5.6 Анализ со стороны руководства

Каждый виток, называемый «циклом Деминга» в спирали СЭМ, включает контроль, оценку и анализ ее функционирования. Посредством осуществления данных процедур (последовательность: контроль – оценка – анализ) руководство промышленного предприятия получает информацию обратной связи, которая создает условия для корректировки его экологической политики, целей и задач, разработки уточненных экологических программ и таким образом обеспечивает возможность достижения предприятием высокого уровня экологической устойчивости.

По правилам менеджмента осуществление какой-либо деятельности сопровождается тремя видами контроля, отличающимися своим функциональным назначением: 1) предварительным, проводимым перед осуществлением деятельности для оценки текущей ситуации и разработки планов по ее улучшению; 2) текущим, осуществляемым в процессе выполнения деятельности для выявления и устранения отклонений от намеченных планов; 3) заключительным, проводимым в конце выполнения деятельности с целью сравнения полученных результатов с намеченными. Текущий контроль назван стандартом ISO 14001 (ГОСТ Р ИСО 14001) регулярным мониторингом, осуществляемым в ходе реализации целей, задач и программ экологического менеджмента с целью своевременного решения возникающих проблем и недопущения излишних затрат в последующем. Итоговый контроль представлен как внутренний аудит СЭМ, в рамках которого осуществляется проверка функционирования системы в целом и разрабатываются рекомендации по ее совершенствованию. Для каждого вида контроля характерен свой перечень задач, решаемых в ходе их осуществления.

Содержание предварительной экологической оценки было раскрыто ранее в разделе 2.2. Регулярный мониторинг, осуществляемый в рамках СЭМ промышленного предприятия, призван быть механизмом, позволяющим корректировать корпоративные действия и мероприятия в соответствии с поставленными экологическими целями и задачами и принятыми экологическими программами, а также существующими законодательными и иными экологическими требованиями. Цели регулярного мониторинга довольно разнообразны, поэтому формы его осуществления требуют определенной систематизации. Основная деталь, которую необходимо учитывать, это то, что содержание любой формы текущего контроля должно сводиться к сравнению фактических показателей, оценивающих уровень экологической устойчивости промышленного предприятия, с плановыми показателями.

В качестве форм регулярного мониторинга в рамках СЭМ предлагается рассматривать:

· экологический мониторинг, проводимый с целью оценки состояния окружающей природной среды; в центре внимания при этом оказываются показатели состояния окружающей природной среды в районе расположения предприятия (табл. 3.4; показатели 1-й группы – собственно экологические);

· производственный экологический контроль, направленный на соблюдение законодательных и иных экологических требований на всех стадиях жизненного цикла продукции; он подразумевает использование показателей 2-й группы – эколого-экономических;

· мониторинг производственной среды, осуществляемый с целью анализа и оценки условий труда работников предприятия, а также уровня производственного травматизма и профессиональной заболеваемости; при этом используются показатели 3-й группы – социально-экологические;

· контроль реализации намеченных действий и мероприятий, предназначенный для проверки степени эффективности реализуемых мероприятий в рамках программ экологического менеджмента, оценивающий результативность деятельности структурных подразделений, отдельных элементов СЭМ и т. д.; данная форма контроля подразумевает использование показателей 4-ой группы – социально-эколого- экономических.

Проведение регулярного мониторинга в рамках СЭМ может осуществляться собственными силами предприятия и при необходимости с привлечением сторонних организаций, обладающих специальными навыками, знаниями и техническими возможностями. С целью обеспечения условий для осуществления регулярного мониторинга собственными силами на промышленном предприятии должно быть налажено обслуживание специального измерительного оборудования, в частности, обеспечена точность данных по калибровке приборов и контрольных устройств, а также компьютеров и программного обеспечения. Записи, фиксирующие результаты процесса контроля, должны храниться в соответствии с порядком, принятым на предприятии. Процесс подбора контролируемых показателей экологической деятельности промышленного предприятия должен идти непрерывно. Они должны быть объективными, удобными и поддающимися проверке.

В случае выявления в процессе регулярного мониторинга в рамках СЭМ несоответствия фактических результатов деятельности предприятия запланированным предусматривается разработка и реализация необходимых корректирующих и предупреждающих действий и мероприятий. При этом корректирующие и предупреждающие меры должны быть пропорциональны важности несоответствий и соразмерны выявленным проблемам в области экологического менеджмента.

Все результаты регулярного мониторинга в рамках СЭМ и предпринятых корректирующих и предупреждающих действий и мероприятий должны быть документированы. Например, на многих промышленных предприятиях, прошедших процедуру внедрения СЭМ, ведутся:Журнал регистрации данных текущего мониторинга деятельности предприятия в области экологического менеджмента и Журнал регистрации корректирующих и превентивных действий по устранению несоответствия деятельности предприятия намеченным экологическим целям и задачам (законодательным и иным экологическим требованиям).

