- Что делать с электронной подписью при перестановках в руководстве
- Что такое декларация о соответствии
- Возможные риски использования старой электронной подписи
- Вопросы и ответы
- Допускается ли переоформления деклараций при смене адреса
- Как быстро сменить эцп
- Как обновить сертификат для работы в контур экстерн
- Как получить электронную подпись на нового управленца
- Когда следует изменить название фирмы
- Нужно ли менять сертификат при смене юридического адреса компании? |
- Нужно ли менять эцп при смене паспорта
- Оформление налоговых отчетов после смены наименования компании
- Переименование не является реорганизацией
- Позаботьтесь о плановой замене эцп заранее!
- Процедура переоформления состоит из следующих этапов:
- Процесс изменения названия предприятия
- Росаккредитация рекомендует фтс россии не требовать замены сертификата соответствия, если у заявителя изменился юридический адрес
- Форма бланка, реестр фса
Что делать с электронной подписью при перестановках в руководстве
Назначение нового директора оформляется внутри организации приказом, протоколом общего собрания или решением единственного участника. После оформления факта перестановок в руководстве следует:
- обратиться в удостоверяющий центр для отзыва цифровой подписи прежнего управленца;
- подать заявку в УЦ, чтобы оформить ЭЦП на нового директора на основании документов, которые подтверждают его полномочия.
Прежний руководитель перестает утверждать документы, даже если перестановки в руководстве еще не отражены в ЕГРЮЛ (п. 3 ст. 40 14-ФЗ).
В ситуации, когда ЭЦП нового директора еще не оформлена, но присутствует срочная необходимость утверждения документов, рекомендуем несколько вариантов решения вопроса:
- использовать для подписи документов сертификат сотрудника, который наделен правом второй подписи (например — заместителя директора);
- оформить ЭЦП, если поменялся директор, по срочному тарифу удостоверяющего центра.
Если прежний управленец остался в штате компании, некоторые организации назначают его исполняющим обязанности главы организации на время оформления сертификата. Но этот вариант приводит к нарушению, т. к. данные, которые содержит сертификат, не идентичны реальным фактам.
Что такое декларация о соответствии
Декларация относится к разрешительным документам в системе технического регулирования. Получить ее можно только в обязательном порядке, если такое требование указано в регламентах ЕАЭС. Зарегистрировать документ можно по следующим правилам:
- заявка подается в специализированные органы, имеющие государственную аккредитацию;
- заявитель сам отвечает за достоверность сведений о качестве и безопасности продукции;
- при декларировании проводится оценка фактических (заявленных) характеристик товара с нормативными значениями ТР ТС;
- получить ДС могут отечественные изготовители, импортеры или продавцы продукции, указанной в перечнях ЕАЭС.
Для декларирования заявитель может представить материалы, ранее полученные в собственной или аккредитованной лаборатории. Регистрация ДС сопровождается передачей сведений в реестр ФСА. Срок действия документа может составлять до 5 лет, если оценка соответствия проводилась по серийной продукции.
Возможные риски использования старой электронной подписи
Прежний управленец не имеет права утверждать цифровым сертификатом документы общества, даже если смена ЭЦП при смене руководителя еще не произведена. В противном случае возможны негативные последствия:
- Признание совершенных сделок недействительными.
- Внесение компании в реестр недобросовестных поставщиков.
- Непризнание госструктурами отчетности компании, которая утверждена ЭЦП уволенного директора, что повлечет за собой дополнительные последствия — пенни, штрафы и т. п.
- Несанкционированные расходы. Сертификат наделяет владельца широким спектром полномочий, в т. ч. возможностью распоряжаться денежными ресурсами. В этом случае оспорить банковские операции крайне трудно.
- Уголовная ответственность. В практике возникают спорные ситуации, особенно с причинением ущерба, когда использование ЭЦП при смене директора приводит к возбуждению дела о мошенничестве.
Вопросы и ответы
Видео: “НДС-2021: отправка декларации из «Онлайн-Спринтера»”
Для представления декларации по НДС необходимо:
– зайти на сайт «Онлайн-Спринтер» и выбрать сертификат для авторизации;
– Войти на страницу создания отчетности;
– Выбрав форму и отчетный период, нажать «Перейти к редактированию»;
- Выбрать форму 1151001;
- Выбрать отчетный период;
- Нажать кнопку «Перейти к редактированию».
При этом будет создан документ, содержащий с 1 по 7 разделы отчета по НДС (для навигации между ними необходимо использовать меню слева).
Необходимо последовательно заполнить все необходимые разделы.
