Временное исполнение обязанностей врио

Оформление документов при смене директора

Директор организации или иные сотрудники периодически болеют, уходят в отпуск или уезжают в командировку. Их должностные обязанности приходится исполнять другим работникам. Разберемся, как правильно оформить документы в таком случае и что в них писать.

Назначение временного исполнителя обязанностей

Руководитель организации, как и любой работник в штате, может уйти в отпуск, заболеть или уехать в командировку. На время его отсутствия назначается исполняющий обязанности директора. Рассказываем в статье, как правильно передать полномочия руководителя другому сотруднику, и какие документы нужно оформить.

Изменения в ЕГРЮЛ

Смена директора – одно из самых частых изменений, о которых юридическое лицо должно своевременно сообщать в ИФНС. До 25 ноября 2020 года для этого подавалось заявление Р14001, но в 2024 году применяется новая форма Р13014. Образец заполнения формы и подробную инструкцию вы найдете в этой статье.

Заполнение новой формы

Форма Р13014 (КНД 1111520) заменила собой два прежних заявления: Р13001 и Р14001. Подается она для всех изменений сведений ЕГРЮЛ, а также при изменении устава. Всего в бланке 66 страниц, но заполняются и подаются только некоторые из них. В частности, если организация сообщает лишь о смене руководителя, заполнены будут 6 страниц.

Пример заполнения формы

Далее расскажем, как заполнить новую форму, если в ООО сменился руководитель.

13а-0018/2024 Административный истец: Административный ответчик: 
13а-0017/2024 Административный истец: Административный ответчик: 
13а-0016/2024 Административный истец: Административный ответчик: 
13а-0015/2024 Административный истец: Административный ответчик: 
13а-0014/2024 Административный истец: Административный ответчик: 
13а-0013/2024 Административный истец: Административный ответчик: 
13а-0012/2024 Административный истец: Административный ответчик: 
13а-0011/2024 13а-0058/2023Административный истец: Административный ответчик: 
13а-0010/2024 13а-0057/2023Административный истец: Административный ответчик: 
13а-0009/2024 13а-0056/2023Административный истец: Административный ответчик: 
13а-0008/2024 13а-0055/2023Административный истец: Административный ответчик: 
13а-0007/2024 13а-0051/2023Административный истец: Административный ответчик: 
13а-0006/2024 13а-0050/2023Административный истец: Административный ответчик: 
13а-0005/2024 13а-0049/2023Административный истец: Административный ответчик: 
13а-0004/2024 13а-0046/2023Административный истец: Административный ответчик:

Терминология в организации

И. о. — это исполняющий обязанности. То есть человек, который берет на себя чью-то работу. Но есть еще и временно исполняющий обязанности. Это та же самая должность или другая? И как правильно ее сократить — не в штатном расписании, а на письме? Разбираемся.

Для начала разберемся с терминологией. В кадровом делопроизводстве есть два похожих определения: исполняющий обязанности и временно исполняющий обязанности.

Важные аспекты временного исполнения обязанностей

Первое обычно используется, если в компании есть вакантная руководящая должность: на время поиска подходящего кандидата его место занимает сотрудник, которому передается право подписывать документы. Исполняющим обязанности можно стать на неопределенный срок, ведь поиск руководящего сотрудника может занять довольно продолжительное время.

Временное исполнение обязанностей

Временно исполняющий обязанности — это человек, который замещает действующего сотрудника, который находится в отпуске, командировке, на лечении и так далее. Должность, которую он на время занимает, не вакантна.

Сокращение

Сокращая словосочетание исполняющий обязанности, мы используем первые буквы обоих слов с точками — и. о.. Это исключение из правила сокращения аббревиатур. Слова, образованные от имен нарицательных, пишутся строчными буквами без знаков препинания: вуз, завуч, врио.

Согласование

Практически все подобные сложносокращенные слова изменяются по падежам согласно правилам русского языка: учиться в вузе, обратиться к завучу и так далее. А вот врио под это правило не попадает, это слово несклоняемое: познакомил со своим врио, обсудили работу врио.

Письменное согласие

Если директор отсутствует из-за отпуска, командировки или болезни, то его обязанности может исполнять один из заместителей. При этом он продолжает выполнять работу и по основной должности. В этом случае оформляется внутреннее совмещение должностей по ст. ТК РФ.

Необходимые документы

Для такого случая необходимо получить письменное согласие работника путем одного из способов:

• По основанию письменного согласия работника, директор издает приказ о временном возложении своих обязанностей.
• С работником подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору о внутреннем совмещении.
• Доверенность с указанием переданных полномочий также потребуется.

