Компетенции процессника

Модель жизненного цикла

Цель этого этапа – описать, что делает организация. Информация, необходимая для этой работы, поступает из многих источников и во многих формах.

Этап анализа процесса может быть использован для понимания того, как работает процесс, определения потенциальных целей разработки и улучшения согласования процесса с бизнес-целями.

Этап анализа

Задачи:

1. Определить важнейшие бизнес-факторы.
2. Опишите цели процесса.
3. Выбирайте повторно используемые фрагменты контента.
4. Проверьте, доступно ли справочное содержимое процесса как есть.
5. Определите ландшафт процессов высокого уровня как есть.

Этап проектирования (моделирования)

Задачи:

1. Определите карты процессов как есть и блок-схемы.
2. Создайте будущий дизайн процесса, ориентированный на ценность.
3. Бизнес-процессы как надо соотносятся с организационной структурой.
4. Управляйте требованиями к процессам.
5. Стандартизировать и интегрировать.

Руководство по внедрению и автоматизации бизнес-процессов

Согласование стандартов

• Согласовать варианты
• Определить объем стандартов и их взаимосвязь
• Избегать несоответствий между стандартами

Сопоставление процессов

• Сопоставить процессы как есть с процессами как надо
• Сокращение количества процессов и предотвращение излишне сложных процессов

Автоматизация и внедрение процессов

На этом этапе организация внедряет и автоматизирует процессы.

Задачи внедрения:

1. Спланировать внедрение процесса на основе требований
2. Установить владение процессами
3. Внедрить бизнес-процессы (автоматизация)
4. Добавить систему вознаграждения за участие
5. Измерять производительность процессов
6. Определить показатели эффективности
7. Согласовать термины по группам процессов

Запуск / сопровождение бизнес-процессов

Активные автоматизированные бизнес-процессы регулируются и отслеживаются на этапе запуска и сопровождения.

Задачи на этапе запуска и сопровождения:

• Управление и оптимизация бизнес-процессов
• Применение концепции непрерывного совершенствования

Управление процессами в организации

Отслеживайте процессы и управляйте ими. Разработайте эффективный способ мониторинга и управления процессами (измерения процессов, мониторинг, отчетность и аудиты) и используйте данные измерений в режиме реального времени.

Используйте документацию. Используйте документацию также на этапе запуска / сопровождения для управления активными процессами, которые были развернуты, и мониторинга за ними. Если ценность бизнеса реализуется не так, как ожидалось, следует принять корректирующие меры.

Выявляйте недостатки в производительности. Просматривайте, идентифицируйте и классифицируйте все запущенные процессы в портфеле процессов организации. Затем найдите пробелы в производительности, нарушения и другие виды проблем с производительностью процессов и ненадлежащего поведения.

Анализ отклонений

Анализ отклонений в процессах важен для выявления дублирования и потенциала для интеграции, а также для стандартизации различных процессов. Для этого требуется детальный анализ бизнес-процессов или документооборота, при котором исследуются процессы с использованием различных методов, таких как BPR, Six Sigma или Lean.

Определение потребностей в новых процессах / реинжиниринге

Необходимость внедрения новых процессов и / или реинжиниринга существующих процессов может быть вызвана, например, недостатками в производительности.

Оцените влияние новых / реинжинирированных процессов. Оцените возможное влияние, которое новые и / или реинжинирированные процессы оказывают на множество различных аспектов бизнеса – самое главное, что их выполнение будет означать для цикла создания ценности. Этот анализ помогает определить, какие бизнес-единицы / департаменты и процессы являются важными. Вы можете определить последствия для бизнеса на основе наихудших сценариев, которые предполагают, что физическая инфраструктура, поддерживающая каждое соответствующее бизнес-подразделение, была уничтожена, а все записи, оборудование и т.д. недоступны в течение более длительного времени.

Постоянное совершенствование бизнес-процессов

Улучшение бизнес-процессов (BPI) — это системный подход, помогающий организации оптимизировать лежащие в их основе процессы для достижения лучших результатов. Многие методы и подходы (например, реинжиниринг бизнес-процессов, Шесть сигм, бережливое производство, Кайдзен) так или иначе включают в себя какое-либо непрерывное улучшение или непрерывное совершенствование процессов.

Непрерывное совершенствование включает в себя следующие задачи:

1. Расставьте приоритеты в областях улучшения
   Определите, задокументируйте и выберите области улучшения с помощью совместных усилий бизнес-подразделений, ИТ и технологий.

2. Обеспечьте управление процессами
   Процессы должны постоянно обновляться и управляться выделенным технологическим подразделением / командой.

Manage Change. В мире постоянного изменения адаптация к внутренним и внешним изменениям является общей задачей. Следовательно, организация должна активно управлять изменениями, происходящими в организации, и изменением своих бизнес-процессов.

