Положения. о восстановлении ошибочно переведенных денежных средств юридическому лицу и Уведомление о превышении суммы перевода.- Процедуры возврата ненадлежащим образом освоенных средств зарегистрированной корпорации и Сообщение о избыточной выплате.- Протоколы о возврате ошибочно отправленных денежных средств. законной компании и примечание о чрезмерном денежном переводе

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: При возврате контрагенту излишне перечисленных средств в поле “Назначение платежа” платежного поручения НДС не указывается. При этом не имеет значения система налогообложения, на которой такой контрагент находится. Обязанность по исчислению и уплате НДС не зависит от факта выделения контрагентом суммы данного налога в платежном поручении. У организации (или ИП), применяющей УСН, такая обязанность может возникнуть в случае выставления контрагенту счета-фактуры с выделенной суммой НДС.

Обоснование вывода: При заполнении платежного поручения необходимо руководствоваться Положением Банка России от 19.06.2012 N 383-П “О правилах осуществления перевода денежных средств” (далее – Положение N 383-П). Реквизиты, форма, номера реквизитов платежного поручения установлены приложениями 1-3 к Положению N 383-П. В поле “Назначение платежа” платежного поручения предусмотрено указание назначения платежа, наименование товаров, работ, услуг, номера и даты договоров, товарных документов, а также может указываться другая необходимая информация, в том числе в соответствии с законодательством, включая НДС (п. 24 приложения 1 к Положению N 383-П). Таким образом, указание информации о суммах НДС в поле “Назначение платежа” предусмотрено, но не является обязательным. Как прямо следует из процитированной нормы, информация об НДС подлежит отражению в данном поле только в том случае, если это предусмотрено законодательством. Законодательство РФ о налогах и сборах состоит из НК РФ и принятых в соответствии с ним федеральных законов о налогах, сборах, страховых взносах (п. 1 ст. 1 НК РФ). Поэтому указывать сумму НДС отдельной строкой в поле “Назначение платежа” платежного поручения необходимо в случае, если такая обязанность следует из норм НК РФ. Смотрите дополнительно Сообщение Банка России от 01.03.2013 “Ответы на вопросы по применению Положения Банка России от 19.06.2012 N 383-П “О правилах осуществления перевода денежных средств”. Платежные поручения являются расчетными (платежными) документами (п. 1.12 Положения N 383-П). Обязанность по выделению сумм НДС в расчетных документах установлена п. 4 ст. 168 НК РФ, где, в частности, сказано, что в расчетных документах соответствующая сумма НДС выделяется отдельной строкой. Отметим, что применяемый режим налогообложения (УСН, ОСН, ЕНВД и т.д.) на эту обязанность никак не влияет (смотрите дополнительно письмо Минфина России от 31.05.2007 N 03-07-11/147 – можно ознакомиться в Интернете). Однако положения ст. 168 НК РФ, в том числе и п. 4, как следует из ее наименования Сумма налога, предъявляемая продавцом покупателю применяются только при осуществлении между контрагентами операций, которые предполагают предъявление продавцом покупателю суммы НДС. Как следует из п. 1 ст. 168 НК РФ, обязанность предъявить к оплате покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав соответствующую сумму налога дополнительно к цене (тарифу) возникает при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав. Напомним, что в силу п. 1 ст. 146 НК РФ именно реализация товаров (работ, услуг), имущественных прав является объектом обложения НДС. Согласно ст. 39 НК РФ реализацией товаров, работ или услуг признается соответственно передача на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, а в случаях, предусмотренных НК РФ, передача права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу – на безвозмездной основе. В рассматриваемом случае покупатель перечислил продавцу денежные средства сверх стоимости реализованного ему товара. Так как данные средства перечислены, по сути, ошибочно, в размере большем, чем предусмотрено условиями договора, считать их связанными с операцией по реализации, произведенной между контрагентами, нельзя. Соответственно, при возврате этих средств у поставщика не возникает обязанности предъявлять к оплате покупателю суммы НДС и, как следствие, нет оснований для выделения НДС в поле “Назначение платежа” платежного поручения. Причем тот факт, что покупатель применяет УСН и по общему правилу не является плательщиком НДС, в данном случае значения не имеет.

