Внутренний аудит смк пример

Назначение

Настоящая документированная процедура предназначена для проведения внутренних аудитов в подразделениях организации.

Область применения

Требования данной процедуры распространяются на все подразделения, а также на всех должностных лиц организации, принимающих участие во внутренних аудита.

Нормативные ссылки, сокращения, обозначения, термины и определения

Состав применяемых сокращений, обозначений, терминов и определений приводится в последующих подразделах.

• ГОСТ Р ИСО 9001 – 2015 – Система менеджмента качества. Требования.
• ГОСТ Р ИСО 9000 – 2015 – Система менеджмента качества. Основные положения и словарь.
• ИСО 19011:2018 – Руководящие указания по аудиту систем менеджмента.
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 – СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
• ДП – 12 – Управление персоналом.
• ДП – ХХ – Организация делопроизводства.
• ДП – 04 – Корректирующие действия.
• ГД – генеральный директор;
• ДП – документированная процедура;
• СМК – система менеджмента качества;
• НД – нормативная документация.

• структурированная информация, зафиксированная на носителе (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
• систематический, независимый и документируемый процесс получения объективных свидетельств и их объективного оценивания для установления степени соответствия критериям аудита (ГОСТ Р ИСО 9000-2015).
• лицо, проводящее аудит (ГОСТ Р ИСО 9000-2015).
• одно или несколько лиц, проводящих аудит, при необходимости поддерживаемых техническими экспертами (ГОСТ Р ИСО 9000-2015).
• совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели (ГОСТ Р ИСО 9000-2015).
• невыполнение требования (ГОСТ Р ИСО 9000-2015).

Описание процесса

Внутренний аудит предусматривает следующие действия:

Общее руководство процессом аудита возлагается на генерального директора организации.

Виды аудита

В системе качества организации предусмотрены следующие виды аудита:

• Системный аудит;
• Процессный аудит.

Аудит может проводиться планово (в соответствии с заранее утвержденным планом аудита), либо внепланово. Основанием для проведения внепланового аудита является информация о возникновении критических несоответствий в процессах, продукции или системе качества организации. Проведение внепланового аудита осуществляется по распоряжению генерального директора.

Характеристики процесса

• Владелец процесса: менеджер по качеству.
• Критерий результативности процесса: отсутствие критических несоответствий в системе менеджмента качества, процессах, продукции.
• Метод обеспечения результативности процесса: выполнение требований системы менеджмента качества.

Контролируемые показатели процесса

• количество критических несоответствий
• в соответствии с программой аудита

Планирование аудита

Аудит может проводиться планово (на основании программы аудитов) и внепланово (на основании распоряжения генерального директора).

Периодичность проведения планового аудита должна составлять не реже 1 раза в год.

Внутренние аудиты

Стандарт ИСО 9001:2015 требует от организаций проводить внутренние аудиты. Процесс аудита должен быть документирован. Процедура Внутренние аудиты позволяет выполнить требования стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015), связанные с внутренними аудитами.

Основные мероприятия:

• Планирование аудита
• Подготовка аудита
• Проведение аудита
• Выполнение мероприятий по результатам аудита

Процедура Внутренние аудиты содержит основные типовые формы, необходимые для проведения внутренних аудитов организации: программа аудита, график аудита, лист несоответствий, отчет по аудиту.

Эта процедура является унифицированной и может применяться любой организацией независимо от численности персонала, вида деятельности и формы собственности.

Аудит

Аудит — это процедура независимой проверки финансовой отчетности компании с целью подтвердить ее точность, как определено в статье 3 Федерального закона от 30 декабря 2008 г. N 307-ФЗ Об аудиторской деятельности.

Термин аудит охватывает не только внешнюю проверку финансовой документации, но также анализ различных аспектов экономической деятельности организации, включая налоговую и управленческую отчетность, а также обширную диагностику ее финансового состояния и развития.

