Минимизация труда и 7 методов оптимизации рабочего процесса, о которых вы, возможно, не слышали

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Каждому владельцу бизнеса известно правило: чтобы увеличить прибыль, нужно повысить темпы производства или снизить затраты на выпуск текущего объема продукта (услуги). Важной составляющей расходов на получение готовой единицы продукции является оплата труда персонала. Работники, которые выполняют свои задачи медленно, будут тормозить процесс, получая положенный оклад, но не позволяя достигнуть предприятию возможных показателей продуктивности. Поэтому снижение трудозатрат является важным шагом к увеличению эффективности предприятия.

На основании бухгалтерских формул, рассмотренных ниже, рассчитываются трудозатраты на выполнение каждой операции. Сравнив реальную производительность сотрудника с теоретической, можно выявить продуктивные и непродуктивные единицы штата, чтобы предпринять меры, направленные на оптимизацию труда персонала. Расчет человеко-часов поможет оценивать время и трудозатраты при разработке коммерческих предложений, вести планирование будущих периодов, подсчитывать фактические затраты и потери. Это важный управленческий инструмент как для количественного и качественного учета отработанного времени, так и для повышения мотивации труда.

Время на прочтение

Учет трудозатрат, на мой взгляд, тема такая же многогранная, как и деликатная. В зависимости от вашей позиции или, как это сейчас принято говорить, роли, к ней можно относиться по-разному. Если кратко, то я – за учет трудозатрат. И, тем более, за автоматизированный учет. Далее попробую объяснить, почему я так считаю и каким инструментом для этого пользовался более 7 лет. В крупных компаниях, как правило, используются утвержденные автоматизированные системы. В данной статье рассматривается личный опыт организации учета трудозатрат в небольших организациях, где это не внедрено централизованно .

Если вы считаете, что учет трудозатрат угнетает в вас свободную личность и не позволяет раскрыть ваш творческий потенциал на все сто, то эта статья не для вас. Я не буду вас переубеждать, мы с вами живем в разных мирах. Если вас устраивают «восьмерки», несмотря на вашу роль угнетаемого или угнетателя, то эта статья и не для вас тоже. Может быть, вы придете к этой необходимости позже. Может быть, она вас никогда не коснется – жизнь дает нам много вариантов.

К тому же, в больших компаниях, как правило, есть свои правила информационной безопасности, которые запрещают использование неавторизованного ПО, поэтому если вы работаете в такой компании, то этот опыт – и не для вас тоже. Я сам не могу использовать сейчас такое ПО, но покажу, как оно может быть использовано на основе своего прошлого опыта.

Моя статья для тех, кто любит это дело и регулярно практикует. Я не претендую здесь на новизну, но надеюсь быть полезным в каких-то нюансах.

За последние 7 лет я прошел путь от ведущего программиста до руководителя департамента и обратно, и все это время я использовал ManicTime для учета своих личных и производственных трудозатрат.

В этой заметке будут три небольших раздела и итоги (читать можно любой из них):

Что такое трудозатраты

Под трудозатратами сотрудника понимается время, которое требуется данному специалисту на выполнение конкретной задачи. Расчет трудозатрат по предприятию на выполнение некоторой операции представляет собой суммирование трудозатрат каждой рабочей единицы, задействованной в этом технологическом процессе. На трудозатраты каждого сотрудника влияет большое количество факторов:

• накопленный опыт в данном виде деятельности;
• наличие необходимых знаний и умений;
• достаточное техническое и программное оснащение деятельности;
• готовность внедрять в свой труд новые эффективные инструменты;
• продуманное управление “сверху” и контроль результатов.

Не всегда трудозатраты долго проработавшего и опытного сотрудника будут ниже, чем трудозатраты выпускника или новичка, только вступившего в должность: порой специалисты предпенсионного возраста сопротивляются нововведениям в техпроцесс, в то время как молодые специалисты более инициативны и готовы к улучшениям. Важно и качество управления предприятием: умение своевременно отслеживать текущие потребности в обновлении программ и оборудования, расчеты реальных показателей эффективности, работа над мотивированием персонала к повышению производительности, проведение обучения и тренингов. Все это заметно сказывается на снижении трудозатрат, ведь без грамотных управленческих решений даже самый знающий и умелый специалист может лениться, работать неэффективно, тратить впустую оплачиваемое время.

Помимо понятия трудозатрат существует и понятие трудоемкости. Трудоемкость отличается от трудозатрат тем, что задает и оценивает не только время на выполнение задачи для конкретного специалиста, но и расход времени, связанный с особенностями производства. Так, рабочий способен выточить деталь за 20 минут, но старые станки или неоптимизированный техпроцесс приводят к тому, что деталь изготавливается за 40 минут. Снижение трудоемкости производства — важный шаг к повышению эффективности предприятия, на который в первую очередь и следует обратить внимание при потребности снизить трудозатраты специалистов. Оценка трудозатрат необходима, чтобы понимать, насколько результативно трудятся работники и к каким показателям стоит стремиться. Медленное выполнение работ сигнализирует о назревшей необходимости в оптимизации рабочего процесса, итогом которой должно стать снижение трудозатрат и новые возможности для получения прибыли.

Логика системы учета рабочего времени

Самое сложно для сотрудников в нашей системе – это засекать свое время работы по задачам и прикладывать пропуск в системе пропусков. Сложно представить, чтобы кто-то не смог с этим справиться.

