Внутренний аудит системы менеджмента качества согласно iso 9001

О книге

Данное методическое пособие посвящено внутреннему аудиту системы менеджмента качества в соответствии со стандартом ISO 9001:2015. В нём рассматриваются основные понятия и требования к проведению внутреннего аудита, а также методы и приемы, используемые при проведении аудита.

Особое внимание уделяется роли внутреннего аудитора и необходимым знаниям и навыкам для его успешной работы. Также обсуждаются процессы, связанные с проведением аудита, включая планирование, проведение, документирование результатов и оценку эффективности мероприятий по улучшению.

Методическое пособие призвано помочь повысить свою квалификацию в области внутреннего аудита и улучшения системы менеджмента качества в организации.

Жанры и теги

• Дата выхода на Литрес: 10 апреля 2023
• 8 страниц, 1 иллюстрация

Аудит систем менеджмента

Аудит систем менеджмента – это систематическое, независимое и документированное изучение деятельности организации с целью определения соответствия системы менеджмента установленным требованиям.

Основной целью проведения аудита систем менеджмента является установление соответствия системы управления заявленным стандартам, а также выявление областей, требующих улучшения.

Особенности проведения аудита

Проведение аудита систем менеджмента имеет свои особенности:

• Систематичность
• Независимость
• Документированное изучение

Все перечисленные особенности необходимо учитывать для успешного проведения аудита систем менеджмента и обеспечения высокого уровня качества и соответствия требованиям в организации.

Подготовка внутренних аудиторов

Поскольку целью внутреннего аудита СМК является среди прочего является выявление объективных свидетельств несоответствий и отклонений в работе организации, эффективная команда внутренних аудиторов должна иметь высокую степень подготовки и понимания критериев оценки внутреннего аудита СМК.

По этой причине Академия ТМС РУС разделяет обучение Внутренний аудит СМК на два этапа, предоставляя участникам возможность как можно глубже и подробнее не только изучить сам стандарт ISO 9001, но и получить достаточный практический опыт самостоятельного планирования и проведения внутреннего аудита СМК как того требует ISO 19011.

Тренинг по внутреннему аудиту СМК представляет собой трехдневный практикум, в процессе которого будущие внутренние аудиторы должны изучить требования и практику к планированию, проведению и завершению внутреннего аудита СМК согласно требованиям международных стандартов ISO 9001:2015, ISO 19011:2018.

Вступительная часть тренинга

Вступительная часть тренинга посвящена значению аудита системы менеджмента качества. Цель внутреннего аудита СМК заключается в достижении постоянных улучшений системы управления производством. Через постановку задач аудита системы менеджмента качества участники в ходе обучения учатся соединять в единую модель требования и правильные решения.

С целью реализации риск-ориентированного подхода и достижения результатов в процессе внутреннего аудита системы менеджмента качества тренинг рассматривает риски и меры управления ими в областях.

Практические задания

На практических заданиях участники выполняют практические задания на отработку следующих навыков.

Завершение и понимание

В завершении тренинга участники понимают: для чего нужен и почему нужен аудит системы менеджмента качества, умеют не только планировать, проводить, оценивать результаты, но и мотивировать, убеждать аудитируемых к необходимым улучшениям.

Форматы обучения

Обучение Аудит системы менеджмента качества доступно в трех различных форматах:

• Очное обучение внутреннему аудиту СМК в учебном центре в Москве
• Дистанционное обучение в формате вебинара
• Обучение внутреннему аудиту СМК онлайн без отрыва от производства в формате онлайн школы.

Назначение

Настоящая документированная процедура предназначена для проведения внутренних аудитов в подразделениях организации.

Область применения

Требования данной процедуры распространяются на все подразделения, а также на всех должностных лиц организации, принимающих участие во внутренних аудита.

Нормативные ссылки, сокращения, обозначения, термины и определения

Состав применяемых сокращений, обозначений, терминов и определений приводится в последующих подразделах.

• ГОСТ Р ИСО 9001 – 2015 – Система менеджмента качества. Требования
• ГОСТ Р ИСО 9000 – 2015 – Система менеджмента качества. Основные положения и словарь
• ИСО 19011:2018 – Руководящие указания по аудиту систем менеджмента
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 – СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Описание процесса

• Документ – структурированная информация, зафиксированная на носителе (ГОСТ Р 7.0.8-2013)
• Аудит – систематический, независимый и документируемый процесс получения объективных свидетельств и их объективного оценивания для установления степени соответствия критериям аудита (ГОСТ Р ИСО 9000-2015)
• Аудитор – лицо, проводящее аудит (ГОСТ Р ИСО 9000-2015)
• Аудиторская группа – одно или несколько лиц, проводящих аудит, при необходимости поддерживаемых техническими экспертами (ГОСТ Р ИСО 9000-2015)
• Аудитория – совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели (ГОСТ Р ИСО 9000-2015)
• Несоответствие – невыполнение требования (ГОСТ Р ИСО 9000-2015)

Внутренний аудит

Введение

Внутренний аудит предусматривает следующие действия:

Общее руководство процессом аудита возлагается на генерального директора организации.