Стимулируйте инновации и трансформацию бизнеса. Это идет рука об руку с описанным выше управлением изменениями.

Популярные подходы в управлении бизнес-процессами

Рассмотрим подробно восемь моделей управления бизнес-процессами компании. Для своей работы вы можете использовать те схемы, которые максимально подходят к стратегическим планам и стилю руководства предприятием.

Теория ограничений

Согласно данной схеме, в предпринимательской деятельности, осуществляемой организацией, в текущий момент существует одно основное ограничение, которое препятствует росту фирмы. Оно оказывает негативное влияние на всю корпоративную систему и тормозит развитие, даже если внутренние алгоритмы функционируют эффективно.

Выявление и ликвидация такого слабого звена приводит к увеличению общей продуктивности и росту прибыли.

Реинжиниринг

Методология используется для оптимизации всех процессов на предприятии. Включает три этапа:

1. Определение текущих процессов.
2. Анализ эффективности и возможных улучшений.
3. Реализация изменений.

Реинжиниринг позволяет осуществлять управление рисками бизнес-процессов в компании и улучшать финансовые показатели даже без полномасштабного достижения идеального шаблона.

Моделирование при помощи компьютерных систем

Компьютерное моделирование позволяет выявлять слабые места в текущих бизнес-процессах компании, вычислять ресурсы, необходимые для расширения, так как специализированные программы позволяют спроецировать многократное повторение любого алгоритма операций и получить статистику по его итогам.

Методология Шесть сигм

Данный подход своей основной целью ставит минимизацию ошибок при совершении текущих корпоративных операций. Реализация этой стратегии позволяет улучшить качество предлагаемой компанией продукции или услуг, а также сократить время на их создание. Базовые принципы:

• Уменьшение разброса процесса.
• Устранение несоответствий или дефектов в продукции или услугах.

Показатель, к которому стремиться компания, использующая данную стратегию: не больше четырёх ошибок на миллион повторений какой-либо операции.

Концепция эффективного производства

Основная задача – сведение к минимуму всех видов производственных потерь. Это любые операции, расходующие ресурсы компании, но не создающие продукции, не формирующие ценность предприятия в глазах потребителей. По данному подходу все процессы делятся на полезные для клиентов и нет. Временные и ресурсные затраты на вторую группу сокращаются всеми доступными способами.

Стратегия соблюдения сроков

Одним из ключевых аспектов успешного управления бизнес-процессами является строгий контроль за выполнением сроков. Это позволяет повысить производительность и эффективность деятельности организации.

Метод направлен на максимальную синхронизацию сырьевого, продуктового и информационного направлений предпринимательской деятельности. При его реализации все необходимые для производства товаров либо формирования услуги ресурсы поступают в нужное время (без сбоев по срокам) и в достаточном количестве. Таким образом, на предприятии снижается общая нагрузка на систему в целом и минимизируются периоды авральной работы и простоя.

Канбан

Это классический инструмент, позволяющий визуализировать все бизнес-процессы, осуществляемые на предприятии, с возможностью простого и понятного перемещения достигнутого результата на следующий этап.

SCRUM

Данная система базируется на постоянном взаимодействии с клиентами компании, в интересах которых она осуществляет свою деятельность и создаёт товары и услуги.

Суть методологии сводится к тому, что работа персонала делится на небольшие временные отрезки (спринты) длительностью не более одного месяца, для которых устанавливаются конкретные цели и задачи. При реализации этой стратегии используются следующие инструменты:

Классификация бизнес-процессов

Бизнес-процессы могут быть классифицированы несколькими способами:

Декомпозиция процесса. Способ, с помощью которого компоненты процесса разбиваются на более простые формы объектов.

Тип процесса. Классифицирует процессы на основе роли процесса:

1. Процессы управления – сосредоточены на планировании и контроле.2) Основные процессы – для получения результата.3) Вспомогательные процессы – необходимы для выполнения основных процессов.

Природа процессов. Классификация процессов, основанная, например, на их сложности.Уровни процессов. Классификация процессов на один из трех уровней:

1. стратегический;2) тактический;3) операционный.

Декомпозиция процессов. Процессы всегда следует рассматривать комплексно. Ниже вы можете найти пояснения к объектам на разных уровнях.

Область процессов. Высокоуровневая абстрактная комбинация групп процессов.

Группа процессов. Объединяет согласованный и полный набор процессов, которые вместе дают конечный результат с определенной выгодой или ценностью для конкретных заинтересованных сторон. В группе процессов есть только один процесс, который обеспечивает результат, за который оценивается группа процессов. Все остальные процессы существуют для того, чтобы гарантировать, что у основного процесса есть все необходимое для обеспечения получения ценности.

