Как настроить процессы в компании

Элемент 5. Оценка системы внутреннего контроля, или контролируем контролеров

Однажды установленная система видеонаблюдения ломается. Однажды купленный антивирус устаревает. А когда-то кристально честный работник может начать воровать. Чтобы вовремя замечать и латать такие бреши в СВК, нужно мониторить ее работоспособность и эффективность, то есть контролировать систему контроля.

Делается это так: сначала ищут уязвимости, а потом чинят или меняют то, что сбоит. К примеру, приглашают на инвентаризацию внешнего аудитора и оказывается, что на складе полно недостач. А раньше их как будто бы не было, потому что работники вместо подсчета активов пили чай, а в инвентаризационных описях в колонку По факту переписывали цифры из столбца По учетным данным. Значит, теперь инвентаризировать активы будут аутсорсеры или свои же сотрудники, но под прицелом видеокамер.

Поиск уязвимостей и их починка в эффективной СВК ведутся непрерывно. Для этого:

Контроль для контролеров в каждом бизнесе свой. Для компании со ста сотрудниками он не такой же, как для той, где работают тысячи. Для производства – иной, нежели в консалтинге. Поэтому единого рецепта про то, что проверять, не дадим, зато поделимся тестом оценки СВК. В нем 91 вопрос, по которым проанализируете эффективность каждого из пяти элементов и системы в целом. Если выйдете на высокий уровень – все в порядке, если на низкий – нужны перемены, а то бизнес загнется.

Конечно, тест формален. Мы не могли учесть в нем специфику каждой организации. Но если каких-то вопросов вам не хватает или что-то кажется лишним – корректируйте и получите чек-лист под свою компанию.

Структура капитала

Бизнес может развиваться с помощью собственных денег или за счет заемных средств. Есть показатель финансового рычага, который показывает устойчивость компании, то есть зависимость бизнеса от внешнего финансирования. Для расчета используют формулу:

Финансовый рычаг (коэффициент) = Внешний капитал / Внутренний капитал.

Показатели берут в балансовом отчете. Оптимальный показатель находится в диапазоне 0,5-0,7. Если показатель меньше, то бизнес устойчивый, а если больше, то компания в сильной зависимости от внешнего финансирования.

Используйте таблицу финансовых показателей бизнеса, чтобы контролировать финансовое состояние и не допустить момента, когда у компании не будет денег, чтобы заплатить по обязательствам или на развитие.

Еще больше материалов о ведении бизнеса и деньгах можно найти в телеграм-канале и блоге ПланФакта.

Выручка

Выручка — это деньги, которые компания заработала на реализации продукции или оказании услуг.

Выручка и ее важность

Некоторые предприниматели часто путают этот показатель с прибылью. К выручке относятся деньги, которые бизнес получает от своей деятельности, но из этих денег нужно оплачивать расходы, например, налоги. Показатель выручки используют, чтобы понимать, сколько приносят продажи. В идеале эта цифра должна постоянно расти.

Важность выручки

Выручку смотрят в разрезе двух отчетов:

1. Прибыль и убытки: Выручка фигурирует в отчете о прибылях и убытках и показывает, сколько денег фирма заработала.
2. Отчет о движении денежных средств: Второй отчет, который учитывает еще неоплаченные счета и расходы, поэтому эта цифра может отличаться от выручки в отчете о прибылях и убытках.

Выручку важно отслеживать по всем направлениям компании. Бывает, что разные подразделения присылают показатели, которые не сходятся друг с другом. Например, бухгалтерия показывает общий объем выручки в 40 миллионов рублей, но по отчетам подразделений получается другая сумма. Поэтому важно внедрять финансовый учет, чтобы итоговый показатель был точным. Например, с помощью сервиса ПланФакт.

Какие недостатки СВК часто встречаются на практике

Недостаточность контроля

Существует ряд проблем с контролем, когда некоторые важные аспекты контроля остаются незамеченными. Например, в некоторых компаниях акцентируют внимание исключительно на предотвращении недоплаты налогов, но игнорируют возможные переплаты.

