Как система внутреннего контроля поддерживает успех бизнеса

Element 4. Internal Control Procedures, or Everyone Has Counted and Peaked

Чтобы на склад не залезли воры, мы вешаем замок на дверь и нанимаем сторожа. Чтобы компьютер не взломали хакеры, устанавливаем антивирус. Чтобы не связаться с фирмой-однодневкой, собираем досье на потенциального партнера.

Замок, сторож, антивирус и досье на мутную контору – это процедуры внутреннего контроля. То есть конкретные дела, которые помогают не растерять активы, информацию и репутацию.

Из чего состоит элемент и когда эффективен

Вот три группы, в которые умещаются все контрольные процедуры.

Таблица 3. Примеры процедур внутреннего контроля: что к ним относится и зачем нужны

• Контролируем активы и процессы

  • Узнаем про недостачи и ищем виновников.
  • Отыскиваем нечистых на руку сотрудников и пресекаем воровство.

• Ограничиваем доступ в помещения

  • По территории предприятия не ходят посторонние люди.
  • На складе и в кассе нет никого, кроме кладовщика и кассира.

• Продавцы и покупатели меньше воруют

  • Легче найти похитителя и доказать хищение, когда есть видеозаписи.

• Устанавливаем пароли на компьютеры

  • Сотрудники без допуска к информации не узнают конфиденциальные сведения и не разболтают их.

• Покупаем лицензионные программы и обновляем их

  • Не заразим компьютер вирусом при установке пиратской программы и не утратим рабочие файлы.

• Пользуемся надежными антивирусами

  • Снизим вероятность хакерских и фишинговых атак.
  • Персональные данные о работниках и клиентах не утекут в сеть.

• Не свяжемся с конторой-однодневкой, защитимся от претензий ИФНС и доначислений по НДС и налогу на прибыль

• Анализируем цифры бизнеса

  • Проводим план-фактный анализ.
  • Оцениваем финансовую устойчивость и ликвидность.
  • Считаем точку безубыточности и запас финансовой прочности.

В таблице показали лишь некоторые процедуры контроля. В реальности их намного больше – например, где-то платежи на сумму свыше миллиона одобряет только гендир; где-то помещения на ночь сдают на сигнализацию, а с утра заходят в них по специальным карточкам; где-то ставят на ПК программы, чтобы знать какие файлы отправляют сотрудники и о чем общаются по email.

Что бывает, когда эффективность элемента проседает

Тогда везде бардак, много пыли и зовут душнилу. Вот скрин с реальной вакансией, в которой отчаяние или безумие работодателя, не справляющегося с сотрудниками:

Table 2: Примеры бизнес-рисков: какие бывают и что с ними делать

Статья 2: Оценка рисков, или подкладываем соломку

С бизнес-рисками лучше работать на упреждение. Сперва проанализировали, где тонко. Потом придумали, как подлатать, чтобы не порвалось.
Такой подход лежит в основе второго элемента СВК.

Элемент состоит из потенциальных рисков конкретного бизнеса. Эффективен, когда варианты их предотвращения срабатывают. Вот как это может быть.

Запуск нового продукта

Перед запуском нового продукта важно провести анализ, чтобы минимизировать возможные ошибки. Первым шагом стоит изучить спрос и конкурентов, а также рассчитать плановую прибыль. Проведение тестирования новинки с помощью фокус-группы также будет полезным шагом.

Ошибки с техпроцессом

Для того чтобы избежать ошибок с технологическим процессом и выпуская бракованную продукцию, стоит обратиться к специалисту. Он сможет дать рекомендации по материалам, оборудованию и стандартам качества.

Захват нового рынка

Перед тем как выходить на новый рынок, важно провести анализ конкурентов. Отстроиться от них можем как низкой ценой, так и особенностями товара или подходом к рекламе.

Международный рынок

Для выхода на международный рынок потребуется подготовка. Найм консультанта поможет разобраться с налогами, платежами и правовыми аспектами в другой стране.

Найм сотрудников

При найме новых сотрудников важно обеспечить им поддержку. Назначение наставников поможет новичкам быстрее войти в рабочий процесс.

Применение новшеств

Чтобы избежать проблем с применением новшеств, важно отправлять сотрудников на тренинги и следить за изменениями в нормативных актах.

Развитие бизнеса

Для развития бизнеса и увеличения производства важно обеспечить достаточное количество персонала и помещений. Рассмотреть варианты аренды помещений и оборудования.

