Что это такое и как в ней работать

|————-|—————————————————————————————-|———————————————————————————————|
| Преимущества | Быстрое принятие стратегических решений, общая целостность бюджета | Большая вовлеченность сотрудников в бюджетный процесс, более гибкое реагирование на изменения |
| Недостатки | Менее гибкое реагирование на изменения, возможны ошибки в детализации бюджета | Долгое согласование между отделами, риск недостижения целей бюджетирования |

Процесс бюджетирования в Электронном бюджете

Процесс бюджетирования в системе Электронный бюджет включает ряд этапов:

1. Формирование бюджета – планирование запланированных расходов и поступлений, составление бюджетного плана.

2. Утверждение бюджета – согласование бюджета с ответственными лицами.

3. Исполнение бюджета – выполнение запланированных расходов и поступлений в рамках утвержденного бюджета.

4. Контроль исполнения бюджета – анализ результатов исполнения, корректировка планов в случае необходимости.

Благодаря использованию системы Электронный бюджет весь процесс бюджетирования становится более прозрачным, управляемым и эффективным.

Применяется

Крупные организации и холдинги, государственные учреждения. Например, банки и заводы

Малый и средний бизнес, стартапы

Какому подходу отдать предпочтение — зависит от конкретных условий деятельности данной компании и даже отдельных видов бизнеса одной и той же компании.

Необходимо знать, что, помимо подходов, существуют разные методы планирования. Сравним два основных: это приростное бюджетирование и бюджетирование с нуля.

Приростное. Новые бюджеты формируются исходя из фактических показателей предыдущих периодов. То есть план можно корректировать в зависимости от ожидаемых изменений в работе организации. Этот метод самый распространённый.

Метод с нуля. Бюджеты формируют с чистого листа, без учёта данных предыдущих периодов. Его применяют, когда у предприятия просто нет никаких данных, чтобы на них опираться. Это актуально для стартапов.

Многие вынуждены практически заново каждый год формировать показатели своих бюджетов. То есть применять метод с нуля. Это происходит по следующим причинам.

• Изменения в налоговом законодательстве. Меняется размер налогов, которые предприятие должно платить.
• Влияние мировой экономики. Инфляция, изменение курса валют и процентных ставок влияет на стоимость товаров и услуг, которые предприятие закупает или продаёт.
• Появление новых технологий. Например, переход на новые системы автоматизации или использование новых материалов может изменить затраты на производство.
• Изменение спроса и предложения. Спрос и предложение на товары и услуги могут сильно колебаться. Например, себестоимость увеличивается, а объём продаж падает.
• Чрезвычайные события. Стихийные бедствия, забастовки или новые санкции могут повлиять на стоимость сырья, логистику и на спрос в том числе.

Примеры компаний, которые часто применяют метод с нуля: тяжёлое машиностроение, авиапромышленность, строительные организации, компании в сфере услуг аудита и консалтинга.

Что такое бюджетирование

Бюджетирование — это планирование поступлений и отчислений денежных средств бизнеса. А бюджет — план расходов и доходов с конкретными денежными показателями, которые должны быть достигнуты до конца определённого времени.

Бюджетирование: как помочь бизнесу

Временной период в бюджетировании называют горизонтом планирования. Бюджет может составляться на месяц, квартал, год или на пятилетку.

Следует понимать, что бюджет не обязательно составляется только на предприятие в целом, но и на отдел или подразделение. Например, бюджеты отдела продаж и отдела снабжения существенно отличаются по назначению и суммам. Разберём, какие бывают бюджеты и как их составление помогает бизнесу.

Как бюджетирование помогает бизнесу

Главная цель — повысить эффективность работы бизнеса на каждом этапе. Бюджетирование способствует успешному достижению поставленных целей, предсказывает результаты работы компании и её бизнес-процессов. А также даёт понять, на что уходят деньги: показывает, насколько обоснованны затраты, и находит рискованные денежные операции.

• Распределять денежные ресурсы. Оценивать общий объём имеющихся ресурсов и эффективно их распределять по направлениям в соответствии с целями организации.
• Планировать и контролировать доходы и расходы. Например, чтобы заработать больше, чем в прошлом году, или потратить меньше. Также можно распланировать бюджет по отдельным направлениям или продуктам предприятия.
• Исполнять обязательства. Чтобы вовремя оплачивать кредиты, налоги и рассчитываться с поставщиками.
• Предупреждать кассовый разрыв. Ситуации, когда денег на счетах предприятия не хватает для погашения текущих расходов. Такое может возникнуть, например, при отсрочках платежей и работе по предоплате.
• Достигать поставленных целей. Для этого необходимо сравнить плановое и фактическое значение показателей. В случае если возникли большие расхождения, бюджетирование поможет выяснить причины.

Также бюджетирование может помочь при кризисах, порядок в финансах позволит сделать компанию наиболее управляемой.

Если случаются непредвиденные обстоятельства, компания уже имеет чёткий план действий. Это помогает избежать паники и хаоса, которые часто возникают в условиях неопределённости, и быстро среагировать на изменения в экономике. Кроме того, бюджеты могут помочь определить, какие меры необходимо принять для снижения рисков, минимизации последствий кризиса и быстрого восстановления после него.

Виды бюджетов

Бюджеты делятся на операционные и финансовые. Операционные связаны с основной деятельностью предприятия, ещё их называют функциональными. Примеры операционных: бюджет продаж, закупок, производственных и коммерческих расходов.

Финансовые бюджеты нужны, чтобы объединить информацию из операционных. Их делят на три вида:

• Бюджет доходов и расходов (БДР);
• Бюджет движения денежных средств (БДДС);
• Баланс Бюджетного листа.