Обязательный аудит

Касательно обязательного аудита, некоторые компании должны предоставлять аудиторское заключение, например, при установлении пороговых показателей для обязательного аудита. Рассматривается сумма доходов из декларации по налогу на прибыль и внереализационные доходы за предшествующий год. Учитываются также доходы по другим видам налогообложения.

Чтобы определить общую сумму активов, следует обратить внимание на строку 1600 Финансового баланса за прошлый календарный год.

Порядок действий по ежегодному планированию аудитов

Порядок действий по ежегодному планированию аудитов представлен на схеме 1:

№ п.п.

Срок планирования наступил
Планирование аудитов на следующий год начинается не позднее 20 декабря текущего года.

Разработать программу аудитов
При разработке программы аудитов определяются:

• Каждое подразделение или каждый вид деятельности проверяются не менее 1-го раза в год.

Согласовать программу аудитов
Согласование может осуществляться по электронной почте. Замечания могут указываться в тексте документа или направляться по электронной почте. Сохранять замечания не требуется.

Внести изменения в программу аудитов
Программа аудитов корректируется в соответствии с замечаниями согласующих лиц.

Утвердить программу аудитов
Программа аудитов утверждается генеральным директором. Оригинал программы сохраняется менеджером по качеству.

Полную версию процедуры Внутренние аудиты можно приобрести в интернет-магазине Менеджмент качества.

Проведение регулярных аудитов

Так, при определении требований к проведению обязательного аудита в 2023 году, рассматривается сумма доходов за 2022 год или стоимость активов на 31 декабря 2022 года.

Незнание закона не освобождает от ответственности! Если вы по ошибке решите, что для вашей компании аудит необязателен, то получите негативные последствия в виде штрафов. Поэтому, если вы сомневаетесь, лучше обратиться к аудиторам: +7 (495) 070 35 14

Кто может проводить обязательный аудит?

Только аудиторские организации, входящие в СРО (например, Ассоциация Содружество (СРО ААС)) и следующие Международным стандартам аудита, имеют право проводить обязательный аудит. Также компания должна иметь минимум 3 аудитора в штате.

Частным аудиторам и ИП, которые предоставляют услуги аудита, запрещено проводить обязательный аудит.

После завершения обязательного аудита компания получает аудиторское заключение — это формальный документ, который формируется в соответствии с требованиями Закона об аудите и международными нормами аудита.

Предоставление результатов аудита

Аудиторское заключение в результате обязательного аудита предприятие предоставляет в Федеральную налоговую службу, совместно с ежегодной отчетностью или отдельно, в случае, если аудит был завершен после дедлайна представления бухгалтерской отчетности. Эта информация затем публикуется в Государственном реестре бухгалтерской отчетности (ГИРБО).

За несоблюдение установленных законодательством сроков представления аудиторского заключения или его отсутствие предусмотрены штрафы.

Инициативный аудит

Инициативный аудит представляет собой услугу, которую можно заказать в любое время по собственной инициативе. Главные причины обращения к инициативной аудиторской проверке включают:

Результаты добровольного аудита могут быть использованы для привлечения потенциальных инвесторов, выявления внутренних возможностей компании и оптимизации рабочих процессов. В реальной практике это помогает организациям улучшить свои результаты.

Кроме того, если у вас есть планы продать бизнес или привлечь инвесторов, отчет независимого аудитора может предоставить полное и объективное понимание текущего состояния вашей компании. А при обнаружении нарушений их можно будет оперативно устранить, предотвратив возможные штрафы и другие санкции от государственных органов.

В каких случаях нужен инициативный аудит?

Решение о добровольном аудите принимается на основании различных факторов и потребностей. Аудит может быть инициирован:

• Планирование продажи бизнеса
• Подготовка к привлечению инвестиций
• Оптимизация рабочих процессов

Добровольный аудит помогает бизнесу проверить свою финансовую деятельность и принять меры по улучшению результатов.

Какие дополнительные услуги могут предоставлять аудиторские организации?

