Электронная первичка: как учесть?

Что изменится в законодательстве с 2022 года

В 2021 году началась переаккредитация удостоверяющих центров (УЦ) по новым правилам. На данный момент аккредитацию получили 24 из 322 ранее работавших УЦ.

С 1 января 2022 года все коммерческие УЦ, в том числе УЦ «Калуга Астрал», утратят право выпуска сертификатов на руководителей организаций и ИП. Электронную подпись руководителя можно будет получить только при обращении в УЦ ФНС России или к доверенным лицам УЦ ФНС.

С 1 января 2022 года сотрудникам, чьи руководители получили электронную подпись ФНС, понадобятся собственные электронные подписи. Получить их сотрудники смогут в аккредитованных УЦ. Кроме ЭП, им потребуется машиночитаемая доверенность.

Что надо знать об электронной подписи

До 2022 г. документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (п. 5 ст. 9 Федерального закона 402-ФЗ от 06.12.2021, п. 3 ст. 19 Федерального закона от 06.04.2021 № 63-ФЗ).

С 2022 г. заработает новый стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина РФ от 16.04.2021 № 62н. Так вот по новому стандарту можно учитывать любой первичный документ, содержащий необходимые реквизиты и подписанный любой электронной подписью, предусмотренной законодательством РФ.

В чем разница между существующими видами ЭЦП? Федеральный закон от 06.04.2021 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» предусматривает следующие варианты ЭЦП:

• простая электронная;
• неквалифицированная электронная;
• квалифицированная электронная.

Особенность применения простой подписи и неквалифицированной в том, что только их использования недостаточно. Стороны должны заключить соглашение об электронном документообороте. В нем придется прописать порядок, по которому стороны будут проверять достоверность используемой цифровой подписи (п. 2 ст. 6 Закона 63-ФЗ).

Квалифицированная электронная подпись не нуждается в такой проверке на достоверность, так как выдается удостоверяющим центром.

Что надо знать о скан-образах

Частый вопрос, который возникает у налогоплательщиков, — подтверждает ли расходы скан-образ документа?

Скан-образ — это не электронный документ, который применяется во всех разрешенных законодательством правоотношениях. Скан-образ — это электронная копия документа, его образ, сделанный с помощью технических средств. То есть электронный документ и скан-образ документа — абсолютно разные виды первички.

Судебная практика по этой теме противоречива.

В Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 03.11.2021 № Ф05-14748/2021 по делу № А41-39387/14 указано, что скан-образ документа, подписанный электронной цифровой подписью, носит характер заверенной копии документа. Это означает, что организация вправе подтвердить им свои расходы.

В Постановлении Арбитражного суда Поволжского округа от 25.05.2021 № Ф06-20782/2021 по делу № А57-157/2021 вывод для налогоплательщиков категорически отрицательный: подтверждать расходы по налогу на прибыль скан-копией документа неправомерно.

Таким образом, использование скан-образов является спорной позицией, которую налогоплательщику придется отстаивать в суде.

Что делать бизнесу

Электронная подпись нужна всем, кто сдаёт электронную отчётность. Если подойдёт срок сдачи отчётности, а у компании или ИП не будет сертификата, подписать и сдать отчёты не получится, а это чревато штрафами и другими санкциями, вплоть до приостановки деятельности. Поэтому нужно заранее позаботиться о том, чтобы с 1 января 2022 года у вас был действующий сертификат ЭЦП.

Тем, у кого нет сотрудников и кто самостоятельно подписывает все документы и сдаёт отчётность, удобно сразу получить сертификат ЭЦП в ФНС. Что для этого нужно сделать:

• подать заявление на выдачу сертификата — лично или через форму на сайте налоговой;
• выбрать носитель, на который ФНС запишет электронную подпись;
• прийти в ИФНС инспекцию, чтобы подтвердить свою личность, взяв с собой паспорт, СНИЛС, носитель-токен и сертификат соответствия на токен;
• подготовить рабочее место: купить средство криптозащиты КриптоПро CSP, установить его на компьютер, а затем загрузить сертификат ЭП.

Если руководитель организации или ИП с работниками решил получить подпись в УЦ ФНС, следует позаботиться также об ЭЦП для уполномоченных сотрудников. В файле такой подписи будут указаны только ФИО сотрудника. За её получением следует обратиться в УЦ, прошедшие переаккредитацию (АУЦ). Также потребуется личный визит, предъявление паспорта и СНИЛС.

Если УЦ получил аккредитацию по новым правилам, то все сертификаты, которые он выпустил в 2021 году, будут действительны до конца своего срока. Тем, у кого есть такой сертификат, необязательно в срочном порядке перевыпускать подпись — это можно сделать, когда подойдёт к концу срок её действия.

Обоснование

По вашему вопросу в СПС КонсультантПлюс представлены следующие материалы.

Извлечение из: {Готовое решение: По какому коду видов расходов и статье КОСГУ отразить расходы на приобретение ключа электронной подписи и сертификата к нему (КонсультантПлюс, 2020) {КонсультантПлюс}}

По какому коду видов расходов и статье КОСГУ отразить расходы на приобретение ключа электронной подписи и сертификата к нему

Это зависит от предмета договора (контракта), заключенного с удостоверяющим центром.