Оценка бюджетирования и финансового анализа

БДР является инструментом для оценки планируемых доходов и всех видов расходов, которые организация планирует понести. Основная цель БДР — оценить эффективность хозяйственной деятельности организации в предстоящем месяце, то есть ответить на вопрос, будет ли прибыль.

БДДС — это план по поступлению и списанию денежных средств на расчетном счете и в кассе организации, отражающий все прогнозируемые денежные операции, связанные с хозяйственной деятельностью. БДДС направлен на предотвращение нехватки денег на расчетном счете или в кассе для покрытия текущих и неотложных расходов.

Баланс Бюджетного листа (ББЛ)

ББЛ — это прогноз структуры активов и пассивов компании. Формируется он на основании БДР, БДДС и других операционных и вспомогательных бюджетов. ББЛ используется для принятия управленческих решений в ходе планирования и корректировки деятельности компании.

Управленческий баланс — это один из главных отчетов собственника. Он содержит подробную информацию о финансовом состоянии компании на определенный момент времени. Управленческий баланс легко адаптируется под конкретный бизнес и обычно составляется в конце месяца, после отчетов о движении денежных средств и о прибылях и убытках.

Требования к функциональным бюджетам

Для составления трех основных бюджетов и контроля за различными видами затрат требуются функциональные бюджеты. Операционные, вспомогательные и дополнительные бюджеты помогают планировать доходы и расходы в различных областях деятельности организации.

Операционные бюджеты

Операционные бюджеты связаны с основной деятельностью предприятия и включают прямые расходы на сырье, материалы, заработную плату, накладные расходы, а также прогнозируемые доходы.

Вспомогательные бюджеты

Вспомогательные бюджеты показывают размеры внешнего финансирования и включают инвестиционные и кредитные расходы, капитальные затраты.

Дополнительные бюджеты

К дополнительным бюджетам относятся налоговые отчисления и бюджет чистой прибыли, которые также важны при планировании финансовых ресурсов компании.

Принципы бюджетирования

При бюджетировании необходимо соблюдать определенные принципы, которые помогут упростить работу и повысить эффективность процесса:

1. Единство системы: все подразделения и отделы компании должны использовать общие формы и подходы к бюджетированию, чтобы избежать расхождений и сложностей.

2. Достоверность: все цифры и показатели в бюджете должны быть основаны на реальных фактах и логически обоснованы, чтобы избежать ошибок и недопониманий.

• Полнота информации. Нужно учитывать все поступления и списания, вносить все данные об оплатах, о доходах и расходах. Если не соблюдать этот принцип, будут расхождения в цифрах и баланс не сойдется. Таким образом, вы не узнаете реальное финансовое положение компании.

• Сбалансированность и бездефицитность. Доходы и расходы компании должны быть в балансе и соответствовать друг другу. Этот принцип предотвращает убытки или дефицит средств, которые могут привести к долгам или даже банкротству.

Haben Sie schon Ihr Budget für nächstes Jahr geplant? Wenn nicht, sollten Sie zuerst Ihre laufenden Betriebskosten ermitteln. Daraufhin können Sie überlegen, wie viel Geld Sie zusätzlich benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen: Wollen Sie mehr Mitarbeiter einstellen oder planen Sie eine größere Werbekampagne? Egal, was Sie vorhaben – dieser Artikel gibt Ihnen wertvolle Tipps und eine Vorlage für die Budgetplanung an die Hand.

Der folgende Artikel beschäftigt sich mit der Budgetplanung in Unternehmen und wie Sie diese am besten angehen. Für Privathaushalte empfehlen wir Ihnen ein Haushaltsbuch.

Was versteht man unter Budgetplanung?

Bei der Budgetplanung geht es, wie der Name schon vermuten lässt, um die Zuweisung von Budgets und die Planung von Ressourcen. Die Budgetplanung erfolgt meist für das gesamte Unternehmen, während die detaillierte Budgetierung für bestimmte Abteilungen oder einzelne Projekte vorgenommen wird. Der daraus resultierende Budgetplan gibt vor, wohin das verfügbare Geld im Unternehmen fließen soll und welche Ziele in welchem Zeitraum mit dem Budget erreicht werden sollen.

Eine vorausschauende Budgetplanung unterstützt Sie dabei, Geld und Ressourcen sinnvoll auf Abteilungen und Vorhaben zu verteilen und so Ihre Geschäfts- und Projektziele zu verwirklichen. Mit einem verbindlichen Budgetplan können Sie auch dafür sorgen, dass Ihre Führungskräfte klare Ziele definieren und effiziente Maßnahmen ergreifen, um sie zu erreichen. Auf Ihre Mitarbeiter kann die Budgetplanung motivierend wirken, da sie die Ziele im Blick behalten, Erfolge messen und dafür belohnt werden können.

Die Budgetplanung geht mit der strategischen Unternehmensplanung einher

Die operative Budgetplanung ist ein Teil der kurzfristigen Finanzplanung, bei der Sie Ihre künftigen Einnahmen sowie Ausgaben und Kosten abschätzen. Per se erfolgt die Budgetplanung für die Zukunft, zumeist für das folgende Geschäftsjahr. Dabei ziehen Sie die Daten des laufenden und/oder vergangenen Geschäftsjahres heran, um Prognosen für die zukünftige Entwicklung abzuleiten und das Budget zu verteilen.

Auch eine strategische Budgetplanung für die nächsten zwei bis fünf Jahre ist durchaus üblich. Diese hilft Ihnen bei langfristigen Geschäftsentscheidungen, die Ihr Unternehmen voranbringen und den Erfolg sichern sollen, wie zum Beispiel die Eröffnung neuer Standorte. Je weiter der Planungshorizont in der Zukunft liegt, desto schwieriger und unsicherer ist allerdings die genaue Prognose.

