Как правильно оформить соглашение об электронном документообороте

Пример соглашения об использовании ЭДО

Стороны

1. Компания А (БИН 123456789) представленная Генеральным директором Ивановым И.И.
2. Компания B (БИН 987654321) представленная Генеральным директором Петровым П.П.

Предмет соглашения

1. Стороны соглашаются осуществлять обмен электронными документами с использованием ЭДО.
2. Примеры электронных документов для обмена: договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ.

Срок действия

1. Соглашение вступает в силу с момента его подписания сторонами и действует до момента письменного уведомления одной из сторон о его расторжении за 30 дней до предполагаемой даты расторжения.

Ответственность сторон

1. Компания А обязуется своевременно предоставлять электронные документы.
2. Компания B обязуется проверять полученные электронные документы и подтверждать их прием.
3. В случае обнаружения ошибок или несоответствий, стороны обязуются незамедлительно информировать друг друга.

Финальные положения

1. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
2. Подписи сторон являются действительными и равнозначными подписям в бумажной форме.

Подписи сторон:

Компания А: ___________________

Компания В: ___________________

Дата подписания: ..___

## Составление соглашения об обмене ЭДО

Специальной единой для всех формы такого соглашения не установлено. Ее разрабатывают сами либо используют интернет-шаблоны. В составлении могут участвовать обе стороны. Контрагент, предложивший работу с ЭДО, может также предложить свою версию соглашения. В любом случае при составлении за основу следует брать нормы.

На данные нормативно-правовые акты следует делать ссылки в соглашении.

---

## Структура соглашения

Соглашение должно иметь типичную для подобного рода документов структуру. В него следует включить:

1. Название документа, дату и место подписания соглашения об обмене ЭДО.
2. Данные, реквизиты, подписи контрагентов.
3. В каких случаях использовать простую, неквалифицированную ЭП и квалифицированную (если закон не обязывает использовать ту либо иную подпись для конкретной области).
4. Подходящий формат файлов, как подписывать документы: открепленной либо прикрепленной подписью (указывают, если закон не обязывает применять определенный формат).
5. Доступные способы обмена: посредством оператора ЭДО, через эл. почту, мессенджер, иное.
6. Как будет подтверждаться отправка и получение документов.
7. Будет ли применяться смешанный документооборот, т. е. ЭДО + бумажный документооборот. Если да, то в каком порядке.
8. Полномочия представителей (работников) контрагентов, действующих без доверенности. Как, когда будет использоваться бумажная и электронная доверенность.
9. Как будут проверяться простые, неквалифицированные подписи.
10. Вопросы конфиденциальности сторон: как она будет обеспечиваться и что будет при ее нарушении.
11. Средства шифрования (если допускается по закону).
12. Действия контрагентов в непредвиденных ситуациях (способы отправки документов при технических проблемах, проч.).
13. Иные условия взаимодействия.
14. Как будут разрешаться споры.
15. Сколько действует соглашение.
16. Приложение к соглашению (список приобщаемых документов).

Предложенный вариант содержания подлежит изменению, дополнению.

---

## Соглашение о переходе на ЭДО

При составлении письменного согласия о цифровом документообороте (либо как приложения к основному договору, либо в качестве отдельного соглашения) допускается использовать образцы или шаблоны перехода на ЭДО, предоставляемые специализированными сервисами. Но важно помнить, что каждая организация имеет особенности и потребности, поэтому рекомендуется адаптировать образец внедрения электронного документооборота к собственным требованиям и условиям.

Предлагаем использовать следующий образец соглашения о переходе на ЭДО, которое является приложением к основному договору.

Когда заключать соглашение об электронном документообороте

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) для юридического лица стала обычным явлением в 2023 году. Вопросы о том, где получить ее, сколько это стоит, и как налоговая служба может помочь, обсуждаются в нашей статье.

Законодательство не всегда требует заключения соглашения об электронном документообороте. Иногда стороны могут устно согласиться о том, как они будут обмениваться документами. Например, они могут подключиться к определенному интернет-сервису и обмениваться документами через него.

Однако, даже если закон не требует ЭДО в определенной области, иногда все же нужно заключить соглашение. Например, согласно пункту 2 статьи 6 ФЗ № 63, электронный документ, подписанный неквалифицированной электронной подписью, считается равнозначным бумажной версии только в случае наличия соглашения об электронном документообороте.

Что касается усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), она уже имеет юридическую силу без дополнительного соглашения. Однако, для исключения разногласий между сторонами, эксперты рекомендуют заключить соглашение об электронном документообороте.

Вопрос о переходе на электронный документооборот с контрагентом без письменного соглашения также рассматривается специалистами. Вы можете получить дополнительные консультации в соответствующих организациях.

Как перейти на электронный документооборот

При использовании неквалифицированной электронной подписи для перехода на электронный документооборот необходимо получить согласие контрагентов. Если одна из сторон не согласна на переход, то он не возможен.

Согласие на переход на электронный документооборот определяет условия и процедуру взаимодействия сторон при использовании цифровых документов. Оно регулирует обязанности и права контрагентов, а также условия безопасности и конфиденциальности обмена информацией.

ЭДО с применением неквалифицированной подписи может осуществляться только при наличии письменного согласия между контрагентами. При использовании такой подписи необходимо также предусмотреть процедуру проверки подписи в соглашении.

Если файлы подписываются простой электронной подписью, в соглашении необходимо отразить следующее:

Соглашение о переходе на ЭДО

Кроме того, в пункты соглашения о переходе на ЭДО обычно включается следующее:

• Уделение внимания техническому обеспечению передачи информации
• Использование образца формулировки пунктов для дополнительного соглашения

Извлечения из Согласия о переходе на ЭДО

Порядок обмена электронными счетами-фактурами:

• Счета-фактуры можно выставлять с 2010 года
• С 2021 года на товары, ввозимые в Россию, нужно выставлять счета-фактуры только в электронном виде

Применение ЭДО необязательно

Способ взаимодействия посредством ЭДО удобен, но не всегда обязателен, согласно разъяснениям Минфина. Согласно письму Минфина № 03-07-11/52137 от 02.06.2022, участники, указанные в ст. 169 НК, обязаны обмениваться электронными счетами-фактурами, соблюдая соответствующий порядок.

Остальные представители бизнеса имеют право не переходить на ЭДО и могут обмениваться документами на бумажных носителях.