Управление задачами

Чтобы избежать расфокуса у руководителя, целесообразно разбить бизнес-процессы по направлениям и назначить ответственных за каждое направление.

Примеры ошибок

Обратим внимание на антипримеры, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем. Следует учитывать все аспекты и подстраховываться от возможных проблем заранее.

Первый – Назовем бренд по-японски

ЁбиДоёби доставляет суши и роллы с 2016-го. На начало 2024-го сеть работает в 139 городах РФ. Выходит, бизнес давнишний, а бренд раскрученный.

Да, название явно на грани, но ведь когда-то чиновники зарегистрировали компанию именно с ним. А через шесть лет передумали – решили, что не соблюдаются моральные принципы из п. 5 ст. 1473 ГК РФ. Поэтому с 2022-го бизнес судится с налоговиками и дошел до Верховного суда. Судей из низших инстанций не убедил довод про то, что ЁбиДоёби – это не русский матюк, а перевод на японский для фразы День недели – суббота.

Мораль: ветер перемен очень переменчив. То, что вчера казалось юморным, сегодня ломает скрепы, а потому подлежит устранению. Если не хотите бегать по судам и, возможно, терять имя компании, заранее просчитывайте риски.

Второй – У нас появился клон

Надежный продавец техники с 20-летней историей стал получать требования о возврате денег за непоставленный товар. Однако таких покупателей в базе продавца не было, предоплата от них не поступала.

Оказалось, это ушлые дельцы зарегистрировали фирму с таким же названием, открыли счет в том же банке и создали сайт с аналогичным ассортиментом. Разница с предприятием-оригиналом была лишь в ИНН.

Покупатели по поиску выходили на надежную компанию – узнавали, что она существует давно, у нее много активов и ей можно верить. А за покупками шли в поддельный интернет-магазин, потому что у настоящей организации не было сайта.

Мошенники отправляли по заказам с сайта договоры и счета с реквизитами, в которых все было от оригинальной фирмы и лишь расчетный счет от клона. На него и поступали деньги обманутых клиентов. Так получалось, потому что банкиры сверяли только название и номер счета получателя, а ИНН игнорировали.

Честный бизнес понес репутационный ущерб. Чтобы такого не случилось, достаточно было:

Третий – Хотели сохранить упрощенку

Собственники ООО, которое поставляло продукты питания в детсады, решили сэкономить на налогах. Компания превысила лимит по доходам для упрощенцев, но чтобы остаться на УСН, часть бизнеса отписали на ИП.

Этот ИП был одним из учредителей ООО. ИП и ООО заключали с детсадами аналогичные договоры – совпадали условия поставки, адреса доставки и порядок расчета. Первичку от ООО подписывал ИП. Продукты везли одним и тем же покупателям на машинах, арендованных у одного МУП. Товары лежали на одном складе, а отчетность сдавалась с одного IP. Налоговики справедливо увидели здесь дробление бизнеса и доначислили налоги на 7,4 млн руб.

Чтобы такого не происходило, нужно оптимизировать налоги с умом, изучая риски и выбирая законные подходы. О том, как это делать, мы писали в статьях:

Что почитать про бизнес-риски

Перевели деньги фирме-однодневке, написали на рекламном баннере «Мы лучшие», не вышли на среднеотраслевую рентабельность. За такое накажут банкиры с антимонопольщиками, а налоговики вызовут на беседу или придут «в гости». В разных статьях мы писали про эти риски. Почитайте наши публикации, чтобы уберечься от ненужных проблем:

Какие еще показатели может контролировать ОКК?

Показатели, которые требуют контроля, определяются исходя из текущей ситуации в компании – влияет и цикл сделки, и каналы продаж, и тип продаж (горячие или холодные), и механика, и многие другие факторы.

💡 Чаще всего, компании используют ОКК для контроля следующих зон:

– учет рабочего времени и времени на линии;

– проверка работы в CRM (корректность заполнения карточки клиента, выступления статусов, выбора этапа сделки, постановки задач и т.д);

– исполнение регламентов работы (дозвона, отправки сообщений и т.д);

– качества звонков и переписок с клиентами с точки зрения навыков продаж и соответствия скриптам.