Da Sie für jedes Geschäftsjahr einen Budgetplan brauchen, erstellen Sie sich am besten eine Vorlage, die Sie immer wieder aufs Neue verwenden können.

Welche Arten der Budgetplanung gibt es?

Wie gehen Sie bei der Budgetplanung am besten vor? Es gibt drei Verfahren, die sich besonders bewährt haben:

• Top-Down: Die Geschäftsführung bestimmt den Umfang und die Verteilung des Budgets und die Abteilungs-/Projektleiter planen anschließend die Maßnahmen, die sie damit umsetzen können.

• Bottom-Up: Hier ermitteln die Abteilungs-/Projektleiter selbst, welches Budget sie für ihre Aufgaben benötigen, und geben die Budgetplanung an die Entscheider weiter. Diese rechnen die Teilbudgets zusammen, gleichen sie mit dem Gesamtbudget ab und bestimmen, was genehmigt wird.

• Gegenstromverfahren: Die Geschäftsführung legt Ziele fest, geht jedoch nicht ins Detail bezüglich der Budgetierung. Anschließend erarbeiten die Abteilungs-/Projektleiter Unterziele, Maßnahmen und konkretisieren die Budgetplanung. Zum Schluss muss die Führungsebene den Budgetplan prüfen und genehmigen.

Top-Down, Bottom-Up oder beides?

7 Tipps für den perfekten Budgetplan

Unabhängig davon, welche Vorgehensweise Sie wählen, gibt es bei der Erstellung von Budgetplänen einige Punkte zu beachten. Die folgenden Tipps setzen voraus, dass bereits ein erster Budgetplan besteht bzw. eine Gegenüberstellung von Budgets und Ausgaben/Kosten aus den Vorjahren möglich ist.

1. Daten sorgfältig analysieren

Bewerten Sie gegen Ende des laufenden Geschäftsjahres die Leistung Ihres Unternehmens anhand des letzten Budgetplans und gleichen Sie Ihre damalige Prognose mit den tatsächlichen Zahlen ab. Haben Sie noch Geld übrig oder Ihr Budget bereits überschritten? Sind die gesteckten Ziele noch zu erreichen oder bereits erreicht worden?

2. Diskrepanzen erklären

Bei großen Abweichungen vom Budgetplan sollten Sie eruieren, ob es signifikante Veränderungen innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens gegeben hat, die Sie in Ihrer Prognose nicht absehen konnten. Sobald Sie die Ursachen kennen, können Sie effektive Gegenmaßnahmen in die Wege leiten oder künftig mehr Budget einplanen, um Ihre Ziele zu erreichen.

3. Realistische Ziele setzen

Steigern Sie die Ziele, die Sie mit Ihrem Budget erreichen wollen, nicht ins Unermessliche. Die Budgetplanung sollte realistisch sein und zum erwarteten Unternehmenserfolg passen.

4. Ineffizienz vermeiden

Geld und Ressourcen sollten möglichst effizient (ohne Verschwendung) und effektiv (zur Erreichung der Ziele) eingesetzt werden. Dennoch kann es kontraproduktiv sein, wenn Sie die Mittel, die eine Abteilung nicht verwendet hat, einfach aus dem Budgetplan fürs nächste Jahr kürzen. Anstatt den sparsamen Umgang mit Ressourcen zu belohnen, verleitet das die Abteilungen dazu, das Budget im nächsten Jahr auf jeden Fall auszureizen, egal ob Maßnahmen sinnvoll sind oder nicht.

5. Konfliktpotenzial erkennen

Die Höhe des Budgets kann bei Führungskräften schnell zu Konkurrenz- oder Statusdenken („Wer mehr Budget hat, ist wichtiger“) führen. Achten Sie deshalb darauf, Konflikte frühzeitig zu erkennen, und kommunizieren Sie deutlich, dass alle Abteilungen und Projekte zum Gesamterfolg beitragen.

Statusdenken und Konflikte zwischen Führungskräften oder ganzen Abteilungen können die effiziente Budgetplanung erschweren und die Unternehmensstrategie gefährden.

6. Transparenz einfordern

Gerade bei internen Machtkämpfen werden oft Ergebnisse beschönigt oder übertriebene Ziele formuliert, um ein besseres Budget zu erhalten. Seien Sie sich darüber im Klaren und betrachten Sie kritisch, wofür und warum die Mittel benötigt werden. Schlussendlich sollten Sie Ihr Budget so verteilen, dass Ihr Unternehmen die Geschäftsziele erreicht.

7. Flexibel bleiben

Die konkrete Budgetierung muss anpassbar bleiben, da sie zum Teil auf Annahmen für die Zukunft basiert, die nicht sicher vorauszusagen ist. Wenn sich die Dinge anders entwickeln als gedacht, sollten Sie flexibel reagieren.

Das Zero-Base-Budgeting (deutsch: Nullbasisbudgetierung) ist eine Methode, bei der nicht die Budgetpläne der Vorjahre als Grundlage dienen, sondern jedes Jahr von Grund auf neue Budgetpläne geschmiedet werden. Das ständige Überdenken soll unnötige Maßnahmen aufdecken und Kosten einsparen.

Budgetplanung im Projektmanagement

Ein beliebter Einsatzort für die Budgetplanung ist das Projektmanagement. Dort liefert sie Ihnen einen Überblick darüber, was in einem Projekt möglich ist. Je nach Ressourcen können Sie zum Beispiel entscheiden, ob Sie externe Dienstleister engagieren oder lieber den Großteil selbst stemmen wollen. Zudem wird klar, ob mit dem Geld nur das Nötigste oder eine High-End-Lösung drin ist.