Процесс. Каждая группа процессов состоит из набора процессов, необходимых для планирования, подготовки и предоставления ценного результата. Процесс создаст единый, пригодный для использования и завершенный бизнес-объект, например продукт или информационный объект.

Этап процесса. Процесс может быть разбит на этапы процесса. Работа этапов специфична, но на этом уровне ничто не указывает на то, как будет выполнено каждое действие.

Активность. Этапы процесса можно разбить на операции процесса. Действия описывают работу – другими словами, они предоставляют подробную информацию о полном наборе действий, необходимых для получения результата на этапе процесса.

Рабочая система. Рабочая система состоит из сочетания человеческой работы, выполняющей определенную деятельность.

Процедура. В то время как действия процесса описывают ощутимую работу, процедура определяет, как эта работа выполняется. Процедуры фиксируют поведение и информационные аспекты систем или машин на самом низком внешне наблюдаемом уровне. Процедуры описаны в дизайне продукта и руководствах по эксплуатации.

Особенности развития российского рынка BPM-систем

Для российского рынка BPM-систем 2020-2021 годы оказались весьма успешными. О росте этого направления говорят практически все опрошенные эксперты – представители ИТ-компаний, занимающихся внедрением таких решений. Пандемия и локдауны показали необходимость автоматизации бизнес-процессов разных уровней. Заморозка ИТ-бюджетов в 2020 году практически не затронула сегмент BPM, поскольку переход на удаленную работу и необходимость внедрения ЭЦП потребовало наладки бизнес-процессов в новой среде.

Но локдаун закончился, а запрос на цифровизацию и оптимизацию процессов и бизнеса в целом остался, и ИТ-бюджеты в этом году увеличились, причем, согласно Gartner – во всем мире. Многим компаниям пандемия показала, что гибкость и умение быстро перестраивать процессы под меняющиеся условия – это вопрос выживания и процветания, – отмечает Антон Иванов, основатель и генеральный директор компании Citeck.

Рассмотрим подробнее ключевые факторы, которые оказали серьезное влияние на российский рынок BPM-систем в 2021 году и продолжат оказывать влияние в ближайшем будущем.

Пандемия и удаленная работа

Удаленная работа во время коронавирусной пандемии для многих компаний стала практически безальтернативным вариантом продолжения своей деятельности.

Сейчас есть понимание, что мы останемся в гибридном режиме онлайн/офлайн-работы навсегда. Задача удаленного взаимодействия становится перманентной, потребность в ее решении окрепла, пришло осознание, что стоять нельзя, нужно выстраивать дальнейшую работу и инвестировать в цифровизацию процессов, – говорит Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения Directum.

«Удаленка» стала основным фактором, стимулирующим развитие рынка BPM. Она вызывает необходимость в обеспечении координации действий сотрудников, находящихся вне зоны непосредственного доступа друг к другу, требует большей формализации деятельности. Как следствие, возникает запрос на системы, поддерживающие согласованную работу в рамках формальных правил, т.е. на системы класса BPM.

На них ложится крайне важная задача поддержания контекста, в котором отдельные сотрудники осуществляют свою работу. Затруднение непосредственных контактов также требует наличия системы, «ведущей» сотрудника по рабочему процессу, подсказывающей ему необходимые действия, – объясняет Василий Анфиногентов, директор отделения автоматизации деловых процессов компании "Форс — Центр разработки" (ГК "Форс").

Учитывая все вызовы и сложности, с которыми сталкивается бизнес в период пандемии коронавируса, можно было бы предположить, что организации будут экономить на цифровых проектах в стремлении сократить расходы, говорит Алексей Клочков, управляющий директор «Террасофт Россия». Но исследование рынка low-code/no-code, которое в «Террасофт» провели в начале 2021 года и затронуло в том числе тему цифровизации, показало диаметрально противоположные результаты: 95% организаций продолжают инвестировать в цифровизацию бизнеса, более того, из них почти треть увеличили объемы инвестиций в digital-проекты.

Эти цифры применимы в том числе и для рынка BPM — системы для управления бизнес-процессами являются одним из ключевых видов корпоративного ПО, мы видим, что запрос клиентов на автоматизацию процессов растет с каждым месяцем, поэтому можно смело предположить, что тренд на рост спроса продолжится, – считает Алексей Клочков.

Ускорение цифровой трансформации

Следующий важный фактор – ускорение цифровой трансформации. У заказчиков больше нет времени на долгие внедрения, они хотят быстро встраивать новые процессы в свои ИТ-решения, желательно самостоятельно и без привлечения подрядчиков, ведь процесс определения поставщиков и контрактация – это тоже время.

Для государственных заказчиков это особенно важно, так как на них сыпется огромный поток задач, которые невозможно запланировать заранее, а времени на проведение закупок для этих работ нет – задача должна быть уже выполнена, – поясняет Людмила Богатырева, руководитель департамента цифровых решений Агентства «Полилог», разработчика программной платформы Polycode.

