Что такое должностная инструкция

Управление кадровыми документами

Проще работать, когда знаешь, чего от тебя ждут. Ну, и когда босс понимает границы твоих задач. Мы уже писали, как разобраться в оргструктуре, — а сегодня поговорим об организации рабочего процесса для сотрудников.

Кадровая документация

Ведение кадровых документов — обязанность организаций и ИП с наёмными работниками. Перечень кадровой документации достаточно большой — в него входят бумаги, касающиеся общеорганизационных вопросов по штату сотрудников, расчётам и выплатам заработной платы, защите персональных данных. Проверкой кадровых документов занимаются такие контролирующие органы, как Федеральная налоговая служба, Социальный фонд России, Роскомнадзор, Государственная инспекция труда и прочие.

Обязательные кадровые документы

Рассказываем, какие кадровые документы обязательны для ведения в организациях и у индивидуальных предпринимателей.

Должностная инструкция

Цель и назначение

Должностная инструкция — это договор между сотрудником и организацией. В инструкции прописано, какие задачи сотрудник выполняет на работе. Это локальный документ компании, там прописан список прав и обязанностей на работе.

Значение

Как и обычный регламент, должностная инструкция — полезная вещь. Она облегчает понимание рабочих обязанностей и защищает от дополнительных, а ещё помогает в юридических спорах, если до этого дойдёт.

Структура документации СМК

Структура документации системы менеджмента качества, построенной по стандарту ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015), представляет собой иерархическую систему взаимосвязанных документов. Часть этих документов в явном виде оговорена в стандарте, другая часть подразумевается. Поэтому структура системы качества имеет постоянную составляющую, определенную стандартом и переменную составляющую, зависящую от конкретной организации.

• Постоянная составляющая структуры документации СМК:
• Необходимые документы
• Цель и область применения СМК
• Аналитика данных
• Планирование и цели
• Риски и возможности
• Коммуникация
• Невыполнение требований
• Аудит

Некоторые рекомендации по составлению структуры документации СМК и содержанию документов СМК дает стандарт ИСО 10013:2021 Руководящие указания по документированной информации. Однако, при составлении структуры документации СМК лучше ориентироваться на существующую в организации систему документации, дополняя ее необходимыми документами, требуемыми стандартом ИСО 9001:2015.

Политика и Цели в области качества: важные элементы управления качеством

Политика в области качества является одним из стратегических документов организации. В этом документе определяются основные принципы работы и развития системы управления качеством. Обычно политика в области качества представляет собой декларативный документ. Однако каждая заявленная в политике декларация должна быть раскрывается на конкретные цели, планы и действия по их достижению, таким образом устанавливая прямую связь между политикой и целями в области качества.

Политика в области качества

Политика в области качества является основным документом, в котором организация объявляет свою позицию по вопросам качества продукции или услуг. Она должна быть понятной, доступной для всех сотрудников и соответствовать целям и ценностям компании.

Цели в области качества

Цели в области качества определяют желаемые результаты в области качества, которые организация планирует достичь. Они должны быть направлены на реализацию деклараций политики и иметь конкретные измеримые показатели. Цели помогают управлять процессом улучшения качества продукции или услуг и оценивать достигнутые результаты в ограниченные периоды времени.

Структура документов

Политика и цели в области качества часто представляются в виде отдельных документов. Однако, они также могут быть включены в единый документ, где политика будет содержать декларации, а цели – конкретные и измеримые примеры того, что организация намерена достичь.

В зависимости от предпочтений организации, можно разработать открытую и закрытую части в рамках одного документа – декларации в политике и конкретные цели в области качества.

Необходимо помнить, что политика и цели в области качества играют важную роль в управлении качеством продукции или услуг и помогают организации развиваться и совершенствоваться.

Хранение и уничтожение документов: как не нарушить закон

В этой статье мы рассмотрим, почему важно хранить документы для бизнеса, какие виды документов существуют и как не нарушить закон при их уничтожении.

Зачем хранить документы

В процессе ведения бизнеса компаниям и индивидуальным предпринимателям необходимо хранить все документы, связанные с их деятельностью. Поддержание документации важно не только во время сотрудничества с партнерами, но и после окончания бизнеса. Хранение документов позволит защитить свои интересы в суде, обосновать законность операций и предоставить информацию по запросу налоговой или других органов.

Виды документов и сроки хранения

Существует разделение на документы временного и постоянного хранения. Сроки хранения зависят от вида документа и степени его важности. Перечень документов и сроки их хранения утверждены Росархивом. В таблице приведены основные виды документов и сроки их хранения.