Директор, руководители отделов, тимлиды, линейные сотрудники, административный персонал – правила действуют абсолютно для всех. Все ведут учет трудозатрат и отчитываются о времени, проведенном на рабочем месте. Это позволяет нам точно отслеживать рентабельность проектов и стоимость внутренних задач.

Каждый может зайти в Canape STAT и посмотреть, сколько времени он или его коллега отработали по проекту, когда они приходят и уходят, сравнить себя с коллективом.

Мы доверяем сотрудникам, но контролируем их. Руководитель примерно раз в месяц проверяет дисциплину труда и, если есть систематические нарушения, проводит беседу с сотрудником. Он отвечает за перегрузку отдела, недоработки подчиненных и их низкую производительность, так как у него есть все инструменты для того, чтобы вмешаться до того, как проблема приобрела критический характер.

Достижение и повышение рентабельности – главная цель внедрения этой системы. Все инструменты в рамках этой системы ориентированы на то, чтобы получить максимальный экономический эффект от деятельности компании.

Глобальные изменения нельзя вводить скопом. Это может вызвать недовольство сотрудников, путаницу при учете. Мы интегрировали новые инструменты учета постепенно, чтобы все успели перестроиться и адаптироваться к новым условиям.

Мы постоянно переосмысливаем наши внутренние процессы, чтобы сделать учет времени более полным и менее утомительным для сотрудников. Расскажите, как это организовано у вас? Какие метрики вы используете для оценки рентабельности проектов?

Расчет трудовых затрат — для чего это нужно?

Оценка трудозатрат обязательна на любом предприятии, которое ставит своей задачей контроль и учет отработанного времени. Даже самая малая точка в сфере услуг может достичь значительного повышения эффективности, если внедрит подсчет плановых трудозатрат и контроль его фактического соблюдения. Для более крупных организаций расчет в совокупности с развитой системой планирования и готовностью повышать заинтересованность сотрудников в повышении личной продуктивности является мощным средством для оптимизации внутренних трудовых резервов, увеличения эффективности и роста конкурентоспособности.

Расчет трудозатрат обязателен в следующих случаях:

• Оценка трудовых ресурсов и времени, необходимых на выполнение задачи в условии сжатых сроков (проект, договор, смета, коммерческое предложение).
• Составление отчетной документации для правительственных и общественных учреждений: Налоговой инспекции, Пенсионного фонда, Соцзащиты.

Важно заметить, что при расчете фактических трудозатрат в человеко-часах используется только реально отработанное сотрудником время (без учета отгулов, больничных, отпусков и иных видов отсутствия — за исключением выполнения работы за пределами территории организации либо в командировке).

Зачем нужен учет трудозатрат?

Мне повезло работать в компаниях и командах, где учет трудозатрат рассматривался не как репрессивный механизм, а как источник ценных данных. Ценность этих данных не только в их наличии (табельная «восьмерка» тоже в наличии, но от этого не сильно легче), но и в детализации. На мой взгляд, важным является не только наличие трудозатрат, но и то, какие действия были выполнены в этот временной интервал. Эта простая информация (задача, временной интервал, действие) позволит получить интересную и полезную статистику, необходимую для выполнения различных задач по анализу и планированию.

Развивать онтологию действий можно бесконечно долго, но стоит придерживаться какой-то практичной целесообразности. Онтология действий нужна в первую очередь для решения практичных вопросов планирования, и здесь важно найти «золотую середину». Сформировать начальный список действий можно из тех действий, которые выполняются у вас всегда (или вы считаете, что выполняются у вас всегда), и за несколько итераций скорректировать этот список. Итерации могут быть как месячной, так и квартальной длины, здесь надо ориентироваться на объем информации для анализа и количество сотрудников, которых эти нововведения затронут.

Кому же это надо? На мой взгляд, на этот вопрос есть три ответа:

Каждый из субъектов решает различные задачи с помощью данного инструмента. У всех есть нечто общее – это стремление к повышению своей эффективности. Но все они под «эффективностью» понимают свое и по-своему эти задачи решают.

В том или ином виде любая организация стремится осуществлять контроль использования доступных ей ресурсов (как бы бездушно это не звучало). Это базовая потребность организации, если она хочет иметь возможность выполнять задачи анализа и планирования своей деятельности. В данном случае отличие от конкретного руководителя подразделения в том, что задачи анализа и планирования учитывают данные трудозатрат по всей организации и выполняются различными «не-инженерными» подразделениями. Это может быть стратегическое планирование с целью определения неэффективных направлений и развития перспективных, это может быть финансовый учет и планирование бюджета и т.п. Повторюсь, что основное отличие в том, что деятельность выполняется на уровне всей организации.

С точки зрения линейного руководителя его задача (кроме других прочих) в том, чтобы его сотрудники в срок выполняли поставленные задачи. И здесь также необходим контроль. И лучше, если он будет поименный. Не смотря на то, что многие из нас переходят на гибкие методологии, где ответственность за достижение целей возлагается на команду целиком, важно отслеживать вклад каждого участника команды. И основной целью является повышение равномерности нагрузки в команде и устранение ситуаций, когда несколько участников команды «тащат» и со временем выгорают. А это, в свою очередь, приводит к неприятным последствиям, как для руководителя, так и для команды. Но прежде чем «затащить» и выгореть, работу надо спланировать. И в этом процессе непосредственное участие принимает руководитель, который становится проводником между непреклонной волей организации с ее стратегическими планами и конкретными командами исполнителей. Чтобы хорошо спланировать будущее, нужно хорошо знать прошлое, и в этом деле статистика и учет являются ключевыми и подчиняют себе не только учет трудозатрат, но и в целом организацию производственных процессов. Я сталкивался с таким мнением, что подобный контроль и учет трудозатрат полезен только при выполнении типовых работ (как любят говорить в интернетах: «клепать формочки»). Но я считаю, что это мнение не совсем верно и этот подход может применяться при выполнении исследовательских и опытных работ. В своей практике мы его использовали при выполнении НИОКР в области разработки программного обеспечения. В целом, эта деятельность повторяет цикл Деминга, который, на мой взгляд, является базой, если его участники хотят двигаться в направлении повышения эффективности своей деятельности.

