Важность планов инспекций и испытаний в управлении качеством строительства

Описание объектов тестирования

Здесь необходимо перечислить все компоненты системы, которые подлежат тестированию. Объекты тестирования могут включать:

Пример объекта тестирования: Модуль авторизации пользователей.

Описание ресурсов и инструментов

Перечислите все ресурсы, которые понадобятся для проведения тестирования, такие как:

Пример ресурсов: Тестировщик, ноутбук, тестовые аккаунты, Jira.

Определение методов тестирования

Выберите подходящие методы тестирования в соответствии с вашими целями и задачами. Методы могут быть, например:

Пример метода тестирования: Функциональное тестирование модуля авторизации пользователей.

Шагов разработки плана-графика проекта

Пример матрицы рисков, которые могут помешать планам

Термины, определения и сокращения

Термины и определения:

• Несколько жестких дисков, управляемых контроллером, предназначенные для повышения надежности хранения данных.
• Лицо или организация, которые могут получать или получают продукцию или услугу, предназначенные или требуемые этим лицом или организацией. Пример потребителя – клиент, заказчик, конечный пользователь, розничный продавец, получатель продукции или услуг, бенефециар и покупатель (ГОСТ Р ИСО 9000:2015).
• Подтверждение, посредством представления объективных свидетельств того, что требования, предназначенные для конкретного использования или применения, выполнены (ГОСТ Р ИСО 9000:2015).
• Подтверждение, посредством представления объективных свидетельств того, что установленные требования были выполнены (ГОСТ Р ИСО 9000:2015).
• Документ, в котором указываются основные параметры процесса, графическая схема процесса, ответственные за выполнение операций процесса и документация по процессу.
• Продукция, работа или услуга, предоставляемая организацией потребителю.

Сокращения:

• ДП – документированная процедура
• КП – карта процесса
• ИТ – информационные технологии
• РИ – рабочая инструкция
• СМК – система менеджмента качества

Приложений для разработки календарного плана

Календарный план проекта можно нарисовать, собственно, на календаре или на ватмане, если у тебя диаграмма Ганта. Но для распределённых команд, для удалёнщиков и для презентации внешним заказчикам лучше подойдёт технологичное решение — приложение. Тем более, там есть много полезного помимо календаря.

WEEEK

Чтобы построить календарный план в WEEEK, можно использовать, собственно, календарь. У него есть два вида отображения: на неделю и на месяц.

Пример календарного контент-плана рассылок в небольшом зоомагазине. Но для стратегического планирования лучше использовать диаграмму Ганта — тем более, что исходя от неё уже можно сформировать более детальные планы.

Планирование проекта с помощью диаграмм

Диаграмма создаётся внутри проекта. На ней можно создавать длинные задачи — на несколько дней, недель и месяцев, — все они отобразятся на диаграмме. Это подойдёт для планирования этапов проекта.

Пример построения календаря плана проекта по мероприятию в WEEEK с построенными взаимосвязями

Декомпозиция этапов проекта с подзадачами

Чтобы декомпозировать этапы, пригодятся подзадачи. На Ганте они не отобразятся — а это и не надо, если речь о стратегическом планировании. Зато, если присвоить этим задачам исполнителей и срок, они появятся в календарях сотрудников как самостоятельные задачи.

Программы для построения календарного плана

Google Sheets

Знакомые всем гугл-таблицы хороши тем, что используются повсеместно. К тому же они бесплатные и вполне постижимы для работы. Внутри есть удобные шаблоны — в том числе для построения диаграммы Ганта.

Минус — много придётся делать вручную. Нужно понимать, как работать с формулами и строить графики. А ещё таблицы часто пугают людей — возможно, красивый график будет понятнее для сотрудников и заказчиков.

YouGile

В этом российском сервисе можно построить несколько вариантов календарного плана: в календаре, Канбан-досках или на диаграмме Ганта. Все они будут относиться к одному проекту.

Система приоритизации, теги, выставление дедлайнов, прописывание подзадач и исполнителей — всё это присутствует.

Roadmunk

Приложение, которое создавали под календарные планы, диаграммы, дорожные карты и прочие способы визуализации. Под это есть пачка шаблонов в пяти областях: от контент-плана, разработки и продаж до построения процессов по Agile.