Внутренний аудит СЭМ, предназначенный для оценки эффективности функционирования системы в целом, необходим руководству промышленного предприятия для получения сведений о том, работает ли внедренная система так, как она должна работать в соответствии с заявленной экологической политикой, целями и задачами.

Результаты внутреннего аудита СЭМ должны в конечном итоге быть основой для такой процедуры, как анализ СЭМ со стороны руководства. Данный анализ должен инициироваться высшим руководством (Советом директоров) промышленного предприятия, проводиться с определенной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и т. д.) и охватывать все экологические аспекты его деятельности, продукции и услуг, включая оценку влияния СЭМ на финансовое состояние предприятия и его конкурентоспособность на рынке. Он должен быть направлен на постоянное совершенствование и предусматривать: анализ достижения плановых экологических показателей, анализ результатов внутренних аудитов СЭМ, оценку экологической эффективности деятельности промышленного предприятия и эффективности функционирования СЭМ, оценку ее пригодности с учетом изменяющихся условий и информации, оценку изменений в ожиданиях и требованиях заинтересованных сторон.

Процедура анализа функционирования СЭМ со стороны высшего руководства должна подразумевать следующую последовательность действий: сбор входных данных, подготовку отчета для руководства предприятия о результатах функционирования и возможностях дальнейшего развития СЭМ, анализ отчета руководством предприятия, подготовку заключения по итогам рассмотрения отчета и разработку мероприятий для дальнейшего совершенствования СЭМ.

Входными данными для проводимого анализа могут быть:

· результаты достижения целевых и плановых экологических показателей;

· данные государственной статистической отчетности;

· результаты соблюдения законодательно установленных экологических требований;

· результаты экологических проверок со стороны государственных контролирующих органов;

· результаты экологических аудитов;

· результаты оценки экономической и экологической эффективности реализованных мероприятий и действий предприятия в области предотвращения воздействия на окружающую среду и СЭМ в целом;

· результаты осуществления внешних и внутренних коммуникаций в области экологического менеджмента;

· результаты оценки соответствия экологической политики предприятия изменившейся ситуации;

· результаты работы по обучению и повышению осведомленности персонала предприятия по вопросам экологической безопасности и экологического менеджмента;

· результаты оценки подготовленности персонала предприятия к аварийным ситуациям и др.

Собственно анализ достигнутых результатов в области экологического менеджмента промышленного предприятия должен проводиться с учетом следующих положений:

· анализ и оценка достигнутых результатов в области экологического менеджмента предприятия осуществляются на основе заранее разработанных процедур и механизмов;

· особое значение для развития деятельности в области экологического менеджмента имеет объективная оценка и анализ отрицательных результатов деятельности (например, недостигнутых экологических целей и задач);

· при анализе и оценке экономической эффективности деятельности предприятия в области экологического менеджмента, способствующей стимулированию ее развития, должны учитываться не только стоимостные экономические эффекты, но и разнообразные стратегические выгоды и преимущества;

· руководство предприятия должно принимать активное участие в анализе эффективности реализации его экологической стратегии и политики, разработке рекомендаций и предложений по их совершенствованию и развитию.

Итогом проводимого анализа эффективности СЭМ промышленного предприятия должны быть подготовка и предоставление соответствующего отчета его руководству.

Отчет руководству по СЭМ рекомендуется строить следующим образом.

1. Общая часть (исполнители, цели и задачи деятельности).

2. Основные результаты деятельности промышленного предприятия в области экологического менеджмента (фактические результаты в сравнении с поставленными целями и задачами, динамика основных показателей за ряд лет, прямые и косвенные экономические и экологические эффекты).

3. Рекомендации и предложения по дальнейшему развитию деятельности предприятия в области экологического менеджмента и повышению ее экономической и экологической эффективности, которые могут состоять в следующем:

· корректировка и дополнение экологической стратегии, политики, целей и задач предприятия;

· дальнейшее развитие планирования и организации деятельности (например, расширение объектов и экологических аспектов планируемой деятельности, увеличение числа показателей и планируемых задач по отдельным целям и аспектам, развитие текущего мониторинга, повышение эффективности работы с персоналом);

· развитие и повышение эффективности внутреннего аудита СЭМ;

· увеличение поддержки руководством предприятия деятельности по экологическому менеджменту;

· развитие экологической отчетности, внешних коммуникаций, повышение экономической эффективности использования достигнутых результатов деятельности в области экологического менеджмента.

Отчет для руководства предприятия должен быть кратким, четким и предельно конструктивным, рассчитанным на активную поддержку развития СЭМ лицами, принимающими решения. На основании Отчета руководством предприятия готовится заключение, служащее основанием для последующего пересмотра, корректировки и дополнения экологической стратегии, политики, целей и задач предприятия, объектов экологического менеджмента, приоритетных экологических аспектов деятельности, а также разработки программ экологического менеджмента на следующий планируемый период, что способствует постоянному совершенствованию СЭМ, приводящему в свою очередь к повышению уровня экологической устойчивости деятельности промышленного предприятия в целом, и главным образом к сокращению объемов его воздействия на окружающую среду.