На уровне исполнителя вопросы «личной эффективности» не являются последними, и подтверждением тому является бесконечный поток статей, книг, Youtube-передач. Статьи, книги и передачи во многом про то, как организовать свое бытие и сознание, чтобы выкроить еще пару часов на работу, самообучение или хобби. В итоге для многих эта «гонка» заканчивается, в лучшем случае, выгоранием (о чем тоже говорит не малое количество статей). Но если вы уже встали на эту скользкую дорожку, то тут необходимо, в первую очередь, обеспечить себе контроль использованного времени и только потом планирование. Любые изменения в личной или профессиональной жизни возможны только тогда, когда а) поставлена цель и б) изучены доступные ресурсы. И время является главным среди этих ресурсов. Четкий учет и контроль смогут ответить на вопрос, куда же уходит время. Анализ поможет ответить на вопрос, где временной ресурс используется неэффективно, а планирование позволит высвободившееся время использовать с пользой. И эта польза может выражаться по-разному, зависит уже от ваших желаний и воображения.

Вся это долгая прелюдия, на мой взгляд, подводит к одному: в профессиональной и личной жизни учет используемого времени является важным элементом. И хорошо если мы сможем им заниматься без излишнего ментального и физического сопротивления.

Учет трудозатрат как средство повышения мотивации сотрудников

Таким образом, планирование и учет трудозатрат имеют решающее значение для снижения издержек и повышения производительности труда на предприятии любого размера и направления деятельности. Система учета рабочего времени, внедренная с информированием персонала, может мотивировать работников более качественно трудиться, зная, что ни одно действие теперь не останется незамеченным. Она не только станет необходимым инструментом для точного анализа отработанного времени со стороны руководителя (что практически невозможно осуществить иными способами), но и поощрит инициативных сотрудников выдвигаться за счет продуктивной работы. Такой подход к учету трудозатрат является оптимальным, сочетая в себе получение количественных и качественных показателей с повышением мотивации персонала.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

• Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
• Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
• Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Шаг 3. Визуализируем нагрузки

После предыдущего шага остались некоторые проблемы, одна из которых заключалась в том, что у нас не было данных по загрузке отделов. Мы не знали и не могли спрогнозировать, когда, например, верстальщики разгребут очереди и смогут снова брать проекты. То есть все эти данные у нас фактически были, но в разрозненном виде. Интерпретировать их правильно не получалось.

Для решения проблемы мы разработали еще один собственный внутренний сервис – Canape STAT. Система Redmine дает все данные о трудозатратах, задачах и проектах в этот сервис, где в формате тепловой карты отображаются трудозатраты и нагрузка по каждому разработчику. Это реальные трудозатраты, которые сотрудник проставил по задачам в Redmine.

При этом мы сразу видим, если где-то есть превышение, явное отклонение от необходимого объема часов, недоработки и прочие проблемные области. В нашей компании специалист должен отбивать по задачам 7 часов в день. Таким образом, руководители и специалисты видят, сколько часов отработал каждый сотрудник, заметны недоработки и переработки.

Единицы измерения трудозатрат

Для расчета трудозатрат часто используются такие единицы измерения, как человеко-час и человеко-день. Они показывают, какой объем человеческих и временных ресурсов потребуется для достижения намеченной. Часто эти единицы встречаются в расчете себестоимости продукции, при составлении коммерческих предложений и договоров, при план-фактном анализе деятельности предприятия.

Человеко-час (чел/час) — это единица измерения, которая показывает, сколько времени в часах будет затрачено на выполнение работы при занятости одного специалиста. Например, на разработку коммерческого предложения заложено два человеко-часа. Это подразумевает работу одного менеджера в течение двух часов или совместную работу двух менеджеров в течение одного часа (подготовка документа по частям: общие положения и обсчет для конкретного заказчика).

Человеко-день (чел/день) — аналог человеко-часа, но учитываются не часы, а дни работы (что более удобно при оценке длительных процессов или при поденном расчете сдельной оплаты труда). Считается, что если сотрудник вовремя приступает к своим обязанностям в начале рабочего дня, то человеко-день засчитан. Но при отсутствии сверх трех часов в течение дня расчет возвращается к человеко-часам. В целом, человеко-час — это более точная единица измерения трудозатрат, которая в основном и используется в бухгалтерском учете.

Чье время и как мы считаем

Из 90+ штатных сотрудников студии около 30% составляют менеджеры. Остальные – производство и административный персонал.

Сейчас производственный отдел работает по каскадной модели, но мы постепенно внедряем Agile на крупных проектах. У занятых в производстве сотрудников – разработчиков, дизайнеров, верстальщиков и прочих – есть три категории трудозатрат:

• Выполнение задачи.
• Коммуникация по задаче.
• Самообразование.