Как хранить документы правильно

Текущее хранение: документы, по которым не истек срок хранения, следует хранить в офисе компании в шкафах или сейфах. Главное – обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Архивное хранение: через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передавать в архив. Перед передачей в архив необходимо провести подготовительные работы – систематизировать документы, составить опись и заполнить лист-заверитель. Необходимым условием является соответствие архива требованиям по сохранности документов.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании и ИП ведут документооборот в электронном виде. Для хранения электронных документов необходимо соблюдать определенные правила: хранить их на двух разных носителях, обеспечить конфиденциальность доступа, проверять их состояние раз в 5 лет. Важно помнить, что при переходе к электронному хранению бумажные оригиналы документов необходимо сохранить.

Ошибки при хранении документов

При хранении документов возможны ошибки, например, открытый доступ к конфиденциальным данным, уничтожение документов до истечения срока хранения или утрата документов из-за стихийного бедствия. В случае нарушения правил учета и сроков хранения документов, предусмотрены налоговая и административная ответственность.

Как уничтожить документы по истечению срока хранения

При истечении срока хранения документов их необходимо уничтожить с соблюдением всех правил. Сначала необходимо сформировать экспертную комиссию, отобрать документы, составить протокол и акт уничтожения. Документы можно уничтожить самостоятельно или поручить это профессиональным организациям.

Хранение и уничтожение документов – важный аспект бизнеса, требующий внимания и ответственного подхода. Соблюдение правил хранения и уничтожения документов позволит избежать негативных последствий и обеспечит законность бизнеса.

Виды должностных инструкций

Используются, когда в коллективе два и больше человек на одной должности. Допустим, три бухгалтера. Или 10 швей. Это экономит время, которое ушло бы на объяснение каждой швее требования к продукции фабрики. Удобнее создать одну инструкцию для всех. Задачи в типовых инструкциях одинаковые, так что можно ожидать одинаковый подход к результату.

Индивидуальные

Когда под каждого сотрудника создаётся отдельный документ. Это актуально для небольших команд или узких специальностей. Индивидуальные инструкции более гибкие и могут учитывать мелкие подробности рабочих задач, специфические детали, возможные отклонения.

Кто должен составлять должностные инструкции

Отдел кадров. Должностная инструкция обычно входит в пакет документов, которые выдаёт HR-менеджер при оформлении на работу. Это удобно, так как готовится весь пакет документов для приёма нового сотрудника и знают ТК.

Юристы. Здесь, конечно, есть момент, что в должностную инструкцию могут попасть переписанные нормы ТК и минимум конкретики про обязанности сотрудника. Но если должностная инструкция — правовой документ, то участие юристов обязательно.

Руководитель. Вот человек, который лучше всех знает, что нужно от сотрудника. В отличие от HR-менеджера, руководитель понимает специфику должности.

И идеальный мир — это когда должностная инструкция прописывается руководителем с участием сотрудника, потом дополняется кадровиками на предмет соответствия трудовому кодексу, затем юристами — на предмет соответствия общему законодательству. С момента подписания документа сторонами он становится юридически активным и наделяется силой для решения в суде разногласий.

Руководство по качеству

Стандарт ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) не требует от организации обязательной разработки руководства по качеству, тем не менее этот документ может оказать организации значительную помощь в структурировании и управлении системой качества.

Руководство по качеству представляет собой документ, описывающий всю систему менеджмента качества организации, а точнее то, каким образом организована система качества, какую структуру она имеет, какова структура документации системы качества. Стандарт ГОСТ Р ИСО 9000:2015 (ISO 9000:2015) дает определение Руководства по качеству в следующем виде: Руководство по качеству – документ, определяющий систему менеджмента качества организации. Это означает, что руководство по качеству должно содержать описание, каким образом организация реализует требования стандарта ИСО 9001:2015.

Руководство по качеству является одной из важных составляющих системы качества. Документ содержит описание системы менеджмента качества, список процессов СМК, состав процедур системы качества, необходимых для выполнения требований стандарта ИСО 9001.

В руководстве по качеству представлено, каким образом компания выполняет общие требования к системе менеджмента качества, требования по ответственности руководства компании, требования по управлению ресурсами, требования по управлению процессами жизненного цикла, а также требования по измерению, анализу и улучшению СМК, процессов и организации в целом.

Данное руководство взаимосвязано с другими документированными процедурами СМК.