Если говорить о сегменте Enterprise, то часто такие компании видят преимущества BPM-инструментов независимо от внешних факторов. Например, много лет назад крупные заказчики внедрили сложные «монолитные» системы (например, ERP), и на текущий момент некоторые продолжают пользоваться устаревшими версиями ПО. С точки зрения поддержки и развития такие «унаследованные» (legacy) ИТ-решения сложны и дороги. Срок поддержки систем подходит к концу, что вынуждает заказчиков планировать переход на современные версии ПО. Поэтому заказчики стремятся перевести эти системы на современные платформы с микросервисной архитектурой, что как раз и влечет за собой растущий интерес к BPM-инструментам.

С одной стороны, в компании остается единая платформа (с едиными средствами разработки, механизмами интеграции). С другой стороны, вокруг нее образуется большое количество ИТ-сервисов, автоматизирующих разные бизнес-процессы, – рассказывает Юрий Востриков, операционный директор компании Норбит (входит в группу Ланит).

Пересмотр модели управления в компаниях

Помимо озвученных выше факторов отечественные эксперты упоминают о постепенном пересмотре модели управления в компаниях.

На данный момент рынок BPM уже можно считать зрелым, однако спрос на системы BPM-класса растет. Повышающийся спрос связан с тем, что компании пересматривают модели управления, а переходя к процессному и проектному управлению от ситуативного, приходят к необходимости внедрять BPM, отмечают в компании RKIT.

В компании Крок добавляют, что до недавнего времени российские заказчики очень аккуратно смотрели на процессное управление и автоматизировались «кусочно». Сейчас же специалисты наблюдают, что всё больше и больше компаний стараются выжать из BPM максимум, идут запросы на автоматизацию всё более и более сложных разветвленных процессов. Автоматизация идет под флагом системного подхода, объединяя все ИТ-системы компании в единый действующий организм, контуром управления которым непременно должен быть BPM.

Объёмы, скорость внедрения и сложность процессов для автоматизации на BPM растет из года в год. С каждым годом усовершенствуется архитектура платформ, чтобы они могли соответствовать ожиданиям бизнеса и по объему функционала, и по производительности. Мы в Крок наблюдаем, что в этом году главным для многих заказчиков является скорость получения бизнес-результата и сроки внедрения решения, – уточняет Елена Габдуллина, руководитель направления «Управление бизнес-процессами» компании Крок.

Кроме того, сильное влияние на развитие рынка оказывает и импортозамещение.

Полезность BPM-систем оценили все, а отечественные решения стали конкурентоспособными, по функционалу ничем не уступая продуктам всемирно известным вендоров, но выигрывая в цене и позволяя снизить риски политических и экономических последствий, – поясняет основатель и генеральный директор компании Citeck Антон Иванов.

Крупнейшие поставщики BPM-систем в России

Лидером рейтинга поставщиков BPM-систем в России, подготовленного по выручке от реализации BPM-проектов в 2020 году, стала компания Ланит. Она показала рост этого направления на 58% до 1,487 млрд руб. В первую тройку также вошли компании Naumen и «Диджитал Дизайн» с показателями 814,6 и 801,5 млн руб. соответственно. Суммарная выручка от BPM-проектов 15 компаний, принявших участие в рейтинге, превысила 5,5 млрд руб.

№ Компания Статус Выручка от проектов BPM за 2020 г., млн руб., c НДС в т.ч. от продаж лицензий в т.ч. от услуг по внедрению и поддержке Выручка от проектов BPM за 2019 г., млн руб., c НДС в т.ч. от продаж лицензий в т.ч. от услуг по внедрению и поддержке Динамика 2020/2019, % Крупнейшие клиенты/проекты в 2019 и 2020 гг.

1ГК ЛанитИнтегратор1 4871901 297939,5н/дн/д58,3Segezha Group, ОМК, Корякэнерго, Ниармедик, Сбербанк, Альфа-Банк, ВТБ, Пулково, МСП Банк, Аскона, ДОМ РФ, СберЛизинг, Сбер, Альфа-Банк, ВТБ

2NaumenВендор/интегратор814,6244,4570,2652,8261,1391,724,8Служба финансового уполномоченного, Газпромбанк, Федеральная пассажирская компания, Банк НФК, Мотив Телеком, Почта России

3ГК «Диджитал Дизайн» (платформа Docsvision)Вендор/интегратор801,5129,6671,9786,6141,1645,51,9н/д

4НПЦ «БизнесАвтоматика»Вендор718н/дн/д514н/дн/д39,7Минэкономразвития России, Минцифры России, ВДЦ «Смена»