Наши сотрудники могут тратить 20% своего рабочего времени на изучение новых технологий, сервисов и инструментов, прохождение курсов и чтение профлитературы. Единственное требование – чтобы это саморазвитие было в рамках вектора развития компании и текущих задач.

Трудозатраты административного персонала учитываются по времени нахождения в офисе.

Характер работы менеджера сильно отличается от характера и состава задач других сотрудников. Потому мы не считаем время, которое уходит на выполнение работы менеджерами и аккаунт-менеджерами. Мы отказались от учета их трудозатрат, потому что если менеджер ведет более 10 проектов (а у нас в WebCanape получается примерно так), то при ручном отслеживании времени разрастается время на переключение между системами. Автоматизировать этот процесс мы пока не стали, потому что считать время телефонных переговоров, коммуникации в почте, постановки задач автоматически в условиях нашей инфраструктуры оказалось непросто. Да и сейчас это не является для нас приоритетом – отдел внутренней разработки загружен релизами новых версий Canape CMS.

Опытным путем мы выяснили, что на ведение проекта уходит в среднем 10% от заложенных в него часов, потому сразу включаем эту цифру в оценку. Если менеджер выполняет задачу по проекту самостоятельно (например, разрабатывает стратегию или заливает фотографии), то есть затрачивает время, которое учитывается при оценке проекта, он указывает потраченные часы в соответствующей задаче.

Пот, слезы и учет времени — как мы повышали рентабельность компании

Мы продолжаем делиться внутренней кухней WebCanape и выдавать все наши самые страшные тайны. В прошлый раз я рассказывал, как мы разработали CRM для SEOшников, а сейчас поведаю о том, как мы ведем учет рабочего времени и зачем вообще это делаем.

В штате компании – 90 человек. Управлять таким количеством сотрудников и контролировать их не у всех получается хорошо. Из-за неэффективного управления может проседать качество услуг компании, снижаться рентабельность проектов, ухудшаться общий климат в офисе. Чтобы этого избежать, мы внедрили у себя мониторинг эффективности работы сотрудника.

Это комплексная система, предполагающая не только учет времени, которое сотрудники тратят на выполнение задач по проектам, но и контроль других важных аспектов их работы. В условиях, когда все переходят на гибкие методологии разработки (и мы тоже в процессе перехода), важно следить за качеством и рентабельностью проектов, и учет времени лежит в основе всех работ.

Эта система дала нам возможность:

• увеличить скорость выполнения задач и сократить сроки сдачи проектов;
• строить реальные прогнозы загрузки производства на месяц вперед;
• прогнозировать потребность в новых сотрудниках и планировать набор персонала
• внедрить инструмент управленческой отчетности;
• вывести более 90% проектов в зону рентабельности

.
Сейчас расскажу, как мы в этому пришли.

Шаг 1. Считать трудозатраты

Начали мы с малого – ввели таск-трекер. Не стали внедрять никакие дополнительные таймеры, все делали в Redmine и собственной CRM. Это дало понимание, сколько времени уходит на конкретную задачу. Все это нормировали – появились нормативы по типам задач.

После этого установили почасовую оплату труда для разработчиков. Благодаря этим мерам у нас улучшилась трудовая дисциплина и стало формироваться понимание того, насколько проекты рентабельны.

Шаг 5 – оптимизируем процессы

Все уже выглядело достаточно хорошо, и контролировать процессы стало проще, но одна проблема никак не решалась – не получалось грамотно приоритизировать задачи. Стандартный принцип «что горит — делаем в первую очередь» не работал, потому что с таким подходом все задачи рано или поздно превращались в горящие из-за того, что постоянно откладывались ради более срочных. Соответственно, нужно было как-то понять, что делать быстрее, и кто должен принимать решения.

Чтобы решить эту проблему и дать сотруднику понимание о его загрузке, мы снова доработали Canape STAT. Теперь специалисты видят свои задачи, распределенные примерно на полторы недели вперед и могут планомерно их выполнять, учитывая оставшееся по задаче время и исполнителей внутри этой задачи.

Менеджеру и разработчику не нужно уточнять друг у друга, кто, когда и какую задачу будет делать. Все есть в системе. Задачи со статусами «Оценка» (нужно дать ответ новому клиенту) и «К выкладке» (когда нужно что-то выложить на живой сайт) по умолчанию идут первыми. Есть задачи со статусом «Не продано». Это значит, что проект точно будет запущен, на него нужно отвести время, но приступать к задаче пока нельзя, потому что какие-то данные по нему еще уточняются. В задачах также предусмотрена метка «Приоритетная» – это самые срочные задачи, и такую метку может выставлять только руководитель отдела.

Как рассчитать затраты труда

Как посчитать трудозатраты на задачу, если известно, какое время должно быть затрачено на ее решение при работе одного специалиста? Когда стоит цель вычислить трудозатраты на выполнение некоторой операции, используется следующая формула:

Ч = К * Т,

где: Ч — искомые трудозатраты за единицу времени (чел/час), Т — выбранная единица времени (обычно час), К — количество работников.

Например, указание, что для решения задачи потребуется объем труда в размере 24 человеко-часов, говорит о следующем:

А если задействовать шесть, восемь, двенадцать или даже двадцать четыре сотрудника, то время на выполнение можно сократить, получив от 4-х до 1-го часа (конечно, в том случае, если задача допускает коллективный труд).