Нет четкого определения ответственных

Часто возникает ситуация, когда причинен ущерб, но не удается четко выделить конкретных работников, которые могли бы быть причастны к этому. Это представляет особую опасность для руководителей и владельцев предприятий, поскольку в определенных обстоятельствах их могут обвинить в умышленном создании условий для уклонения от налогов и других нарушениях.

Нет стандартизированных процедур контроля

В результате отсутствия стандартизированных процедур каждый сотрудник осуществляет контроль по своему усмотрению и в удобное для него время. Например, одним из распространенных нарушений является проведение формальной инвентаризации, что создает благоприятные условия для возникновения хищений и злоупотреблений.

Внутренний контроль в аудиторской практике

В аудиторской практике нередко встречаются ситуации, когда контроль отсутствует в течение длительных периодов. Это приводит к серьезным рискам для организации и может способствовать различным видам финансовых нарушений и потерь.

Чистая прибыль

Этот показатель показывает успешность бизнеса и сколько собственники могут взять себе в качестве дивидендов. При расчетах важно учитывать именно все расходы: от налогов до аренды.

Чистая прибыль = Выручка – (Производственные расходы + Косвенные расходы + Амортизация + Налоги на прибыль + Проценты по кредитам)

Производственные расходы

Это затраты на производство товаров или услуг. Например, закупка сырья или зарплата сотрудника, который производит товар.

Косвенные расходы

Это затраты, которые не влияют напрямую на производство товаров или услуг, но связаны с ними. Например, зарплата административных сотрудников или бюджет на маркетинг.

Расходы

Расходы — это деньги, которые компания тратит на ресурсы, чтобы получить доходы за определенный период времени. К расходам относят заработную плату, закупку сырья, оплату коммунальных услуг.

Собственники видят, сколько денег нужно тратить на деятельность компании.

Отслеживание эффективности ОКК

🏆 KPI для сотрудников ОКК в разных компаниях определяют по-разному, но к наиболее распространенным относят:

• выполнение плана по прослушиваниям звонков;
• корректность заполнения чек-листов;
• выполнение плановых показателей конверсии или объема продаж в ОП.

Довольно часто из этих KPI формируется бонусная часть зарплаты сотрудников ОКК.

Преимущества внедрения СВК

На самом деле, внедрение системы внутреннего контроля имеет довольно много весомых преимуществ. От ее появления выигрывает не только сегмент руководителей и сотрудников, но и другие специалисты, связанные с компанией или проектом.

Для руководства и сотрудников компании

Эффективная система внутреннего контроля играет ключевую роль в современном управлении организацией. Она не только способствует четкому определению обязанностей сотрудников, но и помогает выявить потенциальные риски, которые могут повлиять на достижение целей компании.

В результате внедрения такой системы исполнители получают четко определенные границы ответственности, что способствует более эффективному выполнению задач и достижению целей.

Кроме того, процессы внутри компании становятся более прозрачными, что упрощает взаимодействие между подразделениями и способствует снижению вероятности конфликтов и несоответствий.

Важным аспектом является также повышение качества отчетности благодаря более строгому контролю за финансовой и операционной деятельностью организации. Таким образом, система внутреннего контроля является неотъемлемой частью эффективного управления и способствует обеспечению стабильности и устойчивого развития компании.

Для акционеров и инвесторов

Строгое соблюдение формализованных стандартов внутреннего контроля и риск-менеджмента в организации является ключевым фактором, способствующим укреплению доверия акционеров к руководству и повышению оценки эффективности корпоративного управления.

Внедрение системы внутреннего контроля также придает компании большую привлекательность в глазах потенциальных инвесторов. Исследование, проведенное Goldman Sachs, показывает, что внедрение такой системы способно увеличить акционерную стоимость компании на 5–10%.

Для аудиторов

Благодаря выявлению и исправлению ошибок еще на этапе подготовки отчетности сокращается необходимость в последующих корректировках.

