Нотариально заверить копии документов в Москве

Убедитесь, что всё нужное под рукой

1) Действующий сертификат Контура или доверенного УЦ с такими же ИНН, ФИО, СНИЛС, как в новой заявке, чтобы подписать заявление в электронном виде. Это позволит быстрее продлить сертификат.

2) Если подходящего сертификата нет, то нужно будет подписать заявление вручную. Для этого понадобится принтер и телефон с камерой / фотоаппарат / цветной сканер. 

Заполните данные владельца сертификата

Паспортные данные владельца можно заполнить автоматически. Для этого загрузите фотографию или скан паспорта РФ — мы распознаем данные и подставим данные в заявку.

Если вы заполняете паспортные данные вручную, то ФИО и дату рождения указывайте точно так же, как в паспорте: с буквами Ё,  дефисами, пробелами и пр. Если у вас нет паспорта РФ, подойдёт временное удостоверение личности.

Если вы иностранный гражданин, вместо паспорта РФ можете представить иностранный паспорт с нотариально заверенным переводом или вид на жительство в РФ (если нет иностранного паспорта). ФИО заполняйте русскими буквами, как в заверенном переводе.

СНИЛС — номер вашего лицевого счета в системе пенсионного страхования. Если документа нет под рукой, можно посмотреть номер на госуслугах.

ИНН физлица — индивидуальный налоговый номер владельца сертификата, указан в свидетельстве о постановке на учет в ФНС.  Сначала заполните ФИО, дата рождения и реквизиты паспорта, а затем нажмите «Загрузить из базы ФНС» — мы автоматически подтянем номер. Если произошла ошибка, вы можете посмотреть номер самостоятельно на сайте ФНС.

Должность. Это необязательное поле в сертификате, но требуется для работы в некоторых системах, советуем заполнить. Если уверены, что должность не нужна, оставьте поле пустым.  

Электронная почта. Укажите действующий адрес — туда будут приходить уведомления о статусе заявки и напоминания о продлении сертификата.

Подпишите заявление на выдачу сертификата

— Если у вас есть действующий сертификат доверенных УЦ с такими же ФИО, СНИЛС и ИНН, как в новой заявке, вы сможете подписать заявление электронно.

Если сертификат выдаётся не на руководителя из выписки, в заявлении появится строка «От имени юридического лица»
Должность, ФИО и подпись руководителя организации, на которую выдается сертификат. Вместо руководителя от имени ЮЛ может расписаться уполномоченное лицо по доверенности. Подпись синим цветом, не факсимиле. 

Проверьте данные организации и владельца

Эти данные попадут в заявление на выдачу сертификата.Важно! Проверяйте данные внимательно, потому что если в данных будут ошибки, потребуется перевыпуск сертификата за отдельную плату (если у вас не подключена услуга “Сопровождение сертификата”).

Если название или адрес организации указаны неверно, нажмите ссылку «Обновить по данным ФНС» — мы автоматически актуализируем информацию в соответствии с данными в ЕГРЮЛ. Если ИНН, ОГРН или параметры сертификата указаны неверно — позвоните в ваш сервисный центр.

Проверьте актуальность документов

Мы скопируем документы из старой заявки, если соответствующие данные не поменялись. Проверьте их ещё раз.

Дождитесь ответа ПФР и ФНС — мы автоматически проверяем СНИЛС и ИНН. Если ПФР подтвердит данные, скан СНИЛС не нужен.
Если ответ долго не приходит или в госсистемах нет ваших данных, нажмите “Восстановить документ”, чтоб скопировать документ из старой заявки, или загрузите фотографию или скан карточки СНИЛС и свидетельства ИНН заново.
Если данные владельца или организации изменились, вам нужно подтвердить изменения документами. Напротив документов, которые нужно представить, есть зеленые кнопки “Загрузить”.

Сделайте фотографии или цветные сканы этих документов. Технические требования к файлам:

• Качество картинки должно быть таким, чтобы текст легко можно было разобрать (примерно 200-400 dpi).
• Страницы не обрезаны, входят целиком.
• Размер до 10 МБ.
• Форматы jpg, png, gif, pdf, tif, bmp, heic.

Если вы используете не оригинал документа, а копию, она должна быть заверена по образцу:

Заверить копию может:

• руководитель или уполномоченное лицо организации/ИП, с которой заключен договор на выдачу сертификата, при наличии печати,
• нотариус,
• сервисный центр.

ИсключениеЕсли сертификат на руководителя юридического лица, ИП или физлицо, то на копии паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, заверительная надпись не обязательна. 

