Изучаем sipoc один из главных инструментов для описания бизнес процессов

Непрерывное совершенствование бизнес-процессов через декомпозицию

Наиболее важным принципом непрерывного совершенствования бизнес-процессов является определение того, как выполняется работа. Этого можно добиться с помощью качественного картирования и моделирования процессов.

Каждый бизнес-процесс состоит из множества подпроцессов и задач, иногда повторяющихся и цикличных. От того, насколько эффективно они выполняются, зависит рост и развитие компании и ее конкурентоспособность на рынке.

Что такое декомпозиция процесса?

Декомпозиция процесса – это практика документирования всех подпроцессов и задач, составляющих бизнес-процесс более высокого уровня. Например, возьмем такой несложный процесс, как обработка счет-фактуры.

Обработка счет-фактуры состоит из нескольких подпроцессов и задач, включающих множество участников, действий участников, передачи обслуживания, системные взаимодействия и т.д.

Декомпозиция бизнес-процесса на подпроцессы и операции

Бизнес-процесс может быть декомпозирован на следующие элементы – подпроцессы и операции.

Процессы верхнего уровня можно разбить на подпроцессы – второго, третьего и т.д. уровня. Это позволит легче контролировать процесс и управлять им. Количество уровней процесса обычно не ограничивается какими-то рамками.

Подпроцессы делятся на операции – простые и понятные действия в процессе, которые разбивать далее уже бессмысленно. Уровень детализации будет зависеть от компетенции исполнителей – если исполнителю операция ясна и понятна, то не стоит тратить время на подробную декомпозицию, если же это новичок – есть смысл подготовки подробной инструкции.

Почему важна декомпозиция процесса?

Декомпозиция бизнес-процесса на детализированные уровни важна по нескольким причинам:

Улучшение процесса принятия решений и анализа бизнес-процессов

С точки зрения непрерывного совершенствования декомпозиция процессов важна, поскольку она обеспечивает детальное понимание процесса, необходимое для принятия обоснованных решений, и выбор правильной стратегии оптимизации процессов.

## До автоматизации: анализ и декомпозиция бизнес-процессов

Прежде чем принять решение о том, как наилучшим образом улучшить процессы, вам необходимо проанализировать свои бизнес-процессы и определить, где есть узкие места, где они подвержены ошибкам и где могут быть потери.

### Оценка и определение узких мест

Вы не сможете сделать это, не имея четкой и точной картины того, как выглядит этот процесс и все его подпроцессы.

#### Обоснованная автоматизация

Автоматизация - еще одна из ключевых стратегий совершенствования процессов, которую организация может применить для улучшения бизнес-процессов с точки зрения повышения эффективности и снижения затрат.

### Декомпозиция и автоматизация

При декомпозиции вы разделяете процессы верхнего уровня на более мелкие составляющие - подпроцессы и операции, ровно на столько, на сколько это необходимо для целей процесса. Вы сможете оценить, на каких участках используется ручной труд, какие операции повторяются, и таким образом понять, где необходимо внедрить автоматизацию.

#### Качественное моделирование процессов и прогнозная аналитика

Чтобы количественно оценить бизнес-процессы, необходимо разложить их на более мелкие, детализированные элементы и установить контрольные показатели и метрики эффективности каждому этапу процесса. Вы сможете понять, какие процессы нуждаются в модификации, осуществить моделирование процессов с учетом необходимых изменений и просчитать эффективность планируемых улучшений.

### Декомпозиция процессов в SILA Union

SILA Union, программное обеспечение для моделирования, анализа и оптимизации бизнес-процессов, позволяет структурировать деятельность компании. Пользователям доступно как построение архитектуры бизнес-процессов – процессов верхнего уровня, так и дальнейшая декомпозиция на подпроцессы с детальным описанием каждой операции.