Виды аудита

В системе качества организации предусмотрены следующие виды аудита:

• Плановый аудит (в соответствии с заранее утвержденным планом аудита)
• Внеплановый аудит (по распоряжению генерального директора)

Характеристики процесса

• Владелец процесса: менеджер по качеству
• Критерий результативности процесса: отсутствие критических несоответствий
• Метод обеспечения результативности процесса: выполнение требований системы менеджмента качества

Контролируемые показатели процесса

• Количество критических несоответствий
• Соответствие программе аудита

Планирование аудита

Аудит может проводиться планово (на основании программы аудитов) и внепланово (на основании распоряжения генерального директора).

Периодичность проведения планового аудита – не реже 1 раза в год.

Схема планирования аудитов

1. Дата начала планирования наступила не позднее 20 декабря текущего года
2. Разработка программы аудитов
3. Согласование программы аудитов
4. Внесение изменений в программу аудитов
5. Утверждение программы аудитов

Полную версию процедуры Внутренние аудиты можно приобрести в интернет-магазине Менеджмент качества.

Процедура Внутренние аудиты

Стандарт ИСО 9001:2015 требует от организаций проводить внутренние аудиты. Процедура Внутренние аудиты позволяет выполнить требования стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) связанные с внутренними аудитами.

Процедура включает основные мероприятия:

• Планирование аудита
• Подготовка аудита
• Проведение аудита
• Выполнение мероприятий по результатам аудита

Также в процедуре содержатся основные типовые формы для внутренних аудитов (программа аудита, график аудита, лист несоответствий, отчет по аудиту).

Шаг 1: Разработка программы внутреннего аудита

Первым шагом в проведении внутреннего аудита является разработка программы. В этой программе определяются цели и задачи аудита, а также его рамки и методы проведения. Для этого необходимо создать чек-листы и утвердить процедуру внутреннего аудита.

Шаг 2: Планирование внутреннего аудита

После разработки программы необходимо спланировать даты и время проведения внутреннего аудита. Важно назначить команду внутренних аудиторов и распределить задачи между ними.

Шаг 3: Формирование команды аудиторов

Каждый член команды должен быть хорошо подготовлен и иметь понимание целей и методов проведения аудита. Участники команды должны обладать необходимыми навыками и знаниями для проведения качественной проверки.

Шаг 4: Проведение аудита

На этом этапе команда аудиторов проводит проверку в соответствии с утвержденной программой. Они собирают информацию, анализируют процессы и документацию, и выявляют возможные несоответствия.

Шаг 5: Подготовка отчета

По завершении аудита составляется отчет, в котором фиксируются все результаты проверки, выявленные несоответствия и рекомендации по их устранению. Этот документ является основой для внутренних улучшений.

Шаг 6: Контроль и отслеживание действий

После выдачи отчета необходимо следить за выполнением корректирующих и предупреждающих действий. Это поможет предотвратить повторение ошибок и улучшить эффективность системы управления качеством.

Внутренние аудиты являются важным элементом управления качеством и позволяют оценить эффективность системы управления организацией. Соблюдение всех шагов и процедур позволит провести аудит качественно и эффективно.

1. Область применения:• Организация должна определить и задокументировать область применения своей системы менеджмента качества.• Область применения должна указывать на виды продукции и услуг, которые организация охватывает, а также обосновывать исключение определенных требований стандарта, если они не применимы к данной области.2. Термины и определения.3. Нормативные ссылки.4. Информация об ответственных лицах.5. Программа внутреннего аудита:• Программа обычно составляется на год и включает план проведения аудитов.• В программу аудитов входят цели, объекты аудита, процедуры, методы, критерии и ресурсы, включая командировочные расходы.• Она также содержит информацию о том, кто будет проводить аудит, где и когда он будет проведен.• Частота проведения плановых аудитов определяется руководством компании, исходя из сферы деятельности и потенциальных рисков.· Основания для проведения внеплановых аудитов: – Процедура должна включать основания для проведения внеплановых аудитов, таких как проблемы с качеством продукции, претензии потребителей, изменения в технологии производства и изменения в плане ХАССП и т.п.6. План внутреннего аудита:• План составляется перед каждым аудитом на основе программы аудита и предоставленной информации от проверяемого подразделения.• Он содержит информацию о составе аудиторской группы, разделении обязанностей, времени, отведенном для аудита каждого подразделения или процесса, а также используемых методах проверки.7. Методы оценки внутренних аудиторов.8. Чек-лист:• Чек-листы для аудиторов могут быть разработаны на основе стандартов, внутренних процедур и ключевых показателей эффективности (КПЭ).• Для каждого процесса следует создать отдельный чек-лист с полями для указания даты, команды аудита и подписи проверяемого.9. Требования к отчету и плану корректирующих мероприятий.10. Порядок согласования результатов аудита.11. Мониторинг выполнения плана корректирующих мероприятий.