К сведению: Нормы НК РФ не связывают возникновение обязанности по уплате НДС с получением суммы этого налога от контрагента. Обязанность налогоплательщика по исчислению и уплате НДС не зависит от того, выделен или нет в платежном поручении НДС, какая ставка НДС указана в платежном поручении, а также от того, является ли покупатель плательщиком НДС (п.п. 1, 3 ст. 168, п. 1 ст. 173 НК РФ). Налоговые последствия возникают у получающей стороны, не являющейся плательщиком НДС, только в случае выставления покупателю товаров (работ, услуг) счета-фактуры с выделенной суммой налога (п. 5 ст. 173 НК РФ).

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

4 августа 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

При отправке денег на основании поручения могут возникнуть ошибки. Плательщик может ошибиться при указании реквизитов, вследствие чего деньги попадут другому получателю. В этом случае выполняется возврат средств по платежке. Процедура эта должна соответствовать положениям нормативных актов.

Вопрос: Является ли таможенный представитель плательщиком таможенных пошлин налогов в соответствии со статьей 50 ТК ЕАЭС? Может ли таможенный представитель осуществить возврат излишне уплаченных денежных средств на свой счет, если платежи по ДТ уплачивались с платежек таможенного представителя, а декларантом была иная организация?
Посмотреть ответ

Что собой представляет поручение

В статье 31 ФЗ №395-1 от 2 декабря 1990 года «О банках» указано, что кредитные учреждения должны выполнять поручения по переводу денег. При этом должны быть соблюдены правила, утвержденные ЦБ. Форма установлена Правилами ЦБ №383-П от 19 июня 2012 года. В поручении должны содержаться обязательные сведения. Перечень их есть в Приложении 1 к Положению ЦБ №383-П от 19 июня 2012 года.

Правильное указание всех реквизитов в платежке принципиально для верной идентификации платежа. Без реквизитов невозможно выполнение поручения. Без них просто не понятно, кому переводить деньги. Если в документе неправильно указаны реквизиты, средства будут переведены не туда. Что делать, если произошла такая ошибка? Необходимо оформить возврат средств по платежке.

Что нужно знать о платежном поручении?

Возврат на основании платежки

С ошибками могут быть выполнены эти переводы по платежкам:

• Деньги, перечисляемые в бюджет.
• Прочие платежи с неверно прописанными реквизитами (например, перевод средств не тому получателю, перевод займа).

Как уточнить платеж при ошибке в платежном поручении по страховым взносам?

Существуют различные стадии возврата денег. В частности, это период до стадии безотзывности и после нее. Рассмотрим особенности прохождения этой стадии:

До стадии безотзывности возврат платежей в бюджет и других платежей не различается. Процедура выполняется в одном и том же порядке.

Неверно отправленные деньги, которые проходят через казначейский бюджет, возвращают на основании Порядка №125-н от 18.12.13. Как производится возврат? Деньги с неправильно указанными платежами получают статус средств, назначение которых не выявлено. Возвращаются они казначейством при наличии этих условий:

• Из строки «Назначение» не понятно, что деньги направлены в бюджет.
• Назначение платежа нельзя выяснить из-за ошибки банка.

В пункте 17 Порядка №125-н указаны иные случаи возврата денег. Применяется следующий механизм:

• Плательщик отправляет заявление в казначейство.
• Госорган создает заявку на возврат денег.
• На базе заявки деньги возвращаются плательщику на протяжении 3 суток.

Если стадия безотзывности прошла, вернуть платеж сложнее. Средства в рассматриваемой ситуации уже перечислены. Они уже пришли получателю. То есть для возврата придется взаимодействовать с получателем. Отменить платеж через банковскую систему не получится, в этом случае возврат платежа будет отчасти зависеть от воли получателя.

Одновременно с этим получатель должен помнить, что он обязан вернуть деньги по закону. Соответствующее указание содержится в статье 1102 ГК РФ. В этой статье указано, что лицо, которое получило имущество безо всяких оснований, должно его вернуть. Деньги, переведенные по ошибке, можно отнести к необоснованно полученному имуществу. Если плательщик отказывается, то на него можно подать в суд.