Иными словами, здесь можно построить детализированные календарные планы для крупных, кратких или повторяющихся процессов. Есть обозначение этапов цветом, дополнительные маркеры и другие способы детализировать свои планы.

Приложение GanttPro

В программе удобный интерфейс, можно просматривать свои планы в двух режимах — на таймлайне (почти диаграмма Ганта) и свимлайне. Свимлайн — это таблица, которая распределяет задачи по исполнителям и по процессам.

Из минусов — надо разбираться и в программе, и в методе календарного плана, чтобы всё получилось. А бесплатный период длится только 14 дней.

Определение целей и задач тестирования

Сначала нужно определить, что именно вы хотите добиться с помощью тестирования. Цели могут быть разными, например:

• Проверка корректности работы функций
• Выявление ошибок в программном обеспечении

Задачи тестирования должны быть конкретными и измеримыми, чтобы вы могли оценить результаты тестирования.

Пример задачи: Проверить корректность работы функции авторизации пользователей.

Одиннадцать простых и бесплатных шаблонов плана проекта

Если вы не считаете себя профессиональным руководителем проектов и не знаете, с чего начать, вы попали в нужное место. Ниже приводятся одиннадцать шаблонов, которые помогут в кратчайшие сроки запустить ваш очередной проект.

Простой шаблон проекта для начала работы

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта

Абсолютно одинаковых проектов не бывает. Однако у всех планов проекта есть общие базовые элементы. Основу для составления плана проекта дают чёткие цели, ожидаемые результаты и сроки.

Кроме того, они позволяют разбить большой проект на более мелкие этапы. Обязательно сформируйте группу, которая будет работать над проектом, и чётко определите роль каждого участника.

Если вы всё ещё не знаете, с чего начать, попробуйте использовать наш шаблон простого плана проекта. Он поможет распределить все задачи вашего проекта по вехам в рамках работы по планированию, и вы будете видеть уровни приоритетности и статус задач.

Шаблон проекта по маркетингу продукта

Бесплатный шаблон запуска кампании по маркетингу.

Обязанности менеджера по маркетингу продуктов

У менеджеров по маркетингу продуктов множество обязанностей. Они проводят маркетинговые исследования для выработки стратегии в отношении продукта, формулирования тезисов, позиционирования и вывода новых продуктов на рынок. Зачастую они также по факту выполняют функции руководителей проектов по запуску продукта, координируя взаимодействие между группой разработки, отделом маркетинга и творческими коллективами с целью обеспечения готовности новых продуктов к отгрузке и своевременного предоставления средств для их запуска.

Проект по запуску маркетинга продукта

Вместо того чтобы заново изобретать велосипед при каждом запуске, воспользуйтесь нашим шаблоном проекта по запуску маркетинга продукта для создания собственного плана. В нём предусматриваются такие действия, как задание целей по запуску и определение стратегии в отношении разных каналов, чтобы вы не забыли ничего важного при запуске нового продукта.

Соблюдайте сроки публикации

Управление контент-календарём — это непрерывный проект, который требует постоянного контроля большого количества подвижных элементов. От постановки задач авторам текстов до художественного оформления, рецензирования и корректорской правки — каждый элемент создаваемого контента похож на самостоятельный мини-проект с чётко определёнными этапами.

Читать о том, как создать календарь проекта и управлять им для обеспечения успешной работы команды

Чтобы процесс создания контента шёл правильным курсом, воспользуйтесь нашим шаблоном контент-календаря. Он позволяет в одном месте управлять всеми материалами (от идеи до воплощения), которые вы пишете, редактируете и публикуете.

Шаблон проекта маркетинговой кампании

Планирование и реализация играют решающую роль в успехе маркетинговой кампании. Однако если вы управляете кампанией впервые, то контроль выполнения каждой отдельной задачи может показаться весьма утомительным занятием. Какие материалы необходимо подготовить? Кто будет их создавать? Что делать, если что-то пойдёт не так?