Согласно Закону № 307-ФЗ, аудиторские организации имеют право предоставлять ряд дополнительных услуг компаниям. После проведения аудита компания может заинтересоваться такими услугами, как налоговое или управленческое консультирование, правовая поддержка или восстановление учета, и заключить соответствующий договор.

Как проводится инициативный аудит в компании?

При проведении добровольного аудита эксперты следуют схеме, аналогичной действиям налоговых служб. Основные этапы независимого аудита включают:

• Определение цели и задач аудита
• Сбор данных и информации о компании
• Анализ финансовой отчетности
• Подготовка отчетности и рекомендаций
• Подписание договора на предоставление услуг

Зачем проводить аудит в компании?

В настоящее время многие компании начали осознавать ценность проведения аудита, так как он помогает:

• Идентифицировать ошибки и проблемы в финансовой деятельности
• Снизить риски перед контролирующими органами
• Улучшить внутренние процессы и управление компанией

ООО Радар-Консалтинг

ООО Радар-Консалтинг работает на рынке с 1998 года, имеет безупречную репутацию среди клиентов и коллег. Мы предоставляем услуги по проведению обязательного, инициативного и налогового аудита, проводим аудит по специальному заданию. Также, мы предоставляем дополнительные услуги по бухгалтерскому аутсорсингу и финансовому консалтингу.

Сертификационный аудит Системы менеджмента качества

Все три производственные площадки ЗТИ успешно прошли очередной сертификационный аудит Системы менеджмента качества. Это подтверждает соответствие СМК ЗТИ требованиям международного стандарта ISO 9001:2015. Регулярные внутренние аудиты помогают улучшить производственные процессы и обеспечить высокое качество продукции.

Коллеги, примите поздравления с очередным документальным подтверждением вашего профессионализма!

Внутренний аудит. Пошаговая инструкция

Внутренние аудиты – проверки, которые проводятся самой организацией. Это ключевой управленческий инструмент для оценки соответствия системы менеджмента качества компании стандарту.

Для реализации проверки нужно выполнить определенные шаги

1. Разработать программу внутреннего аудита, чек-листы, утвердить процедуру.2. Запланировать внутренний аудит.3. Сформировать команды внутренних аудиторов под задачу.4. Провести аудит.5. Выпустить отчет.6. Получить список корректирующих и предупреждающих действий для дальнейшего контроля и отследить их выполнение.

Рассмотрим аудит поэтапно и отметим самые важные моменты. Основной акцент будет на внутреннем аудите пищевого производства, однако методику можно назвать универсальной: добавив отраслевую специфику, ее можно использовать почти в любой сфере деятельности.

1. Область применения:• Организация должна определить и задокументировать область применения своей системы менеджмента качества.• Область применения должна указывать на виды продукции и услуг, которые организация охватывает, а также обосновывать исключение определенных требований стандарта, если они не применимы к данной области.2. Термины и определения.3. Нормативные ссылки.4. Информация об ответственных лицах.5. Программа внутреннего аудита:• Программа обычно составляется на год и включает план проведения аудитов.• В программу аудитов входят цели, объекты аудита, процедуры, методы, критерии и ресурсы, включая командировочные расходы.• Она также содержит информацию о том, кто будет проводить аудит, где и когда он будет проведен.• Частота проведения плановых аудитов определяется руководством компании, исходя из сферы деятельности и потенциальных рисков.· Основания для проведения внеплановых аудитов: – Процедура должна включать основания для проведения внеплановых аудитов, таких как проблемы с качеством продукции, претензии потребителей, изменения в технологии производства и изменения в плане ХАССП и т.п.6. План внутреннего аудита:• План составляется перед каждым аудитом на основе программы аудита и предоставленной информации от проверяемого подразделения.• Он содержит информацию о составе аудиторской группы, разделении обязанностей, времени, отведенном для аудита каждого подразделения или процесса, а также используемых методах проверки.7. Методы оценки внутренних аудиторов.8. Чек-лист:• Чек-листы для аудиторов могут быть разработаны на основе стандартов, внутренних процедур и ключевых показателей эффективности (КПЭ).• Для каждого процесса следует создать отдельный чек-лист с полями для указания даты, команды аудита и подписи проверяемого.9. Требования к отчету и плану корректирующих мероприятий.10. Порядок согласования результатов аудита.11. Мониторинг выполнения плана корректирующих мероприятий.

