатки электронного актирования

Только практика сможет показать, действительно ли электронная приёмка упростила взаимодействие заказчиков и поставщиков. Процедура ещё будет совершенствоваться.