Перед началом внутреннего аудита необходимо предварительно обдумать, как будет проводиться оценка внутренних аудиторов и какие критерии будут использоваться при принятии решений. Оценка должна проводиться перед каждым аудитом и документироваться в соответствии с процедурой "Внутренний аудит", например, с помощью системы баллов.

При оценке необходимо учитывать личные и профессиональные качества внутренних аудиторов. Среди личных качеств можно выделить:

• Наблюдательность.• Этичность.• Доброжелательность.• Организационные навыки.• Умение слушать.

Среди профессиональных качеств можно учесть:

• Пройденное обучение.• Сертификаты.• Опыт участия в предыдущих внутренних аудитах.• Опыт работы в соответствующей области.• Репутацию сотрудника.• Отсутствие дисциплинарных взысканий.

Также можно оценить "soft skills" аудиторов, ответив на такие вопросы, как:

• Может ли аудитор создать атмосферу, в которой проверяемые захотят помочь ему?• Признает ли аудитор свои ошибки сразу же, как только они становятся известными?

Необходимо оценить объективность, беспристрастность и независимость аудиторов от проверяемого процесса или деятельности. Например, сотрудник не должен проводить аудит в подразделении, где он работает или ранее работал.

Если аудит проводится несколькими аудиторами одновременно, следует назначить руководителя аудита на основе полученных баллов при оценке аудиторов.

Относительно организационных вопросов, аудит может быть объявленным или необъявленным. В случае объявленного аудита подразделение предупреждается заранее о дате проверки, чаще всего с помощью формального письменного уведомления.

Участникам процесса следует сообщить об объеме аудита и плане его проведения, включая информацию о том, какие люди в каком отделе и в какое время будут вовлечены в процесс. Также следует отметить, что присутствие руководства на вводном и заключительном собраниях является обязательным.

Необъявленный аудит имеет смысл, если оценка системы внутреннего контроля или системы управления рисками является основной функцией аудиторов, либо если существует высокий риск злоупотреблений, халатного отношения или мошенничества.

Необъявленный аудит не требуется, если основная цель аудита заключается в поиске улучшений, а не в оценке рисков и контролей. Часто необъявленные аудиты воспринимаются негативно, но их результаты могут быть более достоверными, поскольку аудиторов не ждут и можно оценить реальное состояние ситуации. Кроме того, такая практика поддерживает работников в тонусе.

Если было принято решение провести необъявленный внутренний аудит, необходимо обеспечить конфиденциальность информации о его проведении до соответствующего времени. Например:

• Только руководитель подразделения внутреннего аудита должен знать план необъявленных аудитов, а аудитору следует сообщить о проверяемом подразделении непосредственно перед проверкой.• Если требуется командировка, билеты следует покупать самостоятельно, а не через компанию. Командировочное удостоверение следует оформить уже после факта поездки.

При проверке и составлении отчета необходимо следовать определенным шагам. Начните аудит с проведения вводного собрания, на котором:

• Объясните, что будет проверено, какие стандарты и требования будут применяться.• Напомните о категоризации рисков в соответствии с процедурой, например, критические несоответствия, несоответствия, соответствие или возможности для улучшения.• Укажите, кто будет задействован в процессе и когда.• Определите инструменты, которые будут использоваться аудиторами, например, анализ документации, осмотр производства, опрос персонала.• Уточните сроки для разработки и реализации плана корректирующих и предупреждающих мероприятий.• Обсудите запросы на документацию и данные, которые могут потребоваться во время аудита.• Уточните, что ваша цель не состоит в поиске виновных или несоответствий, а скорее в сборе доказательств того, что система функционирует.