Разделы, содержащие множественные данные, (раздел 2, Приложение 1 к разделу 2) необходимо добавлять с помощью кнопки «Добавить страницу»:
– Для добавления разделов 8-12 необходимо использовать верхнее меню «Добавить разделы сведений».
– При импорте раздела выбрать «Загрузить из файла».
При импорте вы можете использовать один из 2-х видов файлов:
- .xml (формат, выгружаемый программами для ведения бухгалтерского учета);
- .xls (если вы не используете программы для ведения бухгалтерского учета).
– Выберите интересующий вас формат в окне импорта и, выделив необходимый файл, нажмите кнопку «Открыть».
Если файл удовлетворяет требованиям, появится уведомление:
– После успешного импорта файл отобразится в списочной форме.
– При создании раздела вручную необходимо выбрать создаваемый раздел.
Если выбрано заполнение вложения из списка вручную, то откроется соответствующая форма.
– При добавлении новых элементов (строк) используйте кнопку «Добавить элемент».
Для навигации между элементами необходимо использовать вкладки с номерами строк:
– После заполнения раздела, чтобы вернуться к основной форме декларации, нажмите «Сохранить и вернуться».
– Появится список документов в сообщении. Чтобы открыть документ (вложение), необходимо нажать на его название.
– Вы перейдете к списку документов в сообщении. Чтобы открыть какой-либо документ (вложение), нажмите на его название.
После заполнения всех разделов сведений нажмите кнопку «Отправить».
После прохождения форматно-логического контроля файл будет отправлен.
Внимание! Не закрывайте окно браузера и не выключайте компьютер до отправки отчета.
Мы рекомендуем выходить из системы только после того, как вам поступит «Подтверждение даты отправки от спецоператора связи («Такском»)».
В этом случае вы можете быть полностью уверены, что ваша отчетность отправлена в ФНС.
Допускается ли переоформления деклараций при смене адреса
В разрешительные документы, предусмотренные системой технического регулирования, допускается внесение изменений без проведения повторных испытаний и проверок. Особенно это актуально для деклараций, которые заполняются по сведениям, представленным предпринимателем или организацией. Основания для замены или выдачи дубликата ДТС предусмотрены разделом XV Решения Совета ЕАК № 44:
- если в разрешительном бланке или его приложениях выявлены ошибки, опечатки;
- если изменились данные о заявителе (адрес, организационно-правовая форма, иные данные);
- если были обновлены или изменены коды ТН ВЭД;
- если у изготовителя уменьшилось количество мест, где производится продукция.
Таким образом, смена адреса компании или предпринимателя является законным основанием для переоформления декларации.
Порядок внесения корректировок в ДС также зафиксирован в Решении № 44. Юридическое лицо или предприниматель при смене адреса должны обратиться в ИФНС, пройти регистрацию, получить лист записи ЕГРИП или ЕГРЮЛ.
Внесение новых данных в ранее выданную декларацию или ее исправление не допускается. Заявитель должен вновь обратиться в тот же аккредитованный орган, который выдавал исходный разрешительный документа, указать причину замены (например, новые регистрационные данные об адресе компании или ИП).
Как быстро сменить эцп
Плановая замена подписи – не такой быстрый процесс, он может повлечь за собой нежелательные убытки. А как быть, если ваша электронная подпись внезапно перестала работать, а у вас уже запланированы в скором времени сделки, для которых она необходима? Продолжать работу без сертификата невозможно, так как это грозит большими штрафами.
Как обновить сертификат для работы в контур экстерн
Сертификат ЭЦП можно поменять непосредственно при входе в систему Контур Экстерн за 70 дней до его окончания.
При этом данные в новом КЭП (реквизиты организации) останутся неизменными, но Вы можете изменить владельца, данные паспорта, емайл.
Для веб-обновления сертификата при входе в систему достаточно выполнить следующие действия:
Рассмотрим последовательность действий как обновить сертификат. Инструкция подходит для всех регионов.
При входе в систему Контур Экстерн на странице нажать на ссылку “Отправить заявку на обновление“ (см. рис. 1).
Рис.1. Страница выбора сертификата
В открывшемся окне выбрать закладку входа по телефону.
Рис. 2. Закладка входа по телефону
Укажите сотовый телефон и сразу введите пароль, пришедший в смс.
Вы также можете войти по электронной почте или ссылке на других закладках.
Однако, подключение по телефону более знакомо Вам, как пользователю личного кабинета Удостоверяющего центра.
Если кабинет ранее не создавался, то у Вас появится следующее сообщение: “Пользователь не зарегистрирован”.
Необходимо нажать на ссылку “Зарегистрироваться”.
Рис. 3. Сообщение, что пользователь не зарегистрирован.