Оценка трудозатрат на основании подобных подсчетов наглядно показывает трудоемкость предстоящего процесса (при составлении сметы или коммерческого предложения), помогает планировать предстоящую загрузку специалистов, а также демонстрирует, как можно ускорить выполнение срочной задачи за счет повышения количества вовлеченных работников.

Чтобы рассчитать, каковы будут затраты на оплату труда задействованных специалистов (чтобы заложить их в себестоимость продукта или услуги), используют следующую формулу:

Ц = ЗП * РЧ,

где: Ц — цена (стоимость) одного человеко-часа (человеко-дня), иными словами — стоимость расчетных трудозатрат, ЗП — заработная плата сотрудника или группы сотрудников, задействованных в технологическом процессе, РЧ — количество фактически отработанных (планируемых к отработке) часов (дней).

В величину РЧ входят только часы или дни, непосредственно потраченные на выполнение работы, без учета временных отлучек, перерывов, отгулов и любого иного вида отсутствия на рабочем месте, не связанном с выполнением служебных задач за пределами территории организации.

Эти формулы помогают оценить трудозатраты на выполнение работ при планировании загрузки, подсчете эффективности труда и вычислении величины заработной платы сотрудников.

Программы для отслеживания времени

Сейчас рынок программного обеспечения для отслеживания времени насыщен большим количеством программ. Во многом, появление этих программ связано с развитием культуры удаленной работы в последние 10-15 лет. Дополнительное развитие они получили в последние два года в результате перевода многих сотрудников на удаленную работу из-за пандемии.

Если поискать в интернете, то можно найти большой список такого рода программ. Например, к ним можно отнести следующие: TogglTrack, TMetric, RescueTime, Timely, Clockify, WakaTime, ManicTime, TimeDoctor и другие.

Из этого списка, за последние семь лет, я пробовал использовать TMetric, RescueTime и ManicTime.

RescueTime был моей первой попыткой в использовании программного обеспечения для автоматизированного учета трудозатрат. Эта программа автоматически записывает время, проведенное в тех или иных программах или на сайтах, автоматически категоризирует их в зависимости от своих настроек (т.е. относит к категории рабочего времени, развлечений и т.п.). Все данные отправляются на сайт RescueTime, любая статистика и аналитика тоже доступна только на сайте. В бесплатной версии данные доступны только за последние три месяца, что несколько ограничивает возможности по использованию. В итоге RescueTime я забросил. Примерно год назад я снова пробовал его использовать – у него появилась возможность интегрироваться с Visual Studio Code, но работала она не стабильно.

Следующей попыткой было использование ManicTime. Этому научили меня мои коллеги, за что им отдельное спасибо. В ManicTime я получил тот наоборот функциональности и гибкости, который помог преодолеть мне ментальный барьер по использованию. Эту программу я использовал в последние годы и более подробно о своем опыте напишу ниже.

В один момент времени, когда только появился TMetric, я попробовал его использовать и надеялся получить от него более информативную статистику по работе в средах разработки. Но на ранних этапах его развития каких-то дополнительных преимуществ я не получил и вернулся к проверенному временем решению.

Еще интересным решением выглядит WakaTime, которая нацелена на интеграцию с различными инструментами (на сайте большой список, как офисных продуктов, так и IDE), но опыта работы с ней у меня нет. Будет интересно обсудить, если у кого-то такой опыт имеется.

Выбор системы отслеживания времени во многом зависит от личных предпочтений и накопленных паттернов работы с ними. О паттернах, которые у меня сформировались за это время, я и расскажу чуть ниже.

ManicTime

Основной механизм работы ManicTime – это запись временных интервалов. Временной интервал является тем самым кубиком, из которого построено все остальное в ManicTime: запись, редактирование и пометка интервалов, автоматическое определение типов и категорий интервалов, базовая статистика по различным срезам.

Различные временные интервалы отображаются на временных шкалах (timeline). ManicTime содержит четыре основных шкалы, а также имеет возможность добавить дополнительные. Если совсем на пальцах, то ManicTime позволяет автоматически отслеживать время своей жизни на работе в разрезе того, был активен компьютер или нет, какие приложения были активны, какие документы были открыты, и позволяет помечать все эти интервалы времени пометками-тегами.

Первая шкала – «Документы». На ней отображается список файлов и веб-сайтов, которые были «активны», т.е. в определенный момент времени то или иное приложение работало с тем или иным файлом. Чтобы определить документ или веб-сайт, ManicTime должен уметь интегрироваться с приложением и получать от него необходимую информацию. Такая интеграция реализована через систему плагинов. Базовый набор плагинов поддерживает основные офисные приложения и браузеры. В платной версии доступны интеграции с GitHub, Jira и некоторыми другими системами управления проектами. Используя данную шкалу можно посмотреть статистику работы с теми или иными документами и сайтами. В первое время я испытывал к этому определенный интерес, но со временем он сошел на нет, так как основными инструментами для меня стали другие шкалы.

Аналогично устроена следующая шкала – «Приложения». На ней отображается список приложений, которые были активны.