Важно!

Для внутреннего совмещения должности директора следующие документы необходимы:

• Письменное согласие работника;
• Приказ;
• Дополнительное соглашение к трудовому договору, если в исходном договоре не было упоминания об исполнении обязанностей временно отсутствующего руководителя;
• Доверенность.

Необходимости информировать ФНС и вносить изменения в ЕГРЮЛ при временном исполнении обязанностей в порядке внутреннего совмещения не существует.

Как правильно писать сокращения врио и и. о.

ГОСТ в п. 5.22 при разъяснении правил написания реквизита подпись указывает, что при подписании документов замещающим лицом указывается статус должностного лица в соответствии с распоряжением.

Других законных требований, как правильно писать сокращения в документах, нет, поэтому обратимся к другим источникам.

Анализируя Русский орфографический словарь под редакцией Лопатина В.В., Ивановой О.Е., ответы специалистов-филологов на портале Грамота.ру, делаем вывод:

Следует учесть, что указанные сокращения не склоняются (сравните: обсудил с завучем, поговорил с врио).

Для устранения вопросов и единого правильного написания сокращений в организации рекомендуется издать локальный акт (например, инструкцию по делопроизводству), в котором предусмотреть все правила и варианты составления внутренних документов.

Какой директор подписывает заявление

Последний важный нюанс, который стоит рассмотреть, касается личности заявителя. Кто подписывает заявление – прежний директор или новый? С одной стороны, в ЕГРЮЛ есть сведения только о бывшем руководителе, но с другой – он уже утратил свои полномочия на основании решения участников.

Точку в этом вопросе поставил ВАС РФ, который решением от 29.05.2006 N 2817/06 указал, что заявителем при смене директора может быть только новый руководитель.

Как можно назначить исполняющего обязанности директора

В Трудового кодекса, регулирующей особенности трудовых отношений с руководителем организации, нет особых условий для порядка его замены на время отсутствия. Процедура проводится в соответствии с действующим законодательством, Уставом организации и локальными нормативными актами работодателя.

Выполнение обязанностей директора на время отсутствия основного работника можно оформить следующими способами:

1. Заключить срочный трудовой договор с новым работником до момента выхода постоянного.
2. Оформить штатному сотруднику совмещение или поручить выполнение работы отсутствующего.
3. Временно перевести работника на другую должность.
4. Принять гражданина по совместительству (внутреннему или внешнему), но такая работа осуществляется в свободное время от основной.

Порядок оформления исполнения обязанностей

На практике используются понятия исполняющий обязанности (и. о.) и временно исполняющий обязанности (врио), но в трудовом законодательстве они не встречаются. Такие аббревиатуры и правила их использования применяются в делопроизводстве, например, упоминаются в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Если есть необходимость исполнять обязанности, Трудовой кодекс предлагает следующее:

• Заключить срочный трудовой договор с новым работником до момента выхода постоянного.
• Оформить штатному сотруднику совмещение или поручить выполнение работы отсутствующего.
• Временно перевести работника на другую должность.

Процедура оформления врио состоит из этапов.

Назначение исполняющего обязанности директора при увольнении директора

В документах обязательно правильно указать новые обязанности замещающего. Договор (соглашение) и приказ подписываются директором и сотрудником.

Временный перевод осуществляется на срок до одного года. Приказ о назначении врио начальника выглядит так:

Судебная практика

Подборка наиболее важных документов по запросу Назначение исполняющего обязанности директора при увольнении директора (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Трудовой кодекс

Трудовой кодекс № 197-ФЗ от 30.12.2001

Об авторе этой статьи

Закончила Сибирский федеральный университет по специальности юриспруденция. Более 14 лет работает юрисконсультом в госучреждениях.

Другие публикации автора

Временный перевод применяют также при длительном отсутствии постоянного руководителя, но сроком до года. Работодатель может временно перевести кого-то из сотрудников на ВРИО генерального директора (ч. 1 ст. ТК РФ). Для этого заключают письменное соглашение с работником.

Схема с временным переводом по оформлению похожа на внутреннее совмещение:

Сообщать в ЕГРЮЛ о ВРИО директора не нужно.

Важно! Если по истечении года или срока перевода по приказу другая работа ИО не предоставлена, и он продолжает исполнять обязанности директора, то временный перевод становится постоянным. Об этом еще раз напомнил Верховный Суд РФ в п. 6 Обзора судебной практики №1 (2023) от 26.04.2023.

