Электронный сертификат или всё-таки на бумаге. Что выбрать? | Стрелец Coder

Так что же выбрать?

Ответ на этот вопрос напрямую зависит от того какую цель преследует сертификация и есть ли вообще возможность получить тот или иной тип сертификата.

Если у данной организации или по данной конкретной технологии предусмотрен только электронный или наоборот только «бумажный» сертификат, вопрос выбора отпадает сам собой.

В остальных случаях необходимо определиться, зачем Вам нужен сертификат.

Если:

• Вы ограничены в средствах;
• Вы до конца не уверены, что будете работать с данной технологией;
• Сертификат нужен просто для удовлетворения личных амбиций;
• Вы по тем или иным причинам не претендуете на что-либо серьёзной в той области, по которой сертифицируетесь.

Вполне можно остановиться и на электронном сертификате. Это дешевле и с этим меньше хлопот.

Однако даже, если электронный сертификат выдан действительно серьёзным сертификационным центром, по-настоящему документом он будет только при оформлении на бумаге. Кроме того в переговорах большую роль играет и представительская сторона вопроса.

Поэтому, во всех остальных случаях лучше постараться получить сертификат, оформленный на бумажном носителе.

Хотим соблюдать гост. что делать?

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Что такое электронный сертификат

Главное отличие электронного сертификата от обычного (на бумаге) становится понятно уже из самого названия. Такой сертификат существует только в электронном виде. Как правило, это графический файл, который формируется программным обеспечением центра сертификации и содержит изображение сертификата.

Существуют три варианта использования электронного сертификата:

• Если есть сайт разместить на нём файл сертификата или ссылку на него;
• Включить ссылку на сертификат в резюме;
• Распечатать файл сертификата или его скриншот на принтере.

❶ как распечатать сертификат

А можно писать «уважаемый»?

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

В чём подвох?

Так как сертификат электронный, его владелец становится зависим от электронных носителей или интернета. Без того или другого невозможно убедиться даже в самом факте существования сертификата.

Кроме того во многих странах документом подтверждающим квалификацию до сих пор считается то, что отпечатано на бумаге соответствующим образом и при этом имеет подпись и печать.

Даже если распечатать электронный сертификат на цветном лазерном принтере это не будет то же самое, что печать сертификата в типографии на профессиональном оборудовании и действительно качественной бумаге. Вопрос печати и подписи нет смысла даже комментировать.

Также не стоит забывать и о том, что далеко сертификационные центры одинаковы. Сомнительный интернет ресурс, где не указано даже название организации, предлагающей услуги сертификации, не станет тратиться на бумагу, типографию и тем более не станет оглашать свои почтовые реквизиты или своих представителей.

В чём преимущества электронного сертификата?

У электронного сертификата, безусловно, есть свои преимущества.

• Электронный сертификат, как правило, оформляется сразу после сдачи экзамена в автоматическом режиме. Не требуется ехать в центр сертификации или заказывать доставку сертификата по почте или курьером;
• Электронный сертификат хранится в интернете. Поэтому его практически невозможно потерять или повредить. Также электронный сертификат не занимает «места» в папке с документами;
• При переходе по ссылке на сертификат расположенный на сервере центра сертификации, работодатель или заказчик может сразу убедиться в том, что этот центр существует и Вам действительно выдан сертификат;
• Стоимость электронного сертификата значительно меньше по сравнению с «бумажным». Некоторые, в том числе достаточно уважаемые центры могут оформить такой сертификат даже бесплатно.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Как заверить копию

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Как поставить гриф «утверждаю»

Гриф утверждения ставится на документах, которые утверждает должностное лицо или коллегиальный орган, например собрание.

Гриф ставится в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждает должностное лицо, то гриф состоит из слова «Утверждаю», должности того, кто утвердил, его подписи, инициалов, фамилии и даты.

Если документ утверждается решением коллегиального органа, то в грифе «Утверждено» указывается наименование органа, который утвердил документ, и в скобках — дата и номер протокола, которым зафиксировали решение.

Как распечатать документ, содержащий электронную подпись –

Как распечатать сертификат? пошаговая инструкция.

Распечатать сертификат достаточно просто, для этого не нужно использовать сторонние программы. Все, что требуется – выполнить следующие действия:

• Открываем карточку налогоплательщика (в программе 1С она находится в разделе «Контрагенты» – «Налогоплательщики»).
• Из списка организаций, предложенного программой, выбираем необходимую.
• Выполняем переход на вкладку «Ответственные частные лица».
• Нажимаем кнопку напечатать бланк.

После выполнения описанных выше действий программа сформирует типовой бланк сертификата и отправит его на печать. Для завершения работы с программой нажмите кнопку «Выход».

Как можно видеть, распечатка сертификата не сопряжена с существенными осложнениями – все просто и легко.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
7. Печать не должна заходить на подпись.
8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
9. На копии надо написать, где находится подлинник.
10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Как ставить печать

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий» Начальнику транспортного цеха Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

И. И. Иванову

А теперь — после фамилии:

Иванову И. И.

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Как указать исполнителя

Внизу нужно указать фамилию, имя, отчество и телефон человека, который составил документ. Можно добавить электронную почту и должность. Исполнителя пишут мельче — это по госту. Но можно и основным кеглем.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
3. Между буквами — обычный.
4. Между словами — один пробел.
5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

• левое — 20 мм;
• правое — 10 мм;
• верхнее — 20 мм;
• нижнее — 20 мм.

Печать сертификатов

Подпись — инициалы вперед

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Появилась отметка об электронной подписи

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

Вообще, в госте неполная информация об электронной подписи. Пример отметки выглядит странно. Там нет вида подписи, полномочий и названия удостоверяющего центра.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

С какой буквы писать должность

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

Сведения, содержащиеся в сертификате эцп

Объем информации, содержащейся в электронном документе, регламентирован действующим законодательством. Типовой сертификат ключа предоставляет следующие сведения:

При распечатке все данные ЭЦП переносятся на бумагу. Сведения о подписи уместятся на одном листе формата А4. Задаваться вопросом, на какой бумаге печатать сертификат подписи, не стоит. Для подготовки документа вполне подойдут стандартные листы.

Распечатывать сертификат ЭЦП на бумаге с глянцевой поверхностью не рекомендуется. Отсканировать данный документ при регистрации будет затруднительно.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

1. Times New Roman, размеры 13, 14.
2. Arial, 12, 13.
3. Verdana, 12, 13.
4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

https://www.youtube.com/watch?v=GMv2-GMByH0

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.