### Преимущества SILA Union

- Прозрачность всех процессов в компании
- Возможность ответить на ключевые вопросы для улучшения деятельности
- Повышение качества управления и достижение целей

### Анализ СМК

Анализ СМК со стороны руководства может быть рассмотрен как процесс, что позволит четко идентифицировать входы и намеченные результаты процесса.

Анализ системы менеджмента качества

Целью процесса является установление порядка анализа СМК через запланированные интервалы (ежеквартально и ежегодно в первом квартале) для обеспечения ее постоянной пригодности, адекватности и результативности, а также для постоянного повышения результативности системы менеджмента качества посредством использования политики и целей в области качества, результатов аудитов, анализа данных, корректирующих и предупреждающих действий, анализа со стороны руководства.

Входы в процесс

Входами в процесс являются выходные данные обеспечивающих и базовых процессов (в соответствии с паспортами процессов), а также данные, полученные по результатам мониторинга данных по продукции, ресурсам и т.д.

Выходы из процесса

Выходами из процесса являются корректирующие и предупреждающие действия, рекомендации для улучшения СМК.

Критерии оценки

Критерии оценки результативности процесса связаны с оценкой результативности процессов СМК и выполнения отдельных установленных требований применительно к продукции, ресурсам, целям в области качества и др.

Установление процедуры анализа

Для полного понимания и выполнения этого требования следует установить:

• Цели проведения
• Ответственных за проведение
• Периодичность проведения
• Источники информации
• Полный перечень входных данных
• Механизм преобразования входных данных в выходные
• Формы документированной информации

Документирование анализа

Данные об анализе со стороны руководства целесообразно оформить в виде отчета. Отчет условно можно разделить на две части: первая часть – входные данные; вторая часть – выходные данные по результатам анализа. Должностные лица и структурные подразделения организации представляют сведения для анализа в отдел систем менеджмента, где формируется проект отчета.

Пример распределения ответственности

Ответственность за предоставление информации, установленной в п. 9.2.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2015, должна быть установлена в организации. Рассмотрим в качестве примера распределение ответственности за предоставление входных данных для анализа (п. 9.2.2 b ГОСТ Р ИСО 9001-2015).

Ответственность за предоставление данных:

• По результатам достижения целей в области качества ответственность несут представители высшего руководства, начальники подразделений и начальник отдела систем менеджмента;

• По результатам внутренних аудитов ответственность несет начальник бюро аудитов, либо отдела систем менеджмента;

• По обратной связи от потребителей, включая данные об их удовлетворенности, ответственность начальник маркетинговой службы;

• По результатам и показателям динамики функционирования процессов ответственность несут владельцы процессов;

• О статусе предупреждающих и корректирующих действий несут высшее руководство, начальники подразделений и начальник отдела систем менеджмента;

Действия перед анализом

• Действия, вытекающие из предыдущих анализов, несет представитель руководства по СМК под руководством генерального директора;
• Изменения, влияющие на СМК, несет представитель руководства по СМК под руководством генерального директора.

Преобразование входных в выходные данные

Входные данные необходимо преобразовать в выходные данные, охватывающие не только результативность СМК. Выходные данные анализа СМК включают:

• Возможности для улучшения (продукции, процессов, ресурсов, СМК и других объектов);
• Необходимые изменения в СМК, включая структуру системы, ее элементы и механизмы взаимосвязи;
• Потребности в ресурсах (финансовые, человеческие, инфраструктура, среда для процессов, устройства для мониторинга, знания);
• Новые цели, стратегии маркетинга и другие.

Документирование результатов

Документированной информацией по анализу СМК будет являться:

• Отчет об анализе СМК руководства;
• Протоколы совещаний, приказы о мероприятиях;
• Планы мероприятий.

Блок-схема процесса анализа

На рисунке ниже представлена блок-схема процесса анализа СМК со стороны руководства.

Значение анализа

Анализ со стороны руководства необходим для поддержания и улучшения системы менеджмента качества. Это также обеспечивает данные для стратегического планирования.