Шкала «Использование компьютера» показывает активность пользователя за компьютером, например, когда компьютер был активен, когда заблокирован или выключен, когда была активна сессия RDP. На этой шкале можно увидеть статистику своей активности, своих чаепитий, перекуров или того хуже – совещаний. ManicTime имеет мобильный клиент, но, к сожалению, он работает только в связке с ManicTime Server. ManicTime Server я никогда не использовал по разным причинам, и поэтому вряд ли смогу про него рассказать что-нибудь полезное (если у кого-то есть опыт работы с ним, то я буду рад услышать и обсудить). Но если бы мобильный клиент умел интегрироваться с клиентским ManicTime, например, посредством выгрузки в него данных из мобильного приложения, то и отсутствия, и посещения совещаний можно было бы логировать в основном приложении. Особенно это актуально, если у вас было несколько совещаний подряд, в этом случае приходится использовать подручные средства для временной пометки таких интервалов.

В платной версии есть небольшое улучшение – после разблокировки экрана автоматически всплывает диалоговое окно, которое предлагает пометить интервал отсутствия. Этой функцией я тоже активно пользовался, она позволяет сделать сразу пометки и выгрузить эту информацию из головы.

И наконец, самая важная и наиболее используемая мной шкала – «Теги». На этой шкале отображаются пользовательские теги – пометки для временных интервалов. Они могут быть сделаны в любом виде, но с двумя ограничениями: во-первых, запятая рассматривается, как разделитель тегов, во-вторых, длина тега не может превышать 200 символов. Эти два простых правила позволяют очень гибко описывать метки для временных интервалов. Можно придумать свою онтологию, добавить свои категории и порядок их следования, для меток можно задать цвета для лучшего цветового разделения интервалов. Полученные теги могут быть использованы для просмотра и анализа статистики по различным срезам.

Помимо гибкой системы тегов ManicTime имеет очень удобный и мощный инструмент редактирования и управления ими. В нем сделано все, чтобы пользователь потратил минимум усилий для выбора существующей или создания новой метки и назначения ее интервалу. Диалоговое окно редактирования метки можно вызвать с помощью комбинации клавиш, из контекстного меню или пользовательского интерфейса. В этом окне отображается поле для ввода тегов, а также список ранее использованных тегов. Список тегов сортируется таким образом, что последние использованные теги попадают в верхнюю часть списка и это позволяет сократить время работы с ними. По моему опыту у меня были сотни, если не тысячи тегов, и постоянное пролистывание списка довело бы меня до ручки. Кроме этого, при вводе части тега или выборе тега в списке существующие теги фильтруются – и это бывает удобно, когда возникает необходимость в использовании меток, которые были использованы некоторое время назад. В целом, разработчики серьезно подошли к повышению эргономичности данного диалога, и чувствуется, что они понимают, для кого они делают свою работу.

(Диалоговое окно добавления тега)

Помимо диалогового окна, теги можно проставить из контекстного меню (если не требуется создания нового тега или редактирования существующего). Это делается в «два клика», но простановка тегов из диалогового окна удобнее и для меня это основной механизм.

(Контекстное меню добавления тега)

В платной версии программы существует еще одна очень важная функция, которой я пользовался на работе постоянно – запись скриншотов. Запись скриншотов позволяет получить дополнительную информацию из тех приложений или документов, с которыми интеграции нет, или информацию вытащить сложно. Например, по скриншотам Visual Studio Code я определял, с какой веткой работал (а там всегда есть номер задачи), по скриншотам видеоконференций определял, какой вопрос обсуждали и тому подобное. Особенно это бывало полезно в те дни, когда в течение дня не успеваешь сделать пометки и вечером надо это все разобрать. Но если соблюдать дисциплину, то можно обойтись и без этой возможности.

И самое главное (ради этого все и писалось!): система плагинов позволяет разработать собственный модуль, с помощью которого можно расширить функциональность ManicTime. Имеется возможность разрабатывать три типа плагинов. Первый тип – это «Tracker», он предназначен для интеграции с внешними приложениями или веб-сайтами. Он позволяет получать из них дополнительную информацию (тот же пример с названиями веток из Visual Studio Code). Второй тип – это «Timeline», он позволяет добавить специфичную шкалу, на которой будут отображаться специально подготовленные метки. Третий тип плагинов – это «Tag», с его помощью можно импортировать теги из внешних источников и экспортировать теги и временные интервалы во внешнюю систему (например, систему управления проектами). Таким образом, расширяя возможности ManicTime, можно автоматизировать рутинные операции, которые вы выполняете каждый день.

ManicTime имеет большой набор функциональности, которой я не пользовался (но пользовались мои коллеги, например) – это работа с таймерами (таймер, обратный отчет, Pomodoro), горячими клавишами для большего набора действий, строкой фильтрации тегов и пометкой оплачиваемых интервалов, в платной версии есть возможность выгрузить табель рабочего времени (Timesheet).

Шаг 2. Следить за рентабельностью и сроками

Для учета рентабельности и контроля сроков по проектам мы давно разработали собственную систему управления проектами Canape CRM, в которой ведем все услуги компании: от разработки до продвижения сайтов.В договоре по каждому проекту прописаны сроки сдачи. Эти сроки мы визуально представили в CRM.

Менеджер четко видит, в какой срок должен быть сдан его проект, сколько осталось дней, может приостановить работу на время согласования. Это нам позволило также вывести все данные по срокам на большой монитор, который висит в центре офиса. Такая визуализация стимулирует здоровую конкуренцию между менеджерами, подстегивает разработчиков, руководители тоже обращают на эти сводки внимание и могут поинтересоваться ходом проекта.

Помимо своевременности сдачи проектов, в CRM мы также видим их рентабельность. В отчете выводится сводка по заложенным и потраченным часам по каждому договору.

