Правила написания и оформления деловых писем

Деловая переписка: структура, составление, оформление

Бизнес-партнеры, сотрудники и руководители обмениваются информацией в ходе деловой переписки. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать хорошее первое впечатление, важно соблюдать правила составления деловых писем.

Напишите отличное вводное письмо уже сегодня!

Составьте профессиональное вводное письмо, которое будет настолько хорошо, что вы не сможете удержаться и нажмете кнопку Ответить. ✨

Написание эффективного письма может показаться сложной задачей. Но если следовать советам, изложенным в статье, вы сможете создать запоминающееся письмо и произвести положительное первое впечатление. Удачи!

Копировать-вставить — плохая идея

Лучше просто вдохновитесь этими текстами, структурой, формулировками, а свое сопроводительное письмо пишите самостоятельно.

Примеры сопроводительных писем

На Work.ua уже обсуждали правила составления сопроводительных писем и давали советы. В этот раз мы пошли еще дальше — составили 3 примера сопроводительных писем для поиска работы на сложности Выше средней и добавили 1 пример-секретное оружие. Считаем эти послания близкими к безупречности.

Отзывы и рекомендации

При выборе сотрудника работодателю важно руководствоваться информацией и проверенными данными, чтобы убедиться, что соискатель соответствует вакансии. Один из способов получить сведения о соискателе – собрать отзывы о сотруднике от его бывших работодателей.

Почему рекомендации не всегда пользуются спросом у нанимателя, по каким причинам рекомендательные письма от работодателя иногда не очень полезны и как правильно составить характеристику человека, чтобы она положительно повлияла на решение потенциального руководителя — подробнее об этом читайте в статье.

Вводная электронная почта

Пара предложений – идеальный вариант. Краткость помогает выделиться.

Когда отправлять вводное письмо?

Выберите будний день в рабочее время, кроме пятницы.

Ошибки при отправке вводного письма

Излишне длинное письмо или неинтересная тема – лучше избегать.

Валидация электронной почты

Важна, чтобы избегать жестких отказов и сохранить репутацию отправителя.

Что такое вводное письмо?

Деловая переписка: структура, составление, оформление

Бизнес-партнеры, сотрудники и руководители обмениваются информацией в ходе деловой переписки. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать хорошее первое впечатление, важно соблюдать правила составления деловых писем.

Вводное письмо

Вводное письмо – это сообщение, которое вы отправляете незнакомому человеку и хотите представить себя или свою компанию. По сути, оно работает как ледокол при знакомстве в цифровом мире.

В зависимости от того, кому вы отправляете письмо, оно может быть холодным – если адресат не получал от вас сообщений раньше.

Рассматривайте этот тип письма как дружеское приглашение к беседе. Кроме того, вводное письмо – это ваш шанс построить профессиональную связь с человеком (или группой людей), к которому вы обращаетесь.

Однако дело в том, что при отправке письма на неизвестный адрес электронной почты вы никогда не можете быть уверены, что оно не вернется обратно. Это происходит, когда вы отправляете сообщение на несуществующий адрес. Затем оно возвращается и создает вам проблемы.

Вы не хотите отправить свой идеально созданный шедевр (вступительное письмо) в космос, верно? 🚀

Чтобы убедиться, что ваши усилия будут потрачены не зря и ваше письмо дойдет до нужного человека, используйте Вышибала. Мы проследим за тем, чтобы вы отправляли ознакомительные письма по нужным адресам, и вам не понадобится последующее письмо, чтобы вас заметили.

Итак, засучите рукава и приступайте к написанию вашего лучшего вступительного письма.

Распространенные ошибки, которых следует избегать при составлении вводного письма

Невычитка электронного письма

Прежде чем отправить что-либо кому-либо, полезно иметь привычку перечитывать текст. Когда вы пишете потенциальному деловому партнеру, вы же не хотите неправильно написать название его компании?

Включение безвкусной и неинформативной строки темы письма

Привлекающий внимание заголовок действительно делает свое дело! Написание безвкусной вводной темы письма – это упущенная возможность произвести запоминающееся первое впечатление.

Слишком длинное письмо или отправка отдельных писем вместо одного

Никому не нравится читать длинные сообщения. Переходите сразу к делу. Кроме того, избегайте отправки отдельных писем. Вместо этого составьте одно, включающее всю необходимую информацию.

