Электронное кадровое делопроизводство, или Как работать с документами по-новому

​можно ли сказать, что электронный кадровый документооборот облегчит работу отдела кадров?

— Ответ на вопрос зависит от количества работников, согласившихся участвовать в эксперименте. Может получиться, что в рамках одного структурного подразделения мнения работников разделятся:

• будут те, кто откажутся от присоединения к эксперименту, и по ним мы продолжим оформлять документы по прежним правилам;
• и будут те, кто согласятся.

В целом участие в проекте позволит легче ознакамливать с документами, подписывать их в тех случаях, когда закон устанавливает правила о наличии подписи работника или письменной формы, а роспись по ряду причин невозможно получить, например как в период режима повышенной готовности при соблюдении режима самоизоляции.

3 способа для организации кадрового делопроизводства

Выбирайте подходящий способ в зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей:

1. Структурное подразделение: например, отдел кадрового учета во главе с руководителем.
2. Единственный специалист по кадровому делопроизводству.
3. Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например бухгалтеру или офис-менеджеру. Это способ чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек.

Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание. Ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству.

Типичное заблуждение: должность, по которой оформлено совмещение, не включена в штатное расписание. В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.

На первом шаге нужно определиться, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:

1. Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например отдел кадрового учета.
2. Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
3. Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После того как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.

В цифровой формат надо перенести все кадровые документы?

— Перечень таких документов работодатель определяет самостоятельно. Кто-то ограничит комплект, а кто-то захочет перевести в электронный формат все документы, которые оформляют при трудовых отношениях. 

Исключение: трудовая книжка не участвует в эксперименте. Это связано с тем, что вопросы ее ведения и перехода на формат предоставления сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ регулирует Трудовой кодекс и Федеральный закон от 16.12.2021 № 439-ФЗ.

Ваше личное мнение: стоит ли участвовать в эксперименте по переходу на экдп?

— Положительно отношусь к эксперименту. Большинство моих партнеров также выразили желание присоединиться к нему. Если есть возможность значительно упростить документооборот, уйти от сложных волокит с документами, то нужно использовать такую возможность.

Совет: если работодатель подумывает о присоединении к эксперименту, ему стоит поторопиться. Помимо работы с информационной системой, разработки локальных нормативных актов и решения ряда других вопросов нужно успеть уведомить работников не позднее чем за месяц о начале эксперимента. И успеть подать соответствующую заявку в Минтруд до 1 декабря 2020 года.

Вести кадровое делопроизводство одновременно в бумажном и электронном виде сложно?

— Нет, здесь главное отслеживать, от каких работников получали согласие на ведение делопроизводства в электронном виде, а от каких нет. Дополнительно контролируйте этот вопрос, чтобы не допустить нарушений в оформлении трудовых отношений.

Для чего нам эксперимент по переходу на электронное кадровое делопроизводство?

— Эксперимент по ЭКДП позволит собрать и оценить плюсы и недостатки перехода на оформление трудовых отношений в цифровом формате.

Для организаций с большим количеством работников, особенно в случае их территориальной удаленности, эксперимент позволит быть более гибкими, мобильными, быстрыми в части решения кадровых вопросов. 

Прекрасно, что законодатели решили сначала протестировать идею на добровольцах. Это поможет учесть возникающие вопросы и проблемы при дальнейшем развитии законодательства в сфере электронного кадрового делопроизводства.

Как оформить изменения в трудовой договор?

Подготовьте документы:

1. Соглашение об изменении условий трудового договора/дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменение условий трудового договора происходит по соглашению сторон в соответствии со ст. 72 ТК РФ).
2. Приказ об изменении организационных или технологических условий труда, письменные уведомления об изменениях и причинах, послуживших основаниями для изменения условий трудового договора, письменные предложения другой вакантной работы, соответствующей квалификации работника, а также вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работы (если изменение условий трудового договора происходит по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК РФ).

Как оформить увольнение работников

В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д.

В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под подпись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, поставьте на приказе соответствующую отметку.

На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.

Как подписывать электронные кадровые документы?