Vor allem wenn Kunden oder andere externe Stakeholder in einem Projekt involviert sind, werden diese mit hoher Sicherheit eine transparente und realistische Budgetierung einfordern. In diesem Fall ist ein Budgetplan unumgänglich und kann zur Verhandlung finanzieller Mittel herangezogen werden.

Beginnen Sie so früh wie möglich mit der Budgetplanung.

Die Budgetplanung sollte unbedingt vor Projektstart stattfinden. Sie entscheidet darüber, ob und in welchem Umfang ein Projekt machbar ist. Aus der Budgetplanung gehen die Ziele hervor, sowohl Chancen als auch Risiken werden ersichtlich. Sie sollten daher so früh wie möglich mit der Budgetplanung beginnen.

Wie bei der Budgetplanung für ganze Unternehmen trifft auch im Projektmanagement Alt auf Neu. Wenn es um Kalkulationen und Kostenvoranschläge geht, müssen Sie die Vergangenheit aufarbeiten. Wie gut hat die Budgetplanung in vorherigen Projekten funktioniert und was sollten Sie dieses Mal anpassen? Die Erstellung eines Budgetplans kann zwar aufwändig sein, gibt Ihnen aber die Möglichkeit, alte Projekte zu evaluieren und neue noch besser zu gestalten.

Ein Beispiel, wie Sie die Budgetplanung umsetzen können

Werfen wir jetzt einen Blick auf die Budgetplanung in der Praxis. Dazu nehmen wir an, dass ein wachsendes Unternehmen mit derzeit circa 15 Beschäftigten sein Budget für 2024 planen möchte. Das Unternehmen bietet Dienstleistungen an, wodurch keine Produktionskosten (z. B. für Material, Maschinen, Lagerung) entstehen.

Zunächst analysiert das Management alle Ausgaben und Betriebskosten im Jahr 2023 und gleicht die Zahlen mit dem Budgetplan 2023 ab. Wenn das Budget einer Kostenstelle überschritten wurde, begründen die zuständigen Manager, warum das veranschlagte Budget nicht ausgereicht hat. Anschließend formulieren sie auch ihre Erwartungen und Ziele für das nächste Jahr.

Auf Basis dieser Analysen und Ziele kommunizieren die Manager im Bottom-Up-Verfahren, wie viel Geld sie ausgeben möchten. Die Geschäftsführung legt anschließend ein realistisches Gesamtbudget für 2024 fest – und die Ziele, die es damit zu erreichen gilt.

Erstellen Sie Ihre Budgetpläne mit SeaTable

Viele nutzen für Ihre Budgetplanung Excel-Tabellen, die allerdings nur begrenzte Funktionen und Darstellungsmöglichkeiten bieten. In SeaTable können Sie sich kostenlos registrieren und direkt mit der oben gezeigten Vorlage starten. In solch einer zentralen Datenbank können Sie alle Kostenstellen, Ziele, Budgets und Ausgaben bündeln und auswerten.

Geben Sie Ihren Führungskräften Budgetverantwortung und nutzen Sie SeaTable als Kollaborationstool, um mit mehreren Abteilungen gleichzeitig am Budgetplan zu arbeiten. So können Sie den Budgetplan im Laufe des Jahres anpassen, die Erfassung der Ausgaben in Echtzeit verfolgen und stets den Überblick über das aktuelle Budget behalten.

Testen Sie unsere kostenfreie Vorlage für die Budgetplanung und entdecken Sie weitere spannende Anwendungsfälle, die Sie mit SeaTable umsetzen können.

Ralf Dyllick-Brenzinger ist Gründer und Geschäftsführer von SeaTable. Er ist das strategische Mastermind von SeaTable und der Herr der Zahlen. Er liebt die Cookies seiner Verlobten und eine gute Fahrradtour.

Ralf Dyllick-Brenzinger ist Gründer und Geschäftsführer von SeaTable. Er ist das strategische Mastermind von SeaTable und der Herr der Zahlen. Er liebt die Cookies seiner Verlobten und eine gute Fahrradtour.

„“ zeigt erforderliche Felder an

Dieses Feld dient zur Validierung und sollte nicht verändert werden.

Этапы организации бюджетирования в компании

Если вы решили внедрить на своём предприятии бюджетирование, то первым шагом будет формирование центра финансовой ответственности (ЦФО).

ЦФО — это отдел компании, ответственный за формирование и исполнение бюджетов. Эту функцию может взять на себя финансовый департамент. Наличие ЦФО — это отличие простого планирования от бюджетирования.

Технологией внедрения бюджетирования делится финансовый директор Ирина Ремнева из «Нескучных финансов».

5 этапов организации бюджетирования:

Этап 1. Определите цель. Без цели это будет бессмысленное заполнение таблиц, которое не приведёт к положительным изменениям. Итак, для чего вашему предприятию бюджетирование? Может, вы хотите начать создавать резерв для преодоления кризисных ситуаций или увеличить продажи и выручку.

Этап 2. Сформируйте ЦФО. Назначьте руководителей и ответственных за исполнение плана, утвердите финансовую структуру, подходящий метод и горизонт планирования.

Этап 3. Составьте единую отчётность. Подготовьте проформы (образцы) с операционными и вспомогательными бюджетами и ознакомьте с ними руководителей ЦФО. По ним и будут заполнять отчёты. После этого бюджеты проверяют, чтобы они были согласованные. Например, продажи должны быть запланированы исходя из того, сколько предприятие сможет произвести. При необходимости можно снова вернуться к ЦФО для корректировки.