Быть слишком обобщенным и ходить вокруг да около

Деловые люди любят переходить сразу к делу. Так что писать общие сообщения, не содержащие никаких намерений, – ваша собственная цель, поскольку велика вероятность, что ваше сообщение останется непрочитанным.

Игнорирование значимой информации (например, название компании или должность, взаимная контактная информация)

С помощью нашего убедительного пошагового руководства вы убедитесь, что охватили все. Тем не менее, хорошей практикой является просмотреть письмо непосредственно перед отправкой, чтобы убедиться, что все в нем правильно.

Вводные электронные письма

Russian Translation

Хотите произвести хорошее впечатление своим профессиональным электронным письмом, но все еще сомневаетесь в этом? Не стесняйтесь использовать шаблон вступительного письма. Мы предоставили несколько из них в разных стилях.

Формальное вступительное письмо потенциальному клиенту

Не могли бы вы позвонить на следующей неделе, чтобы обсудить это подробнее? Буду рад услышать вас в ближайшее время. Спасибо за ваше время.

С наилучшими пожеланиями,

Вводное письмо потенциальному деловому партнеру

Тема: Введение и потенциальная возможность партнерства

Я считаю, что партнерство между нашими компаниями может быть взаимовыгодным. Мы заинтересованы в расширении сферы деятельности, и я думаю, что совместная работа могла бы помочь нам достичь наших целей. Наша команда могла бы привнести свои знания и опыт и сотрудничать с вами для предоставления высококачественных услуг/продуктов нашим клиентам.

Я был бы рад возможности обсудить это подробнее и изучить возможности нашего сотрудничества. Пожалуйста, дайте мне знать, если это вас заинтересовало, и мы можем назначить встречу для более детального обсуждения.

Спасибо за ваше время и внимание.

Вводное письмо потенциальному наставнику

Тема: В поисках наставничества и новых вызовов

Я понимаю, что у вас много дел, но я бы хотел. благодарен за любое время, которое вы можете уделить мне. Я хотел бы обсудить, как мы могли бы работать вместе и чем я могу быть полезен для вас.

Мы высоко ценим ваше время и внимание. Я с нетерпением жду от вас ответа.

Как составить рекомендательное письмо

Рекомендация — это форма документа, в которой отмечены все качества кандидата, его опыт работы, а также изложена дополнительная информация о том, как он проявил себя на должности. Правильно составленное рекомендательное письмо может оказать приятное впечатление о кандидате и расположить работодателя. Несмотря на то, что как такового закрепленного шаблона подобной характеристики не существует, есть устоявшиеся каноны составления рекомендательного письма.

Текст рекомендательного письма должен включать:

1. Информацию о кандидате
2. Качества кандидата
3. Опыт работы

Обычно рекомендация включает еще несколько пунктов.

Для начала важно наметить содержательную составляющую рекомендательного письма, а уже потом заняться оформлением, соблюдая структуру. Тогда рекомендация получится полноценной и логически верно выстроенной.

Структура рекомендательного письма от работодателя сотруднику

Приложение в таких документах встречается достаточно редко. Обычно в нем оформляют почетные грамоты, благодарственные письма и указывают различные заслуги.

Чего не следует писать в рекомендации от работодателя

Несмотря на то, что общих шаблонов и правил написания рекомендательного письма нет, важно учитывать определенные моменты. В том числе – каких формулировок и содержательных элементов стоит избегать.

Чего не стоит делать, составляя рекомендательное письмо для бывшего сотрудника:

1. Упоминать негативные аспекты работы
2. Давать слишком общие характеристики
3. Указывать личные аспекты не относящиеся к работе

Стоит отметить, что существуют шаблонные фразы, которые зачастую по-иному трактуются HR-специалистами. Например:

1. Рекомендую его\её как…
2. В работе на должности замечен…
3. Является профессионалом в своей области

Как оформить рекомендацию

При оформлении документа обратите внимание на следующие пункты:

Отметим, что стандартов написания данного письма не существует, однако в открытых источниках можно найти общие рекомендации по его оформлению. Например, стоит помнить, что основной используемый в деловых документах шрифт – Times New Roman, кегль – 14, документ должен соответствовать форме делопроизводства, а его содержание и сам текст — правилам русского языка, написано рекомендательное письмо должно быть емко и лаконично.