Метод SIPOC

SIPOC – это метод описания бизнес-процессов, который включает в себя пять основных элементов: поставщики, входы, процессы, выходы, заказчики. Этот метод широко применяется в методологии управления качеством.

Применение SIPOC

SIPOC – один из наиболее популярных методов описания бизнес-процессов. После изучения материала вы сможете использовать SIPOC на базовом уровне.

Расшифровка аббревиатуры SIPOC

• S – поставщики
• I – входы
• P – процессы
• O – выходы
• C – заказчики

Подробнее о взаимосвязи элементов можно увидеть на диаграмме ниже.

Инфографика: Оля Ежак для Skillbox Media

По модели SIPOC процесс выглядит так:

Построить модель процесса по SIPOC — это указать входы, выходы, поставщиков, заказчиков и шаг процесса.

Приведём пример. Шаг процесса — это приготовление брускетты с ростбифом в ресторане. У процесса есть ответственный — это повар. Внутренним поставщиком будет администратор ресторана, отвечающий за закупку. Он следит, чтобы в холодильниках было необходимое количество продуктов, и по сигналу приносит их повару.

В этом примере входы будут материальными — это ростбиф, брускетта и соусы. Выход — готовое блюдо. Внутренним заказчиком будет официант, который отнесёт брускетту в зал ресторана.

Ещё один пример. Шаг процесса — регистрация участника на семинар. В нашем примере будет внешний поставщик — это компания, продающая билеты на семинары. Вход — информационный; это данные заявки участника.

За шаг процесса отвечает сотрудник компании — организатора семинара. Выход — билет, который по электронной почте отправляют внешнему заказчику — участнику семинара.

В широком смысле — чтобы контролировать и улучшать бизнес-процессы. Когда компания растёт и развивается, количество процессов и ответственных за них увеличивается. Контролировать процессы и исполнителей становится сложнее. Тогда на помощь приходят методики и инструменты для описания и формализации процессов. SIPOC — одна из таких методик.

В Skillbox Media также есть гайд, в котором мы рассказываем о ещё одной методике для описания бизнес-процессов — BPMN. Больше об описании и моделировании бизнес-процессов можно прочитать в этой статье, а об автоматизации бизнес-процессов — в этой.

Разные методики описания процессов хороши для разных задач. Разберём, что позволяет сделать SIPOC.

Во-первых, SIPOC показывает:

Во-вторых, методика позволяет определить начало, конец и основные этапы процесса. Если мы создадим карту процесса по методу SIPOC, то увидим, какие входы и выходы в процессе ключевые, определим основных поставщиков или клиентов.

Модель позволяет проследить бизнес-логику процесса. Можно сказать, что у неё высокий, но управляемый уровень абстракции.

В-третьих, с помощью SIPOC все заинтересованные лица получат одинаковое представление о том, как происходит процесс. Это касается и исполнителей, и тех, кто пользуется результатами процесса внутри компании.

Благодаря методике ответственный за тот или иной шаг будет понимать, что и от кого он должен получить и что и кому он должен передать. Если схемы SIPOC разработаны для каждого шага процесса, то, скорее всего, процесс пойдёт так, как нужно компании, а не так, как решит кто-нибудь из сотрудников.

Таким образом, SIPOC нужен, чтобы:

Преимущество методологии в том, что её легко использовать. Схемы SIPOC интуитивно понятны, в них легко разобраться. Чтобы понять схемы SIPOC, не нужно изучать .

Но SIPOC стоит применять не всегда. Чаще всего методологию используют в крупных компаниях с большим количеством процессов и ответственных лиц. В небольших компаниях, где мало процессов, необходимости в SIPOC нет.

Есть ещё одно ограничение: SIPOC не подойдёт для сложных и разветвлённых процессов. Если использовать методику для их описания, то полученные схемы не будут читаемыми и понятными.

Сначала рассмотрим элементы методологии SIPOC подробнее:

Вот последовательность, в которой удобно строить модель:

Чтобы определить входные данные и поставщиков процесса, сначала нужно узнать, в какой точке начинается процесс. Это несложно, если основные процессы в организации известны.