Нужно указать номер телефона и электронную почту.
Рис. 4. Заполнение данных
При работе в личный кабинет может потребоваться установка необходимых компонентов.
Произведите ее. Настройте компьютер.
Рисунок. 5. Настроить компьютер
И приступайте к оформлению нового сертификата.
Рисунок. 6. Что предстоит сделать – инструкция по шагам
В открывшемся окне отобразятся данные, которые попадают в сертификат. При необходимости их можно отредактировать.
Рисунок. 7. Редактирование данных
На втором шаге загрузите требуемые сканы документов и отправьте заявку на проверку.
Обратите внимание: Сканы паспорта и СНИЛСа будут скопированы из старой формы.
ФИО, ИНН и СНИЛС совпадают с данными в обновляемом сертификате. Возможны варианты:
1. Если данные не изменились, то, заявление подписывают старым сертификатом.
Ваша задача проверить данные – они заполняются автоматически.
Данные получены из Фокуса, старой формы и системы, которая создала форму в КабУЦ.
Вам не нужно загружать никаких документов (они скопированы из прошлой формы).
Визита в сервисный центр не требуется!
Вы ставите галку «Подтверждаю свое согласие на выпуск сертификата квалифицированной электронной подписи с указанными данными».
Нажимаете “Подписать заявление”.
После нажатия на кнопку открывается заявление, где нужно отметить значение «Подписать действующим сертификатом».
При этом подписать можно в том и только в том случае, если в старом и новом сертификатах совпадают ФИО – СНИЛС – ИНН.
После этого проходит стандартная процедура формирования ключа.
Если не удается поставить галочку в чекбоксе, значит нужно сменить браузер или произвести установку компонентов. Скачать необходимый плагин с сайта и запустить файл.
2. Если данные требуют корректировки (например, хотят получить сертификат на другое лицо) – нужно обращаться в сервисный центр, или отказаться от экспресс продления для самостоятельной корректировки.
Когда данные будут проверены в Удостоверяющем центре, Вы получите смс и можете приступать к выпуску нового сертификата.
Рисунок. 8. Выбор места хранения сертификата
Необходимо выбрать место хранения КЭП , подтвердить, что данные верны и нажать кнопку Далее
В открывшемся окне КриптоПро CSP выбрать ключевой носитель (флэшка, Rutoken или Rutoken Lite), на котором будет сформирован новый КЭП.
Можно указать носитель, который использовался ранее, либо выбрать другой.
Далее нажать ОК (см. рисунок.9):
Рис. 9. Выбор ключевого носителя
Для формирования закрытого ключа следует перемещать курсор мыши в области окна датчика случайных чисел либо нажимать клавиши на клавиатуре (рис. 10).
Рис. 10. Окно датчика случайных чисел
В открывшемся окне требуется установить pin-код либо пароль на ключевой контейнер:
Рис. 11. Окно ввода pin-кода для Рутокена
Обратите внимание, если установленный пароль будет утерян, то дальнейшая работа в системе станет невозможной. 
Рис. 12. Окно ввода пароля
После этого следует нажать ОК (см. рис. 13) и Ваш запрос уйдет на проверку в Удостоверяющий центр.
Рис. 13. Информационное окно
Как правило, процедура выдачи нового сертификата занимает 5-15 минут.
Подтверждение выпуска происходит с помощью ввода смс.
Рис. 14. Сообщение о получение нового сертификата
Установите квалифицированную электронную подпись.
Рис. 15. Сообщение о получение нового сертификата
Вы можете сделать резервную копию.
Рис. 11. Информация о резервной копии.
Обычно для удобства работы на конкретном компьютере копию помещают в реестр.
Рис. 11. Копирование в реестр
Сертификат установлен. В строке с обновляемым сертификатом будет указан новый период его действия (см. рис. 12).
Рис. 12. Новый период действия сертификата
Для начала работы с новым сертификатом достаточно просто его выбрать и Войти в систему.
Веб-обновление не применяется (ссылка "Отправить заявку на обновление" на рис.1 будет отсутствовать) в следующих случаях:Если необходимо получить сертификат в связи со сменой реквизитов организации или ответственного лица;
для обновления КЭП дочерних организаций, используемых для подписания отчетности в ПФР и ФСС;
В случае если сервисный центр уже создал форму для запроса подписи через программу Получение сертификатов;
Если срок действия сертификата, который необходимо обновить, уже истек.Во всех перечисленных случаях и при возникновении вопросов для получения новой электронной подписи следует обратиться в сервисный центр по месту подключения, после чего выполнить запрос сертификата с помощью программы "Получение сертификатов"
Как получить электронную подпись на нового управленца
Вот подробная пошаговая инструкция по ЭЦП при смене директора в 2020 году:
Шаг 1. Подготовьте документы для налоговой:
- приказ о назначении или коллегиальное решение;
- форма Р14001 для ФНС, которую заверяют у нотариуса.