Записи по качеству

Стандарт ИСО 9001:2015 не содержит термина "записи о качестве", но этот термин подразумевается. Стандарт говорит о том, что организация "должна сохранять документированную информацию". Это значит – регистрировать записи по качеству. Записи по качеству – это особый вид документации системы качества. Особенность этого вида документации заключается только в том, что эти документы подтверждают факт выполнения какого-либо действия и меняют свой статус в момент регистрации этого факта. Например, пустая форма, предназначенная для регистрации результатов контроля, является обычным документом системы качества. Как только в эту форму внесены результаты контроля (форма заполнена), эта форма становится записями по качеству.

В стандарте ИСО 9001:2015 определен минимальный состав записей по качеству, который должен существовать в организации. При необходимости этот состав записей по качеству может быть расширен самой организацией.

Расчётный лист

В расчётных листах содержится информация о зарплате, которая причитается сотруднику:

Единой формы расчётного листа, установленной законодательством, не предусмотрено, поэтому работодатель разрабатывает форму самостоятельно и утверждает её приказом или иным кадровым документом.

Иерархия нормативных правовых актов

"Наличие иерархии имеет важное значение, и главная ее функция заключается в том, что нормативные акты каждого нижестоящего уровня могут быть отменены, если они противоречат положениям нормативных актов любого уровня выше. Эта система позволяет избежать хаоса, противоречия одних норм регулирования другим и призвана обеспечить единообразный подход к применению этих норм не только юристами, но и всеми гражданами страны", – поясняет Анастасия Хрусталева.

Светлана Горохова акцентирует внимание на том, что в России до сих пор отсутствует Федеральный закон "О нормативных правовых актах", хотя проекты подобного закона вносились в Госдуму РФ не один раз.

Часто задаваемые вопросы

На должностной инструкции ставятся две подписи: нового сотрудника и сотрудника, ответственного за подпись локально-правовых актов. Чаще всего это руководитель. Ответственного нужно проверить в уставе организации.

Какой срок хранения у должностных инструкций?

В Трудовом кодексе не прописан срок хранения локально-правовых актов, поэтому и у инструкции нет срока хранения.

Как вносить изменения в должностную инструкцию?

Чтобы изменить инструкцию, две стороны — сотрудник и руководитель — должны договориться о новых обязанностях. Если изменения в должностной инструкции повлекут изменения в Трудовом договоре, двустороннее согласие должно быть оформлено в письменной форме. После получения согласия можно подготовить новую должностную инструкцию.

В каких случаях меняется должностная инструкция?

Изменения в должностной инструкции — это нормально, особенно для молодых организаций. Если сотрудник получает повышение, появляются новые задачи или новые вводные в рабочем процессе, лучше изменить инструкцию, чем договориться на словах.

Сколько экземпляров документа должно быть?

Обычно организации оформляют два экземпляра: один остаётся с сотрудником, другой — в отделе кадров. Так обе стороны смогут быстро свериться с договорённостями.

Штатное расписание

Штатное расписание входит в перечень обязательной кадровой документации. В этом документе указываются структура, состав и численность штата: список структурных подразделений, должности и профессии с указанием классов, разрядов и так далее.

«Штатка» имеет большую важность, поскольку играет роль в разрешении спорных вопросов, касающихся оплаты труда, обоснованности расходов на привлечение работников со стороны и т.п.

Приказы

Некоторые приказы также относятся к обязательным кадровым документам. Они связаны с деятельностью компании в качестве работодателя. В их число входят приказы о приёме на работу, о премировании, о перевод, об увольнении и другие.

Нормативно правовые акты

Нормативно правовой акт – это официальный документ, принятый уполномоченными органами власти и содержащий в себе правовые нормы. "Система нормативных правовых актов в России объединяет в себе правовые акты центральных федеральных органов власти, акты субъектов РФ, местного самоуправления, локальные акты, а также акты, принятые в результате прямого народного волеизъявления", – объясняет Светлана Горохова, кандидат юридических наук, доцент департамента международного и публичного права Финансового университета при Правительстве РФ.

В Госдуму внесли проект о временной приостановке участия России в ДСНВ

Структура должностной инструкции

Я уже сказала, что у госучреждений должностная инструкция — обязательная вещь. У них и оформлено всё по ГОСТу. Но не обязательно следовать строгому формату. Достаточно придерживаться общих правил — деление на разделы, содержание этих разделов. Главное, чтобы документ был читабельным и легко воспринимался.

