Как оформить сопроводительное письмо?

Что еще важно помнить при составлении сопроводительного письма?

Оно не должно быть слишком длинным: максимум — 2–3 коротких абзаца, не более чем полстраницы текста. Рекрутеру некогда читать поэмы в стиле «жизнь и приключения менеджера по продажам», так что будьте лаконичны.

Сопроводительное письмо показывает рекрутеру вашу общую культуру, грамотность и реальный уровень образования. Так что перед отправкой еще раз проверьте, нет ли в тексте грамматических ошибок.

Что важно учесть при составлении сопроводительного письма:

1. Задача сопроводительного письма — сделать так, чтобы ваше резюме заметили. Поэтому не пересказывайте резюме, а дополните его тем, как именно ваши знания и навыки соотносятся с требованиями в вакансии.
2. Используйте специальную структуру: введение, основную часть и заключение. Во введении напишите, на какой должности и в какой компании хотите работать. Далее расскажите о навыках и опыте и как они помогут вам добиваться результатов на будущей работе. В заключение добавьте контакты, по которым с вами можно связаться.
3. Пишите адресно, то есть обращайтесь к конкретному работодателю. Если в вакансии есть имя рекрутера или работодателя, обратитесь в письме по имени.
4. Не забывайте про оформление: отбивайте абзацы друг от друга пустой строкой, используйте поля и заголовки, если оформляете письмо в текстовом редакторе. Проверьте письмо на опечатки и ошибки, прежде чем отправить.

Как соотнести основные требования работодателя и ваш опыт или знания

Если соответствуете не всем требованиям вакансии, лучше написать об этом прямо и добавить, что планируете с этим делать.

Письмо – сопроводительный документ

Этикет несведущему человеку кажется набором пустых формальностей, без которых вполне можно обойтись. Однако не зря философ Кант именовал этику практической мудростью, поскольку этические правила отражают неписаные жизненные законы, без соблюдения которых человеческое общество обречено на деградацию и гибель.

Деловая этика – не исключение. Ее рекомендации позволят вам обойти многие подводные камни предпринимательства и сохранить при этом репутацию. Так вот этика делопроизводства рекомендует фиксировать при помощи сопроводительных писем все важные моменты взаимодействий с контрагентом.

Именно сопроводительное письмо, в котором сохранились утерянные сведения, копии или опись переданных документов, заверенные подписью получателя (один экземпляр вручается адресату, а второй остается у адресанта) помогут быстро установить истину и решить спорные моменты.

В сфере государственных закупок сопроводительные бумаги составляют:

1) передавая документы на подпись в процессе торгов;

2) к акту сверки;

3) отправляя коммерческое предложение, либо отвечая на запрос;

4) при отправлении любого важного документа.

Сопроводительное письмо можно отправить на электронный ящик, обычной почтой, либо с курьером, главное, получить подтверждение получения данного письма адресатом.

Образец сопроводительного письма

Образец сопроводительного письма состоит из следующих структурных элементов:

1)    реквизиты отправителя;

2)    регистрационные сведения (входящий/исходящий номера, дата написания и получения);

3)    информация о получателе (наименование организации, адрес, ФИО и должность контрагента сделки);

4)    текст («Направляем вам…», «Высылаем вам…» и т. д.);

5)    опись прилагаемых документов (с названиями и реквизитами, число страниц и копий), в форме таблицы;

6)    ФИО и контактные данные отправителя.

Вступительная часть:

По возможности, адресуйте письмо конкретному человеку. Персонализированное обращение, например: «Уважаемая г-жа Петрова!», обратит на себя большее внимание, чем письмо, направленное «Директору по персоналу» или начинающееся со слов: «Уважаемые господа!».

Как написать сопроводительное письмо к акту выполненных работ

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ имеет структуру, аналогичную структуре других деловых писем. Оно имеет шапку и основную часть.

В шапке указывают такие данные, как:

1. Полное наименование компании, ее реквизиты (адрес, телефон, ИНН, КПП, ОГРН). Если письмо формируют на фирменном бланке организации, то реквизиты так или иначе будут на нем.
2. Должность и ФИО получателя. Им выступает руководитель компании-адресата.
3. Дата составления.
4. Номер, под которым письмо зарегистрировано в компании в журнале исходящей корреспонденции.
5. Наименование документа.