Важно! Нельзя фотографировать/сканировать копию заявления. Только оригинал. Не выбрасывайте заявление! Оно понадобится при получении сертификата.

Загрузите подготовленные сканы в нужные вкладки. Также вы можете загрузить дополнительные документы, кликнув на ссылку “Загрузить дополнительные документы” внизу страницы. У каждого опционального документа написано, в каких случаях он требуется.

После проверки/загрузки всех обязательных документов, станет активной кнопка “Продолжить” внизу страницы. Нажмите её.

Выберите сервисный центр

На этом шаге нужно выбрать адрес, куда вам будет удобно подойти с оригиналами документов после одобрения заявки.Чаще всего какой-то сервисный центр уже выбран — он отображается на зелёной плашке. Если он вам подходит — сразу нажмите кнопку “Отправить на проверку”. Если СЦ не подходит или не выбран, найдите удобный вам адрес в списке или на карте и кликните на него — он подсветится зелёным.В списке и на карте показываются только точки в выбранном регионе/городе. Если вы хотите посмотреть точки в других регионах — поменяйте локацию.

После того, как вы выбрали удобный вам сервисный центр, нажмите кнопку «Отправить на проверку».

Если вы подписали заявление сертификатом и все данные прошли проверку в гос.системах (паспорт, СНИЛС  ИНН для сертификатов для ИП и физлиц), то вам не нужно идти в сервисный центр, поэтому шага выбора СЦ не будет, вы сразу увидите вот такое сообщение. Но если вы приобретали токен, позвоните в сервисный центр и договоритесь, когда и где его получить.

Агентства по легализации документов

Сначала я хотела обратиться в специализированное агентство, потому что слышала, что легализация — это долго и сложно. Агентство берет на себя все походы по государственным учреждениям, переводит документ и проставляет на нем необходимые печати — клиент платит деньги и получает готовый документ.

Кроме справки я планировала легализовать еще согласие родителей на брак, поэтому умножила стоимость на два. Получалось, что за два документа в общей сложности мне нужно было заплатить больше 25 000 Р, причем половину этой суммы составила бы комиссия агентства.

Я не была уверена, что документы мне точно пригодятся, поэтому не хотела тратить столько денег. В тот момент я жила в Москве и решила, что займусь легализацией самостоятельно. В агентство я обратилась только за нотариальным переводом на арабский язык.

Для себя я решила, что услугами агентств имеет смысл воспользоваться, если:

1. не получается понять, какой способ легализации нужен: в агентстве точно подскажут;
2. вы находитесь не в Москве и у вас нет возможности приехать или попросить заняться легализацией родственников или знакомых: поставить печати Минюста и МИД РФ можно только в Москве;
3. нужно ускорить процесс легализации: агентства часто предлагают экспресс-вариант, но за него нужно платить дополнительно.

В каких случаях можно получить отказ в заверении копии?

Действительно, существует ряд случаев, когда нотариус имеет право отказать гражданину в нотариальном заверении копии документа:

Записывайтесь на прием к нотариусу онлайн, указав удобные для вас дату и время посещения.

Если кнопка есть

Нажмите на эту кнопку и далее следуйте указаниям системы, они помогут вам отправить заявку.

Если сменился владелец сертификата или данные организации:

3) Документы. Оригинал или заверенная копия паспорта будущего владельца сертификата. Возможно, потребуются СНИЛС и ИНН (если не получится проверить ваши данные в госсистемах автоматически) и документы организации — список документов и случаи, в которых они нужны, написаны на шаге загрузки документов.

4) Телефон с камерой, фотоаппарат или цветной сканер. Нужно будет загрузить изображения документов.

Нажмите кнопку «Приступить», когда будете готовы заполнять заявку.

Затраты на консульскую легализацию одного документа

Как определиться со способом легализации

В первую очередь необходимо проверить список стран, ратифицировавших Гаагскую конвенцию 1961 года. Если страны, для которой нужен документ, нет в списке, скорее всего, потребуется консульская легализация.

Лучше проверять список стран на сайте Гаагской конференции по международному частному праву: там он обновляется оперативно, а на других сайтах может быть неактуальным. Даже на сайте Минюста РФ есть списки, актуальные только на 2021 и 2021 год.

