Консультации и обучение онлайн

Специалисты качества, аналитики всего мира
часто советуют при поиске эффективных решений проблем (несоответствий, дефектов
и т.д.) применять  «крутой» метод  «построение
диаграммы Парето».  Что это за метод?
Как его применять? В Интернете, учебниках 
так много написано, как строить диаграмму. Кажется, очень сложно.

                                                                                                       Рис. 1 «Диаграмма Парето»

У многих, кто впервые слышит наименование диаграммы,
сразу возникают ассоциации  с открытием итальянского
социолога Вильфредо Парето «20 процентов населения Англии владеют 80 процентами
богатства всей страны» или знаменитым  законом
Парето «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные
80 % усилий лишь 20% результата». Причем здесь 
дефекты? Вообще не понятно.

На самом деле проводить анализ проблем (анализ несоответствий) при помощи диаграммы вовсе не сложно. Закон Парето с его знаменитой
пропорцией 20/80 в настоящее время применяется, практически, повсюду с разной
трактовкой. В частности, применительно к менеджменту качества оно трактуется как
«80% несоответствий и дефектов возникают из-за 20% причин». А диаграмма Парето является графическим отображением
этой трактовки и очень проста в применении. Давайте попробуем разобраться
вместе. Также можно посмотреть видео «Диаграмма Парето«

Немного о  Диаграмме Парето

Диаграмма
Парето  представляет собой столбчатую диаграмму, на которой
наглядно отображаются изучаемые факторы в порядке убывания их значимости. Диаграммы
Парето подразделяются на два вида – по результатам деятельности (для выделения
главной проблемы) и по причинам (для выделения главной причины проблем, причины дефектов). В следующих
статьях я приведу примеры построения Диаграммы Парето по результатам деятельности и  Диаграммы Парето по причинам проблем.

Диаграмма
Парето также позволяет выявить
основные причины успехов, например, отдельных подразделений, чтобы внедрять
эффективные методы работы.

Основное преимущество  диаграммы Парето — возможность правильно
расставить приоритеты и сосредоточить усилия и средства на искоренении наиболее
существенных проблем и их причин.

Основной недостаток этого метода – возможность
ошибиться при определении важности факторов, в частности, если не учитываются
их последствия.

Основные шаги построения диаграммы
Парето

1) Понять и четко сформулировать, какие
вопросы (проблемы, причины) предстоит исследовать, например, дефекты продукции или
причины высокой себестоимости продукции.

Иногда целесообразно классифицировать
информацию (факторы) на подвиды.  Например,  каждое изделие может иметь разные виды дефектов,
поэтому есть смысл классифицировать дефекты по видам: царапины, пятна, трещины и
т.д.  Виды дефектов, которые проявляются
не часто, можно объединить в  отдельный
подвид «прочие».

3) Установить методы и период сбора данных,
а также единицы измерения по каждому виду информации (фактору).

4) Собрать первичные данные по каждому фактору
в течение установленного периода. Для сбора данных можно применять контрольные
листы с указанием видов собираемой информации.

5) Подсчитать и систематизировать данные.
Систематизировать данные лучше в таблице (например, в программе Excel):

• в
  первой графе указать  перечень
  исследуемых факторов; 
• во
  второй графе указать абсолютные данные (показатели, характеризующие число случаев
  обнаружения анализируемых факторов в установленный период); 
• в
  третьей графе указать долю каждого фактора в общем результате, выраженную в %
  (значение во втором столбце разделить на сумму значений второго столбца, преобразовать
  в %); 
• упорядочить
  данные в таблице в порядке убывания значений 2-го или 3-го столбца (группу «прочие»
  необходимо располагать в последней строке вне зависимости от того, насколько большим
  получилось число); 
• в
  четвертой графе указать суммарное влияние каждого фактора и всех предыдущих
  (для самого первого фактора – это он сам, для всех остальных – он сам плюс
  сумма всех предыдущих). 

Таблица «Исходные данные для построения диаграммы Парето»

  6) 
Построить столбчатую диаграмму как показано на рисунке выше: 

• в
  прямоугольной системе координат по горизонтали отложить равные отрезки, соответствующие
  видам факторов (факторы располагаются в порядке убывания); 
• по
  вертикальной оси установить максимальное значение, равное единице, т.е. 100%; 
• на
  левую вертикальную ось нанести значение доли каждого фактора в общем результате
  (в %); 
• на правую вертикальную ось нанести накопленную сумму долей (суммарное влияние каждого
  фактора и всех предыдущих);
• отобразить
  на диаграмме линию суммарных воздействий (кривую Парето) – соединить точки над столбиками,
  определяющими процентное значение фактора (согласно правой оси).

7) Выполнить анализ полученных результатов для
выработки наиболее эффективных действий по решению проблемы. В первую очередь, необходимо
уделить внимание факторам с наибольшим значением для организации. Не стоит
браться за все сразу. Тем не менее, если несущественный фактор можно легко
устранить, без особых усилий и больших материальных затрат, то необходимо его
устранить как можно скорее, каким бы незначительным он ни был.