Пример рекомендательного письма

Ниже прилагаем пример, как может быть составлено рекомендательное письмо:

Рекомендательное письмо, образец

В какие сроки нужно ответить на письмо

Не отвечать на письмо несколько дней — это нарушение делового этикета. Желательно отреагировать в течение 2–3 часов. Если для ответа требуется больше времени, предупредите адресата. Напишите, что вы получили письмо, и сообщите примерный срок ответа.

Обычно сотрудники проверяют электронную почту утром и перед уходом. Пишите в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось надолго.

Клиенты могут написать вам в нерабочее время. Чтобы не потерять покупателей, установите на сайт виджет сбора заявок Calltouch. Инструмент предложит пользователям указать свои контакты — как только начнется рабочий день, специалисты колл-центра свяжутся с потенциальными клиентами.

Увеличьте конверсию сайта на 30%

Когда нет опыта, но есть желание

Все хотят молодых и амбициозных работников, но при этом с 10-летним опытом работы. Знакомая ситуация? Однако не стоит отчаиваться. Хорошую работу можно найти и без опыта, но только в том случае, если у вас достаточно стремления и желания учиться новому. Примерно так может выглядеть сопроводительное письмо недавнего выпускника вуза:

Здравствуйте! Меня зовут Алексей. 2 месяца назад я окончил университет по специальности „Экономика предприятия“. Опыта работы у меня пока нет, но зато есть другие преимущества.

Я очень организованный и дисциплинированный. В университете окончил военную кафедру, был старостой группы. Я организовывал вылазки и походы для целого потока студентов (а это около 90 человек), я всегда был главным по финансам и бюджету. На практике между 4 и 5 курсом работал в „Банке“ помощником экономиста. Получил рекомендации от начальства.

Здраво подхожу к поиску работы, поэтому согласен на должность помощника или стажера, главное — чтобы была возможность развития. Готов полностью посвятить себя работе, следовать правилам и культуре компании, взамен отдавая энергию и лояльность.

Как оформить деловое письмо на английском языке

Письмо для англоговорящего получателя состоит из следующих элементов:

Как написать деловое письмо после проведенной встречи

Такое письмо нужно, чтобы подвести промежуточные итоги и определить планы дальнейшей работы. Поэтому укажите в нем:

Выход из декрета

Говорят, устроиться на хорошую работу после декрета с двумя-тремя детьми практически невозможно. А что, если не унывать и постараться по-другому взглянуть на ситуацию, найти в таком положении плюсы, а не минусы для карьеры? Вот пример сопроводительного письма женщины, у которой есть дети и желание получить достойную работу.

«Добрый день! Меня зовут Ольга и у меня трое детей. Это если коротко. А если подробно, то кроме семьи и детей, у меня еще есть 8 лет опыта в рекламе и маркетинге, о чем вы можете узнать из моего резюме. Чтобы не терять навыков, в отпуске по уходу за детьми я регулярно посещала различные тренинги и семинары по специальности. Последние два года работаю на фрилансе, среди моих клиентов есть такие компании: „А“, „Б“, „В“. Кроме этого, я всегда стараюсь находиться в курсе последних новостей в мире рекламы, читаю книги известных маркетологов, слежу за их блогами в сети, веду собственные конспекты.

Воспитание детей научило меня многозадачности. Я могу быстро переключиться с одной задачи на другую, наладить работу целого отдела даже с самыми капризными сотрудниками и уговорить сложных клиентов. Учитывая специализацию вашей компании, могу предложить план по увеличению продаж и узнаваемости бренда, знаю, как повысить лояльность реальных и потенциальных клиентов. Гарантирую полную отдачу поставленным задачам, умею организовать свою жизнь так, чтобы личное оставалось личным, а профессиональное — профессиональным.

Спасибо за внимание. Желаю удачного дня!»

Из такого письма видно, что кандидат готов работать и знает, о чем говорит, — все остальные факторы для работодателя уходят на второй план, не мешая сосредоточиться на главном.

Какие ошибки допускают

Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:

Коротко о главном

Как напомнить о себе в деловой переписке?

Как правильно принести извинения в деловой переписке?

Важно быть искренним и показать свое намерение исправить ситуацию. Извинитесь, объясните причину возникшей проблемы и предложите варианты ее решения. Если вы пишете письмо клиентам, добавьте бонус в виде промокода на скидку.

Как написать вступительное письмо за 6 шагов

Это строка текста в верхней части письма, которая объясняет, о чем это письмо. Тематические строки электронных писем – это первое, что видит получатель. И на основании заголовка он решает, открывать письмо или нет.