Наш шаблон проекта кампании позволяет составить план всей кампании и контролировать ежедневную работу по его реализации, которую ведёт ваша группа. Используйте шаблон для отслеживания материалов и результатов, планирования и выполнения стратегии по каналам и многого другого.

Загрузить руководство маркетолога

Шаблон управления агентством для успешного выполнения совместной работы

Бесплатный шаблон для совместной работы с агентствами

Для большинства проектов вы, скорее всего, соберёте рабочую группу из сотрудников компании. Однако в некоторых случаях для реализации проекта вы можете прибегнуть к помощи маркетингового или креативного агентства. Ведёте ли вы рекламную кампанию, выполняете обновление бренда или проводите исследование, успешное партнёрство начинается с чёткого плана и постоянной координации, а это может оказаться проблематичным, если вы общаетесь только по почте или созваниваетесь раз в неделю.

К счастью, есть шаблон, позволяющий управлять вашим очередным проектом с привлечением внешнего агентства. Используйте его, чтобы в одном месте составлять творческие задания, отслеживать получаемые результаты, ход выполнения работы, уровни приоритетности и бюджета, с тем чтобы вы могли сосредоточиться на выполнении полезной совместной работы.

Шаблон проекта исследования среди пользователей для организации проектов, связанных с разработкой пользовательских интерфейсов

Бесплатный шаблон для исследований среди пользователей

Исследование пользовательского поведения является важной частью процесса разработки продукта. Именно на этом этапе менеджеры по продуктам и специалисты по анализу удобства использования узнают о потребностях и целях своих клиентов, получая данные, позволяющие открывать совершенно новые возможности для создания продуктов.

Вести исследовательский проект — дело непростое. От поиска участников и сбора данных до анализа полученной информации и выработки рекомендаций — всё это нуждается в планировании и управлении. Наш шаблон проекта по исследованию пользовательского поведения поможет команде определить цели исследования и сформулировать вопросы, а также позволит систематизировать сделанные наблюдения. При использовании шаблона плоды вашего труда не затеряются в документах или электронных таблицах.

Шаблон для планирования спринта в рамках управления agile-группами

Бесплатный шаблон для планирования спринтов

Планирование спринтов помогает проектным и техническим группам, использующим систему Agile, определять приоритеты в работе и решать, кто может взять на себя те или иные проекты. Планирование спринтов с ежедневными стендапами и ретроспективами является частью более крупного scrum-фреймворка.

Ваша команда плотно загружена, и вам нужен шаблон планирования спринта, которым удобно пользоваться. При этом вам также необходим доступ к различным данным проекта, в том числе к подробной информации о продукте, кто чем занимается, каков статус работ, уровень приоритета и когда должна быть выполнена та или иная задача. Наш шаблон планирования спринта позволяет облегчить всю эту работу и высвободить достаточно времени, чтобы ваша группа могла действовать оперативно, быстро получать результат и доставлять его по назначению.

Читать об Asana для Agile и Scrum

Шаблон повестки заседания совета директоров для ведения протокола

Бесплатный шаблон повестки заседания совета директоров

Крайне важно, чтобы заседания совета директоров проходили продуктивно, но для этого требуется определённая подготовительная работа. Совету нужен простой способ, позволяющий планировать, хранить важную информацию для предстоящих заседаний и обмениваться ей, не тратя лишнее время на координацию по почте или копание в электронных таблицах.

Наш шаблон обеспечивает эффективность планирования и организации таких заседаний без особых усилий. Шаблон повестки заседания совета директоров — это единый инструмент, позволяющий делиться повесткой заседания, фиксировать поручения в его ходе, а также хранить всю важную документацию, например протоколы предыдущих заседаний и справочные материалы.

Шаблон запросов на работы для упрощения процесса сбора заявок

Бесплатный шаблон запроса на выполнение работ

Заявки на выполнение работ могут быстро выйти из-под контроля, если они подаются как попало и в разных форматах. Чтобы с ними не возникало проблем, следует наладить централизованное отслеживание и управление. А для упрощения работы вашей группы также необходим процесс сбора заявок, который обеспечивал бы единство информации, получаемой с их помощью.