5.6.1 Общие положения

Высшему руководству необходимо
распространить анализ со стороны
руководства за пределы верификации
результативности и эффективности
системы менеджмента качества и превратить
этот анализ в процесс, охватывающий всю
организацию, который также оценивает
эффективность системы. Анализ со стороны
руководства следует превратить в трибуну
по обмену новыми идеями со стимулированным
лидерством высшего руководства, открытой
дискуссией и оценкой входных данных.

Для добавления ценности организации
по результатам анализа со стороны
руководства высшему руководству надо
управлять осуществлением процессов
жизненного цикла продукции и вспомогательных
процессов посредством систематического
анализа, основанного на принципах
менеджмента качества. Частота анализа
устанавливается исходя из потребности
организации. Входные данные к процессу
анализа необходимо преобразовать в
выходные данные, охватывающие не только
результативность и эффективность
системы менеджмента качества. Результаты
анализа предо­ставляют данные, которые
используют при планировании улучшения
деятельности организации.

5.6.2 Входные данные для анализа

Входные данные к оценке результативности
и эффективности системы менеджмента
качества учитывают интересы потребителей
и других заинтересованных сторон и
содержат:

– статус и результаты достижения целей
в области качества и деятельности по
улучшению;

– статус пунктов, по которым требовались
действия на основе анализа со стороны
руководства;

– результаты аудитов (проверок) и
самооценки организации;

– обратную связь об удовлетворенности
заинтересованных сторон, возможно, даже
до момента их участия;

– факторы, связанные с рынком (технологии,
исследования и разработки, деятельность
конкурентов и т.п.);

– результаты сравнения с лучшими
достижениями;

– сведения о работе поставщиков;

– новые возможности улучшения;

– управление несоответствиями процессов
и продукции;

– оценку рынка и стратегию;

– статус деятельности по стратегическому
партнерству;

– финансовые результаты деятельности,
связанной с качеством;

– другие факторы, которые могут
воздействовать на организацию, такие,
как финансовые, социальные или
экологические условия и соответствующие
изменения законов и регламентов.

5.6.3 Выходные данные анализа

При распространении анализа со стороны
руководства на вопросы, выходящие за
пределы верификации системы менеджмента
качества, результаты такого анализа
могут использоваться высшим руководством
в качестве входных данных для процессов
улучшения. Высшее руководство может
применять этот процесс анализа как
мощное средство при определении
возможностей улучшения деятельности
организации. График проведения анализов
способствует своевременному обеспечению
данными для стратегического планирования
в организации. Отобранные выходные
данные следует доводить до сведения
работников организации, демонстрируя
им, как процесс анализа со стороны
руководства ведет к постановке новых
целей, которые принесут выгоду организации.

Дополнительные выходные данные для
повышения эффективности включают,
например:

– цели, касающиеся характеристик продукции
и показателей процессов;

– цели улучшения деятельности организации;

– оценку пригодности организационной
структуры и ресурсов;

– стратегию и инициативы по маркетингу,
продукции и удовлетворенности потребителей
и других заинтересованных сторон;

– сокращение потерь и планы снижения
идентифицированных рисков;

– информацию по стратегическому
планированию будущих потребностей
организации.

Необходимо иметь достаточно записей
для обеспечения прослеживаемости и
облегчения оценки самого процесса
анализа со стороны руководства, чтобы
убедиться в его постоянной эффективности
и в добавлении ценности организации.

6) Программа реализации политики
предприятия по охране окружающей среды.

После разработки всех мероприятий 
необходимо составить программу 
достижения экологических целей 
и показателей, оценивая наличие 
требуемых на выполнение всей программы ресурсов, согласованность
мероприятий (в т.ч., с планами в отношении
производственной деятельности и т.п.),
необходимость и достаточность мероприятий
для достижения поставленных целей. При
этом следует принимать во внимание ограничения,
значимые риски, планируемые и наиболее
вероятные изменения в будущем с тем, чтобы
на изменение ситуации можно было адекватно
и своевременно реагировать при реализации
планов.

  Сначала план разрабатывается,
затем корректируется с учетом имеющихся
ресурсов  (рис. 3)

Схематично 
весь этап планирования работы в СЭМ 
можно представить в виде рисунка.
(рис. 4).

Предприятию необходимо обеспечить компетентность лиц выполняющих
работы, которые могут оказывать значимое
воздействие на окружающую среду. Требуемая
компетентность достигается соответствующим
образованием, подготовкой или практическим
опытом. Следовательно, предприятие должно
организовать подготовку персонала или
предпринять другие действия по повышению
его компетентности и сохранять соответствующие
записи о проведении необходимой подготовки.