Перед началом внутреннего аудита необходимо предварительно обдумать, как будет проводиться оценка внутренних аудиторов и какие критерии будут использоваться при принятии решений. Оценка должна проводиться перед каждым аудитом и документироваться в соответствии с процедурой "Внутренний аудит", например, с помощью системы баллов.

При оценке необходимо учитывать личные и профессиональные качества внутренних аудиторов. Среди личных качеств можно выделить:

• Наблюдательность.• Этичность.• Доброжелательность.• Организационные навыки.• Умение слушать.

Среди профессиональных качеств можно учесть:

• Пройденное обучение.• Сертификаты.• Опыт участия в предыдущих внутренних аудитах.• Опыт работы в соответствующей области.• Репутацию сотрудника.• Отсутствие дисциплинарных взысканий.

Также можно оценить "soft skills" аудиторов, ответив на такие вопросы, как:

• Может ли аудитор создать атмосферу, в которой проверяемые захотят помочь ему?• Признает ли аудитор свои ошибки сразу же, как только они становятся известными?

Необходимо оценить объективность, беспристрастность и независимость аудиторов от проверяемого процесса или деятельности. Например, сотрудник не должен проводить аудит в подразделении, где он работает или ранее работал.

Если аудит проводится несколькими аудиторами одновременно, следует назначить руководителя аудита на основе полученных баллов при оценке аудиторов.

Относительно организационных вопросов, аудит может быть объявленным или необъявленным. В случае объявленного аудита подразделение предупреждается заранее о дате проверки, чаще всего с помощью формального письменного уведомления.

Участникам процесса следует сообщить об объеме аудита и плане его проведения, включая информацию о том, какие люди в каком отделе и в какое время будут вовлечены в процесс. Также следует отметить, что присутствие руководства на вводном и заключительном собраниях является обязательным.

Необъявленный аудит имеет смысл, если оценка системы внутреннего контроля или системы управления рисками является основной функцией аудиторов, либо если существует высокий риск злоупотреблений, халатного отношения или мошенничества.

Необъявленный аудит не требуется, если основная цель аудита заключается в поиске улучшений, а не в оценке рисков и контролей. Часто необъявленные аудиты воспринимаются негативно, но их результаты могут быть более достоверными, поскольку аудиторов не ждут и можно оценить реальное состояние ситуации. Кроме того, такая практика поддерживает работников в тонусе.

Если было принято решение провести необъявленный внутренний аудит, необходимо обеспечить конфиденциальность информации о его проведении до соответствующего времени. Например:

• Только руководитель подразделения внутреннего аудита должен знать план необъявленных аудитов, а аудитору следует сообщить о проверяемом подразделении непосредственно перед проверкой.• Если требуется командировка, билеты следует покупать самостоятельно, а не через компанию. Командировочное удостоверение следует оформить уже после факта поездки.

При проверке и составлении отчета необходимо следовать определенным шагам. Начните аудит с проведения вводного собрания, на котором:

• Объясните, что будет проверено, какие стандарты и требования будут применяться.• Напомните о категоризации рисков в соответствии с процедурой, например, критические несоответствия, несоответствия, соответствие или возможности для улучшения.• Укажите, кто будет задействован в процессе и когда.• Определите инструменты, которые будут использоваться аудиторами, например, анализ документации, осмотр производства, опрос персонала.• Уточните сроки для разработки и реализации плана корректирующих и предупреждающих мероприятий.• Обсудите запросы на документацию и данные, которые могут потребоваться во время аудита.• Уточните, что ваша цель не состоит в поиске виновных или несоответствий, а скорее в сборе доказательств того, что система функционирует.