Сделайте его запоминающимся! Но не в стиле "кликбейт".

В противном случае есть шанс, что ваш потенциальный получатель просто проигнорирует сообщение. Это должно быть что-то увлекательное, уместное и не шаблонное. Фразы типа "Здравствуйте" или "Представляю себя" могут сработать, но вы можете сделать лучше! Прокрутите страницу вниз, чтобы ознакомиться с примерами.

Постарайтесь придумать что-то, что будет выделяться из тысяч других сообщений в их почтовом ящике и привлечет внимание получателя.

Посмотрите на эти идеи тематических строк.

чтобы настроить их по своему усмотрению. Теперь перейдем к следующей части.

ШАГ 2. При необходимости скорректируйте свое приветствие

Приветствие похоже на представление по электронной почте, в котором вы просто говорите . Но вы также можете показать свое уважение к другому человеку и установить взаимную связь.

Существует множество способов, с помощью которых вы можете это сделать. Самый важный – это корректировать его в зависимости от того, кому вы адресуете свое сообщение.

Например, выберите профессиональный тон, если речь идет о формальном вступительном письме. Ниже представлен шаблон официального вступительного письма.

Но вы сами устанавливаете правила того, какой вы хотите видеть свою первую строчку.

Ознакомьтесь с примерами вступления по электронной почте.

Если вам захочется пообщаться с потенциальным клиентом (то есть довольно формально), почему бы не рискнуть?

ШАГ 3. Объясните, каковы ваши намерения и почему вы к ним обращаетесь

Тема письма и приветствие готовы. Теперь настало время конкретно объяснить ваши намерения. Включите их в вводную часть письма, чтобы убедиться, что и вы, и ваши адресаты находятся на одной волне.

И как в случае с приветствием и темой письма, выберите тон, который вы считаете подходящим.

Кроме того, это хорошее место для небольшой самопрезентации – напишите свое имя (пока не время для контактных данных) и причину, по которой вы хотели бы связаться с человеком или компанией.

Не пишите слишком много, только самое необходимое. Если вы обращаетесь к профессиональному контакту с целью налаживания контактов, вы можете упомянуть, что вам интересно, чем они занимаются, и откуда вы знаете о компании или человеке.

В двух словах: напишите краткое, но конкретное объяснение.

Посмотрите несколько примеров того, как писать о намерениях и причинах.

➡️ При написании письма потенциальному наставнику:

➡️ При написании письма потенциальному клиенту:

➡️ При написании письма будущему деловому партнеру:

"Я пишу, чтобы представиться и изучить потенциальные возможности для партнерства между нашими компаниями".

ШАГ 4. Предоставьте ценность, прежде чем делать запрос

СОВЕТ: пишите о том, чего не могут предоставить ваши конкуренты. Станьте темной лошадкой.

Взгляните на наши идеи.

"Наша команда могла бы привнести свои знания и опыт и сотрудничать с вами для предоставления высококачественных услуг/продуктов нашим клиентам".

➡️ При написании письма потенциальному инвестору:

Когда пишете потенциальному наставнику:

"Я хотел бы обсудить, как мы могли бы работать вместе и чем я могу быть полезен и для вас".

ШАГ 5. Поблагодарите их за уделенное время и внимание

У человека, которому вы пишете, наверняка напряженный график. Возможно, это руководитель, который делает усилия, чтобы уделить вам внимание. Скажите спасибо за это! Одно или два предложения – это вполне нормально.

Это также задаст позитивный тон всему остальному вашему взаимодействию, повышая вероятность того, что они воспримут ваше сообщение.

Забота о таких деталях, как благодарственное письмо, показывает, что вы внимательны и заботливы. А это очень помогает в налаживании профессиональных отношений.

Вдохновитесь некоторыми предложениями.

➡️ "Спасибо за ваше время и внимание".

➡️ "Ваше время и внимание очень ценны. Я с нетерпением жду ответа".

➡️ "Спасибо за внимание!"

ШАГ 6. Закончите вежливой просьбой

Завершите свое письмо позитивной нотой. Как создать вежливое и профессиональное завершение, которое не оставит собеседника подавленным? Ознакомьтесь с нашими советами:

И узнайте о наших предпочтениях.

➡️ "Не могли бы вы сделать быстрый звонок на следующей неделе, чтобы обсудить это подробнее?".

➡️ "Пожалуйста, дайте мне знать, если это то, что вас интересует, и, возможно, мы сможем назначить встречу, чтобы обсудить это более подробно".