Чтобы объективно оценивать критерии, сотрудники ОКК должны глубоко понимать методики и этапы продаж (SPIN, AIDA, SNAP, техники отработки возражений), уметь пользоваться CRM-системами и понимать их структуру, и при этом обладать аналитическими навыками, а еще уметь найти и аргументированно презентовать гипотезы и рекомендации.

Принципы и виды внутреннего контроля

Механизм контроллинга на предприятии осуществляется через иерархическое подчинение контролирующих органов, каждый из которых отвечает за проведение наблюдательных и проверочных мероприятий на своем уровне. Организация системы внутреннего контроля в организации с точки зрения структурно-иерархического подчинения зависит от формы правления на предприятии.

В маленьких фирмах с небольшим штатом сотрудников обычно контроль осуществляется непосредственно руководителем, в то время как в крупных компаниях он распространяется на различные структурные подразделения. Например, в корпоративных системах организация внутреннего контроля включает несколько структурных блоков:

В случае надзора финансовых учреждений система внутреннего контроля кредитной организации предусматривает распределение соответствующих мероприятий на разных уровнях иерархии:

Виды СВК

Существует множество видов СВК, все отличаются по форме предоставления, полноте охвата и другим признакам. В этом разделе мы коротко рассмотрим эти методы.

По порядку осуществления:

По форме предоставления:

По временному признаку:

По полноте охвата:

Методы

Кроме тех видов контроля, которые были упомянуты, на предприятии могут использоваться различные подходы к проведению ревизионных процедур.

Поэтому внедрение системы внутреннего контроля на предприятии включает в себя применение трех основных методологических стратегий.

Общеметодические приемы включают следующие методы контроля:

Приемы документального контроля включают следующие методы:

Приемы фактического контроля включают следующие методы:

Структура капитала

Бизнес может развиваться с помощью собственных денег или за счет заемных средств. Есть показатель финансового рычага, который показывает устойчивость компании, то есть зависимость бизнеса от внешнего финансирования. Для расчета используют формулу:

Финансовый рычаг (коэффициент) = Внешний капитал / Внутренний капитал.

Показатели берут в балансовом отчете. Оптимальный показатель находится в диапазоне 0,5-0,7. Если показатель меньше, то бизнес устойчивый, а если больше, то компания в сильной зависимости от внешнего финансирования.

Используйте таблицу финансовых показателей бизнеса, чтобы контролировать финансовое состояние и не допустить момента, когда у компании не будет денег, чтобы заплатить по обязательствам или на развитие.

Еще больше материалов о ведении бизнеса и деньгах можно найти в телеграм-канале и блоге ПланФакта.

Зачем контролировать работу персонала

Контролировать работу выгодно не только руководству, сотрудники тоже получают от этого неочевидные бонусы. Чем эффективнее работают подчиненные, тем лучше результат: больше продаж и выполненных в срок проектов, больше выручка компании. В этом есть несколько положительных моментов для коллектива:

Некоторые преимущества контроля персонала для руководства:

Выручка

Выручка — это деньги, которые компания заработала на реализации продукции или оказании услуг.

Некоторые предприниматели часто путают этот показатель с прибылью. К выручке относятся деньги, которые бизнес получает от своей деятельности, но из этих денег нужно оплачивать расходы, например, налоги. Показатель выручки используют, чтобы понимать, сколько приносят продажи. В идеале эта цифра должна постоянно расти.

Выручку смотрят в разрезе двух отчетов:

Выручку важно отслеживать по всем направлениям компании. Бывает, что разные подразделения присылают показатели, которые не сходятся друг с другом. Например, бухгалтерия показывает общий объем выручки в 40 миллионов рублей, но по отчетам подразделений получается другая сумма. Поэтому важно внедрять финансовый учет, чтобы итоговый показатель был точным. Например, с помощью сервиса ПланФакт.

Элемент 5. Оценка системы внутреннего контроля, или контролируем контролеров

Однажды установленная система видеонаблюдения ломается. Однажды купленный антивирус устаревает. А когда-то кристально честный работник может начать воровать. Чтобы вовремя замечать и латать такие бреши в СВК, нужно мониторить ее работоспособность и эффективность, то есть контролировать систему контроля.

Делается это так: сначала ищут уязвимости, а потом чинят или меняют то, что сбоит. К примеру, приглашают на инвентаризацию внешнего аудитора и оказывается, что на складе полно недостач. А раньше их как будто бы не было, потому что работники вместо подсчета активов пили чай, а в инвентаризационных описях в колонку «По факту» переписывали цифры из столбца «По учетным данным». Значит, теперь инвентаризировать активы будут аутсорсеры или свои же сотрудники, но под прицелом видеокамер.