— Способ подписания документов работодатель устанавливает самостоятельно. Есть нюанс относительно подписи при заключении трудовых, ученических договоров, договоров о материальной ответственности и на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении в них изменений.

При использовании информационной системы работодателя необходимо:

• усиленная квалифицированная электронная подпись со стороны работодателя;
• со стороны работника — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифированная электронная подпись;

При использовании системы «Работа в России»:

• со стороны работника достаточно простой электронной подписи.

Какая ответственность предусмотрена для работодателя?

— Это будет зависеть от ситуации. Есть два сценария.

1. Работник работает в организации, которая принимает участие в эксперименте по ЭКДП: если у работодателя не будет обязательного документа, наличие которого предусмотрено трудовым законодательством, например приказа о приеме на работу, ГИТ может привлечь работодателя к ответственности за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Работник уволился из организации, которая принимает участие в эксперименте: если работодатель не обеспечил сохранность документов в рамках архивного законодательства, предусмотрена административная ответственность по ст. 13.25 КоАП РФ.

Какие минусы участия в эксперименте для работника и для работодателя?

— Недоверие к информационным системам, степени их защиты от хакерских атак, большие временные затраты работодателя на подготовительные этапы в части перехода на электронное кадровое делопроизводство, разработку локальных нормативных актов, с которыми также потребуется ознакомление всех работников.

Какие обязательные документы должны быть под рукой у кадровика на этапе оформления работников на работу?

Типовой комплект (без учета особенностей):

1. Комплект локальных нормативных актов для ознакомления с ними работников.
2. Проект трудового договора с включенными в него или в должностную инструкцию должностными обязанностями.
3. Бланк приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ может быть по унифицированной форме — форме Т-1 (форма Т-1а) или по утвержденной работодателем форме.
4. Бланки личной карточки по форме Т-2 (для государственных или муниципальных служащих — форма Т-2 ГС(МС). Обратите внимание: личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС) ведут в письменном виде на картоне.

С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах, увольнениях работника необходимо знакомить под подпись в соответствующих разделах личной карточки (п. 12 Постановления № 225).

Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.

Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13 или утвердить свою форму.

Какие ожидания у кадровиков? как они восприняли эксперимент?

— Крупные компании с большой численностью работников положительно настроены. Более того, еще до эксперимента они внедряли элементы кадрового делопроизводства по тем документам, по которым законодательно не установлено требование об ознакомлении работников под роспись.

Малый бизнес к эксперименту относится в основном настороженно, желающих участвовать — мало. И на то есть объективные причины. В 2020 году, как мы все знаем, кадровики еще осуществляют мероприятия по переходу на электронные трудовые книжки, появились новые формы отчетности плюс работы прибавилось в части соблюдения требований санитарно-эпидемиологических норм. Времени и сил на мероприятия по переходу на электронное кадровое делопроизводство нет.

Какие плюсы участия в эксперименте для работника и для работодателя?

— Из очевидных плюсов: сократится бумажная волокита, станет больше места для хранения документов на бумаге, работники смогут знакомиться с документами и не приезжать в офис. Будет более гибкий формат регулирования трудовых отношений, не зависящий от территориального нахождения работника и работодателя.

Особенно выгодно ЭКДП для крупных работодателей — существенно сокращается время на подписание документов.

Кто может присоединиться к эксперименту по переходу на электронный кадровый документооборот?

— Участие в эксперименте — добровольная процедура, присоединиться может любая организация. Для этого надо подать заявление до 1 декабря 2020 года. А вот дату, когда организация примкнет к проекту, каждый работодатель определяет самостоятельно.

Выйти из участия в эксперименте можно в любой момент, направив заявление.

Важно: в эксперименте не могут участвовать дистанционные работники и работники, направляемые временно работодателями к другим физическим лицам или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала).

Кто разрабатывает штатное расписание?

В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания.

На кого будут возложены расходы по ведению электронных документов? кто должен оплачивать расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника?

— Расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника несет работодатель (ч. 11 ст. 5 Закона № 122-ФЗ).