Найти входные данные и поставщиков процесса помогут следующие вопросы.

Какие основные материалы, информацию или продукцию получает процесс? Ключевыми будут те, из которых в ходе процесса создаётся конечный продукт. Например, в производственном процессе это будут материалы или полуфабрикаты, а в авиакомпании — расписание рейсов.

Для обоих примеров есть и другие значимые входы. Для производства это будет, например, документ — заказ на производство. Для авиакомпании — билет пассажира.

Какие из всех входов необходимы для процесса? Выберите только значимые. Если процесс может функционировать без какого-то входа, значит, вход не является критически необходимым.

Проверьте, потребляются ли выбранные вами входы во время процесса. Или, может быть, их используют? Может быть, входы проходят через процесс и поступают к заказчику как выходы? Если не происходит ничего из перечисленного, значит, это не входы. Возможно, это инструменты процесса.

Кто поставляет эти входы? Если вы правильно определили входы процесса, то вы с лёгкостью найдёте поставщиков.

Мы рассказали главное, что нужно знать, чтобы построить модель процесса по матрице SIPOC. Давайте создадим её на примере.

Для SIPOC лучше всего использовать обычную блок-диаграмму — ниже мы покажем, как она будет выглядеть. В отличие от более детальной карты процесса, блок-диаграмма — это простой прямолинейный поток без усложнений.

Построить диаграмму можно с помощью любого инструмента. Его выбор будет зависеть от целей. Если это совещание, удобно рисовать диаграмму на интерактивной доске или листе бумаги. Если вы уже собрали информацию и её нужно документировать, можно использовать Word, Excel и другие программы.

Процессом в нашем примере будет обслуживание клиентов в кинотеатре. Удобнее всего начать с того, чтобы нарисовать блок с процессом. Поставим первый шаг процесса — «Продажа билетов на сеанс» посередине листа.

Изображение: Skillbox Media

Давайте запишем ответственного за шаг и исполнителей. Ответственного удобно выделять жирным шрифтом. Бывает, что ответственный одновременно выступает и исполнителем. Тогда достаточно написать его один раз. То есть исполнителей может и не быть, а вот ответственный должен быть всегда.

Теперь нам надо определить выходы шага. Выходом может быть информация, а также нечто материальное. У каждого шага — свои выходы. Если их нет, шаг не имеет смысла и, скорее всего, не нужен. Поэтому выходы надо определить настолько точно, насколько это возможно.

Что будет выходом нашего шага? Билет или билеты, проданные клиенту на выбранный им сеанс.

Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

Кому в кинотеатре нужна такая информация? В первую очередь букеру — сотруднику, который отслеживает продажи билетов на премьеры и заполняемость залов. На основании этих данных букер корректирует расписание.

Также эта информация необходима прокатчику, так как любые изменения в расписании должны быть согласованы с ним.

Для этого шага букер и прокатчик — это клиенты, или потребители. То есть те, кому нужен выход данного шага, кто предъявляет к шагу требования. Задача исполнителя шага — удовлетворить клиента: внутреннего или внешнего. Дать то, что ему нужно, и в той форме, в которой это ему нужно. Исполнитель шага — поставщик для своих клиентов.

Концепция внутренних клиентов и поставщиков — ключевая в современном управлении.

Большинство проблем возникают на стыках — в момент передачи информации и ответственности между сотрудниками и подразделениями. Эти проблемы решает процессный подход, в том числе методика SIPOC.

Чтобы обслужить клиента, кассиру нужно знать:

Это входы данного шага. Нарисуем их слева от шага и соединим с ним стрелками:

От кого кассир может получить всю эту информацию?

Представим, что в кинотеатре нет системы выбора мест. Все данные записывают в журнал, и кассиры передают их между сменами. Если один кассир забудет записать информацию, букер и прокатчик сделают неверные выводы о ситуации.