Этап 4. Согласуйте бюджеты. Сводную информацию предоставляют собственнику на согласование. Если собственник и ЦФО нашли расхождения или несоответствие целям, то документы оперативно отправляют на доработку. Если всё устраивает, то их утверждают на бюджетном комитете.

Комитет нужен для того, чтобы ознакомить всех сотрудников, участвующих в финансовых процессах, с цифрами. Тогда будут поставлены реалистичные планы. Если окажется, что каких-либо цифр нереально достичь, нужно снова внести корректировки. Проделывать этот процесс можно до тех пор, пока проект не устроит всех или не будет достигнут компромисс.

Этап 5. Сверяйте план и факт. Итак, бюджеты утверждены. Теперь нужно их реализовать. Для этого в конце месяца требуется провести планфактный анализ — фактические показатели сверяют с утвержденными БДДС, БДР и ББЛ, оценивают, выполняются ли стратегические цели предприятия. Это нужно, чтобы повысить точность в следующем месяце.

Частота сверки с планом может варьироваться в зависимости от конкретных целей организации. Чаще всего для этого готовят ежемесячные, квартальные или годовые отчёты.

Анализировать результаты нужно регулярно, чтобы следить за выполнением плана и вносить корректировки. Также организации могут проводить планфактный анализ после каких-то событий. Например, изменились рыночные условия — можно пересмотреть план, чтобы быстрее адаптироваться.

Для только открывшихся компаний, у которых нет опыта прошлых периодов, сначала нужно составить финансовую модель и примерный план по доходам и расходам. И уже на основе этого заняться бюджетированием.

Финансовая модель отражает основные финансовые показатели бизнеса. Она применяется для проверки гипотез и постановки реалистичных целей. В рамках бюджетирования финмодель выявляет ключевые факторы, которые приведут к улучшению финансовых показателей компании. Это даёт возможность выбрать правильный курс и точнее планировать.

Как подключиться к системе «Электронный бюджет»?

Безопасность системы «Электронный бюджет» обеспечивается несколькими степенями защиты. Формировать и изменять данные могут только зарегистрированные на сайте пользователи.

Процесс регистрации состоит из нескольких замысловатых этапов, в которых можно запутаться. Ниже даем инструкцию, как подключить «Электронный бюджет».

Этап № 1 – назначить уполномоченное лицо по работе в системе ЭБ

Выбираем сотрудника, который будет заниматься настройкой технологического процесса от имени организации. Полномочия ответственного лица пропишите в приказе, письме или ином официальном документе.

Этап № 2 – выдать сотруднику доверенность

Законность полномочий ответственного лица также указывается в доверенности. Образец такой формы содержится в Приложении № 5 к Письму Минфина России №21-03-04/19786 от 08.04.2015.

По доверенности сотрудник получает право: подавать заявления в Федеральное казначейство, получать лицензионные ключи и средства криптографической защиты, подписывать документы на получение СКЗИ и ключей.

Этап № 3 – получить сертификаты и ключи

При регистрации пользователи получают персональный сертификат ключа проверки электронной подписи, который генерируется и сохраняется в системе «Электронный бюджет».

Средства криптографической защиты обеспечивают сохранность данных о владельце ключа и позволяют пользоваться функционалом в личном кабинете пользователя.

Требования по работе с сертификатами ключей изложены в Приказе ФСБ № 795 от 27 декабря 2011 года.

Какие персональные сведения о владельце содержатся в сертификате:

• наименование организации;

• ФИО и должность ответственного сотрудника, который выполняет действия от имени организации;

• СНИЛС.

Формированием и выдачей сертификатов занимаются специализированные Удостоверяющие центры и Федеральное казначейство.

Этап № 4 – предоставить доступ к персональным сведениям

При подключении к «Электронному бюджету» потребуется заполнить заявку на подключение к компонентам системы. Тем самым, пользователь соглашается, что его персональные данные будут открыты для работы в программе. Бланк заявки дается в Приложении № 3 к Письму Минфина России №21-03-04/19786.

Этап № 5 – подготовить заявку на СКЗИ

Заявка пишется на официальном бланке организации. Бланк письма можно найти в Приложении № 4 к Письму Минфина №21-03-04/19786. Заявление подписывает руководитель и ставится печать организации.

Укажите количество лицензионных ключей, выдаваемых для входа в личный кабинет «Электронный бюджет». Сколько пользователей назначено для работы в системе, столько ключей и запрашивайте.

Этап № 6 – разделить полномочия между ответственными лицами

Составьте конкретный список задач для каждого уполномоченного сотрудника. Например:

• формирование электронных документов и внесение изменений в них;

• согласование;

• утверждение;

• просмотр (актуально для просмотра документов, утвержденных ГРБС или органом-учредителем).

Этап № 7 – подготовить комплект документов для регионального подразделения ФК

Собираем пакет документов для Федерального казначейства:

• приказ о назначении уполномоченного лица по работе в ЭБ;

• доверенность на получение СКЗИ;

• заявка на получение СКЗИ, лицензионных ключей и документации к СКЗИ;

• согласие на предоставление персональных сведений;

• файл сформированного сертификата ключа (по требованиям ФСБ) на каждого назначенного сотрудника (на съемном носителе).

Заранее подготовьте отформатированную флешку или иной съемный носитель, на который запишут дистрибутив программного обеспечения и техническую документацию.

Направьте в территориальный орган ФК специалиста, который отвечает за регистрацию пользователей.