При проведении проверки внимательно записывайте все наблюдаемое и услышанное. При анализе документации запишите подробности, такие как название документа, ссылку, дату выпуска и т.д. При опросе персонала документируйте их имена, должности и отделы. При осмотре производства и других процессов или помещений делайте детальные фотографии или записывайте, что было наблюдено, например, состояние используемого оборудования, даты последнего обслуживания и т.д. Эта информация пригодится при составлении отчета.

Помните, что во время аудита вы собираете информацию, а не предоставляете ее.

Во время интервью важно дать проверяемому большую возможность высказаться, идеальное соотношение составляет 80/20 в пользу аудируемого.

• Все участники проверки должны сотрудничать для достижения целей аудита.

• Аудиторы должны соблюдать те же правила безопасности и производственные практики, что и другие сотрудники.

• Сопровождающие аудитора не должны отвечать на те вопросы, которые не относятся непосредственно к ним. Например, если аудитор задает вопрос сотруднику, ответственному за мойку инвентаря, то на него должен ответить именно этот сотрудник.

• Проверьте действия, предпринятые в результате предыдущего внутреннего аудита: были ли приняты корректирующие меры и какова их эффективность.

По завершении аудита важно получить подтверждение следующих факторов:

1. Процессы документированы.

2. Результаты деятельности компании измеряются.

3. Компания может доказать, что работает в соответствии с регламентами и инструкциями.

4. Персонал понимает свою роль.

На заключительном собрании поблагодарите проверяемых за помощь во время аудита. Объясните, что внутренний аудит является выборочным и представляет срез текущей ситуации. Подчеркните, что любые вопросы приветствуются. Уточните объем и цели аудита, чтобы убедиться, что все понимают, что было проверено.

Сделайте общее резюме выводов, сделанных во время аудита. Это даст возможность обобщить мысли и предоставить обратную связь по тем областям, в которых система функционирует хорошо. Это поможет разбить стереотип о том, что аудит связан только с поиском несоответствий. Обсудите также выявленные проблемы и выслушайте высказанные замечания и вопросы. Несоответствия, которые не могут быть приняты, должны быть дополнительно изучены, и необходимо стремиться к достижению согласия и обоснованности выводов. Если соглашение не достигнуто, информацию о несоответствиях и разногласиях следует передать менеджеру по качеству.

Наконец, аудитор должен поблагодарить проверяемых за их сотрудничество во время аудита и сообщить им о дате готовности аудиторского отчета, а также о сроках предоставления плана корректирующих мероприятий.

После завершения проверки составьте отчет по внутреннему аудиту, который должен быть простым и понятным. Представьте его так, будто его читает человек, не знакомый с тематикой аудита, чтобы избежать возникновения вопросов. Согласуйте, утвердите и передайте отчет аудируемым.

В установленные сроки получите от аудируемого подразделения план корректирующих мероприятий с указанием ответственных лиц и запланированной даты выполнения. Согласуйте и отслеживайте выполнение плана.

Результаты внутреннего аудита и программы корректирующих мероприятий являются основными элементами для анализа руководством и важным инструментом для снижения рисков.

{$te}

Важно помнить: для того чтобы система менеджмента заработала в полную силу, нужна заинтересованность высшего руководства в развитии этой системы, хорошо подобранная команда внутренних аудиторов и подготовленный персонал.

Если же аудиторы во время проверки уделяют внимание только формальностям: правильной простановке дат и подписей на документах, а по результатам проведенных аудитов «провинившихся» наказывают и при этом система менеджмента качества существует отдельно от производства, то вреда для бизнеса от таких аудитов будет больше, чем пользы.

ПОДЕЛИТЬСЯ ДАННОЙ СТАТЬЕЙ

«Совершенствование не обязательно. Выживание – дело добровольное». Высказывание американского учёного и консультанта по менеджменту Эдвардса Деминга актуально во все времена. Одним из способов выявления несоответствий и определения направлений для улучшений и является внутренний аудит.

Внутренний аудит (аудит первой стороны) – это внутренняя проверка в организации, наблюдение за собственной системой менеджмента, процедурами и деятельностью с целью удостовериться в их адекватности и соответствии. Это форма контроля деятельности организации изнутри силами своих сотрудников или с привлечением стороннего специалиста. Процедура внутреннего аудита позволяет руководству оценивать соответствие системы менеджмента требованиям международных стандартов, требованиям законодательства и дополнительным требованиям, установленным самой организацией. Цель внутреннего аудита – оценить соответствие системы, выявить риски и усовершенствовать процессы.