• информирование и специальную 
подготовку высшего руководства;

• специальную подготовку
руководителей различных уровней;

• обеспечение понимания 
каждым сотрудником его места 
в системе менеджмента и вклада
в деятельность СЭМ;

• систематическую подготовку
и переподготовку персонала;

Организация документооборота
и его контроль являются необходимыми элементами
работы СЭМ. Система экологического менеджмента
– документированная система. Все процедуры,
действия, инструкции, экологическая политика
предприятия, данные мониторинга, внутреннего
и внешнего аудитов, инструкции персонала,
процедуры, замечания о несоответствиях,
все должно быть документировано. В первую
очередь, необходимо четко определить
применяемые подходы к документированию
и обеспечить следование им. Если документальное
оформление информации (например, правил,
процедур, решений, сообщений и т.п.) не
требуется международными стандартами
или государственными нормативными документами,
организация может самостоятельно принять
решение о том, оформлять ли документально
эту информацию.

Система документации по
СЭМ должна быть организована так, чтобы:

3) документы были доступны на местах их
использования;

4) устаревшие документы 
сразу изымались и предотвращалось их использование, в то же время
устаревшие версии документов должны
сохраняться;

5) было обеспечено необходимое распространение
внешних документов.

        
6) были определены лица ответственные 
за разработку и изменения 
документов  различного вида.

На предприятии должны
быть все документы, требуемые стандартом
ГОСТ Р ИСО 14001-2007.

Для обеспечения контроля
за движением потока документов может 
быть создан регистр. Регистр может 
совмещаться с электронной базой 
документации, если она содержит контролируемые копии документации.

Структура документации
СЭМ представлена на рисунке 5.

Рис. 5. Документация системы экологического
менеджмента.

Предприятию для снижения
вероятности загрязнения окружающей
среды в процессе своей деятельности необходимо выявлять
потенциально возможные нештатные ситуации
и аварии и разрабатывать мероприятия
направленные на их предотвращение и минимизацию
воздействия на окружающую среду в случае
их возникновения.

• выявить имеющиеся планы действий в случае
нештатных ситуаций и аварий;

• проанализировать их адекватность
задаче минимизации воздействия 
на окружающую среду;

• выявить ситуации, связанные 
со значимым воздействием на окружающую
среду, которые имели место в 
прошлом или могут возникнуть, в том числе
под влиянием внешних факторов. В процессе
выполнения этого пункта:

— проанализировать процессы,
объекты хранения, здания и сооружения

организации, а также 
намечаемые действия и изменения;

— в случае наличия 
рядом с предприятием объектов, которые могут воздействовать
на нормальный режим работы, необходимо
обеспечить взаимодействие с представителями
объектов, предусмотреть действия на случай
таких чрезвычайных случай;

— если территория подвержена
значительным рискам природного происхождения, необходимо обеспечить
взаимодействие с уполномоченными государственными
органами и предусмотреть действия на
случай таких событий.

В соответствии с требованием 
ГОСТ Р ИСО 14001: 2007 предприятие должно
установить и поддерживать программу(ы) и процедуры для проведения
периодических аудитов системы экологического
менеджмента, чтобы довести информацию
о результатах аудита до сведения руководства,
а также определить соответствие реальной
деятельности в рамках СЭМ разработанным
положениям СЭМ (в частности, в отношении
выполнения процедур системы, контроля
аспектов и выполнения рабочих инструкций,
выполнения программы СЭМ и т.п.), и требованиям
ГОСТ Р ИСО 14001-2007. Требования к внутреннему
и внешнему аудиту СЭМ (в т.ч., принципы,
требования к программе, процедуре проведения
аудита и компетентности аудиторов) установлены ГОСТ Р ИСО 19011-2003 «Руководящие
указания по аудиту систем менеджмента
качества и/или систем экологического
менеджмента».

Программа аудита организации,
включая любой график работ, должна быть основана
на значимости рассматриваемой деятельности
с экологической точки зрения и на результатах
предыдущих аудитов. Для того чтобы быть
исчерпывающими, процедуры аудита должны
включать область охвата аудита, частоту
и методы его проведения, а также ответственность
и требования к проведению аудитов и сообщению
результатов.

Должно быть установлено,
внедрена ли и поддерживается ли процедура(ы)
аудита, включающая следующее:

1) распределение ответственности 
и требования к планированию и проведению аудитов, сообщению
результатов и хранению соответствующих
отчетов;

2) определение критериев аудита, охвата
аудита, частоты проведения и методов
проведения аудитов.

Аудит СЭМ дает ответ 
на вопрос насколько система внедрена,
поддерживается, и результативна относительно достижения
целей, поставленных в политике.