При проведении проверки внимательно записывайте все наблюдаемое и услышанное. При анализе документации запишите подробности, такие как название документа, ссылку, дату выпуска и т.д. При опросе персонала документируйте их имена, должности и отделы. При осмотре производства и других процессов или помещений делайте детальные фотографии или записывайте, что было наблюдено, например, состояние используемого оборудования, даты последнего обслуживания и т.д. Эта информация пригодится при составлении отчета.

Помните, что во время аудита вы собираете информацию, а не предоставляете ее.

Во время интервью важно дать проверяемому большую возможность высказаться, идеальное соотношение составляет 80/20 в пользу аудируемого.

• Все участники проверки должны сотрудничать для достижения целей аудита.

• Аудиторы должны соблюдать те же правила безопасности и производственные практики, что и другие сотрудники.

• Сопровождающие аудитора не должны отвечать на те вопросы, которые не относятся непосредственно к ним. Например, если аудитор задает вопрос сотруднику, ответственному за мойку инвентаря, то на него должен ответить именно этот сотрудник.

• Проверьте действия, предпринятые в результате предыдущего внутреннего аудита: были ли приняты корректирующие меры и какова их эффективность.

По завершении аудита важно получить подтверждение следующих факторов:

1. Процессы документированы.

2. Результаты деятельности компании измеряются.

3. Компания может доказать, что работает в соответствии с регламентами и инструкциями.

4. Персонал понимает свою роль.

На заключительном собрании поблагодарите проверяемых за помощь во время аудита. Объясните, что внутренний аудит является выборочным и представляет срез текущей ситуации. Подчеркните, что любые вопросы приветствуются. Уточните объем и цели аудита, чтобы убедиться, что все понимают, что было проверено.

Сделайте общее резюме выводов, сделанных во время аудита. Это даст возможность обобщить мысли и предоставить обратную связь по тем областям, в которых система функционирует хорошо. Это поможет разбить стереотип о том, что аудит связан только с поиском несоответствий. Обсудите также выявленные проблемы и выслушайте высказанные замечания и вопросы. Несоответствия, которые не могут быть приняты, должны быть дополнительно изучены, и необходимо стремиться к достижению согласия и обоснованности выводов. Если соглашение не достигнуто, информацию о несоответствиях и разногласиях следует передать менеджеру по качеству.

Наконец, аудитор должен поблагодарить проверяемых за их сотрудничество во время аудита и сообщить им о дате готовности аудиторского отчета, а также о сроках предоставления плана корректирующих мероприятий.

После завершения проверки составьте отчет по внутреннему аудиту, который должен быть простым и понятным. Представьте его так, будто его читает человек, не знакомый с тематикой аудита, чтобы избежать возникновения вопросов. Согласуйте, утвердите и передайте отчет аудируемым.

В установленные сроки получите от аудируемого подразделения план корректирующих мероприятий с указанием ответственных лиц и запланированной даты выполнения. Согласуйте и отслеживайте выполнение плана.

Результаты внутреннего аудита и программы корректирующих мероприятий являются основными элементами для анализа руководством и важным инструментом для снижения рисков.

{$te}

Важно помнить: для того чтобы система менеджмента заработала в полную силу, нужна заинтересованность высшего руководства в развитии этой системы, хорошо подобранная команда внутренних аудиторов и подготовленный персонал.

Если же аудиторы во время проверки уделяют внимание только формальностям: правильной простановке дат и подписей на документах, а по результатам проведенных аудитов «провинившихся» наказывают и при этом система менеджмента качества существует отдельно от производства, то вреда для бизнеса от таких аудитов будет больше, чем пользы.

ПОДЕЛИТЬСЯ ДАННОЙ СТАТЬЕЙ