Поиск уязвимостей и их починка в эффективной СВК ведутся непрерывно. Для этого:

Контроль для контролеров в каждом бизнесе свой. Для компании со ста сотрудниками он не такой же, как для той, где работают тысячи. Для производства – иной, нежели в консалтинге. Поэтому единого рецепта про то, что проверять, не дадим, зато поделимся тестом оценки СВК. В нем 91 вопрос, по которым проанализируете эффективность каждого из пяти элементов и системы в целом. Если выйдете на высокий уровень – все в порядке, если на низкий – нужны перемены, а то бизнес загнется.

Конечно, тест формален. Мы не могли учесть в нем специфику каждой организации. Но если каких-то вопросов вам не хватает или что-то кажется лишним – корректируйте и полу́чите чек-лист под свою компанию.

Как отслеживать эффективность ОКК?

🏆 KPI для сотрудников ОКК в разных компаниях определяют по-разному, но к наиболее распространенным относят:

– выполнение плана по прослушиваниям звонков;

– корректность заполнения чек-листов;

– выполнение плановых показателей конверсии или объема продаж в ОП.

Довольно часто из этих KPI формируется бонусная часть зарплаты сотрудников ОКК.

При этом для эффективной работы ОКК необходимо соблюдать правило неподчинения ОП:

ОКК хоть и действует в интересах руководителя отдела продаж, но должен подчиняться не ему, а вышестоящему топ-менеджеру (например, коммерческому директору или фаундеру). В таком случае не возникнет конфликта интересов, и результаты анализа будут объективными и продвигающими.

Екатерина, руководитель ОКК xHuman

Преимущества внедрения СВК

На самом деле, внедрение системы внутреннего контроля имеет довольно много весомых преимуществ. От ее появления выигрывает не только сегмент руководителей и сотрудников, но и другие специалисты, связанные с компанией или проектом.

Рассмотрим сильные стороны СВК более подробно для каждого кластера.

Для руководства и сотрудников компании

Эффективная система внутреннего контроля играет ключевую роль в современном управлении организацией. Она не только способствует четкому определению обязанностей сотрудников, но и помогает выявить потенциальные риски, которые могут повлиять на достижение целей компании.

В результате внедрения такой системы исполнители получают четко определенные границы ответственности, что способствует более эффективному выполнению задач и достижению целей.

Кроме того, процессы внутри компании становятся более прозрачными, что упрощает взаимодействие между подразделениями и способствует снижению вероятности конфликтов и несоответствий.

Важным аспектом является также повышение качества отчетности благодаря более строгому контролю за финансовой и операционной деятельностью организации. Таким образом, система внутреннего контроля является неотъемлемой частью эффективного управления и способствует обеспечению стабильности и устойчивого развития компании.

Для акционеров и инвесторов

Строгое соблюдение формализованных стандартов внутреннего контроля и риск-менеджмента в организации является ключевым фактором, способствующим укреплению доверия акционеров к руководству и повышению оценки эффективности корпоративного управления.

Внедрение системы внутреннего контроля также придает компании большую привлекательность в глазах потенциальных инвесторов. Исследование, проведенное Goldman Sachs, показывает, что внедрение такой системы способно увеличить акционерную стоимость компании на 5–10%.

Для аудиторов

Благодаря выявлению и исправлению ошибок еще на этапе подготовки отчетности сокращается необходимость в последующих корректировках.

Это в свою очередь уменьшает время, затрачиваемое на аудиторскую проверку, что позволяет аудиторам более глубоко сосредоточиться на улучшении системы управления рисками и выявлении потенциальных возможностей для роста в бизнес-процессах.

Причин работать с удаленным ОКК xHuman

1. Опыт в разных нишах

Мы в xHuman построили отделы продаж в 200+ проектах из разных сфер (образование, ивенты, недвижимость, франшизы, SaaS-решения и т.д.) – поэтому мы точно знаем, на что стоит обратить внимание, и делимся с нашими клиентами лучшими практиками рынка.

2. Быстрый запуск

На то, чтобы познакомиться с компанией, продуктом, CJM и логикой продаж, нам достаточно 1 недели – за это время мы разрабатываем и приносим на согласование критерии для контроля качества, а также формируем команду обученных менеджеров, которые уже умеют грамотно и четко проводить оценку.