➡️ "Для меня будет честью, если вы рассмотрите возможность стать моим наставником".

И наконец, поставьте подпись и укажите контактную информацию, если в вашей подписи к электронному письму ее еще нет.

А теперь нажмите "Отправить"! ✉️

Идем ва-банк

Самое главное правило составления сопроводительного письма — адекватность. Допускается немного официоза, чуть-чуть юмора, можно добавить капельку «от себя», но надо соблюдать стиль делового общения. А если нет? Готовы выйти за рамки? Если вы столь решительны, имейте в виду, пытаясь соригинальничать, очень важно сохранить ту самую адекватность, а не поставить все на эпатаж.

Мы приводим пример из секретного архива Work.ua. Перед вами сопроводительное письмо, присланное на вакансию контент-менеджера компании Реактор, которое было рассмотрено, а кандидатура — одобрена.

«Добрый день! Меня зовут Александра и я копирайтер. Мастерски удобряю эпитетами сухое семя энциклопедического слога, взращивая незаурядные словесные „сады Семирамиды“. Умею превращать скучный контент в целящие новости, создавать аналитические обзоры на заданную тематику, гарантирую ненавязчивый юмор в статьях, полную отдачу, выполнение плана в четкие сроки. Я за свободу слова и приятное общение с коллективом. В меру коммуникабельна, умею отделять дружбу от службы, стойко переношу справедливую критику, но требую к себе уважительного отношения. Готова с головой окунуться в то, что другие называют рутиной, а я воспринимаю как вызов.

Во вложении прилагаю примеры моих работ. Последние полгода занята в теме путешествий, вела тревел-блог, делала анонсы для крупного тематического мероприятия.

P. S. Если вам нужен человек, который сделает вашу работу продуктивнее, избавит от проблем с малограмотными авторами и неуверенными новичками, обращайтесь!)

Ах да, почему я хочу работать у вас? Потому что я хочу, чтобы мои работы „улетали“ с достойной стартовой площадки, потому что у вас сотни тысяч посетителей и потому что я смогу сделать эти показатели еще выше.

Оставайтесь собой, будьте профессионалами и не бойтесь показаться смешными или недостаточно опытными. Все получится, если вы откажетесь от навязанных кем-то стереотипов. И помните, рекрутеры не хотят читать шаблонные заготовки, их может заинтересовать лишь грамотное, наполненное резюме и нетривиальная история о вас в качестве сопроводительного письма.

Как писать деловое письмо

Рассмотрим универсальный алгоритм написания делового письма. Он подойдет для переписки с любой организацией или официальным лицом.

Проверьте свой адрес электронной почты

Лучше отправлять письма с корпоративной почты — по названию почтового ящика получатель сразу поймет, с кем имеет дело.

Если вы пишете с личной почты, убедитесь, что адресат узнает отправителя. В названии вашей электронной почты должны быть имя и фамилия.

Выберите читаемый шрифт

Определите два постоянных шрифта для компании — для основного текста и заголовков. Комбинируйте типы шрифтов. Например, для текста выберите шрифт с засечками, а для заголовков — без. Печатайте заголовки крупным кеглем с полужирным начертанием, чтобы выделить их.

Для объемного текста остановитесь на шрифте с засечками — Georgia или Times New Roman: они облегчают чтение большого письма. Для нескольких предложений подойдут шрифты без засечек — Arial, Helvetica, Verdana или Calibri.

Продумайте тему

Тема формирует это первое впечатление адресата о вас. Чтобы определить ее, сформулируйте цель письма.

Сформулируйте приветствие

Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте формальный тон.

Пишите кратко и понятно

Не заставляйте собеседника тратить время на чтение лишних подробностей. Из-за загруженности на работе адресат может не добраться до сути и закрыть сообщение. Если коротко и четко сформулировать идею, вас правильно поймут и вы получите ответ.

Форматирование поможет сделать письмо эффективным и легким для чтения. Делите текст на абзацы, делайте маркированные списки, выделяйте важную информацию. Сплошной текст читать тяжело.

Используйте формальное завершение

Завершайте деловые письма фразами:

Также можно высказать свои пожелания о дальнейшем сотрудничестве. Например, о ведении общего проекта, новых сделках, участии в конференции.

Разработайте подпись

В подписи к электронному письму указывают:

Не перегружайте подпись лишними данными и делите ее на абзацы.