По результатам анализа 
проблем аудиторы дают рекомендации
по улучшению

Высшее руководство 
должно анализировать работу системы 
экологического менеджмента через установленные промежутки
времени, для того чтобы оценить результативность
и улучшение. Процесс анализа выполняется
на основе собранной информации:

1) результаты внутренних аудитов и оценки
соответствия требованиям законодательства
и другим требованиям, принятым организацией;

2) сообщения внешних заинтересованных
сторон, включая жалобы;

3) информация о экологической результативности организации;

4) степень достижения целей и задач;

5) статус корректирующих и предупреждающих
действий;

6) действия, предпринятые по результатам
предыдущих анализов со стороны руководства;

7) изменения обстоятельств, включая развитие
законодательных требований и других
требований, связанных с экологическими
аспектами деятельности предприятия;

8) рекомендации по улучшению.

Анализ со стороны 
руководства можно проводить 
раз в год. Наиболее эффективным 
методом проведения анализа со стороны 
руководства можно считать направление 
руководителям краткого изложения 
отчета внутреннего аудита СЭМ, а 
затем представление его результатов и обсуждение на специальном совещании,
в присутствии всех ответственных за функционирование
СЭМ работников, о результатах работы
СЭМ.

Анализ со стороны 
руководства позволяет, с одной 
стороны, реализовывать принцип 
последовательного улучшения, развивая
СЭМ, с другой стороны, дает возможность 
поддерживать эффективность и адекватность
СЭМ.

Анализ СЭМ нельзя
рассматривать как отчетное мероприятие; руководители должны
активно участвовать в анализе результативности
СЭМ и искать возможности ее улучшения. Анализ со стороны руководства
должен сопровождаться разработкой корректирующих
и предупреждающих мероприятий, направленных
на достижение соответствия требованиям
нормативной документации и совершенствованию
системы экологического менеджмента.

С тем, чтобы системы 
экологического менеджмента были действительно 
приняты руководителями российских
предприятий и использованы наиболее результативных образом, принципы
распространения СЭМ должны, прежде всего,
отражать то обстоятельство, что эти системы
выступают как действенный инструмент
поступательного развития бизнеса. Рассмотрим
эти принципы.

В современных российских
условиях для многих предприятий и консультантов
характерна ориентация на получение формального
сертификата как на основной мотив внедрения
СЭМ (аналогичная ситуация имеет место
и в сфере менеджмента качества). Как правило,
именно наличие такого сертификата рассматривается
как конкурентное преимущество для работы
на рынке, что в целом может быть вполне
справедливо. В то же время, как показывает
опыт, только ориентация на внутренние
задачи предприятий позволяет обеспечить
принятие подходов экологического менеджмента
в долгосрочной перспективе. Кроме того,
признание как самих этих подходов, так
и соответствующих сертификатов со стороны
различных секторов общества прямо зависит
от того, способно ли применение подходов
СЭМ привести к существенному снижению
воздействия на окружающую среду. С другой
стороны, распространение СЭМ в промышленном
секторе будет зависеть от того, насколько
успешно эти системы позволят сочетать
решение экономических и экологических
задач предприятий.

 В основу концепции 
экологического менеджмента положено представление о взаимодействии
организации с окружающей средой, в которой
она функционирует. При этом внимание
уделяется не только окружающей природной
среде или исключительно экономической
(поставщики и потребители), но и социальной
среде. Таким образом, диалог заинтересованных
сторон играет важную роль в процессе
внедрения и функционирования СЭМ. Поэтому
существенные усилия должны быть направлены
на развитие общественного диалога на
различных уровнях.

В Российской Федерации,
как и в других странах мира, развитие систем менеджмента
качества опережает внедрение СЭМ. К настоящему
моменту системы качества используются
на многих предприятиях, накоплен как
положительный, так и отрицательный опыт.
Он может быть использован при внедрении
и распространении подходов СЭМ в России,
однако при этом необходимы критический
анализ и оценка этого опыта.

9. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РУКОВОДСТВА

9.4. Ответственность, полномочия и взаимосвязи

Это может быть генеральный директор или его заместитель. Подводный камень: назначают ответственного человека, не имеющего определенных полномочий.

Для эффективного функционирования системы менеджмента качества важны хорошие информационные связи (). Руководство обеспечивает процесс обмена информацией, активно поощряет обратную связь с сотрудниками с целью улучшения деятельности организации, вовлекает их в достижение целей качества.

Рис. 9.1. Информационные связи системы менеджмента качества

Обмен информацией, как правило, включает: информирование, проводимое руководством на рабочих местах; совещания; использование доски объявлений;

обмен информацией по электронной почте и специально выделенным общим ресурсам сети;

web-сайт организации и другие средства информирования.

Высшее руководство определяет методы измерения деятельности организации, чтобы установить, достигнуты ли запланированные цели и другие показатели успеха. Эти методы представляются в стандарте предприятия. Информация, полученная в результате таких измерений и оценок, рассматривается как входные данные для анализа со стороны руководства.