Далее начинается основная часть. В ней необходимо написать следующее:

1. Информацию о факте отправки: получателю отправлен акт приема-передачи выполненных работ в 2 экземплярах (или больше). Нужно указать реквизиты этого документа.
2. Просьбу о рассмотрении, подписании и возврате одного экземпляра документа.
3. Срок возврата. Правила делового этикета гласят, что нужно ответить на корреспонденцию в течение 30 рабочих дней. Если подписанный акт нужно получить раньше, то нужно заявить об этом в вежливой форме, без применения директивной формы. Например: «Просим ответить в течение 10 рабочих дней».
4. Указание на пункт договора, где сказано, что работы будут считаться выполненными, если заказчик не предоставит подрядчику подписанный акт приема-передачи и т.д. или отказ от его подписания в определенный срок. Обычно такой пункт включают в договор подряда или любой подобный.

Затем указывают перечень прилагаемых документов: сам акт приема-передачи, какие-либо счета на оплату, другая документация. Отмечают также количество листов каждого документа.

В конце ставит подпись руководитель компании или его уполномоченный представитель.

Письмо нужно зарегистрировать в журнале исходящей документации компании и отправить получателю.

Отправлять письмо можно по почте либо с курьером. Возможен вариант отправки посредством электронной почты, тогда нужно подписывать документы электронной подписью.

Как описывать конкретные примеры

Приложите ссылку на портфолио или на отдельные опубликованные работы. Будьте честным. Не врите и не приукрашивайте свои профессиональные качества. Если обман вскроется, получится неловко.

Письмо к работодателю должно быть адекватным и решать определенную задачу: найти кандидата, который ему подходит.

Не выливайте на потенциального работодателя все, что вы умеете. Оставьте только то, что пригодится в работе. Шахматы, конный спорт, метание диска — хорошо, но если это никак не связано с будущей работой, лучше промолчать.

Пишите понятно и последовательно. Так, чтобы рекрутер пробежался глазами по тексту и уловил основную информацию о вас, даже если на это у него есть несколько секунд. Еще советую прочитать сопроводительное письмо вслух несколько раз. Это помогает найти сложные обороты и переписать их более простым языком.

Как писать сопроводительное письмо, если соответствуете не всем требованиям вакансии

Объем основной части сопроводительного письма зависит в том числе и от объема вакансии. Например, если требований много, постарайтесь уделить внимание каждому из них и описать, подходите ли вы под них. Если вакансия описана коротко и банально, общими словами, приводите примеры.

В маркетинге есть понятие «кол ту экшен», или призыв к действию. Это когда в конце рекламного текста пишут, что делать с полученной информацией дальше. Такой прием можно использовать и в сопроводительном письме. Например, в конце призвать потенциального работодателя позвонить вам или пригласить на встречу. Например, написать так: «Звоните — буду рад пообщаться по телефону или на личной встрече».

Как правильно отправить письмо

Бумажное сопроводительное письмо почти никто не пишет. Исключение — если работодатель прямо просит принести на интервью распечатанное письмо.

Электронное. Если отправляете сопроводительное письмо по электронной почте, размещайте его в теле сообщения, а резюме прикрепите вложением. Отправить и резюме, и сопроводительное письмо также можно вложением. Это уместно, если вы откликаетесь на творческую должность и сделали для них дизайн.

Задизайнить сопроводительное письмо можно самостоятельно или воспользоваться специальными шаблонами. Например, в сервисе «Канва».

Образец

Образец сопроводительного письма

Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера.

Общая информация о сопроводительном письме

Структура письма может отличаться, в зависимости от типа сопровождения. Однако она имеет общие моменты и, в целом, выглядит следующим образом.

Пример эффективного сопроводительного письма

«Уважаемая Ирина Ивановна!

Прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру на вакансию менеджера по интернет-маркетингу. Работа в Вашей компании привлекает меня возможностью в полной мере реализовать свои знания и навыки в сфере онлайн-продвижения. Профессиональный опыт я получила в агентстве интернет-рекламы, поэтому владею всеми инструментами digital-маркетинга — от рассылок до SMM.

Уверена, что мои компетенции будут полезны и Вашей компании: аудит сайта с точки зрения SEO и юзабилити способны увеличить количество посетителей, а значит, и потенциальных клиентов.

Если мое резюме Вас заинтересует, буду рада ответить на Ваши вопросы.

С уважением, Елена Иванова,

тел. 8 *** *** ** **».

Примеры сопроводительных писем

Короткая версия. Эту версию следует использовать, когда отправляете формальное сопроводительное письмо. Например, на должность линейного персонала — кассира или продавца — или когда портфолио может рассказать о вас больше, чем резюме и сопроводительное письмо вместе взятые. Тогда в письме предложите работодателю ознакомиться с вашим портфолио.

Для юриста важно подчеркнуть свое образование, опыт судебной практики и ее результат. Например, юристы с полным высшим образованием ценятся выше, чем со средне специальным или неоконченным. Чем больше в портфеле юриста выигранных дел, тем ценнее такой кандидат.