Важный вывод: в компании всегда возникают цепочки «клиент — поставщик». От того, насколько отлажены стыки в этих цепочках, и от того, насколько хорошо поставщики удовлетворяют своих клиентов, зависит эффективность бизнеса.

Мы подробно описали один шаг процесса. Может показаться, что это долго. На практике больше всего времени уходит на обдумывание и обсуждения. Рисование занимает секунды.

Напомним последовательность, в которой мы анализировали шаг процесса. Нарушение последовательности часто приводит к потере смысла.

Обратите внимание: мы разбираем процесс, начиная с конечных потребителей результатов. Потом двигаемся постепенно, пока не доберёмся до инициаторов процесса. Не рекомендуем двигаться в обратном направлении.

В предыдущем разделе мы описали один шаг процесса — продажу билетов на сеанс. Когда вы смоделировали один шаг, нужно переходить к следующему. В нашем примере это мог бы быть кинопоказ. Вот как могла бы выглядеть модель этого шага, описанная с помощью SIPOC.

Таким образом, один общий процесс нужно раздробить на шаги и каждый шаг описать с помощью SIPOC. Потом шаги или процессы можно связать друг с другом. Как правило, выход одного шага или процесса — это вход другого.

Когда вы будете анализировать процесс, список и последовательность шагов могут измениться.

Однако важно помнить о следующем. Сначала стоит построить модель SIPOC для всего процесса в целом. И только потом, если это нужно, детализировать её — строить модели для каждого шага.

SIPOC — это взгляд на процесс «с высоты». Методику редко используют для мелкой детализации. В этом разделе мы разберём, что делать в ситуациях, когда, как кажется, нужно добавить в модель много деталей.

Если нужно показать, что разные поставщики дают разные входы, то это можно сделать стрелками, как в примере выше. Таким же образом можно сопоставить выходы и клиентов. Если три поставщика дают два входа, а четыре клиента пользуются тремя выходами, это можно изобразить с помощью стрелок на модели SIPOC.

Если усложнять модель SIPOC и добавлять в неё много деталей, то она перестаёт быть читаемой. Теряется её основное преимущество. Если у вас есть большой процесс, то лучше раздробить его на этапы. Каждый из этапов будет самостоятельной картой SIPOC.

Иногда нужно описать циклические процессы. Пример такого процесса — кассир уточняет данные у клиента столько раз, сколько потребуется. Циклические процессы описывают как отдельный, единичный этап. На эти процессы нужно посмотреть «с большой высоты».

Иногда циклические процессы содержат блоки, которые обязательно нужно описать, так как это важно для автоматизации. Тогда таких циклов описывают в отдельных картах SIPOC.

Что делать с параллельными процессами? Для каждого параллельного процесса нужно составить свою карту SIPOC. Чтобы показать отношения между параллельными процессами, используют другие инструменты. Это выходит за рамки методики SIPOC.

Если у процесса есть ветвления, то описывают этапы процесса до и после ветвлений. Методика SIPOC не подходит для того, чтобы описывать ветвления. Если во время построения модели возникает много ветвлений, это значит, что неверно выбран масштаб. Нужно уменьшить его и посмотреть на процесс сверху.

Если вы изучаете описание бизнес-процессов, то прочитайте статью Skillbox Media о нотации BPMN. Эта нотация широко применяется в России и за рубежом. Если бизнес-аналитик научится строить бизнес-процессы в этой нотации, он будет востребован.

Если вы только начали разбираться в управлении бизнес-процессами — прочитайте статью Skillbox Media «Большой гайд по управлению бизнес-процессами: главное, что должен знать каждый менеджер».

Из этой статьи вы узнаете больше о профессии бизнес-аналитика, из этой — больше об операционном менеджменте, а из этой — о проектном управлении.