Как правильно подготовить комплект документов? – федеральный аккредитационный центр

Коротко о консульской легализации

1. Процедура консульской легализации может занять до четырех недель. Время можно сократить, если учитывать график работы ведомств и их месторасположение.
2. Заранее выясните требования к легализации в консульстве страны, для которой легализуете документы.
3. Проверьте, чтобы на документах были необходимые подписи и печати организаций и все надписи были хорошо различимы. Документ, состоящий из нескольких листов, должен быть сшит и пронумерован.
4. Для нотариального перевода документов лучше обратиться в агентство или бюро нотариальных переводов. Самостоятельно переводить документы нельзя, даже если у вас есть диплом переводчика.
5. Далее документы необходимо отнести в Минюст РФ, там подтвердят подлинность подписи и оттиска нотариуса. Это бесплатно и может занять до 5 рабочих дней.
6. Печати и подписи из Минюста заверяет МИД РФ. Госпошлина за услугу составляет 350 Р за каждый документ. На это уйдет еще до 5 рабочих дней.
7. Последний этап — заверение печатей российских ведомств консулом страны, для которой вы готовите документы. Сроки, стоимость и перечень необходимых документов у разных стран могут отличаться, поэтому выясните эту информацию заранее.

Сколько я потратила на легализацию одного документа

На консульскую легализацию справки об отсутствии факта государственной регистрации брака в общей сложности я потратила 6850 Р. Агентству я бы заплатила 12 600 Р.

Способы легализации

В зависимости от страны, в которой будут использоваться документы, существует два способа: апостилирование и консульская легализация.

Апостилирование. Чтобы облегчить международный документооборот, некоторые страны договорились об использовании одинаковой облегченной процедуры легализации документов — проставлении апостиля. Апостиль — это печать строго определенного формата и содержания, которая заверяет документ.

Консульская легализация — это более сложный способ заверения документов. Его используют страны, которые не являются участницами Гаагской конвенции.

При консульской легализации российский документ последовательно заверяется Минюстом и МИД РФ, а также консульством страны, для которой документ легализуется. Коммерческие документы — например, контракты, выписку из ЕГРЮЛ и свидетельство ОГРН — вместо Минюста и МИД заверяет российская Торгово-промышленная палата.

Консульская легализация российских документов нужна, например, для Таиланда, ОАЭ, Канады, Сингапура и Китая, кроме Гонконга и Макао.

Когда легализация не потребуется. Чтобы максимально упростить взаимный документооборот, страны могут вообще отказаться от легализации. В этом случае документы из одной страны полностью приравниваются к внутренним документам другой страны и имеют такую же юридическую силу.

Иногда документы нужно перевести на национальный язык страны, в которой они будут использоваться, и заверить перевод у нотариуса. А иногда даже перевод не требуется.

Например, Россия является участницей Минской конвенции 1993 года, которую также подписали Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Киргизия, Казахстан, Молдавия, Туркменистан, Таджикистан, Украина и Узбекистан.

Государственные документы стран — участниц Минской конвенции принимаются на территории всех этих стран без какого-либо специального удостоверения. В некоторых случаях потребуется нотариально заверенный перевод — этот момент лучше уточнить в иностранном учреждении, для которого готовите документ.

Требования к документам

Не получится легализовать ламинированные, поврежденные и ветхие документы, а также документы с исправлениями и нечитабельными печатями. Иногда ситуацию можно исправить изготовлением технической копии. Если это невозможно, придется получать дубликат. Важно, чтобы на документах были все необходимые печати и подписи должностных лиц.

У документа может быть срок действия, после конца которого его могут не принять и придется заниматься легализацией снова. Требования разных стран могут отличаться: где-то примут справку об отсутствии судимости и уголовного преследования сроком не старше 6 месяцев, в другом государстве — не старше 3 месяцев.

Сама легализация не имеет срока давности: если вы уже легализовали диплом для какой-то страны, повторять процедуру для этой страны не нужно. Но для того чтобы предоставить диплом в другом государстве, документ, возможно, придется легализовывать заново из-за разных официальных языков. Если языки совпадают, нужен будет только новый штамп консульства другого государства.

Шаг 1
подготовка документа

Мне нужно было получить справку об отсутствии брака — сделать это можно только по месту регистрации. Я жила в Москве, но мне пришлось ехать в Набережные Челны: там я была зарегистрирована.

Я планировала получить справку лично, но вообще это может сделать любой человек по нотариальной доверенности. Я заранее записалась на прием и оплатила государственную пошлину 200 Р через портал госуслуг Республики Татарстан.

На приеме в загсе я заполнила заявление и предъявила внутренний российский паспорт. Через 10 минут мне выдали справку «об отсутствии факта государственной регистрации заключения брака» с момента моего совершеннолетия до даты получения справки.

После получения справки я сразу же обратилась к нотариусу, который заверил копию справки на ее обратной стороне. Это стоило 50 Р. Все дальнейшие манипуляции по легализации проводились с нотариально заверенной копией справки.