Для бухгалтера тоже важно подчеркнуть наличие специального образования и соответствующий опыт работы, если он есть. Если опыта работы нет, в сопроводительном письме напишите, что знаете основы бухгалтерской деятельности и вам действительно интересно этим заниматься.

Для менеджера важно показать именно те знания и навыки, которые требует вакансия. Это достаточно широкое название профессии, которое может подразумевать под собой все что угодно — от продавца подушек на рынке до сильного управленца в ИТ-компании.

Рекомендации по улучшению

Сопроводительное письмо должно быть адресным, то есть обращаться к конкретному работодателю. Например, при отклике на вакансию юриста в письме стоит написать, в какой именно компании хотите работать. У работодателя не должно создаться ощущение, что вы рассылаете одно и то же письмо всем компаниям, в которых есть похожие должности.

Сопроводительное письмо к документам

В содержании сопроводительного письма желательно указать, в связи с чем отправляются документы. Тем более, стоит это написать, если они предназначены для государственной службы.

Например, подано исковое заявление в Калининский суд г. Челябинска. Судья, ознакомившись с материалами дела, вынесла определение об оставлении иска без движения. Причина: истцом предоставлен неполный пакет документов. Для исправления дан срок 30 дней.

Другой пример. Документы направляются на экспертизу. Значит, в письме необходимо четко прописать, какое исследование нужно провести, по какому делу и другую уточняющую информацию.

Кроме того, сопроводительный документ можно совместить с уведомлением контрагента о каком либо юридическом факте. Например, между ИП Макаровым А.С. и ИП Козловой С.Ю. заключен договор поставки от 05 мая 2021 года. Однако Макаров решил его расторгнуть и заключить новый на своих условиях.

Поэтому он направляет 2 экземпляра свежего договора Козловой. В сопроводительном документе при этом указывает следующее: «Уведомляем вас о расторжении договора поставки от 05 мая 2021 года. Если вы желаете продолжить сотрудничество, просим подписать договор, приложенный к письму».

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Такое письмо начать лучше с обращения к конкретному человеку, во избежание эффекта массовой рассылки. Например: «Уважаемый Петр Анатольевич». Если вы не знаете имена конкретных сотрудников, пишите на имя директора. Его ФИО можно узнать из выписки из ЕГРЮЛ (единого государственного реестра юридических лиц) на сайте налоговой инспекции.

Далее изложите основной текст, в котором укажите краткую презентацию предложения. Пропишите, что именно вы предлагаете. Может, это будут услуги или товары. Кроме того, обязательно укажите преимущества сотрудничества с вами и контактную информацию.

Заканчивается написание сопроводительного письма к коммерческому предложению вежливой подписью отправителя. Например: «С уважением» или «С нетерпением ждем сотрудничества». Напротив этих фраз ставите подпись, ФИО и должность подписанта письма.

Сопроводительное письмо к резюме.

Наконец-то появилась вакансия вашей мечты. Однако чтобы увеличить шансы получить эту работу, мало иметь хорошо составленное резюме. Необходимо еще так составить сопроводительное письмо к нему, чтобы оно максимально заинтересовало работодателя.

Для начала поздоровайтесь. Если вы знаете, кто будет рассматривать вашу кандидатуру, то укажите имя и отчество. Например, так: «Добрый день, Ольга Михайловна».

Далее в сопроводительном документе напишите, на какую вакансию претендуете и почему вы ей заинтересовались. После сделайте акцент, на своих профессиональных достижениях. Можете начать с таких фраз как:

• я свободно владею…, а также …;
• у меня … лет опыта в сфере …;
• я профессионал своего дела и имею… лет стажа в этой деятельности.

Требования к письму

Размер. Оптимальный размер сопроводительного письма — это 3—5 небольших абзацев. Письмо не должно занимать больше одной страницы. Лучше — примерно половину. Но письмо должно выглядеть цельным и законченным.

Формулировки, которые можно использовать в письме

Особое внимание нужно уделить формулировкам в сопроводительном письме. При написании нельзя использовать разговорную лексику, только клишированные выражения официально-делового стиля. Никаких ошибок в письме быть не должно.

Указание на факт отправки акта выполненных работ можно оформить следующим образом: » Сообщаем Вам, что работы по …. окончены, высылаем акт …», «Предоставляем Вам акт …».

Напоминание о сроках может быть выражено такими фразами: «Просим подтвердить получение в течение … рабочих дней», «Прошу согласовать и возвратить подписанный экземпляр в срок», «Просим рассмотреть и подписать акт …».

Внимание! Необходимо обращаться к адресату по имени и отчеству.