В России на законодательном уровне не определены порядок и правила проведения аудитов систем менеджмента, а также не установлены требования к компетентности аудиторов и формы отчетов. В нашей стране определены только требования к проведению проверки бухгалтерской (финансовой) отчетности (ФЗ от 30.12.2008 N 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»).

Общепризнанная мировая практика проведения аудитов систем менеджмента описана в международном стандарте ISO 19011:2018 «Руководство по проведению аудита систем менеджмента», которому идентичен ГОСТ Р ИСО 19011-2021 «Руководство по проведению аудита систем менеджмента». ГОСТ Р ИСО 19011-2021 подготовлен путем перевода на русский язык англоязычной версии стандарта.

В стандарте ISO 19011:2018 «Руководство по проведению аудита систем менеджмента»/ГОСТ Р ИСО 19011-2021 «Руководство по проведению аудита систем менеджмента» определены принципы проведения аудита; требования к разработке программы аудита; порядок проведения аудита; требования к компетентности и оцениванию аудиторов.

Внутренний аудит, как правило, состоит из следующих стадий: планирование, проведение, составление отчета и определение корректирующий действий (действий, направленных на устранение причины несоответствий).

Прежде чем начать планирование внутренних аудитов необходимо определить группу внутренних аудиторов и руководителя группы. Один из принципов проведения аудитов – принцип независимости. Это означает, что аудитор не должен ни быть ответственным за ту деятельность, которую следует проверять, ни работать в подчинении человека, ответственного за область проверки.

Внутренние аудиты планируются так, чтобы каждый процесс или процедура, а также каждое подразделение, были проверены в течение года по тем критериям, которые организация для себя определила (например, требования международных стандартов, требования законодательства РФ и т.д.).

Проект Годового графика проведения внутренних аудитов и проверок разрабатывается с учетом предложений руководителей структурных подразделений организации и представляется на утверждение генеральному директору.

Для каждого конкретного аудита необходимо составить программу. Программа должна содержать:

При подготовке к аудиту команда аудиторов должна сформировать чек-лист (Контрольный лист аудита) по проверке предварительных программ, процессов, процедур, записей и т.д. Данный чек-лист служит руководством во время проведения аудита, показывая, все ли установленные требования рассмотрены.

При проведении аудита необходимо обратить внимание на методы сбора информации. Методами сбора информации при проведении внутреннего аудита являются опросы, наблюдения за деятельностью, проверка документации. Предметом обзора могут служить такие документы, как: отчеты, спецификации, схемы, записи.

Наблюдение за процессом производства может производиться непосредственно во время производства или, если есть необходимость, следует запросить демонстрацию. При повторном аудите проверяющий сможет сравнить новый результат с предыдущим, чтобы сделать гарантированно правильный вывод.

Свидетельства аудита могут быть документированы, например, путем соответствующей отметки (комментария) в Контрольном листе, и подтверждены соответствующими доказательствами. Заполненные Контрольные листы включаются в комплект документов, формируемый по окончании аудита, и хранятся у руководителя аудиторской группы.

Вся информация, получаемая в ходе внутреннего аудита и указывающая на возможность несоответствия, должна фиксироваться независимо от того, относится ли она к заявленным целям проверки или не относится. Такая информация может быть использована при следующем аудите или при проверке другого процесса/процедуры.

Во время проведения аудита сотрудники проверяемого подразделения обязаны предоставлять все затребованные и имеющие отношение к проверке документы. Собранные свидетельства аудита должны быть оценены по критериям аудита. Далее аудитору необходимо прокомментировать каждое несоответствие.

За выполнение программы аудита, объективность и достоверность его свидетельств ответственность несет Руководитель аудиторской группы.

После составления отчета результаты аудита рассматриваются на собрании группы. Согласие с выявленными несоответствиями должно быть подтверждено руководителем проверяемого подразделения или, в случае его отсутствия, его заместителем.

Далее организация анализирует те области аудита, где произошло ухудшение; определяет причины ухудшения совместно с руководителем проверяемого структурного подразделения; разрабатывает корректирующие действия; определяет сроки выполнения и ответственных.

Одним из решений, которое позволит автоматизировать процесс аудита, повысив его эффективность и качество, является облачное программное решение

– продукт, который был создан с учётом лучших практик и передового опыта проведения аудитов. Данный IT-продукт разработан компанией Грэйт (дочерняя компания ИнтерКонсалт).

Использование GRAIT Audit позволяет

1. Экономия времени за счет автоматизации процесса аудита:

2. Сокращение издержек от 20 % и выше за счет оптимизации расходов на привлечение дополнительных сотрудников, сторонних аудиторов.

3. Повышение качества за счет минимизации ошибок при работе с ПО.