5ELMAВендор516232,2283,8448,2158,7289,515,1 «Московский кредитный банк», «РН-УфаНИПИнефть», СК «ЭРГО Жизнь», «Красцветмет», «Детали иномарок», Кадровый холдинг Анкор, DHL, Mriya resort, Зарубежнефть, RETN, НПП "Гамма"

8Первая ФормаВендор/интегратор16337126131359624,4Световые технологии: Управление коммуникациями и Управление разработкой продукции, Алианта Групп, УК Сколково, Гимназия Сколково, Газпром СтройТЭК Салават, Институт Гидропроект, TwinsGarden, Уралсиб Страхование

12К2РУИнтегратор1026042132,18250-22,8Проект HR-сервисов «Счастливый сотрудник» для Банка «ФК Открытие», Автоматизация сервисов Департамента управления делами «ГМК «Норильский никель», Портал консультаций по вопросам налогового законодательства и бухгалтерского учета для «ГМК «Норильский никель», Автоматизация процессов Правового департамента для «ГМК «Норильский никель»

13ГК ФорсИнтегратор52,5052,53052575МТС, Спортмастер, МГФОМС

15RKITИнтегратор292,126,932,3725,3-10,2Востокцемент, Аланс, Фармасинтез, НК Роснефть, МФЦ Иркутской области, Администрации города Иркутска

* – консолидированные данные с учетом выручки компаний «Норбит», «Ланит – Би Пи Эм» TAdviser 2021

Особенности спроса на BPM в отрослях

Спрос на BPM-системы отмечается во всех отраслях экономики. Поскольку воздействие изменившихся условий работы ощущает экономика в целом, то и запрос на формализацию действий, на охват ранее неформализованной деятельности существует во всех сферах.

При этом традиционно, наибольшая потребность в подобных решениях отмечается в финансовом секторе, особенно на фоне трансформации банков в финтех-компании. Кроме того, компании из этой сферы формируют свои конкурентные преимущества за счет непрерывной работы с бизнес-процессами.

К числу лидеров, согласно последнему опросу участников рынка, сейчас можно также отнести ритейл и госсектор.

Денис Селезнёв, генеральный директор компании "Первая Форма", называет ритейл наиболее гибкой отраслью, которой необходимы передовые ИТ-решения. Андрей Чепакин, коммерческий директор ELMA, добавляет, что ритейлеры с приходом пандемии почувствовал угрозу, поэтому многие игроки перешли в онлайн, а это потребовало изменить бизнес-процессы компаний.

Что касается госсектора, то он приближается к лидерству благодаря масштабным проектам по цифровизации. Кроме того, спрос на BPM-системы здесь растет, в том числе и потому, что многие госорганизации не успели в силу ограниченных бюджетов автоматизировать работу в начальный период пандемии.

Помимо этого, в 2021 году произошли существенные изменения в подходе к цифровой трансформации госуслуг, так как в ведомствах стал применяться новый инструмент планирования – ВПЦТ (ведомственная программа цифровой трансформации). В рамках ВПЦТ федеральным органам власти необходимо достигать конкретные KPI цифровой трансформации госуслуг (это не просто автоматизация ради автоматизации), например, сокращение сроков и трудоемкости, реализация проактивного механизма их оказания, сокращение издержек заявителя, переход на реестровую модель. Достижение данных показателей напрямую связано с глубиной автоматизации бизнес-процессов оказания госуслуг, а именно с минимизацией участия сотрудника в принятии решений и управлении данными.

Если мы говорим про развитие BPM в данном сегменте, то новый методологический подход обеспечит на ближайшие 5 лет высокую динамику развития BPM в органах власти, которая по сути своей означает переход от простых учетных систем в сторону полноценных BPM-решений, – говорит Людмила Богатырева, руководитель департамента цифровых решений Агентства «Полилог», разработчика программной платформы Polycode.

Статистика выполненных проектов, информация о которых содержится в базе TAdviser, подтверждает, что лидерство этих трех отраслей.

Что касается других сфер, то по словам участников рынка, заметно увеличился спрос на BPM со стороны производственных предприятий. Как отмечают в компании RKIT, промышленные компании, которые настраивали системы для работы до пандемии, сейчас адаптируют свою деятельность для работы в новых реалиях, исправляют выявленные ошибки и активно взаимодействуют с разработчиками и технической поддержкой.

Коммерческий директор ELMA Андрей Чепакин в число лидеров спроса на BPM-системы также включил бы девелопмент. Компании из этого сектора непрерывно ищут пути борьбы за потребителя, это вынуждает их применять новейшие технологии в своих ключевых процессах: реализация проектов строительства и взаимодействие с потенциальными клиентами.

В целом же, по словам Елены Габдуллиной, руководителя направления «Управление бизнес-процессами» компании «Крок», спрос на BPM зависит больше не от отрасли, а от ИТ-зрелости организации, и от того, какой путь эволюции в ИТ организация прошла и как она смотрит на процессное управление.