На основе этих данных несложно сделать вывод об эффективности каждого менеджера. Видно, сколько каждый сдал проектов, сколько из них – в срок, сколько заработал для компании.

Это открытая статистика – сотрудники могут видеть, кто справляется лучше, а кто хуже. В CRM-системе автоматически выстраивается рейтинг.

Не секрет, что главное офисное противоборство – это противоборство менеджера с разработчиком. Как быть, если разработчик затягивает сроки по проекту? Мы вышли из этой ситуации, зашив количество проектов и сроки их сдачи в KPI менеджера и разработчика. Так менедджер всеми силами старается контролировать разработчиков, чтобы те не превышали свои сроки по задачам и сдавали их вовремя. Своевременность сдачи проектов мы стали учитывать и при переводе разработчиков на следующий грейд.

В итоге мы начали отслеживать нагрузку на менеджерах и исполнителях, их эффективность и рентабельность их проектов. На основе этих данных мы формируем планы роста и развития, применяем полученные данные при финансовом стимулировании. Все это выливается в повышение уровня клиентского сервиса.

Мы видим отзывы, которые оставляют клиенты. Если не укладываемся по срокам – предупреждаем и объясняем причины. Сейчас это контролирует руководитель производства.

Шаг 4 – интегрируем со СКУД

После того как мы вывели эти данные в нашу систему, потребовалось еще дополнить ее некоторой информацией, которой нам не хватало – данными о времени, проведенном в офисе. Так мы объединили систему учета трудозатрат по часам с системой контроля доступа.

Теперь мы видим, сколько времени человек потратил на задачи и сколько он находился в офисе при этом. Это позволяет исключить манипуляции с трудозатратами. Если сотрудник находился на рабочем месте 6 часов, а в задачах проставил 10 часов, у руководителя или контролирующего возникнут вопросы. Система также помогает поддерживать дисциплину труда. Мы видим, кто постоянно опаздывает, а кто приходит вовремя. Когда в офисе больше 50 человек и они рассажены по двум этажам и разным кабинетом, за такими вещами сложно уследить.

В эту же систему наши HR-специалисты заносят данные по отпускам, отгулам, больничным, заполняют производственный календарь.

Руководители и коллеги видят, когда кто уходит в отпуск или на больничный. Это упрощает коммуникации в коллективе. Вся статистика открыта для сотрудников.

Здесь же отражено плановое количество часов на каждый отдел и по каждому сотруднику, а также сколько из них реально отработано в этом месяце. Благодаря этому отделу кадров стало проще составлять отчеты. Мы смогли спланировать время на саморазвитие, когда оценили нормативное количество часов в месяц и сравнили с трудозатратами по коммерческим задачам.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Интеграция с ManicTime

И третья, небольшая, часть про то, как мы с коллегами пользовались возможностями программы для сокращения наших трудозатрат на ведение трудозатрат (простите).

Мой типичный workflow (в русском языке я думаю правильное слово процесс или последовательность действий, но workflow короче и понятнее в ИТ среде), когда я активно использовал ManicTime в работе, выглядел следующим образом:

Ежедневно в течение рабочего дня, я проставлял метки для интервалов (подробнее ниже). Делал это либо раз в несколько часов, либо по окончанию какой-либо задачи или активности. Раньше перерывы на обед, чаепития и прогулки с собакой тоже отмечал, но потом перестал, т.к. особой смысловой нагрузки они не несут, а продолжительность имеют почти одинаковую изо дня в день. К концу рабочего дня я имел помеченные временные интервалы, пригодные для занесения в систему управления проектами. К тому же, у меня было понимание, сколько я отработал за день.

В конце недели, как правило, в пятницу, я выгружал трудозатраты в систему управления проектами (это были Redmine и YouTrack в разные периоды времени). Перед выгрузкой я пробегался по дням, чтобы проверить, что действительно ничего не забыл. Выгрузку я делал с помощью плагина (о нем тоже ниже), этот процесс занимал 3-4 минуты в неделю.

(Пример заполненного рабочего дня, в нижнем правом углу кол-во часов по меткам)

Два дополнительных тега – это тип трудозатрат (у меня это был Work) и название задачи. Временной интервал привязывается по номеру задачи из обязательного тега, поэтому название задачи может быть произвольным. Я использовал краткое, менее формальное название.

(Пример экспорта трудозатрат в YouTrack)

Наличие помеченных интервалов уже позволяет сократить время на перенос трудозатрат в систему управления проектами. Но если использовать возможности ManicTime по созданию расширений, то можно разработать плагин, который будет эти трудозатраты выгружать автоматически. Так мы и сделали! Мы разработали модуль, который обладал двумя возможностями:

• Отправка временных интервалов в систему управления проектами с привязкой к номерам задач, простановкой действий и добавлением комментариев. Это позволяет одним нажатием выгрузить трудозатраты и не заниматься этим вручную (см. выше пример экрана).
• Загрузка из системы управления проектами открытых персональных и групповых задач и формирования из них тегов. Это позволяет в диалоговом окне добавления тегов выбирать их из уже существующих.