Вот примерная структура должностной инструкции:

Дизайнер отдела продаж в крупной компании с законченным высшим образованием, имеет 2 года опыта, цель должности — разработка дизайна, подчиняется главному дизайнеру.

Дизайнер отвечает за полный цикл создания внешнего вида продукта — подбирает референсы, готовит вайфрейм, готовит высокодетализированный макет, кликабельный прототип.

Работа с 9 до 18 с получасовым перерывом на обед, 28 дней отпуска, месячный оклад, предоставляется рабочее место с компьютером.

Ответственность за рост трафика, или за выпуск продукции в срок, или за креативные разработки.

Советы экспертов

По словам Оксаны Васильевой, на практике бывают случаи, когда несколько нормативных актов регулируют одно и то же правоотношение, но кардинально разным образом. В праве это называются коллизией.

Эксперт советует руководствоваться данной таблицей при возникновении противоречий между нормативными актами.

Биометрия как система идентификации: принцип работы, где применяется

Коллизия между нормами (актами)Применяемая норма (акт)

Между Конституцией РФ и международным договором

Между Законом РФ и международным договором РФМеждународный договор РФ

Между Федеральным конституционным законом и Федеральным закономФедеральный конституционный закон

Между Конституцией РФ и Конституциями (Уставами) субъектов федерации

Между общефедеральными актами и актами субъектов РФ

Между законами и иными нормативными правовыми актами

Между актами, принятыми одним и тем же органомАкт, принятый позже всех

Между актами, принятыми разными органамиАкт, принятый вышестоящим органом

Между общим и специальным актамиа) если приняты органами одного уровня, то применяется специальный акт (коллизия по горизонтали);б) если акты приняты органами разного уровня, то применяется акт вышестоящего органа (коллизия по вертикали)

График отпусков

Согласно ст. 123 ТК РФ, график отпусков является обязательным документом в кадровом делопроизводстве. Его составлением занимается руководитель кадровой службы. Срок составления — за две недели до наступления очередного календарного года. Затем составленный документ подписывает генеральный директор.

С графиком отпусков должны быть ознакомлены все сотрудники.

Хранение должностных инструкций

Обычно рабочие документы делают в двух экземплярах: один — сотруднику, второй — в личное дело в отделе кадров. После ковида прижилось онлайн-хранение документов: в локальной компьютерной сети компании, в облаке, в базе знаний. Это удобно и экологично 🍃

Облачные хранилища и базы знаний

Подойдут и специализированные HR-платформы, которые используются не только для документов, но и для управления персоналом:

Согласия на обработку персональных данных

Обработка персональных данных сотрудника запрещена, если он не дал на это своё согласие. Поэтому работодателю необходимо предварительно получить согласие от каждого сотрудника в письменном виде.

В противном случае нарушителю грозит штраф (КоАП РФ ст. 13.11 в редакции Федерального закона от 24 февраля 2021 года № 19-ФЗ):

Трудовые договоры

Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.

Трудовой договор содержит следующие сведения:

В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.

"В каждой правовой системе всегда установлена четкая иерархия нормативных правовых актов, что позволяет осуществлять регулирование отношений по единой схеме и понятным критериям. В российской правовой системе есть два глобальных уровня нормативно-правовых актов – законы и подзаконные акты", – комментирует старший вице-президент ИК Fontvielle Анастасия Хрусталева.

Виды нормативно правовых актов классифицируют по двум признакам.

По силе действия

Ø Конституция – главный основополагающий нормативный акт в Российской Федерации. На ее основе и в соответствии с ее руководящими принципами принимаются все остальные нормативные акты страны.

Ø Федеральные законы– нормативные акты, регулирующие общественные отношения на территории всего государства. Оксана Васильева, кандидат юридических наук, доцент департамента правового регулирования экономической деятельности Финансового университета при Правительстве РФ, поясняет, что федеральные законы принимает Государственная Дума, одобряет Совет Федерации и подписывает президент РФ.

По словам Анастасии Хрусталевой, на уровне законов большей юридической силой обладают федеральные конституционные законы, под ними – федеральные законы. Отличия состоят в том, что федеральные конституционные законы прямо упомянуты в Конституции РФ (например,

в ст. 70 Конституции РФ

говорится о федеральном конституционном законе о государственном флаге и на основе этой статьи 25 декабря 2000 года принят нормативный акт

"О Государственном флаге Российской Федерации"). Все остальные законы, которые прямо не упомянуты в Конституции РФ, относят к уровню законов.