Не стал выделять конкретную отрасль и Алексей Клочков, управляющий директор «Террасофт Россия». В компании говорят о колоссальном спросе на цифровизацию процессов во всех сегментах рынка.

Не всем компаниям нужно, например, управлять складскими остатками или автоматизировать кредитный конвейер. Но у всех компаний есть HR-процессы, бухгалтерия, документооборот — и тут без BPM-технологий не справиться. Именно они синхронизируют команды и департаменты, помогая быстро принимать решения, получать и обмениваться информацией, вовлекать всех участников для достижения результата. То есть фактически BPM — это «универсальный солдат», который эффективно показывает себя в любых условиях. Это мы и видим на примере BPM-проектов наших клиентов из разных отраслей, от ритейла и медицины до промышленности и нефтегазовой индустрии, отмечает он.

Что касается географии внедрений, то согласно данным базы TAdviser, в России BPM-проекты чаще всего реализуются в Центральном федеральном округе (52,6%), Приволжском (14,4%) и Северо-Западном (11%). Города, лидирующие по количеству внедрений BPM, представлены на диаграмме ниже.

Будущее российского рынка систем BPM

Российские компании начали более осознанно приходить к процессному подходу и необходимости более тщательного управления сложными кросс-функциональными бизнес-процессами. Кроме того, востребованность задач систем класса BPM будет увеличиваться по мере появления новых нормативных актов, связанных с переводом корпоративных процессов на безбумажные рельсы. В первую очередь, это касается кадровых процессов и подготовки документов к передаче в государственные архивы. В результате перевода большинства процессов в безбумажный вид бизнес сможет применять современные технологии, например, Process Mining, для решения задач цифровой трансформации.

Мы достаточно оптимистично смотрим в будущее. Рост популярности систем для автоматизации процессов может привести к желанию автоматизировать всё новые и новые процессы корпоративного управления, – отмечает Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн».

Платформы автоматизации все больше будут востребованы для обеспечения контроля удаленной работы, уверен Владимир Лобачев, руководитель «Зет-Софт». Помимо этого, по словам эксперта, сами решения для автоматизации ИТ стремятся к наименьшим усилиям и основываются на итеративном подходе и гибких методологиях для непрерывного потока улучшений процессов, выполняемых в течение недель, а не месяцев. При этом компаниям нужны решения для создания высоконагруженных, отказоустойчивых и масштабируемых систем, которые бы справлялись с огромным потоком данных и бизнес-процессов.

Также российские компании все больше обращают внимание на отечественных разработчиков. Так как к доминирующему ранее политическому фактору добавился и экономический. Если подытожить, то основной фокус рынка будет направлен на «легкие» российские решения и Open Source системы, отвечающие требованиям импортозамещения, считает Владимир Лобачев.

Анна Кузнецова, руководитель практики BPM компании Naumen, добавляет, что активный характер цифровизации, который наблюдается последние несколько лет в России, способствует тому, что отечественные BPM-решения получат дополнительные импульсы для развития.

Мы можем не просто конкурировать с иностранными поставщиками внутри страны, но и постепенно выходить с на международные рынки, – уверена она.

Елена Габдуллина, руководитель направления «Управление бизнес-процессами» КРОК, поясняет, что отечественные производители BPMS вполне могут составить конкуренцию импортным, они обладают достаточной функциональностью и более низким порогом входа для пользователей – импортные решения требуют более длительного изучения платформы до момента создания процессов и большего ИТ бэкграунда у специалистов компании. К тому же, импортные решения часто избыточны для большинства российских компаний, полагает эксперт.

Что касается технологической части, то по мнению Дениса Селезнёва, генерального директора компании "Первая Форма", рынок движется в сторону развития роботизации и искусственного интеллекта в связке с BPM-системами, внедрения виртуальных ассистентов для автоматизации рутинных процессов. Кроме того, в ближайшее время ожидается взрывное развитие мобильных приложений ВРМ-систем, которые будут отображать аналитику и дашборды, предоставлять возможность контроля исполнительской дисциплины.

Уже сейчас, наши клиенты выбирают ВРМ-систему не только по функциональным возможностям. Для них важно, чтобы система имела интуитивно понятный интерфейс, современный дизайн, легкое погружение пользователей, эстетичность и эргономичность. Это особенно важно для мобильных приложений. Важным аспектом является поддержка и развитие такой системы внутри компании: низкий порог вхождения администратора системы, low-code или визуальное программирование, отсутствие необходимости наличия специфических знаний для поддержки системы, – поясняет эксперт.

