Отчет по внутреннему аудиту №1
Дата проведения аудита: 15.03.2020
Основными целями внутреннего аудита являлись:
проверка результативности системы менеджмента качества компании «KPMS»
выявление и оценка несоответствий в документах системы менеджмента качества;
выявление и оценка несоответствий в работе персонала компании «KPMS»
Основание проведения аудита и объем проверки:
Аудит проводился в соответствии с программой аудита и на основании приказа генерального директора. В ходе аудита программа аудита была выполнена.
Проверены все подразделения и сотрудники, предусмотренные программой и все процессы. Аудит проводился на территории офиса компании.
Проверка корректирующих мероприятий по результатам предыдущего аудита:
На момент проведения аудита не выполнены корректировочные мероприятия по протоколу отклонения № 2 от 12.09.2019 г. и протоколу отклонения № 6 от _ 12.09.2019 г.
Корректирующие мероприятия, предусмотренные протоколами отклонений №1, №3, №4, №5 от 12.09.2019 выполнены и являются результативными. В ходе текущего
аудита повторения несоответствий, аналогичных несоответствиям аудита от 12.09.2019 г. не выявлено.
Описание несоответствий и их причин:
Основные несоответствия связаны с нарушением требований управления документацией (1 несоответствие), мониторингом и измерением процессов
(1 несоответствие) и управлением закупками (1 несоответствие).
Замечания связаны с ведением записей и сроков оформления и подписания документов по проектам.
Несоответствие, связанное с управлением документацией:
при введении в действие документированных процедур и ряда положений организационные документы (в частности, должностные инструкции и положения о
подразделениях) своевременно не пересматриваются. Вероятных причин данного несоответствия несколько. Во-первых, должностные инструкции и положения о
подразделениях «не востребованы» сотрудниками. Основная ежедневная работа выполняется на основании документированных процедур, карт процессов и положений
об организации деятельности. Во-вторых, ответственным за актуализацию должностных инструкций и положений о подразделениях является руководитель службы
персонала, а разработку документированных процедур выполняют сотрудники подразделений под руководством менеджера по качеству. Нарушен обмен информацией
между службой персонала и службой качества.
Несоответствие, связанное с мониторингом и измерением процессов:
отсутствуют данные по отдельным контролируемым показателям процессов. Причина данного несоответствия связана с неверно установленной периодичностью
сбора данных. Отдельные показатели являются «невостребованными» для управления. В связи с этим, подготовка данных по этим показателям менеджерами
проектов не осуществляется.
Несоответствие, связанное с управлением закупками:
по отдельным проектам документально не оформляется повторная оценка подрядчиков в сроки установленные документированной процедурой №11 – ДП. Причина
несоответствия связана с тем, что подрядчик привлекается к выполнению работ компании только в том случае, когда в компании недостаточно собственных
ресурсов. В течение года привлечение подрядчиков осуществляется по 2-3 проектам. Проводить оценку подрядчиков в сроки установленные в документированной
процедуре нецелесообразно.
Выводы и рекомендации:
Система менеджмента качества хорошо документирована, работает результативно и эффективно. Сотрудники компании хорошо знают и выполняют требования системы качества и ее документации. Большая часть деятельности сотрудников интегрирована в работу системы качества, в связи с чем сотрудники не делают различий между своей деятельностью и работой системы качества, что является положительным моментом.
Для повышения эффективности системы качества по выявленным несоответствиям рекомендуется:
1. Определить юридическую необходимость и практическую целесообразность дальнейшего ведения должностных инструкций и положений о подразделениях. Для выполнения этой работы привлечь уполномоченного по качеству, юридическую службу и службу персонала. В случае необходимости ведения данных документов включать в раздел “Нормативные ссылки” каждой из документированных процедур, карт процессов и положений о деятельности состав должностных инструкций и положений о подразделениях, которые должны актуализироваться при изменении данных документов.
2. По контролируемым показателям процессов осуществить пересмотр соответствующих карт процессов и документированных процедур. Изменить сроки сбора данных по показателям. Невостребованные показатели рекомендуется удалить, либо определить состав данных, необходимых для руководства.
3. Повторную оценку подрядчиков рекомендуется совместить с проведением анализа со стороны руководства, т.к. для этого анализа осуществляется подготовка необходимых данных.
Программа аудита – Приложение №1
Протоколы отклонений (3 листа) – Приложение №2
Замечания (2 листа) – Приложение №3
Ведущий аудитор /______________/ Петров А.И.
Аудитор /______________/ Ермолаева В.В.
Аудитор /______________/ Симонов П.К.
Комплект аудитора СМК
Отчет по аудиту входит в комплект аудитора СМК. Если Вам необходим полный комплект документации по аудиту, то Вы можете приобрести его в интернет-магазине
“Менеджмент качества”. Комплект аудитора СМК
предназначен для организации и проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества.
Все документы комплекта допускают редактирование.
Они могут быть “настроены” под конкретное предприятие.
Приложение N 5к Положению об осуществленииФедеральной службой по надзорув сфере образования и наукивнутреннего финансового аудита,утвержденному приказомФедеральной службы по надзорув сфере образования и наукиот 28.12.2018 N 1719
Годовая отчетность о результатах осуществления
1. Общие сведения о результатах внутреннего финансового аудита
2. Сведения о выявленных нарушениях и недостатках, тысяч руб.
Руководитель субъекта внутреннего
финансового аудита (ответственное лицо)
_______________ ___________ ______________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Приложение N 3к Порядку
(с изменениями от 28 июля 2016 г.)
Годовой отчето результатах осуществления внутреннего финансового аудитаза___20_______год
Раздел III “Нарушения бюджетного законодательства Российской Федерации”
* Информация, подтверждающая выводы о надежности (об эффективности) внутреннего финансового контроля, достоверности сводной бюджетной отчетности Росфинмониторинга включается в пояснительную записку к Годовому отчету о результатах осуществления внутреннего финансового аудита
Руководитель Отдела внутреннего
финансового аудита Росфинмониторинга ____________________ ______________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
“___” ________________ 20___________г.”.
Порядоксоставления и представления годовой отчетности о результатах осуществления внутреннего финансового аудита
1. Годовая отчетность о результатах осуществления внутреннего финансового аудита (далее – отчетность) составляется структурным подразделением центрального аппарата Федеральной службы финансово-бюджетного надзора (далее – Служба), уполномоченным на осуществление внутреннего финансового аудита в соответствии с положением о таком подразделении (далее – подразделение внутреннего аудита).
2. Отчетность составляется на основе отчетов о результатах аудиторских проверок, оформленных в соответствии с пунктом 53 Правил осуществления главными распорядителями (распорядителями) средств федерального бюджета (бюджета государственного внебюджетного фонда Российской Федерации), главными администраторами (администраторами) доходов федерального бюджета (бюджета государственного внебюджетного фонда Российской Федерации), главными администраторами (администраторами) источников финансирования дефицита федерального бюджета (бюджета государственного внебюджетного фонда Российской Федерации) внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 17 марта 2014 г. N 193.
3. Отчетность должна содержать информацию, подтверждающую выводы о надежности (об эффективности) внутреннего финансового контроля, осуществляемого объектами аудита, достоверности сводной бюджетной отчетности Службы.
4. В отчетности указываются сведения о результатах проведенных аудиторских проверок, включая сведения:
о недостатках и нарушениях, выявленных в ходе проведения аудиторских проверок в количественном и денежном выражении;
о наличии значимых бюджетных рисков;
о наличии или отсутствии возражений со стороны объектов аудита по результатам проведенных аудиторских проверок;
о степени надежности внутреннего финансового контроля и достоверности представляемой объектами аудита бюджетной отчетности;
о соответствии ведения бюджетного учета объектами аудита методологии и стандартам бюджетного учета, установленным Министерством финансов Российской Федерации;
о передаче материалов аудиторских проверок в правоохранительные органы;
о привлечении к ответственности должностных лиц объектов аудита за выявленные в ходе проведения аудиторских проверок нарушения;
о соответствии сроков проведения и завершения аудиторских проверок утвержденному годовому плану внутреннего финансового аудита на соответствующий календарный год;
о проведении внеплановых аудиторских проверок, соблюдении сроков их проведения и результатах.
5. Отчетность подписывается начальником подразделения внутреннего аудита и представляется руководителю Службы в срок до 20 февраля года, следующего за отчетным.