Этап № 8 – получить программное обеспечение от ФК

Предоставьте комплект подготовленных форм в ТОФК. Сотрудники Казначейства проверят документы и выдадут электронный носитель с ПО для работы в «Электронном бюджете».

На проверку документов уходит до 3-х рабочих дней. По итогу орган выносит решение по каждому пользователю – открыть доступ или отказать в подключении. Информация о принятом решении поступит на имя специалиста, который отвечает за подключение пользователей.

Этап № 9 — скопировать сертификаты ФК

Для копирования сертификатов откройте главную страницу официального сайта Федерального казначейства и в левой части меню выберите. Справа появится сертификат для работы в информационной системе:

Откройте раздел «Удостоверяющий центр» и выберите «Корневые сертификаты»:

В Мастере установки выберите место хранения сертификата – «Локальный компьютер»:

Этап № 10 – настроить рабочее место

После проверки Казначейством следует подготовить рабочее место для подключения к ЭБ. Следуйте инструкции по подключению к компонентам системы, которая закреплена в Приложении №6 к Письму Минфина №21-03-04/19786.

Если у вас несколько пользователей будет работать в «Электронном бюджете», то настраивается каждое рабочее место. Установите на компьютеры ПО, которое выдало Федеральное казначейство.

Используйте актуальную версию КриптоПРО – не ниже 4.0.9944. При загрузке следуйте подсказкам Мастера установки.

В конце загрузки отметьте «галочками» необходимые параметры:

Установите дистрибутив СКЗИ «Jinn-Clinet» для работы с инициализацией электронной подписи:

Затем загрузите СКЗИ «Континент TLS-Клиент» для доступа к учетной записи пользователя:

Если будете работать в «Электронном бюджете» через браузеры Google Chrome и Mozilla Firefox, то добавьте программный модуль Jinn Sign Extension Provider.

Во вкладке «Безопасность» поместите сайт «Электронного бюджета» в перечень надежных сайтов:

Действия по подготовке к программе ЭБ выполнены. Можете начинать пользоваться возможностями информационной системы.

Зачем нужен «Электронный бюджет»

Государственная информационная программа «Электронный бюджет» разработана Минфином, чтобы добиться эффективного и прозрачного государственного управления (введена РП № 1275-р от 20.07.2011). Единый электронный портал предназначен для повышения открытости данных о государственном управлении финансами. Эффективные меры контроля позволяют повысить качество менеджмента госорганов. Правила работы портала закрепляет Постановление Правительства № 658 от 30.06.2015.

Главная цель перехода на программирование через «Электронный бюджет» — это увеличение открытости и прозрачности государственной деятельности в части планирования и управления государственными, муниципальными и общественными финансами.

Портал представляет собой несколько взаимосвязанных подсистем, каждая из которых создана для выполнения задач:

• бюджетное планирование в «Электронном бюджете»;

• управление закупочной деятельностью;

• управление кадровыми ресурсами;

• распределение денежных средств;

• управление государственными доходами и расходами;

• управление командированием («Электронный бюджет»);

• создание и актуализация нормативных документов и прочее.

Открытого доступа к системе не предусмотрено. Работают в ней только зарегистрированные пользователи, прошедшие специальную процедуру подключения и регистрации.

Бюджетирование

Если вы уже думали планировать прибыль и выручку, но ничего не получилось, — эта статья для вас. Планировать доходы и расходы бизнеса поможет бюджетирование. Рассказываем, как его внедрить в компанию, и как финансовые отчёты в этом помогут.

Инструменты бюджетирования

Сформировать бюджет и контролировать исполнение — сложные задачи. Часто возникают ошибки: отчёты составлены нереалистично, нет единой системы отчётности. А это приводит к занижению доходов или к завышению расходов. В итоге план не выполнен. Также могут возникать сложности с пересчётом из-за большого объёма данных.

Поэтому бюджеты планируют при помощи программного обеспечения, которое может справляться с большим объёмом данных. Такие программы обычно имеют встроенные механизмы контроля и согласования данных — это позволяет избежать ошибок и несоответствий. Например, образцы заполнения таблиц в приказах по организации, запреты на форматирование ячеек в Excel.

«Для планирования бюджета малого бизнеса лучше использовать и простые инструменты, такие как электронные

таблицы или специальные программы для управления финансами. Прежде всего необходимо составить реалистичный

бюджет, который будет учитывать все необходимые расходы и потенциальные доходы».

Ирина Ремнева, финансовый директор

Многие крупные организации ведут свой учёт в программе «1С». Но для маленького предприятия этот способ может не подойти. У таких программ, как «1С», есть одна сложность — их нужно настраивать и адаптировать под компанию, может понадобиться консультант или даже отдельный ИT-отдел. А это дополнительные расходы, которые малый бизнес может не потянуть.

«В компаниях основные принципы бюджетирования — достоверность и единство — достигаются за счёт чёткой

регламентации процесса. Все участники должны следовать определённым правилам и процедурам, а также

использовать единые подходы к составлению. Если компания работает с электронными таблицами, то необходимо

использовать одинаковые версии и настройки таблиц, а также применять стандартные формулы и функции».

Ирина Ремнева, финансовый директор

Как Финтабло помогает планировать и контролировать

Автоматизированные сервисы управленческого учёта помогают соблюдать основные принципы бюджетирования: единство, достоверность, сбалансированность и бездефицитность.

Чтобы доходы и расходы предприятия были в балансе и соответствовали друг другу, можно использовать автоматизированные инструменты финпланирования — отчёты БДР, БДДС, и Платёжный календарь.

Платёжный календарь показывает остатки денег на счетах в будущем и предупреждает о кассовых разрывах. Он покажет, в какой день и на каком счёте ожидается нехватка денег, чтобы у вас было время принять меры.