Это в свою очередь уменьшает время, затрачиваемое на аудиторскую проверку, что позволяет аудиторам более глубоко сосредоточиться на улучшении системы управления рисками и выявлении потенциальных возможностей для роста в бизнес-процессах.

Ликвидность

По этому показателю смотрят, как быстро компания может рассчитаться по своим долгам, если продаст активы. Активы — это имущество, которое можно быстро продать по приемлемой цене.

Для бизнеса чаще всего считают коэффициент быстрой ликвидности (КБЛ) по стандартной формуле:

КБЛ = (Дебиторская задолженность (краткосрочная) + Финансовые вложения (краткосрочные) + Денежные средства) / Обязательства (краткосрочные).

Краткосрочные обязательства — это обязательства, которые нужно погасить в течение года. Нормальные показатели для быстрой ликвидности находятся между 0,8-1. Если показатель меньше, то денег не хватает, а если больше, то деньги тратятся не эффективно.

Механизм контроллинга на предприятии осуществляется через иерархическое подчинение контролирующих органов, каждый из которых отвечает за проведение наблюдательных и проверочных мероприятий на своем уровне. Организация системы внутреннего контроля в организации с точки зрения структурно-иерархического подчинения зависит от формы правления на предприятии.

В маленьких фирмах с небольшим штатом сотрудников обычно контроль осуществляется непосредственно руководителем, в то время как в крупных компаниях он распространяется на различные структурные подразделения. Например, в корпоративных системах организация внутреннего контроля включает несколько структурных блоков:

В случае надзора финансовых учреждений система внутреннего контроля кредитной организации предусматривает распределение соответствующих мероприятий на разных уровнях иерархии:

Виды СВК

Существует множество видов СВК, все отличаются по форме предоставления, полноте охвата и другим признакам. В этом разделе мы коротко рассмотрим эти методы.

По порядку осуществления:

По форме предоставления:

По временному признаку:

По полноте охвата:

Методы

Кроме тех видов контроля, которые были упомянуты, на предприятии могут использоваться различные подходы к проведению ревизионных процедур.

Поэтому внедрение системы внутреннего контроля на предприятии включает в себя применение трех основных методологических стратегий.

Общеметодические приемы включают следующие методы контроля:

Приемы документального контроля включают следующие методы:

Приемы фактического контроля включают следующие методы:

Остаток денег на счетах

Этот показатель образуется в результате разницы всех поступлений и выплат. Считается по стандартной формуле:

ОДС (Остаток денежных средств) = ОДС на начало периода + Приход средств — Платежи.

Показатель смотрят в отчете ДДС (Движение денежных средств). Итоговая цифра должна совпадать с суммой, которая есть в кассе или на счетах. Этот показатель помогает контролировать деньги компании и защищает от растраты.

На остаток денежных средств влияет общий поток денег в компании, который делится на три составляющих:

Рентабельность

Рентабельность — это соотношение вложенных денег и полученной прибыли. Показывает с какой эффективностью расходуются ресурсы компании.

Многие финансисты считают, что это главный показатель для определения эффективности бизнеса. Например, выручка одной компании 10 миллионов рублей в месяц, а у другой больше 50 миллионов рублей. Но это не значит, что компания с меньшей выручкой работает менее эффективно. Эффективность смотрят по рентабельности, которую считают по формуле:

Рентабельность прибыли = Прибыль / Выручка

Для расчета используют показатель чистой прибыли, то есть деньги, которые остаются после вычета всех затрат. Показатель считают в процентах. Например, магазин кроссовок получил выручку в 10 миллионов, а прибыль составила 6,5 миллиона рублей.

Рентабельность = 6 500 000 / 10 000 000 х 100% = 65%. Этот показатель можно сравнить со средними показателями по отрасли на сайте ФНС и понять, насколько эффективно работает бизнес. Показатели более 30% считаются эффективными.

Показатели смотрят в балансовом отчете, и отчете о прибылях и убытках. Можно считать не только рентабельность прибыли, но и продаж, активов, инвестиций.