Больше статей Skillbox Media о менеджменте

Большая конференция по нейросетям!Хотите разобраться, как их использовать в своей работе? Смотрите: 13 топ-экспертов, кейсы и практика. Онлайн, бесплатно. Кликните для подробностей.

Каждый бизнес состоит из взаимосвязанных процессов – от производства продукции и выполнения клиентских заказов до найма новых сотрудников и оформления документов. Чем лучше вы понимаете, как работает ваша организация, тем эффективнее вы сможете управлять ею.

Подавляющее большинство процессов в компаниях должным образом не задокументировано. Часто бизнес-процессы существуют только в форме накопленных знаний и передаются в устной форме или имеют нефункциональную графическую форму. Сотрудники знакомы с процессами только в своей узкой области, и общая картина не доступна.

Ответить на вопросы “Как устроены бизнес-процессы в компании? Эффективно ли работает бизнес? Есть ли возможности для оптимизации?” можно с помощью моделирования процессов. Карты бизнес-процессов обычно используются для описания того, как работает процесс: в виде блок-схемы отображаются: каждый шаг, решение и задача, связанные с процессом. В этой статье мы расскажем, что такое карты бизнес-процессов, как их построить и как можно использовать моделирование процессов для оптимизации бизнес-операций компании.

Что такое карта процесса?

Карта процессов – это графическое отображение процессов с целью лучшего понимания того, как они работают и как они организованы. Карта процесса использует символы блок-схемы для представления всех задач, действий и информации, составляющих конкретный процесс. Составление карт процессов облегчает командам оценку эффективности своих процессов.

Цель карты процессов

Используя карту рабочего процесса, вы сможете получить общее представление о том, как фактически выполняется процесс, как взаимодействует с другими элементами и как его можно улучшить. Также с помощью описание процесса вы можете:

Карты и моделирование бизнес-процессов

По сути своей карты и есть модели бизнес-процессов, схематично которые можно выполнить на каком-то носителе, включая лист бумаги или доску. Но если мы говорим о создании цифровой объемной модели и ее автоматизации, то без специального программного обеспечения не обойтись. Наиболее удобным и востребованным цифровым инструментом для проектирования бизнес-процессов сегодня является SILA Union.

Методы моделирования процессов

Существует множество различных способов создания карты процессов. Вы можете использовать блок-схемы, диаграммы, mind-maps и прочее, но существует несколько широко используемых и признанных методологий. Ниже приведены наиболее распространенные методы моделирования процессов.

Схема модели бизнес-процесса в нотации BPMN

Нотация BPMN является наиболее часто используемой методологией отображения бизнес-процессов от начала до конца в виде блок—схемы. BPMN – ключевой инструмент управления бизнесом, так как последовательно и наглядно отображает операции и информационные потоки, необходимые для реализации процесса.

Для создания графического представления процесса в нотации BPMN используются стандартизированные элементы и символы, которые будут понятны и доступны всем участникам бизнес-процесса независимо от технических знаний.

Основные графические элементы в языке моделирования BPMN – “Пулы или бассейны”, “Действия”, “Шлюзы/Развилки”, “События”, “Потоки”овалы для начальной и конечной точки, прямоугольники для задач/шагов, ромбы для точек принятия решений и стрелки для обозначения направления процесса.

Ранее мы подробно рассказывали про нотацию BPMN в этой

Карта потока создания ценности (VSM)

Карта потока создания ценности – это ключевой метод бережливого производства (LEAN), который направлен на постоянное улучшение бизнес-процессов путем отображения ценности бизнес-процесса. Это визуальное представление всех взаимодействий с вашим клиентом и ценности, которую приносит каждое взаимодействие. Цель построения такой модели – устранить операции, не несущие никакой ценности.

Карта потока создания ценности обеспечивает визуальное представление всех операций производственного процесса с момента создания продукта до передачи клиенту. С помощью модели вы сможете анализировать и определять способы улучшения процесса предоставления ценности и устранения потерь, создавать эффективный поток во всех производственных или бизнес-процессах.