Платёжный календарь Финтабло показывает дату и счёт, где может произойти кассовый разрыв

Чтобы узнать, как построить отчёт для вашего бизнеса и всегда контролировать денежные потоки, записывайтесь на встречу со специалистом.

БДДС помогает сравнивать план с фактом, вовремя находить расхождения, чтобы в следующем месяце их минимизировать. При таком подходе можно увеличить точность планирования.

По списаниям видно, что есть отклонение от плана, поэтому ячейка подсвечена красным — деньги ушли из компании. По поступлениям тоже есть отклонение, но ячейка подсвечена зелёным, так как план реализован в сторону увеличения денежных средств

БДР помогает планировать чистую прибыль и дивиденды. Структура БДР Финтабло автоматически синхронизируется со структурой Отчёта о прибылях и убытках (ОПиУ). В отличие от таблиц, где необходимо регулярно перепроверять изменение факта.

Отчёт БДР показывает отклонения от плана в рублях и процентах

На текстильной фабрике планируют выручку с точностью 105%

Платёжный календарь, отчёты БДДС и БДР — три уровня планирования, внедрённые на фабрике по пошиву

текстиля, помогли увеличить точность прогноза по выручке.

Кто работает на портале

Информацию из системы по контролю за бюджетом получает любой желающий. А вот внесение сведений доступно не для всех, а только для ограниченного круга пользователей, которым оформлен вход по сертификату в «Электронный бюджет» от Федерального казначейства. Работать в базе портала обязаны:

• органы власти (государственные и муниципальные);

• государственные внебюджетные фонды;

• получатели средств из бюджета (организации и учреждения, финансируемые из бюджета);

• физические лица и иные категории получателей, являющихся участниками бюджетного процесса;

• организации, осуществляющие закупочную деятельность по ;

• остальные участники бюджетного процесса.

Каждый раздел портала «Электронный бюджет» используется своей категорией пользователей. Например, раздел «Управление финансами» заполняют учреждения в части планов финансово-хозяйственной деятельности. Сведения о проводимой закупочной деятельности в раздел «Управление закупками» обязаны вносить все категории пользователей. Эта система предусматривает и нормативное регулирование, функция доступна органам власти по уровням.

Инструкция по работе в системе электронного бюджета

Итак, мы подключились к порталу. Теперь разберем, как в нем работать.

Затем выбираем нужный подраздел, например, «Бюджетное планирование»:

Развиваю вместе с топовыми экспертами soft и hard skills специалистов в тендерном клубе

Зачем нужна система «Электронный бюджет»?

Перевод деятельности государственных и муниципальных органов в информационную систему «Электронный бюджет» повысил открытость и прозрачность управления финансами на всех уровнях – федеральном, региональном, общественном.

Концепция интегрированной системы одобрена Распоряжением Правительства № 1275-р от 20 июля 2011 года.

Ответственными по созданию и развитию системы назначены два ведомства – Министерство финансов и Федеральное казначейство, — об этом говорится в Постановлении Правительства № 658 от 30 июня 2015 года.

В программе ЭБ представлены следующие подсистемы, предназначенные для решения разного спектра задач:

• действия по контролю финансовых операций (поступление и освоение средств);

• распределение бюджетных средств в электронной программе;

• регулирование закупочной деятельности;

• управление кадрами;

• формирование нормативных документов в цифровой системе;

• контроль реализации государственных проектов;

• ведение отчетности по расходованию финансов и др.

Как работать в системе

После подготовки рабочего места подайте заявку на подключение.

Направьте электронную заявку на подключение к системе «Электронный бюджет». Срок подключения сотрудников составляет три рабочих дня с даты подачи заявки на регистрацию.

Подтверждение подключения направляется на адрес электронной почты, указанный в заявке на регистрацию, и адрес электронной почты руководителя (иного должностного лица, уполномоченного подавать заявки).

После подтверждения необходимо выполнить вход по ЭЦП в личный кабинет на официальном портале «Электронного бюджета». Если возникли проблемы с подключением, проверьте настройки программного обеспечения. Или обратитесь в службу технической поддержки.

А теперь — пошаговая инструкция, как работать в «Электронном бюджете» Министерства финансов:

Зайдите в рабочий браузер и перейдите на сайт ЭБ.

Выберите необходимую подсистему, к примеру, «Бюджетное планирование». Выполните вход по сертификату.

Приступайте к работе в главном окне закрытой части системы.

Еще по теме:

Об авторе этой статьи

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению.

Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Другие публикации автора

Как подключиться к системе

ЭБ имеет несколько уровней защиты. Чтобы получить доступ к изменению информационных баз данных, требуется подключение и регистрация в системе. Процедура подключения сложная, состоит из нескольких этапов. Исключить путаницу поможет специальный алгоритм. Вот пошаговая инструкция по подключению к «Электронному бюджету» Минфина.

Шаг 1. Назначаем ответственного за технологический процесс

Ответственное лицо — это работник учреждения. Специалист отвечает за настройку оборудования и сам технологический процесс работы портала на оборудовании организации заказчика.

Назначьте ответственного распоряжением, приказом, письмом или иным документом, удостоверенным руководителем организации. Составьте распоряжение в произвольной форме.

Шаг 2. Оформляем доверенность

Необходимо наделить ответственного работника полномочиями. Для этого оформляем доверенность по образцу, закрепленному в приложении № 5 письма Минфина России № 21-03-04/19786 от 08.04.2015.

Доверенность выдается на получение специальных средств криптографической защиты информации, обеспечивающих создание защищенного соединения с компонентами информационной системы (СКЗИ), лицензионных ключей и эксплуатационной документации к СКЗИ.