Как правило, приобретение ЭП включает в себя оплату следующих услуг:

3) создание электронной подписи, которое предполагает:

– изготовление ключа ЭП. Он может передаваться и на материальном usb-носителе – токене (eToken, Rutoken, ESMART Token);

– выдачу сертификата ключа проверки ЭП (в отдельных случаях);

4) передачу неисключительных прав (лицензии) на использование программного обеспечения для работы с ЭП.

Такие расходы отражайте по подстатье 226 “Прочие работы, услуги” КОСГУ и одному из следующих кодов видов расходов (Порядки N N 85н, 209н):

Если же usb-носитель для ключа ЭП приобретаете отдельно по договору поставки, то его стоимость отразите по статье 310 КОСГУ или подстатье 346 КОСГУ в зависимости от того, к основному средству или материальному запасу его отнесете (с учетом срока полезного использования).

При оплате сертификата ключа проверки ЭП расходы отразите по подстатье 226 “Прочие работы, услуги”.

С 01.01.2021 для отражения расходов на приобретение лицензионных прав вместо подстатьи 226 КОСГУ применяйте с учетом срока использования (Порядок N 209н):

Основание – п. п. 11.5.2, 11.5.3 Порядка N 209н, Письмо Минфина России от 29.06.2021 N 02-05-10/45153.

________________________________________________________________________________

Извлечение из: Готовое решение: Как учреждению отразить в учете расходы на приобретение электронной подписи (КонсультантПлюс, 2020) {КонсультантПлюс}

1. Как в бухгалтерском (бюджетном) учете отразить расходы на приобретение ключа электронной подписи и сертификата к нему

Расходы на приобретение ЭП могут включать в себя оплату следующих услуг:

1) создание ЭП, которое предполагает:

2) передача неисключительных прав (лицензии) на использование ПО для работы с ЭП.

Обычно вышеуказанные расходы осуществляются в рамках одного лицензионного договора. В этом случае отражайте их в учете аналогично расходам на приобретение лицензионного ПО.

Оплата таких услуг, как правило, производится в виде фиксированного разового платежа и не предполагает поэтапную сдачу товаров (работ, услуг). Поэтому на дату заключения лицензионного договора отнесите их на расходы будущих периодов по дебету счета 0 401 50 000 с последующим отнесением на финансовый результат (затраты) текущего года (п. 302 Инструкции N 157н).

Одновременно полученные в пользование права учтите на забалансовом счете 01. Списать их с забалансового учета можно только по истечении срока действия лицензионного договора или по иным предусмотренным законом основаниям (п. п. 66, 333 Инструкции N 157н).

Расходы будущих периодов списывайте на финансовый результат (затраты) текущего года на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) в порядке и сроки, предусмотренные учетной политикой. Например, ежемесячно в течение срока действия договора (п.

Для отражения расходов на приобретение ЭП оформите бухгалтерские записи:

в бухгалтерском учете бюджетного учреждения

1. Применяется соответствующий код КОСГУ.

2. Одновременно отразите запись по забалансовому счету 18 (п. 367 Инструкции N 157н).

3. Применяется соответствующий код группы синтетического счета.

Расходы на приобретение ЭП можно единовременно списать на расходы (затраты) текущего финансового года только в случаях, предусмотренных учетной политикой. Например, если по договору ЭП будет использоваться в течение одного отчетного периода (п.

Обратите внимание: если ключевой usb-носитель (токен или флешку) приобретаете в рамках отдельного договора поставки, то примите его к учету в составе основных средств или материальных запасов. К какой группе нефинансовых активов вы будете относить носитель, установите в учетной политике (п. п. 38, 99 Инструкции N 157н).

В этом случае передачу ключа в личное пользование работнику для выполнения им служебных обязанностей (в том числе за пределами территории учреждения и вне продолжительности рабочего времени) отразите в учете как внутреннее перемещение между ответственными лицами с одновременным отражением usb-носителя на забалансовом счете 27 (п. п.

Вопрос

Какой КОСГУ применить для покупки ЭЦП по 223-ФЗ?

Какие подписи будут работать в 2022 году

Согласно разъяснениям Минцифры, часть выданных сертификатов ЭЦП будут действительны в 2022 году, часть — прекратят своё действие.

Если до 31 декабря 2021 года УЦ, аккредитованный по новым требованиям 63-ФЗ, выдал ЭП, то такая подпись продолжит действовать до конца своего срока. После этого её нужно будет заменить по новым правилам.

Если УЦ, выдавший подпись до 1 июля 2021 года, не проходил аккредитацию по новым правилам или не получил статус аккредитованного, то такой сертификат ЭП можно использовать до 31 декабря 2021 года. С 1 января он станет недействительным.

Проверить, прошёл ли ваш УЦ аккредитацию по новым правилам, можно на сайте Минцифры.

