Надзор за сертифицированной системой менеджмента
Целью инспекционных проверок является установление факта поддержания Организацией системы менеджмента в действии, выполнения положения о непрерывном улучшении, оценка результативности системы менеджмента и определение соответствия деятельности заявленному стандарту и требованиям к системе менеджмента .
Инспекционные проверки проводятся не реже одного раза в год (в особых случаях может быть проведена внеплановая надзорная проверка). Первая инспекционная проверка должна быть проведена не позднее 12-ти месяцев с момента последнего дня 2-го этапа сертификационного аудита.
Подача претензий и апелляций
В случае несогласия Организации с выводами и решением аудиторской группы, либо при наличии претензий или замечаний к аудиторам, Организация имеет право подать апелляцию или претензию. Эта деятельность регламентирована «Процедурой управления апелляциями и претензиями».
Процедура проведения ресертификационного аудита включает:
- Анализ отчетов о проведении инспекционного контроля;
- Рассмотрение отчетов о том, как компания исправляла выявленные ранее отклонения;
- Оценку результативности системы менеджмента в условиях постоянно меняющихся обстоятельств;
- Анализ политики и целей в области обеспечения качества выпускаемой продукции или предоставляемых услуг.
В целом, проверяемые требования зависят от вида внедренного стандарта. Проверка на их соответствие охватывает весь период действия стандарта на предприятии.
Если по результатам аудита, специалисты выявили несоответствия, то компания, проводившая ресертифкацию, определяет срок, в течение которого они должны быть устранены или исправлены. Без решения обнаруженных проблем получить новый сертификат невозможно. Также, если не устранить недостатки в установленный срок, то последующие затраты на сертификацию будут выше.
Данная процедура необходима для подтверждения того, что система менеджмента на предприятии обеспечивает результативность деятельности, остается актуальной и соответствует требованиям международных стандартов.
Организация вправе пройти процедуру ресертификации в любом другом органе, а не только в том, где изначально был выдан сертификат.
Если компания хочет продолжать сотрудничать с крупными международными и отечественными партнерами, успешно участвовать в тендерах и сохранять эффективность работы всей системы управления, то ей просто необходимо раз в три года проходить ресертификационный аудит.
Ресертификация
При желании сертифицированной Организации продлить действие сертификата она информирует Русский Регистр о желании пройти ресертификацию. Это должно быть сделано не менее чем за три месяца до окончания срока действия Сертификата соответствия, и не менее чем за 15 дней до установленного срока подтверждения старого Сертификата соответствия. По результатам ресертификационной проверки выдается новый сертификат соответствия
Решение о выдаче сертификата соответствия
Регистрация и оформление сертификата(ов) соответствия осуществляется после устранения несоответствий, выявленных в ходе проведения сертификационной проверки. На это даётся не более трех месяцев.
Вместе с сертификатами Организация получает регламентирующий документ: «Правила использования знаков соответствия Русского Регистра», а также необходимую PR-поддержку и консультации со стороны Русского Регистра.
Сертификат соответствия действителен в течение трех лет при условии его подтверждения во время инспекционных проверок.
Этап консалтинговый
Строго говоря, данный этап не является этапом сертификационным. Более того, международными стандартами (ИСО/МЭК17021 и др.) прямо запрещается органам по сертификации проводить консультирование и внедрение систем менеджмента у своих клиентов. Это называется «соблюдением принципа беспристрастности».
Этап подготовительный
На этом этапе Организация проводит выбор органа по сертификации. Здесь можно применять сложные системы рейтингования органов по сертификации, а можно ориентироваться на требования своих потребителей, партнёров или профессиональных ассоциаций.
На этом этапе мы попросим Вас оформить Декларацию-заявку (формы заявок Вы можете найти также в разделе «Заявки на сертификацию») с приложением оргструктуры, в которой необходимо будет указать некоторые данные о своей Организации и описать существующую в ней систему менеджмента.
Это необходимо нам для оценки трудоёмкости проведения аудита и необходимых с нашей стороны ресурсов и компетентности. Подписание Вами Декларации-заявки подтверждает Ваше согласие с Условиями по сертификации систем менеджмента. На основании информации из Декларации-заявки дирекция по сертификации систем менеджмента изучает возможности Русского Регистра по проведению данного аудита и расчитывает трудоёмкости проверки в аудито/днях, а отдел маркетинга готовит Вам коммерческое предложение.
В случае организации тендера среди органов по сертификации рекомендуем Вам воспользоваться нашими заготовками из документа «Русский Регистр — ВОЗМОЖНОСТИ И УСЛУГИ». Данные рекомендации направлены на максимально объективную оценку органов по сертификации и отсеивание компаний торгующих сертификатами, имитирующих сертификацию и попросту «слабые» органы по сертификации.
Этап подготовки завершается подписанием договора на сертификацию.
1 этап сертификации — предварительная оценка системы менеджмента и анализ документации
Предварительная оценка системы менеджмента производится аудиторами Русского Регистра с целью определения готовности Организации к сертификации и приверженность её руководства принципам менеджмента качества. Проверяется комплекс ключевых требований к организационной структуре, процедурам, процессам и ресурсам системы менеджмента .
Организация должна представить руководителю группы аудиторов комплект контролируемых экземпляров действующих документов, описывающих систему менеджмента. Анализ документации проводится с целью определения адекватности (т.е. полноты, степени соответствия, взаимосвязей, отсутствия внутренних противоречий) документов системы менеджмента требованиям заявленного стандарта.
По результатам предварительной оценки руководитель группы подготавливает Отчет с рекомендациями по сертификации системы менеджмента и с указанием в нем всех проблемных областей и наблюдений, а также проект плана сертификационной проверки. Работы по первому этапу сертификации выполняются в основном в Вашем центральном офисе и некоторых производственных площадках Организации.
2 этап сертификации — детальная сертификационная проверка соответствия деятельности
Сертификационная проверка должна быть проведена не позднее чем через шесть месяцев после проведения 1 этапа сертификации (предсертификации).
Целью проверки является: определение соответствия системы менеджмента Организации, её процессов и рабочих мест всем применимым требованиям заявленного стандарта(ов) и собственным внутренним документам самой Организации, оценка результативности системы менеджмента и ее способности достигать установленных целей в рамках реализации политики, оценка степени выполнения Организацией обязательных законодательных и других регламентирующих требований, относящихся к продукции/услугам.
Работы по второму этапу выполняются как в административных помещениях, так и на производственных площадках Организации.
Сертификационная проверка состоит из следующих этапов:
A) Вступительное совещаниеПредставление состава группы аудиторов и экспертов, представление Программы и Плана проверки, краткое изложение методов и процедур, которые будут использованы при проведении проверки и регистрации несоответствий, ответы на вопросы.
B) Проверка соответствия на конкретных рабочих местахНепосредственно процесс проверки заключается в работе группы аудиторов и экспертов по сбору объективных доказательств посредством наблюдений условий работы, выполнения мероприятий по управлению процессами и обеспечению условий работы в проверяемых подразделениях Организации, опроса, изучения документов и записей для дальнейшего их анализа и оценки.
C) Собрание группы аудиторов, оформление результатов проверкиПеред заключительным совещанием группа аудиторов и экспертов собирается для оформления результатов проверки.
D) Заключительное совещаниеЦелью заключительного совещания является представление группой аудиторов и экспертов выводов по результатам проверки Системы менеджмента Организации с рекомендациями руководству РР о признании ее соответствия требованиям заявленного стандарта.