Оформите доверенность на фирменном бланке учреждения. Заверьте подписью руководителя и гербовой печатью организации.

Шаг 3. Получаем сертификаты и ключи

Для каждого пользователя системы «Электронный бюджет» формируется отдельный сертификат ключа проверки электронной подписи. Процедура позволяет каждому пользователю входить под своим уникальным именем и совершать действия, на которые у пользователя открыт допуск.

Форма квалифицированного сертификата закреплена Приказом ФСБ № 795 от 27.12.2011. Работа в системе невозможна при несоблюдении требований ФСБ по сертификатам ключей.

Сертификат содержит персональные данные пользователя:

• Ф.И.О. работника организации;

• должность;

• СНИЛС;

• полное наименование организации, от имени которой действует пользователь.

Сертификат формирует специализированный удостоверяющий центр или УДО органа Федерального казначейства.

Шаг 4. Даем согласие на обработку персональных данных

С каждого будущего пользователя системы запросите письменное разрешение использовать его персональные данные в работе. Форма согласия закреплена в приложении № 3 к письму № 21-03-04/19786.

Шаг 5. Готовим заявку на СКЗИ

Заявку составляем на фирменном бланке организации. Форма рекомендована в приложении № 4 к письму № 21-03-04/19786. Готовую заявку подпишите у руководителя, заверьте гербовой печатью организации.

В заявке укажите количество лицензионных ключей, выдаваемых для входа в «Электронный бюджет» Казначейства России. Количество ключей должно совпадать с количеством пользователей системы.

Шаг 6. Распределяем полномочия между пользователями

Определите конкретный перечень полномочий для каждого будущего пользователя системы. Допускаются варианты:

• ввод данных (только формирование и редактирование электронных документов);

• согласование;

• утверждение;

• просмотр (актуально для просмотра документов, утвержденных ГРБС или органом-учредителем).

Шаг 7. Собираем пакет документов для территориального отдела Федерального казначейства

Выполнив первые шесть этапов, необходимо подготовить пакет документов:

• приказ о назначении ответственного за техническое обеспечение работы (подключение пользователей);

• доверенность на получение СКЗИ;

• заявка на получение СКЗИ, лицензионных ключей и документации к СКЗИ;

• согласие на обработку персональных данных с каждого пользователя;

• файл сформированного сертификата ключа (по требованиям ФСБ) на каждого подключаемого пользователя (на съемном носителе).

Потребуется флешка или иной пустой съемный носитель информации, на который запишется дистрибутив специального ПО и документация к нему.

Пакет документов в ТОФК подает сотрудник, ответственный за подключение пользователей.

Шаг 8. Получаем ПО от Федерального казначейства

Предоставьте пакет документов в территориальное отделение Федерального казначейства. Работники примут документацию на проверку. Взамен выдадут электронный носитель с программным обеспечением, необходимым для подключения к системе «Электронный бюджет».

В течение трех рабочих дней предоставленная документация проверяется, и в отношении каждого пользователя выносится решение об открытии допуска либо отказе. Уведомление о принятом решении направят на имя ответственного за подключение портала сотрудника.

Шаг 9. Копируем сертификаты ФК

Корневые сертификаты удостоверяющего центра копируйте из раздела «Удостоверяющий центр» на сайте ФК.

Установите сертификаты в локальное хранилище компьютера, вызвав контекстное меню в файле сертификата.

Шаг 10. Настраиваем рабочие места

Получив одобрение от ФК, приступайте к настройке оборудования к подключению. Соблюдайте требования, перечисленные в приложении № 6 к письму № 21-03-04/19786. Это минимальные требования к операционной системе и техническим характеристикам компьютерного оборудования, чтобы подключить «Электронный бюджет». Установите на рабочие компьютеры программное обеспечение, полученное от ОФК. Следует обеспечить безопасное соединение на всех рабочих местах, где открыт доступ к ГИС.

После завершения установки введите необходимые настройки.

Установите КриптоПро ЭЦП Browser plug-in версии 2.0 и драйвера для ключа ЭЦП.

Загрузите дистрибутив СКЗИ Jinn-Clinet для доверенной визуализации подписи.

Теперь установите СКЗИ «Континент TLS VPN Клиент» для работы в личном кабинете «Электронного бюджета».

Если планируете работать в браузерах Google Chrome и Mozilla Firefox, установите утилиту Jinn Sign Extension Provider.

Настройте безопасное соединение в браузере и добавьте сайт «Электронного бюджета» в надежные узлы.

Подготовка завершена. Приступайте к работе с информационной системой.

Заключение

1. Бюджетирование — это планирование поступлений и отчислений денежных средств. В результате формируются бюджеты — соответствующие планы расходов и доходов компании.

2. Есть два подхода к бюджетированию: «сверху-вниз» и «снизу-вверх». И два метода: прогнозный и «с нуля».

3. Для крупных компаний с иерархической системой управления применяется подход «сверху-вниз», а для небольших компаний с гибкой системой управления — «снизу-вверх».

4. Перед тем как внедрять бюджетирование, поставьте цель: для чего организации нужно планировать бюджет и вести управленческий учёт.

5. Основные принципы: сбалансированность, бездефицитность, единство и достоверность. Чтобы их соблюдать, все участники должны следовать определённым правилам и процедурам, а также использовать единые подходы к составлению бюджета.

6. Бюджетирование — сложный процесс. Чтобы его упростить, в крупных организациях применяют специальное программное обеспечение. А малый и средний бизнес может воспользоваться онлайн-сервисами управленческого учёта, таким как Финтабло.