Анализ со стороны руководства – это процесс оценивания результативности и эффективности системы менеджмента качества высшим руководством с целью принятия решений, обеспечивающих ее пригодность и адекватность. Результаты анализа представляются в виде исходных данных при планировании улучшения деятельности организации.

Анализ со стороны руководства

Анализ со стороны руководства

5.6.1. Общие положения

Высшее руководство должно через запланированные промежутки времени проводить анализ системы менеджмента качества для обеспечения уверенности в сохранении ее пригодности, адекватности и результативности. Этот анализ должен включать оценку возможностей для улучшений и необходимости изменений системы менеджмента качества, включая политику и цели в области качества.

Должны вестись и сохраняться записи об анализе со стороны руководства

(см. п. 4.2.4).

5.6.2. Входные данные для анализа

Входные данные для анализа со стороны руководства должны включать информацию:

a) о результатах аудитов;

б) обратной связи с потребителем; в) результатах функционирования процессов и степени соответствия продукции;

г) состоянии предупреждающих и корректирующих действий; д) результатах деятельности, являющихся следствием предыдущих анализов со

стороны руководства; е) изменениях, которые могут повлиять на систему менеджмента качества;

ж) рекомендациях по улучшению.

5.6.3. Выходные данные (результаты) анализа

Результаты анализа со стороны руководства должны включать все решения и действия, относящиеся:

a) к повышению результативности системы менеджмента качества и ее процес-

б) улучшению продукции с точки зрения требований потребителя; в) потребностям в ресурсах.

Проводить анализ системы менеджмента качества достаточно один раз в год. Если планируются или внедряются изменения в систему, то такой анализ надо проводить чаще.

Для того чтобы гарантировать полноту анализа всей системы менеджмента качества, необходимо учесть, что анализ должен охватывать следующие аспекты:

соответствие политики и целей в области качества современным нуждам организации;

функционирование системы менеджмента качества и достижение поставленных целей в области качества;

любые проблемы в области качества и действия по их разрешению; любые претензии потребителей; отчеты об аудите качества (как внутреннего, так и внешнего);

необходимые области изменений или усовершенствований; информацию обо всех мероприятиях, выполненных по результатам

Выявляя проблемы, относящиеся к перечисленным выше областям, и основываясь на результатах анализа, можно в дальнейшем разрабатывать и пересматривать стратегические бизнес-планы организации и планы дальнейших действий в области качества. Например, если внедрены усовершенство-

Анализ со стороны руководства

вания и разрешены проблемы, то можно пересмотреть способы и глубину инспекционных проверок. Следует ответить на вопрос, сохраняют ли они свое значение или благодаря их модификации и внедрению других методов контроля можно сэкономить средства, поскольку устранены причины возникавших ранее проблем.

«Анализ со стороны руководства» и «аудит» – разные понятия. Это с очевидностью следует из того, что результаты аудита являются одним из объектов рассмотрения при анализе.

Методы анализа со стороны руководства должны соответствовать особенностям бизнеса и могут включать:

официальные совещания с повесткой дня, расписанием и документально оформленными планами мероприятий;

совещания в форме видеоконференций или с использованием внутренней компьютерной сети;

частные анализы, проводимые на различных уровнях внутри организации с последующими докладами высшему руководству, которое изучает соответствующие отчеты. В малом бизнесе этот анализ может быть частью ежегодного общего собрания, проведения которого требует закон;

отчеты о результатах анализа, сводящие все рассмотренные вопросы и запланированные мероприятия с датами выполнения. Эти отчеты могут составляться в форме, наиболее подходящей для данной организации, например в виде записей в дневнике, официально оформленных повестки дня и протокола. Отчеты составляют, распространяют и хранят на бумаге или на электронных носителях.

По результатам анализа могут вырабатываться и внедряться некоторые решения. Это не означает, что каждое такое решение должно относиться к одной из трех категорий, упомянутых в стандарте. Важно лишь определить, на сколько то или иное решение обосновано, имеются ли необходимые ресурсы для его проведения в жизнь и как оно должно быть реализовано.

Дайте определение понятию «высшее руководство».

Какие обязательства берет на себя высшее руководство в области ка-

Кто является заинтересованными сторонами организации?

Что такое политика в области качества?

На что направлена политика в области качества?

Дайте определение понятию «миссия организации».

Для чего используется политика в области качества?

Каким образом политика в области качества доводится до сведения персонала?

Для чего устанавливаются цели в области качества организации?

Что включается в цели в области качества?

9. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РУКОВОДСТВА

С какой целью в организации проводится планирование?

Какие информационные связи системы менеджмента качества устанавливаются?

Что такое анализ со стороны руководства?

Что является входными и выходными данными для анализа со стороны руководства?

Какие аспекты охватывает анализ со стороны руководства?