Причин работать с удаленным ОКК xHuman

1. Опыт в разных нишах

Мы в xHuman построили отделы продаж в 200+ проектах из разных сфер (образование, ивенты, недвижимость, франшизы, SaaS-решения и т.д.) – поэтому мы точно знаем, на что стоит обратить внимание, и делимся с нашими клиентами лучшими практиками рынка.

2. Быстрый запуск

На то, чтобы познакомиться с компанией, продуктом, CJM и логикой продаж, нам достаточно 1 недели – за это время мы разрабатываем и приносим на согласование критерии для контроля качества, а также формируем команду обученных менеджеров, которые уже умеют грамотно и четко проводить оценку.

3. Независимость оценки

Внутренние сотрудники ОП и ОКК могут общаться и дружить – и это может сказываться на объективности оценки. Внешний ОКК решает эту проблему.

4. Быстрый результат

Внедряя изменения, основанные на рекомендациях ОКК, вы увидите улучшение конверсий ОП уже через 1-2 месяца работы.

5. Мы знаем, что нужно, чтобы прийти к результату

В России отделы контроля качества только начинают развиваться – это значит, что сотрудникам, нанятым с рынка, может потребоваться много времени, чтобы переложить субъективный опыт с предыдущих мест работы на вашу бизнес-модель. В xHuman практикуется индивидуальный подход – мы адаптируем контроль качества под ваши цели, потребности и особенности ниши.

✍🏼 xHuman помогает бизнесу улучшить конверсии отделов продаж и решить системные проблемы в продажах при помощи удаленного отдела контроля качества. Оставьте заявку – и мы расскажем вам об услуге ОКК подробнее.

🎁 Спасибо, что дочитали до конца! Делимся шаблоном оценки звонка менеджера. Вы можете детализировать каждый из критериев, отталкиваясь от вашей специфики, и использовать его в работе!

Зачем контролировать работу персонала

Контролировать работу выгодно не только руководству, сотрудники тоже получают от этого неочевидные бонусы. Чем эффективнее работают подчиненные, тем лучше результат: больше продаж и выполненных в срок проектов, больше выручка компании. В этом есть несколько положительных моментов для коллектива:

Некоторые преимущества контроля персонала для руководства:

Какие проблемы бизнес решает при помощи ОКК?

Особенность ОКК состоит в его гибкости – в любой момент в зависимости от текущих целей можно скорректировать критерии оценки и анализировать то, что имеет наибольшее значение. Благодаря этому он позволяет решить множество проблем:

1. Увеличить конверсию ОП в целом

В результате работы ОКК можно обнаружить системные проблемы в отделе – например, менеджеры в среднем берут недостаточно заявок в работу, слишком долго отвечают на заявки, не работают по скрипту или некорректно заполняют CRM, из-за чего теряются лиды.

2. Увеличить конверсию отдельных менеджеров ОП

Возможны ситуации, когда в среднем по отделу все показатели неплохие, но у каждого менеджера есть свои зоны роста. К примеру, один менеджер вместо работы с возражением «дорого» сразу предлагает снизить чек; а другой, наоборот, хорошо справляется с отработкой возражений, но часто «не доводит» клиента до обсуждения условий.

3. Увеличить мотивацию сотрудников ОП

Регулярная оценка работы каждого менеджера по ключевым критериям помогает не просто указывать на ошибки, но и быстро исправлять их – благодаря этому менеджеры быстрее учатся и достигают результатов, что в итоге отражается и на их зарплате, и на финансовых результатах компании.

4. Оценить скрипты и улучшить их

При помощи данных, которые собирает ОКК, можно легко отследить корреляцию между обновленным скриптом и результатами продаж, а также подсветить слабые аргументы и посылы.

5. Оценить регламенты и улучшить их

То же самое и с процессами – при помощи ОКК можно выяснить, какие части регламента соблюдаются хуже всего, понять причины и предложить шаги по их оптимизации.