Формы заявлений на возврат средств и платежек по возврату прописаны в Приложении к Письму Казначейства №42-7.4-05/5.3-61 от 9 февраля 2009 года.

Особенности заполнения платежки на возврат излишне уплаченных сумм

Как говорилось ранее, ошибочно уплаченные платежи могут быть разными. Это могут быть платежи в бюджет или другие выплаты. Ошибкой считаются не только неверно указанные реквизиты, но и неверно зафиксированные суммы платежа. К примеру, организация перевела в бюджет налоги. Однако фирма сделала излишнюю уплату. К примеру, налог был начислен на сумму 2 000 рублей, а организация по ошибке заплатила 3 000 рублей.

Порядок возврата денег в этом случае оговорен в Письме Минфина №02-14-10А/2275. В поручении на возврат должны содержаться эти реквизиты:

В поле 21 также необходимо указать очередность платежа. Подобные выплаты производятся в третью очередь.

Бухучет и налоговый учет

В бухучет заносятся записи, полностью обратные тем, которые использовались при принятии денег к учету. В частности, нужны эти проводки:

• ДТ51 КТ62. Приход денег.
• ДТ62 КТ51. Возврат денег.
• ДТ76 КТ51. Списание на возврат денег по ошибочной платежке.

Рассмотрим налоговый учет возврата средств по платежному поручению:

• УСН. Зачисление денег фиксируется в налогооблагаемых доходах. Отражать платеж требуется по дате поступления денег на р/с. Когда средства возвращаются по платежке, необходимо сторнировать доходы, которые облагаются налогом. Сторно проставляется на дату возврата средств.
• ОСНО. Зачисление и возврат денег, переведенных по ошибке, – это операция, которая не фиксируется при ОСНО.

Важно! При бухучете и налоговом учете важно обращать внимание на даты возврата/зачисления денег. Каждая операция должна быть подтверждена соответствующим документом.

Порядок действий со стороны получателя денег

Как действовать компании, которая получила ошибочный платеж? Ей требуется в течение 10 суток отправить в банк уведомление об ошибке. Форма уведомления не оговорена законами. Она устанавливается внутренними актами. Если в банке нет установленной формы, уведомление составляется в свободном виде.

Дальнейшие действия со стороны банковского учреждения:

• Если возможно безакцептное списание, средства списываются без дополнительного распоряжения.
• Если отсутствует подобная возможность, для списания потребуется распоряжение от получателя ошибочного платежа.

Частично порядок возврата средств зависит от локальных инструкций, установленных для конкретного банка.

Дополнительные рекомендации

Если организация сделала ошибочный платеж, ей следует незамедлительно отправить соответствующий запрос в банк. Скорость действий здесь имеет принципиальное значение. Пока деньги не пришли получателю, возврат оформляется быстро и просто. Если же деньги уже пришли получателю, придется направлять запрос последнему.

Апелляционное определение Московского городского суда по делу N 33-412934/2020Категория спора: Неосновательное обогащение.Требования: О взыскании неосновательного обогащения в виде ошибочно перечисленных денежных средств.Обстоятельства: Со счета истца на счет ответчика перечислены денежные средства. Истец указывает, что денежные средства переведены ошибочно.Решение: Отказано.Разрешая исковые требования, суд признал доводы истца об ошибочности перевода несостоятельными, поскольку проведение операций в системе “Сбербанк-онлайн” исключает перечисление денежных средств неизвестному лицу. При этом суд учел, что с момента перечисления денежных средств и направления ответчику претензии о возврате денежных средств прошел значительный промежуток времени, за указанный период времени, полагая, что сумма перечислена ошибочно, истец никаких мер по ее возврату не предпринимала, доказательств обращения в банк по поводу технической ошибки при осуществлении денежных переводов не представила, также истец обладает информацией о месте жительства ответчика, его номере телефона, хотя данная информация в онлайн-режиме Сбербанка России является закрытой.