Итак, вам нужен шаблон заявки на работы. Поступают ли к вам творческие задания, заявки на выполнение работ или запросы в отдел ИТ, наличие единого источника достоверной информации имеет решающее значение. Наш шаблон заявки на работы также можно объединить с формами, чтобы гарантированно получать все необходимые сведения непосредственно при подаче заявки.

Читать о том, как быстро проделать путь от заявки до результата

Шаблон плана продаж

Бесплатный шаблон плана продаж

План продаж не должен стать документом, который вы создали в начале цикла продаж, а затем отложили в сторону. Чтобы специалистыпо продажам могли сформировать и поддерживать прочную основу, им необходим тщательно проработанный, структурированный план продаж.

Имея эффективный шаблон плана продаж, вы можете централизованно фиксировать цели отдела продаж, целевую аудиторию, целевые показатели доходности, стратегии и препятствия, которые могут возникать на вашем пути. Воспользуйтесь нашим шаблоном плана продаж, в котором есть структура, необходимая для подготовки каждой отдельной части вашего плана продаж.

Создание унифицированного процесса адаптации

Бесплатный шаблон для подготовки новых сотрудников

Менеджеры вкладывают столько времени и сил в поиск наилучшего кандидата, что подготовка к его адаптации в коллективе может происходить в авральном режиме. Для того чтобы каждый новый сотрудник чувствовал себя комфортно, необходимо стандартизировать процесс адаптации и предоставить всем менеджеру по подбору персонала всё необходимое для успешной работы.

Контрольный список адаптации новых сотрудников — это стандартизированный процесс, которому должен следовать каждый менеджер. В таком списке необходимо обозначить ключевые элементы, по которым должны работать менеджеры, включая приветственные письма, персональную встречу и сопровождение нового участника коллектива, требования для специалистов отдела ИТ в части подготовки рабочего места и многое другое. И хотя в каждом отделе могут быть свои традиции и требования к обучению, стандартизация общей схемы адаптации по нашему шаблону контрольного списка для новых сотрудников создаст менеджерам и новичкам все условия для успешного прохождения этого процесса.

Читать о том, как использовать Asana для адаптации новых сотрудников

Чем лучше шаблоны проектов, тем эффективнее их планирование

Запуск нового проекта может быть напряжённым событием, особенно если вы отвечаете за планирование и управление этим проектом.

С какими бы проектами вы ни работали, — запуск нового продукта, маркетинговая кампания или что-то ещё — шаблоны дают вам основу, чтобы не нужно было создавать план с нуля. А если пользоваться инструментом управления проектами, таким как Asana, ваш проект просто обречён на успех.

Готовы создать план очередного проекта? Попробуйте использовать шаблон проекта от Asana.

Планировать проекты с помощью Asana

Дополнительные аспекты для составления календарного плана

«Освойте создание тест-плана для ПО с нашей статьей: от определения целей и задач до оценки качества тестирования!»

Тест-план — это основной документ, который используется в процессе тестирования ПО. В нем содержится информация об объектах тестирования, целях и задачах, а также методах и ресурсах, необходимых для проведения тестирования. В этой статье мы рассмотрим основные этапы создания тест-плана и приведем примеры.

Как составить план проекта

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

Познакомьтесь с участниками проекта

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

Определите объемы работ

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

Создайте детальный план проекта

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение.

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете.

Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и , а также повышает эффективность команды.

Оцените риски

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы.

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Заключение

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.

Среда организации

стремится определить свою позицию на рынке и понять, какие внешние и внутренние факторы, вытекающие из правовых, политических, экономических, социальных и технологических вопросов, влияют на стратегическое направление деятельности и внутреннее развитие организации.

выявляет, анализирует, отслеживает и пересматривает факторы, которые могут повлиять на способность удовлетворять потребности потребителей и других заинтересованных сторон, а также факторы, которые могут негативно повлиять на стабильность процессов или целостность системы управления.

С этой целью высшее руководство организации разрабатывает и ежегодно актуализирует концепцию развития. Весь состав факторов внешней и внутренней среды указан в концепции развития организации.

Результаты этой работы являются частью системы управления рисками и возможностями. Более подробная информация по системе управления рисками и возможностями представлена в разделе 6.1 данного руководства.