Диаграмма “поставщик-вход-процесс-выход-клиент” (SIPOC)

Диаграмма SIPOC – это отображение процессов верхнего уровня, на основе которой можно разработать очень подробную карту процессов. В диаграмме представлены ключевые элементы процесса, определяющие его границы. С помощью этого инструмента все заинтересованные лица могут прийти к соглашению относительно границ и смысла процесса.

Применяйте эти подсказки на каждом этапе создания диаграммы SIPOC, чтобы лучше понять цель построения:

Блок-схема – это самая простая карта процесса, отображающая рабочий процесс в последовательном порядке. Блок-схемы чаще всего используются для документирования и создания руководства по новым рабочим процессам, но их также можно использовать для повышения эффективности существующих рабочих процессов.

Блок-схемы дают представление о том, какие действия необходимы для реализации процесса и получения результата , но также они легко адаптируются и могут применяться для отображения потоков:

Модели процессов верхнего уровня

Как следует из названия, модели процесса верхнего уровня – это визуализация самых основных действий или рабочего потока в рамках процесса. Такие модели не содержат большой детализации и идеально подходят для быстрого определения ключевых этапов процесса.

Подробные карты процесса

В отличие от модели процессов верхнего уровня подробные карты процессов содержат большое количество деталей – углубленные сведения о каждом этапе, включая подпроцессы. Подробная карта процесса – отличный способ точно определить проблемы процесса, такие как ошибки и избыточность. Такие карты предоставляют следующую информацию:

Как наилучшим образом моделировать процессы

Универсального способа отображения бизнес-процесса не существует, поэтому выбирайте методологию, исходя из требуемого уровня детализации.

В некоторых случаях модели процессов могут дополнять друг друга – используйте методологию VSM, чтобы понять общую картину и ценность, предоставляемую клиентам; нотацию BPMN, если нужны функциональные блок-схемы и понимание того, откуда поступает и куда уходит информация; и диаграмму SIPOC для детального представления входных и выходных данных.

В любом случае, все эти способы моделирования процессов объединяет возможность обеспечить более четкое понимание действий, потока, людей и ресурсов, задействованных в процессе, — от начала до конца.

В специальном инструменте для моделирования и управления бизнес-процессами SILA Union вы можете описать процессы компании любым вышеперечисленным методом моделирования процессов – SILA Union поддерживает более 200 моделей и нотаций описания деятельности организации.

Зачем бизнесу нужна карта процессов?

Моделирование процессов дает визуальное представление о различных процессах бизнеса. В карте процессов содержится вся необходимая информация, которая поможет определить: кто, что, где, почему, когда, как и все, что относится к деталям и проблемам процесса, и даже направить к возможным решениям. Моделирование процессов необходимо компании, потому что:

Как создать модель процесса

Составление модели процесса не станет сложной задачей, если придерживаться правильного подхода. Чтобы точно описать процессы, привлеките все соответствующие заинтересованные стороны, включая тех, кто будет отвечать за управление процессом и кто будет реализовывать процесс в рамках своей повседневной работы.

Определите процесс

Определите процесс, с которого необходимо начать – это могут быть неэффективные процессы, наиболее важные для реализации стратегии, либо напрямую влияющие на удовлетворенность клиентов.

Идентифицируйте начало процесса – выясните, что явилось причиной создания карты процесса. Также обозначьте конечную цель – какого результата необходимо достигнуть? Кто влияет на исход процесса, какие заинтересованные лица участвуют в нем?

Итак, описание необходимо начать с определения основ и установки ограничений для процесса, который вы планируете отобразить:

Сбор информации

На этом этапе цель состоит в том, чтобы собрать всю возможную информацию. Именно так вы поймете, как все устроено в рамках вашего процесса. Определите, что люди делают, почему они это делают, сколько времени им на это требуется и какие ресурсы им для этого нужны. Необходимо найти ответы на пять вопросов верхнего уровня:

Определите и упорядочьте необходимые действия

Составьте подробный список всех задач, которые необходимо выполнить для завершения процесса. Определите, кто будет нести ответственность за каждый из них. Обратите внимание, что называть задачи необходимо с глагола.