Шаг 2. Обратитесь в ФНС и внесите изменения в ЕГРЮЛ.
Шаг 3. Определитесь с областью применения нового сертификата (для сдачи отчетности, участия в тендерах и т. п.).
Шаг 4. Подайте заявку на изготовление цифровой подписи в удостоверяющий центр (замена ЭЦП при смене руководителя подразумевает личное присутствие или оформление доверенности, которую заверяют у нотариуса).
Шаг 5. Оплатите счет за услуги удостоверяющего центра.
Шаг 6. Подготовьте пакет документов для оформления сертификата в соответствии с требованиями центра:
- паспорт, ИНН и СНИЛС управленца;
- документы, которые подтверждают его полномочия, — устав, приказ о назначении (решение или протокол);
- выписку из ЕГРЮЛ;
- заявление на оформление сертификата;
- документы, которые подтверждают оплату услуг центра.
Шаг 7. Получите ЭЦП на нового руководителя на съемном носителе.
Пример заполнения формы Р14001 для налоговой:
Когда следует изменить название фирмы
Согласно ст. 54 ГК РФ, наименование фирмы напрямую указывает на род ее деятельности и закрепляется в уставном документе. Основными причинами для его изменения можно назвать:
- кардинальную смену деятельности
- приобретение готовой компании, название которой не устраивает новых владельцев
- ошибочный выбор первоначального наименования
- решение суда
Согласно ст. 5, ст. 17 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ, при переименовании компании информацию о ее новом названии необходимо внести в устав с сохранением сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ.
Более простая процедура смены имени действует для компаний, которые осуществляют деятельность по типовому договору. Для этого нужно написать заявление о внесении поправок в название предприятия, сведения о котором содержатся в реестре. Участникам ООО не нужно принимать типовой указ.
Нужно ли менять сертификат при смене юридического адреса компании? |
Сертификат должен содержать достоверную на момент создания сертификата информацию о владельце. Изменить, в целях актуализации, информацию в сертификате невозможно. Т.е. актуализировать информацию в сертификате можно только через отзыв/аннулирование действующего и изготовление нового сертификата.
Отозвать/аннулировать сертификат можно только по причинам, перечисленным в 63-ФЗ или по желанию владельца сертификата. Среди причин отзыва/аннулирования сертификата, перечисленных в 63-ФЗ, нет такой причины, как актуализация информации.
Поэтому в случае смены юр.адреса действующий сертификат меняется только если захочет владелец сертификата. Использование сертификата со старым юр.адресом, если нет соответствующего заявления о внеплановой смене сертификата, не влечет никаких правовых последствий для удостоверяющего центра.
Нужно ли менять эцп при смене паспорта
При изменении фамилии и последующей смене паспорта обязательно требуется замена ЭЦП. Это требуется во всех случаях: если ЭЦП выпущена на директора организации (при смене фамилии происходит смена сведений в ЕГРЮЛ) и при выпуске подписи на ИП. Аналогично требуется замена если в данных паспорта владельца были изменения или же паспорт был получен заново.
Оформление налоговых отчетов после смены наименования компании
При смене наименования компании отчетность в налоговую инспекцию сдается в установленный на общих основаниях период. В 2020 году ее нужно сдавать с учетом переноса периода (Подробнее в статье: «Путин подписал закон о списании налогов за II квартал 2020 года»).
Также следует помнить про правила:
- если период, до которого нужно сдать отчет, выпадает на дату до внесения изменений в реестр, то отчетность нужно представить со старым наименованием компании
- если срок выпадает на число месяца после внесения поправок в реестр, то нужно подавать отчет с новым названием
То же самое касается уплаты налогов и прочих взносов.
Переименование не является реорганизацией
Несмотря на то что смена наименования предприятия подразумевает проведение повторной регистрации в налоговой инспекции и изменение данных, содержащихся в ЕГРЮЛ, ее нельзя назвать реорганизацией. Все потому, что процесс реорганизации подразумевает передачу прав на владение компанией от одного лица другому с передачей всех прав и обязанностей.
При смене наименования все обязательства остаются прежними так же, как и организационно-правовая форма предприятия.
Позаботьтесь о плановой замене эцп заранее!