Онимание потребностей и ожиданий заинтересованных сторон

проводит выявление, анализ и систематизацию заинтересованных сторон, которые могут оказать влияние на деятельность организации и систему качества.

Состав заинтересованных сторон и их потребности определены в концепции развития организации.

Основными заинтересованными сторонами организации являются:

№ п.п.

Низкая стоимость продукта, высокое качество работ, оперативность выполнения работ

Собственники, владельцы организации

Рентабельность организации, рост прибыли

Увеличение роста продаж и прибыльности, повышение эффективности работы

Хорошие условия работы, обучение, продвижение по службе, признание заслуг и материальные поощрения

Внешние партнеры (поставщики)

Заключение долгосрочных контрактов, предоставление информации о потребностях потребителей, продвижение услуг партнеров среди потребителей

Своевременное представление отчётности (бухгалтерской, налоговой, социальной).

Чтобы гарантировать, что продукты и процессы продолжают соответствовать всем требованиям, выявляет и оценивает потенциальное влияние потребностей и ожиданий заинтересованных сторон.

Если возможно, преобразует соответствующие потребности и ожидания заинтересованных сторон в требования, которые становятся входными данными для системы менеджмента качества.

Бласть применения системы менеджмента качества.

определила область применения системы менеджмента качества для реализации целей и политики, которые имеют отношение к контексту, продуктам и всем заинтересованным сторонам.

Система менеджмента качества распространяется на следующие виды деятельности:

В системе менеджмента качества нет исключений из требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015).

Истема менеджмента качества и ее процессы.

Система менеджмента качества включает в себя собственные процессы организации и процессы, переданные сторонним организациям на аутсорсинг. Передача отдельных процессов на аутсорсинг не освобождает организацию от ответственности за соответствие требованиям потребителей, законодательным и нормативно-правовым актам по таким процессам.

Обственные процессы организации

Система менеджмента качества организации разработана в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) и является инструментом постоянного повышения результативности деятельности организации.

Ключевые группы процессов СМК включают:

Название процесса

Выполнение принятых решений с заданными требованиями и в установленные сроки

Обеспечение продаж не менее уровня рентабельности

Производство продукта в установленные сроки, с требуемым качеством и с установленным бюджетом

Состав, количество и характеристики ресурсов соответствуют требованиям

Контроль, мониторинг и измерения

Выполнены все предусмотренные мероприятия по контролю, мониторингу и измерениям

Детальная документированная информация по этим группам процессов представлена в документированных процедурах, картах процессов, блок-схемах, матрицах, графиках, диаграммах и т.п.

Для каждого процесса определены контролируемые показатели процесса, а также риски и возможности, присущие каждому процессу (приведены в документированных процедурах).

Результативность каждого процесса измеряется и оценивается с помощью регулярных внутренних аудитов, проверок качества и анализа данных.

Роцессы на аутсорсинге

Если организация передает какой-либо процесс или его часть на аутсорсинг, то устанавливаются критерии контроля процесса, такие как компетентность персонала, методы проверки, предоставление сертификатов соответствия продукции, соблюдение требований, документированных процедур и т.д.

Применяемые средства контроля зависят от потенциального влияния процессов на аутсорсинге на удовлетворение требований потребителей или заинтересованных сторон, а также от степени совместного контроля над процессом. Процессы, переданные на аутсорсинг, контролируются с помощью закупок и договорных соглашений.

Более подробная информация по процессам на аутсорсинге представлена в разделе 8.4.

Руководство по качеству. Пример

Данный пример руководства по качеству разработан на основании требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015). Он содержит описание реализации всех требований данного стандарта, включая требования по риск-ориентированному мышлению. Структура руководства по качеству повторяет структуру стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015). Пример руководства по качеству представляет, каким образом организация выполняет эти требования.

Руководство по качеству подходит для применения организациями различных видов деятельности и с различной численностью персонала.

Документ включает в себя 31 страницу.

Формат документа – pdf.

Нормативные ссылки

ГОСТ Р ИСО 9000:2015 – «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».

ГОСТ Р ИСО 9001:2015 – «Система менеджмента качества. Требования».

ДП – ХХ «Управление средствами измерений на производстве».