Проведите корректуру

Перед отправкой 2–3 раза внимательно перечитайте письмо. Проверьте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании. Адресат может воспринять ошибки в сообщении как неуважение к себе. Включите проверку правописания в сервисе электронной почты.

Образец делового письма

Структура делового письма:

Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость. При необходимости электронную корреспонденцию можно предоставлять суду в качестве аргумента.

Далее рассмотрим восемь примеров официальных писем.

Деловое письмо о сотрудничестве

Уважаемый Сергей Андреевич!

Прикрепляю к письму коммерческое предложение. Прошу ознакомиться с ним и сообщить о решении.

Деловое письмо-просьба

Добрый день, Лариса Ивановна!

Просим вас организовать собрание всех отделов в нашем конференц-зале 20 ноября 2023 года.

Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива.

Гарантийное деловое письмо

Здравствуйте, Александр Анатольевич!

Прошу в ближайшие два дня отгрузить товар на наш склад в Екатеринбурге. Оплату гарантирую.

Во вложении точный адрес склада и необходимые позиции товара.

Письмо партнерам

Добрый день, Владислав Витальевич!

Сообщаем вам, что руководитель отдела снабжения Сидорчук Семен Иванович с 13 мая 2023 года ушел на больничный.

Его замещает старший менеджер отдела Никонов Петр Петрович. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения задач.

Прикрепляю контактные данные Петра Петровича.

Надеемся на ваше понимание.

Письмо-обращение

Уважаемая Софья Николаевна!

Прошу вас провести перерасчет оплаты коммунальных услуг за август 2023 года.

Во вложении квитанции и чеки об оплате.

Письмо руководителю

Здравствуйте, Вадим Дмитриевич!

Месяц назад, 23.04.2023 года, я заказал партию рюкзаков в вашей компании. 30% товара — брак.

Прошу вернуть стоимость испорченных вещей или заменить их.

Во вложении прикрепляю фотографии бракованного товара, договор, чек об оплате.

Письмо в компанию

Добрый день, Наталья Александровна!

Реквизиты для перечисления оплаты во вложении.

Надеемся на понимание.

Письмо контрагенту

Здравствуйте, Николай Васильевич!

Информируем вас о том, что у нашей компании сменились реквизиты. Новые реквизиты указаны в прикрепленном файле.

Виды писем

Электронные деловые письма бывают:

Чтобы исключить влияние личных отношений соискателя с бывшим работодателем, психологических факторов, в оценке кандидата надежнее полагаться на факты, а не на интуицию и рекомендации.

Возможность эффективно проверить уровень благонадежности кандидата и быть уверенным в данных на 100% есть. Быструю и эффективную проверку проводит сервис «Проверка соискателя и сотрудников» от SpectrumData.

Вы сможете узнать:

Вместе с SpectrumData вы сможете заблаговременно проверить документы соискателя при приеме на работу. Это позволит сразу же отсеять неблагонадежных кандидатов, у которых могут быть свои, не самые светлые мотивы для трудоустройства.

Проверка уровня благонадежности кандидата поможет в работе:

Вы можете оставить заявку на демо-доступ к сервису, протестировать его и понять, насколько решение от SpectrumData подходит вашей компании.

Прежде чем приступить к написанию вступительного письма

Но прежде чем напечатать первые слова, уделите время размышлениям о нескольких важных вещах. Не обдумав их, писать будет трудно, и вы будете чувствовать себя потерянным.

Вот некоторые моменты, которые следует иметь в виду. 👇

🎯 Придумайте цель вводного письма.

Независимо от того, какое письмо или письменное произведение вы собираетесь написать, знание цели – это первый (и очень важный) шаг. Это может показаться очевидным, но стоит напомнить об этом еще раз.

Придумайте четкую и ясную цель вашего письма. Какова ваша цель, помимо представления себя и своего бизнеса? Может быть, ваша цель – это:

или какой бы ни была ваша цель, убедитесь, что она светится в вашем письме.

🧍🏻 Определить получателя

Кто тот человек или группа людей, которым вы отправляете электронное письмо? Определение адресата необходимо, если вы хотите, чтобы ваше сообщение было прочитано, а не просто проигнорировано или, в худшем случае, удалено.

Прежде всего, изучите человека, с которым вы собираетесь поговорить.

Подумайте о положении вашего собеседника в компании. Являются ли они серьезными людьми, чья цель – вести бизнес? Возможно, вы пишете человеку, которого хотели бы иметь в качестве наставника, а он совсем не формален.