В соответствии с пунктом 3 статьи 40 Бюджетного кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3823; 2021, N 27, ст. 5072), частью 4 статьи 21 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ “Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2016, N 7, ст. 916) приказываю:

Утвердить прилагаемые Общие требования к возврату излишне уплаченных (взысканных) платежей.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 27 октября 2021 г.Регистрационный № 65582

УТВЕРЖДЕНЫприказом Министерства финансовРоссийской Федерацииот 27.09.2021 N 137н

Общие требованияк возврату излишне уплаченных (взысканных) платежей

1. Настоящий документ определяет общие требования к возврату излишне уплаченных (взысканных) платежей, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ “Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2021, N 27, ст. 5179) (далее – Федеральный закон N 210-ФЗ), а также платежей, являющихся источниками формирования доходов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, за исключением платежей, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, законодательством Российской Федерации об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, правом Евразийского экономического союза и законодательством Российской Федерации о таможенном регулировании, а также платежей, порядок возврата которых устанавливается федеральными законами (далее – Общие требования).

2. Возврат излишне уплаченных (взысканных) платежей, указанных в пункте 1 Общих требований, осуществляется в соответствии с Общими требованиями или нормативными правовыми актами, регулирующими порядок возврата излишне уплаченных (взысканных) платежей, принятыми в соответствии с федеральными законами.

3. Излишне уплаченный (взысканный) платеж подлежит возврату по письменному заявлению или заявлению, представленному в форме электронного документа по телекоммуникационным каналам связи, включая использование федеральной государственной информационной системы “Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)” (далее – Единый портал) или региональных порталов государственных и муниципальных услуг, и подписанному простой электронной подписью, ключ которой получен в соответствии с Правилами использования простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 января 2013 года N 33 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 5, ст. 377; 2021, N 1, ст. 114), или усиленной квалифицированной электронной подписью, или усиленной неквалифицированной электронной подписью заявителя – физического лица, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, допустимость использования которой предусмотрена законодательством Российской Федерации, плательщика, его представителя (далее соответственно – Заявление на возврат, Заявитель, представитель Заявителя), в течение 30 календарных дней, следующих за днем регистрации Заявления на возврат администратором доходов бюджета или получателем денежных средств, не являющимся администратором доходов бюджета, оказывающим государственные и муниципальные услуги, услуги, указанные в части 3 статьи 1 и части 1 статьи 9 Федерального закона N 210-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2021, N 1, ст. 48) (далее соответственно – администратор доходов бюджета, получатель денежных средств).

4. Заявление на возврат представляется администратору доходов бюджета (получателю денежных средств) Заявителем, представителем Заявителя способами, предусмотренными пунктом 3 Общих требований, с учетом технических возможностей администратора доходов бюджета (получателя денежных средств).

5. Заявление на возврат излишне уплаченного в ходе проведения исполнительных действий платежа представляется администратору доходов бюджета (получателю денежных средств) Заявителем, чья обязанность по уплате платежа исполнялась, представителем Заявителя.

В случае отмены или изменения судебного акта, акта органа или должностного лица, на основании которого был выдан исполнительный документ, отмены или признания недействительным исполнительного документа Заявление на возврат представляется администратору доходов бюджета (получателю денежных средств) Заявителем, чья обязанность по уплате платежа исполнялась, представителем Заявителя с приложением копии судебного акта, акта органа или должностного лица, на основании которого был выдан исполнительный документ, исполнительного документа, которые были отменены, изменены или признаны недействительными.

6. Возврат излишне уплаченного (взысканного) платежа осуществляется на банковский счет Заявителя, представителя Заявителя (в случае наличия права представителя Заявителя получать денежные средства за Заявителя), открытый в кредитной организации и указанный в Заявлении на возврат.