Анализ функционирования и результативности системы экологического менеджмента должен проводиться на высшем уровне руководства, поскольку именно высшие руководители определяют стратегию развития системы управления организацией, ее политику; они же осуществляют общее руководство функциональными направлениями деятельности организации, от правильной координации которых зависит эффективность и результативность управления, и, в частности, СЭМ.

Анализ со стороны руководства имеет смысл проводить раз в год, основываясь на результатах внутреннего аудита СЭМ. Для проведения такого анализа наиболее эффективно сначала направить руководителям; краткое изложение отчета внутреннего аудита СЭМ, а затем представить и обсудить его результаты, а также другую значимую информацию, (в соответствии с требованиями выше) на совещании высшего руководства. Материалы могут готовиться и представляться координатором СЭМ, начальником ОООС и/или представителем руководства по СЭМ. На совещании должны присутствовать не только руководители, принимающие решения, но и основные специалисты СЭМ, обладающие дополнительной информацией, – аудиторы, координаторы СЭМ в ключевых подразделениях.

Анализ со стороны руководства позволяет, с одной стороны, реализовывать принцип последовательного улучшения, а с другой сторон дает возможность поддерживать эффективность и адекватность СЭМ. Если аудит СЭМ и опыт ее функционирования покажут, что некоторые процессы, процедуры или документы не нужны для достижения целей организации и управления операциями, то есть, избыточны, то в ходе совещания можно принять решение об отказе от них.

В любом случае, анализ СЭМ не должен рассматриваться как отчетное мероприятие; руководители должны активно участвовать в анализе результативности СЭМ и искать возможности ее улучшения.

Совещание может определить необходимость в пересмотре политики, целей и задач, процедур СЭМ, требований к мониторингу, управлению операциями, принятии корректирующих и предупреждающих мер. При этом следует также назначить ответственных лиц за пересмотр и определить сроки исполнения. По каждому из обсуждающихся пунктов должно быть принято и занесено в протокол решение.

Несмотря на значимость пересмотра СЭМ по результатам анализа со стороны руководства, это не должно быть единственным механизмом развития СЭМ. Представитель руководства по СЭМ или координатор СЭМ должны иметь полномочия для совершенствования системы в связи с обстоятельствами, требующими немедленного действия (например, выявлением новых аспектов, имеющих особую значимость).

Руководство организации должно принять решение о внедрении СЭМ на основе сформулированных целей ее внедрения и результатов ОИС, а также с учетом стоимости услуг консультантов. Для положительного решения нужна поддержка или согласие руководителей всех основных функциональных направлений. Положительное решение должно быть оформлено официально (обычно – приказом директора). В решении должны быть сформулированы:

– цель внедрения СЭМ;

– область охвата СЭМ (область охвата и область сертификации СЭМ могут различаться);

– сроки внедрения СЭМ;

– роль и условия работы консультанта (если используется);

– ответственный (координатор) внедрения в компании и его полномочия.

Кроме того, решение должно подтверждать высокий приоритет деятельности по внедрению СЭМ, гарантировать обеспечение необходимыми ресурсами (в т. ч. устанавливая ответственность и полномочия) и подтверждать заинтересованность и приверженность руководства.

В случае положительного решения о внедрении СЭМ, этот этап также должен гарантировать поддержку руководства и определить команду или лидеров проекта внедрения СЭМ.

Группа экологического менеджмента (ГЭМ) – команда специалистов организации, сформированная для разработки и внедрения СЭМ. Задачей группы является координация разработки, документирования и внедрения СЭМ. После успешного внедрения поддержание СЭМ станет ответственностью представителя руководства и координатора СЭМ. Состав и работоспособность группы, личные характеристики и знания ее членов, в особенности ее лидера – координатора проекта по внедрению СЭМ, во многом определяют успех проекта.

Для успеха проекта по внедрению СЭМ его координатору необходимо иметь: навыки руководителя и лидера, умение преодолевать трудности, энтузиазм, умение работать в группе, навыки управления проектами, доверие сотрудников и авторитет в организации, системный взгляд, понимание целей и корпоративной культуры организации, свободное время для реализации проекта.

Отнюдь не всегда организация может найти человека, который бы соответствовал всем этим критериям одновременно. Даже если такой специалист работает в организации, далеко не во всех случаях он может быть освобожден от значительной доли своих текущих обязанностей для того, чтобы возглавить процесс внедрения СЭМ. Выходов несколько: пренебречь частью требований или составить команду лидеров из двух человек. Оптимальной может быть команда из опытного и популярного, умеренно консервативного, но готового к изменениям руководителя, и инициативного специалиста. Подобным же образом может быть составлена команда из приглашенного менеджера и опытного, уважаемого сотрудника организации, который мог бы обеспечить преемственность корпоративной культуры и способствовать созданию авторитета лидера проекта.