Знание того, кто получит ваше письмо, определяет многие другие аспекты письма, например, тон голоса и язык. Вы ведь будете по-другому разговаривать с директором по маркетингу, чем со стажером по маркетингу?

Более того, знание того, кому вы пишете, позволяет вам создать индивидуальный и соответствующий языковому стилю стиль общения. Корректируйте информацию, которую вы запрашиваете (и отправляете), в зависимости от того, кем является ваш получатель.

👔 Определитесь с тоном и стилем вашего вступительного письма

Выбор голоса и стиля может сделать или сломать вступительное письмо. Понимание предпочтений, личностных особенностей и приоритетов ваших получателей облегчает принятие решения о том, какой стиль общения использовать.

Кроме того, применяя тон, вы можете настроить свое сообщение так, чтобы оно резонировало с ними на более глубоком уровне.

Давайте рассмотрим различные тона голоса, которые вы можете использовать.

Спасибо за ваше время и внимание. ➡️ Ваше время и размышления высоко оценены.

Для меня было бы честью, если бы вы согласились стать моим наставником. ➡️ Дайте мне знать, если вы согласитесь на наше сотрудничество. Я буду очень рада!

Помните, что адаптация сообщения к ценностям другого человека может помочь вам убедить его. Тем не менее, оставайтесь собой. В целом, первый обмен сообщениями – не лучшее место для шуток или сарказма, но не создавайте фальшивую версию себя.

Когда вы встретитесь с получателем лично или в сотрудничестве, все ложные впечатления будут раскрыты.

🤔 Подумайте о том, что другие могут подумать о вашем сообщении

Поставьте себя на чье-то место. Представьте, что вы – ваш получатель, – какие письма потенциально могут привлечь ваше внимание? Какое сообщение вы бы с любопытством открыли, если бы были бизнесменом (или кем бы он там ни был)? Что заставило бы вас продолжить чтение?

Подумайте, заполнит ли ваш продукт или услуга пробел на рынке. Если да, включите эту информацию в свое сообщение, чтобы привлечь внимание читателя.

Иногда изменение перспективы может привести к появлению новых, лучших идей. Так почему бы не попробовать это?

ХОРОШО! Теперь пришло время потренироваться.

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе диалога решают множество вопросов: организационных, юридических, коммерческих, технических. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров.

Цель делового письма — передать информацию, инструкцию, приказ, сообщение с вложениями к электронному письму. Адресатом может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель.

Отличия деловых писем от других

Деловые письма отличаются лаконичностью и ясностью изложения. В зависимости от темы сообщения в них используют юридическую, экономическую, маркетинговую и другую специальную терминологию. Формулировки должны быть четкими, чтобы получатель мог быстро прочитать и понять письмо. Стиль изложения — нейтральный и объективный.

Деловые письма требуют субординации. Не используйте эпитеты, сложные синтаксические конструкции и сленг. Исключены панибратство, юмор, грубость, сарказм и сообщения не по работе. Адресат может вас неправильно понять.

Для кандидатов старше 40

Распространено мнение, что после 40 лет найти работу крайне сложно. Особенно если до этого вы 20 лет занимали должность в одной компании. Да, действительно, хотя и несправедливо: шансы снижаются, но не до нуля. Возможно, наш пример сопроводительного письма поможет вам получить желанную работу.

«Добрый день! Меня зовут Евгений, мне 43 года, но не торопитесь закрывать мое письмо. В вашей вакансии указано, что необходим опытный и решительный работник, не боящийся ответственности. И я такой. Есть 23 года профессионального стажа в должности бухгалтера и главного бухгалтера. Есть опыт руководства командами из 5-7 человек и курирование финансовой отчетности отделов до 50 служащих. В работе я использую современные методы учета и управления подчиненными, прислушиваюсь к мнению сотрудников, нахожу баланс между потребностями руководства и персонала. С предыдущего места работы пришлось уйти, поскольку компания была ликвидирована.

Говорят, после 40 работу найти невозможно. А я считаю, что не находит ничего тот, кто не ищет, и кому нечего предложить рынку. У меня же есть рекомендации, опыт, уверенность и возможности. Хочу, могу и знаю, как решить задачи, описанные в вакансии. От себя гарантирую полную отдачу и заинтересованность в успехе компании.

Спасибо за внимание. Всегда на связи!»

Вы нанимаете нового работника

Служба исследований HeadHunter провела опрос среди 500 HR-специалистов, чтобы узнать, насколько важны рекомендации с места работы кандидата в резюме и влияют ли они на что-либо. Ниже приведены результаты опроса.

Половина опрошенных HR-менеджеров считают, что документ с рекомендациями абсолютно не отличается от резюме обычного. Для соискателей, претендующих на руководящие должности, рекомендации в резюме более предпочтительны.

Важно понять, по каким причинам HR-специалисты не доверяют рекомендательным письмам. Например, некоторые из них считают, что в подобных бумагах большую роль играет человеческий фактор, желание помочь человеку.

Руководитель может скрыть какие-то не самые приятные факты рабочей биографии бывшего сотрудника или особенности его личности, мотивируя это нежеланием «портить жизнь» человеку. Либо, наоборот, включить какие-то вещи, которые не будут иметь ничего общего с действительностью – в таком случае мотивом может быть банальная месть за что-либо. По той же причине эйчары не особо доверяют и «черным спискам» соискателей — и не без оснований.

Самостоятельный сбор рекомендаций

Если вам нужно проверить потенциального работника и вы думаете, требовать ли от кандидата рекомендации с места работы, можно использовать такой способ, как личное обращение к бывшим работодателям соискателя.

К общению с бывшим работодателем необходимо подготовиться, а уже после разговора – вдумчиво проанализировать все, что было сказано о сотруднике. Если до этого собеседования вы тщательно изучили анкету кандидата и другие этапы оценки были проведены правильно, то результат сбора рекомендаций послужит только подтверждением уже собранных данных.

Что нужно учесть при сборе рекомендаций:

Кто может составить рекомендацию для бывшего сотрудника

Рекомендательное письмо заполняется бывшим работодателем. Случается, что написание образца рекомендации ложится на плечи кадрового отдела, секретаря или, как это часто бывает в небольших организациях, директора компании. Важно, чтобы письмо писал тот, кто тесно взаимодействовал с рекомендуемым и желательно – его непосредственный руководитель, тогда характеристика получится полноценной и обоснованной. Если документ был составлен рядовым сотрудником, то подписан он должен человеком более высокого статуса, тогда рекомендация будет иметь больший вес и достоверность.

Обязан ли работодатель писать рекомендательное письмо

Итак, право на составление рекомендательного письма предоставляется бывшему нанимателю. Однако это не является его обязанностью. Поэтому случаются ситуации, когда работодатель отказывается писать рекомендацию.

В каких случаях составлять рекомендательное письмо может быть не в интересах работодателя:

В иных случаях бывшие работодатели не отказываются написать рекомендательное письмо от компании сотруднику.

Имеет ли право компания требовать рекомендацию при трудоустройстве

Требовать рекомендацию при трудоустройстве — желание самого нанимателя. Если потенциальный работодатель потребует рекомендательное письмо, то соискателю бессмысленно сопротивляться, тем более если отношения на бывшем месте работы были благополучными, тогда и скрывать нечего. Лучше уделить время для получения рекомендации, которая, возможно, приблизит кандидата к желаемой должности.

Для чего нужна рекомендация

Дополнительная возможность проверить соискателя на благонадежность, отсеять недобросовестных кандидатов, получить дополнительную информацию о личностных и профессиональных качествах тех, кто прошел определенные этапы отбора — запросить рекомендации на сотрудника с предыдущего места работы. Данным типом проверки пользуются многие кадровые агентства, однако и прямые работодатели не исключение. Наниматели чаще всего просят не просто рекомендательное письмо от бывшего работодателя, а уточняют контактные данные тех, с кем можно поговорить о деловых качествах и личных особенностях кандидата. Стоит отметить, что есть «продуманные» соискатели, которые указывают в анкете ложные данные о работодателе, дают номер телефона своего коллеги, друга, но не шефа. В таком случае появляется риск оказаться обманутым, поэтому важно тщательно проверять слова человека, предоставляющего вам информацию.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловое письмо может написать любой сотрудник, у которого есть полномочия представлять организацию. Например, менеджеры отдела продаж отправляют выгодные предложения о закупке товара постоянным клиентам компании. Все письма нужно утверждать у руководителя, так как их пишут от лица организации.

Отслеживайте источники звонков с рекламы для ее оценки

Вкладывайте в ту рекламу, которая приводит клиентов. Слушайте звонки и улучшайте работу менеджеров.