"Кстати, кодексы тоже относятся к уровню федеральных законов. Ошибочно полагать, что они имеют большую юридическую силу по отношению к обычным федеральным законам. Кодексы – это та же совокупность норм, только собранных в определенную структуру и регулирующих разные направления отношений в рамках одной отрасли", – говорит эксперт.

Ø Подзаконные акты не могут противоречить никаким федеральным законам. Подразделяются на три вида:

В Госдуму внесли законопроект об особенностях выборов в новых регионах

По словам Анастасии Хрусталевой, в отношении подзаконных актов выделяют достаточно много видов и критериев классификации. В целом, подзаконные акты призваны регулировать отдельные правовые моменты, конкретные ситуации, разъяснять и дополнять нормы права. Иногда они регулируют те отношения, где наблюдается пробел в законодательстве. Иными словами, в некоторых случаях они опережают ситуацию и применяются тогда, когда закон еще не принят.

По территории

Выделяют права и обязанности, которые распространяются на всех граждан. Но есть и те, что действуют только на определенной территории. По территориальному признаку нормативно правовые акты подразделяют на:

Международные нормы права, по словам Анастасии Хрусталевой, являются частью правовой системы России после их подписания (принятия, ратификации, утверждения и т.д.), о чем прямо сказано в Конституции РФ. Однако российский основной закон имеет

над международным правом, Конституционный суд может не исполнять решения международных органов, если они противоречат основному закону.

Карты процессов

Прямого требования стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) о том, чтобы в организации были созданы карты процессов, либо другие документы представляющие процессы нет. Но требования разделов 4.4.1 и 8.1 этого стандарта говорят о том, чтобы организация определила все свои процессы и обеспечила необходимое управление процессами. Выполнить эти требования без документирования невозможно. Одним из вариантов документирования процессов является создание карты процессов (блок-схем или алгоритмов процессов).

Карта процесса это документ, определяющий назначение процесса, его основные результаты и характеристики, а также последовательность операций или действий процесса. Таким образом, карта процесса представляет технологию выполнения процесса. В зависимости от назначения она может представляться с различным уровнем детализации.

В картах процесса могут представляться процессы административного управления, процессы управления ресурсами, процессы контроля, мониторинга и измерений. Одной из разновидностей карты процесса является технологическая карта, представляющая технологические (производственные) процессы.

Карты процессов могут оформляться в виде документированных процедур.

Понятие, виды и иерархия в России

Читать на сайте Ria.ru

Табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени составляется по формам Т-12, Т-13 или по самостоятельно разработанной форме. В нём отражается время, отработанное каждым сотрудником. Ведение табеля учёта рабочего времени обязательно для каждого работодателя.

На основании данных о времени, взятых их табеля, происходит начисление заработной платы и заполнение расчётных листов.

Правила внутреннего трудового распорядка

Данные правила устанавливают режим работы и время отдыха, а также меры поощрения и взыскания, фиксируют права и обязанности сторон, регулируют порядок приёма и увольнения сотрудников. Новый сотрудник должен ознакомиться с этим документом под роспись.

Документированные процедуры

В большинстве случаев набор процедур системы качества включает:

Процедура "Организация делопроизводства"

Данная процедура позволяет выполнить часть требований стандарта ИСО 9001:2015 по управлению документированной информацией. Она распространяется на документы служебного делопроизводства.

Процедура устанавливает единые правила работы с официальными документами организации. Требования процедуры распространяются на следующие виды документов:

– входящая/исходящая корреспонденция;

– организационно-распорядительная документация;

– юридическая документация;

Процедура "Организация делопроизводства" предусматривает правила создания, управления, хранения и уничтожения документов. Информация представлена в текстово-графическом виде. Порядок действий реализован в виде схемы процесса с табличным описанием каждого действия.

Процедура "Управление внешней нормативно-технической документированной информацией"

Данная процедура позволяет выполнить часть требований стандарта ИСО 9001:2015 по управлению документированной информацией. Она распространяется на документы внешнего происхождения.

К ней относятся следующие виды документов (нормативные документы РФ и субъектов РФ, технические регламенты, стандарты, методические рекомендации, технические отчеты, техническая документация на оборудование, средства измерений, объекты инфраструктуры и пр.).

Процедура определяет порядок действий сотрудников организации по управлению данными видами документов.

Данная процедура может применяться в оранизациях различных сфер деятельности и с различной численностью персонала – от единиц до нескольких сотен сотрудников.