7. Заявление на возврат должно содержать следующие сведения:

1) для физических лиц:

фамилия, имя, отчество (при наличии) Заявителя, представителя Заявителя (в случае подачи Заявления на возврат представителем Заявителя);

идентификационный номер налогоплательщика (при наличии);

страховой номер индивидуального лицевого счета (при наличии);

реквизиты документа, удостоверяющего личность Заявителя, представителя Заявителя (наименование документа, серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ);

реквизиты документа, подтверждающего право представителя Заявителя действовать от имени Заявителя (в случае подачи Заявления на возврат представителем Заявителя);

уникальный идентификатор начисления (при наличии);

уникальный идентификатор платежа (при наличии);

наименование платежа, денежные средства в уплату которого подлежат возврату;

сумма возврата цифрами и прописью (в валюте Российской Федерации);

причина возврата платежа;

реквизиты банковского счета, открытого в кредитной организации в валюте Российской Федерации;

адрес электронной почты, в случае отсутствия электронной почты – почтовый адрес;

номер контактного телефона (при наличии);

2) для индивидуальных предпринимателей, нотариусов, занимающихся частной практикой, адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, глав крестьянских (фермерских) хозяйств:

идентификационный номер налогоплательщика;

3) для юридических лиц:

полное, сокращенное (при наличии), фирменное (при наличии) наименование юридического лица;

идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет;

фамилия, имя, отчество (при наличии) представителя Заявителя;

реквизиты документа, удостоверяющего личность представителя Заявителя (наименование документа, серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ);

реквизиты документа, подтверждающего право представителя Заявителя действовать от имени Заявителя;

номер контактного телефона (при наличии).

8. Заявление на возврат представляется Заявителем, представителем Заявителя с приложением:

согласия субъекта персональных данных на их обработку и распространение в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ “О персональных данных” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451; 2021, N 27, ст. 5159);

копии расчетного документа Заявителя (копии распоряжения физического лица и (или) копии письма кредитной организации (ее филиала), организации федеральной почтовой связи, платежного агента, подтверждающего факт включения распоряжения физического лица в платежное поручение на перечисление платежа), полученных в том числе с использованием электронного сервиса кредитных организаций (далее – документы, подтверждающие факт уплаты платежа);

копии документов, подтверждающих право Заявителя на возврат денежных средств, и (или) подтверждающих наименование Заявителя – юридического лица или фамилию, имя, отчество (при наличии) Заявителя – физического лица, чья обязанность по уплате платежа исполнялась, в случае изменения данных Заявителя, и (или) подтверждающих право представителя Заявителя действовать от его имени, подтверждающих наличие права представителя Заявителя получать денежные средства за Заявителя (далее – документы, подтверждающие право Заявителя на возврат).

Документы, подтверждающие право Заявителя на возврат, документы, подтверждающие факт уплаты платежа (за исключением копии распоряжения плательщика (копии распоряжения физического лица), должны быть оформлены на бланке организации, выдавшей документ и подписаны ее руководителем (уполномоченным им лицом), и (или) оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к доверенностям.

Документы, подтверждающие факт уплаты платежа, не представляются при наличии информации об уплате платежа в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах.

9. Администратор доходов бюджета (получатель денежных средств) в течение 10 рабочих дней, следующих за днем регистрации им Заявления на возврат, осуществляет проверку:

соответствия Заявления на возврат требованиям пунктов 7 и 8 Общих требований;

факта зачисления платежа;

наличия права на возврат денежных средств;

соответствия требованиям ограничения возврата денежных средств, установленным законодательством Российской Федерации (при наличии).

10. В случае отсутствия в Заявлении на возврат сведений, предусмотренных пунктом 7 Общих требований, и (или) отсутствия документов, указанных в пункте 8 Общих требований, администратор доходов бюджета (получатель денежных средств) уведомляет Заявителя, представителя Заявителя о невозможности рассмотрения Заявления на возврат с мотивированным объяснением причин невозможности его рассмотрения в течение срока, установленного пунктом 9 Общих требований, путем направления Заявителю, представителю Заявителя соответствующего уведомления одним из перечисленных способов с учетом технических возможностей администратора доходов бюджета (получателя денежных средств):

на адрес электронной почты или почтовый адрес;

по телекоммуникационным каналам связи в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица администратора доходов бюджета (получателя денежных средств);

в личный кабинет Заявителя на Едином портале или региональных порталах государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица администратора доходов бюджета (получателя денежных средств).

