Внешний электронный документооборот

Что такое внешний документооборот

Внешний документооборот – это все входящие и исходящие документы компании, которыми она обменивается с контрагентами, клиентами и контролирующими органами. К ним относятся счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, электронная отчётность, ветеринарные сертификаты и другие виды документов.

Группы внешнего документооборота

В зависимости от участников документооборота, внешний ЭДО делится на две группы: бизнес-бизнес и бизнес-государство.

К первой группе относится взаимодействие с контрагентами, дистанционное банковское обслуживание, работа на электронных торговых площадках.

Ко второй группе – электронная отчётность, ответы на требования ФНС, работа с госзакупками, взаимодействие с судами и различными федеральными службами.

Поставщик

Поставщик – это любое юридическое или физическое лицо, поставляющее товары или услуги заказчикам. Взаимоотношения с поставщиком регулируются договором поставки. Согласно этому договору, поставщик обязуется передать в определенный срок определенное количество производимого или продаваемого им товара заказчику. Причем передаваемый товар используется в предпринимательской деятельности или другой деятельности, не связанной с личным использованием.

Материалы с термином Поставщик

• Какую стратегию мерчандайзинга выбрать производителю?
• О роли ИТ-решений во франчайзинге.
• За 2 года работы дистрибутор технологичных товаров обучил 6 тысяч сотрудников магазинов-партнеров и рассказывает, как устроено обучение.
• Товар на полку
• Насколько изменились цены и как решить проблемы с качеством упаковки для маркетплейсов и отправлений?
• Прибыль выросла на 5%, а трудозатраты сократились на 40% в результате внедрения.

Примеры

• Ритейлеры перерасходовали бюджет на внешний персонал, и значимость умного управления графиками растет.
• Цифровые решения на 80% повышают качество планирования акций и маржу по промо на 1–2 пп.
• Ритейлер использует около 2000 сенсорных компьютеров Sam4s и расширяет этот парк.

Метод SIPOC в бизнес-процессах

SIPOC — один из методов описания бизнес-процессов. Метод предполагает, что нужно составить диаграмму, в которой будут связаны пять элементов: поставщики, входы, процессы, выходы, заказчики. SIPOC — один из подходов, применяемых в методологии.

Метод SIPOC — это аббревиатура. Вот как она расшифровывается:

Чтобы понять, как связаны между собой эти элементы, посмотрите на диаграмму ниже.

Примеры применения SIPOC

По модели SIPOC процесс выглядит так: построить модель процесса по SIPOC — это указать входы, выходы, поставщиков, заказчиков и шаг процесса.

Пример 1: Приготовление брускетты с ростбифом в ресторане

• Шаг процесса: приготовление брускетты
• Ответственный: повар
• Входы: ростбиф, брускетта, соусы
• Выход: готовое блюдо
• Внутренний заказчик: официант

Пример 2: Регистрация участника на семинар

• Шаг процесса: регистрация участника
• Внешний поставщик: компания, продающая билеты на семинары
• Вход: данные заявки участника
• Ответственный: сотрудник компании — организатора семинара
• Выход: билет, отправляемый участнику

Преимущества и возможности SIPOC

Разные методики описания процессов хороши для разных задач. Разберём, что позволяет сделать SIPOC.

1. SIPOC показывает связи между элементами процесса.
2. Методика позволяет определить начало, конец и основные этапы процесса.
3. Модель позволяет проследить бизнес-логику процесса, имея управляемый уровень абстракции.

Благодаря SIPOC можно контролировать и улучшать бизнес-процессы, определяя ключевые этапы и ответственных за них.

Преимущества использования методологии SIPOC

В-третьих, с помощью SIPOC все заинтересованные лица получат одинаковое представление о том, как происходит процесс. Это касается и исполнителей, и тех, кто пользуется результатами процесса внутри компании.

Благодаря методике ответственный за тот или иной шаг будет понимать, что и от кого он должен получить и что и кому он должен передать. Если схемы SIPOC разработаны для каждого шага процесса, то, скорее всего, процесс пойдёт так, как нужно компании, а не так, как решит кто-нибудь из сотрудников.

Когда стоит использовать SIPOC

Преимуществом методологии в том, что её легко использовать. Схемы SIPOC интуитивно понятны, в них легко разобраться. Чтобы понять схемы SIPOC, не нужно изучать.

Однако, SIPOC стоит применять не всегда. Чаще всего методологию используют в крупных компаниях с большим количеством процессов и ответственных лиц. В небольших компаниях, где мало процессов, необходимости в SIPOC нет.

Ограничения методологии SIPOC

Есть ещё одно ограничение: SIPOC не подойдёт для сложных и разветвлённых процессов. Если использовать методику для их описания, то полученные схемы не будут читаемыми и понятными.

Элементы методологии SIPOC

Сначала рассмотрим элементы методологии SIPOC подробнее:

Порядок построения модели

Чтобы определить входные данные и поставщиков процесса, сначала нужно узнать, в какой точке начинается процесс. Это несложно, если основные процессы в организации известны.

