ГОСТ о бланках документов

Состав и расположение реквизитов бланков

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

Какие документы следует оформлять по новому гост?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

Центрованное и флаговое расположение реквизитов

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4).

Бланки в электронном виде и на бумажном носителе

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

Что такое сертификат ст-1

Поставщик обязан предоставить сертификат СТ-1 при перемещении продукции через границы стран СНГ или при участии в конкурентных закупках. В статье рассматривается применение сертификата в сфере Госзакупок. Данный документ составлен по определённой форме на защищённом бланке.

В нём указан:

1. грузоотправитель или экспортёр;
2. грузополучатель или импортёр;
3. средства транспорта и маршрут следования;
4. номер сертификата и наименование страны, в которой он выдан;
5. цель создания и срок действия;
6. порядковый номер позиции;
7. количество мест и вид упаковки;
8. описание товара;
9. критерии прохождения;
10. количество товара;
11. номер и дата счёта-фактуры;
12. удостоверение сертификата;
13. декларация заявителя.

Срок действия сертификата зависит от планируемого участия в торгах:

Российское происхождение требуют при проведении конкурентной закупки определённых видов товаров:

Разрабатывать новые бланки или нет?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

Что нужно для получения ст-1

Сертификат выдаёт Торгово-промышленная палата Российской Федерации на платной основе. Выбрать подходящее региональное отделение можно на сайте ведомства. Оформить документ может изготовитель продукции или поставщик.
Необходимо обратиться с заявлением на получение в ТПП и подготовить пакет документов в виде копий с печатью, а именно:

Оформление сертификата занимает до пяти суток. За это время сотрудники ТПП выполняют экспертизу соответствия товара заданным требованиям. На основании первичного акта принимается решение о выдаче.

Отказать в оформлении могут, если:

Копии документов, подтверждающие выдачу сертификата, заносят в базу данных ТПП и хранят три года. Доступ к информации может получить любой желающий на специальном сервисе ведомства. Для проверки подлинности достаточно ввести номер сертификата, бланка и дату выдачи.

Формат бланков и размеры полей

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

Что означает «страна происхождения товара»

При осуществлении закупок по Закону №44-ФЗ к товарам, происходящим из иностранного государства или группы иностранных государств, работам и услугам, соответственно выполняемым и оказываемым иностранными лицами, применяется национальный режим, за исключением случаев указанных в части 7 статьи 14 данного закона.

Этим термином обозначают государство, где произвели или подвергли существенной переработке ту или иную продукцию. Указать страну происхождения обязано лицо, осуществляющее поставку товара, выполняющее работы или услуги в рамках данной поставки.

Отклонение заявки с иностранным товаром

Если торги предусматривают полный запрет на закупку иностранных товаров, заявку отклонят. Если на российский товар действует ценовая преференция, то всё зависит от доли указанного Если торги предусматривают полный запрет на закупку иностранных товаров, заявку отклонят.

Если заказчиком установлены ограничения допуска, то они применяются по принципу «третий лишний». При поступлении минимум двух заявок с разным производителем, в которых товар произведен на территории РФ или ЕАЭС, а в составе заявки есть сертификат СТ-1 – заказчик отклоняет все остальные заявки.

Бланки на разных языках

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2021) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

Виды бланков

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

Что такое декларация о происхождении товара

Это заявление, которое отправляется из страны происхождения. Его составляет производитель, продавец или импортёр. В декларации указывают информацию, которая подтверждает географическое место производства товара. Заказчик предоставляет данный документ, если в правилах определённой госзакупки установлен запрет на допуск товаров, произведённых за рубежом.

Должны ли совпадать данные в ст-1 и декларации

Если данные о стране происхождения не совпадают, заказчик отклоняет заявку победителя по причине недостоверной предоставленной информации. Контракт расторгается по соглашению сторон или в одностороннем порядке с применением судебной системы. Во втором случае исполнителя вносят в реестр недобросовестных поставщиков.

Бланки угловые и продольные

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

Проверяет ли заказчик страну происхождения товара

На основании 44-ФЗ заказчик направляет информацию о стране происхождения в реестр контрактов, если при закупке были предусмотрены условия национального режима или установлен запрет на покупку товаров иностранного производства.
Поэтому заказчик всегда проверяет СТ-1 в реестре на сайте ТПП.

Что будет, если проигнорировать требования о предоставлении подтверждающих документов

Поставщик может пропустить требования национального режима по причине своей халатности или от недостатка знаний в этой сфере.

Дальнейшее решение принимается исходя из правил закупки, в которой участвует исполнитель: