Легализация документов

Зачем нужен АПОСТИЛЬ?

Апостиль нужен для того, чтобы Ваш официальный документ (например, Диплом об образовании), выданный на территории РФ, имел такую же юридическую силу, ну скажем, на территории США, или наоборот, Диплом США имел юридическую силу в России.

Без Апостиля Ваш документ (например, диплом), скорее всего будет считаться просто бумажкой. Ведь в США не знают как выглядит российский диплом, на каком бланке он выполнен, поэтому и был придуман такой штамп как АПОСТИЛЬ, наличие которого на документе свидетельствует о том, что такой документ существует, лица подписавшие его существуют или имеют право его подписывать.

Здесь приведена в качестве примера страна США не просто так, дело в том, что она входит в список стран-участниц Гаагской Конвенции от 05.10.1961 года, и РФ в качестве правопреемника СССР входит в этот список, поэтому наличие штампа Апостиля на документе одинаково признается как РФ, так и США.

А если бы здесь участвовали ОАЭ и РФ, то Апостиль уже не подошел бы, так как Арабские Эмираты не входят в Конвенцию. Поэтому для ОАЭ Диплому об образовании РФ пришлось бы пройти полную консульскую легализацию, т.е. прохождение документа через три инстанции: МИД, Минюст, консульство ОАЭ.

В случае Апостиля документ проходит только через одну инстанцию – Минюст – поэтому Апостиль и называют упрощенной формой легализации.

. Апостиль и подготовка документов

Перед тем как подать документ на апостилирование, убедитесь:

Далее необходимо:

• сделать нотариальную копию документа при необходимости;
• сделать копию со всего документа;
• заполнить заявление;
• заплатить госпошлину за Апостиль из расчета 2500 руб. за документ;
• ждать 4 рабочих дня с момента подачи документа.

Процедуру оформления документов Вы можете посмотреть в Приказе Минюста РФ от 25.12.2006 N 380 (с изм. от 31.03.2009) “Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проведению в установленном порядке проверок по вопросам, отнесенным к компетенции Федеральной регистрационной службы, принятию по их результатам мер, предусмотренных законодательством Российской Федерации”.

Если Вы дорожите своим временем, лучше обратитесь в наше агентство переводов за консультацией и проставлением штампа Апостиль. Мы с радостью возьмемся за подготовку и подачу документа, а также сможем соориентировать Вас по времени готовности или в необходимости в апостилировании Вашего документа!!!

Не доверяйте сайтам, где стоимость Апостиля менее 2500 руб., потому что сюда не включили 2500 руб. госпошлину. Ее с Вас потом возьмут отдельно. В нашем бюро переводов госпошлина входит в стоимость Апостиля.

. Апостиль в Москве

Если Вы оформили документ у нотариуса города Москвы, будь то доверенность, согласие, заявление или просто нотариальную копию, то наше бюро переводов без труда сможет поставить на него штамп Апостиль.

Проставление Апостиля в Москве осуществляется в Главном Управлении Министерства Юстиции по городу Москве.

Обратите внимание: если у Вас нотариальная копия с документа, удостоверенного другим нотариусом (доверенность), то необходимо, чтобы и тот и другой являлись нотариусами города Москвы. Если нотариусы из разных регионов, то на такой документ Апостиль в Москве не поставят!!!

Срок проставления Апостиля составит 4-7 дней со дня предоставления нам документов.

Здесь представлен список документов, на которые Апостиль не ставится, посмотрите не подпадает ли Ваш документ под какой-либо пункт.

Здесь же список документов, на которые Апостиль ставится.

. Документы, на которых должен стоять апостиль

1. Все документы, выданные государственными органами власти за рубежом:

• судебные решения и постановления;

• документы о трудовом стаже;

• документы юридических лиц, заверенные регистрационным органом (уставы, свидетельства о регистрации, о постановке на налоговый учет и др.);

• оригиналы документов об образовании (дипломы, аттестаты, справки и др.);

• оригиналы документов ЗАГС (свидетельства о рождении, заключении брака и др.).

2. Все документы, выданные зарубежными нотариусами:

• доверенности, согласия, заявления;
• нотариально заверенные копии документов;
• нотариально заверенный перевод документов.

Здесь описано все об апостиле: где его ставят, как выглядит, сколько стоит апостиль, зачем он нужен. Наше агентство находится в центре Москвы на Арбате. (495) 589-67-18

Страны-участницы Гаагской конвенции

(по состоянию на 13 декабря 2021 года)

Апостиль не нужен между РФ и странами, обозначенными (*) и (**) см выше:

В компетентных органах России Апостиль не потребуют на документах, выданных в странах, отмеченными (**).

В компетентных органах России Апостиль не потребуют на документах, выданных в странах, отмеченными (*), при условии, если Вы предоставите экспертное юридическое заключение, подтверждающее, что такие документы юридически действительны.

Не смотря на то, что между РФ и странами (*) существует международный договор о правовой помощи по гражданским, уголовным и семейным делам, отменяющий Апостиль, в некоторых странах его наличие все-таки требуется.

Это связано с тем, что нотариусы, банки и государственные органы не знают и не обязаны знать внутреннего права этих стран. Но, если Вы предоставите юридическое заключение авторитетной юридической фирмы о правильном оформлении Ваших документов, то Апостиль от Вас не потребуют.

Апостиль не ставится на следующие документы:

• документ, выполненный нотариусами разных регионов: например, доверенность заверена нотариусом города Москвы, а нотариальная копия удостоверена нотариусом Московской области;

• документы, исходящие от иностранного юридического лица, если оно не состоит на учете в налоговом органе РФ;

• документы, подписанные неуполномоченными должностными лицами, например справка об отсутствии судимости подписана каким-нибудь капитаном полиции, а должна быть подписана Начальником или зам. начальника ЗИЦ или ФКУ ГИАЦ МВД России;

• подлинники паспортов;

• подлинники профсоюзных билетов;

• подлинники трудовых книжек;

• подлинники военных билетов;

• подлинники удостоверений личности;

• подлинники пенсионных книжек;

• подлинники водительских прав;

• подлинники документов о принадлежности сословиям и вероисповеданиям;

• копии документов, где буквы и печати неразборчивы или имеются исправления;

• медицинские справки с треугольными печатями;

• документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (доверенности и накладные на перемещение товаров через границу, договоры о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении работ и расчетов по ним и т.п.);

• документы дипломатических и консульских учреждений;

Апостиль можно поставить на следующие документы:

• нотариально удостоверенные документы (доверенности, согласия, заявления);

• любые нотариально заверенные копии документов РФ;

• нотариально заверенный перевод документов;

• выписку из российского паспорта и заграничного паспорта РФ (делается не каждым нотариусом);

• нотариальную копию российского паспорта и заграничного паспорта РФ (делается не каждым нотариусом);

• нотариальную копию водительского удостоверения;

• документы юридических лиц РФ, заверенные государственным регистрационным органом (уставы, свидетельства о регистрации, о постановке на налоговый учет и др.);

• оригиналы документов об образовании (только РФ и СССР) (дипломы, аттестаты, справки и др.);

• оригиналы документов ЗАГС (только РФ и СССР) (свидетельства о рождении, заключении брака и др.);

• документы о трудовом стаже;

• судебные решения с отметкой о вступлении в законную силу.

Апостиль и нотариальное заверение

Нельзя путать Апостиль и нотариальное заверение, так как это совершенно разные вещи.

Апостиль – форма легализации документа государственным служащим, а нотариальное заверение – это свидетельствование нотариусом подлинности подписи лица (переводчика).

Легализация документа

Для чего нужна легализация документа?

Все очень просто, у Вас есть документ, Вы отправляетесь с ним в другое государство, предъявляете его, а Вам говорят: – Мы понятия не имеем как выглядит, например, свидетельство о рождении в Вашей стране. Вот как раз здесь и появился термин “легализация”. Т.е. чтобы снять с себя ответственность за принятие и использование Вашего документа должностным лицом другого государства, а также подтвердить действительное существование (подлинность) документа необходим штамп легализации данного документа.

Легализация бывает 2-х видов:

Консульская легализация достаточно сложный процесс, т.к. Ваш документ должен пройти несколько инстанций (Министерство Юстиции, МИД, консульство), в отличие от Апостиля, где документ проходит только через Министерство Юстиции или другие организации, имеющие полномочия на проставление Апостиля.

Апостиль на справках о налоговом резидентстве для казахстана

Т.к. Казахстан и РФ присоединились к договору об отмене легализации документов (Минская Конвенция), то проставление Апостиля на документы не требуется.

Однако, налоговые службы Казахстана, как правило, настаивают на наличие Апостиля для справки о резидентстве, объясняя это тем, что Минская Конвенция не регулирует налоговые правоотношения.

Такая позиция является спорной, и разрешается только в судебном порядке. Возможно скоро образуется прецедент по этому вопросу, и процедура упростится.

Ведомства, уполномоченные проставлять апостиль на германских документах

В Германии проставлять апостили на германских документах, которые должны будут использоваться в России, уполномочены следующие ведомства:

• Федеральное административное ведомство в Кёльне – на документах, выданных всеми федеральными ведомствам и федеральными судами;
• Президент Германского патентного ведомства в Мюнхене – на документах, выданных Федеральным патентным судом и Германским патентным ведомством;
• Земельные министерства (или сенаторы) юстиции и председатели земельных и участковых судов – на документах, выданных органами управления юстиции, судами по гражданским и уголовным делам, а также нотариусами;
• Земельные министерства (или сенаторы) внутренних дел и главы округов (или управления округов) – на документах, выданных всеми административными ведомствами, за исключением ведомств управления юстиции;
• Земельные министерства (или сенаторы) внутренних дел, главы округов (или управления округов), министерства (или сенаторы) юстиции и председатели земельных и участковых судов – на документах, выданных иными судами, нежели надлежащими судами.

Территориальная подведомственность определяется местом выдачи документа

Компетентные ведомства, проставляющие апостиль на российских документах

В России проставлять апостили на российских документах, которые должны будут использоваться в Германии, уполномочены следующие ведомства:

• Министерство юстиции Российской Федерации заверяет апостилем документы, выданные организациям и учреждениями, напрямую подчиненными Министерству юстиции;
• Министерства юстиции республик, входящих в состав Российской Федерации, органы юстиции краев, областей, автономных образований, а также городов Москва и Санкт-Петербург заверяют апостилем документы, выданные находящимися в их прямом подчинении организациями и учреждениями юстиции, а также соответствующими судебными органами республик, краев, областей, районов, городов, и копии других документов, которые были там нотариально заверены;
• Отделы записи актов гражданского состояния краевых, областных и районных центров, городов Москва и Санкт-Петербург заверяют апостилем документы, выданные непосредственно этими загсами или подчиненными им учреждениями.
• Отдел документации и справок Архивной федеральной службы России (Росархив) заверяет апостилем документы, выданные центральными государственными архивами России;
• Архивные органы автономных образований, архивные отделы краев и областей заверяют апостилем документы, выданные находящимися в их подчинении архивами;
• Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации заверяет апостилем документы, выданные органами государственной прокуратуры.

Легализация документов

Нотариально заверенная копия документа

Разбираясь, в чем разница между копией документа, удостоверенной апостилем, и копией документа, заверенной нотариусом, важно понимать конечную цель их подачи и требования конкретной организации в конкретном государстве.  

Если мы говорим про банки или другие финансовые учреждения, то чаще всего требуются именно нотариально заверенные копии документов.

Это значит, что нотариус снимает копию с оригинала документа и своей подписью и печатью заверяет/подтверждает, что он видел оригинал, а копия полностью соответствует оригиналу.

На английском языке в требованиях к таким документам так и пишут – A certified true copy of original. 

То есть, именно такой текст и должен быть указан на переведенном документе.

От чего зависит: оригинал или копия?

Во-первых, есть список документов, которые можно апостилировать только в копии (см. следующий пункт). Если же документ допустимо апостилировать и в подлиннике, и в копии, то надо исходить из требований той организации, куда вы будете сдавать документы.

В разных странах и даже в разных организациях одной и той же страны могут действовать разные правила. Где-то они строгие (нужно предоставлять только подлинники с апостилем), где-то более лояльные  — подойдут и копии. Актуальные требования надо уточнять самостоятельно. Нежелательно искать такую информацию где-то на форумах в Интернете — условия могли измениться.

Если правила нестрогие и допускается ставить апостиль и на оригинале, и на нотариальной копии, можно сделать выбор исходя из плюсов каждого способа (см. ниже).

Перевод германских документов

Германские документы для использования их в России должны быть также переведены на русский язык. Для этого существует две возможности:

Плюсы апостилирования копий

У нотариальных копий свои преимущества. Так, оформить апостиль на копию диплома гораздо быстрее, чем на подлинник. Почему? За апостилирование оригиналов диплома отвечает Министерство образования, за апостилирование нотариальных копий любых документов — Министерство юстиции. Сроки оформления в этих ведомствах отличаются в разы: в Минобре – 45 календарных дней, в Минюсте — 5-6 рабочих дней.

Плюсы апостилирования оригиналов

Если апостилировать оригинал, это подойдет для любой инстанции любой страны,  входящей в Гаагскую конвенцию: не нужно переживать, что в приеме такого документа могут отказать. Такой документ можно использовать и в дальнейшем, для предъявления в других странах Гаагской конвенции (апостиль действителен в течение всего срока действия документа).

Для документов с небольшим сроком действия типа справки о несудимости или справки с работы это неактульно, а вот для дипломов, свидетельства о рождении — вполне. В случае с нотариальной копией есть ограничения: в одних местах ее примут, в других — нет.

Процедура проставления апостиля

Заверение путём проставления апостиля основывается на Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 05.10.1961, которая вступила в силу 13.02.1966 г. для Германии и 31.05.1992 для России.

Для получения апостиля Вам необходимо прежде всего найти соответствующее ведомство, уполномоченное проставлять апостили. Проще всего узнать об этом там, где был выдан документ, который необходимо заверить. В остальных случаях руководствуйтесь нижеприведенным списком распределения компетенций.