11. В случае положительного результата проведения предусмотренной пунктом 9 Общих требований проверки:

1) администратор доходов бюджета:

в течение срока, установленного пунктом 9 Общих требований, принимает решение о возврате излишне уплаченного (взысканного) платежа;

в течение 5 рабочих дней, следующих за днем принятия решения о возврате излишне уплаченного (взысканного) платежа, представляет поручение в орган Федерального казначейства для осуществления возврата денежных средств Заявителю, представителю Заявителя (в случае наличия права представителя Заявителя получать денежные средства за Заявителя) в соответствии с порядком учета Федеральным казначейством поступлений в бюджетную систему Российской Федерации и их распределения между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации, утверждаемым Министерством финансов Российской Федерации;

2) получатель денежных средств:

в течение 5 рабочих дней, следующих за днем принятия решения о возврате излишне уплаченного (взысканного) платежа, обеспечивает возврат денежных средств Заявителю, представителю Заявителя (в случае наличия права представителя Заявителя получать денежные средства за Заявителя).

12. В случае отрицательного результата проведения предусмотренной пунктом 9 Общих требований проверки администратор доходов бюджета (получатель денежных средств):

в течение срока, установленного пунктом 9 Общих требований, принимает решение об отказе в осуществлении возврата излишне уплаченного (взысканного) платежа;

в течение 5 рабочих дней, следующих за днем принятия решения об отказе в осуществлении возврата излишне уплаченного (взысканного) платежа, уведомляет Заявителя, представителя Заявителя о принятом решении об отказе в осуществлении такого возврата путем направления Заявителю соответствующего уведомления одним из перечисленных способов с учетом технических возможностей администратора доходов бюджета (получателя денежных средств):

В соответствии с абзацем четвертым пункта 2 статьи 160.1 Бюджетного кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3823; 2021, N 27, ст. 5072).

Минфин определил общие требования к возврату излишне внесенных (взысканных) платежей за оказание:

– услуг, предоставляемых государственными и муниципальными учреждениями и другими организациями, в которых размещается государственное или муниципальное задание (заказ);

– услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных и муниципальных услуг.

Речь также идет о платежах – источниках формирования доходов бюджетов (за исключением, в частности, налоговых доходов), об иных платежах, информация по которым передается в ГИС ГМП.

Возврат будет производиться в течение 30 календарных дней с момента регистрации соответствующего заявления, поданного через Единый портал госуслуг или региональные порталы. Средства будут перечислены на банковский счет, указанный в заявлении. Также отражается причина возврата и ряд иных сведений. Перечислены прилагаемые документы.

Письмо об излишне перечисленных денежных средствах является документом, который необходим для возвращения неправомерно произведенных третьему лицу выплат. В некоторых случаях бухгалтером могут быть допущены ошибки в осуществлении расчетов. В результате компания может потерять денежные средства, возникает недостача. Одним из досудебных способов возврата излишне уплаченных сумм является обращение к третьим лицам с письмом о возврате.

Правовое регулирование

Организация при осуществлении расчетов может допустить переплату ввиду:

• невнимательности заполнявших документы сотрудников;
• недостоверности сведений бухгалтерской службы о размерах платежа.

Перечисление лишних денежных средств может быть осуществлено:

• сотруднику организации;
• контрагенту;
• государственным органам (в казначейство, в налоговую службу, в инспекции и т.д.).

Обязанность лица, которое безосновательно получает от иного субъекта какое-либо имущество, осуществить его возврат предусмотрена статьей 1102 ГК РФ. При перечислении организацией лишних денежных средств лицо, которому поступают такие денежные суммы, получает незаконную материальную выгоду.

Даже если денежные средства сверх нормы перечисляются организацией самостоятельно, получение такой выгоды другим субъектом является необоснованным и на основании ст. 309 ГК РФ рождает обязательство по возврату излишне уплаченных сумм.

Односторонний отказ от исполнения обязательств и одностороннее изменение его условий по действующему законодательству не допускаются независимо от того, кто получает эти денежные суммы. Поэтому при выявлении ошибки пострадавшая компания может прибегнуть к различным способам защиты своих интересов. И для начала от имени организации обогатившемуся субъекту необходимо направить извещение.