6. Протестировать гипотезы

Любое нововведение, будь то новый скрипт, инструмент продаж или презентация нового продукта, требует детального анализа на начальных этапах. ОКК позволяет увидеть изменения день-в-день и быстро принимать решения по тестируемым гипотезам.

Использование специального ПО, как способ контроля деятельности сотрудников в организации

Еще один способ мониторинга персонала организации – программы учета рабочего времени сотрудников и контроля их действий за компьютером.

Такой софт фиксирует действия работников, производимые на компьютере: работу в программах, посещение веб сайтов, переписку по почте и в мессенджерах. Предоставляют возможности визуального наблюдения: скриншоты или просмотр в реальном времени.

Как это может быть полезно для организации:

Применение системы контроля сотрудников на практике

Как было сказано ранее, программы контроля персонала позволяют фиксировать практически все действия, совершаемые на компьютере. Ниже, для некоторых из функций слежения, приведены примеры того, как они помогли организациям на практике.

Поскольку мы собирали эти случаи от наших клиентов, то у них была установлена и использовалась наша программа LanAgent Enterprise. В некоторых случаях это была ее редакция LanAgent EnterpriseDLP. Такие задачи можно решать и при помощи других подобных программ.

Перечислим основные инструменты контроля.

Сохранение копии переписки в почте, мессенджерах, отправленных в Интернет файлов

Это необходимый инструмент для обнаружения утечки конфиденциальной информации. Также данная функция помогает обнаружить работу на конкурентов, саботаж, попытки нанести вред имиджу компании.

Пример из практики:

У клиента была задача сокращения оттока клиентов и повышения конверсии отдела продаж. Была введена практика опроса действующих клиентов на предмет удовлетворенности качеством услуг, план последующих контактов и предложения доп. услуг и т.д. Дополнительно на компьютеры специалистов отдела продаж была установлена программа LanAgent.

Результаты анализа данных от LanAgent: обнаружено несколько менеджеров, которые уводили клиентов (переводили общение с ними на личные сообщения в мессенджере и там закрывали их на сделку, кто на свое ИП, кто на другую организацию). Еще один продавец грубо общался с клиентами, что снижало их лояльность. Вдобавок он готовился к увольнению, поэтому активно копировал на свой гугл диск договоры, информацию по клиентам, объектам и другие файлы, доступные ему в сети организации.

Эта информация помогла компании вовремя принять меры к нарушителям и решить вопрос с повышением продаж.

Кeylogger (клавиатурный шпион)

Применяется для отслеживания или логирования всех нажатий клавиш на клавиатуре. В отчете нажатие клавиш обычно показано в виде текста (с учетом языка). Также есть возможность увидеть время написания того или иного сообщения.

В современных программах переписка по почте и в мессенджерах обычно фиксируется отдельным видом лога.

Поэтому кейлоггер в основном используется как дополнение. Пример: в нашей практике было достаточно случаев, когда работник отправлял в письме файлы в архиве с паролем. Само письмо и вложение перехватываются программой, а чтобы открыть архив, достаточно дополнительно посмотреть данные от кейлоггера и там найти пароль.

Скриншоты (снимки экранов) мониторов компьютеров

Наличие визуального подтверждения очень полезно при проведении расследований инцидентов.

Также скриншоты очень помогают и при подсчете фактически отработанного сотрудниками времени, т.к. помогают выявить имитацию активности и работу над «левыми» проектами.

LanAgent был установлен в проектной организации. Ее сотрудники практиковали сверхурочную работу: оставались вечером и выходили в выходные. В конце месяца эти дополнительные часы оплачивались по повышенному тарифу. При подсчете выплаты руководитель решил просмотреть по одному из сотрудников подробнее скриншоты его сверхурочной работы. Тогда он и обнаружил, что в штампе чертежей вместо компании-работодателя работник указал свое ИП. Т.е. он работал на себя, получая при этом еще и оплату сверхурочных. При дальнейшем рассмотрении выяснилось, что так поступала половина отдела проектировщиков.

Контроль печати на принтерах

Функция позволят отследить, что было распечатано на принтере в течение рабочего дня. При этом можно не только посмотреть, кто и на каком принтере распечатал документ, но и увидеть изображение документа.