3. Независимость оценки

Внутренние сотрудники ОП и ОКК могут общаться и дружить – и это может сказываться на объективности оценки. Внешний ОКК решает эту проблему.

4. Быстрый результат

Внедряя изменения, основанные на рекомендациях ОКК, вы увидите улучшение конверсий ОП уже через 1-2 месяца работы.

5. Мы знаем, что нужно, чтобы прийти к результату

В России отделы контроля качества только начинают развиваться – это значит, что сотрудникам, нанятым с рынка, может потребоваться много времени, чтобы переложить субъективный опыт с предыдущих мест работы на вашу бизнес-модель. В xHuman практикуется индивидуальный подход – мы адаптируем контроль качества под ваши цели, потребности и особенности ниши.

✍🏼 xHuman помогает бизнесу улучшить конверсии отделов продаж и решить системные проблемы в продажах при помощи удаленного отдела контроля качества. Оставьте заявку – и мы расскажем вам об услуге ОКК подробнее.

🎁 Спасибо, что дочитали до конца! Делимся шаблоном оценки звонка менеджера. Вы можете детализировать каждый из критериев, отталкиваясь от вашей специфики, и использовать его в работе!

Пять блоков с контрольным функционалом

СВК включает пять элементов.

Чтобы СВК была эффективной, нужно организовать и поддерживать работу каждого из пяти элементов. Давайте разберемся, из чего они состоят и что будет, если «забить» на их качество.

Элемент 3. Информация и коммуникация, или без учета нет порядка

В этом элементе сидят все виды учета – бухгалтерский, налоговый, управленческий. А еще в нем живут информационные потоки: от руководства к сотрудникам с рабочими задачами, от сотрудников к руководству с отчетами о сделанном, от продавца к покупателями с ценами, от заказчиков к подрядчикам о сроках оплаты и т.п.

Составляющие элемента даны в его названии – это информация и коммуникация. Если информация оперативна и достоверна, а коммуникация не как в игре «Глухой телефон», то с этой частью СВК все хорошо.

Вот четыре основных блока «Информации и коммуникации».

Первый – сбор данных о фактах хозяйственной жизни в первичке. Первичные документы нужны для ведения бухучета и подсчета налогов. Они должны быть настоящими, а не фальшивыми; по реальным сделкам, а не по мнимым; по всем хозяйственным операциям, а не по каким-то избранным.

Задача СВК – отслеживать эти моменты. Если не отслеживать, то чеки в авансовых отчетах окажутся липовыми, поставщики в накладных – выдуманными, а часть операций пройдет «мимо кассы», к примеру, зарплата в конвертах.

В нынешние времена лучше так не химичить. Налоговики по плану на 2024-й должны собрать налогов на 14% больше, чем в 2023-м. А потому только дайте им повод придраться – обдерут как липку налоговыми доначислениями, штрафами и пенями.

Но если уже пришли обдирать, тогда вот вам в помощь наша статья «Выездная налоговая проверка: как встретить контролеров и чего ждать в процессе». В ней рассказали могут ли инспекторы осматривать помещения, вызывать на допрос и какие документы вправе запросить.

Второй – обработка первички в учетной программе. По отдельным накладным, приходным кассовым ордерам или банковским выпискам не узнать, как развивается бизнес и сколько налогов ему платить. Поэтому первичка обрабатывается в учетной программе – цифры из нее сводятся, чтобы подсчитать совокупные доходы, расходы, активы и долги.

Задача СВК – сделать так, чтобы учетная программа не сбоила, вовремя обновлялась, а сотрудники умели ею пользоваться. Для сложных продуктов, навроде «1С:ERP Управление предприятием», освоение методом тыка не сработает. Значит, руководитель должен решить и эту задачу – не только выделить деньги на покупку программы, но и наладить ее внедрение. О том, как это сделать, читайте в статье «Бюджетирование в 1С: ошибки и успешный опыт внедрения на примерах».

Третий – подготовка отчетности. Бухгалтерскую и налоговую нужно сдавать налоговикам и они ее проверяют. Если наврать с цифрами или опоздать с отправкой, то от инспекторов прилетит по шапке.