Перечень документов для оформления отпусков:

Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.

Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:

Появятся особенности хранения документов при переводе их в цифровой формат?

— Если работодатель использует свою информационную систему, то обязанности по хранению документов возлагаются на него. Порядок хранения должен быть определен в локальном нормативном акте работодателя. Дополнительно это условие должно быть продублировано в трудовом договоре с работником, который выразил желание присоединиться к эксперименту.

Работодатель обеспечивает хранение электронных документов, связанных с работой, в течение сроков, которые установлены законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Если будет использоваться система «Работа в России», то обязанности по сохранности документов возлагаются на оператора системы «Работа в России».

Работать в системе «работа в россии» для работодателя менее рискованно, нежели в своей собственной?

— Вопрос неоднозначный. С одной стороны, да. С другой стороны, размещение документов в системе «Работа в России» может повлечь дополнительный надзор и контроль со стороны контролирующих органов. Одно из направлений развития электронного кадрового делопроизводства — автоматизация контрольно-надзорных мероприятий, возможность вести их также в электронном виде.

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?

Шаг 1. организуйте кадровое делопроизводство. есть три способа

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:

Шаг 2. изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договоров, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.

Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.

Правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.

Шаг 3. сформируйте штатное расписание

Почему штатное расписание является одним из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос, потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Правило: вне штатного расписания, т.е. «за штатом» нельзя оформлять ни одного работника. Там, «за штатом» — только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — форме Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно в виде приложения к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать неполную ставку, например 0,25 или 0,5.

Шаг 4. определите необходимое количество локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

• Только работодатели, отнесенные к субъектам микропредпринимательства в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов, при условии что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в типовую форму трудового договора. Все остальные работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество локальных нормативных актов.
• Есть перечень локальных нормативных актов, которые обязательны для всех работодателей: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например в виде положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре.

Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков.

Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом.

В курсе повышения квалификации «Кадровое делопроизводство. Подготовка на соответствие профстандарту» и курсе профессиональной переподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» локальным нормативным актам посвящено отдельное занятие.

• Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
• Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Шаг 5. проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

• является единоличным исполнительным органом юридического лица;
• выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой, задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.

Шаг 6. подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.

По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.

Рекомендация 1. При разработке проекта трудового договора учитывайте требования ст. 57 ТК РФ. Проверьте, включены ли в него обязательные сведения:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Шаг 7. подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников

Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию.

Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ.

На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.

Шаг 8. подготовьте документы для ведения кадровой работы

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу.

Эксперимент привязан к какой-либо определенной информационной системе?

— Теоретически у организаций есть выбор: работать в информационной системе «Работа в России» или при помощи своей электронной площадки. Но на практике собственную систему придется адаптировать для использования и хранения электронных кадровых документов, необходимо будет обеспечить возможность ее взаимодействия с «Работой в России».

Важно: работники имеют право в письменном заявлении сообщить о желании размещать электронные документы в их личном кабинете в системе «Работа в России».

Электронные трудовые книжки. отчет сзв-тд. изменения

С 1 января 2020 года у работодателей появилась обязанность представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, если:

• работника принимали на работу, постоянно переводили, увольняли или если работник подал заявление о том, чтобы ему продолжали вести бумажную трудовую книжку, или о том, что он выбирает электронный вид. 

Об изменениях читайте в статьях:

Это дорого для работодателя?

— Это будет зависеть от стоимости информационной системы, в которой будут храниться электронные документы.

Самая большая статья расходов — получение усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи. В среднем ее цена составляет 3 000 руб., и она выдается на определенный срок, например год, потом ее снова нужно продлевать.

ᐈ обучение кадровому делопроизводству с нуля онлайн 🎓

Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства

1. Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
2. Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
3. Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
4. Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
5. Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
6. Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).

Рекомендуем пройти дистанционный курс кадрового делопроизводства (программа профпереподготовки или повышения квалификации в Контур.Школе). По итогам обучения вы сможете организовать работу с кадрами и предупредить вопросы трудовой инспекции.