Если имеется еще и возможность подсчета стоимости печати, то такие отчеты помогут оптимизировать расходы.

Для кражи конфиденциальной информации принтер используется довольно редко. Зато им часто злоупотребляют для личных целей – нецелевой печати.

Так, например, нередки ситуации, когда наш клиент за первый же месяц использования программы снижал расходы на печать на 30-50%.

Автоматический поиск нарушений и уведомление специалиста по безопасности

Большинство современных систем позволяют в той или иной степени автоматизировать обнаружение нарушений правил безопасности. Также важно, чтобы специалист безопасности своевременно получил об этом оповещение, например, на свой telegram или рабочую почту.

Пример из практики: у клиента конфиденциальные документы находились на специальном ресурсе с ограниченным доступом. Работникам разрешалось работать с ними непосредственно на ресурсе, а также, кроме особых ситуаций, запрещалось копировать их на свой локальный компьютер.

Требовалось обнаруживать все случаи появления конфиденциальных файлов на компьютерах сотрудников, чтобы специалист безопасности дальше проверил их правомерность.

Для этого в LanAgent была включена функция индексации документов на локальных дисках компьютеров. При появлении новых конфиденциальных документов LanAgent предупреждал о них специалиста безопасности.

При помощи карты движения файлов можно было отследить полный путь перемещения документа, в том числе все его изменения, переименования и пересылки.

Элемент 3. Информация и коммуникация, или без учета нет порядка

В этом элементе сидят все виды учета – бухгалтерский, налоговый, управленческий. А еще в нем живут информационные потоки: от руководства к сотрудникам с рабочими задачами, от сотрудников к руководству с отчетами о сделанном, от продавца к покупателями с ценами, от заказчиков к подрядчикам о сроках оплаты и т.п.

Из чего состоит элемент и когда эффективен

Составляющие элемента даны в его названии – это информация и коммуникация. Если информация оперативна и достоверна, а коммуникация не как в игре «Глухой телефон», то с этой частью СВК все хорошо.

Вот четыре основных блока «Информации и коммуникации».

Первый – сбор данных о фактах хозяйственной жизни в первичке. Первичные документы нужны для ведения бухучета и подсчета налогов. Они должны быть настоящими, а не фальшивыми; по реальным сделкам, а не по мнимым; по всем хозяйственным операциям, а не по каким-то избранным.

Задача СВК – отслеживать эти моменты. Если не отслеживать, то чеки в авансовых отчетах окажутся липовыми, поставщики в накладных – выдуманными, а часть операций пройдет «мимо кассы», к примеру, зарплата в конвертах.

В нынешние времена лучше так не химичить. Налоговики по плану на 2024-й должны собрать налогов на 14% больше, чем в 2023-м. А потому только дайте им повод придраться – обдерут как липку налоговыми доначислениями, штрафами и пенями.

Но если уже пришли обдирать, тогда вот вам в помощь наша статья «Выездная налоговая проверка: как встретить контролеров и чего ждать в процессе». В ней рассказали могут ли инспекторы осматривать помещения, вызывать на допрос и какие документы вправе запросить.

Второй – обработка первички в учетной программе. По отдельным накладным, приходным кассовым ордерам или банковским выпискам не узнать, как развивается бизнес и сколько налогов ему платить. Поэтому первичка обрабатывается в учетной программе – цифры из нее сводятся, чтобы подсчитать совокупные доходы, расходы, активы и долги.

Задача СВК – сделать так, чтобы учетная программа не сбоила, вовремя обновлялась, а сотрудники умели ею пользоваться. Для сложных продуктов, навроде «1С:ERP Управление предприятием», освоение методом тыка не сработает. Значит, руководитель должен решить и эту задачу – не только выделить деньги на покупку программы, но и наладить ее внедрение. О том, как это сделать, читайте в статье «Бюджетирование в 1С: ошибки и успешный опыт внедрения на примерах».