Управленческая отчетность никуда не сдается. Ее можно даже не составлять. Но тогда не будет информационной основы для того, чтобы определить:

Задача СВК – наладить подготовку нужных отчетов без вранья в цифрах и без проволочки по срокам.

Четвертый – понимание сотрудниками рисков, которые связаны с их работой. Бухгалтер должен знать, что чеки в авансовых отчетах бывают поддельными и проверять их подлинность через сайт ФНС. Кладовщик должен понимать, что ключи от склада нельзя никому доверять – даже директору, иначе что-нибудь пропадет. Кадровик должен быть в курсе, что в его ведении – персональные данные сотрудников, поэтому нельзя разбрасывать лишь бы где папки с личными делами. Юрист должен помнить, что если проворонить срок исковой давности по дебиторке, то с должника ничего не получишь даже через суд, поэтому претензии и исковые нужно готовить вовремя.

Задача СВК – довести до бухгалтера, кладовщика, кадровика, юриста и других коллег, где находятся зоны особого риска и как их проходить без потерь для бизнеса. То есть без фальшивых расходов, разворованных активов, утечки персональных данных, забытых долгов, неправильно посчитанных налогов и прочих злоключений.

Когда с «Информацией и коммуникацией» не ладится, тогда приходят налоговые инспекторы и «кусают за бочок» – цепляются за ошибки в первичных документах и декларациях, навешивают миллионные санкции. Вот три истории.

Первая – «Попались на бардаке в документах». Компания купила основные средства и предъявила по ним НДС к возмещению. Налоговики сравнили данные из ее декларации с декларацией поставщика, нашли там расхождение по этой покупке, а потому пришли с осмотром.

Оказалось, что купленное оборудование – якобы новое по договору – уже использовалось, местами повреждено, а какое-то вообще не работает. А еще поставщик не прислал счет на оплату и товарно-транспортную накладную, выставил только счет-фактуру.

Инспекторы решили, что сделка фиктивна, а потому доначислили НДС и насчитали штраф и пени. Всего накапало санкций на 1,7 млн руб.

Скорее всего, тут и вправду какая-то мутная операция, но ведь иногда налоговики придираются и к честным сделкам. Чтобы не придирались, специалисты советуют вот что:

Вторая – «Схитрили с налоговыми расходами». Компания добывает уголь и для этого проводит буровзрывные работы. Траты на них и на взрывчатку бухгалтеры признают косвенными. В налоговом учете так выгодно делать, потому что расходы списываются сразу и уменьшают налог на прибыль.

Налоговики изучили технологию добычи угля и решили, что без взрывов тут никак. Значит, траты на них – это прямые расходы и списывать их нужно с отсрочкой – в месяц продажи угля.

Компания все еще судится с налоговиками, но если проиграет, то придется признать завышение налогового убытка аж на 511 млн руб. Следом прилетят доначисления, пени и штрафы тоже на страшные суммы.

Третья – «Оформили первичку абы как». Бухгалтерия строительно-монтажной компании оформляла первичку с ошибками. К примеру, накладные на списание материалов выписывали не в день совершения операции, а позже; по накладным списывали одни материалы, а в актах о приемке выполненных работ в строительстве указывали другие; не подписывали накладные у ответственных лиц.

Для налоговиков такие ошибки – подарок, а для компании – снятие расходов и вычетов, а потому доначисление по налогу на прибыль и НДС. Вместе с пенями и штрафами вышло на 31,5 млн руб.

Что почитать про информационную систему

Еще один способ мониторинга персонала организации – программы учета рабочего времени сотрудников и контроля их действий за компьютером.

Такой софт фиксирует действия работников, производимые на компьютере: работу в программах, посещение веб сайтов, переписку по почте и в мессенджерах. Предоставляют возможности визуального наблюдения: скриншоты или просмотр в реальном времени.

Как это может быть полезно для организации:

Применение системы контроля сотрудников на практике

Как было сказано ранее, программы контроля персонала позволяют фиксировать практически все действия, совершаемые на компьютере. Ниже, для некоторых из функций слежения, приведены примеры того, как они помогли организациям на практике.

Поскольку мы собирали эти случаи от наших клиентов, то у них была установлена и использовалась наша программа LanAgent Enterprise. В некоторых случаях это была ее редакция LanAgent EnterpriseDLP. Такие задачи можно решать и при помощи других подобных программ.

Перечислим основные инструменты контроля.