Процедура "Управление документацией СМК"

В данной процедуре представлен только один вид документации – документы СМК. К ним относятся:

– руководство по качеству;

– документированные процедуры;

– рабочие инструкции;

– типовые формы документов и записи по качеству.

Документ содержит основные положения по управлению документацией СМК, структуру документации СМК, схему управления документацией и пояснения действий.

Данная процедура может применяться в оранизациях различных сфер деятельности и с различной численностью персонала.

Процедура "Управление записями по качеству"

Данная процедура реализует часть требований стандарта ИСО 9001:2015 по управлению документированной информацией. Эти требования касаются ведения записей по качеству.

Записи по качеству – это документированная информация, которая должна сохраняться в системе качества.

Документ содержит основные положения по управлению записями по качеству, состав записей по качеству, пример ответственных за ведение записей по качеству и названия форм представления записей по качеству.

Процедура может применяться организациями различных видов деятельности и с различной численностью персонала.

Документ включает в себя 11 страниц.

Процедура "Управление несоответствиями"

В соответствии со стандартом ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) организация должна управлять продукцией и другими результатами своей деятельности, которые имеют отклонения от исходных требований. Такие отклонения называются несоответствиями.

Данная процедура позволяет реализовать все требования п.п. 8.7 стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) по управлению несоответствиями.

В процедуре представлен порядок регистрации несоответствий, порядок выполнения мероприятий по управлению несоответствиями, состав документов процесса, риски и возможности, связанные с данным процессом.

Процедура является унифицированной и может применять в организациях различных видов деятельности и с различной численностью персонала.

Процедура "Внутренние аудиты"

Стандарт ИСО 9001:2015 требует от организаций проводить внутренние аудиты.

Процесс аудита должен быть документирован. Процедура "Внутренние аудиты" позволяет выполнить требования стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015), связанные с внутренними аудитами.

Процедура содержит основные мероприятия по внутреннему аудиту:

– планирование аудита;

– подготовка аудита;

– проведение аудита;

– выполнение мероприятий по результатам аудита.

Кроме того, в состав процедуры включены основные типовые формы, необходимые для проведения внутренних аудитов организации (программа аудита, график аудита, лист несоответствий, отчет по аудиту).

Процедура "Внутренние аудиты" является унифицированной и может применяться любой организацией независимо от численности персонала, вида деятельности и формы собственности.

Процедура "Корректирующие действия"

Данная процедура разработана в соответствии с требованиями п.п. 10.2 стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015).

Данная процедра содержит все необходимые мероприятия по управлению корректирующими действиями – схемы процессов выполнения коррекций и корректирующих действий, состав оформляемых документов, указание на ответственных лиц за проведение корректирующих действий, риски и возможности, связанные с данным процессом.

Процедура является унифицированной и может примяться как малыми организациями (численность персонала единицы человек), так и крупными компаниями (численность персонала несколько сотен человек).

Процедура "Управление корректирующими действиями" применима для организаций различных сфер деятельности.

Процедура "Предупреждающие действия"

Процедура "Предупреждающие действия" позволяет реализовать требования стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) по управлению рисками, в частности, реагирование на риски.

Область применения процедуры "Предупреждающие действия" охватывает все уровни управления организацией:

Порядок действий представлен в виде схем процессов с пояснениями каждого действия.

Процедура "Предупреждающие действия" является универсальной и может применяться организациями любых сфер деятельности и с любой численностью персонала.

Документ включает в себя 12 страниц.

Положение об оплате труда

Данный кадровый документ составляется, если в ООО или у ИП действуют разные системы оплаты труда или предусмотрены иные виды выплат, помимо окладов (денежные бонусы, премии). Положение об оплате труда содержит информацию о принципах оплаты труда, порядке индексации заработной платы и оплаты сверхурочных, условиях премиальных выплат и тому подобном.

Трудовые книжки

Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.

С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).

Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.

Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.

Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.

Если вы решили перевести кадровое делопроизводство в электронный формат, то в этом вам поможет облачный сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить своих сотрудников электронными подписями, а также всеми необходимыми инструментами для работы с электронными кадровыми документами.

Положение о персональных данных

В Положении о работе с персональными данными работников фиксируются:

Унифицированной формы для Положения не предусмотрено законодательством, однако при составлении документа необходимо учитывать, что по своему содержанию он должен соответствовать требованиям Федерального закона № 152-ФЗ. Ознакомление сотрудников с Положением о персональных данных под роспись является обязательным.

Список обязательных кадровых документов

Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.