Третий – подготовка отчетности. Бухгалтерскую и налоговую нужно сдавать налоговикам и они ее проверяют. Если наврать с цифрами или опоздать с отправкой, то от инспекторов прилетит по шапке.

Управленческая отчетность никуда не сдается. Ее можно даже не составлять. Но тогда не будет информационной основы для того, чтобы определить:

Задача СВК – наладить подготовку нужных отчетов без вранья в цифрах и без проволочки по срокам.

Четвертый – понимание сотрудниками рисков, которые связаны с их работой. Бухгалтер должен знать, что чеки в авансовых отчетах бывают поддельными и проверять их подлинность через сайт ФНС. Кладовщик должен понимать, что ключи от склада нельзя никому доверять – даже директору, иначе что-нибудь пропадет. Кадровик должен быть в курсе, что в его ведении – персональные данные сотрудников, поэтому нельзя разбрасывать лишь бы где папки с личными делами. Юрист должен помнить, что если проворонить срок исковой давности по дебиторке, то с должника ничего не получишь даже через суд, поэтому претензии и исковые нужно готовить вовремя.

Задача СВК – довести до бухгалтера, кладовщика, кадровика, юриста и других коллег, где находятся зоны особого риска и как их проходить без потерь для бизнеса. То есть без фальшивых расходов, разворованных активов, утечки персональных данных, забытых долгов, неправильно посчитанных налогов и прочих злоключений.

Что бывает, когда эффективность элемента проседает

Когда с «Информацией и коммуникацией» не ладится, тогда приходят налоговые инспекторы и «кусают за бочок» – цепляются за ошибки в первичных документах и декларациях, навешивают миллионные санкции. Вот три истории.

Первая – «Попались на бардаке в документах». Компания купила основные средства и предъявила по ним НДС к возмещению. Налоговики сравнили данные из ее декларации с декларацией поставщика, нашли там расхождение по этой покупке, а потому пришли с осмотром.

Оказалось, что купленное оборудование – якобы новое по договору – уже использовалось, местами повреждено, а какое-то вообще не работает. А еще поставщик не прислал счет на оплату и товарно-транспортную накладную, выставил только счет-фактуру.

Инспекторы решили, что сделка фиктивна, а потому доначислили НДС и насчитали штраф и пени. Всего накапало санкций на 1,7 млн руб.

Скорее всего, тут и вправду какая-то мутная операция, но ведь иногда налоговики придираются и к честным сделкам. Чтобы не придирались, специалисты советуют вот что:

Вторая – «Схитрили с налоговыми расходами». Компания добывает уголь и для этого проводит буровзрывные работы. Траты на них и на взрывчатку бухгалтеры признают косвенными. В налоговом учете так выгодно делать, потому что расходы списываются сразу и уменьшают налог на прибыль.

Налоговики изучили технологию добычи угля и решили, что без взрывов тут никак. Значит, траты на них – это прямые расходы и списывать их нужно с отсрочкой – в месяц продажи угля.

Компания все еще судится с налоговиками, но если проиграет, то придется признать завышение налогового убытка аж на 511 млн руб. Следом прилетят доначисления, пени и штрафы тоже на страшные суммы.

Третья – «Оформили первичку абы как». Бухгалтерия строительно-монтажной компании оформляла первичку с ошибками. К примеру, накладные на списание материалов выписывали не в день совершения операции, а позже; по накладным списывали одни материалы, а в актах о приемке выполненных работ в строительстве указывали другие; не подписывали накладные у ответственных лиц.

Для налоговиков такие ошибки – подарок, а для компании – снятие расходов и вычетов, а потому доначисление по налогу на прибыль и НДС. Вместе с пенями и штрафами вышло на 31,5 млн руб.

Что почитать про информационную систему

Система внутреннего контроля (СВК) играет важную роль в управлении компанией во время выполнения ее деятельности, проходящей через три основные стадии: планирование, выполнение планов и контроль.

На стадии контроля происходит анализ отклонений между фактическими и запланированными данными с целью оценки возможности достижения поставленных целей и задач. Контроль осуществляется на всех этапах функционирования компании и имеет три вида: предварительный, текущий и последовательный.