ДП – ХХ «Управление персоналом».

ДП – ХХ «Управление документацией СМК».

ДП – ХХ «Управление записями по качеству».

ДП – ХХ «Организация делопроизводства».

ДП – ХХ «Управление внешней нормативно-технической документацией».

ДП – ХХ «Кадровый учет».

ДП – ХХ «Управление производством продукции».

ДП – ХХ «Анализ удовлетворенности потребителей».

ДП – ХХ «Управление проектированием и разработкой».

ДП – ХХ «Закупки».

ДП – ХХ «Оценка и выбор поставщиков».

ДП – ХХ «Техническое обслуживание оборудования».

ДП – ХХ «Порядок идентификации и прослеживамость продукции».

ДП – ХХ «Управление несоответствующей продукцией».

ДП – ХХ «Взаимодействие с потребителями».

ДП – ХХ «Анализ СМК со стороны руководства».

ДП – ХХ «Внутренний аудит СМК».

ДП – ХХ «Корректирующие действия».

ДП – ХХ «Предупреждающие действия».

ДП – ХХ «Приемочные испытания».

ДП – ХХ «Контроль производства продукции».

Настраиваемые шаблоны проектов

Бывают ситуации, когда требуется объединить определённые рабочие процедуры вашей группы в одном шаблоне. В таком случае необходимо преобразовать выполненные ранее проекты в шаблоны с возможностью сохранения некоторых элементов, таких как задачи, ключевые вехи и этапы проекта. Имея в своём распоряжении чёткий план проекта, превратите его в шаблон, который можно будет использовать в будущем.

С помощью инструмента управления работой, такого как Asana, любой ранее выполненный проект можно преобразовать в шаблон. После этого останется только выбрать даты начала и завершения проекта — и можно приступать к его реализации по чёткому индивидуально проработанному плану.

Поиск подходящего инструмента для шаблонов проектов

Качество инструмента, который вы используете для работы с шаблонами проекта, не менее (а может быть, и более) важно, чем качество самого шаблона проекта. Существует множество средств управления проектами, призванных помочь группам в планировании проектов, но не все они одинаковы.

Конечно, вам необходим инструмент, в котором есть бесплатные и простые в использовании шаблоны проекта, но не стоит ограничиваться лишь этим. Чтобы инструмент для работы с шаблонами проекта отвечал всем вашим требованиям, он должен отличаться гибкостью, достаточной для планирования сложных проектов от первых ожидаемых результатов до конечной глобальной цели проекта.

Полагаем, лучше всего начать с Asana. Asana — это инструмент управления работой, с помощью которого ваша группа может координировать рабочие процессы вместе с проектами. Платформы для управления работой помогают выполнять отдельные проекты, а также позволяют создавать воспроизводимые процессы и надёжные системы, которые ваша группа может использовать не только для одного, но и вообще для всех проектов.

Читать о разнице между управлением работами и управлением проектами

Что в нём должно быть и где взять образцы плана

План — обязательная часть любого проекта. Из статьи вы узнаете, как создать план проекта по рекомендациям PMBok или с помощью философии Agile.

Иллюстрация: Mike Dotta / Shutterstock / Colowgee для Skillbox Media

Обозреватель Skillbox Media, отраслевой журналист. Работала с TexTerra, SMMplanner, «Нетологией», «ПланФактом», Semantica. Написала больше 60 текстов для рекламных кампаний в «Дзене». Вела нишевой канал на YouTube.

О плане проекта рассказал

Эксперт в области управления цифровыми проектами с 17-летним международным опытом. Бизнес-архитектор. Студент программы Skillbox и СПбГУ MBA «Лидеры изменений».

Проект — это временное предприятие, направленное на создание уникального результата, например продукта или услуги. У проектов есть свои ограничения по времени, бюджету, содержанию. Чтобы прийти к намеченному результату, нужен план.

В этом материале Skillbox Media расскажем о плане проекта.

План проекта — документ, в котором описан проект. В него обычно включают ряд последовательных действий, мероприятий или задач. Эта последовательность показывает, как команда будет достигать цели в установленный срок и с ограниченными ресурсами.