Определите последовательность шагов

Возьмите подготовленный список задач и расположите их в правильном порядке. Что должно произойти в первую очередь? Можно ли выполнять некоторые задачи одновременно? Какие задачи зависят от других? Когда процесс будет завершен? Некоторые задачи могут быть необходимы только при выполнении определенного условия – обязательно зафиксируйте эти моменты.

Визуализируйте процесс

Самая интересная часть – графическое отображение процесса. Каждый элемент в карте процессов должен быть представлен определенным символом блок-схемы.​ Убедитесь, что в вашей организации все сотрудники знают, что они обозначают.

Для визуализации карты процесса лучше использовать специальный инструмент моделирования процессов, например SILA Union, который позволяет описывать процессы в любой удобной нотации. В дополнение к моделированию рабочих процессов у пользователей есть возможность связать свои процессы со всеми важными документами, которые имеют отношение к выполнению процесса. Также вы сможете хранить формы и контрольные списки, которые значительно облегчают выполнение процесса и обеспечивают еще большую прозрачность рабочих процессов.

Задокументируйте процесс

Заключительным этапом составления карты процесса является документирование результата. Независимо от того, насколько красиво выглядит ваша блок-схема, она не принесет никакой пользы, если целевая аудитория не сможет найти ее, когда ей это нужно. Убедитесь, что все процессы задокументированы в одном месте, которое служит единственным источником информации для вашей команды.

В единой информационной среде SILA Union вы сможете не только моделировать, бизнес-процессы, но и разрабатывать по ним необходимую документацию. В SILA Union вы можете задокументировать любой процесс: описать его, обозначить границы, результаты процесса, входные и выходные данные, ответственных, разработать блок-схему, и все сотрудники будут иметь доступ к этим данным.

Адаптируйте карту процесса к меняющимся условиям

Компании и, следовательно, бизнес-процессы подвержены постоянным изменениям, вызванным как внутренними, так и внешними факторами. Поэтому может потребоваться время от времени пересматривать и обновлять карту процесса. Модельпроцесса всегда должна отображать текущее состояние “как есть”.

Советы при составлении карты процессов

Каждая организация может иметь разные подходы к описанию процессов, но есть несколько универсальных советов, которые помогут вам разработать карты процессов с минимальными ошибками:

Моделирование бизнес-процессов не является разовым проектом. Непрерывная оптимизация процесса требует постоянного мониторинга и регулярных проверок. Тем не менее, усилия окупятся, и когда все будет сделано правильно, описание процессов может помочь вам стандартизировать и оптимизировать рабочие процессы и создать понимание в команде.

Моделирование процесса с дальнейшими улучшениями с помощью SILA Union

Разработка карт процессов имеет много преимуществ, но у вас могут возникнуть вопросы: А что дальше? Как поделиться подготовленной информацией и взаимодействовать со всеми сотрудниками? Достаточно ли описать процессы, чтобы гарантировать реализацию по разработанным стандартам? Как извлечь данные из процесса?

По этой причине моделирование процессов подразумевает использование специального программного обеспечения для управления управления бизнес-процессами (BPM), такого как SILA Union.

С SILA Union вы можете легко смоделировать даже сложные бизнес-процессы в любых нотациях, собрать необходимую по ним информацию в едином пространстве с доступом к этим данным всех сотрудников. SILA Union объединяет все процессы и связанные с ними атрибуты в едином хранилище, обеспечивая коллаборацию пользователей и суммарный опыт и знания сотрудников.

На базе карт процессов в SILA Union вы можете анализировать и совершенствовать свои бизнес-процессы, используя встроенные инструменты анализа и оптимизации, а также отслеживать ключевые показатели эффективности, стандартизировать и автоматизировать бизнес-процессы.