Нужно ли вносить запись в трудовую книжку

Данные о временном переводе и внутреннем совмещении в бумажную трудовую книжку не вносятся. Это не предусмотрено Порядком их ведения по Приказу Минтруда от 19.05.2021.

Также не нужно вносить сведения в ЕФС-1 о внутреннем совмещении и временном переводе. При исполнении обязанностей директора форму заполняют, если заключили срочный трудовой договор. Также в ней отражают ситуацию, когда временный перевод становится постоянным.

Когда использовать врио, а когда — и. о.

На практике сокращения используют так:

В таких ситуациях сотрудник организации будет исполнять полномочия директора, в документах используют сокращение врио.

Как быть с ЭЦП директора

Для исполняющего обязанности руководителя нужно будет оформить свою электронную цифровую подпись вместе с доверенностью, чтобы он мог подписывать налоговую отчетность. Передача ЭЦП третьим лицам законодательно не разрешена.

Владелец ключа электронной подписи обязан обеспечивать его конфиденциальность в соответствии с ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.04.2011. Если он передаст ЭЦП третьим лицам, то он будет нести ответственность за все противоправные действия, совершенные с ее помощью.

Как заполнить Р13014 при смене директора ООО

Заполнение Р13014 во всех случаях начинается с первого или титульного листа. Информации здесь минимум: коды ОГРН/ИНН юридического лица и отметка, означающая причину представления сведений.

Основная информация о руководителе отражается на листе И. При смене директора на каждое лицо заполняется свой лист И.

Остается внести сведения о заявителе на листе П. В этом листе две страницы, они заполняются целиком.

Подписывать заявление Р13014 заранее нельзя, подпись проставляется в присутствии нотариуса. Нотариальное заверение не требуется только в случае, если используется ЭЦП.

Образец формы Р13014 при смене директора

Как правильно писать название должности

Рекомендуем руководствоваться п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 — указывать статус должностного лица в соответствии с приказом, то есть «исполняющий обязанности директора» или «и.о. директора».

Не используются косая черта или предлог «за». Статус лица, подписавшего документ, должен быть понятен и подтверждаться документами.

Поскольку ГОСТ носят рекомендательный характер, правила указания должности при подписании документов стоит закрепить во внутренней инструкции по делопроизводству.

Есть ли разница в понятиях врио и и. о.

Тот, кому поручено исполнять обязанности начальника, будет подписывать множество документов: письма, контракты с поставщиками, кадровые и другие. Какое сокращение писать в документах: врио или и. о.?

По сути, разницы нет, но в делопроизводстве сложилась такая практика:

П. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 запрещает использовать косую черту и писать «за» перед названием должности, если документ подписывает другое лицо.

Срочный трудовой договор

Такой вариант выбирают, если директор будет отсутствовать длительное время. Например, он оформил отпуск по уходу за ребенком.

Срочный трудовой договор на время отсутствия основного работника, если за ним в это время сохраняется рабочее место (ч. 1 ст. ТК РФ). Принять по такой схеме можно одного из учредителей, работника компании или кого-то со стороны.

В этом варианте не нужно получать письменное согласие кандидата и оформлять доверенность. Исполняющий обязанности директора будет действовать на основании трудового договора и Устава.

Какие нюансы нужно учесть при заключении срочного трудового договора с временным директором:

Также необходимо сообщить в ФНС о назначении временного директора и внести изменения в ЕГРЮЛ в соответствии с подпунктом «л» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 №129-ФЗ.

Обратите внимание! Нельзя заключать срочный трудовой договор на вакансию с названием должности «исполняющий обязанности директора» — ее обычно нет в штатном расписании. Но руководитель может трудиться в статусе «ИО», если в компании установлен особый порядок его утверждения. Например, по решению Совета директоров или вышестоящей организации. До выполнения всех процедур по назначению работник будет действовать как исполняющий обязанности руководителя. Изменения в ЕГРЮЛ вносятся после того, как статус директора станет постоянным.

Нужно ли устанавливать доплату за исполнение обязанностей директора

Работник не может работать без зарплаты. Это следует из ст. ТК РФ. При заключении срочного трудового договора с директором или временном переводе ему нужно платить хотя бы МРОТ.

Доплата обязательна и при внутреннем совмещении. Она предусмотрена ст. ТК РФ. Размер конкретной доплаты устанавливается в приказе директора и дополнительном соглашении к трудовому договору.