Структура документа

Письмо (извещение или уведомление) об излишне перечисленных денежных средствах составляется в произвольной форме. Законодательство РФ не определяет структуру данного документа. Однако, для того чтобы неосновательно обогатившемуся лицу была предоставлена наиболее полная информации, в тексте письма следует указать:

• фирменное наименование компании, направляющей письмо;
• исходящий номер документа и дату его составления;
• полное название адресата (наименование предприятия, адрес, ФИО руководителя);
• обращение к руководителю (например, «Уважаемый Петр Петрович!»);
• фактические данные (дату, время перечисления средств, номер платежного поручения, сумму, насколько она превышает необходимые выплаты);
• причины переплаты (ошибка расчетчика, несвоевременное представление сведений специалисту и т.д.);
• просьбу вернуть суммы, выплаченные сверх нормы;
• точный размер подлежащих возврату средств;
• банковские реквизиты, по которым нужно произвести возврат;
• инициалы и должность подписывающего документ лица.

В письме можно указать законодательные акты, которые устанавливают обязательства по возврату неосновательно полученных сумм, а также уведомить контрагента о негативных последствиях, к которым приведет игнорирование просьбы о возврате.

Уведомление о возврате может быть подписано:

• руководителем организации или его заместителем (при условии подтверждения своих полномочий);
• главным бухгалтером;
• любым сотрудником предприятия при условии скрепления подписи гербовой печатью компании.

Для возврата средств некоторые организации (банки, государственные расчетные органы) просят заполнить заявление по специальной форме. В этом случае образец или бланк выдает сама организация.

К письму о возврате денежных средств можно приложить подтверждающие неосновательное обогащение документы, а именно:

• платежные поручения;
• выписки из банка по счету;
• акты сверки взаимных расчетов.

Сроки составления

ГК РФ не содержит упоминания о максимальных сроках для направления обращения с требованием о возврате необоснованно полученных денежных сумм. Исходя из общих сроков исковой давности, заявление к безосновательно обогатившемуся лицу может быть подано в течение трех лет с момента, когда организация узнала или должна была узнать об излишне произведенных платежах.

Однако добросовестным представляется уведомление контрагента в разумные сроки после выявления бухгалтерской ошибки. В гражданском праве такой срок обычно не превышает 7-10 дней.

Кому направляется и как передается

Письмо об излишне перечисленных денежных средствах должно быть направлено на имя руководителя, даже если подписывает его бухгалтер или иной специалист пострадавшей организации. Никто, кроме руководителя, не может дать распоряжение о выплате денежных средств третьим лицам. И главному бухгалтеру лучше не брать на себя такую ответственность.

Получившее неосновательное обогащение лицо может и не удовлетворить изложенную в документе просьбу. В этом случае направляющей письмо организации необходимо позаботиться о доказательствах получения адресатом запроса. Поэтому передать уведомление о возврате средств лучше:

• через канцелярию или приемную руководителя, при условии проставления на втором экземпляре письма фирменного штампа, даты и подписи получившего документ сотрудника;
• по акту приема-передачи, в котором будет указана подпись получившего письмо должностного лица;
• ценным письмом с описью сложения, если контрагент отказывается самостоятельно принимать извещение.

Если денежные средства добровольно контрагентом не возвращаются, возврат излишне уплаченных сумм нужно производить в судебном порядке.

Ошибки

Среди возможных ошибок, встречающихся при составлении извещения об излишне оплаченных денежных суммах, стоит выделить:

• неправильное заполнение банковских реквизитов для возврата;
• отсутствие гербовой печати организации (если письмо составлено не на фирменном бланке и подписано не руководителем, а иным должностным лицом);
• необоснованность требования (отсутствие данных о платеже и размерах переплаты).

При наличии таких ошибок отказ в возврате средств будет правомерным.

Срок хранения

В соответствии с Приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010 деловая переписка, в том числе письмо об излишне перечисленных денежных средствах, между организациями должна быть сохранена в течение 5 лет.