Вот какие элементы ещё есть в документе:

План может быть мультисценарным. Это значит, что в нём будет указано несколько сценариев развития проекта и последовательность действий для них. Это помогает снизить риски — если что-то пойдёт не так, вы будете готовы активировать план Б или использовать резерв времени или бюджета.

План проекта составляют на этапе подготовки. Сначала он может быть укрупнённым — только с важными ограничениями и этапами. Позже его могут детализировать, уточнять или корректировать. Но работают с ним всегда в одном документе, чтобы не упустить из виду ничего важного.

План проекта нужен менеджерам, команде и всем заинтересованным сторонам. Он помогает координировать действия и достичь намеченной цели. Можно сказать, что проект без плана — как корабль без навигации и карты:

Курсы Skillbox для тех, кто хочет освоить проектный менеджмент

Планирование — это процесс создания плана. За него обычно отвечает менеджер проекта. Но он может подключать к нему членов команды и заинтересованные стороны, чтобы согласовать цели, задачи, ограничения и другие важные элементы плана.

Приступить к планированию невозможно без формулировки цели проекта и определения его заинтересованных сторон. Только после этого можно отвечать на вопросы: что и зачем делаем, как, когда, кто за это отвечает, сколько это будет стоить и что будет, если что-то пойдёт не так.

Поиск ответов на эти вопросы — и есть планирование. Подробнее обо всех его этапах можно почитать в отдельной статье. Здесь перечислим принципы, которых нужно придерживаться для успешного планирования:

Дополнительный совет — развивайтесь сами и развивайте свою команду. Изучайте принципы и подходы к планированию, которыми пользуются ваши коллеги и конкуренты по отрасли. Со временем это поможет проще планировать, работать и взаимодействовать с командой.

PMI — институт управления проектами — выпускает PMBoK (Project Management Body of Knowledge). Это свод знаний по управлению проектами. В PMBoK среди прочего описано планирование.

Согласно PMBoK, планирование — постоянный процесс. Для него менеджер должен использовать почти все области знаний, описанные в своде. Это управление:

Содержанием. На этом этапе идёт сбор требований заказчиков и заинтересованных сторон, определение целей: чего нужно достичь. На нём можно составить иерархическую структуру работ — список всех небольших задач, необходимых для достижения цели.

Сроками. Чтобы оценить сроки, нужно определить состав работ, взаимосвязи между задачами, необходимые ресурсы. Потом оценить длительность операций и разработать расписание работ.

Стоимостью. Это стоимостная оценка работ и необходимых ресурсов. Когда она проведена, менеджер может разрабатывать бюджет.

Качеством. Это планирование уровня качества и контрольных точек, на которых его нужно проверять.

Ресурсами. На этом этапе разрабатывают план управления человеческими ресурсами — распределяют роли и формируют команду. Это особенно важно в проектах, связанных с серьёзными изменениями в организации. На нём также определяют необходимые ресурсы — например, какой понадобится софт.

Коммуникациями. На этом шаге определяют форматы, глубину, частоту и каналы коммуникаций — как все участники проекта будут взаимодействовать между собой.

Рисками. Это поиск и идентификация рисков, их качественный, количественный анализ и разработка планов действий для случаев, если риски наступят.

Интеграцией. Это сборка всех «элементов» в единый план управления, согласование с командой и заинтересованными сторонами. Интеграция позволяет объединить усилия всех сторон для достижения цели.

Этот список можно использовать как чек-лист, чтобы убедиться в полноте плана проекта. Если какая-то область знаний не учтена, постарайтесь понять, как это исправить. Например, можно привлечь кого-то в качестве заинтересованного лица, спонсора, партнёра или члена команды, чтобы он помог вам в управлении рисками или ресурсами.

Agile — методология гибкого управления. Её особенность в том, что команда работает короткими циклами. Результат проекта может быть неизвестен, главная цель разработки — сделать продукт, полезный пользователям. Так как результат неизвестен, нельзя составить план проекта перед его запуском.

Но в Agile составляют планы при формировании бэклога спринта. Спринт — это цикл работы, бэклог — перечень задач, которые нужно выполнить в этом цикле. Исходя из этих задач, менеджер планирует ресурсы, длительность, стоимость каждого спринта и приоритет работ в нём.