Это поможет вам упростить процедуру смены ЭП. Если сертификат уже не действителен, или его срок действия скоро подойдет к концу, вам необходимо:
- Обратиться в обслуживающую организацию и получить список документов
- Собрать необходимые документы, некоторые из них вы сможете подписать действующим сертификатом, а какие-то нужно будет подписать собственноручно
- Отправить заявление на получение подписи
- Оплатить выставленный счет
- Получить новый сертификат электронной подписи
Если вы хотите изменить данные в действующей подписи, необходимо оформить перевыпуск ЭЦП.
Процедура переоформления состоит из следующих этапов:
- подача заявления и документов, подтверждающих ранее пройденное декларирование, смены регистрационных данных;
- рассмотрение документов в аккредитованном органе, принятие решения о возможности замены исходного бланка;
- выдача новой декларации не позднее 10 дней после получения документов;
- передача информации в реестр ФСА.
Одновременно с регистрацией обновленного документа будет прекращено действие исходного документа, а соответствующие сведения будут отражены в реестре ФСА. Менять перечни продукции при замене разрешительного бланка не допускается.
При выдаче нового бланка будет указана дата окончания срока его действия. Декларация будет содержать новый регистрационный номер. Исходный документ остается в аккредитованном органе, на нем делается отметка “Заменен” с датой выдачи и регистрационным номером новой декларации.
Процесс изменения названия предприятия
Для проведения данной процедуры требуется зафиксировать выбранное название в акте и собрать пакет требуемых документов. К ним относится:
- заявление, написанное по форме Р13001
- соглашение собрания учредителей фирмы
- устав отредактированный в соответствии с поправками
- квитанция, подтверждающая оплату госпошлины
Государственная пошлина должна оплачиваться генеральным директором – на квитанции должны быть указаны его ФИО. Собранные документы должны быть заверены у нотариуса. При этом заявитель должен представить нотариусу все уставные документы и выписку из реестра юридических лиц.
После заверки документов их следует подать на рассмотрение в налоговую инспекцию. При этом они должны быть поданы не позднее, чем через 3 дня после принятия решения об изменении названия компании. Сотрудники налоговой инспекции регистрируют поправки в течение 5 рабочих дней.
Если фирма использует печать, то после смены наименования необходимо заказать новую. Также об изменении реквизитов необходимо уведомить банк, партнеров и клиентов и внести коррективы во внутреннюю документацию.
Росаккредитация рекомендует фтс россии не требовать замены сертификата соответствия, если у заявителя изменился юридический адрес
16 января на сайте Росаккредитации появилась информация об итогах совещания, одной из главных тем которого стала правоприменительная практика по нормативным документам, регламентирующим замену сертификатов соответствия.
Участниками совещания, помимо сотрудников Росаккредитации, стали представители Минпромторга, Минэкономразвития, ФТС России, комитета по вопросам деятельности сертификационных органов при Общественном совете. Председателем совещания выступил руководитель Росаккредитации Алексей Херсонцев.
В центре обсуждения был вопрос о замене сертификата соответствия в том случае, если у заявителя изменился юридический адрес. В Решении Совета ЕЭК №44 от 18 апреля 2021 года «О типовых схемах оценки соответствия», а также положениях иных нормативных актов, описывающих этот вопрос, нет прямого указания о том, что в таком случае сертификат необходимо менять обязательно.
Все участники совещания согласились с этой позицией. Итогом стала рекомендация для ФТС России в ходе таможенного контроля учитывать эту позицию.
Форма бланка, реестр фса
Единая форма ДС утверждена Решением Коллегии ЕАК № 293. Разрешительная бумага заполняется в обычной письменной форме, на листе формата А4. В отличие от сертификата, указанный бланк не имеет степеней защиты, за исключением индивидуального номера. Заполняется документ на русском языке по следующим разделам и строкам:
- информация о заявителе, проходящем декларирование (это может быть фирма или предприниматель, резиденты Таможенного союза);
- общие данные о товаре, изделии, соответствии требованиям техрегламента ТС;
- основание для регистрации ДС (например, протокол, экспертное заключение);
- даты начала и окончания срока действия ДС (если установление срока предусмотрено схемой декларирования);
- дата заполнения, подпись заявителя;
- регистрационный номер (присваивается аккредитованный органом);
- дата регистрации.
Хотя нормативные акты Таможенного союза предусматривают заполнение деклараций заявителями, на практике это делают специалисты сертификационных центров. Это позволяет упростить процесс декларирования, соблюсти требования к форме и содержанию бланков.
Реестр зарегистрированных деклараций ведет Федеральная Служба Аккредитации (ФСА). Сведения этого реестра доступны любому заинтересованному лицу, таможенным и иным контролирующим органам.