График Парето — очень полезный инструмент, иллюстрирующий основные причины складывающейся ситуации. Анализ Парето — это процесс ранжирования для определения того, какие из многих возможностей следует использовать в первую очередь. Он также известен как «отделение жизненно важных немногих от тривиальных многих». Диаграмма Парето показывает относительную частоту дефектов в ранговом порядке и обеспечивает инструмент определения приоритетов. Поэтому с ее помощью можно организовать эффективные мероприятия по совершенствованию любого процесса.

Просто об анализе дефектов

Теория возникла в 1897 году, когда итальянский экономист по имени Вилфредо Парето создал формулу, представляющую неравномерное распределение богатства, что позже стало известно, как правило Парето (или правило 80/20). Многие слышали его высказывание, что 20% людей вызывают 80% проблем. Этот принцип начали применять для анализа дефектов, отделяя «существенные немногие» от «тривиальных многих». Ниже приведен пример дефектов краски с завода автомобильной сборки.

После рассмотрения вышеприведенной диаграммы, нет вопроса, какой аспект для успешной работы необходим в первую очередь. Однако график построен только на базе одного измерения — расхода. В нем видно, что на показатель достижения наивысших доходов влияет больше всего нарушение сроков поставки, а повреждения при перевозках практически не влияют на доходность. Чтобы повысить ее, вероятно, наивысшим приоритетом будет мероприятия по устранению нарушений сроков поставки.

Можно создавать график, используя практически любую электронную таблицу или программное обеспечение. Они часто строятся с горизонтальными полосами и без общей процентной линии, как показано ниже.

Правило 80/20

График Парето — это механизм, позволяющий сосредоточить внимание на приоритетах при принятии решений. Это хороший коммуникационный инструмент, который описывает данные в простой и удобной для чтения форме. Он помогает изучать и анализировать частоту события в процессах и идентифицировать крупнейших участников.

Преимущества использования диаграмм Парето в экономическом плане:

1. Разбивает большую проблему на мелкие части.
2. Определяет наиболее важные факторы, показывает, на чем сосредоточить усилия для достижения целей.
3. Позволяет лучше использовать ограниченные ресурсы.

Эти особенности помогают выделить несколько основных проблем из множества вероятных, чтобы сосредоточить усилия по улучшению, упорядочить данные в соответствии с приоритетом, определить, какие проблемы наиболее важны.

Построение диаграммы Парето может ответить на следующие вопросы:

1. Каковы самые большие проблемы, стоящие перед командой или бизнесом.
2. Какие 20% источников производят 80% проблем.
3. Где должны сосредоточить усилия на достижение наибольших успехов.

Определения приоритетов

Этот подход используется, чтобы установить, с какими вопросами человек может столкнуться в первую очередь, например, получив новую должность. Не является удивительным тот факт, что вновь назначенный руководитель наследует целый ряд проблем, требующих первоочередного интереса. В идеале он захочет сосредоточить свое внимание на решении наиболее важных вопросов. Но как правильно их определить?

Анализ диаграммы Парето — это простой способ установления приоритетов возможных трансформаций путем выявления проблем, которые будут устранены после реализации изменений. Используя этот подход, можно установить приоритеты отдельных изменений, которые будут лучше всего совершенствовать ситуацию. Анализ Парето использует принцип 80/20. С помощью этого инструмента надо попытаться найти 20 % процессов, которые обеспечат 80% результатов.

При построении диаграммы Парето качество базы данных имеет первоочередное значение. Правильно построенный график наглядно иллюстрирует отсутствие симметрии, которая может возникнуть между выполненной работой и достигнутыми результатами. Например, 13 % ее могут генерировать 87% прибыли. Или 70% проблем можно решить, имея дело с 30% причин.

Принцип создания инструментов

Перед построением диаграммы Парето нужно выполнить подготовительную работу. Порядок операций:

1. Определить список проблем, которые необходимо решить. Побеседовать с клиентами и членами команды, чтобы учесть их мнение.
2. Определить корневую причину каждой проблемы. Такие методы, как «мозговой штурм», «5 почему», «анализ причин и следствий» и «анализ корневых причин» помогут с этим справиться и описать математически каждый вопрос. Используемый метод подсчета зависит от задачи, которую нужно решить. Например, если улучшается прибыль, можно описать вопрос на основе того, сколько она стоит. В качестве альтернативы (если нужно повысить удовлетворенность клиентов) можно зачислить их на основе количества жалоб, устраненных путем решения проблемы.
3. Сгруппировать проблемы по причинам. Например, если три проблемы вызваны нехваткой персонала, поместите их в одну группу. Выставить оценки для каждой группы. Добавить баллы для причин. Группа с лучшими показателями — наивысший приоритет, а с худшими — низкий.
4. Разобраться с причинами, касающимися приоритетной проблемы или их группы. Нужно иметь в виду, что проблемы с низким приоритетом, возможно, даже не стоят беспокойства, так как их решение может стоить больше, чем результат от их разрешения.

10 шагов для создания графиков

Для построения диаграммы Парето используют три столбца, например: тип дефектов, их количество и совокупный процент. График должен ответить на вопрос, какие из этих 20% дефектных типов составляют 80% рассматриваемой бизнес-проблемы. После построения графика приступают к диаграмме.

1. Определяют классификацию для графика. Если желаемая информация отсутствует, можно получить ее путем разработки контрольных листов. Выбрать временной интервал для анализа. Интервал должен быть довольно длинным, чтобы соответствовать типичной производительности.
2. Определить общие события, например, стоимость, дефекты и т. д. Для каждой категории определить общую сумму. Если есть несколько категорий, которые составляют лишь небольшую часть от общей суммы, лучше сгруппировать их в группу под названием «Другое».
3. Вычислить процент для каждой категории путем деления общей суммы на общее количество и умножить на 100.
4. Ранжировать категории от самых больших итоговых событий до самых маленьких.
5. Вычислить совокупный процент.
6. Построить диаграмму с левой вертикальной осью.
7. Поместить соответствующую метку на ось.
8. Начертить правую вертикальную ось (от 0 до 100%), при этом 100% с правой стороны будет той же высоты, что и общая сумма с левой стороны.
9. Обозначить горизонтальную ось именами категорий. Обозначить точки, представляющие количество каждой категории. Построить колонки, высота которых определяется левой вертикальной осью.
10. Нарисовать линию, которая показывает кумулятивный процентный столбец таблицы анализа Парето.

Совокупная процентная линия определяется правой вертикальной осью.

Создать таблицы в Excel

Чтобы сделать диаграмму Парето в Excel, сначала нужно подготовить данные. Как только у исследователя есть значения для каждой причины, можно легко вычислить кумулятивные проценты, используя формулы Excel. И также понадобится фиктивная серия для отображения «среза %» в диаграмме, можно выбрать любой формат, который будет удобен для пользователя.

Подготовив данные, строят диаграмму Pareto простым 5-ступенчатым процессом:

1. Начертить диаграмму столбца, используя показатели важности причины. Добавить кумулятивный % s к диаграмме, как строку. Выбрать третий столбец, нажать ctrl + c (копия).
2. Выбрать диаграмму и нажать ctrl + v (paste). Excel добавит еще одну колонку в диаграмму. Просто выбрать его и изменить тип серии на линейную диаграмму. Переместить кумулятивную часть % s на вторичную ось. Выбрать линейную диаграмму, перейти к «format data series» ( можно нажать ctrl + 1) и изменить ось для этой серии от первичной до вторичной. Добавить сокращение % к диаграмме Парето в Excel.
3. Выбрать четвертый столбец в таблице данных, скопировать и вставить его в диаграмму. Это должно быть вставлено, как новая линейная диаграмма.
4. Если столбца нет, то выполнить еще раз шаг 2 .
5. Наконец, отрегулировать форматирование, чтобы сделать финальную опцию. Настроить форматирование диаграммы, чтобы выполнить ее более презентабельной.

Программное обеспечение

Создание диаграммы Парето — это не очень сложный процесс даже без специального программного комплекса. Однако многие пользуются специальными программами. Особенно широкое распространение имеет простое программное обеспечение Minitab, которое автоматически создает диаграмму Парето, выбрав Stat> Quality Tools> Pareto Chart или Assistant> Graphical Analysis> Pareto Chart. Необходимо получить данные, в которых каждое наблюдение записывается в отдельной строке рабочего листа или сводных данных, в которых подсчитывается количество очков для каждой категории.

1. Собрать исходные данные о проблеме.
2. Убедиться, что полученная информация полностью представляет исследовательский процесс. Например, если подсчитывается количество предметов, возвращаемых в магазин электроники за определенный месяц в нескольких районах, то не должны собирать данные только из одного магазина, а использовать для принятия решений данные всех точек реализации.
3. Подтвердить данные и добавить наблюдения в каждую из категорий.
4. Дать название горизонтальной и вертикальной осям.
5. Сделать ширину всех горизонтальных полос одинаковыми и назвать категории в порядке от самой большой до самой маленькой.
6. На вертикальной оси использовать целые цифры, которые немного превышают рейтинг высшей категории и включают в себя блок измерения.
7. Создать панели категорий, используя вертикальную ось. Нарисовать столбцы для каждой, соответствующие расчетам.
8. Обеспечить ширину каждого столбца одинаковой.
9. Добавить кумулятивные счета и строки.

Шаблоны диаграмм Pareto

Хотя они могут быть легко разработаны, далеко не все имеют возможности сделать это самостоятельно. К счастью, пользователи могут воспользоваться шаблонами и создавать диаграммы и в Microsoft Excel.

Это очень удобно для анализа. Позволяет легко удалять строки, копировать и вставлять их, не портя исходные формулы.

Имея под рукой шаблоны, можно использовать диаграммы Pareto в любой отрасли, например, для управления запасами. Так 20% продаж приходится на 80% запасов продуктов. Или можно проанализировать совокупный вклад в продажи среди магазинов и регионов.

Для эффективности используют двойную ось графика. При этом всегда можно их отформатировать.

Применение графического метода

Диаграмма Парето — это инструмент базового качества, который помогает выявлять наиболее частые недостатки, жалобы или любой другой фактор, который можно учесть и классифицировать. Она помогает визуализировать, какие факторы составляют 20 процентов, какие являются жизненно важными, а какие «тривиальными многими».

Согласно закону Парето, кумулятивная линия резко возрастает для первых нескольких типов дефектов, а затем выравнивается. В тех случаях, когда полосы примерно одинаковой высоты, совокупная процентная линия упрощает сравнение категорий. Она применима к очень широкому кругу ситуаций как в рамках улучшения качества, так и за его пределами. На уровне руководства или управления метод может использоваться в начале нового раунда улучшения качества, чтобы выяснить, какие бизнес-проблемы отвечают за большинство жалоб или потерь, и выделять ресурсы для улучшения.

Перед тем как построить в Excel диаграмму Парето, требуется идентифицировать проект и собрать команду для улучшения проблемы. Она может помочь выбрать соответствующие области, на которых нужно сосредоточиться. Это важно, потому что большинство бизнес-задач весьма многогранные.

Например, задержки доставки могут возникать по самым разным причинам: от механических сбоев и несчастных случаев до ошибок ввода данных и проблем с поставщиками. Если есть много возможных причин, на которых может сосредоточиться команда, разумно собирать данные о том, на какие категории приходится наибольшее количество инцидентов.

Метод диаграммы Парето может быть очень полезен при разрешении конфликтов. У членов команды могут быть резкие разногласия относительно того, как действовать, что также требуется учитывать.

Пример анализа проблем производства

Рассмотрим возможности диаграммы Парето. Пример, в котором показан расчет управления процессом. Покупатель приобрел в собственность неудачный сервисный центр с множеством проблем, которые необходимо решить. Его цель — повысить общую удовлетворенность клиентов. Изучая проблемы производственного процесса, была составлена таблица.

Хозяин объединил проблемы вместе (шаги 4 и 5). Он оценил каждую группу по количеству жалоб и оформил строки образом: Отсутствие обучения ( 5 и 6) — 51 жалоба. Слишком мало обслуживающего персонала (1 и 2) — 21 жалоба. Плохая организация и подготовка ( 3 и 4) — 6 жалоб.

Как видим, собственник получит самые большие преимущества, предоставив персоналу больше обучения. Как только это будет сделано, стоит подумать о возможности увеличения числа сотрудников в Call-центре. Однако, возможно, это не будет необходимо, так как количество жалоб может снизиться, а обучение должно помочь людям быть более продуктивными.

Проводя анализ Парето, собственник может сосредоточиться на обучении как на проблеме, а не распространять свои усилия на обучение, принимать новых сотрудников и, возможно, устанавливать новую компьютерную систему, чтобы помочь инженерам быть более подготовленными.

Ключевые моменты

Анализ Парето — это простой способ определения приоритетности работы по решению проблем. Чтобы использовать анализ, нужно уметь определить проблемы и их причины. Затем оценить каждую и сгруппировать их по причинно-следственным признакам. Затем добавить оценку для каждой группы и начать работу над поиском решения проблем в группе с наивысшей оценкой.

Анализ не только показывает самую важную проблему для решения, но и дает оценку, насколько серьезной она является. Диаграмма Парето — простая в использовании и мощная графическая подсказка на ранних этапах разрешения проблем. Она является эффективной стратегией снижения сложности проекта.

Из этого материала вы узнаете:

• Определение метода Парето
• Плюсы и минусы метода Парето
• Применение метода Парето в бизнесе
• Пошаговый алгоритм использования метода Парето
• Подводные камни применения метода Парето

Метод Парето является отличным инструментом для оценки качества затраченных усилий и выявления их связи с полученным результатом. Другими словами, используя формулу Парето, можно увидеть, какие действия обеспечили большую часть результата или какие факторы оказались ключевыми при неудаче.

При этом нужно помнить, что универсальность метода Парето имеет и негативную сторону – не всегда удается получить точную информацию. В нашей статье мы расскажем, как работает данный принцип, как построить диаграмму и какие существуют подводные камни у такого метода оценки.

Определение метода Парето

Эмпирическое правило «80/20» итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето графически представлено в виде столбчатой гистограммы. Этот закон был обнародован в 1896 г. В нем автор выявил принцип распределения доходов местных домохозяйств – 80 % прибыли оказалось у 20 % семей.

Позднее данный метод получил большую популярность благодаря Джозефу М. Джурану (США), специалисту по управлению качеством. Чаще всего этот закон трактуется как принцип «80/20», который устанавливает, что 20 % усилий дают 80 % результата.

Метод Парето (далее МП) помогал производителям определять самые важные источники несоответствия продукции для улучшения качества ее изготовления. Принцип «80/20» широко использовался и в других сферах экономики.

В основу ABC-анализа, к примеру, заложен именно закон Парето. Такой анализ помогает предприятиям не только регулировать свои ресурсы, но и оценивать работу маркетологов по выполнению поставленных задач.

Плюсы и минусы метода Парето

Что можно сделать с помощью МП:

• обнаружить главные причины неудач;
• выделить приоритеты для основных препятствий, чтобы устранить их прежде всего;
• понять кумулятивное влияние проблем;
• наметить профилактические и корректирующие меры;
• повысить качество решения проблем;
• решить серьезные задачи;
• улучшить управление качеством;
• распределить рабочее время и спланировать досуг;
• контролировать производительность;
• взвешивать, планировать и исправлять ошибки;
• внедрять новации.

<!—

Полезные материалы для
увеличения продаж с
вашего сайта!