Поэтому планирование в Agile остаётся, но этот процесс совмещён с фазой исполнения и «растворён» в ней. Вы можете часто встречаться с командой и клиентом, чтобы контролировать и корректировать план.

В программах для управления проектами встречаются готовые шаблоны планов. В некоторых программах форматы планов подобраны для разных проектов и подходов к управлению.

В Skillbox Media есть подборка из восьми программ для менеджера проектов. Здесь мы перечислим главное, что о них нужно знать:

Редакция «Управление» рекомендует

Заставьте нейросети работать на вас!Расскажем на бесплатном вебинаре: 13 топ-экспертов, кейсы и практика. Научитесь применять ИИ и зарабатывайте больше!

Планирование и оценка времени

Определите длительность каждого этапа тестирования и составьте график работ. Учтите возможные риски и задержки, такие как отсутствие доступа к ресурсам, сложность задач или изменения в требованиях.

Пример планирования: «Функциональное тестирование модуля авторизации пользователей — 3 дня».

Примеры графиков проектов

Планирование мероприятия — это и про масштабное видение, и про управление мелочами. Показываем, как разбить работу на этапы и скоординировать графики разных исполнителей — от подрядчиков до внутренних сотрудников. А ещё управлять сроками, назначать задачи, отслеживать прогресс и контролировать бюджет мероприятия.

Разложим на диаграмме Ганта крупные этапы подготовки к мероприятию — проработка концепции, отрисовка дизайна, поиск и найм подрядчиков (типография, кейтеринг), рассылка приглашений и всё остальное. Обрати внимание, что параллельные крупные процессы обязательно нужно отражать на Ганте.

На плане стоит отразить даже процессы, которые будут происходить вне вашей компании, — например, печатью раздатки занимаются подрядчики, но вам всё равно важно следить за сроками. Там же стоит обозначить и само мероприятие.

Для обозначения сроков используй длинные задачи (доступно с таск-менеджером на тарифе Lite).

Чтобы декомпозировать этапы, применяй подзадачи. Их нужно распределить между отделами и исполнителями — например, по Канбан-доскам.

Пример графика проекта по запуску нового продукта

Запуск продукта — ещё один проект, который удобно планировать на календаре и на диаграмме Ганта. Здесь тоже много параллельных процессов и задействованных людей.

Ситуация чуть сложнее. В запуске продукта участвуют разработчики, маркетинг, отдел продаж. У каждого отдела свои длительные и обширные процессы. Поэтому, возможно, тебе и команде будет удобнее выстроить отдельные планы для каждого направления.

Создадим по проекту на каждое направление работы. Это позволит развести команды, чтобы люди из разных отделов работали только по своим задачам и не путались.

Если календарные планы создаются под каждый отдел или направление отдельно, то лучше разделить их по проектам и создавать диаграммы для каждого проекта

В таком случае календарный план проекта будет у каждого отдела свой. На примере ниже ты можешь увидеть диаграмму Ганта по запуску продукта для отдела разработки.

Однако учти, что единый календарный план точно должен быть. В случае с запуском продукта он может быть верхнеуровневым — смотри пример ниже.

Если вы хотите пойти от общего календарного плана к частным, то декомпозируйте большие этапы на подзадачи. Затем распределите эти задачи по проектам или доскам конкретных отделов.

Пример графика маркетинговой кампании

Работа отдела маркетинга — это непрекращающаяся кампания. Дела тут есть постоянно, и конца-края им не видать. Уж мы-то знаем.

Однако бывает случаи, когда в отделе появляется кампания, ограниченная сроками. К примеру, конкурс среди клиентов. Её и разберём на примере компактного календарного плана.

Построение маркетинговой кампании по проведению конкурса среди клиентов

Пример плана проекта

Часто для планирования применяют простые таблицы (например, Microsoft Excel), аналог Excel или другие инструменты. Однако опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами. Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы.

Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта

С помощью инструмента вы сможете:

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Шаблон плана проекта

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, которые подойдут многим профессиональным индустриям:

Кроме того, в нашем вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.