На что обратить внимание. При подготовке документов проверяйте их внешний вид и соответствие требованиям. Например, если документ состоит из нескольких листов, их нельзя скреплять степлером — все листы должны быть сшиты и пронумерованы, а на последней странице должна быть наклейка «прошито и пронумеровано», печать организации и подпись сотрудника.

На документах не должно быть исправлений либо должна стоять фраза «исправленному верить», печати и текст должны быть читабельными. Копии должны быть хорошего качества, без затемнений на участках с печатью и текстом.

Шаг 2
нотариальный перевод

Чтобы документ приняли в другой стране, он должен быть переведен на официальный язык этого государства. Некоторые страны допускают два варианта: перевод на национальный язык или английский. Этот момент лучше заранее уточнить в консульстве страны, для которой готовите документы.

В России для консульской легализации требуется перевод дипломированного переводчика. Самостоятельно подготовить перевод для нотариального заверения нельзя, даже если вы сами переводчик: нотариус, скорее всего, откажется заверять такой перевод, потому что вы являетесь заинтересованным лицом и можете исказить смысл документа.

Для нотариального перевода нужно прийти к нотариусу вместе с переводчиком, который предоставит ему свой документ об образовании, либо обратиться в бюро нотариальных переводов.

Такое правило действует не во всех странах. Например, для обратной легализации египетского свидетельства о браке в российском консульстве у меня не спрашивали никаких документов или данных переводчика, я просто отправила перевод по электронной почте.

К копии справки добавились два листа с переводом, поэтому нотариус сшил их и указал общее количество листов. При добавлении следующих листов они снова должны сшиваться и скрепляться печатью.

На что обратить внимание. При нотариальном заверении любого документа для консульской легализации важно, чтобы процедуру проводил именно нотариус, а не временно исполняющий его обязанности. В базе Минюста может не оказаться образцов печати и подписи ВРИО нотариуса и для уточнения данных потребуется три-четыре недели — вы потеряете много времени.

Шаг 3
заверение печати и подписи нотариуса в минюсте рф

Сотрудник, который будет принимать документы, попросит заполнить заявление. В нем необходимо указать страну, для которой легализуются документы, количество документов и их название, а также ваши контактные данные.

После приема документов вам должны выдать расписку с номером записи о приеме, датой и данными принявшего документы сотрудника. Обязательно сохраните расписку до получения документов: она поможет найти их, если возникнет какая-то проблема, процесс проверки оттиска и подписи нотариуса затянется или если вам откажут в легализации по какой-либо причине.

Формально процедура может занять до 5 рабочих дней. Госпошлины за оказание этой государственной услуги нет.

Специалист Минюста добавит к копии документа и переводу еще один листок с подтверждением всех предыдущих печатей и подписей нотариусов. Листы будут снова прошиты, а на оборотной стороне последнего листа появится печать Минюста, красная ленточка и надпись «прошито и пронумеровано».

Шаг 4
заверение печати минюста в мид рф

Когда я подавала документы, не проверила заранее расположение департамента и время его работы: считала, что документы нужно относить в главное здание МИД. Оказалось, что нужный адрес находится в пяти минутах ходьбы от отдела по вопросам легализации и апостиля Минюста. Зная это, можно сэкономить целый день и не тратить деньги и время на проезд.

Время получения документов в Минюсте можно спланировать так, чтобы сразу отнести их в МИД. Консульский департамент работает в будни с 9:30 до 12:30 и с 14:30 до 17:00, в пятницу — до 16:00.

Шаг 5
заверение российских печатей в консульстве

Последний этап консульской легализации документов — заверение печати нотариуса и печати МИД РФ в консульстве страны, в которой будут использоваться документы. Я обратилась в консульский отдел посольства Египта по адресу: Москва, Померанцев переулок, д. 13.

Правила легализации, сроки и стоимость заверения, а также требования к документам в консульствах разных стран могут отличаться. В некоторые консульства нужно записываться на прием заранее. Поэтому обязательно уточните информацию о порядке заверения в том консульстве, в которое планируете обратиться.

Помимо справки, заверенной в Минюсте и МИД, мне понадобились:

1. Ксерокопия первой страницы справки.
2. Заявление, которое я заполнила на месте.
3. Наличные для оплаты пошлины.

За легализацию справки об отсутствии факта государственной регистрации брака консульским отделом посольства Египта я заплатила 4150 Р: 2200 Р стоило заверение печати нотариуса, который подтвердил перевод, и 1950 Р — заверение печати МИД РФ.

Документы были готовы через 3 рабочих дня. На соответствующих страницах появились печать и подпись консула, а также специальные марки. После этого моя справка получила юридическую силу на территории Египта.