Сохранение копии переписки в почте, мессенджерах, отправленных в Интернет файлов

Это необходимый инструмент для обнаружения утечки конфиденциальной информации. Также данная функция помогает обнаружить работу на конкурентов, саботаж, попытки нанести вред имиджу компании.

Пример из практики:

У клиента была задача сокращения оттока клиентов и повышения конверсии отдела продаж. Была введена практика опроса действующих клиентов на предмет удовлетворенности качеством услуг, план последующих контактов и предложения доп. услуг и т.д. Дополнительно на компьютеры специалистов отдела продаж была установлена программа LanAgent.

Результаты анализа данных от LanAgent: обнаружено несколько менеджеров, которые уводили клиентов (переводили общение с ними на личные сообщения в мессенджере и там закрывали их на сделку, кто на свое ИП, кто на другую организацию). Еще один продавец грубо общался с клиентами, что снижало их лояльность. Вдобавок он готовился к увольнению, поэтому активно копировал на свой гугл диск договоры, информацию по клиентам, объектам и другие файлы, доступные ему в сети организации.

Эта информация помогла компании вовремя принять меры к нарушителям и решить вопрос с повышением продаж.

Кeylogger (клавиатурный шпион)

Применяется для отслеживания или логирования всех нажатий клавиш на клавиатуре. В отчете нажатие клавиш обычно показано в виде текста (с учетом языка). Также есть возможность увидеть время написания того или иного сообщения.

В современных программах переписка по почте и в мессенджерах обычно фиксируется отдельным видом лога.

Поэтому кейлоггер в основном используется как дополнение. Пример: в нашей практике было достаточно случаев, когда работник отправлял в письме файлы в архиве с паролем. Само письмо и вложение перехватываются программой, а чтобы открыть архив, достаточно дополнительно посмотреть данные от кейлоггера и там найти пароль.

Скриншоты (снимки экранов) мониторов компьютеров

Наличие визуального подтверждения очень полезно при проведении расследований инцидентов.

Также скриншоты очень помогают и при подсчете фактически отработанного сотрудниками времени, т.к. помогают выявить имитацию активности и работу над «левыми» проектами.

LanAgent был установлен в проектной организации. Ее сотрудники практиковали сверхурочную работу: оставались вечером и выходили в выходные. В конце месяца эти дополнительные часы оплачивались по повышенному тарифу. При подсчете выплаты руководитель решил просмотреть по одному из сотрудников подробнее скриншоты его сверхурочной работы. Тогда он и обнаружил, что в штампе чертежей вместо компании-работодателя работник указал свое ИП. Т.е. он работал на себя, получая при этом еще и оплату сверхурочных. При дальнейшем рассмотрении выяснилось, что так поступала половина отдела проектировщиков.

Контроль печати на принтерах

Функция позволят отследить, что было распечатано на принтере в течение рабочего дня. При этом можно не только посмотреть, кто и на каком принтере распечатал документ, но и увидеть изображение документа.

Если имеется еще и возможность подсчета стоимости печати, то такие отчеты помогут оптимизировать расходы.

Для кражи конфиденциальной информации принтер используется довольно редко. Зато им часто злоупотребляют для личных целей – нецелевой печати.

Так, например, нередки ситуации, когда наш клиент за первый же месяц использования программы снижал расходы на печать на 30-50%.

Автоматический поиск нарушений и уведомление специалиста по безопасности

Большинство современных систем позволяют в той или иной степени автоматизировать обнаружение нарушений правил безопасности. Также важно, чтобы специалист безопасности своевременно получил об этом оповещение, например, на свой telegram или рабочую почту.

Пример из практики: у клиента конфиденциальные документы находились на специальном ресурсе с ограниченным доступом. Работникам разрешалось работать с ними непосредственно на ресурсе, а также, кроме особых ситуаций, запрещалось копировать их на свой локальный компьютер.

Требовалось обнаруживать все случаи появления конфиденциальных файлов на компьютерах сотрудников, чтобы специалист безопасности дальше проверил их правомерность.

Для этого в LanAgent была включена функция индексации документов на локальных дисках компьютеров. При появлении новых конфиденциальных документов LanAgent предупреждал о них специалиста безопасности.

При помощи карты движения файлов можно было отследить полный путь перемещения документа, в том числе все его изменения, переименования и пересылки.