Организационная зрелость в сфере проектного менеджмента

Организационная зрелость — это степень, в которой компания способна эффективно и последовательно управлять своими проектами, программами и портфелями. Организационная зрелость зависит от многих факторов:

Оценка организационной зрелости выполняется с помощью различных моделей и методик, позволяющих определить сильные и слабые стороны организации, выявить пути улучшения, развития, повышения уровня работы. Некоторые из наиболее известных и распространенных моделей и методик оценки зрелости — это:

Организационная зрелость имеет большое значение для повышения показателей эффективности менеджмента и для достижения стратегических целей и конкурентных преимуществ организации. Этот показатель требует постоянного измерения, анализа, улучшения и развития.

Специалисты по процессному управлению – востребованная на рынке специальность. Но как компании быть уверенной, что к команде присоединился действительно эксперт, и каким образом процесснику можно подтвердить свою квалификацию? Для этого был разработан профстандарт. Разберемся, как и для чего он создавался.

президент Ассоциации профессионалов управления бизнес-процессами

Какие были предпосылки для разработки профессионального стандарта?

Ответить на этот вопрос проще всего на примерах. В компании любят рассуждать о бизнес-процессах, но при ближайшем рассмотрении названия бизнес-процессов в ней совпадают с названиями подразделений. Это означает, что в компании плохо понимают разницу между бизнес-процессами и бизнес-функциями. Кому положено, отчитались о «внедрении процессного управления», но и рядовые сотрудники, и менеджеры не понимают зачем им забивают головы процессами. И это совершенно законный вопрос при таком подходе. Правильный взгляд: процессное управление не совпадает с функциональным и не заменяет его, а дополняет, позволяя справиться с такими типичными пороками иерархических организаций, как «корпоративный пинг-понг», местничество, бесконечные бюрократические процедуры.

Еще один распространенный сценарий: усилия компании в области процессного управления нацелены исключительно на написание регламентов – «напиши что делаешь – делай что написал». Нельзя сказать, что это бесполезно; идея правильная, но надо понимать, что ее корни уходят в 70-е – 80-е годы прошлого века, когда и технологии были другие, и нотаций моделирования не было таких развитых, как сейчас, и в целом мир был «медленным» и намного более предсказуемым.

Профессионал – это тот, кто владеет набором инструментов и применяет его сообразно стратегии и целям организации. Если это столяр, то он работает и стамеской, и рубанком, и напильником, а не одним молотком. Если это специалист по процессному управлению, то он какие-то процессы регламентирует, другие автоматизирует, для третьих выполнит реинжиниринг.

Отдельная грустная история – уровень владения BPMN, основной на сегодняшний день нотацией моделирования бизнес-процессов. Даже консалтинговые компании и интеграторы, которые обязаны разбираться в предмете, сплошь и рядом сдают своим клиентам схемы процессов с явными синтаксическими ошибками. Или сам заказчик принимает соглашение о моделировании с явными ошибками, мотивируя это примерно так: «Нам неважно соблюдение стандарта, главное, что мы понимаем друг друга». Услышав такое недавно в строительной компании, я спросил: «Скажите, а чертежи у проектировщиков вы принимаете "по понятиям" или требуете соблюдения отраслевого стандарта?». BPMN – это тоже отраслевой стандарт, и минусы от его нарушения сильно перевешивают кажущиеся плюсы.

Как внедрение стандарта влияет на отрасль?

Сам по себе профессиональный стандарт «Специалист по процессному управлению» подобные проблемы не искоренит, но профстандарт – это лишь один из элементов национальной системы профессиональных квалификаций, которая включает также независимую оценку и сертификацию учебных программ. И такая целостная система способна поднять на новый уровень квалификацию специалистов.

Крупные корпорации уже используют профстандарт «Специалист по процессному управлению» для формирования должностных инструкций и требования к кандидатам при приеме на работу. Это прямая польза от профстандарта.

Кроме того, как я сказал, на основе профстандарта разработаны средства оценки квалификации – проще говоря, тесты профессиональных экзаменов.

И наконец, вузы опираются на наш профстандарт при формировании учебных программ.

Кто принимал участие в разработке профессионального стандарта?

С инициативой разработки профессионального стандарта выступил Магнитогорский металлургический комбинат, за что коллегам большое спасибо. Они привлекли Ассоциацию профессионалов управления бизнес-процессами, которая отрядила своих экспертов. Среди них:

Надо заметить, что к этому моменту Ассоциация успела перевести и опубликовать Свод знаний по управлению бизнес-процессами BPM CBOK – «библию» процессного управления.

Профстандарт мы разрабатывали, опираясь на содержащиеся в Своде знаний области компетенций, практики и методы. Таким образом, наш профстандарт получил основу в виде международного стандарта

Процедура внедрения профстандартов регулируется государством, и она в обязательном порядке предусматривает проведение общественных обсуждений и положительные отзывы от компаний и организаций. Всю эту работу мы провели: провели серию публичных обсуждений, собрали отзывы десятков организаций, учли массу замечаний и предложений. Вместе с разработкой это заняло несколько лет, и в итоге 17.04.2018 профстандарт «Специалист по процессному управлению» был утвержден Министерством труда и социальной защиты РФ.