Полученный плагин имел небольшое количество настроек – необходимо было задать адрес сервера и токен для авторизации, указать список префиксов, которые будут использоваться для вычисления номера задачи.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

К чему мы пришли

Это долгий путь, который мы еще не прошли до конца. Как и в любой компании, у нас остаются «узкие» места, над которыми мы работаем. Промежуточные итоги таковы:

• Повышение скорости выполнения задач и сдачи проектов.
• Прогноз загрузки производства на месяц вперед.
• Прогноз потребности в кадровых ресурсах.
• Инструмент управленческой отчетности.
• Более 90% проектов в зоне рентабельности.
• Еще один внутренний сервис 🙁

Последний пункт нас не очень радует, но когда мы начинали этот процесс, ни Битрикс, ни AmoCRM не было. Мы писали собственный инструмент под себя без опоры на внешние сервисы. Если бы такие проблемы стали перед нами сейчас, мы бы, конечно, искали решение на стороне, а сегодня это наше «узкое» место. На поддержание и усовершенствование системы требуется много ресурсов, сил разработчиков. Однако есть и положительный момент – это серьезный вызов для новых сотрудников. Они прокачивают свои скиллы на наших внутренних продуктах.

Как мы интегрировали системы учета в бизнес-процессы компании

К текущей системе мы пришли не сразу. Сначала решали проблемы точечно, а затем объединили все решения в комплекс.

Рассмотрим подробнее, какую работу мы провели на каждом из этих этапов.

Архитектура системы мониторинга эффективности

Контроль работы строится на четырех китах: учет трудозатрат, учет времени на рабочем месте, мониторинг загрузки производства и контроль рентабельности. Для каждой из этих задач используется отдельный инструмент – всего четыре, а два из них – наши собственные разработки.

• Учет трудозатрат. Для этой цели используем Redmine. Здесь мы ставим задачи друг другу и отбиваем затраченное время по каждой.
• Учет времени нахождения на рабочем месте. У каждого сотрудника есть индивидуальный электронный ключ, которым он открывает дверь, чтобы попасть в офис. Мы установили систему контроля доступа Bolid, которая собирает все данные о входе и выходе сотрудников. Так мы знаем, сколько времени каждый человек находится в офисе.
• Мониторинг производства в Canape STAT – собственная разработка. Сюда собираются все данные по трудозатратам из Redmine и сведения о времени на рабочем месте от СКД. Так у нас появляется полная картина по всем сотрудникам, а также по загруженности отделов (количестве часов/задач на отделе и на каждом сотруднике).
• Контроль рентабельности в Canape CRM (тоже разработали сами). В систему попадают данные по всем трудозатратам из Redmine, и мы можем отследить, когда проект попадает в зону риска, то есть количество отработанных часов вот-вот превысит оценочное время.

Подробно о каждом инструменте и об их работе далее.

Автоматизированный подсчет продуктивности

Расчетные трудозатраты на выполнение работ, включенные в план, смету или коммерческое предложение, необходимо контролировать, ведь в случае их превышения все издержки лягут на предприятие. Заработную плату специалистам выдать в любом случае будет необходимо, а сроки проекта могут быть сорваны. К примеру, вместо того, чтобы выполнить за месяц два проекта, организация справится лишь с одним, потеряв возможную прибыль и понеся репутационные издержки.

Отсутствие контроля расхолаживает и самих работников. Ну и что, что приложение необходимо разработать за месяц? Торопиться не обязательно, ведь в оплате мы не потеряем — сделаем за три, работая с перерывами на интернет-серфинг и общение в социальных сетях. Если контроль работы не ведется, то и нормы трудозатрат в большинстве случаев не соблюдаются.

Поэтому так важно контролировать работу сотрудников и оценивать их реальную производительность. С одной стороны, это мотивирует ответственно и результативно трудиться, укладываясь в установленные сроки, с другой — позволяет выявить ошибки в планировании. Возможно, на выполнение данной задачи действительно требуется больше времени? Тогда следует в следующий раз соответствующим образом увеличить смету, или же сперва устранить препятствия для более эффективного труда (модернизировать оборудование, обучить персонал, внедрить современное программное обеспечение).Но как оценить реальную производительность сотрудника? При взгляде со стороны он может целый день не отрываться от монитора, в то время как большую часть дня решает личные задачи, общается или играет. На совещаниях он будет уверять, что ему поставлена слишком объемная задача, на реализацию которой требуется больше времени, хотя в действительности значительная часть этого времени (оплачиваемая работодателем), фактически, тратится им впустую.Для персонала, чей труд связан с использованием персонального компьютера (а такие сотрудники преобладают в современных бизнес-реалиях) разработаны специальные программы по учету рабочего времени и подсчету продуктивности, которые ведут непрерывный мониторинг деятельности неявно для работника.Рассмотрим, как может использоваться подобная система учета для оценки трудозатрат на примере программы Bitcop — современного и мощного средства для оценки продуктивности персонала.

Система обладает следующими возможностями:

Использование такой системы сделает занятость сотрудников абсолютно прозрачной для руководителя, позволит оценить реальные трудозатраты и принять верные управленческие решения для повышения эффективности.

И как итог хотелось бы резюмировать

• Не пытайтесь насильно внедрить программы для учета рабочего времени, их всегда можно обойти и саботировать.
• Если вам интересно попробовать или вы уже ведете трудозатраты, то попробуйте, например, ManicTime, возможно он окажется полезным для вас и будет удобнее других систем.
• Если вы начали вести или ведете трудозатраты, то попробуйте выработать систему меток. Это позволит, как автоматизировать работу с ними, так и анализировать статистику.
• Если у вас есть система меток, то автоматизируйте работу с ней – зачем делать руками то, что может сделать машина.
• Будьте эффективны и находите время на хобби и личностное развитие!