В 2022 году изменится схема применения ЭЦП при подписании электронных документов и отчётности. Сейчас руководитель может получить в любом аккредитованном по новым правилам УЦ подпись на имя организации, оформить доверенность на бухгалтера или другого ответственного сотрудника, и этот сотрудник подписывает электронные документы подписью организации.

В 2022 году руководители организаций и ИП будут получать подпись на себя в УЦ ФНС или доверенных лиц ФНС. А сотруднику, который отвечает за сдачу отчётности, потребуется ЭЦП на своё имя и машиночитаемая доверенность. ЭЦП и МЧД для сотрудников будут выдавать УЦ, аккредитованные по новым правилам.

Применение машиночитаемой доверенности также станет обязательным с 1 января 2022 года. Но до сих законодательно не проработан весь процесс выдачи МЧД, а реформа затрагивает не только УЦ, но и всех участников рынка, применяющих ЭДО, поэтому власти задумались о введении переходного периода.

Ответ

Выбор КОСГУ зависит от предмета договора.

Отразите:

– по подстатье 226 КОСГУ, если договор включает:

• создание электронной подписи, которое предполагает:

– изготовление ключа ЭП. Он может передаваться и на материальном usb-носителе – токене (eToken, Rutoken, ESMART Token);

– выдачу сертификата ключа проверки ЭП (в отдельных случаях);

• передачу неисключительных прав (лицензии) на использование программного обеспечения для работы с ЭП.

или

– по статье 310 КОСГУ (или подстатье 346 КОСГУ в зависимости от того, к основному средству или материальному запасу его отнесете), если usb-носитель для ключа ЭП приобретаете отдельно по договору поставки.

Создание нма для включения в программный продукт, неисключительные права на который передаются по лицензионному договору

Авторское право на программу для ЭВМ, разработанную организацией, возникает в силу ее создания. При этом программный продукт может быть признан НМА, если существование НМА, созданных в ходе выполнения служебного задания работниками организации, предусмотрено учётной политикой организации (абзац шестой, девятый п. 4 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации”, письмо УФНС России по г. Москве от 08.10.2008 № 20-12/094136).

Учет расходов на создание электронного идентификатора и выпуск сертификата

В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 “Расходы организации” (далее – ПБУ 10/99) расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности).

Вместе с тем если расходы обусловливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодов, то они признаются в отчете о прибылях и убытках путем их обоснованного распределения между отчетными периодами (п. 19 ПБУ 10/99).

Действие сертификата ключа подписи может быть приостановлено удостоверяющим центром по некоторым основаниям либо аннулировано (п.п. 6, 7, 8, 9 ст. 14 Закона № 63-ФЗ).

Расходы организации на оплату услуг удостоверяющего центра являются, по сути своей, управленческими расходами, которые формируют расходы по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ 10/99). Управленческие расходы могут признаваться в себестоимости проданных продукции, товаров, работ, услуг полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности (п. 9 ПБУ 9/99).

В связи с этим и с учетом п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее – ПБУ № 34н), мы полагаем, что стоимость услуг по созданию электронного идентификатора и выпуску сертификата следует признать в учете единовременно, в том отчетном периоде, когда получены соответствующие документы от удостоверяющего центра.

Напомним, согласно п. 20 ПБУ 9/99 порядок признания управленческих расходов должен быть раскрыт в составе информации об учетной политике организации в бухгалтерской отчетности.

Чем подтверждать расходы?

При расчете налога на прибыль налогоплательщик может учитывать расходы, но, как мы помним, не всякие. Чтобы включить траты в налоговую базу, они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснованность затрат подразумевает их непосредственную связь с предпринимательской деятельностью. Документальное подтверждение — оформление по законодательству РФ.

НК РФ не содержит конкретного перечня документов, которыми подтверждаются различные расходы по налогу на прибыль. Именно поэтому налогоплательщику важно понимать, как, в каком составе должны быть оформлены первичные документы, чтобы избежать претензий от ИФНС и исключения из базы по налогу на прибыль «необоснованных» расходов.

С бумажными первичными документами, подтверждающими расходы, ситуация не критична. Практика разъяснений ФНС, Минфина, а также судебных решений давно сформирована. А вот использование электронных документов до сих пор вызывает вопросы у налогоплательщиков, а также создает возможность для инспекторов пересмотреть налоговую базу.

Одна из главных контрольных точек для электронной первички — наличие надлежащей визы участников электронного документооборота.

Памятка: как работать с эцп по новым правилам

Самый удобный выход для бизнеса — перевыпустить сертификат заранее и сохранить действующую схему работы с электронной подписью в 2022 году. Сертификат для работы с сервисами «1С-Отчётность» и «Астрал Отчёт 5.0» будет перевыпущен бесплатно.

Сертификаты для «Астрал Отчёт 4.5» и «Астрал-ЭТ» перевыпускаются по льготному тарифу. Кроме того, для всех продуктов реализовано безбумажное продление — если реквизиты организации и руководителя не менялись, перевыпустить сертификат можно по упрощённой схеме.