Управленческая деятельность пронизывает операционную и контрольную сферы, воздействуя на объекты управления на основе обмена информацией и результатов контрольной деятельности. Если контроль выявляет существенные отклонения, руководство компании может корректировать цели и планы.

Таким образом, контроль выполняет роль обратной связи, способствуя целенаправленной работе бизнес-процессов компании и эффективному использованию ресурсов, соблюдению законодательства и достижению общих целей компании.

Контроль является как самостоятельной функцией управления, так и встроенным элементом операционной деятельности, обеспечивая оптимальный ход бизнес-процессов. Достижение стратегических и тактических целей компании возможно только при грамотном управлении, сопровождающемся проведением внутреннего контроля.

Установка системы внутреннего контроля в организации, независимо от ее формы собственности, включает выполнение определенных функций со стороны соответствующих органов. Каждая проверка в рамках контроллинга направлена на достижение определенных целей.

Главной целью СВК в системе управления является обеспечение бесперебойной работы предприятия с постоянным и стабильным доходом. Это возможно только при реализации целого ряда стратегических функций, включая:

Кроме того, система внутреннего контроля бухгалтерского учета включает такие ключевые функции как:

Как устроена работа ОКК?

Структура отдела контроля качества предполагает наличие руководителя и сотрудников. Чтобы качественно справляться с объемом работы, 1 менеджер ОКК контролирует от 3 до 7 менеджеров ОП (в основном, это зависит от количества и длительности звонков). Если отдел продаж небольшой (до 3 менеджеров), иногда функцию ОКК выполняет один человек – в таком случае, важно, чтобы он обладал глубоким опытом в продажах и мог заниматься не только сбором данных, но и формировать качественные выводы и рекомендации.

Первый этап в работе ОКК – это определение запроса и целей работы. Важно понять, как видит проблемы в отделе РОП и какие цели ставит.

Следующий этап – это определение критериев оценки и их согласование с лицами, принимающими решение (ЛПР). После того, как цели работы определены и критерии согласованы, необходимо проведение калибровочной сессии для того, чтобы избежать разночтений в методике их оценки.

💡 Критериями качества звонков, например, могут быть:

– установление контакта;

– вопросы на выявление потребности;

– презентация продукта;

– работа с сомнениями и возражениями;

– корректность завершения сделки;

– голосовые характеристики;

– коммуникация с мессендежрах и т.д.

У нас в xHuman эти и другие критерии детализируются на более узкие и разрабатываются под каждый проект индивидуально, также мы описываем и согласовываем логику выставления оценок по каждому критерию для избежания разночтений. Для примера делимся скриншотом нашего рабочего документа, чтобы была понятна структура:

Скриншот рабочего документа xHuman с критериями оценки звонка

Далеко не всегда перед нами стоит задача увеличить конверсию звонков. Бывает так, что с этим у заказчика все отлично, но плановых объемов достичь не получается. Тогда мы ищем проблему в других областях: например, менеджеры несвоевременно отвечают на звонки, не перезванивают, теряют контакты в CRM и т.д. У нас был кейс, когда благодаря ОКК заказчик выяснил, что менеджеры вообще не звонят, только ведут коммуникацию в переписках – для собственника это было неожиданным открытием.

После согласования критериев ОКК проводит анализ по ним, заполняет чек-лист и предоставляет ежедневный отчет о работе руководителям ОКК и ОП. Руководитель ОКК, в свою очередь, проводит более глубокий анализ полученных результатов, и на их основе определяет зоны роста, готовит предложения и рекомендации к улучшению. На регулярных встречах (как правило, раз в неделю) руководитель ОКК презентует результаты руководителю отдела продаж, а он затем инициирует изменения в отделе, опираясь на данные.

Таким образом, отдел контроля качества позволяет быстро выявлять проблемы, исправлять ошибки и тестировать новые гипотезы – и все это приводит к улучшению результатов продаж.