Чистая прибыль

Этот показатель показывает успешность бизнеса и сколько собственники могут взять себе в качестве дивидендов. При расчетах важно учитывать именно все расходы: от налогов до аренды. Показатель считают по простой формуле:

Чистая прибыль = Выручка – (Производственные расходы + Косвенные расходы + Амортизация + Налоги на прибыль + Проценты по кредитам)

Производственные или прямые расходы — это затраты на производство товаров или услуг. Например, закупка сырья или зарплата сотрудника, который производит товар.

Косвенные расходы — это затраты, которые не влияют напрямую на производство товаров или услуг, но связаны с ними. Например, зарплата административных сотрудников или бюджет на маркетинг.

Показатель чистой прибыли всегда смотрят в связке с показателем выручки. Если выручка растет, а прибыль нет, то в бизнесе точно что-то идет не так.

Виды контроля персонала

Контролировать работу своих подчиненных можно по-разному: проверять результат работы сотрудников каждый день, на определенном этапе или с нужной периодичностью. Рассказываем про самые популярные виды контроля и то, как контролировать подчиненных руководителю, не тратя на это все свое время.

Проверка результата

Этот способ контроля персонала подходит, если в организации ответственные сотрудники:

Проверка результата будет работать, когда руководитель знает, что спокойно может поставить новую задачу и дедлайн подчиненному, а после проверить его результат. Тогда он занимается своей работой, а от подчиненных ждет отчет по результатам, бизнес при этом не пострадает.

Если же сотрудники срывают сроки, а просроченный даже на один день дедлайн грозит убытками предприятию, такого контроля персонала недостаточно. Для управления персоналом нужна система контроля: контроль учета рабочего времени, ежедневных планов и отчетов.

Предварительный контроль результатов

Этот способ позволяет разделить задачу на несколько этапов и контролировать процесс работы сотрудников компании на каждом этапе. В этом случае руководителю придется стать частью коллектива и тратить больше времени на контроль своих подчиненных. Зато они точно сделают задачи как надо и вовремя.

Например, чтобы контролировать сотрудников в отделе продаж, работу с клиентами можно разбить на такие этапы:

На каждом этапе руководитель получает от своих подчиненных отчет по работе с клиентом. Это информация, благодаря которой он понимает: почему заключение договора затягивается, какие требования есть у клиентов, сколько времени сотрудник тратит на переговоры, какое количество сил расходует на рабочий процесс.

Еще так легко отследить, как работает подчиненный: умеет ли вести переговоры, насколько быстро отвечает клиентам, знает ли, с чего начать диалог. Эта информация нужна, чтобы проанализировать работу коллектива, исправить ошибки и достичь лучших результатов.

Контроль по срокам

Можно разбить задачу на подзадачи и расписать график работ. Этот вид контроля персонала подходит для больших проектов, в которых в первую очередь важно не сорвать дедлайны, но не подходит для творческих задач.

Допустим, вы должны запустить новую рекламную кампанию. В этом случае сам бизнес-процесс мы разбиваем на этапы, график работ по ним будет выглядеть так:

Каждую из больших задач вы должны разбить на маленькие подзадачи и тоже прописать график по времени, познакомить с ним сотрудников. Дальше руководитель контролирует подчиненного: смотрит, как человек укладывается в тайминг и оценивает качество его работы.

Иногда происходят какие-то накладки по разным причинам. Например, ситуация, когда кто-то заболел, либо просто не успевает сделать задачу. Руководитель быстро решает вопрос: находит замену — кому из своих подчиненных можно перепоручить задачи или как распределить задания между работниками. Так выстраивается система управленческого контроля.

Контроль по произвольно выбранным точкам

Руководитель сам решает, как контролировать своих подчиненных: когда проверить на каком этапе работы сотрудник, успевает ли он к дедлайну, как выполняет новую для себя задачу. Можно назначить контрольные точки. Контрольная точка — определенная дата, в которую человек должен представить конкретный результат.

На самом деле этот вид контроля персонала может оказаться стрессовым для коллектива, но он помогает держать все под контролем. Поэтому так контролировать работу лучше только тогда, когда ситуация крайне важная: нужно оценить соблюдение стандартов, нормативов, например, на производстве, на большом предприятии.

В этом случае внезапное внимание начальства для управления персоналом важно, чтобы проверять соблюдение нормативов и избежать рисков по причинам, связанным с некачественной работой персонала, например, браком продукции. В остальных случаях лучше выбрать другой вид контроля персонала.