Определение входных данных и поставщиков

Найти входные данные и поставщиков процесса помогут следующие вопросы:

• Какие основные материалы, информацию или продукцию получает процесс?
• Какие из всех входов необходимы для процесса?
• Кто поставляет эти входы?

Пример построения модели по матрице SIPOC

Для построения модели по матрице SIPOC можно использовать обычную блок-диаграмму. Подробности моделирования и создания модели приведены ниже:

Построение диаграммы процесса

Построить диаграмму можно с помощью любого инструмента. Его выбор будет зависеть от целей. Если это совещание, удобно рисовать диаграмму на интерактивной доске или листе бумаги. Если вы уже собрали информацию и её нужно документировать, можно использовать Word, Excel и другие программы.

Пример: Диаграмма обслуживания клиентов в кинотеатре

Удобнее всего начать с того, чтобы нарисовать блок с процессом. Поставим первый шаг процесса — Продажа билетов на сеанс посередине листа.

Определение ответственных и исполнителей

Давайте запишем ответственного за шаг и исполнителей. Ответственного удобно выделять жирным шрифтом. Бывает, что ответственный одновременно выступает и исполнителем. Тогда достаточно написать его один раз. То есть исполнителей может и не быть, а вот ответственный должен быть всегда.

Определение выходов шага

Теперь нам надо определить выходы шага. Выходом может быть информация, а также нечто материальное. У каждого шага — свои выходы. Если их нет, шаг не имеет смысла и, скорее всего, не нужен. Поэтому выходы надо определить настолько точно, насколько это возможно.

Что будет выходом нашего шага? Билет или билеты, проданные клиенту на выбранный им сеанс.

Заинтересованные лица и потребители информации

Кому в кинотеатре нужна такая информация? В первую очередь букеру — сотруднику, который отслеживает продажи билетов на премьеры и заполняемость залов. На основании этих данных букер корректирует расписание. Также эта информация необходима прокатчику, так как любые изменения в расписании должны быть согласованы с ним.

Внутренние клиенты и поставщики

Для этого шага букер и прокатчик — это клиенты, или потребители. То есть те, кому нужен выход данного шага, кто предъявляет к шагу требования. Задача исполнителя шага — удовлетворить клиента: внутреннего или внешнего. Дать то, что ему нужно, и в той форме, в которой это ему нужно. Исполнитель шага — поставщик для своих клиентов. Концепция внутренних клиентов и поставщиков — ключевая в современном управлении.

Обслуживание клиентов: входы и информация

Большинство проблем возникают на стыках — в момент передачи информации и ответственности между сотрудниками и подразделениями. Эти проблемы решает процессный подход, в том числе методика SIPOC. Чтобы обслужить клиента, кассиру нужно знать: входы данного шага. Нарисуем их слева от шага и соединим с ним стрелками.

От кого кассир может получить всю эту информацию?

Представим, что в кинотеатре нет системы выбора мест. Все данные записывают в журнал, и кассиры передают их между сменами. Если один кассир забудет записать информацию, букер и прокатчик сделают неверные выводы о ситуации.

Важный вывод: в компании всегда возникают цепочки «клиент — поставщик». От того, насколько отлажены стыки в этих цепочках, и от того, насколько хорошо поставщики удовлетворяют своих клиентов, зависит эффективность бизнеса.

Мы подробно описали один шаг процесса. Может показаться, что это долго. На практике больше всего времени уходит на обдумывание и обсуждения. Рисование занимает секунды.

Напомним последовательность, в которой мы анализировали шаг процесса. Нарушение последовательности часто приводит к потере смысла.

Обратите внимание: мы разбираем процесс, начиная с конечных потребителей результатов. Потом двигаемся постепенно, пока не доберёмся до инициаторов процесса. Не рекомендуем двигаться в обратном направлении.

В предыдущем разделе мы описали один шаг процесса — продажу билетов на сеанс. Когда вы смоделировали один шаг, нужно переходить к следующему. В нашем примере это мог бы быть кинопоказ. Вот как могла бы выглядеть модель этого шага, описанная с помощью SIPOC.

Таким образом, один общий процесс нужно раздробить на шаги и каждый шаг описать с помощью SIPOC. Потом шаги или процессы можно связать друг с другом. Как правило, выход одного шага или процесса — это вход другого.

Когда вы будете анализировать процесс, список и последовательность шагов могут измениться.

Однако важно помнить о следующем. Сначала стоит построить модель SIPOC для всего процесса в целом. И только потом, если это нужно, детализировать её — строить модели для каждого шага.

SIPOC — это взгляд на процесс «с высоты». Методику редко используют для мелкой детализации. В этом разделе мы разберём, что делать в ситуациях, когда, как кажется, нужно добавить в модель много деталей.

Если нужно показать, что разные поставщики дают разные входы, то это можно сделать стрелками, как в примере выше. Таким же образом можно сопоставить выходы и клиентов. Если три поставщика дают два входа, а четыре клиента пользуются тремя выходами, это можно изобразить с помощью стрелок на модели SIPOC.

Если усложнять модель SIPOC и добавлять в неё много деталей, то она перестаёт быть читаемой. Теряется её основное преимущество. Если у вас есть большой процесс, то лучше раздробить его на этапы. Каждый из этапов будет самостоятельной картой SIPOC.