Какие профессии охватывает стандарт и почему были выбраны именно они? Существуют ли направления, которые стандарт не рассматривает, и почему?

Профессиональный стандарт «Специалист по процессному управлению» охватывает четыре обобщенные трудовые функции, которым соответствуют четыре квалификации:

(«Обобщенные трудовые функции» и «квалификации» – это специфические термины профстандартов; проще говоря, речь идет о типовых специальностях/должностях)

Центральная фигура здесь – процессный аналитик. Это самая массовая профессия – те, кто выполняет основной объем работ по анализу, проектированию, оптимизации, автоматизации процессов. Специалист по регламентации – это уровень стажера, вчерашнего студента. Процессный архитектор и процессный методолог – это эксперты. Архитектор отвечает за процессную архитектуру, методолог – за организацию процессной работы.

Обсуждались, но в итоге в профстандарт не попали руководящие должности, например директор по бизнес-процессам, и специалисты по автоматизации процессов. Мы решили сконцентрироваться на специфике процессной работы, учитывая, что есть отдельные профстандарты руководителя и айти-специалистов.

Также профстандарт не включает владельца и менеджера процесса. Бесспорно, это важные роли, но это именно роли, а не профессии – компания не будет объявлять о вакансии «владелец процесса».

Этапы управления бизнес-процессами

Рассмотрим подробнее пять главных этапов управления корпоративными бизнес-процессами, являющихся общими для любых операций вне зависимости от деятельности предприятия.

Распределение

Главная цель этапа – выявление и описание всех процедур и операций, которые осуществляются внутри организации. После устанавливаются чёткие границы для всех них, прописываются задачи для основных и вспомогательных процессов, назначаются ответственные за их выполнение.

Второй этап

Здесь необходимо подробно описать каждый бизнес-процесс: разбить его на главные и вложенные процессы, разработать чёткую структуру, установить показатели, по которым будет анализироваться эффективность выполнения задач. В зависимости от потенциальных ситуаций для некоторых можно проработать несколько алгоритмов.

Третий этап

Все текущие рабочие схемы организации подстраиваются под разработанные по плану на предыдущих двух этапах. Во время внедрения новых алгоритмов осуществления бизнес-деятельности возможно исправить мелкие недочёты и формировать базу будущей оптимизации.

Четвёртый этап

Предпринимаются действия по снижению финансовых затрат, сокращению времени на реализацию операций, уменьшению числа задействованных в бизнес-процессах сотрудников.

Оценка эффективности

Все корпоративные операции протекают циклично, то есть повторяются через определённый период времени. После внедрения новых и улучшения текущих необходимо проводить анализ управления бизнес-процессами в компании с целью определения того, насколько действующая схема отвечает главным потребностям предприятия.

На этом этапе выявляют устаревшие и низкоэффективные алгоритмы. Такой аудит следует осуществлять не реже одного раза в год. Фундаментальные структурные изменения (например, перепрофилирование производства, выпуск нового товара или открытие филиала в другом регионе) требуют внепланового анализа.

Инструменты для моделирования бизнес-процессов

В завершение перечислим популярные программы для управления бизнес-процессами:

Часто задаваемые вопросы об управлении бизнес-процессами

Это система управления внутренними корпоративными процессами из 5 основных этапов:

Данная методология базируется на том, что любая проблема в организации рассматривается как системное явление, а не одноразовый случай. Это помогает устранять причины её появления и минимизировать риск повторного возникновения.

Каким фирмам больше всего требуется автоматизация управления бизнес-процессами в компании?

Внедрение системы управления внутренними процессами подходит для предприятий, которые:

В чём разница между реинжинирингом и оптимизацией бизнес-процессов?

Реинжиниринг предполагает перестройку всех их на предприятии для получения дополнительных конкурентных преимуществ. Чаще всего он проводится при полном перепрофилировании деятельности и принятии новых стандартов. Оптимизация же затрагивает корпоративные процессы в одном или двух направлениях.

Какие требования выдвигаются к функционалу систем управления бизнес-процессами?

Всё зависит от целей и задач конкретного дела: зачастую то, что актуально для крупных корпораций, может быть совершенно непригодно для небольших частных фирм.

Управление бизнес-процессами компании – важнейшая составляющая эффективной работы, роста и развития любого предприятия. Чтобы фирма могла достигать поставленных целей и задач с минимальными затратами человеческих и финансовых ресурсов, надо описать и структурировать все внутренние корпоративные процессы, внедрить их в деятельность организации, а затем контролировать их соблюдение на постоянной основе. Периодическая оптимизация позволяет устранять слабые зоны и повышать эффективность деятельности компании в целом.