Работа группы должна быть обеспечена необходимыми ресурсами, в частности – компьютерной техникой, рабочими помещениями. Важно также обеспечить возможность выполнять соответствующие работы, освободив членов группы от некоторой части основных обязанностей.

Планирование внедрения системы экологического менеджмента

Для любой масштабной деятельности тщательное планирование является необходимым условием успеха. Разработку плана внедрения СЭМ должна осуществить ГЭМ (в сотрудничестве с консультантом); план должен быть утвержден высшим руководством.

Планирование внедрения СЭМ опирается на несколько основных постулатов:

До начала планирования необходимо принять некоторые ключевые решения, а именно:

– определить область действия СЭМ;

– выбрать приоритеты в соответствии с целями внедрения;

– определить глубину интеграции систем менеджмента;

– решить, будет ли СЭМ внедряться сначала в одном или нескольких подразделениях в качестве пилотного проекта, либо во всей организации одновременно;

– определить порядок документирования системы и использования электронной документации;

– выбрать и обеспечить возможность применения мотивации.

Внедрение СЭМ требует определенной последовательности действий (до постановки целей необходимо определить приоритетные аспекты; внутренний аудит и анализ со стороны руководства могут осуществляться только после того, как разработаны и внедрены остальные элементы СЭМ, и т. д.).

Для разработки СЭМ необходимо привлекать специалистов, руководителей среднего и низшего звена подразделений, ответственных за отдельные действия. Например, это относится к совершенствованию рабочих инструкций и процедур, определению экологических аспектов, планированию, разработке программ мониторинга.

Планирование необходимо разбивать на этапы, имеющие конкретные цели и отслеживать результаты (проектное выполнение).

При разработке СЭМ необходимо учитывать существующую структуру управления, опыт и потенциал специалистов, планы развития системы управления организации, возможности и подходы к интеграции (использование наработок или параллельное развитие других направлений СМ).

Разработку элементов СЭМ целесообразно начинать с подготовки проектов процедур; совершенствовать процедуры по мере разработки элементов (например, разработку экологических целей начать с подготовки проекта соответствующей процедуры; совершенствовать ее по мере реализации процедуры).

Планировать как разработку элементов СЭМ, так и осуществление необходимой природоохранной деятельности в соответствии с результатами ОИС.

При планировании изменений необходимо координировать планы с руководителями, ответственными за аспекты деятельности организации, которые могут повлиять на внедрение СЭМ или, наоборот, на которых изменения могут сказаться негативно, то есть учитывать планы реконструкции производства или внедрение нового оборудования, выпуск новых типов продукции, сезонную загрузку и т. п.

При введении любых изменений (в частности, СЭМ) необходимо заранее информировать сотрудников о причинах и характере изменений, учитывать их интересы и приоритеты и мотивировать к изменению действий.

При планировании внедрения СЭМ следует:

– соблюдать баланс между слишком быстрым темпом изменений (создает неразбериху и препятствует нормальной работе) и «черепашьим» темпом, при котором интерес и мотивация теряются очень быстро; между соблюдением только минимальных требований к документированию и желанием оформить все;

– помнить, что ошибки и неудачи всегда возможны, а самый лучший план не может предугадать всего. Поэтому- оставлять небольшой запас времени и ресурсов, допускать возможность модификации планов, в самых ответственных случаях готовить запасные варианты;

– учитывать мнение вовлеченных сторон: консультантам – мнение организации, специалистам по внедрению СЭМ – сотрудников организации;

– учитывать связь планов и необходимых для их выполнения ресурсов: например, стоимость услуг сертификации зависит от числа сертифицируемых организаций, и может оказаться, что дешевле и проще внедрить и сертифицировать СЭМ во всей организации, чем осуществлять поэтапное внедрение СЭМ в различных подразделениях организации.

Процесс внедрения следует четко разбивать на этапы, для которых необходимо ставить конкретные цели и сроки осуществления. При планировании должны быть определены основные методы, которыми будут решаться задачи этапа, участники работ и степень их занятости, выбраны ответственные за различные этапы.

Организация может принять решение о первоочередном внедрении СЭМ в рамках одного или нескольких подразделений для того, чтобы сосредоточить усилия и приобрести дополнительный опыт в рамках выполнения такого пилотного проекта. При этом если планируемая на будущее область охвата СЭМ шире, процедуры и документы уровня организации должны разрабатываться и вводиться в действие сразу же для всей организации.

Структура СЭМ определяет последовательность этапов, хотя определенная гибкость в порядке разработки различных элементов СЭМ все же возможна.

В таблице 3 приведено содержание основных этапов внедрения СЭМ.

К моменту сертификации СЭМ должна быть полностью внедрена, должен быть осуществлен полный цикл, включая пересмотр СЭМ. Таким образом, на момент сертификации ни в политике, ни в целях СЭМ не может содержаться положение о разработке СЭМ.

Таблица 3 – Основные этапы внедрения СЭМ