Много компаний ушло в онлайн и конкуренция значительно выросла. Так как бюджеты у всех ограничены, сейчас особенно важно, чтобы больше посетителей сайта покупали и оставляли заявки, а не уходили к конкурентам.

Поэтому мы подготовили конкретные инструкции, внедрив которые, вы увеличите количество заявок с сайта более чем 2 раза без увеличения бюджетов на рекламу!

Владимир Сургай

Основатель агентства
интернет-маркетинга TFA,
автор курса “Взлом конверсии”

• 5 случаев, когда цену на сайте указывать необходимо
  Когда и как указывать цену, чтобы не отпугнуть потенциального клиента

• 10 источников клиентов для новичков
  Как быстро получить первых клиентов без крупных вложений

• 11 блоков, формирующих доверие
  Конкретные примеры: как привлечь клиента не за счет низкой цены

• План создания лид-магнита с конверсией 69%
  Чек-лист с примерами по выбору и оформлению продающего лид-магнита

Скачать документы

—>

1. Отдельно взятый метод Парето не поможет вам найти причины затруднений. Он применяется с другими видами анализа.

2. МП не выявит всей глубины проблем.

3. Принцип работает на основании прежних данных, когда ущерб уже получен и рассмотрен. Зачастую это не влияет на дальнейшие прогнозы.

4. Правило «80/20» не подойдет для каждой ситуации подряд.

Применение метода Парето в бизнесе

Этот уникальный принцип может быть использован в любой сфере жизни, начиная с экономики и заканчивая бытом.

1. МП в торговле

   В основном клиенты покупают только 20 % из ассортимента, предложенного магазином. Тем не менее при отсутствии остальных товаров (если их убрать на время), продажи тут же упадут. Причина в том, что нам нужна иллюзия большого выбора.

   Большую часть прибыли (80 %) дает компании лишь пятая часть ее продукции. Следовательно, для повышения прибыли нужно поработать над этой частью вашего ассортимента.

   20 % покупателей приносят основную массу выручки.

   1/5 часть времени (20 %) уходит на продажи, все остальное – подготовительный этап.

   80 % всех проблем доставляют всего 20 % потребителей.

   Часто в магазинах происходит так: слишком много суеты, но нет продаж. Неудивительно, что к пятой части прибыльных для предприятия клиентов не относятся те 20 %, с которыми обычно начинаются проблемы.

   Отсюда следует логичный вывод – не держитесь за каждого заказчика. Откажитесь от тех, кто доставляет много хлопот. Это ваше право. Поступив таким образом, вы вздохнете с облегчением и будете свободны для других, более выгодных компании людей.

   Кроме этого, необходимо оценить, сколько времени уходит на покупателей, которые не приносят крупной выручки. Ориентируйтесь на тех, кто обеспечивает вам значительный доход или быстро покупает без лишних временных затрат.

2. Метод Парето в управлении

   В любой компании ударно трудятся лишь 20 % персонала, а остальные лишь отсиживают время. И эти добросовестные люди приносят 80 % прибыли своей организации. Как видим, всего 1/5 действий всех работников оправдывает ожидания руководства, то есть дает планируемый результат.

   Чтобы повысить собственную эффективность, сотрудники должны составить список ежедневных дел, куда будет входить вся их активность – от отдельных поручений до важных проектов. Затем распределить задачи по приоритетам и выполнять их, начиная с 20 % самых важных.

   

   Метод Парето в управлении

3. Метод Парето в рекламе

   Известно, что основная масса лидов (80 %) приходит только с пятой части рекламных мероприятий. Откуда следует, что подавляющая часть расходов на рекламу тратится напрасно.

   Судя по тому, что в Интернете куча бесполезной информации (80 %), стоит ограничить посещение бессмысленных площадок и прочтение никчемных книг. Всего лишь 1/5 часть времени занимают 4/5 переходов на ресурс с закрыванием лидов.

ТОП-5 ПОПУЛЯРНЫХ СТАТЕЙ

Пошаговый алгоритм использования метода Парето

Приводимый нами дальше алгоритм действий не относится к железным правилам, которые придется выполнять. Все это рекомендации. Их можно корректировать и упрощать во время применения. При этом важно быть организованным, правдивым в отношении себя и мотивированным на высокий результат. Процесс довольно интересен, как и другие способы саморазвития.

Подводные камни применения метода Парето

1. Крайняя колонка («Другое» или «Прочие») гораздо выше остальных.

   Часто там объединяют не слишком важные и недостаточно изученные категории. Это позволяет оптимизировать диаграмму, чтобы она воспринималась проще. Так вы подберете незаметный «хвост» на вашей схеме и освободите место для более полезных данных.

   Кроме этого, последняя колонка может вмещать в себя все остальные категории, которые не подлежат оценке. Конечно, в этом виде схематический метод Парето не годится для анализа. Такая диаграмма подойдет для иллюстрации готовых выводов. Зато вы упростите данный график, концентрируясь на главном. Значит, принцип все-таки поможет.

   Но сколько категорий ни складывайте в эту визуальную «корзину», она всегда будет гораздо выше остальных. Для примера, вообразите диаграмму причин поломок оборудования, где наиболее высокой будет группа «Прочие». Что это означает? Только то, что крайняя колонка важней других. А невнимание к серьезным факторам ведет к бессмысленности всех дальнейших действий по достижению цели.

   Когда встречаются похожие явления?

   Иногда неподходящая система измерений вызывает искажение диаграмм, размывая источник проблемы по разным категориям. В данном случае выводы будут неправильны.

   Следующая причина – нестабильность процесса. Сбор информации о неустойчивом явлении или действии в итоге может сравнять все категории или отразить их близкими по важности. А форма диаграммы будет похожа на предыдущую.

   Часто бывает виноват неправильный сбор сведений:

   • Недостаток информации или очень короткий период выборки. Объем данных или изучаемый отрезок времени крайне важны для верного анализа. Если собранные материалы не отражают суть процесса, то выявить главные причины, вероятно, не удастся.
   • Переизбыток данных либо очень большой период выборки может обернуться устарелыми приоритетами. Так, проблемы, ключевые в позапрошлом месяце, часто не отражают нынешнюю ситуацию.
   • Опрометчивый или неверный выбор категорий для группировки данных.

2. Не получилось обособить 20 % категорий, соответствующих 80 % наблюдений.

   В некоторых случаях метод Парето (80/20) может видоизменяться. Например, имеет место соотношение 70/30 или 90/10. Вид пропорции не так важен, как возможность выбора приоритетных действий. Часто приходится определяться по отступам между колонками, а не по эталонным 80 и 20 %.

   При появлении заметных промежутков между группами и категориями можно выбрать для работы самые приоритетные участки. Если не удается выбрать данные для оценки по принципу 20/80 и даже отступы меж категориями (группами) не видны, правило Парето упирается в тупик.

   При всем при этом смысл закона остается неуклонным – ценность, действия, вложения всегда распределяются неравномерно и дают разный по величине итог. А данный метод – просто способ расставлять приоритеты в данный момент, чтобы сконцентрироваться на решении проблем. Это не панацея от всех бед и не магическая кнопка. Помня об этом, вы многое усовершенствуете в раскрутке или бизнесе.

При планировании оптимизации процессов часто возникает вопрос: на что нужно обратить внимание в первую очередь.

В этой статье мы расскажем о диаграмме Парето —  графическом представлении закона Парето для анализа проблем и причин, а также о том, как построить ее в Excel.

Что такое диаграмма Парето?

Диаграмма Парето — это гистограмма, которая демонстрирует количественные соотношения разных показателей в порядке их убывания по частоте.

Для чего нужна диаграмма Парето? Этот инструмент позволяет распределять усилия для разрешения возникающих проблем и выявлять причины, с которых нужно начинать оптимизацию.

включает множество деталей, влияющих на процесс и конечный продукт. Если визуализировать планирование и управление проектом помогает онлайн диаграмма Ганта, то оценить потери и эффективно анализировать деятельность помогает именно диаграмма Парето, основанная на одноименном законе.

Что такое закон, или принцип, Парето

Если вы встречаете название диаграммы впервые, то логично задаетесь вопросом «На каком принципе основана диаграмма Парето»?

На каком-то этапе проекта может оказаться, что запланированные результаты или вехи не достигаются и требуют больше усилий и времени. Это, в свою очередь, ведет к срыву сроков. 

Чтобы напрасно не тратить ресурсы и не распределять бессмысленные задачи, лучше вспомнить проверенный метод анализа эффективности — закон Парето.

В общем виде закон Парето формулируется так:

20 процентов усилий дают 80 процентов результата. Соответственно, оставшиеся 80 процентов усилий дают всего 20 процентов результата.

Как правило, этого принципа придерживаются при анализе эффективности работы и ее оптимизации. Выбрав правильную последовательность действий, влияющих на результат, можно значительно сократить потраченное время на устранение ошибок. Однако эти цифры не абсолютный ориентир. Скорее, относительное правило.

Принцип 80/20 графически отображается в диаграмме, или кривой, Парето. С ее помощью легко определить проблемные моменты и поставить соответствующие задачи для их решения.

Итальянские корни закона

Закон и диаграмма названы в честь Вильфредо Парето (1848 —1923). Итальянец имел отношение к инженерии, экономике, социологии и другим дисциплинам и наукам.

Любопытно, что принцип Парето не имеет прямого отношения к самому итальянцу. Его предложил спустя почти два десятка лет после его смерти один американский управленец в области качества. Фамилия итальянца в названии — своего рода дань тому, что он вывел принцип 80/20.

Виды диаграмм Парето

Выделяют два вида диаграммы Парето:

• По результатам деятельности — она предназначена для выявления главной проблемы и отражает нежелательные результаты деятельности, связанные с качеством, себестоимостью, сроками выполнения и безопасностью.
• По причинам — она демонстрирует причины проблем, возникающих в ходе производства. Такая кривая используется для выявления главной из них: исполнителя работы, оборудования, сырья, метода работы, и др.

Где и как применяют диаграмму Парето

Что помогает выявить диаграмма Парето? 

Ее часто применяют в менеджменте качества для устранения дефектов и ошибок. 

Также кривая Парето подходит и для применения в бизнес-анализе: она показывает, какие ваши клиенты или товары приносят наибольшую прибыль, а какие — наименьшую. Применяют ее и в управлении сервисами и, конечно же, управлении проектами.

Как построить диаграмму Парето

Диаграмма Парето представлена столбцами, очередность которых идет по нисходящей линии слева направо. Например, эти столбцы могут представлять виды дефектов, их локализацию, ошибки и др. Это означает, что самые важные причины, на которые и стоит обращать внимание, находятся слева.

Высота столбцов показывает частоту возникновения дефектов, их соотношение в процентах, стоимость, время и др.

Вот что необходимо сделать, чтобы построить диаграмму:

1. Составить список критериев для сравнения.
2. Выбрать меру для сравнения (сколько это займет времени или сколько ресурсов потребует).
3. Определить временные рамки для сбора данных.
4. Для каждого элемента подсчитать, как часто это происходило. Сложить эти суммы.
5. Найти процент каждого элемента в общей сумме. Для этого нужно взять сумму элемента, разделить ее на общую сумму и умножить на 100.
6. Перечислить сравниваемые элементы в порядке убывания меры сравнения (от наиболее частого к менее частому). 
7. Внести элементы на горизонтальную ось диаграммы в порядке убывания. Расставить числа на левой вертикальной оси.
8. Обозначить правую вертикальную ось с накопительными процентами (накопительная сумма должна равняться 100%).
9. Обозначить полосы для каждого элемента.
10. Построить линейный график процентов.

В теории все выглядит понятным, но давайте посмотрим на более конкретное применение анализа Парето.

Пример диаграммы Парето

Разберем построение кривой Парето на примере управления проектами. 

Предположим, сроки проекта затягиваются. Чтобы построить диаграмму, нужно классифицировать все те данные, которые непосредственно повлияли на сроки. 

К примеру, проект затянулся из-за сдвинутого времени, отведенного на задачи по конкретным отделам. Выявляем причины и факторы, почему задачи не были выполнены вовремя. 

Это могут быть неправильная оценка сроков выполнения, невозможность приступить к работе, поскольку она связана с задачами другого отдела, недостаток времени на тестирование, отставание в связи с появлением багов и прочее. 

Далее по каждому пункту следует отразить количество нарушений.

На горизонтальной оси указываем причины, факторы и проблемы. На вертикальной оси указываются проценты.

Что это означает? Здесь приходим к сути закона, т.е. соотношению 80/20. Анализ Парето покажет, из-за чего в значительной степени были сдвинуты сроки проекта (80 процентов), и что влияло на выполнение в незначительной степени (20 процентов). Именно поэтому легко определяется, устранению каких причин следует отдать приоритет как можно скорее, а какие моменты можно отложить из-за их незначительности.

В наиболее общем виде пример диаграммы Парето выглядит так:

Как видно, наиболее значимые события, которым следует отдать приоритет — это первые три столбика слева (смотрим на пересечение кривой с отметкой 80%). Остальные причины, находящиеся правее, в меньшей степени влияют на жизненный цикл проекта и важные сроки.

Так описывается диаграмма Парето простыми словами. Но чтобы у вас не оставалось вопросов, следует также знать, где удобно и быстро можно ее построить. 

Рассмотрим, как делать диаграмму Парето с помощью обычных Excel таблиц.

Как построить диаграмму Парето в Excel

Построить диаграмму в Excel достаточно просто. Более того, в готовый пакет Excel 2016 она уже включена как базовая функция.

С чего же начать? Здесь нам понадобится еще один пример. Предположим, нужно проанализировать доходность некоторых категорий товаров.

1. Внесите данные в таблицу Excel.

Если выделить оба столбца, Excel покажет данные в виде интервалов, как на гистограмме. Затем вы сможете настроить эти интервалы.

2. На основе ваших данных постройте диаграмму Парето. Для этого активируйте любую ячейку в вашей таблице данных. Затем откройте Рекомендуемые диаграммы или выберите Вставка, а после — Гистограмма Парето напрямую из списка гистограмм.

Получится диаграмма такого вида:

3. Подберите необходимый дизайн элементов графика в предложенных настройках. 

Ваша кривая Парето готова!

Важно: данные для гистограммы лучше всего хранить в режиме Таблица. Так диаграмма автоматически подстроится под размер диапазона.

Преимущества и недостатки диаграммы Парето

Опытный менеджер проекта с легкостью назовет сильные и слабые стороны любого используемого инструмента. Например, хотя плюсы и минусы диаграммы Ганта не лежат на поверхности, с опытом они становятся яснее. 

Кривая Парето также имеет свои достоинства и недостатки.

Менеджеры указывают на следующие плюсы:

• Для построения достаточно Excel.
• Легко определить, чему следует отдать приоритет.

Недостатки диаграммы — своеобразные следствия преимуществ. Из-за того, что отдается приоритет важным моментам, теряются менее значимые проблемы, которые также оказывают влияние на проект.

Также специалисты добавляют, что кривая Парето:

• Полезна только для определения или выявления первопричин проблемы.
• Сосредотачивается только на прошлых данных.
• Может отображать только качественные данные, которые можно наблюдать.

Иногда по каким-либо внешним причинам принцип Парето вообще не срабатывает. В английском языке этому явлению придумали название . Оно связано с задержкой вашего прогресса, поскольку люди слишком долго пытаются определить «правильный» первый шаг, который следует сделать.

Тогда стоит подобрать другой инструмент для анализа или попробовать снова. 

Диаграмма Ганта + диаграмма Парето = успех вашего проекта

Диаграмма Парето помогает устранять ошибки, повышать эффективность и оптимизировать работу. Планировать же и управлять проектом помогает совершенно другой способ — . Она отображается не в виде столбцов и кривой, а в виде горизонтальных линий — задач со сроками их выполнения, прогрессом каждой из них и другими важными данными.

В онлайн диаграмме Ганта GanttPRO все процессы по управлению визуализированы в удобном виде. Менеджер четко видит все задачи с датами начала и окончания, зависимости между ними,а также знает, кто какую задачу выполняет и каков прогресс ее выполнения.

Кроме этого, инструмент предоставляет возможности для управления командой проекта и широкий выбор готовых шаблонов диаграмм Ганта для ваших проектов.

Диаграмма Ганта для управления проектами

Управляйте проектами любой сложности с удобным онлaйн-планировщиком.

Заключение

Онлайн график Ганта и диаграмма Парето в управлении проектами — это несомненные козыри в руках грамотного менеджера проектов. Оба инструмента не просто облегчают жизнь проектной команды, но и открывают широкие горизонты для крутых результатов и увеличения продуктивности.

А какими инструментами пользуетесь вы для управления проектами? Делитесь с нами в комментариях.

Диаграмма Парето — это столбчатая диаграмма, на которой интервалы (столбики) упорядочены по нисходящей линии. На такой диаграмме интервалы могут
представлять виды дефектов, их локализацию, ошибки и пр. А высота интервалов (высота столбиков) — частоту возникновения дефектов, их процентное
соотношение, стоимость, время и пр.

Диаграмма Парето является графическим отображением правила Парето. В менеджменте качества применение этого правила показывает, что значительное число
несоответствий и дефектов возникает из-за ограниченного числа причин. Коротко правило Парето формулируется как 80 на 20. Например, если применить это
правило по отношению к дефектам, то окажется, что 80 процентов дефектов возникает из-за 20 процентов причин.

Используется диаграмма Парето при выявлении наиболее значимых и существенных факторов, влияющих на возникновение несоответствий или брака. Это дает
возможность установить приоритет действиям, необходимым для решения проблемы. Кроме того, диаграмма Парето и правило Парето позволяют отделить важные
факторы от малозначимых и несущественных.

Строится диаграмма Парето в следующем порядке:

1. Определяется проблема, которую необходимо решить (например, дефектные изделия, стоимость потерь от брака и т.п.) и выбирается временной интервал
для изучения проблемы.

2. Выбирается тип данных (фактор) для анализа, который наиболее полно сможет охарактеризовать проблему (например, дефекты, их локализация, объем
потерь, затраты и пр.). Выбранный тип данных должен быть разбит на подтипы. Например, если в качестве типа данных выбраны дефекты, то подтипом будут
являться виды дефектов – деформация, царапины, трещины и пр.

3. Определяется единица измерений, соответствующая типу данных (например, количество дефектов, их частота, процент затрат и т.п.).

4. Собираются статистические данные, и выполняется их систематизация. Для сбора и регистрации данных можно применять другие инструменты качества,
например контрольный листок. Систематизацию статистических данных лучше представить в виде таблицы.

5. Выполняется подсчет и упорядочивание данных по убыванию.

6. При необходимости назначаются веса для каждого из подтипов данных. Установление весов может оказать существенное влияние на результат, который
покажет диаграмма Парето. Веса перемножаются на подсчитанные значения по каждому из подтипов данных, что приводит к изменению соотношения их значимости.

7. Строится столбчатая диаграмма, на которой отмечаются подтипы данных и их величина. В прямоугольной системе координат по горизонтали откладываются
равные отрезки, соответствующие подтипам данных, а по вертикали отмечается величина этих данных в порядке по убыванию.

8. Вычисляется и отображается на диаграмме линия суммарных значений (например, накопленных процентов).

9. Выполняется анализ полученных результатов для разработки необходимых действий по решению проблемы.

Пример

Исследуется проблема дефектных изделий – печатных плат. В качестве типа данных для анализа выбраны дефекты, которые детализированы по видам. Единица
измерений дефектов – процент от общего числа дефектов.

Основное преимущество, которое дает диаграмма Парето это возможность сфокусировать усилия и ресурсы на устранении наиболее значимых проблем. Также как
и другие инструменты качества, она легка для применения и понимания персоналом организации.

Недостатком этого инструмента является возможность ввести в заблуждение относительно значимости проблем, особенно если не учитывается стоимость
последствий возникающих несоответствий и дефектов.

Инструмент «диаграмма Парето» входит в состав сборника «Семь инструментов качества». Сборник можно
приобрести в интернет-магазине «Менеджмент качества«.

Семь инструментов качества

Брошюра «Семь инструментов качества» содержит справочную информацию об основных инструментах менеджмента качества. В брошюре представлено
описание и даны примеры применения следующих инструментов менеджмента качества:

• Гистограмма;
• Диаграмма Парето;
• Стратификация;
• Контрольная карта;
• Диаграмма разброса;
• Контрольный листок;
• Диаграмма Исикавы.

Документ включает в себя 29 страниц.

Формат файла — pdf.