Иногда нужно описать циклические процессы. Пример такого процесса — кассир уточняет данные у клиента столько раз, сколько потребуется. Циклические процессы описывают как отдельный, единичный этап. На эти процессы нужно посмотреть «с большой высоты».

Иногда циклические процессы содержат блоки, которые обязательно нужно описать, так как это важно для автоматизации. Тогда таких циклов описывают в отдельных картах SIPOC.

Что делать с параллельными процессами? Для каждого параллельного процесса нужно составить свою карту SIPOC. Чтобы показать отношения между параллельными процессами, используют другие инструменты. Это выходит за рамки методики SIPOC.

Если у процесса есть ветвления, то описывают этапы процесса до и после ветвлений. Методика SIPOC не подходит для того, чтобы описывать ветвления. Если во время построения модели возникает много ветвлений, это значит, что неверно выбран масштаб. Нужно уменьшить его и посмотреть на процесс сверху.

Если вы изучаете описание бизнес-процессов, то прочитайте статью Skillbox Media о нотации BPMN. Эта нотация широко применяется в России и за рубежом. Если бизнес-аналитик научится строить бизнес-процессы в этой нотации, он будет востребован.

Если вы только начали разбираться в управлении бизнес-процессами — прочитайте статью Skillbox Media «Большой гайд по управлению бизнес-процессами: главное, что должен знать каждый менеджер».

Из этой статьи вы узнаете больше о профессии бизнес-аналитика, из этой — больше об операционном менеджменте, а из этой — о проектном управлении.

Больше статей Skillbox Media о менеджменте

Заставьте нейросети работать на вас!Расскажем на бесплатном вебинаре: 13 топ-экспертов, кейсы и практика. Научитесь применять ИИ и зарабатывайте больше!

Внешний документооборот в электронном виде является одним из типов ЭДО. Под этим определением подразумевается обмен информацией с партнёрами, клиентами и контролирующими органами. В статье расскажем об особенностях внешнего электронного документооборота, а так же о том, как его организовать.

Зачем нужен внешний ЭДО

Традиционный бумажный документооборот требует много времени на оформление и согласование документов, а также на исправление недочётов, проставление подписей и печатей. По сравнению с бумажным внешний документооборот в электронном виде имеет ряд преимуществ:

Также внешний ЭДО необходим для сдачи некоторых видов отчётности. Например, декларации по НДС и бухгалтерская отчётность принимаются только в электронном формате. Для того чтобы сдать отчётность в электронном виде, нужно подключить компанию к системе электронного документооборота.

Как организовать внешний ЭДО в компании

Во внешнем ЭДО участвуют четыре стороны:

Перевести компанию на электронный документооборот можно быстро и без лишних затрат.

Соберите аналитику в компании по нескольким параметрам:

Подключитесь к оператору ЭДО. Перечень операторов документооборота, которые работают на федеральном уровне, есть на сайте ФНС. Роль оператора ЭДО при обмене электронными документами состоит в следующем:

Для организации внешнего документооборота подключитесь к системе Астрал.Докс. Система снабжена всеми необходимыми функциями для электронного взаимодействия как с государственными органами, так и с контрагентами. Сервис можно попробовать бесплатно без ограничений в функциональности.

Приобретите электронную подпись. Она необходима каждому сотруднику, в чьи полномочия входит подпись документов. Электронная подпись бывает нескольких видов

Простая электронная подпись подойдёт для внутреннего документооборота. Сертификат этого уровня позволяет идентифицировать сотрудника, подписавшего документ, но не даёт никакой защиты.

Неквалифицированная электронная подпись подходит для визирования документов, но юридической значимости такие документы не имеют.

Квалифицированная электронная подпись обладает юридической силой. Она подходит для большинства операций внешнего документооборота: подписания любых документов, отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах. С 1 января 2022 юрлица, ИП и нотариусы получают квалифицированную ЭП только в удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц. Подпись для сотрудников можно оформить в аккредитованных УЦ. Для документов, которые подписываются работниками от лица компании, требуется машиночитаемая доверенность.

Оформите уполномоченным сотрудникам квалифицированную электронную подпись для внешнего ЭДО от «Калуга Астрал». Выберете подходящую ЭП для своих задач: торги на федеральных и коммерческих ЭТП, работа с ЕГАИС и другими госпорталами, подключение к ОФД. Чтобы оформить подпись для внешнего документооборота, не нужно приходить в офис — заявление заполняется в Личном кабинете пользователя и подписывается его действующей подписью.

Выберите способ отправки документов. Сервис ЭДО можно использовать тремя способами:

Выбор зависит от объёма входящих и исходящих документов, направлений обмена, а также от наличия или отсутствия других внутренних систем.

Организовать внешний электронный документооборот можно с продуктами ГК «Астрал». Мы предлагаем несколько решений для цифровизации документооборота в компании. Наши продукты полностью соответствуют законодательству РФ в сфере электронного документооборота. Сервисы ЭДО адаптируются под нужды каждого клиента. Оставьте заявку, чтобы узнать об их возможностях и стоимости.

Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы